Tiedostoarkisto Päänäkymä

Transkriptio

1 Base C6 käyttöohje

2 Tiedostoarkisto Päänäkymä 1. Tiedostoarkiston kansiovalikko + symboli kertoo, että kansio sisältää alakansioita. Valitun kansion teksti näkyy tummennettuna. Valitseminen tapahtuu klikkaamalla kansion tai tiedoston nimeä. 2. Haku Vapaasanahaku kohdistuu tiedostojen nimiin ja metatietoihin. Tarkennetun haun avulla voidaan mm. hakea tietyltä aikaväliltä tai valita haluttu avainsana valmiista listasta. 3. Toimintopalkki uusi kansio muokkaa kansiota poista kansio uusi tiedosto Tuo tiedostoja 4. Päänäkymä: Valitun kansion sisältö Näyttää valitun kansion sisältämät alakansiot ja tiedostot. 5. Roskakori Tiedostot siirretään poistettaessa roskakoriin. Tiedostot on mahdollista palauttaa roskakorista.

3 Kansion sisältönäkymä 1. Tiedoston nimi, joka toimii samalla linkkinä tiedostoon. Nimeä napsautettaessa tiedosto aukeaa, mikäli käyttäjällä on tiedostotyypin avaamiseen soveltuva ohjelma omalla koneellaan. Nimen perässä omissa sarakkeissaan näytetään tiedoston tyyppi, koko, versioiden määrä ja viimeisin muokkausaika. 2. Kansion edessä on kansiokuvake. Kansion nimestä aukeaa kyseinen kansio. 3. Toimintopalkki: Uusi kansio: luo nykyisen kansion alle uuden kansion Muokkaa kansiota: muokkaa valitun kansion nimeä tai käyttöoikeuksia Poista kansio: poistaa valitun kansion ja sen sisällä olevat tiedostot (siirtää roskakoriin) Uusi tiedosto: lisää uuden tiedoston kansioon Tuo tiedostoja: voi tuoda useita tiedostoja omalta koneelta 4. Tiedoston muokkaaminen tai poistaminen tapahtuu toiminnot sarakkeessa olevien painikkeiden avulla. 5. Useita tiedostoja voidaan käsitellä kerralla käyttämällä tiedoston nimen edessä olevaa valintaruutua. Valitut tiedostot voidaan poistaa tai siirtää toiseen kansioon. Kansion ominaisuudet ja käyttöoikeuksien määrittäminen Kansion ominaisuuksissa määritellään kansion näkyvyys ja sen käyttöoikeudet. Käyttöoikeus voidaan antaa ryhmälle tai ryhmille. Oikeudet saaneen ryhmän jäsen voi lisätä kansioon tiedostoja. Samalla hänestä tulee lisäämiensä tiedostojen omistaja, joten hän voi myös poistaa ja muokata niitä. Kansion ominaisuuksia päästään määrittämään klikkaamalla toimintopalkin Muokkaa kansiota kuvaketta. 1. Kansion nimi 2. Kansion käyttöoikeuksien antaminen ryhmäkohtaisesti. 3. Omistaja, jolla on oikeus poistaa ja muokata kansiota. 4. Hallinnollinen ryhmä, jolla on oikeus poistaa ja muokata kansion sisältämiä tiedostoja ja

4 kansioita. 5. Kansio voidaan näyttää kaikille riippumatta siitä, onko käyttäjällä käyttöoikeutta siihen vai ei. Kansion näyttäminen ei anna käyttäjälle kuitenkaan oikeuksia sen sisältöön, ellei oikeuksia ole tiedostokohtaisesti erikseen annettu. 6. Kansio voidaan asettaa julkiseksi web kansioksi. Tällöin sen sisältämiä tiedostoja voidaan linkittää julkisille www sivuille.

