IKÄIHMISTEN PALVELUJEN LAUTAKUNNAN JÄRJESTÄMIEN PALVELUJEN VALVONTASUUNNITELMA

Transkriptio

1 IKÄIHMISTEN PALVELUJEN LAUTAKUNNAN JÄRJESTÄMIEN PALVELUJEN VALVONTASUUNNITELMA IKÄIHMISTEN HYVINVOINNIN YLLÄPITÄMISEN YDINPROSESSI TILAAJARYHMÄ TAMPEREEN KAUPUNKI

2 SISÄLLYSLUETTELO Johdanto... 3 I YLEINEN OSA Miksi valvotaan? Valvonnan arvopohja Kuntalaisen kuuleminen Tampereen kaupungin valvontajärjestelmä Työnjako eri valvontatoimintaa suorittavien toimijoiden välillä Riskien hallinta, hyvä hallintotapa ja laadunvarmistus Valvonnan eri muodot Ennakoiva valvonta Sopimusvalvonta Omavalvonta Yleiset valvonnan käytännöt Valvottavien yksiköiden/ kohteiden valinta Valvontakäynti Valvontakäynnin muistilista Valvonnan seuranta ja toimenpiteet Raportointi lautakunnalle II TOIMEENPANO-OSA Valvontakohteet Omaehtoinen toiminta ja ennaltaehkäisevän työn palvelut Kotona asumista tukevat palvelut Sairaala- ja pitkäaikaisen laitoshoidon palvelut Valvonnan painopisteet Valvontakäynnin osa-alueet Valvonnan kohdentaminen vuonna Kuntakokeilu

3 Johdanto Ikäihmisten palvelujen valvontasuunnitelman tarkoituksena on Turvata tamperelaisten ikäihmisten laadukkaat palvelut mahdollisimman yhdenmukaisina koko kaupungissa (Kuntalaisten tasa-arvo ja Hyvä palvelu). Yhdenmukaistaa valvontaa eri palvelutuottajien kesken (Laadunvarmistus ja Hyvä palvelu) Varmistaa valvonnan kohdentuminen oikeisiin asioihin (Tuloksellisuus) Auttaa havaitsemaan riskit jo ennen ongelmien syntymistä (Riskienhallinta ja Aloitteellisuus) Tukea palveluntuottajia toimintansa kehittämisessä ja ohjata omavalvonnan toteutumista (Laadunhallinta ja Kumppanuus) Jäsentää lain kunnalle asettamat velvoitteet ja tehtävät ikäihmisten palvelujen järjestämisessä ja valvonnassa (Laillisuusvalvonta ja Vastuullisuus). Valvontasuunnitelmaa ohjaavat lait: Perustuslaki 731/1999 Sosiaalihuoltolaki /1301 Sosiaalihuoltoasetus 607/1983 Kuntalaki 1995/365 Laki sosiaali- ja terveydenhuollon suunnittelusta ja valtionavustuksesta 1992/733 Laki yksityisistä sosiaalipalveluista 922/2011 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 218/2000 Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 795/1992 Yhdenvertaisuuslaki 21/2004 Laki omaishoidon tuesta 937/2005 Terveydenhuoltolaki 1326/2010 Perhehoitajalaki 263/2015 Laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä 569/2009 Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaalija terveyspalveluista /980, (HE 160/2012 vp, laki voimaan ) Laki kuntakokeilusta (1350/2014) Valvontasuunnitelmaa ohjaavat asiakirjat ja valtakunnalliset valvontaohjelmat Laatusuositus hyvän ikääntymisen turvaamiseksi ja palvelujen parantamiseksi (STM 2013:11) Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen valvontaohjelma Valvontasuunnitelmaa ohjaavat sisäiset asiakirjat Yhteinen Tampere- näköalojen kaupunki - Tampereen kaupungin kaupunkistrategia vuoteen 2025 Tampereen kaupunginhallituksen johtosääntö Tampereen kaupungin tarkastuslautakunnan johtosääntö Tampereen kaupungin hyvinvointipalvelujen johtosääntö Tampereen kaupungin lautakuntien johtosääntö Hyvinvointisuunnitelma

4 Tampereen kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet (kv ) Hyvä johtamis- ja hallintotapa ja sisäinen valvonta (kh ) Tampereen tapa toimia - Kaupungin arviointijärjestelmän kuvaus Ikäihmisten hyvinvoinnin ylläpitämisen ydinprosessin vuosisuunnitelma Palvelusopimukset Tampereen kaupungin hankintaohje 4

