Päivitetty KÄYTTÄJÄOPAS

Transkriptio

1 KÄYTTÄJÄOPAS 1

2 Aulapalvelu Kiinteistöllä on kaksi vieraiden vastaanottopistettä. Pääaula sijaitsee Keilaranta 14 C:ssä, tähän aulaan ohjataan kaikki vieraat taloista Keilaranta Keilaranta 10 E:ssä on oma aula, jota käyttää pääsääntöisesti vain Keilaranta 10 E:n vieraat. Aulat pystyvät hoitamaan poikkeustapauksessa myös toistensa tehtäviä. Aulat ovat auki arkisin seuraavasti: Keilaranta14 C klo 7:45-17 ja Keilaranta 10 E klo 7:45-16:30. Kaikki kiinteistön vuokralaiset solmivat aulapalvelusopimuksen. Tähän palveluun sisältyy vieraiden vastaanotto ja ilmoittaminen isännille, vikailmoitusten vastaanotto ja edelleenvälitys, kuriirilähetysten vastaanotto ja yleiset opastus tehtävät. Yritys voi halutessaan ostaa aulalta lisäpalveluita kuten; postituspalvelut, vaihdepalvelut, pienimuotoiset toimistotyöt jne. Aulatilat Aula- ja yhteistiloissa voidaan järjestää tuote-esittelyjä ja myyntiä. Kiinteistön yhteis- ja aulatiloissa tapahtuvat paikkavaraukset tapahtuvat managerin kautta. Hissit Jokaisessa kiinteistössä on vähintään kaksi henkilöhissiä. Hissiin mahtuu 17 henkilöä painorajoituksen ollessa 1275kg. Yksi kiinteistön hisseistä on tarkoitettu tavarahissiksi, jonne mahtuu sisään eurolava. Ongelmatilanteissa toimi hississä olevien ohjeiden mukaisesti. Hississä on 24h puheyhteys hissihuoltoliikkeeseen. Hissien käyntiongelmat tulee ilmoittaa aulapalveluun, joka välittää korjauspyynnön edelleen. Hissien painonapit ovat kulunvalvontajärjestelmässä eikä kerroksiin pääse ilman kulunvalvonta-avainta ellei toisin ole vuokralaisen kanssa sovittu. Vain 1.kerrokseen pääsee ilman kulunvalvonta-avainta. Mikäli hissikuiluun tippuu avaimia tms. maksaa avaimen omistaja hissiliikkeen hinnaston mukaisen päivystyskäyntimaksun avaimen noudosta. Muussa tapauksessa avaimet haetaan kuilusta seuraavan käynnin yhteydessä. Tässäkin tapauksessa ilmoitus tehdään aulapalveluun, josta se hoidetaan eteenpäin. Jätehuolto Perusjätehuolto on järjestetty kiinteistön toimesta. Kiinteistöllä on yhteensä kolme jätehuonetta (talo AB, talo CD ja talo E). Kaikki jätehuoneet sijaitsevat kellarissa, 2

3 lastauslaitureiden yhteydessä. Jokainen yritys vastaa tuottamiensa jätteiden kuljetuksesta jätetilaan ja siellä kullekin jätelajille osoitettuun astiaan. Kiinteistön vastuulla on ylläpitää jätetilan siisteyttä ja pois kuljettaa jätteet jätehuoneesta. Yritysten vastuulla on ohjeistaa käyttämiään siistijöitä jätetilan käyttöön liittyvistä asioista. Kiinteistö suosittelee toimistojätteen keskittämistä sekajätteen sijasta energiajakeeseen. Perusjätehuoltoon kuuluu normaali toimistojäte. Perusjätehuollon piiriin ei kuulu yrityksen omasta liiketoiminnasta tai muutosta aiheutuva jäte. Erityistarpeista tulee sopia kiinteistön managerin kanssa (esim. jätelava tai muu normaalista poikkeava jätekuorma). Kiinteistössä kerättävät jakeet, lajitteluohjeet ja tyhjennyspäivät löytyvät