5 Tiedoston lukuoikeuksien määrittäminen Tiedostoille voidaan määritellä lukuoikeudet tiedostokohtaisesti. Lukuoikeus annetaan ryhmälle tai ryhmille. Oikeuksia päästään määrittämään klikkaamalla tiedostonimen perässä olevaa muokkaa painiketta. 1. Tiedoston omistajaksi tulee oletuksena tiedoston lisännyt käyttäjä. Omistaja voidaan vaihtaa pudotusvalikosta. Omistajalla on oikeus avata, muokata ja poistaa tiedosto sekä lukita tiedosto ja luoda siitä uusia versioita. 2. Lukuoikeus, eli oikeus avata tiedosto, voidaan antaa omistajan lisäksi ryhmälle tai ryhmille. 3. Toiminnoista voidaan luoda uusi versio tai korvata nykyinen tiedosto. Uusi versio ei muuta sivuilla olevia kuvia automaattisesti, kun taas korvaava tiedosto muuttaa myös aiemmin lisätyt kuvat. 4. Muokkaa kuvaa valikosta voi kääntää kuvaa tai korjata kuvan värejä. Kuvatyylien avulla

6 tiedostoarkisto pienentää ja pakkaa kuvan sisältösivuilla käytettävään kokoon. Kuvatyylit ovat asiakaskohtaisia, mutta pääsääntöisesti tiedostoarkisto tarjoaa käyttäjälle 2 3 erilaista kuvatyyliä, joiden avulla kuvien leveys muutetaan halutuksi. Kuvakoon muuttaminen ei muuta kuvasuhdetta, eli kuvan korkeus muuttuu samassa suhteessa sen leveyden kanssa. Korjaa kuvaa: tiedostoarkisto mahdollistaa kuvan värien ja valotuksen korjaamisen automaattiasetusten avulla. Useissa tilanteissa automaattiset asetukset tekevät kuvasta hieman alkuperäistä paremman näköisen. Tämä tulee esiin etenkin sisältösivukäytössä, koska korjaus lisää kuvan kontrastia. Kamerasta suoraan tuotu kuva joudutaan joskus kääntämään. Tämä on mahdollista tehdä kääntöominaisuuksien avulla. Uuden tiedoston lisääminen kansioon 1. Valitse kansio, johon haluat lisätä tiedoston. 2. Klikkaa toimintopalkissa olevaa uusi tiedosto painiketta. 3. Klikkaa selaa painiketta ja valitse haluamasi tiedosto omalta koneeltasi tai verkkoasemalta. 4. Anna tiedostolle nimi. Mikäli tiedostonimeä ei määritetä, käytetään tiedoston alkuperäistä nimeä. 5. Voit vaihtaa omistajaa ja määritellä tiedoston lukuoikeudet haluamillesi ryhmille. 6. Samalla voit ilmoittaa valituille ryhmien jäsenille uuden tiedoston lisäämisestä. Ilmoitus lähtee sähköpostilla. 7. Tiedosto siirtyy tiedostoarkistoon, kun klikkaat tallenna tiedosto painiketta. Tiedostojen versiointi Versiointi mahdollistaa sen, että tiedostoista voidaan säilyttää useita eri versioita. Tällöin esimerkiksi sisältösivuilla käytettävää kuvaa voidaan säilyttää useammassa eri kuvakoossa. Uusin versio näkyy käyttäjille tiedostoarkiston kansion sisältönäkymässä. Muihin versioihin pääsee käsiksi joko klikkaamalla versionumeroa tai tiedoston muokkausnäkymästä versio välilehdeltä. Uuden version tekeminen 1. Siirry muokkaamaan haluamaasi tiedostoa klikkaamalla sen kohdalla olevaa muokkaa painiketta. 2. Klikkaa uusi versio painiketta, joka löytyy oikeassa reunassa sijaitsevasta toimintolaatikosta. 3. Toimi, kuten lisätessäsi uutta tiedostoa, eli nimeä tiedosto ja tee muut haluamasi määrittelyt.

