Alajärven kaupungin konserniohje

Transkriptio

1 Alajärven kaupunki Kvalt Voimaantulo Alajärven kaupungin konserniohje

2 Alajärven kaupunki Konserniohje 1 Sisällysluettelo 1 Kaupungin omistajapolitiikka Konserniohjeen tarkoitus ja tavoite Soveltamisala Konserniohjeen käsittely ja hyväksyminen Konserniohjeen sitovuus Kuntakonsernin johtaminen Valtuusto Kaupunginhallitus Kaupunginjohtaja Konsernijohto Konserniraportointi Raportoinnin sisältö ja rajoitukset Toiminnan ja talouden suunnittelu Konsernitilinpäätös Kirjanpito- ja tilinpäätösperiaatteet Tiedonantovelvollisuus Keskitetyt konsernitoiminnot Keskitetyn toiminnan järjestäminen ja ohjeistus Hankintoja ja omaisuuden luovutuksia koskevat ohjeet Rahoitusta, sijoituksia ja takauksen antamista koskevat ohjeet Takauksen ja vakuuden antaminen Yhteisöjen sijoitustoiminta Henkilöstöpolitiikka Riskienhallinta Kuntakonsernin tarkastus ja valvonta Tarkastuslautakunnan tehtävät Tilintarkastajan tehtävät konsernitarkastuksessa Tytäryhteisöjen neuvotteluvelvoitteet Tiedottaminen konsernia koskevista asioista Esteellisyys Konserniohjeen voimaantulo...12

3 Alajärven kaupunki Konserniohje 2 1 Kaupungin omistajapolitiikka Kaupungin omistajapolitiikan tavoitteena on turvata kaupungin pitkäjänteinen toiminta ja varmistaa kaupungin pääoman käyttöön sekä omaisuuden hankintaan ja hoitoon liittyvän päätöksen systemaattisuus, pitkäjännitteisyys ja pääomien käytön tehokkuus. Omistajapolitiikalla ohjataan käyttöomaisuuden ja pitkäaikaisen pääomasijoitusten hankintaa, hoitoa ja luovutusta koskevaa päätöksentekoa kaupungissa. Omistajapolitiikassa määritellään kaupungin strategisesti tärkeät omistukset, asetetaan sitoutuneen pääoman tuottotavoitteet ja muut tavoitteet, määritellään palvelutuotannon tuotantovälineiden hankintaperiaatteet sekä määritetään vastuut omaisuuden käytössä ja omistukseen liittyvässä raportoinnissa. 2 Konserniohjeen tarkoitus ja tavoite Kaupungin konserniohjeelle luodaan puitteet ensisijaisesti kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen omistajaohjaukselle kaupungin tavoitteiden mukaisesti. Ohjetta noudatetaan soveltuvin osin myös osakkuusyhteisöjen ja kuntayhtymien omistajaohjauksessa. Konserniohjauksella tarkoitetaan omistajaohjausta ja tytäryhteisöjen valvontaa koskevien ohjeiden antamista. Omistajaohjaus on kaupungin edustajien päätösvallan käytön ohjaamista yhtiökokouksessa tai vastaavassa toimielimessä. Konserniohjeella pyritään yhteisöjen ohjauksen yhtenäistämiseen, toiminnan läpinäkyvyyden lisäämiseen, kaupungin yhteisöstä saamaan tiedon laadun parantamiseen ja tiedonkulun tehostamiseen.