5 I YLEINEN OSA 1 Miksi valvotaan? Kunnalla on viimesijainen vastuu toimintansa lainmukaisuuden ja asianmukaisuuden seurannasta ja valvonnasta. Mahdollisiin epäkohtiin on puututtava viiveettä. Valvontavastuu koskee kaikkea kunnan järjestämisvastuulla olevaa toimintaa. Kunta voi toteuttaa seurantaa ja valvontaa parhaiten tehokkaalla ja asianmukaisella riskienhallinnalla ja omavalvonnalla. Tämä valvontasuunnitelma laaditaan Tampereen kaupungin sekä Oriveden yhteistoiminta alueen Ikäihmisten palvelujen lautakunnan järjestämien palvelujen valvonnan ohjausta varten. Lautakunnan tehtävänä on oman toimintansa osalta hyväksyä hyvään johtamis- ja hallintotapaan, riskienhallintaan ja sisäiseen valvontaan liittyvät menettelytavat (Tampereen kaupungin lautakuntien johtosääntö , kohta 20). Valvontaa ohjaavan lainsäädännön tavoitteena on asiakkaiden ja asukkaiden oikeuksien toteutuminen sekä palvelusopimusten noudattaminen ja asiakkaiden palvelujen ja hoidon toteuttaminen palvelu- ja hoitosuunnitelmassa määritellyn mukaisesti. Lisäksi palveluiden valvonnalla pyritään varmistamaan ja lisäämään palveluiden laatua ja ehkäisemään laatupoikkeamia, jotta kuntalainen saa hyvää, yksilöllistä ja oikeaaikaista palvelua ja hoitoa. Riippumatta palveluntuottajasta on palvelujen oltava kuntalaisille yhdenvertaisia. Palveluntuottajien on täytettävä lain, ikäihmisten palvelujen laatusuositusten sekä sopimuksen ehdot. Tämä valvontasuunnitelma ei sisällä palvelutuottajien taloudellista valvontaa eikä erota julkisia ja yksityisiä palveluntuottajia toisistaan. Valvontasuunnitelma on laadittu yhteistyössä Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintoviraston (AVI) kanssa. Näin pyritään yhdenmukaistamaan käytäntöjä, välttämään päällekkäistä työtä ja parantamaan tarkastus- ja valvontatyön laatua. Samalla pyritään hallitsemaan valvontaprosessia kokonaisuudessaan järjestelmällisesti. Tampereen kaupunki on sopimussuhteessa ikäihmisten palveluja tuottavien, sekä kunnallisen tuotannon että yksityisten palvelutuottajien kanssa. Sopimusten toteutumista seurataan sekä sopimus- että sopimusseurantaneuvotteluissa, palvelusopimuksessa sovittujen mittareiden avulla sekä suorittamalla valvontakäyntejä. Sopimuksellisuuteen kuuluu vastavuoroinen ilmoitusvelvollisuus muutoksista. Myös saatu ja erikseen koottu asiakaspalaute ja asiakkaiden kokemuskuvaukset palveluista ohjaavat valvonnan suuntaamista ja ovat siten merkittävä osa palvelujen laadunhallintaa. Valvontasuunnitelman yleinen osa päivitetään valtuustokausittain. Suunnitelman toimeenpano-osa vahvistetaan Ikäihmisten palvelujen lautakunnassa vuosittain Ohjausja valvontaryhmän valvontakertomuksen käsittelyn yhteydessä toukokuun loppuun mennessä. Kertomus sisältää selvityksen vuoden aikana toteutetusta valvontatoiminnasta, havaituista puutteista ja seurantatoimenpiteistä sekä palvelutuottajien toimenpiteistä. 5

6 Tilaajaryhmä, Ikäihmisten palvelut tekee tarvittaessa valvontasuunnitelmaan teknisiä korjauksia. 1.1 Valvonnan arvopohja Suomen perustuslain (731/ ) mukaan lähtökohtana palvelutasolle on luoda kaikille ihmisille edellytykset toimia yhteiskunnan täysivaltaisena jäsenenä. Ikäihmisten palvelujen laatusuosituksen mukaan jokaiselle on turvattava oikeus arvokkaaseen vanhuuteen ja hyvään kohteluun asuin- ja hoitopaikasta ja hoidon ja palvelun tarpeesta riippumatta. Ihmisarvoisen elämän turvaavia eettisiä periaatteita ovat muun muassa itsemääräämisoikeus, oikeudenmukaisuus, osallisuus, yksilöllisyys ja turvallisuus (STM 2008). Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista astui voimaan alkaen. Lain tarkoituksena on: tukea ikääntyneen väestön hyvinvointia, terveyttä, toimintakykyä ja itsenäistä suoriutumista parantaa ikääntyneen väestön mahdollisuutta osallistua elinoloihinsa vaikuttavien päätösten valmisteluun ja tarvitsemiensa palvelujen kehittämiseen kunnassa parantaa iäkkään henkilön mahdollisuutta saada laadukkaita sosiaali- ja terveyspalveluja sekä ohjausta muiden tarjolla olevien palvelujen käyttöön yksilöllisten tarpeittensa mukaisesti ja riittävän ajoissa silloin, kun hänen heikentynyt toimintakykynsä sitä edellyttää vahvistaa iäkkään henkilön mahdollisuutta vaikuttaa hänelle järjestettävien sosiaali- ja terveyspalvelujen sisältöön ja toteuttamistapaan sekä osaltaan päättää niitä koskevista valinnoista. Yhteinen Tampere -kaupunkistrategia ohjaa kaupungin toimintaa pitkäjänteisen kehittämisen näkökulmasta. "Yhteinen Tampere - näköalojen kaupunki" perustuu yhdessä tekemiseen sekä näkemykselliseen ja rohkeaan toimintaan. Kaupunkistrategia on kuvaus painotuksista ja tavoitteista, joita kaupunginvaltuusto pitää tärkeimpinä. Hyvinvointisuunnitelma kokoaa yhteen viiden lautakunnan asettamat yhteiset tavoitteet ja toimenpiteet hyvinvointipalvelujen järjestämiseksi vuosina Hyvinvointisuunnitelman keskeisiä painopistealueita on neljä: toimivat peruspalvelut ja ennaltaehkäisy, palvelujen kohdentaminen ja priorisointi, osallisuuden ja yhteisöllisyyden tukeminen sekä palveluverkko ja uusi teknologia. Kukin painopistealue sisältää lautakuntien yhteiset tavoitteet, lautakuntien omat tavoitteet sekä toimenpiteet tavoitteiden toteuttamiseksi. Tampereen kaupungin Hyvä johtamis- ja hallintotapa ja sisäinen valvonta -ohje (2013) velvoittaa, että kaupungin luottamushenkilöiden, esimiesten ja työntekijöiden on toimittava lakien, säädösten ja johdon määräysten mukaisesti sekä rehellisesti ja vilpittömästi. Kaupunki noudattaa kaikessa toiminnassaan avoimuuden periaatetta. Kaupungin viestintä on ajankohtaista, ennakoivaa ja totuudenmukaista. Se antaa 6