erikseen päivitettävästä tiedotteesta. Kiinteistönhoito Omistaja on solminut lämpö-, vesi-, ilmanvaihto- ja sähkötekniikan hoidosta sekä paikoitus-, sisä- ja ulkoilualueiden puhtaanapidosta palvelusopimukset palveluntuottajien kanssa. Kiinteistönhoitaja on kiinteistöllä arkipäivisin toimistoajan puitteissa. Muina aikoina kiinteistönhoitoliikkeellä on 24 h päivystys. Päivystysaikana tehdään vain kiireelliseksi luokiteltuja töitä. Kiinteistön johto, manageri Kiinteistön johto toimii linkkinä vuokralaisen ja vuokranantajan välillä. Johto huolehtii tarvittavien palveluiden järjestämisestä, johtamisesta ja valvonnasta kiinteistön alueella. Kiinteistön asioiden hoito jaetaan teknisiin ja hallinnollisiin, kumpaankin alueeseen on nimetty oma asiantuntija. Tekniselle henkilölle kuuluu kiinteistön tekniikkaan, turvallisuuteen ja ylläpitoon liittyvät asiat. Hallinnollinen henkilö huolehtii palveluiden toimivuudesta, vuokrauksesta sekä vuokrasopimusneuvotteluista. Kokous- ja neuvottelutilat Keilaranta 14, ravintolan yhteydessä on kolme vuokrattavaa neuvottelutilaa sekä auditorio. Lisäksi Keilaranta 16A-talon 7krs:ssa on saunaosasto. Tiloja vuokraa ja hallinnoi ravintola. Tiloissa on AV-laitteet sekä mahdollisuus internetin käyttöön. Lisätietoja neuvottelutiloista palveluineen ravintolasta. Tilojen varausta varten yrityksillä on Tilax-varausjärjestelmän tunnukset. Blues; 22 henkilöä Soul; 8 henkilöä Jazz; 20 henkilöä Auditorio; conference 150 henkilöä, coctailtilaisuus 250 henkilöä 3

4 Saunaosasto; 25 henkilöä Kuntosali C-talon kellarikerroksessa on kuntosali, johon kohteen vuokralaisyrityksillä on mahdollisuus tehdä käyttöoikeussopimus. Sopimuksen tehneiden yritysten henkilökunnalla on oikeus käyttää kuntosalia sen aukioloaikojen puitteissa. Kuntosalilla on Technogymin laitteet, suihku-, sauna- ja pukuhuonetilat sekä jumppa-alue. Käyttöoikeussopimuksen tehneet yritykset voivat käyttää jumppa-aluetta omien ryhmiensä käyttöön varaamalla ajan kiinteistön managerilta. Kulunvalvonta Kuntosalin tiloissa käy hieroja muutaman kerran viikossa. Kiinteistössä on integroitu kulunvalvonta- ja rikosilmoitinjärjestelmä. Rakennuksessa normaalisti liikuttaessa henkilökunta tarvitsee kulunvalvonta-avaimen. Jokainen yritys määrittelee henkilöstönsä kulkuoikeudet omiin tiloihinsa. Rakennuksen yleisissä tiloissa kulkuoikeudet annetaan niille reiteille, jotka tarvitaan kulkemaan yrityksen tiloihin tai yhteisiin palveluihin. Jokaisesta yrityksestä on nimetty vastuuhenkilö yrityksen kulunvalvontayhteyshenkilöksi. Vain yhteyshenkilö saa tilata kulkuoikeuksia yrityksen tiloihin. Kaikki muutospyynnöt ja lisäykset on tehtävä kirjallisesti kulunvalvonnan pääkäyttäjälle. Kiinteistön yhteis- ja yleistilojen kulunvalvontamäärityksistä päättää kiinteistön manageri. Kulunvalvonta-avain on henkilökohtainen eikä sitä tule luovuttaa yrityksen sisällä työntekijältä toiselle päivittämättä uutta käyttäjätietoa