Hankintastrategia. Janne Kilpijoki / Versio 4

Transkriptio

1 Hankintastrategia Janne Kilpijoki / Versio 4

2 Sisällysluettelo 1. Eettiset ohjeet 2. Harmaan talouden torjunta 3. Hankinnan tavoitteet 4. Suunnittelun ohjaus 5. Kilpailuttamisen periaatteet 6. Päätöksentekokriteerit 7. Riskienhallinta 8. Hankintavaltuudet 9. Hankintasopimukset 10. Bonus- ja sanktiojärjestelmät

3 1. Eettiset ohjeet Haluamme varmistaa hyvän liiketoimintatavan koko toimitusketjussa ja tuemme koko kentän kehittämistä yhä vastuullisempaan ja eettisempään suuntaan. Lisäksi seuraavat periaatteet ohjaavat suhdettamme toimittajiin, alihankkijoihin ja muihin liiketoimintakumppaneihin: Toimittajia, alihankkijoita ja muita liiketoimintakumppaneita kohdellaan tasapuolisesti, syrjimättä, rehellisesti ja sovellettavien lakien ja määräysten mukaisesti. Emme salli minkäänlaista lahjontaa tai muita laittomia maksuja suhteissamme toimittajien, alihankkijoiden ja muiden liiketoimintakumppanien kanssa. Teemme omassa vaikutuspiirissämme kaikkemme lahjonnan, korruption ja talousrikollisuuden kitkemiseksi. Emme salli lapsityövoiman tai minkäänlaisen pakkotyövoiman käyttöä. Edellytämme, että toimittajamme, alihankkijamme ja muut liiketoimintakumppanimme noudattavat kansainvälisiä ihmisoikeuksia, työehtoja ja hyviä eettisiä käytäntöjä. Pidämme tärkeänä yhteistä liiketoiminnan kehittämistä toimittajien ja alihankkijoiden kanssa voidaksemme paremmin tyydyttää asiakkaidemme kehittyvät tarpeet.

4 2. Harmaan talouden torjunta Suomalaisten ja virolaisten aliurakoitsijoiden edellytetään liittyvän Suomen Tilaajavastuu Oy:n ylläpitämään tilaajavastuu.fi -palveluun, muilta kansallisuuksilta tilaajavastuudokumentit kerätään erikseen ennen sopimuksen allekirjoitusta. Työmaan on liityttävä Valvoja -palveluun ja liitettävä kaikki suomalaiset ja virolaiset urakoitsijat valvojapalveluun seurattavaksi. Tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden täyttäminen on aina tarkistettava ennen sopimuksen allekirjoitusta ja tulostettava sopimuksen liitteeksi. Ennen sopimuksen laadintaa yrityksen taloudellinen tila tarkistetaan. Aliurakoitsijoiden taloudellista tilaa seurataan läpi hankkeen.

5 3. Hankinnan tavoitteet Hankinnan tavoitteet ovat seuraavat: Pysyä annetussa budjetissa Valmistella suunnitellut esisopimukset kehitysvaiheessa ja laatia sopimukset/tilaukset toteutusvaiheessa Tuottaa arvoa rahalle ja toimia hankkeen parhaaksi Innovoida ja kehittää Saada myös alihankkijat ja urakoitsijat mukaan kehittämään parempia ratkaisuja

6 4. Suunnittelun ohjaus Suunnittelurajaukset ohjataan siten, että toimittajia löytyy useampia Huomioidaan suunnittelussa toimittajien innovaatiot / osaaminen Varmistettava, että suunnittelu toteutetaan oikea-aikaisesti, jotta hankintaan jää riittävästi aikaa -> hankintasuunnitelman tekeminen huolella ja päivittäminen

7 5. Kilpailuttamisen periaatteet Tarjouspyynnöt lähetetään mahdollisimman monelle Hankintojen on oltava suunniteltuja ja järjestelmällisiä: Raitiotieallianssille laaditaan yksi master hankintasuunnitelma, jonka avulla jaetaan hankintavastuita ja aikataulutetaan hankkeen hankintaa kokonaisuutena. Lisäksi jokaisesta tekniikkalajista tehdään erikseen hankintasuunnitelma. Tarjouspyyntöjen tekemistä varten Google Driveen luodaan tarjouspyyntöpaketti. Paketin ylläpitoon nimitetään vastuuhenkilö. Paketista löytyvät dokumentit Työturvallisuusliite sanktioineen Työmaan yleinen liite Hankkeen tavoitteiden kuvaus, hankinnalle asetetut avaintulostavoitteet ja niiden mittarit Tarjousvertailut ja vertailumuistiot (isommista hankinnoista) päätöksen tueksi Ensimmäisen tarjouksen perusteella ei tehdä sopimusta Aliurakkaneuvottelut useamman toimijan kanssa Hinnan tarkistuskierrokset Neuvottelujen perusteella valitaan Raitiotieallianssille edullisin tarjous Urakoita pilkotaan tarvittaessa useammalle toimijalle, huomioidaan markkinatilanteet Materiaalien osto ja asennustyö erotetaan toisistaan aina kun se on mielekästä (esim. harjaterästen hankinta ja asennus) Hankintapäätöksissä huomioidaan hankintapäätösten kriteerit (referenssit, työnjohto, laatu, aikataulu) Tilaamisprosessi oman talon sisäisille töille sekä vertailujen teko suhteessa aliurakointiin: Omat työt open book -menetelmällä Alihankinnat kilpailutetaan