7 kaupunkilaisille, sidosryhmille ja viestimille riittävät tiedot päätöksenteosta ja palveluista. Tampereen kaupungin johtosäännön mukaan lautakunnat vastaavat toimintaansa kuuluvasta viestinnästä. Viestinnän tulee tukea kaupunkistrategian toteutumista. Valvonnassa on seurattava, että viestintä on Tampereen viestintäperiaatteiden mukaista: Oma-aloitteista, ymmärrettävää, puolueetonta ja tasapuolista. (Tampereen kaupungin lautakuntien johtosääntö 2013, 4, kohta 19, Tampereen kaupungin viestintäohje s.3-4) Kaupungin henkilökuntaan kuuluva ei saa antaa, hyväksyä tai vastaanottaa minkäänlaista lahjusta tai epätavallista henkilökohtaista etuutta. Kaikki tällaiset tarjoukset on ilmoitettava kunkin toimintayksikön johdolle tai sisäiseen tarkastukseen. Henkilökohtainen etu ei millään tavoin saa vaikuttaa päätöksentekoon. Harmaan talouden torjumiseksi kaupunki varmistaa hankintoja tehdessään, että kaikki sen käyttämät toimittajat ovat rekisteröityneet ja suorittaneet yhteiskuntavelvoitteensa asianmukaisesti. Tampereen kaupungin esteettömyysohjelman mukaan Ikäihmisten palvelujen lautakunta vastaa ja huolehtii hallintaansa kuuluvien rakennusten ja niiden pihaalueiden, sekä vastuullaan olevien alueiden käytettävyydestä ja toimivuudesta sekä siitä, että informaatio palveluista on ymmärrettävää ja se on kaikkien saavutettavissa ja käytettävissä. Esimerkiksi kuunteluolosuhteiden tulee olla esteettömät niissä kaupungin hallinnoimissa tiloissa ja palveluissa, joissa puheen välityksellä tapahtuva viestintä on oleellista. Tilojen ja rakennusten esteettömyyden valvonnasta vastaa Tampereen kaupungin vammais- ja esteettömyysasiamies. 1.2 Kuntalaisen kuuleminen Jotta valvonnan arvot ja eettiset toimintaperiaatteet voisivat toteutua, on kuntalaisen kuuleminen ensiarvoisen tärkeää. Ensisijainen tapa käsitellä kuntalaispalautetta on asiakastilanteessa tapahtuva välitön palautteen vastaanotto ja siihen vastaaminen. Näin palvelua tarjoavan työntekijän ja yksikön on mahdollista reagoida annettuun palautteeseen ja huomioida asiakkaan yksilölliset tarpeet. Keskustelevan, osallistavan ja ratkaisukeskeisen työotteen merkitys on tärkeä osa asiakaslähtöistä palvelukulttuuria ja palvelujen omavalvontaa. Mikäli palvelua saava asiakas tai hänen lähiomaisensa ovat tyytymättömiä palvelutuotantoyksikössä annettuun palveluun voi hän ilmaista tyytymättömyytensä usealla tavalla. Suora yhteydenotto hoitavaan henkilöön. Yhteydenotto toimintayksikön hoitavan henkilön esimieheen. Yhteydenotto vanhusasiamieheen Ohjaus- ja valvontaryhmässä. Yhteydenotto potilas- tai sosiaaliasiamieheen. Kirjallinen muistutus toimintayksikön vastuulliselle henkilölle. Yhteydenotto tilaajapäällikköön. Yhteydenotto ja/tai kantelu Länsi- ja Sisä- Suomen aluehallintoviranomaiseen. 7

8 Muistutus ja itseoikaisu Mikäli yhteydenotto hoitavaan yksikköön ei ole tuottanut tulosta voi Tampereen kaupungin vanhusasiamies tarvittaessa järjestää yhteistyöneuvottelun asiakkaan ja palveluntuottajan kanssa. Tarvittaessa hän ohjaa asiakkaan potilas- tai sosiaaliasiamiehen luo selvityksen saamiseksi tai muistutuksen tekoa varten. Muistutuksen avulla hoitava yksikkö saa mahdollisuuden itseoikaisulla parantaa omaa toimintaansa ja käytäntöjään. Kirjallisten muistutusten asianmukaisella ja vastavuoroisella käsittelyllä on mahdollista kehittää toimintaa niin, että kantelua ei tarvita. Kantelu Kuntalaiselta tai palvelun käyttäjältä tullut hallintokantelu voi käynnistää Aluehallintoviraston (AVI) kunnan sosiaalihuoltoon tai sosiaalitoimen yksikköön kohdistuvan ohjaus- ja valvontaprosessin. Hallintokantelun käsitteleminen perustuu viranomaisen valvontatehtävään ja toimivaltaan valvontaviranomaisena. Hallintokanteluja tehdään muun muassa palvelujärjestelmän, palvelujen tai toimintayksiköiden toimivuudesta, henkilöstön niukkuudesta, menettelytavoista ja työkäytänteistä, asiakkaan huonosta kohtelusta, hoidon ja palvelujen riittämättömyydestä ja muista vastaavan tyyppisistä asioista. Kantelun käsittelyprosessissa AVI pyytää Tampereen kaupungilta kirjallisen selvityksen tapahtuneesta. Hallintokantelusta tehdään kirjallinen ratkaisu eli päätös, joka toimitetaan tiedoksi ja mahdollisia toimenpiteitä varten kantelun kohteena olevaan organisaatioon ja yksikköön. Aluehallintovirasto voi kantelua koskevassa päätöksessä: Ilmaista käsityksensä, Kiinnittää huomiota, Antaa huomautuksen, Määrätä sanktion. 8