kulunvalvontajärjestelmään. Mikäli avain katoaa, on katoamisesta ilmoitettava kulunvalvonnan pääkäyttäjälle. Kiinteistö laskuttaa kadonneista avaimista aiheutuneet kustannukset (kulunvalvonta-avain 25 +alv) yritykseltä, jonka työntekijä on kadottanut avaimen. Kulunvalvontaovista kuljetaan näyttämällä lukijalaiteelle kulkukorttia, jolloin ovien lukitus aukeaa. Lukituista kulunvalvontaovista kuljetaan ulos avauspainiketta painamalla. Kulunvalvonta ovi ei hälytä kuljettaessa tunnistimella tai avauspainikkeella. Oven kääntökahvan (myös lastausovi) käyttäminen aiheuttaa hälytyksen toimistoajan ulkopuolella. Kulunvalvottujen ovien aukipitäminen yhtenäisesti yli 60s aiheuttaa hälytyksen. Kaikista aiheettomista hälytyksistä aiheutuneet kulut peritään siltä yritykseltä, jonka työntekijä tai alihankkija on hälytyksen aiheuttanut. 1. kerroksen tilojen (katutaso) ulko-ovissa on toimistoajan ulkopuolella murtohälytys. Tästä johtuen ilta- ja viikonloppuisin ovi hälyttää, mikäli ovea pidetään auki yhtäjaksoisesti tai lukon kieleke on auki-asennossa. 4

5 Toimistoajan ulkopuolella kiinteistön ulko-ovesta sisään kuljettaessa käytetään normaalin lukijalaitteen lisäksi näppäimistöä. Näppäimistöön syötetään henkilökohtainen pin-koodi, tämän jälkeen ovi aukeaa. Henkilökohtainen pin-koodi annetaan kulunvalvonta-avaimen luovutuksen yhteydessä. Lukitukset toimistotiloissa Vuokralainen voi halutessaan tilata lukituksen toimistotiloissa oleviin oviinsa. Lukkojen sarjoitus on tässä tapauksessa sovittava niin, että niihin käy kiinteistön yleisavain. Kiinteistön avainhallintaa hoitaa lukkoliike, lisätietoja kiinteistön managerilta. Työajanseuranta Mahdolliset työajanseurantalaitteet ovat yrityskohtaisia ja lisätietoja niiden käytöstä saa oman yrityksen yhteyshenkilöltä. Tulenkäyttö Tulipalovaaran vuoksi kiinteistön missään tiloissa ei saa polttaa kynttilöitä tai pitää muuta avotulta. Juhlatilaisuuksissa tai vastaavissa tilaisuuksissa saa rakennuksen ulkopuolella käyttää ulkotulia seuraavin ehdoin: Tilaisuudesta/tapahtumasta tulee ilmoittaa etukäteen huoltoyhtiölle ja vartiointiliikkeelle. Lupa tulee myös pyytää kiinteistön managerilta. Tulen sytyttäjä vastaa aina kaikesta turvallisuuteen liittyvästä, kuten tulen valvonnasta ja sammuttamisesta sekä kaikista aiheuttamistaan vaurioista. Tulet tulee sijoittaa rakennuksesta etäälle eivätkä ne saa aiheuttaa rakennuksen tai pihan pinta-materiaalille vaurioita. Tilaisuuden/tapahtuman järjestäjä on vastuussa ulkotulien tms poiskorjaamisesta kiinteistön alueelta. Mainokset ja ilmoitukset Mainosten, mainostelineiden ja tiedotteiden kiinnittäminen/laittaminen rakennuksen yleisiin aula- tai porrashuonetiloihin, hisseihin, ulko- ja porrastaso-oviin sekä ulkona rakennuksen julkisivuihin, autopaikoitustiloihin, piha-alueelle ja sisääntuloon on kielletty ilman etukäteislupaan. Luvattomat mainokset poistetaan kiinteistön toimesta ja poistamiskustannukset laskutetaan mainoksen laittajalta. Hisseissä olevat ilmoitustaulut on tarkoitettu kiinteistön palvelujen ja toiminnan tiedottamiseen. Ilmoitustaulujen käytöstä on sovittava kiinteistön managerin kanssa. 5

