Tiedottaminen ja viestintä Lions-toiminnassa

Transkriptio

1 Tiedottaminen ja viestintä Lions-toiminnassa Ari Häkkinen LC Lappeenranta Lähde: Lions-liiton viestintäjohtaja (MD-PRC) Thorleif Johansson 1

2 Sisäinen tiedottaminen Tietoa valutetaan organisaatiossa ylhäältä alaspäin. Tieto vähenee koko ajan alaspäin mentäessä. Yleinen tapa perinteisessä organisaatiossa. Ulkoinen tiedottaminen Tietoa painetaan ulospäin Tiedotteet Tiedotustilaisuudet Tieto vähenee joka vaiheessa. Usein organisaatio tyytyy tähän. 2

3 Viestintä Nykyään puhutaan viestinnästä. Tieto kulkee sekä ylhäältä alas että että alhaalta ylös. Viestintä perustuu vuorovaikutukseen. Viestintävastuu on kaikilla ja jokainen ottaa vastuuta viestinnästä. Toimiva viestintä organisaatio menestyy. Viestintä mukana kaikissa tehtävissä. Viestintä on parhaimmillaan on tiedonkulkua, vuorovaikutusta ja yhteisöllisyyttä. Viestintä on johtamista ja johtaminen on viestintää. 3

4 Lions-viestintä Viestijätahoja Lion, klubi, lohko, piiri, piirin toimikunnat, Lions-liitto, Leijonalehti, päämaja Presidentti, LPJ, APJ, PK, toimikuntientien pj:t, liiton pj., kv-pres. Suuri yleisö Lion viestinnässä Viestintä onnistuu vain yhteistyöllä. Presidentti tarvitsee klubin tukea. Piirihallitus tarvitsee presidenttien ja klubien apua. Lions-liiton johto tarvitsee piirihallitusten apua ja päinvastoin. 4

5 Uutinen Vastaa kysymyksiin Kuka teki/kenelle tapahtui? Mitä tapahtui? Missä tapahtui? Milloin tapahtui? Mahdollisesti myös Miten? Miksi? Uutisen rakenne Suoraan asiaan Otsikossa kaikkein tärkein Ingressissä tärkeä Tekstissä vähemmän tärkeä Tietoa eritellään, taustoitetaan ja kerrotaan yksityiskohtia Turha pois! 5

6 Myyntimalli Kuva myy otsikon. Otsikko myy ingressin. Ingressi myy jutun. Väliotsikot jäsentävät/ hahmottavat tekstin. OTSIKKO INGRESSI TEKSTI 6

7 Otsikko Tiivistää jutun sisällön. Houkuttelee lukemaan. Kertoo näkökulman asiaan. Otsikko voi olla pitkäkin. Tärkein asia otsikkoon. Uusin, suurin. Erikoisin, harvinaisin, yllättävin. Vaikuttavin, koskettavin, merkittävin. Läheisin. Paikallisesti, sosiaalisesti, taloudellisesti. OTSIKKO INGRESSI TEKSTI Ingressi Ingressi on jutun kärki. Pariin lauseeseen tiivistetään koko jutun tärkein sanoma. 7

8 OTSIKKO Palikkarakenne Uutispyramidi rakentuu palikoista. Palikat ovat kappaleita. Kukin kappale on itsenäinen. Älä sido kappaleita toisiinsa viitteillä (edellä, koska, nämä jne.). INGRESSI KAPPALE KAPPALE TEKSTI KAPPALE KAPPALE Kappaleen rakenne Kappale on ajatuksellinen ja visuaalinen kokonaisuus. Kappaleiden paikkaa tulee voida vaihtaa ilman, että mielekkyys kärsii. Yhdessä kappaleessa vain yksi asia! KAPPALE 8

9 Väliotsikko Tiivistää palikan sisällön. Auttaa löytämään kiinnostavan kohdan. Auttaa jäsentämään tekstiä. Toimii visuaalisena elementtinä. Helpottaa tekstimassan hahmottamista. Uutisen kieli Helppolukuinen yleiskieli. Ei mutkikkaita lauserakenteita. (Hidastavat lukemista) Vältä vierasperäisiä sanoja. Vältä lyhenteitä: km, puh., milj., Ei lion-lyhenteitä: DG, DC, LCIF, MJ, ARS Käytä persoonamuotoisia verbejä. Selkeät lauseiden väliset suhteet. 9