9 2 Tampereen kaupungin valvontajärjestelmä 2.1 Työnjako eri valvontatoimintaa suorittavien toimijoiden välillä Tampereen kaupungin valvontajärjestelmä voidaan jakaa ulkoiseen ja sisäiseen valvontaan. Ulkoinen tarkastus on riippumaton toimivasta johdosta ja muusta organisaatiosta. Ulkoisen tarkastuksen muodostavat tarkastuslautakunta, tarkastustoimi ja tilintarkastaja. (Tampereen kaupungin tarkastuslautakunnan johtosääntö ). 9

10 Kuva 1. Tampereen ohjaus- ja valvontajärjestelmä Pormestari Pormestari johtaa konsernihallintoa, jonka tehtävänä on johtaa, ohjata ja valvoa koko kaupungin toimintaa. Pormestari seuraa alaistensa konsernihallinnon viranhaltijoiden ja apulaispormestareiden päätösten laillisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta. Pormestarin johtamalla kaupunginhallituksella on mahdollisuus ottaa käsiteltäväksi Ikäihmisten palvelujen lautakunnan päättämä asia (otto-oikeus). 10

11 Tarkastuslautakunta Tampereella toimii valtuuston asettama ja kuntalain edellyttämä tarkastuslautakunta hallinnon ja talouden tarkastuksenjärjestämistä varten. Tarkastuslautakunta arvioi, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa toteutuneet (KL 365/ ). Sisäinen tarkastus Tampereen sisäisen tarkastuksen yksikön (SITAR) vastuualueeseen kuuluu sisäinen tarkastus ja riskienhallinta. Sisäisen tarkastuksen keskeinen tehtävä on kaupunkikonsernin valvontajärjestelmän asianmukaisuuden tarkastus, arviointi ja järjestelmän kehittämisen konsultointi. Sisäisellä tarkastuksella on oikeus palvelutuottajien taseiden tarkistamiseen ja kaikkinaiseen taloudelliseen valvontaan. Tilaajalautakunnat Sosiaalihuollon sekä kansanterveystyön toimeenpanoon kuuluvista tehtävistä ja viranomaistoiminnasta vastaavat Tampereella tilaajalautakunnat omilla vastuualueillaan (Tampereen kaupungin lautakuntien johtosääntö, ). Yksityisten sosiaalipalvelujen valvonnasta säädetyssä laissa palvelujen valvonnasta vastaa aluehallintoviranomainen sekä Tampereen kaupunki omalla alueellaan. (Valvontalaki 603/1996 3, 12 ). Apulaispormestari Apulaispormestari vastaa osaltaan toimialueensa sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riskienhallinnasta. Apulaispormestarin tehtävänä on luoda yhdessä tilaajapäällikön kanssa toimiva ja kattava valvonta- ja seurantajärjestelmä tavoitteiden toteutumisen varmentamiseksi. (Sisäinen valvonta- ja hyvä johtamis- ja hallintotapa s kappale). Tilaaja Palvelun järjestäjänä tilaaja valvoo ja arvioi palvelujen laatua ja vaikuttavuutta sekä tuottajan suorituskykyä. Arvioinnin tuloksena tehtävät päätökset ohjaavat toimintaa, vaikuttavat uusien tavoitteiden asettamiseen tai nykyisten tarkistamiseen. Tilaaja arvioi tilattujen palvelujen toteutumista osana sopimusohjausta. Ikäihmisten hyvinvoinnin ylläpitämisen ydinprosessissa toimii Ohjaus- ja valvontaryhmä, joka toteuttaa käytännön valvontaa. Ohjaus- ja valvontaryhmään kuuluu kaksi vanhusasiamiestä ja valvontakoordinaattori. Ryhmän tehtävänä on auttaa havaitsemaan riskit jo ennen ongelmien syntymistä ns. ennakoivasti ja tukea palveluntuottajia toimintansa kehittämisessä sekä ohjata omavalvonnan toteutumista. Ohjaus- ja valvontaryhmän työ perustuu tiedolla ohjaamiseen. Ryhmän toiminta ei korvaa lakisääteistä potilas- ja sosiaaliasiamiestoimintaa. Palvelun tuottaja Tuottaja arvioi ja kehittää omaa toimintaansa ja suorituskykyään palvelujen tuottamisen näkökulmasta (ks. omavalvonta). Tuottaja tuottaa sopimusseurantamenettelyyn tarvittavan tiedon ja arvioi sopimusten toteutumista yhdessä tilaajan kanssa. Kaupungin oman tuotannon johtokuntien yhtenä tehtävänä on laadun valvonta omilla vastuualueillaan (Tampereen kaupunki, Hyvinvointipalvelujen johtosääntö ). Sosiaali- ja potilasasiamiehet Asiamiesten tehtäviin kuuluu neuvoa ja tiedottaa asiakkaita ja potilaita oikeuksiensa käyttämisessä, avustaa asiakasta muistutuksen tekemisessä, toimia muutenkin asiakkaan oikeuksien edistämiseksi ja toteuttamiseksi; sekä seurata asiakkaiden ja potilaiden oikeuksien ja aseman kehitystä kunnassa ja antaa siitä selvitys vuosittain kunnanhallitukselle (Laki Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 2000/218 24, Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/ ). 11