7 4. Anna versionimi tai versionumero, jonka avulla versiot erottuvat toisistaan. Vinkki: Yleinen versiointikäytäntö on antaa versionumero. Ensimmäinen julkaistu versio on 1.0 ja ison muutoksen sisältävä versio 2.0. Ensimmäisen desimaalin avulla kuvataan pienempiä muutoksia (esim. 1.1). Tiedostojen poistaminen ja siirtäminen Yksi tapa poistaa tiedostoja on poistaa ne yksitellen käyttämällä toiminnot sarakkeessa olevaa punaista rastia. Tiedostoarkistosta on mahdollista poistaa myös useampia tiedostoja kerralla. Tämä tapahtuu valitsemalla poistettavat tiedostot tiedostonimen edessä olevaa ruutua klikkaamalla. Valinnan jälkeen klikataan tiedostojen alapuolella olevaa poista valitut toimintoa. Tiedostoja voidaan myös siirtää joukoittain. Tiedostot valitaan samalla tavalla kuin poistettaessakin, mutta lopuksi klikataan toimintoa siirrä valitut. Tämä toiminto avaa uuden ikkunan, jossa valitaan kansio, mihin tiedostot halutaan siirtää. Sisältösivut Julkaiseminen Sivu voi olla joko julkaistu tai julkaisematon. Julkaistu sivu näkyy julkisesti www sivuilla, intranetissä tai ekstranetissä. Julkaisematon sivu näkyy ainoastaan julkaisujärjestelmässä. Hallitulla julkaisemisella voidaan tehokkaasti hallita sivustoa, koska sen avulla voidaan tarjota käyttäjille vain ne sivut, jotka halutaan. Julkaisemisella voidaan myös valvoa sitä, että julkaistava sisältö on asiasisällöltään, kieliopiltaan ja ilmeeltään yhteneväinen. Julkaiseminen mahdollistaa myös keskeneräisten sivujen tai myöhemmin julkaistavien sivujen rakentamisen. Julkaisemisen tai julkaisusta poistamisen voi tehdä pääkäyttäjien lisäksi ainoastaan sivun julkaisijaksi määritelty henkilö. Julkaisussa huomioidaan myös versiointi, eli sivun aikaisempi versio voi olla julkaistuna samanaikaisesti, kun siitä on olemassa uudempi julkaisematon versio. Muokkaus ja julkaisuoikeudet

8 Jotta sisällöntuotanto voidaan hajauttaa turvallisesti, on pääkäyttäjän hyvä määritellä muokkausja julkaisuoikeudet, jotka voidaan asettaa jokaiselle sivulle erikseen. Oikeudet voidaan määritellä myös rekursiivisesti, jolloin valitun kansiosivun oikeudet periytyvät kansion sisältämille alasivuille. Muokkausoikeudet annetaan kokonaiselle käyttäjäryhmälle, mutta julkaisuoikeudet yksittäiselle henkilölle. Sivurakenteessa yksittäisille käyttäjille näytetään ainoastaan ne sivut, joihin heillä on muokkausoikeudet. Esimerkkejä organisaation sisällöntuotantomalleista Sisällöntuotanto on hajautettu osastoittain. Kukin osasto vastaa oman toimialueensa sisällöistä. Sisällöntuotantoa valvoo julkaisija, jonka tehtävänä on tarkistaa osastojen tuottama sisältö. Osa sisällöntuotannosta on hajautettu. Osasto A:n tuottamaa sisältöä valvoo julkaisija, kun taas Henkilö A voi itse tuottaa ja julkaista tekemänsä sivut, koska hänellä on sekä muokkaus että julkaisuoikeudet. Käyttäjät hoitavat sisällöntuotannon ilman välikäsiä, koska heillä on sekä muokkaus että julkaisuoikeudet. Usein tällaisessa tapauksessa käyttäjät ovat samalla myös pääkäyttäjiä. Vinkki: Sisällöntuotannon helpottamiseksi on hyvä miettiä yhteisiä toimintatapoja ja malleja. Tekstin tuottamiseen, muotoiluun ja asetteluun, sekä logojen, symbolien ja värien käyttöön liittyvät yhteiset pelisäännöt parantavat yleistä käytettävyyttä, löydettävyyttä ja selkeyttä. Sivujen muokkaus Sisältösivut toiminnon päänäkymässä on toiminnot muun muassa sisältösivujen luomiseen, poistamiseen ja muokkaamiseen. 1. Sisältösivujen ylläpitoon pääsee käsiksi toiminnot valikon kautta.

