SYSTEEMIÄLY LIIKE-ELÄMÄSSÄ. Myönteisen vaikuttamisen opas

Transkriptio

1 SYSTEEMIÄLY LIIKE-ELÄMÄSSÄ Myönteisen vaikuttamisen opas Emmi Kuortti Christa-Maria Määttänen Rebekka Leino Helmikuu 2016 Liiketalous Yrittäjyys ja tiimijohtaminen

2 2 SISÄLLYS JOHDANTO Systeemiäly Systeemiälyn portaat Termin rajaus ja merkitys Systeemin parantaminen Systeemissä käytetään hyväksi murrosvaiheita Kuka on systeemiälykäs? Systeemiäly organisaatiossa LÄHTEET... 13

3 3 JOHDANTO Peter Senge kirjassaan Fifth Discipline tähdentää, että rakenteet synnyttävät käyttäytymistä. Sengen ajatuksen valossa voidaan ajatella, että esimerkiksi yrityksen rakenteet ovat voimakkaampia kuin yksilön oma tahto. (Fifth Discipline, Senge) Tähän vastaiskuna Saarinen ja Hämäläinen sanovat, että käyttäytymisellä on kykyä synnyttää rakenteita ja tästä näkökulmasta katsellen meillä itsellämme on mahdollisuus vaikuttaa muun muassa työpaikan systeemiin. Miten jo olemassa olevia systeemejä sitten muutetaan? Arjessaan ihminen toimii parhaalla katsomallaan tavalla. Toiminnallaan ihminen vaikuttaa tietoisesti tai tiedostamattaan muihin ja mahdollisesti suoraan systeemiin.

4 4 1 Systeemiäly Systeemisellä älykkyydellä tarkoitetaan älykästä toimintaa juuri jossakin tietyssä tilanteessa, jossa sillä hetkellä satumme olemaan. Se on oman elämän sosiaalisten systeemien parantamiseksi tähtäävien systeemi-interventioiden toteuttamista systeemivaiston ja - ajattelun pohjalta. Painopiste on sosiaalisten systeemien parantamisessa, joka tapahtuu toiminnan kautta. Systeemiälyn ei kuitenkaan tarvitse olla tietoista, joten ihminen voi toimia ilman, että tarvitsee hahmottaa systeemejä tietoisella tavalla. Usein se onkin juuri tiedostamatonta, niin sanotusti eräänlaista herkistyneisyyttä, jonka seurauksena toimii systeemiälykkäästi sitä huomaamatta. (Martela, Systeemiäly 2013) Esa Saarisen ja Raimo P. Hämäläisen mukaan systeeminen äly voidaan jakaa kahdeksaan osaalueeseen, joita ovat systeemin havaitseminen, herkistyminen, oman toiminnan pohtiminen, myönteisen kautta vaikuttaminen, avoimuus uusille ideoille, tehokkuus, viisaus ja myönteinen asenne. (Hämäläinen, Saarinen, Being Better, Better 2014) Systeemiälyn älykäs hyödyntäminen vaatii kaikkien osa-alueiden tarkastelua ja prosessinomaista käyttöönottoa. Systeemin havaitseminen on ensimmäinen askel ja se ei vaadi itsessään vielä toimenpiteitä. Systeemiäly toteutuu vasta, kun päätös toiminnan toteutumiselle on tehty. (Hämäläinen, Saarinen) Systeemin havaitsemisen vaikea osuus on havainnoinnin objektiivisuus ja havainnointi ilman väkinäisyyttä ja vääristelyä. Systeemiä pitäisi alkaa tarkastella arkipäiväisesti ja kokonaisuutena. (Slotte, Sebastian) 1.1 Systeemiälyn portaat Systeemille herkistyminen tarkoittaa systeemisesti älykkäiden tilanteiden näkemistä joka puolella ja niihin heittäytymistä. Toimiminen on luontevaa ja havainnointi tapahtuu jo automaattisesti. Oman toiminnan pohtiminen tulee olla kriittistä ja objektiivista. Jotta toimintaa voi kehittää, yksilö voi tarkastella aikaisempien tapojen merkityksellisyyttä ja toimivuutta. Paras tapa vaikuttaa yhteisöön ja omaan työpaikkaan on myönteisyys. Etsi itsellesi kumppaneiksesi ne, jotka on helppo innostaa ajamaan samaa asiaa. Innostuneisuus leviää ja se on vapauttavaa. Positiivinen vaikuttamistapa antaa kaikille mahdollisuuden valita; keskustelu on yhtä aikaa vastuullinen ja vapauttava. Näin pystytään poistumaan pe-