6 Muutostyöt toimitiloissa Toimitiloihin tehtävistä muutostöistä on aina sovittava kirjallisesti kiinteistön omistajan kanssa. Olkaa hyvissä ajoin yhteydessä kiinteistön manageriin suunnitellessanne muutostöitä. Painorajoitukset Pihakannella painorajoitus on 40 tonnia ja toimistotiloissa 300 kg/m 2. Epäselvissä tilanteissa ja kellaritilanteiden kohdalla tarkista kantorajoitus kiinteistön managerilta tai kiinteistönhuoltoyhtiöltä. Paloilmoitinlaitteiston kuukausikokeilut Paloilmoittimen hoitaja tarkistaa kuukausittain palokellojen toiminnan. Testaus suoritetaan joka kuukauden viimeisenä maanantaina (tai edeltävänä arkipäivänä) klo välisenä aikana. Testauksen aikana kellot soivat vain hetken. Mikäli kyseessä on hätätilanne kellot soivat, kunnes palopäällikkö ne sammuttaa. Palvelut Kiinteistöllä on yrityksille ja yksityishenkilöille suunnattuja palveluita. Palveluntoimittajat ylläpitävät kuvausta palveluistaan ja ne löytyvät materiaalipankista tai palveluntuottajan omilta web-sivuilta. Pukuhuoneet ja sosiaalitilat Kiinteistöjen A-, B-, D- ja E- kellarikerroksessa on työntekijöiden käyttöön tarkoitetut yhteiset pukuhuone- ja suihkutilat. C-talon pukuhuonetila on vuokrattu eikä ole yleisessä käytössä. Miehille ja naisille on omat tilansa, joissa on yhteiskäytössä suihku sekä kuivauskaappi. Lukittavia pukukaappeja on mahdollista vuokrata. Kaappien vuokraamista koskevat tiedustelut kiinteistön managerilta. Pukuhuoneissa ei saa säilyttää tavaroita, kenkiä tms lattioilla tai kaappien päällä siivousta haittaamassa. Pysäköinti Kiinteistön alueella on pysäköintiin varattuja paikkoja seuraavasti; vieraspaikat, pysäköintioikeuspaikat sekä yrityskohtaisesti nimetyt autopaikat. Life Science Center Keilaniemi Oy:n vuokraamat autopaikat nimetään kiinteistön toimesta. Osa kellarikerroksen autopaikoista on varustettu sähköpistorasioin moottorilämmitystä varten. Pistokkeita ei ole tarkoitettu muuhun käyttöön, koska sähköpisteen sulake ei kestä suurempaa kuormitusta. Lämmityssähkö on ohjelmoitavissa autopaikkakohtaisesti rasian 6

7 sisällä olevan ohjeen mukaisesti. Kerrallaan voidaan moottorilämmitysaikaa varata 2 tuntia. Lämmitysjohto tulee poistaa rasiasta aina kun se ei ole kytkettynä autoon. Lisätietoja sähköpistorasioiden käytöstä saa kiinteistöhuollosta. Kiinteistön alueella olevat pysäköintiruudut on tarkoitettu vain käytössä olevien ajoneuvojen pysäköintiin. Tavaroiden ja veneiden yms. säilytys pysäköintiruuduissa on kielletty. Alueella on polkupyörille varattuja paikkoja pihakannella ja autohallissa sekä muutama moottoripyörille varattu paikka, jotka eivät sovellu auton pysäköintiin. 