9 Sisältösivujen puunäkymässä käytetään seuraavia kuvakkeita: julkaistu sivu, ei alasivuja julkaisematon sivu, ei alasivuja julkaistu kansiosivu, sisältää alasivuja julkaisematon kansiosivu, sisältää alasivuja. Myöskään alasivut eivät ole julkaistuja. 2. Muokattava sisältösivu valitaan vasemman palstan valikosta. 3. Avaa editoriin painike avaa sivun uuteen ikkunaan muokattavaksi. 4. Toimintopalkista näkymän yläreunasta löytyvät sivun tallentamiseen ja poistamiseen liittyvät toiminnot. 5. Uuden sivun luominen hoituu kätevästi oikeasta laidasta löytyvien toimintojen avulla. 6. Oikeasta reunasta löytyy myös muita toimintoja. 7. Info näkymässä kerrotaan sivun viimeisin muokkauspäivä ja käyttäjän oikeudet kyseiseen sivuun. 8. Näkyvyys kentässä voidaan määritellä, näkyykö kyseinen sivu www sivuston valikoissa tai sivuston sisäisessä haussa. 9. Linkityksen avulla käyttäjä voidaan ohjata suoraan jollekin toiselle sivulle. Linkin osoite annetaan linkki kenttään, tai haetaan selaa painikkeen kautta, mikäli kyseessä on linkitys sisäiselle sivulle. 10. Sivu voidaan julkaista tai poistaa julkaisusta. Muokkaus ja julkaisuoikeudet Sivukohtaiset muokkaus ja julkaisuoikeudet määritetään pääkäyttäjille näkyvällä Muokkausoikeudet välilehdellä. 1. Sivulle annettavat muokkausoikeudet määritetään aina ryhmäkohtaisesti. Käyttäjille näytetään sivurakenteessa ainoastaan ne sivut, joihin heillä on muokkausoikeudet. 2. Sivun julkaisuoikeudet määritetään aina käyttäjäkohtaisesti. Julkaisuoikeuksien haltija on oikeutettu muokkaamaan sivua, vaikka hän ei kuuluisikaan mihinkään edellisessä kohdassa määritettyyn ryhmään. julkaisuoikeudet periytyvät myös alasivuille. 3. ja 4. Oikeudet voidaan määrittää rekursiivisesti eli periytyvästi, jolloin ylemmän tason sivulle määritetyt muokkaus ja

10 Vinkki: Muokkausta tekevät käyttäjät voivat käsiteltävänä olevan sivun valmistuttua lähettää julkaisijaksi määritellylle henkilölle julkaisupyynnön. Editori Sisältöeditorinäkymä on jaettu toiminnallisiin osiin seuraavasti: 1. Ylhäällä vasemmalla on käyttäjän kannalta keskeisimmät ja eniten käytetyt toiminnot, kuten tallentaminen ja leikepöytätoiminnot. 2. Yläreunassa on editointiin käytettävät toiminnot ryhmitelty toimintojen luonteen mukaisesti omille välilehdilleen. 3. Oikeaan reunaan on koottu kaikki sivun rakenteeseen ja visuaalisiin tyyleihin liittyvät valinnat. 4. Editointialueen oikeassa yläkulmassa on erilaisia sivunäkymiä sivun muokkaamiseen ja esikatseluun. 5. Vasemmassa alareunassa näytetään polku, jonka avulla voidaan tarkemmin valita muokattava elementti ja myös lisätä sisältöä ennen tai jälkeen valitun elementin. Vinkki: Uusissa selaimissa leikepöytäpainikkeet eivät välttämättä toimi. Käyttämällä pikanäppäimiä kopioimiseen (ctrl+c) ja liittämiseen (ctrl+v), toimii leikepöytä myös mm. Mozilla Firefox selaimella.

11 Kuvan lisääminen Kuvan lisääminen aloitetaan napsauttamalla Aloitus välilehdeltä löytyvää Kuva painiketta. Toiminto löytyy tarvittaessa myös Lisää välilehdeltä. 1. Kuva haetaan tiedostoarkistosta. Tiedostoarkisto aukeaa selaa painikkeesta. 2. Kuvalle annetaan kuvaus, joka kertoo kuvan olennaisimman sisällön. Selitteen avulla autat esimerkiksi näkörajoitteisia käyttäjiä. On myös standardinmukaista lisätä kuvalle selite. 3. Kuvan otsikko näkyy käyttäjälle, kun hiiren osoitin viedään kuvan päälle. Kuvauksesta ja otsikosta saattaa olla hyötyä myös hakukoneoptimoinnissa. 4. Kuvan asettelua voidaan muokata Ulkoasu välilehdellä. Kuvan valinta tiedostoarkistosta 1. Jos haluamasi kuva ei ole vielä tiedostoarkistossa, voit lisätä sen arkistoon omalta koneeltasi. Valitse kansio, johon haluat tuoda kuvan ja napsauta selaa (tai Choose File ). Etsi tiedosto omalta koneeltasi ja valitse tallenna, jolloin tiedosto siirtyy haluttuun kansioon. 2. Kansiot näkyvät kansiokuvakkeina. Kansion voi avata kansiokuvakkeesta tai kansion nimestä. 3. Klikkaamalla kuvan päällä oikeaa hiiren painiketta tai