5 lon ilmapiiristä ja kukaa ei tunne oloaan uhatuksi, joten ei ole tarkoituksenmukaista vastata myönteiseen lähestymiseen hyökkäävästi. 5 Ihmiset tuntevat olonsa hyväksytyksi ja löytävät äänensä dialogitilanteissa, kun on yteisön yhteinen arvo. Se perustuu luottamukselle ja sille, että muita ja omia ideoita arvostetaan. Työyhteisön ilmapiiri voi näin vapauttaa ihmisten piilossa olevia voimavaroja. Tärkeintä on saada kaikista jäsenistä mahdollisimman paljon irti. Tehokkuus syntyy muun muassa strategisesti näkyvien rakenteiden kautta. Niitä on helppo hioa palavereissa ja saada menetelmät vastaamaan liiketoiminnan tarpeita mahdollisimman hyvin. Tällaisessa prosessissa kummittelee aina myös näkymätön systeemi, joka pitää sisällään ihmisten kokemukset, tulkinnat sekä mielipiteet ja merkitykset tehtävästä asiasta. Onkin tärkeää muistaa yhteisön ihmiset tämänkaltaisissa muutostilanteissa. Saarinen ja Hämäläinen kiteyttävät viisauden kultaisen säännön perusideaan: tee toisille niin kuin toivoisit toisten tekevän sinulle. On tilanteita, joissa esimerkiksi taloudellinen voitto hämärtää päättäjien silmiä. Ei aina ehkä tehdä niin, että ajatellaan jokaisen työntekijän parasta. Viimeisellä systeemiälykkyyden portaalla palataan omaan asenteeseen. Pienellä omalla asennemuutoksellasi tai oikeanlaisella systeemi-interventiolla on ruutiydin, joka oikeaoppisesti räjähtäessään murskaa ja luo systeemin uudella tavalla kuin Fenix-linnun. Oman asenteen muutoksen jälkeen voi nauttia kerrannaisvaikutuksista. Tämä voi muuttaa ihmisen maailmanhahmottamistapaa radikaalisti. (Hämäläinen, Saarinen) 1.2 Termin rajaus ja merkitys Systeemiäly rajataan koskemaan vain sosiaalista kanssakäymistä, joten systeemit rakentuvat inhimillisistä toimijoista. Systeemi näkyy ihmisten luomissa rakenteissa, kuten sosiaalisessa mediassa ja muissa kommunikaatiokanavissa sekä kulttuurissa ja normeissa. (Martela, Systeemiäly 2013) Kommunikaation kanavat lisääntyvät digitalisaation myötä, joten systeemit monimutkaistuvat. Ennen ihmisten oli mahdollista vaikuttaa esimerkiksi työtovereihinsa ainoastaan olemalla fyysisesti läsnä. Nykyään väärinymmärrysten määrä kasvaa, kun viestitään digitaalisesti ja vastaanottaja ei pääse tulkitse-