12 Tampereen kaupungissa sosiaali- ja potilasasiamiehen kertomukset raportoidaan kaupunginhallitukselle vuosittain toukokuun loppuun mennessä. Tätä ennen raportit tuodaan lautakunnille soveltuvin osin lautakunnan tehtävän mukaan. Kaupunginhallitus on päättänyt , että kaupunginhallitukselle tuodaan vuosittain toukokuun loppuun mennessä selvitykset, jotka sisältävät toimenpiteet esiintuotujen epäkohtien korjaamisesta. Länsi- ja Sisä-Suomen Aluehallintovirasto (AVI) Tampereen kaupungin toiminnan lainmukaisuutta sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisessä valvoo Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto (SHL 3 ). 2.2 Riskien hallinta, hyvä hallintotapa ja laadunvarmistus Riskienhallinta sisältyy nykyaikaiseen hyvään johtamiseen osana jokapäiväistä toimintaa. Riskienhallinnanvastuu kuuluu kaikille, erityisesti tilivelvollisille esimiehille johtamansa toiminnan osalta (Hyvä johtamis- ja hallintotapa ja sisäinen valvonta ohje 2013). Valvontasuunnitelman yhtenä tavoitteena on ennakoida riskien syntymistä ja varmistaa valvonnan kohdentuminen oikeisiin asioihin palveluissa. Riskien arviointiin tulee sisällyttää keskitettyjen palvelujen ja ulkopuolisten palveluntuottajien mukanaan tuomat riskit. Riskienhallinta on prosessi, jonka avulla varmistutaan myös siitä, että yksikön toiminta vastaa strategian tavoitteita ja operatiivisia päämääriä. Riskienhallinnan keinoin varmistetaan myös raportoinnin luotettavuus sekä toiminnan lain- ja ohjeidenmukaisuus. Riskeillä tarkoitetaan epävarmuustekijöitä, joiden toteutuessa organisaatio tai henkilö kokee huomattavia menetyksiä. Toimintayksiköiden esimiesten on huolehdittava, että kriittisille toiminnoille on laadittu jatkuvuussuunnitelmat ja että niitä ylläpidetään sekä testataan säännöllisesti. Jatkuvuussuunnitelma otetaan käyttöön, kun toimintayksikkö ei selviä toimintaa uhkaavasta poikkeuksellisesta tilanteesta tavanomaisin toimenpitein. Pienempiin häiriöihin voidaan varautua näitä varten laadituilla ohjeilla sekä korjaamalla jo havaittuja puutteita laadunvarmistuksen keinoin (Hyvä johtamis- ja hallintotapa ja sisäinen valvonta -ohje 2013) Osana ikäihmisten palvelujen riskienhallintaa ja laadunvarmistusta tilaaja seuraa jatkuvasti palvelutarpeen kehitystä. Tilaaja varautuu pitkän aikavälin toiminnan muutoksiin hyvinvointisuunnitelmalla, joka toimii yhtenä riskienhallinnan välineenä. Vuositasolla toiminnan muutoksia analysoidaan vuosisuunnitelman avulla. Lisäksi talouden ja toiminnan seurantatietoja raportoidaan ikäihmisten palvelujen lautakunnalle kolme kertaa vuodessa. Riskien analysoinnissa tilaaja ylläpitää tilannekuvaa palvelujen laadusta ja oikea-aikaisesta kohdentumisesta aktiivisella viestinnällä tuottajien kanssa, seuraamalla suoritetietoja ja julkista keskustelua sekä kuntalaisten yhteydenottojen ja oman valvontatoiminnan avulla. 3 Valvonnan eri muodot 3.1 Ennakoiva valvonta Ikäihmisten palvelujen tilaajaryhmän tai Aluehallintoviraston neuvonta- ja ohjauspalvelu sekä tiedottaminen on puhelimitse tai postitse tapahtuvaa ennakoivaa valvontaa, 12

