Elina Koivumäki: Miten ottaa tietosuoja huomioon somessa. Don t Mess With My Data! by Lexia /

Transkriptio

1 Elina Koivumäki: Miten ottaa tietosuoja huomioon somessa Don t Mess With My Data! by Lexia /

2 Elina Koivumäki OTK Helsingin yliopisto 2000 asianajoalalla 3/2000 9/2016 yrittäjä / Lexperience myynnin, markkinoinnin ja asiakaskokemuksen juridiikka tietosuoja, sopimukset, palveluiden käyttöehdot, markkinointija viestintäaineistojen käsittely, sosiaalinen media, IPR-suojaus, tekijänoikeudet kouluttaja, puhuja, moderaattori hallitus- ja advisory board paikkoja Markkinointijuridiikka-teossarja Juridiikkaa ja asiakaskokemusta -blogi juridiikka Elina Koivumäki / Lexperience

3 Käsiteltävät teemat / sosiaalinen media TYÖNHAKIJAT JA TYÖNTEKIJÄT työnhakijoiden ja työntekijöiden someaktiviteetit miten työnantaja voi niitä käsitellä? ASIAKKAAT JA POTENTIAALISET ASIAKKAAT asiakasdatan keruu sekä somessa annettava asiakaspalvelu Elina Koivumäki / Lexperience

4 Työnhakijat ja työntekijät

5 Saako TH:n ja TT:n tietoja kerätä somesta? laki yksityisyyden suojasta työelämässä ensisijaisesti työntekijältä (tai hakijalta) itseltään jos TA kerää tietoja muualta, saatava TH:n / TT:n suostumus suostumusta ei tarvita, jos viranomainen luovuttaa tiedot työnantajalle lain mukaan henkilöluottotietojen tai ei saada somesta rikosrekisterimerkintöjen osalta Elina Koivumäki / Lexperience

6 Saako TH:n ja TT:n tietoja kerätä somesta? laki yksityisyyden suojasta työelämässä työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa työntekijän suostumuksella Elina Koivumäki / Lexperience

7 Työnhakijan tai tekijän googlaaminen TSV:n kannanotto 2006 Internetissä oleva tieto epäluotettavaa googlaamalla tapahtuva tietojen kerääminen ja tallettaminen kiellettyä, jos tapahtuu ilman lupaa sallittua, jos työnantaja vain etsii internetissä olevaa tietoa (lukee), ilman että niitä kerätään, talletetaan tai muuten käytetään työntekijää koskevassa päätöksenteossa pystytkö lukemaan ja unohtamaan? Elina Koivumäki / Lexperience

8 Työhakijan tai tekijän googlaaminen Sitaatti: Helsingin sanomat

9 5 vinkkiä jos työhakemuksessa ei ole some-linkkejä (=suostumus), kysy hakijalta linkkejä työn kannalta relevantteihin some-kanaviin varmistu, että käsittelet oikean henkilön some-kanavia pohdi, mikä some-kanavista löytyvästä tiedosta on välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellista (= tiedot, jotka osoittavat hakijan pätevyyttä ja sopivuutta kyseiseen tehtävään) pohdi, liittyvätkö some-kanavista löytyvät tiedot työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin pohdi, liittyvätkö some-kanavista löytämäsi tiedot työtehtävien erityisluonteeseen Elina Koivumäki / Lexperience

10 Miten EU:n tietosuoja-asetus muuttaa tilannetta? 88 artikla Käsittely työsuhteen yhteydessä jäsenvaltiot voivat antaa lakisääteisesti tai työehtosopimuksilla yksityiskohtaisempia sääntöjä työntekijöiden henkilötietojen käsittelystä työsuhteen yhteydessä oikeuksien ja vapauksien suojan varmistamiseksi, erityisesti palvelukseenottamista tai työsopimuksen täytäntöönpanoa varten jäsenvaltioiden on toimitettava kansalliset säännökset tiedoksi EU:n komissiolle viimeistään Suomessa Oikeusministeriön työryhmässä työ käynnissä työryhmän tulee saada mietintönsä lainsäädännön muutosehdotuksista valmiiksi mennessä Elina Koivumäki / Lexperience

11 Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat

12 Mitä dataa saa kerätä somen kautta? huomioi sekä soveltuvan lainsäädännön rajoitteet että käyttämäsi some-kanavan sopimusehdot Kauppalehti tietosuojalainsäädäntö on teknologianeutraalia, ei ota kantaa konkreettisesti siihen, mistä eri teknisistä alustoista ihmisten henkilötietoja saa kerätä Elina Koivumäki / Lexperience

13 Rekisterin -pitäjä Potentiaaliset asiakkaat Asiakkaat liiketoiminnan kannalta tarpeelliset tiedot Pysyvä suoramarkkinointirekisteri (B-to-C) nimi ja yhteystiedot, ikä tai syntymävuosi, arvo tai ammatti, sukupuoli ja äidinkieli + 1 hlöön liittyvä tunnistetieto Kampanjarekisteri (B-to-C) tietosisältöä ei ole rajoitettu, mutta ei saa vaarantaa kuluttajan yksityisyyden suojaa B-to-B suoramarkkinointirekisteri työtehtäviin ja asemaan liittyviä tietoja Elina Koivumäki / Lexperience