10 Uutisen kieli Elävöitä sanomaasi! Verbi on kielen moottori. Suosi aktiivimuotoa. Vältä latteita adjektiiveja. Havainnollista lukusanat. Tähtää täsmällisyyteen. Kieli- ja asiavirheet vievät uskottavuuden. Havainnollista Matka tutusta tuntemattomaan. Esimerkit helpottavat vaikeiden asioiden hahmottamista. Katekismus-malli: mitä jutussa kerrottu asia tarkoittaa käytännössä. Tee abstraktista asiasta konkreettinen. 10

11 Meidän tulee suorittaa laaja-alaista uudistustoimenpiteiden kehittämistyötä useilla elintärkeillä sosiaalityön sektoreilla. 11

12 Tiedote Tiedotteessa tulee olla aina uutinen. Tiedotetta ei kannata tehdä ellei ole todella jotain uutta kerrottavaa. Kauan jatkuneissa projekteissa ei ole syytä kertoa projektista, vaan sen tuloksista ja tulevaisuudesta. Uutisen rakenne Tiedotteessa uutisen kolmiomalli. Tärkein asia otsikossa ja ensi riveillä. Kolmio voidaan katkaista - silti teksti toimii eikä uutinen häviä. Tärkeää, jos halutaan, että mediat käyttävät tiedotetta sellaisenaan. 12

13 Otsikoi huolellisesti. Herättää tiedotusvälineiden huomion. Yllättävä otsikko on hyvä. Liiallinen kikkailu ärsyttää. Kirjoita tiiviisti. Tiedote ei saa olla pitkä. Kaikki on sanottava yhdellä A4:lla. Käytä lyhyitä virkkeitä, joissa on aktiivimuotoisia verbejä. Vältä passiivia: tehdään, toteutetaan suoritetaan 13

14 Tiedotteen kehystiedot Nimeä tiedote esimerkiksi: TIEDOTE, KUTSU tai TIEDOTUSVÄLINEILLE. Muista päiväys esimerkiksi Kerro, milloin julkaisuvapaa. Yhteystiedot Tiedotteen lopussa yhteystiedot! Yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa. Hänen tulee myös tietää asiasta! Usean henkilön yhteystiedot paremmuusjärjestyksessä. Toimittajaa ei saa pompottaa! 14

15 Tiedotteen asu Tiedotteen ulko- ja kieliasu oltava selkeä. Vältä kikkailua ulkoasussa. Tarkistuta tiedotteen asiat asiantuntijalla. Valmis teksti kannattaa luetuttaa myös henkilöllä, joka ei tunne asiaa. 15

16 Tiedotteen lähettäminen Lähetä tiedote sähköpostin liitteenä tai sähköpostin viestiosassa. Tekstinkäsittelyohjelmalla tehty tiedote on parempi kuin PDF. Se on nopeampi siirtää lehden toimitusjärjestelmään. Lähetä tiedote hyvissä ajoin. Kutsu tiedotustilaisuuteen noin kaksi viikkoa ennen tilaisuutta. Muistutus kolme päivää ennen. Kuvan lähettäminen Lähetä kuvat jpg-muodossa. Kuvan koon tulee olla vähintään 1 Mt. Kuvaajatiedot mukaan. Kuvateksti mukaan. 16

17 Haastattelu Kotiläksyt Selvitä taustat Nimet oikein Perhesuhteet Työ, harrastukset Lähteinä mm: nettisivut, Google, Facebook, LinkedIn, työtoverit, ystävät jne. Lisää kotiläksyjä Sovi täsmällisesti aika ja paikka Valmistele 3-5 kysymystä Lisäkysymykset keskustelussa Haastattelu on vuorovaikutusta! Pyri järjestämään kuvaaja Kuvaus mahdollisesti erikseen 17