1. Vieraspaikat Vieraiden käyttöön on varattu 37 autopaikkaa pihakannelta pääsisäänkäynnin (Keilaranta 14 C) edustalta sekä 3 autopaikkaa E-talon sisäänkäynnin edustalta. Vieraspaikat on nimetty ja merkitty opastein. Paikoilla on kahden tai kolmen tunnin aikarajoitus riippuen paikan sijainnista sekä pysäköintikiekon käyttövelvoite. Vieraspaikkoja ei ole tarkoitettu kiinteistöllä työskentelevän henkilökunnan käyttöön. Yrityskohtaisesti on mahdollista sopia pitempiaikaisesta vieraspysäköinnistä kohteen palvelupäällikön kanssa. Suurempien tilaisuuden kohdalla on syytä olla hyvissä ajoin yhteydessä palvelupäällikköön, jotta voidaan järjestellä pysäköinti toivotulla tavalla. Vieraille on hyvä ilmoittaa etukäteen, että pysäköintipaikkoja alueella on rajoitetusti ja luvattomasta pysäköinnistä voi seurata pysäköintivirhemaksu. 2. Pysäköintioikeuspaikat Suurin osa kiinteistön autopaikoista on pysäköintioikeuspaikkoja. Pysäköintioikeuspaikkoja on sekä autohallissa, että pihakannella ja ne on merkitty erikseen. Yritykselle jaetaan pysäköintioikeuslupia se määrä, jonka yritys on vuokrannut pysäköintioikeuspaikkoja. Pysäköintioikeuspaikkoja on vuokrattu/voidaan vuokrata 20% enemmän kuin pysäköintioikeuteen oikeuttavia paikkoja on kiinteistön alueella. Luvallinen pysäköinti pysäköintioikeuspaikalla edellyttää auton tuulilasiin näkyvästi asetettua pysäköintilupaa. Pysäköintioikeuden haltijalla ei ole oikeutta pysäköidä kiinteistön pysäköintialueella muilla, kuin pysäköintioikeuteen merkityillä paikoilla. Virheellisestä pysäköinnistä voi seurata pysäköintivirhemaksu. 3. Nimetyt autopaikat Yrityskohtaiset autopaikat ovat yrityksen vuokraamia ja yrityksen nimellä varustettuja autopaikkoja. Nämä paikat on tarkoitettu vain kyseisen yrityksen käyttöön. Yritys määrittelee itse henkilöt, jotka saavat kyseisiä paikkoja käyttää tai mikäli yritykselle nimetyillä paikoilla käytetään pysäköintitunnuksia tms. pysäköintiluvan varmistamiseksi. Virheellisestä pysäköinnistä voi seurata pysäköintivirhemaksu. 4. Polkupyöräpaikat Polkupyörille on osoitettu oma säilytyspaikkansa kiinteissä telineissä. Pyörätelineet sijaitsevat kunkin rakennuksen edessä pihatasossa sekä kellarissa. Polkupyörien 7

8 säilyttäminen muualla on kielletty. Virheellisiin paikkoihin pysäköidyt polkupyörät saatetaan siirtää pois kiinteistönhoitoyrityksen toimesta. Siirrosta aiheutuneet kulut peritään polkupyörän käyttäjältä. 5. Moottoripyörät Moottoripyörien pysäköintiin osoitetaan ensisijaisesti pysäköintiruudut, joihin ei autoa voi pysäköidä. Moottoripyöräpaikat ovat pihalla no: 593 ja hallissa paikat 512 ja 518. Kiinteistö ei vastaa ajoneuvoille paikoitusalueilla mahdollisesti tapahtuvista vahingoista. Pysäköinninvalvonta Pysäköinninvalvontaa alueella harjoittaa Securitas Oy. Mahdolliset reklamaatiot pysäköintivirhemaksuista on tehtävä kirjallisesti. Ohjeet reklamaation tekemiseen löytyvät pysäköntivirhemaksusta ja valmiita lomakkeita on saatavissa aulapalvelupisteestä. Kohteen aulavartijat eivät