13 joka edesauttaa palvelutuottajia suunnittelemaan toimintaansa vaatimukset täyttäviksi. Tampereen kaupungin on annettava lausunto alueellaan sijaitsevien yksityisten sosiaalipalveluja tarjoavien palvelutarjoajien toimintaedellytyksistä (Valvontalaki 3 ). Lausunnon antaa ikäihmisten palvelujen tilaajapäällikkö. Luvan yksikön toiminnalle antaa Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintoviranomainen (AVI). Tuotettaessa palvelua useamman kuin yhden aluehallintoviraston toimialueella, myöntää Valvira toimiluvat (Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen valvontaohjelma ). Sellaisen palvelujentuottajan, joka Tampereella harjoittaa muuta kuin ympärivuorokautista sosiaalipalvelutoimintaa, on tehtävä ennen toiminnan aloittamista, olennaista muuttamista tai lopettamista kirjallinen ilmoitus Ikäihmisten palvelujen lautakunnalle. Tampereen kaupungin tulee ilmoituksen saatuaan selvittää yksityisen sosiaalipalvelun toiminnan edellytykset. Ikäihmisten palvelujen tilaajaryhmällä on ensisijainen vastuu ilmoituksenvaraisen toiminnan valvonnasta (Valvontalaki 6 ). Tampereen kaupungin tilaajaryhmän ostopalvelutiimi huolehtii, että palveluntuottaja on täyttänyt ilmoituslomakkeen kaikilta osin ja että ilmoitus sisältää tarvittavat liitteet. Tämän jälkeen kunta toimittaa Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirastoon kopion ilmoituksesta sekä oman lausuntonsa. Lausunnosta tulee ilmetä perusteltu arvio siitä, täyttääkö ilmoituksenvarainen palvelutoiminta yksityisten sosiaalipalvelujen valvonnasta annetussa laissa (Valvontalaki 3 ja 4 ) säädetyt edellytykset. 3.2 Sopimusvalvonta Sopimusvalvontaan kuuluu palvelusopimuksen seuranta, suunnitelmallinen valvonta sekä reaktiivinen valvonta. Palvelusopimuksissa on sovittu, että apulaispormestarilla, tilaajapäälliköllä tai hänen valtuuttamallaan henkilöllä on oikeus suorittaa tarkastuskäyntejä ja haastatella asiakkaita sekä henkilökuntaa arvioidakseen muun muassa palvelujen tuotantotapoja, -prosesseja, toimintatapoja, tehokkuutta ja lainmukaisuutta. Sopimusseuranta Sopimusseuranta on palvelutuottajan kanssa tehdyn sopimuksen toteuman valvontaa. Välineinä ovat sopimuksessa mainitut mittarit, sopimusseurantaneuvottelut sekä kannustejärjestelmät, suunnitelmallinen valvonta ja reaktiivinen valvonta. Sopimusseurantaa dokumentoidaan järjestelmällisesti. Sopimusseurantaneuvotteluista laaditaan muistiot, jotka sopimusosapuolet hyväksyvät. Valvontakäynneistä laaditaan raportit, johon palvelutuottaja voi antaa oman vastineensa. Dokumentoinnin tulee olla avointa ja vastavuoroista. Suunnitelmallinen valvonta Sopimusseurannan osana toteutetaan suunnitelmallista valvontaa. Palvelutuotannon valvonnan tulee olla hyvin suunniteltua ja järjestelmällistä. Näin pidetään huolta siitä, että kaikki palvelut toimivat asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Vuosittain päivitettävässä valvonnan toimeenpanosuunnitelmassa asetetaan valvonnan tavoitteet ja kohteet. Suunnitelmaperustainen valvonta muodostaa suurimman osan kaikesta valvontatoiminnasta. Valvontakäynneistä ilmoitetaan etukäteen valvottaville yksiköille tai ne voidaan tehdä ilmoittamatta. 13

14 Reaktiivinen valvonta Reaktiivinen valvonta on luonteeltaan yksittäisten tapausten jälkivalvontaa. Valvontakäynnit suoritetaan usein lyhyellä varoitusajalla tai välittömästi. Valvontakäynnistä ei yleensä ilmoiteta valvottavalle yksikölle etukäteen. Valvontakohteet valikoituvat kuntalaisten yhteydenotoista, julkisesta keskustelusta tai tilaajan omasta harkinnasta. 3.3 Omavalvonta Ikäihmisten hyvinvoinnin ylläpitämisen tilaajaryhmä arvioi säännöllisesti omaa päätöksentekoprosessiaan. Omavalvonnan toteuttaminen on osa tilaajaryhmän toimintaa. Omavalvonnan tarkoituksena on taata, että viranomaispäätökset tehdään samojen linjausten ja periaatteiden mukaisesti. Tilaajaryhmän omavalvonta kohdentuu asiakirjavalvontaan. Omavalvonta tapahtuu säännöllisenä vertaisarviointina, niin että esimerkiksi asiakasohjaajat arvioivat toistensa päätöksiä. Tarvittaessa viranomaispäätöksistä ja käytännöistä suoritetaan itseoikaisu. Palvelutuottajien tulee jatkuvasti täyttää sovitut toimintaedellytykset. Tästä johtuen myös palvelutuottajien toimintakyvyn omavalvonnan on oltava säännöllistä. Palvelutuottajien omavalvontajärjestelmää arvioidaan osana valvontatoimintaa. Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen valvonnassa korostuu palveluntuottajien oma vastuu toiminnan asianmukaisuudesta ja tuottamiensa palvelujen laadusta sekä asiakas- ja potilasturvallisuudesta. Työnantajan vastuulla on valvoa toimintayksikkönsä tiloja, siellä työskentelevän henkilökunnan osaamista sekä laitteiden toimintaa. Vain työnantajalla on mahdollisuus organisoida ja ohjeistaa toimintansa, seurata ja arvioida sitä reaaliaikaisesti ja tarvittaessa puuttua epäkohtiin välittömästi sekä varmistaa palvelujen saatavuus sekä asiakas- ja potilasturvallisuus ajoissa. Yksityisillä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajilla on lakisääteinen velvollisuus kirjallisen omavalvontasuunnitelman tekemiseen. Vuoden 2015 alusta velvollisuus ulottuu myös julkisiin vanhuspalveluihin. Julkisen terveydenhuollon toimintayksikön on laadittava suunnitelma laadunhallinnasta ja potilasturvallisuuden täytäntöönpanosta. Myös vuoden 2015 alusta voimaan tullut muutos muistutusmenettelyn ensisijaisuudesta kanteluun nähden korostaa omavalvonnan merkitystä. Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämistä koskevan lain (HE 324/2014, laki ei voimassa) mukaan sekä palvelujen järjestämis- että tuottamisvastuussa olevien on laadittava omavalvontaohjelma. Palveluntuottajan on laadittava toiminnan asianmukaisuuden varmistamiseksi omavalvontasuunnitelma, joka kattaa kaikki palvelujen tuottajan sosiaalipalvelut sekä palvelukokonaisuudet. Palvelun tuottaja vastaa siitä, että asiakkaalle järjestettävä palvelukokonaisuus täyttää sille asetetut vaatimukset. (Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen valvontaohjelma ). Omavalvontaa suoritetaan myös asiakkaiden ja omaisten tekemien muistutusten asianmukaisen käsittelyn avulla. Palvelutuottajien tulee tiedottaa ikäihmisten palvelujen tilaajaryhmää kaikesta laadullisesti tai määrällisesti merkittävästä asiakaspalautteesta. Kuntalaisten antamasta asiakaspalautteesta ja muistutuksista raportoidaan ikäihmisten palvelujen lautakunnalle vuosittain laadittavassa valvontakertomuksessa. 14