14 Datan keruu somesta vaikka henkilötiedot löytyisivät verkosta, tulee rekisterinpitäjällä olla aina henkilötietolain mukainen oikeus kerätä ja käsitellä näitä tietoja keskeisimmät perusteet keräämiselle asiakas- / jäsensuhde toimeksianto tai sopimuksen täytäntöönpano henkilön lisääminen kerääjän suoramarkkinointirekisteriin käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän toimeksiannosta tapahtuvaa tietojenkäsittelyä varten (esim. erilaiset digimarkkinoinnin palveluntarjoajat) kytketäänkö kerättävä data tunnistettuun rekisteröityyn? Elina Koivumäki / Lexperience

15 Informoi datan keruusta yritysten some-sivuilla näkee edelleen hyvin vähän informaatiota tiedonkeruusta jos kerätään somesta henkilötietoja, on siitä annettava informaatiota rekisteröidyille linkki yrityksen tietosuojaselosteeseen some-kanavan about tietokohtaan kaupallisten kampanjoiden osallistumisehtoihin informaatiota muista selvittää evästeiden käyttö + antaa evästeinformaatio TYK 205 Evästeiden tai muiden palvelun käyttöä kuvaavien tietojen tallentaminen käyttäjän päätelaitteelle ja näiden tietojen käyttö on sallittua palvelun tarjoajalle, jos käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa ja palvelun tarjoaja antaa käyttäjälle ymmärrettävät ja kattavat tiedot tallentamisen tai käytön tarkoituksesta. Suomessa info OK, ei tarvitse ruksia hyväksynnälle Elina Koivumäki / Lexperience

16 Esimerkki: Rovion tietosuojaseloste Ota huomioon, että tietyt Palveluiden ominaisuudet voivat yhdistää sinut käyttämillesi sosiaalisen median yhteisöpalvelusivustoille kerätäkseen sinusta lisätietoja. Tällaisissa tilanteissa Rovio voi kyetä keräämään tiettyä informaatiota sosiaalisessa mediassa käyttämästäsi profiilista, jos yhteisöpalvelu sallii tämän ja jos olet antanut yhteisöpalvelulle suostumuksesi tietojesi luovuttamiselle Roviolle. Tähän informaatioon voi lukeutua muun muassa, nimesi, profiilikuvasi, sukupuolesi, käyttäjätunnuksesi, sähköpostiosoitteesi, tieto kotimaastasi, kielesi, aikavyöhykkeesi, järjestösi ja linkit profiilisi sivuilla, yhteisöpalveluissa olevien "kaveriesi" nimet ja profiilikuvat sekä muut tiedot, jotka olet sisällyttänyt yhteisöpalvelun profiilisi. Rovio voi liittää ja/tai yhdistellä yhteisöpalveluista saamiaan tietoja muutoin keräämiinsä tietoihin sekä käyttää näitä tietoja yhdessä. Elina Koivumäki / Lexperience

17 Miten EU:n tietosuoja-asetus muuttaa tilannetta? lisää suunnitelmallisuutta syvemmällä tavalla suunniteltava datan kerääminen somesta, mm. suostumuspyynnön selkeys ja erillisyys suostumukseen perustuvassa käsittelyssä lisää dokumentaatiovelvoitteita yrityksen sisäistä materiaalia, sopimuksia yhteistyökumppaneiden kanssa (mm. digimarkkinointikumppanit, somesisältökumppanit), dokumentteja tietosuojaviranomaisille, dokumentteja rekisteröidyille lisää läpinäkyvyyttä ja informaatiota somen käyttäjien saatava entistä enemmän ja selkeämpää informaatiota tietojen käytöstä + somen käyttäjän oikeudet laajenevat (mm. oikeus tulla unohdetuksi) Elina Koivumäki / Lexperience

18 Yksityisyyden suoja some-asiakaspalvelussa tunnista, liittyykö some-asiakaspalvelussa käsiteltävä asia asiakkaan omaan asiaan (esim. reklamaatio) vai yleiseen neuvontaan (esim. tieto lentojen myöhästymisestä tai postipakettien hinnoista) ohjaa asiakkaan oma asia yksityisiin kanaviin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa jos some-asiakaspalveluun liittyy henkilötietojen käsittelyä henkilötietolainsäädäntö soveltuu sosiaalisen median alustat eivät välttämättä ole tietoturvallisia alustoja ohjaa dialogi tietoturvallisiin kanaviin Elina Koivumäki / Lexperience

19 Sitaatti: Facebook.com 1/2015 Elina Koivumäki / Lexperience

20 Sitaatti: Facebook.com 2015 Elina Koivumäki / Lexperience

21 Sitaatti: Facebook.com Elina Koivumäki / Lexperience

22 Some-asiakaspalvelun nyrkkisääntö pysähdy pohtimaan, ennen kuin ryntäät tuottamaan mahdollisimman nopeaa digitaalista asiakaskokemusta saanko käsitellä asiaa julkisesti? saanko käsitellä asiaa kyseisen some-palvelun yksityisviestillä? miten viestin some-yleisölle asian käsittelystä? miten informoin henkilötietojen mahdollisesta keräämisestä ja käsittelystä somekanavissani sekä muussa materiaalissani? Elina Koivumäki / Lexperience

23 KIITOS AJASTANNE! Elina Koivumäki yrittäjä, lakimies, tietokirjailija, bloggaaja, ammattipuhuja / Lexperience p elina@elinakoivumaki.com Twitter: LinkedIn: maki