18 Haastattelutilanne Rauhallinen ympäristö! Tule ajoissa! Tarkista tekniikka! Älä touhua omiasi! Älä kerro omia juttujasi! Haastattelu on vuorovaikutusta! Ole valmis muutoksiin! Haastattelun jälkeen Lähetä juttu tarkistettavaksi. Tee perustellut korjaukset. Repliikit ovat haastateltavan. Muu teksti on sinun. Muista kiitokset tuotteen kera. 18

19 Kuvaamisesta Mieti etukäteen kuvan idea. Katsele ympärillesi. Mene lähelle! Tarvittaessa käytä zoomia Keskity kohteen ominaisuuksiin. Muoto, rakenne, kuvio, väri. Sommittele ja rajaa, kehystä. Syvyyttä maisemaan. Hae tuore kuvakulma. Lintu- tai sammakkoperspektiivi. Tarkista tausta. Ei saa olla häiritseviä tekijöitä. Ei taistelevia metsoja. Voi tukea kuvan kerrontaa. Tarkista henkilöasettelut. Pystykuva on tehokas! 19

20 Varaa aikaa kuvaukseen. Ota riittävän monta kuvaa. Vältä Seisovia ryhmäkuvia Puhujanpönttökuvia Kättelykuvia Eturivin kuvia Potretteja 20

21 Tekijänoikeuksista Varmista aina tekstin kirjoittajalta tai kuvaajalta oikeutesi julkaista teos. Kuvaajalla on oikeus saada nimensä näkyviin. Kuvaa ei saa käyttää yhteydessä, jossa se loukkaa kuvaajan arvoa. Kuvaa ei saa käyttää sen alkuperäistä tarkoitusta häpäisevässä yhteydessä. 21

22 Kuva julkisesta tilaisuudesta Kuvan voi julkaista tilaisuudesta, johon jokaisella on vapaa pääsy tai kaikilla samanlainen mahdollisuus pääsyyn esimerkiksi pääsylipulla. Lapset kuvauskohteina Ole tarkkana lasten kanssa! Esimerkiksi päiväkodin johtaja ei voi antaa julkaisulupaa. Julkaisulupa on aina pyydettävä jokaisen lapsen vanhemmalta. 22

23 Musiikin julkaiseminen/esittäminen Musiikin esittäminen julkisesti on maksullista. Musiikin tai musiikkia sisältävän videon julkaiseminen netissä on maksullista. Kokonainen kappale -esimerkiksi laulu- on teos ja siten tekijöille korvattavaa. Rajatapaus: uutiseen liittyvä lyhyt näyte esimerkiksi konsertista. Teoston kautta voi hankkia keskitetysti ja kattavasti luvat erilaisiin musiikinkäyttötarpeisiin. 23

24 Elävä musiikki, yksittäiset tapahtumat Lupa on tarkoitettu tapahtumajärjestäjälle, joka järjestää yksittäisen tapahtuman, jossa esitetään orkesterin, solistin tai muun esiintyjän soittamaa tai laulamaa elävää musiikkia. Lupa on haettava etukäteen. Tapahtuma voi olla yleisölle ja/tai tapahtuman järjestäjän omalle henkilökunnalle ja se voi olla pääsymaksullinen tai maksuton. Lupa kattaa myös taustamusiikin käytön tapahtumatilassa ennen varsinaisen tapahtuman alkua tai sen väliajoilla. Luvan hankkijan on ilmoitettava Teostolle tapahtuman lipputulotai kuulijamäärätiedot tapahtuman jälkeen. 24

25 Taustamusiikki tapahtumassa, yksittäiset tapahtumat Lupa on tarkoitettu yrityksille tai yhteisöille, jotka järjestävät tapahtumia. Lupa kattaa musiikin käytön tapahtumassa, jossa musiikki ei ole tapahtuman pääasiallinen sisältö, mutta tukee sitä (näyttely, messut, markkinat yms). Lupa kattaa myös taustamusiikin käytön tapahtumatilassa juuri ennen tapahtuman alkua tai sen väliajoilla. Taustamusiikki voi olla elävää tai mekaanista (tallennettua) musiikkia. Luvan hinta määräytyy tapahtumien lukumäärän ja kävijämäärien mukaan. 25