15 4 Yleiset valvonnan käytännöt Valvottavan kohteen valinta Valvontakäynti Seuraukset Seuranta Raportointi Kuva 2. Valvontaprosessi 4.1 Valvottavien yksiköiden/ kohteiden valinta Tilaaja tekee tarkastuksia vuosittaiseen valvontasuunnitelmaan kirjattujen tavoitteiden ja painopistealueiden mukaisesti. Lisäksi tarkastustoiminnan kohteiden valinnassa käytetään omaa tilannekuvaa ja kuntalaisten yhteydenotoista muodostuvaa tietoa. Palvelujen valvonnan suunnittelussa tehdään tiivistä yhteistyötä aluehallintoviranomaisten kanssa. Tampereella Ikäihmisten palvelujen valvontasuunnitelman yhtenä pohjana ovat Valviran valtakunnalliset ohjeet: Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen valvontaohjelma Valvontakäynti Kuva 3. Valvontakäynnin prosessi Valvontakäynnit suorittaa ensisijaisesti Tilaajaryhmän Ikäihmisten hyvinvoinnin ylläpitämisen Ohjaus- ja valvontaryhmä. Ennen tarkastusta lähetetään kohteeseen tarkastuksen ennakkotietolomake vähintään viisi arkipäivää aikaisemmin. Valvontakäynnillä on läsnä myös tarkastettavan kohteen edustaja. Valvontakäynnillä haastatellaan ja kuullaan mahdollisuuksien mukaan myös asukkaita/ asiakkaita, heidän läheisiään sekä työntekijöitä. Lisäksi mukana voi olla tarpeellisia asiantuntijoita kuten työsuojeluvaltuutettu, luottamushenkilö, ym. Valvontakäynnin aikana käsitellään ennakkotietolomakkeeseen kirjatut tiedot. Valvontakäyntiä varten tulee palvelutuottajan ilmoittaa tiedot henkilöstön määrästä, koulutuksesta ja mitoituksesta. Palveluntuottajan tulee varautua esittelemään toimin- 15

16 taansa. Käynnin aikana tutustutaan palveluntuottajan tiloihin ja käytäntöihin valvontalomakkeen mukaisesti. Valvontakäynnin suorittaja voi tarvittaessa ottaa valokuvia käynnin aikana. Valvontakäynnistä laaditaan raportti, jossa todetaan mahdolliset jatkotoimenpiteet. Palveluntuottajalla on mahdollisuus antaa vastine raporttiin. Valvontaraportit toimitetaan Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirastoon. Tilaaja laatii vuosittain tarkastustoimintakertomuksen Ikäihmisten palvelujen lautakunnalle. 4.3 Valvontakäynnin muistilista Ennen valvontakäyntiä Arvio, ilmoitetaanko valvontakäynnistä tarkastettavalle yksikölle Ennakkotietolomakkeen lähetys viisi päivää aikaisemmin (liite 1) Käydään läpi yksikön kanssa tehty palvelusopimus Valvontakäynnin aikana Tutustutaan yksikön toimintaan ja käytäntöihin Keskustellaan havaituista epäkohdista Sovitaan alustavat jatkotoimenpiteet Valvontakäynnin jälkeen Laaditaan valvontakertomus Palveluntuottajalla mahdollisuus antaa vastine Päätetään valvontakäynnin seuraamuksista Päätetään sitovat jatkotoimenpiteet ja aikataulut Toimenpiteiden seuranta Vuosittainen raportointi lautakunnalle 4.4 Valvonnan seuranta ja toimenpiteet Mikäli tarkastuskäynnillä ilmenee epäkohtia, joiden korjaaminen on tarpeen, annetaan palveluntuottajalle mahdollisuus kommentoida asiaa tarkastuskertomukseen. Tarkastuksen suorittaja voi myös kommentoida sitä, mitä toimenpiteitä on jo sovittu suoritettavaksi ja mihin kyseisten toimenpiteiden toteuttamisen määräaika on sovittu. Mikäli valvonnassa havaitaan puutteita palvelusopimukseen nähden voi tilaaja: Antaa ohjeet ja aikataulut tilanteen korjaamiseksi Antaa huomautuksen Antaa varoituksen Asettaa uhan sanktion lankeamisesta, jos tilannetta ei korjata määräaikaan mennessä Irtisanoa/Purkaa palvelusopimuksen 16