osallistu pysäköinninvalvontaan, vaan sitä hoitaa erillinen yksikkö. Ravintola Kiinteistössä on kaksi ravintolaa. Ravintolat palvelevat talojen kaikkia käyttäjiä sekä ulkopuolisia asiakkaita paikkaisen pääravintolan, lounaalla on tarjolla päivittäin kolme keittoa, kaksi proteiiniruokavaihtoehtoa, 1 kasvisvaihtoehto sekä grillistä erillishinnoiteltuna 4 hampurilais-, wok- ja pihvivaihtoehtoa. Tilauksesta on saatavissa myös business lounaat, päivälliset ja muut tarjoilut ravintolassa, kabineteissa tai asiakkaan omissa tiloissa. Ravintola on avoinna arkisin lounasaikaan klo 10:30-13:30. - Deli Marchéssa palvellaan klo , sieltä löytyvät kiinteistön aamiais- ja kahvilapalvelut. Lounaalla tarjolla 3 keittovaihtoehtoa sekä salaattibuffet. Ravintolan kanssa on mahdollista tehdä sopimus kulunvalvontakortilla ruokailusta. Tällöin ravintola laskuttaa lounaan yrityksen kautta kuukausittain. Yritykset sopivat tästä järjestelystä suoraan ravintolan kanssa. Siivous Rakennuksen pintamateriaalit ovat korkeatasoisia ja edellyttävät ammattimaista puhtaanapitoa. Tilojen siivouksella ylläpidetään kiinteistön käyttäjille ja vieraille hyvät ja edustavat olosuhteet. Vastuu tilojen siivouksesta jakautuu kiinteistön ja yrityksen välillä seuraavasti: jokainen yritys vastaa vuokraamiensa tilojen siivouksen järjestämisestä kiinteistö vastaa yhteisten tilojen (aula, porraskäytävät jne.) siivouksen järjestämisestä. Ikkunanpesut Rakennuksen ulkovaipan ikkunoiden puhtaanapitovastuu jakautuu kiinteistön ja vuokralaisen kesken seuraavasti: 8

9 jokainen yritys vastaa vuokraamiensa tilojen ulkoikkunoiden sisäpintojen pesusta ja avattavien ikkunoiden osalta myös ulkopinnan pesusta. Lisäksi vuokralainen vastaa omiin tiloihinsa rajoittuvien sisäikkunoiden, ovilasien ja lasiseinien sisä- ja ulkolasipinnan pesusta. kiinteistön omistaja vastaa yleisten tilojen ikkunapintojen pesusta sekä kiinteiden ikkunoiden ulkopintojen pesusta. Sähkö Kiinteistön sähkö on kilpailutettu osana suurempaa sähköenergian hankitasalkkua. Vuokralaisten kuluttama käyttösähkö laskutetaan vuokralaisilta kuukausittain jälkikäteen, mitatun kulutuksen mukaisesti. Sähkön hinta muodostuu sähköenergian ostohinnasta, sähkönsiirtomaksusta ja sähkölaskun käsittelykustannuksista. Tavarantoimitukset, huoltoliikenne ja muutot Tavaroiden varastointi Kaikki tavaraliikenne tapahtuu autohallista lastauslaiturien kautta. Huoltoliikennealueella tilan vapaa korkeus on 3,8 m. Aulassa vastaanotetaan vain pieniä kuriirilähetyksiä. Pihakannen painorajoitus 40 tonnia on huomioitava pihan kautta tapahtuvissa kuljetuksissa. Jokaisessa kiinteistössä on oma lastauslaituri, joka on varustettu nostimella. Tavarantoimittajat ottavat yhteyttä sisäänajossa ovipuhelimella aulaan, joka avaa tarvittavat ovet ja ohjaa tavarantoimittajaa eteenpäin. Lastauslaitureilta löytyy toinen puhelin, jolla saa yhteyden aulavahtimestariin. Mikäli tavaraa toimitetaan normaalin