12 nuoli symbolia avautuu valikko, jossa kuvan voi valita, poistaa, avata, korjata tai kuvalle voi määrittää kuvatyylin. Valitse tiedosto valikosta kuva valitaan ja siirretään editoriin. Kuvan asettelu Kuvan asettelussa voidaan valita: 1. Kuva tasataan tyypillisesti joko vasempaan tai oikeaan reunaan. 2. Kuvan ympärille saadaan tyhjää tilaa asettamalla sille marginaalia kohdassa vaakaväli (ja tarvittaessa myös kohdassa pystyväli). Tyypillinen marginaalin arvo on 5 10 px. 3. Kuvan kokoa voi muokata tässä, mutta lähes aina kannattaa valita myös Säilytä mittasuhteet, jotta kuva ei litisty tai veny. Linkin tekeminen Linkin tekeminen aloitetaan kirjoittamalla linkiksi soveltuva teksti, kuten Lue lisää. On hyvin suositeltavaa käyttää lyhyttä kuvaavaa tekstiä linkin tekstinä. Linkissä käytettävä teksti maalataan editorissa, jonka jälkeen napsautetaan Linkit välilehdeltä löytyvää Lisää linkki painiketta. 1. Linkin URL kenttään annetaan linkin osoite (esim Jos linkki halutaan tehdä samassa Basessa olevaan sivuun, haetaan

13 linkin kohde napsauttamalla Selaa painiketta. 3. Ulkoiselle www sivulle johtava linkki suositellaan avattavaksi uuteen ikkunaan. Sisäinen linkki on hyvä avata tähän ikkunaan. Linkin lisäämisen jälkeen sille voidaan valita vielä käytettävä tyyli editorinäkymän oikeassa reunassa olevasta Tyylit/luokat osiosta. Tämä toiminto tekee linkin eteen sitä kuvastavan kuvakkeen. Esimerkiksi PDF linkit kannattaa näyttää PDF linkkityylillä. Käyttäjähallinta Termistöä Käyttäjä: Yksittäinen ohjelmistoa käyttävä henkilö. Käyttäjät erotetaan toisistaan käyttäjätunnuksen ja nimen avulla. Jokaisella käyttäjällä on oma salasana. Jossain tapauksissa voidaan tehdä käyttäjätunnus, jota käyttää useampi henkilö. Tällöin ei kuitenkaan voida jälkikäteen tietää kuka on muokkauksen tehnyt. Pääkäyttäjä: Pääkäyttäjäryhmään kuuluvat omaavat kaikkein suurimmat käyttöoikeudet. He pystyvät mm. Lisäämään, muokkaamaan ja poistamaan käyttäjiä Määrittämään käyttöoikeuksia Poistamaan ja muokkaamaan tehtyjä merkintöjä, tiedostoja, sivuja ja keskusteluja Julkaisemaan sisältösivuja Lisäksi heillä voi olla toimintokohtaisia lisäoikeuksia Ryhmä: Käyttäjistä muodostuu ryhmiä. Käyttäjä voi kuulua yhteen tai useampaan ryhmään. Ryhmien tarkoitus on tehdä käyttäjähallinnasta helpompaa, koska oikeuksien määrittäminen tehdään ryhmäkohtaisesti. Näin ollen käyttäjä saa ne oikeudet, jotka ryhmille, joihin hän kuuluu, on annettu. Ryhmällä voi olla jäsenten lisäksi hallinnollisia käyttäjiä, jotka toimivat ryhmänsä pääkäyttäjinä. Myös sivujen muokkausoikeudet annetaan käyttäjäryhmille. Ryhmän hallinnolliset käyttäjät: Ryhmän hallinnolliseksi käyttäjäksi määritellyllä henkilöllä on rajatut pääkäyttäjäoikeudet kyseisen ryhmän jäsenten tekemiin merkintöihin, kansioihin, tiedostoihin ja sivuihin. Pääryhmä: pääryhmät ovat järjestelmän toimituksen yhteydessä määriteltyjä ryhmiä, joiden tarkoituksena on jäsentää ja helpottaa uusien ryhmien tekemistä. Pääryhmiä käytetään erityisesti tapauksissa, joissa järjestelmää käyttää organisaatio, joka sisältää useita yksiköitä ja joilla jokaisella on omat pääkäyttäjänsä. Muuten pääryhmät käyttäytyvät kuten normaalit ryhmät.