6 6 maan toisen ilmeitä, eleitä tai äänenpainoja. Yrityksen kulttuuri sisältää usein paljon hiljaista tietoa, jota ei välttämättä kerrota uudelle työntekijälle heti perehdytyksessä. Kukaan ei kuitenkaan istu aamupalaverissa oikealla sijaitsevaan reunatuoliin, koska se on IT-hemmon paikka tai pomoa kuuluu aina tervehtiä yhtä iloisesti kuin muitakin, vaikka tervehdystä ei kuulu takaisin. Systeemin tunnusomaisia piirteitä ovat siihen liittyvät vuorovaikutukset ja dynamiikat ajassa ja tilassa. Systeemiäly taas on juuri käytännön toimintaan sidottua älyä - luovaa tarkoituksenmukaisuutta kaikessa toiminnassa. Systeemiälyn tutkimus on halua tiedostaa systeemejä, joihin itse kuulumme, joihin vaikutamme niiden samalla vaikuttaessa meihin. Systeemiälytutkimuksessa on kyse halusta hahmottaa tuntumallista tietoa, aavistusta, tilannetajua, pelisilmää, tervettä järkeä käytännössä, viisautta kokonaisuudet huomioiden inhimillistä vuorovaikutus- ja jatkovaikutustaitoa, käsityskykyä osin käsittämättömässä, elämäntaitoa toisten kanssa ja yhteistoiminnassa suhteessa arvaamattomaan. (Systeemiäly 2006) Toiminnan vaikuttavuus syntyy ihmisten välisissä vuorovaikutustilaneissa. Kun systeemin toimintaan halutaan positiivista muutosta, tarvitaan jokin inhimillinen muutosvoima, joka käynnistää halutun muutoksen. Jopa yksittäisen ihmisen positiivinen teko voi olla laukaiseva tekijä muutokselle. Muutos kokonaissysteemissä tarkoittaa aina myös muutoksia siinä toimivien organisaatioiden ja henkilöiden rooleihin. Systeemin muutokseen sitoutuu sitten vasta todella, kun pystyy ymmärtämään ja hyväksymään oman muuttuvan roolin ja alkaa toimia sen mukaisesti. (Positio 2/2010) Systeemiälyn kenttää tutkiessa selviää, että tieteellisesti hankalasti tartuttavat aiheet kuten intuitio ovat enemmän kuin oleellisia systeemiälyn aihepiirissä. Nimenomaan alitajunta, tiedostamaton ja intuitio ovat kaikki osa sitä kätännöllisen älykkyyden mahdollistavaa ajatteluprosessia, josta suurin osa koko ihmisen aivokapaisteettia koostuu. (Kulovesi,Systeemiälyn pyskologiaa 2006) Systeemisen hahmottamisen todellinen kulmakivi on kokonaisuuteen sisältyvien vuorovaikutusten havaitseminen ja niiden luonteen ymmärtäminen. Systeemiälyn kannalta onkin välttämätöntä muodostaa karkeita systeemikuvauksia, jotka kuitenkin onnistuvat kaappaamaan kaiken oleellisen.

7 7 Systeemiälykäs ihminen osaa toimia järkevästi monimutkaisissa systeemirakenteissa. Kokonaisuus muovaa häntä ja hän osaltaan itse muovaa kokonaisuutta - usein intuitiivisesti, vaistomaisesti, tiedostamattaan mutta tavalla, jota on olennaisen tärkeä ymmärtää. Systeemiälykäs ihminen osaa siis lukea systeemiä ja näin ollen hän osaa ottaa huomioon ympäristönsä lisäksi myös itsensä.