toimistoajan ulkopuolella, tulee vastaanottajan itse järjestää ja sopia tavaroiden sisäänpääsy. Kun yritys siirtää suuria määriä tavaroita esim. muuttotilanteessa, on hyvä käydä pelisäännöt läpi hyvissä ajoin kiinteistön managerin kanssa. Kiinteistön pääsisäänkäynti on vain poikkeusluvalla ja poikkeustapauksissa käytettävä reitti, kun liikutellaan suuria määriä tavaroita. Katso vielä erillinen ohje, jonka voi lähettää tavarantoimittajille sekä muuttoon liittyvä ohjeistus. Yrityksille saapuva tavara on siirrettävä välittömästi yrityksen omiin tiloihin. Tavaroiden säilytys kiinteistön käytävätiloissa, autopaikoilla, piha-alueilla tai muilla yhteisillä tiloilla on ehdottomasti kielletty. Kiinteistöhuolto siirtää tällaiset tavarat pois ja siitä aiheutuneet kustannukset veloitetaan tavaran omistajalta/vastaanottajalta. Tulityöt Tulitöitä ovat kaikki ne työt, joissa käsitellään avotulta. Tulityö kiinteistön kaikissa tiloissa on aina luvanvarainen toimenpide ja niille tulee ennakkoon hakea tulityölupa. Lisäksi tulityön suorittajalla tulee olla voimassaoleva tulityökortti. Luvan saaja vastaa myös jälkivartioinnista. Tulityöluvan myöntää kiinteistön tekninen manageri. 9

10 Tupakointi Tupakointia varten on varattu alueet ja tuhkakupit. Toivomme tupakoitsijoiden välttävän tupakointi vieraiden sisäänkäyntien edesssä C- ja E-taloissa. AB-talon tupakointipaikka on autokannen sisäänkäyntien vieressä C-,D- ja E- talojen tupakointipaikat ovat Karhusaarentien puoleisella takapihalla. Ei kuitenkaan ulosmeno-ovien välittömässä läheisyydessä. Tupakointi on kielletty kiinteistön kaikissa sisätiloissa autohalli mukaanlukien. Tuhkakuppien tyhjennyksestä vastaa huoltoyhtiö Turvallisuus Kohteen turvallisuusjärjestelmä koostuu vartioinnista, lukituksesta, murto- ja hälytysjärjestelmästä, kulunvalvontajärjestelmästä, vierailijakorteista sekä yrityskohtaisista henkilökorteista, ulko- ja sisävalvontakamerajärjestelmästä. Kiinteistön vartiointi käsittää kuorisuojauksen. Kiinteistön vartiointi- ja turvallisuuskulut sisältyvät kiinteistön ylläpitovuokraan. Mahdollisesta vuokralaisen tilojen lisävartioinnista vuokralainen solmii oman sopimuksen vartiointiliikkeen kanssa. Yrityksen normaalista poikkeavasta toiminnasta (iltatilaisuus, työskentely yöaikaan tai viikonloppuisin) on aina sovittava etukäteen, turhien hälytyskäyntien välttämiseksi. Ilman etukäteisilmoitusta vartija tulee tarkistamaan kaikki aiheutuneet hälytykset ja niistä aiheutuneet kustannukset osoitetaan hälytyksen aiheuttaneelle yritykselle. Vartiointiliike ei vastaanota suoria yhteydenottoja yrityksiltä koskien kiinteistön kuorivalvonnassa olevia tiloja. Kiinteistöihin on laadittu pelastussuunnitelmat. Kiinteistössä toimii pelastusorganisaatio, johon nimetyt henkilöt on koulutettu ja ohjeistettu toimimaan ja opastamaan hätätilanteissa. Kiinteistössä järjestetään poistumisharjoituksia. Vieraiden vastaanotto Vieraat ilmoittautuvat aulavahtimestarille. Pääsisäänkäynti sijaitsee Keilaranta 14 C-talossa. Talon kummaltakin puolelta (Karhusaarentien puolelta sekä autokannelta) pääsee kulkemaan aulaan. Keilaranta 10 E- talossa on oma sisäänkäynti. C-talon ovet ovat auki arkisin klo 7:45-17 ja E-talon ovet ovat auki arkisin klo 7:45-17:30. Ovien aukioloaika on kytketty aulan aukioloon. 10