8 6. Päätöksentekokriteerit Tarjouspyynnössä kuvataan hankintakohtaiset valintakriteerit, jotka käydään läpi myös urakkaneuvottelussa Ennen päätöksentekoa selvitetään seuraavat päätöksentekoon vaikuttavat seikat ja laitetaan niiden perusteella potentiaaliset toimittajat paremmuusjärjestykseen: Kokonaisvaltainen kustannustehokkuus Kelpoisuuskriteerien täyttyminen Kestävä ja vastuullinen liiketoiminta Urakoitsijan taloudellinen tilanne ja liikevaihto suhteessa urakan kokoon Työsuorituksen laatu referenssikohteissa (kuten loppulaatu, työnjohto, resurssit, muut samanaikaiset työt, aikataulun toteutuminen aikaisemmissa hankkeissa, arviot ja reklamaatiot) Työturvallisuuden toteutuminen referenssikohteissa Nimetty työnjohto ja sen referenssit / osaaminen Kestävä kehitys ja energiatehokkuus Painotukset päätöksentekokriteereille määritellään tapauskohtaisesti Mitä merkittävämmästä hankinnasta on kysymys, sitä tarkemmin päätöksentekokriteerit tulee tutkia.

9 7. Riskienhallinta Huomioidaan markkinamuutokset Pyritään kiinteisiin urakoihin Huomioidaan indeksimuutokset Sopimus voidaan tarvittaessa sitoa indeksiin -> maanrakennuskokonaisindeksi (MAKU -indeksi) Hankinta voidaan tehdä pienissä erissä, kilpailutetaan määräväliajoin Tarvittaessa voidaan käyttää raaka-aineiden hintasuojauksia Vahingonkorvausvastuu: määriteltävä kuka vastaa suorista tai välillisistä vahingoista Tunnistetaan hankintaan liittyvät riskit ja määritellään niiden torjuntatoimenpiteet Riskienhallinnan periaatteista päättäminen, esim. urakoiden jakaminen ja prosessi urakoitsijoiden vaihtamiseksi ongelmatilanteissa (varavaihtoehto: sijoille 2. ja 3. jääneiden urakoitsijoiden pitäminen valmiudessa )

10 8. Hankintavaltuudet Sopimuksen arvo alle , yksi nimi tehtävän antamalla valtuudella Sopimuksen arvo , hankintavastaava/vastaava mestari esittelee hankinnan, jonka projektipäällikkö hyväksyy Sopimuksen arvo , hankintavastaava/työpäällikkö esittelee hankinnan, jonka allianssin projektiryhmä hyväksyy Sopimuksen arvo yli , hankinta valmistelee, projektipäällikkö esittelee, allianssin johtoryhmä hyväksyy

11 9. Hankintasopimukset Sopimukset tehdään aina kirjallisesti ja allekirjoitetut sopimukset tallennetaan määrättyyn paikkaan Käytetään Raitiotieallianssin sopimuspohjia ja -ehtoja Tehdään neuvotteluista muistiot, jotka liitetään sopimukseen Tarkistetaan tilaajavastuuasiat -> sopimuksen tekijä tarkistaa ja vie valvojapalveluun, tallennetaan sopimuksen liitteeksi Maksuehdot: 40 pv netto, 30 pv netto, tai 21-2 % Takuuaika: tavoite 5 vuotta kohteen luovuttamisesta, aina kun mahdollista Maksuerät: maksuerien määräksi tavoiteltava maksimissaan 10 maksua (isoissa hankinnoissa tehtävä poikkeus) / sopimus tai esim. laskutus kerran kuukaudessa. Maksupostit sidottava konkreettisiin työsaavutuksiin. Maksupostien ajoitus tulee pyrkiä sopimaan siten, että se on mahdollisimman myöhään suhteessa projektin kokonaisvalmiuteen. Mahdolliset ennakkomaksut käsitellään tapauskohtaisesti. Sopimuksissa välitavoitteet merkittävä konkreettisiksi saavutustavoitteiksi ja valmistuminen sekä aloitus sakollisiksi Sopimuksissa myös sanktiot työturvallisuuden laiminlyönneistä

12 10. Bonus- ja sanktiojärjestelmät Raitiotieallianssille luodaan bonus- ja sanktiojärjestelmä: Periaatteet ja käyttö alihankinnoissa päätetään myöhemmin