8 8 2 Systeemin parantaminen Kun halutaan parantaa systeemiä, on nähtävä ensin, mikä on systeemiälyn tavoite. Systeemeitä voidaan parantaa joko oman edun nimissä eli tehdä muutoksia itseä varten tai toinen vaihtoehto voi olla pyrkiä parantamaan systeemeitä niiden kokonaisuuden kannalta eli pyrkiä parantamaan mahdollisimman monen systeemiä. 2.1 Systeemissä käytetään hyväksi murrosvaiheita Systeemiä on aina helpoin alkaa muuttamaan murrosvaiheessa. Ihmiset suhtautuvat hyvin eri tavalla muutoksiin: toiset kokevat suurta tuskaa uudesta toimitilasta, kun taas toisille ei ole mitään väliä, missä he työskentelevät ja itse asiassa jopa löytävät positiivisuuden muutoksesta. Systeemi on aina kompleksinen kokonaisuus ja systeemiälykäs huomioi, kuinka yksi osa muuttaa muita osa-alueita. Esimerkiksi Proakatemian muutto vaikutti yhteisön systeemiin radikaalisti. Uudet pajakäytännöt tekivät kahvinjuonnista mahdotonta pajatiloissa, mutta kahvinjuonti siirtyi tällöin keittiöön ja uuteen kahvioon, jota ei vanhoissa tiloissa ollut lainkaan. Muutos on tehty älykkäästi kuunnellen systeemiä, sillä on nähty uuden rajoituksen vaikutus kulttuuriin. Jo suunnitteluvaiheessa kahvioon on laitettu enemmän rahaa kuin, mikä olisi ollut välttämätöntä. Tämä sai kuitenkin aikaan tyytyväisiä kahvinjuojia. 2.2 Kuka on systeemiälykäs? Tietoisella tasolla tapahtuvaa systeemien havainnoimista kutsumme nimellä systeemiajattelu. Tiedostamattomalla tasolla tapahtuvasta systeemien havainnoinnista voidaan puolestaan käyttää termiä systeemivaisto. (2005 systeemiäly) Ollaksesi systeemiälykäs ei riitä, että hahmotat asiat systeemisesti ja näet systeemeissä mahdollisesti olevat interventiomahdollisuudet. Systeemiälykkyys sisältää myös toiminnan, eli tämä tarkoittaa sitä, että ei ole olemassa systeemiälykästä ajattelua, on olemassa vain systeemiälykästä toimintaa. Vasta siis toimiessasi systeemin kannalta älykkäällä tavalla lunastat oikeutesi kutsua itseäsi systeemiälykkääksi. (Systeemiäly 2005)

9 Jos halutaan saada ryhmä innostumaan systeemiälykkään toiminnan seurauksena, innostumisen edellytyksiä ovat: 9 1. Usko siihen, että ryhmä voi saada aikaiseksi paljon enemmän ja parempaa 2. Tyytymättömyys ryhmän laimeaan ilmapiiriin tai tuotokseen 3. Ymmärrys tilannetta säätelevästä systeemistä 4. Taito ja rohkeus tehdä systeemiä muuttavia interventioita 5. Intervention muutosvoiman kertautuminen koko ryhmään Ryhmässä on oltava vähintään yksi henkilö, joka uskoo, että ryhmällä on mahdollisuus saada aikaan nykyistä enemmän ja paremmin. Usko perustuu kykyyn nähdä paitsi se, mitä syntyy, myös se, mitä ei synny.

10 10 3 Systeemiäly organisaatiossa Kukoistavassa organisaatiossa jokaisella työntekijällä on tilaa kukoistaa. Lähtökohtaisesti organisaatioissa päätöksenteko perustuu pääsääntöisesti lukuihin ja teknisesti rakennettuihin johtamismalleihin. Tuloskeskeisessa ajatusmallissa hyvä tulos tarkoittaa, että työntekijät ovat ahkeria ja voivat hyvin. Torniainen (2014) mainitsee, että olisi hyvä muistaa kaiken tämän keskellä olevan kuitenkin ihminen. Hän kokee, että ihmisen toimintaa ei tulisi numeroistaa, vaan tämä tulisi nostaa päätöksenteon keskiöön. Näin toimimalla: 1. Jokainen työntekijä voi kukoistaa oikeissa olosuhteissa. 2. Oikeat olosuhteet tulisi luoda jokaiselle työntekijälle ja se tehtävä kuuluu johtajalle. Systeemiälyn mukaisesti johtajalla on vastuu yrityksen tuloksesta. Hänellä on kuitenkin myös vastuu työntekijöistään ja mikäli he pääsevät kukoistamaan työssään, on sillä aina positiivinen seuraus myös yrityksen liiketoimintaan ja tulokseen. Kolikon kääntöpuolena on se, että ajaessaan organisaation päämäärää, työntekijän valinnanvapaus ja autonomisuus ovat vaarassa rajoittua. Työntekijän kukoistus ei tapahdu automaattisesti, vaikka oikeat olosuhteet olisikin luotu, vaan tämän tulee itsekin ottaa vastuuta omasta tekemisestään. Kukoistamisen mahdollisuus on olemassa, jos kaikki puhaltavat yhteen hiileen ja ovat vastuussa toiminnastaan niin itselleen kuin muillekin. (Torniainen 2014, 71.) Kukoistamisen estämiselle voidaan määrittää kolmenlaisia vaikutuksia. Ensimmäisenä ihminen rajoittaa tietoisesti näkemystään asioista, jolloin tämä ajattelee asioita syyseuraussuhteiden lailla, vaikka pitäisi ajatella systeemiajattelua hyödyntäen. Tätä ajattelumallia käyttäen havaitaan lisää toimintamahdollisuuksia. Systeemiälyteorian mukaan ihminen itse on esteenä kukoistumiselleen. (Torniainen 2014, 72.) Toisena tärkeänä asiana on työilmapiiri, joka voi joko tukea tai kannustaa kukoistamisen mahdollisuutta. Työpaikalla muodostuneet systeemiset vuorovaikutukset voivat siis pahimmassa tapauksessa latistaa ihmisen kukoistuksen tai parhaimmassa tapauksessa kannustamalla tuoda kukoistumisen esille ja kohottaa sitä. (Torniainen 2014, 72.)