14 Uuden käyttäjän tekeminen Uuden käyttäjän tekeminen aloitetaan valitsemalla pääkäyttäjille näkyvästä Hallinta valikosta Käyttäjähallinta. Tämän jälkeen napsautetaan Uusi käyttäjä. Käyttäjän tiedot 1. Käyttäjälle määritellään käyttäjätunnus ja salasana. Nämä voidaan muodostaa myös automaattisesti, jolloin järjestelmä lähettää tunnukset käyttäjän sähköpostiin. 2. Käyttäjälle määritellään henkilötiedot. Pakollisia ovat nimi ja sähköposti. 3. Toiminto oikeudet välilehdellä määritellään, mihin järjestelmän toiminnoista käyttäjälle annetaan oikeudet. Jatkossa käyttäjä näkee omassa Toiminnot valikossaan ainoastaan ne toiminnot, joihin hänellä on oikeudet. Toimintojen määrittämisen jälkeen käyttäjä tallennetaan. Tämän jälkeen tulee näkyviin Ryhmät välilehti, jolla käyttäjä voidaan määrittää kuuluvaksi haluttuihin ryhmiin. Ryhmävalintojen jälkeen tallennetaan käyttäjä uudestaan, minkä jälkeen luotu käyttäjä on valmis. Käyttäjälle voidaan määritellä useita ominaisuuksia ja tietoja. Niiden antaminen tapahtuu omilla välilehdillään. Organisaatio välilehteä ei tarvita ellei verkkopalvelussa ole henkilöhakemistoa. Lisätiedot: Lisätiedot välilehdellä annettavat tiedot vaikuttavat sekä järjestelmän käyttöön että henkilöhakemisto (olettaen, että henkilöhakemisto on asiakkaan järjestelmässä käytössä). Lisätiedoissa voidaan valita, millä kielellä Base C6:n käyttöliittymä käyttäjälle näkyy (suomi/englanti). Muut lisätiedot ovat henkilöhakua varten. Jotta käyttäjä näkyy henkilöhaussa, täytyy kohta salli tietojen näkyminen henkilöhaussa" olla valittuna. Organisaatio: Jos verkkopalvelussa on henkilöhakemisto, tätä varten käyttäjä voidaan liittää organisaatioon sekä organisaation alaisiin yksiköihin. On hyvä huomioida, että organisaatiot ja yksiköt eivät ole ryhmiä.

15 Toiminto oikeudet: Toiminto oikeuksissa määritellään pääsy Base C6:een asennettuihin toimintoihin. Päävalikossa näkyy käyttäjälle vain ne toiminnot, joihin hänellä on oikeudet. Jos käyttäjällä ei ole tarvetta tai hän ei saa päästä käsiksi johonkin tiettyyn toimintoon, jätetään kyseinen toiminto hänen kohdallaan valitsematta. Ryhmät: Tällä välilehdellä käyttäjä liitetään haluttuihin ryhmiin. Käyttäjä voi kuulua niin moneen ryhmään, kuin on tarpeellista. Jos käyttäjä liitetään pääkäyttäjät ryhmään, saa hän järjestelmään käytännössä kaikki oikeudet. Jos kaikki päivittäjät ovat ainakin lähes tasavertaisia, kaikki käyttäjät voivat olla pääkäyttäjiä.