11 Vierailijoille kirjoitetaan vierailijalupa ja hänen saapumisestaan ilmoitetaan isännälle. Vieraiden vastaanoton sujumiseksi olisi suotavaa ilmoittaa aulaan etukäteen suuremmista ryhmistä sekä ulkomaisista vieraista, jotta vierailijakortit voidaan kirjoittaa etukäteen. Ennakoimalla vältämme aulan ruuhkatilanteita erityisesti aamulla, jolloin suurin osa vieraista saapuu samaan aikaan. Päivän päättyessä vierailijat palauttavat vierailijaluvan aulavahtimestarille tai tähän tarkoitukseen varattuihin postilaatikoihin pääsisäänkäynnin yhteydessä sekä talojen AB- ja C- auloissa. Vikailmoitukset ja huoltopyynnöt Kaikki vikailmoitukset kirjataan sähköiseen huoltokirjaan (Fimx). Yritykset saavat halutessaan omat tunnukset järjestelmään, jolloin vikailmoitusta on mahdollista seurata ja niitä voi jättää järjestelmään itse. Kaikki ei kiireelliset vikailmoitukset tulee ilmoittaa aulapalveluun, joka kirjaa ne järjestelmään. Kiinteistön vikailmoituksia ei tule soittaa suoraan huoltomiehelle muissa kuin kiireellisissä päivystysluontoisissa tapauksissa. Vikailmoitus on mahdollista jättää suoraan netin kautta oheisille pikalinkeillä. Huomioithan ilmoitusta jättäessäsi, että teet sen oikeaan kiinteistöön: Keilaranta 10, E-talo: Keilaranta 12, D talo: Keilaranta 14, C talo: Keilaranta 16: AB talo: Vuokranantaja, omistaja Kiinteistön omistaja ja vuokranantaja on Life Science Center Keilaniemi Oy, jonka omistaa Commerz Real AG:n rahasto. Omistajan käytännön asioita paikallisesti hoitaa omistajan ohjauksen mukaisesti Newsec Asset Management Oy. Yhteyshenkilöt ja tiedonvälitys Jokaisessa yrityksessä on yksi tai useampia yhteyshenkilöitä, joille tiedotetaan sähköpostin välityksellä kiinteistön asioista. Yhteyshenkilö tiedottaa kiinteistön asioista yrityksen henkilöstöä sisäisesti sopimallaan tavalla. Tiedotteita kiinteistön puolesta lähettää huoltoyhtiö, manageri tai aulapalvelu. 11

12 Hisseistä löytyy aina ajan tasalla oleva lista tärkeimmistä yhteistyötahoista. Tätä listaa päivittää aulapalvelu. Lisäksi hisseissä on ravintolan ruokalista sekä mahdollisesti muita ajankohtaisia tiedotteita. Kiinteistön markkinointisivustolla on vuokralaisten käyttöön tarkoitettu suljettu materiaalipankki, josta löytyy erilaisia ohjeita ja yleistiedotteita. Kaikille vuokralaisyrityksille ja tärkeimmille palveluntuottajille on määritelty tunnukset, joilla pääsee kirjautumaan suljetulle sivustolle sisään. Materiaalipankissa ei tiedoteta ajankohtaisista asioista. Materiaalipankin sisältöä ja käyttäjätunnuksia päivittää kiinteistön manageri 12