11 11 Kolmantena korostuu johtajan esimerkillinen johtaminen. Hän voi omalla toiminnallaan saada työntekijänsä kukoistamaan, jolloin johtajan käytöksellä on suuret vaikutusmahdollisuudet. Päinvastaisessa ilmiössä johtajan negatiivinen läsnäolo kutistaa työntekijöiden kukoistuksen täysin. (Torniainen 2014, 72.) Kukoistavassa organisaatiossa jokainen voittaa : työntekijät kukoistavat tehtävissään, jolloin yritys kukoistaa myös bisneksen näkökulmasta. Yrityksellä on mahdollisuus olla myös supertuottava, jolloin työntekijöistä saadaan laadullisesti enemmän irti. Jokainen työntekijä ottaa vastuuta omista työtehtävistään ja omasta kukoistuksestaan. Johtajan vastuulla on vaalia sitä, että jokaisella työntekijällä on mahdollisuus kukoistukselle ja mahdollisesti pystyy käynnistämään kukoistuksen ilmapiirin koko organisaatioon. (Torniainen 2014, 72.) Kukoistava organisaatio edellyttää työntekijöiltään vahvaa sitoutumista yritykseen sekä ison panoksen antamista, jotta määriteltyihin tavoitteisiin päästään. Systeemiajattelussa ihanteellisinta olisi tilanne, jossa työntekijät haluaisivat tehdä töitä itsensä vuoksi, eikä vain välineenä saada palkkaa. Tällöin työstä tulisi löytää merkityksellisyys ja sisältö. Onko idea liian absurdi? (Torniainen 2014, 73.) Systeemiälykkääksi toiminnaksi voidaan kutsua toimintaa, joka edesauttaa omien mielenkiintojen, sisäisten kyvykkyyksien, henkilökohtaisen mestaruuden tai inhimillisen kukoistuksen lisäksi systeemin muita jäseniä, siten että edellä mainitut seikat eivät haittaa systeemin kokonaistoimintaa vaan mahdollisesti jopa parantaa sitä. Systeemiälykäs toimiminen on mahdollista, jos systeemissä mukana olevat ottaa omasta toiminnasta, omasta ja muiden kukoistamisen mahdollisuudesta henkilökohtaisen vastuun. Tällöin tulee miettiä, mikä se jokaisen oma henkilökohtainen vastuu on omassa asemassaan. (Torniainen 2014, ) Ajallinen tapahtuma kukoistavan organisaation toteutumisesta:

12 (Torniainen 2014, 77.) 12

13 13 LÄHTEET Torniainen, Peter Luettu Systeemiälykkyys inhimillisessä toiminnassa. Mäkelä, Jaana Luettu Systeemiäly - älykästä inhimillistä toimintaa systeemin parhaaksi Hämäläinen, Saarinen Systeemiäly Hämäläinen, Saarinen Systeemiäly