17 Valvontakäynnillä sovitaan seurantatoimenpiteistä ja määräajoista. Valvontaraportti tulee käsitellä valvonnan kohteena olevassa yksikössä. Tilaajalle tulee toimittaa selvitys valvontakäynnin käsittelystä ja aiheutuneista toimenpiteistä yksikössä tai toiminnassa. 4.5 Raportointi lautakunnalle Tilaajayksikkö laatii vuosittain valvontatoimintakertomuksen ikäihmisten palvelujen lautakunnalle. Kertomus sisältää selvityksen vuoden aikana toteutetusta valvontatoiminnasta, havaituista puutteista ja seurantatoimenpiteistä sekä palvelutuottajien toimenpiteistä. Lisäksi kertomus sisältää ikäihmisten palveluista annetut muistutukset ja valitukset, sekä niistä seuranneet toimenpiteet. Samalla arvioidaan valvontatoiminnan kehittämistarpeet ja painopistealueet seuraavalle vuodelle. Raportti esitetään ikäihmisten palvelujen lautakunnalle vuosittain toukokuun loppuun mennessä. 17

18 II TOIMEENPANO-OSA 5 Valvontakohteet 5.1 Omaehtoinen toiminta ja ennaltaehkäisevän työn palvelut korttelikerhotoiminta palvelukeskustoiminta osallistava kulttuuritoiminta palveluliikenne PALI 5.2 Kotona asumista tukevat palvelut Kotihoito Tehostettu palveluasuminen Palveluasuminen Kotikuntoutus Poliklinikkatoiminta (Geripoli) 80-vuotiaiden terveystarkastukset Ikäihmisten ravitsemusterapia Läntisen kotihoidon alueen omalääkäripalvelu Päiväkeskustoiminta Suun terveydenhuolto Veteraanikuntoutus Kotihoidon tukipalvelut, mukaan lukien harkinnanvaraiset henkilökuljetukset 5.3 Sairaala- ja pitkäaikaisen laitoshoidon palvelut Vanhainkotihoito Sairaalahoito ja kuntoutus 6 Valvonnan painopisteet Tässä suunnitelmassa määritellään ne painopistealueet, joihin vuoden aikana toimintaa tullaan kohdistamaan. Samalla arvioidaan, kuinka paljon suunnitelmallista tarkastustoimintaa tullaan vuoden aikana suorittamaan. Vuonna 2015 painopistealueena ovat palvelu- ja hoitosuunnitelmat ja päivittäiskirjaaminen, jotka nousivat esiin vuoden 2014 valvontaraportissa. Valvontaa kohdistetaan erityisesti asiakkaan ja läheistensä tahdon näkymiseen palvelu- ja hoitosuunnitelmissa. Lisäksi tarkastellaan kuinka hyvin päivittäiskirjaaminen kuvaa asiakkaan tilannetta. 18

19 6.1 Valvontakäynnin osa-alueet Valvontakäynnillä läpikäydään seuraavat osa- alueet niiltä osin, kun ne koskevat valvottavan kohteen toimintaa. Toiminnan johtaminen Laadunhallinta ja omavalvonta Asiakasrakenne Henkilöstön ammatillinen kelpoisuus ja mitoitus Tilat, laitteet Turvallisuus Lääkehoidon järjestäminen Palvelu- ja hoitosuunnitelma Päivittäinen kirjaaminen Asiakkaan asema ja oikeudet Yhteistyö omaisten/läheisten kanssa Päiväohjelma Viriketoiminta Ulkoilu Ravinto ja ruokahuolto Hygienia Tietosuoja 6.2 Valvonnan kohdentaminen vuonna Tarkastuksen kohde Sairaalahoito 3 Vanhainkotihoito 4 Tehostettu palveluasuminen Suunnitelmalliset valvontakäynnit Palveluasuminen 5 19

20 Kotihoito 20 Päivätoiminta 2 Palvelukeskus 2 Lyhytaikainen hoito 2 Orivesi 5 Yhteensä 63 Reaktiivista valvontaa suoritetaan tarpeen mukaan. 7 Kuntakokeilu Tampereen kaupunki osallistuu kuntakokeiluun vuosina Kuntakokeilussa on tarkoitus kokeilla sellaisia säädösmuutoksia ja muita toimenpiteitä, joiden avulla kunnat voivat poikkihallinnollisesti kehittää palvelurakennettaan ja säästää kustannuksiaan. Kuntakokeiluohjelman tarkoituksena on myös edistää asiakaslähtöisten ja monialaisten toimintatapojen kehittämistä ja käyttöä. Monialainen työskentely antaa mahdollisuuden yhdistää resursseja asiakkaiden kokonaisvaltaisten palvelujen toteuttamiseksi. Laki kuntakokeilusta (1350/2014) tuli voimaan ja se on voimassa vuoden 2016 loppuun. Kokeilun tavoitteiden toteutumisen seurannasta on tehty kokeiluja koskeva sopimus valtion ja kuntien välillä. Tampereen ja kuntaryhmän sopimuksen osapuolina ovat Tampereen kaupunki vastuu-kuntana, Nokian ja Ylöjärven kaupunki sekä Kangasalan, Pirkkalan ja Vesilahden kunnat, valtiovarainministeriö, opetus- ja kulttuuriministeriö. Tampereen kaupunki on ikäihmisten palveluiden osalta mukana kunnan toiminnan valvontaa koskevassa kokeilussa. Tavoitteena on valvonnan kehittäminen Tampereen kaupungin ikäihmisten palveluissa kohti indikaattoriperusteista valvontaa sekä vahvistaa omavalvonnan roolia. Päämääränä on siirtyä valvonnassa normiohjauksesta informaatio-ohjaukseen sekä siirtää painopistettä ennakoivaan valvontaan ja tiedolla ohjaamiseen. Kokeiluhankkeessa ei ole tarkoitus heikentää palvelujen laatua vaan kohdentaa henkilöstöresursseja joustavasti. 20