4 Alajärven kaupunki Konserniohje 3 3 Soveltamisala Konsernijohto vastaa kuntakonsernin ohjauksesta ja konsernivalvonnan järjestämisestä. Tytäryhteisöjen valvontaa koskevia ohjeita puolestaan annetaan kaupungin omille toimielimille ja viranhaltijoille. Konserniohje koskee kaupunkia ja sen tytäryhteisöjä sekä näiden tytäryhteisöjä. Kuntayhtymissä ja kaupungin osakkuusyhteisöissä kaupungin edustajien tulee pyrkiä siihen, että kaupungin konserniohjeen periaatteita noudatetaan myös näissä yhteisöissä. Kuntakonserniin kuuluvat tytäryhteisöt, joihin kaupungilla on kirjanpitolain 1 luvun 5 :n tarkoittama määräysvalta. Alajärven kaupungin konserniin kuuluvat seuraavat kaupungin määräysvallassa olevat Tytäryhteisöt: - Kiinteistö Oy Kitronpuisto - Alajärven Lämpö Oy - Luoma-ahon Yritystilat Oy - Alajärven Liikennekiinteistö Oy lukien - Kiinteistö Oy Rantatienkartano - Kiinteistö Oy Taimelanrinne - Lehtimäen Matkailu Oy - Kiinteistö Oy Murtomäki - Järvi-Pohjanmaan Yrityspalvelu Oy Osakkuusyhteisöt: - Järvikartano Oy - Millespakka Oy - Järvinet Oy Kaupunginhallituksen erikseen tekemällä päätöksellä konserniohjeiden soveltamisala voidaan ulottaa koskemaan myös muita Alajärven kaupungin määräysvallassa olevia tai muutoin merkittäviä yhteisöjä ja säätiöitä. Kuntakonserni on määritelty kuntalain 16 a :ssä. Konsernikäsitteellä kuvataan kunta-alalla kunnan tai kuntayhtymän määräysvallassa olevien yhteisöjen muodostamaa kokonaisuutta. Määritelmä vastaa kirjanpitolain tarkoittamaa konsernia. Kunta tai kuntayhtymä on konsernin emoyhteisö ja sen tytäryhteisöjä ovat yhteisöt, joissa kunnalla tai kuntayhtymällä on yksin tai yhdessä muiden kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen kanssa määräysvalta. Määräysvallalla tarkoitetaan emoyhteisön oikeutta käyttää yli puolta kaikkien osakkeiden tai osuuksien tuottamasta äänimäärästä. Määräysvalta voi tarkoittaa myös oikeutta nimittää tai erottaa enemmistö jäsenistä kohdeyrityksen hallituksessa tai siihen verrattavassa toimielimessä tai toimielimessä,

5 Alajärven kaupunki Konserniohje 4 jolla on tämä sama oikeus. Määräysvalta voi perustua myös muihin seikkoihin, jotka luovat kaupungille oikeuden tosiasiallisesti käyttää määräysvaltaa kohdeyhteisössä. 4 Konserniohjeen käsittely ja hyväksyminen 5 Konserniohjeen sitovuus 6 Kuntakonsernin johtaminen 6.1 Valtuusto 6.2 Kaupunginhallitus Konserniohjeen hyväksyy kaupunginvaltuusto. Konserniohje käsitellään ja hyväksytään kaupungin määräysvallassa olevien tytäryhteisöjen yhtiökokouksessa ja hallituksessa sekä muiden tytäryhteisöjen vastaavissa toimielimissä. Kuntakonsernissa hyväksyttyjä konserniohjeita noudatetaan konserniin kuuluvissa tytäryhteisöissä, jollei niitä koskevasta lainsäädännöstä tai yhtiöjärjestyksestä tai säännöistä muuta johdu. Käyttäessään omistajaohjausta kaupunki ottaa huomioon kutakin yhteisöä koskevaan lainsäädäntöön sisältyvän yhteisön omistajien yhdenvertaisen kohtelun periaatteet. Omistajaohjausta ei saa käyttää siten, että yhteisön päätös tai toimenpide on omiaan tuottamaan yhteisön toiselle omistajalle tai muulle epäoikeutettua etua yhteisön tai yhteisön toisen omistajan kustannuksella (yhdenvertaisuusperiaate). Konserniohjeeseen perustuvien yksittäisten ohjeiden ollessa ristiriidassa yhteisöä koskevien säännösten, kuten yhteisö- tai kirjanpitolainsäädännön tai muun pakottavan lainsäädännön kanssa, noudatetaan voimassa olevaa pakottavaa lainsäädäntöä. Yhteisön johdon on syytä ilmoittaa ristiriidasta välittömästi kirjallisesti konserniohjeessa kaupunginjohtajalle. Konserniohje ei muuta tytäryhteisöjen, osakkuusyhteisöjen tai kuntayhtymän johdon oikeudellista asemaa tai vastuuta. Valtuusto - määrittelee kaupungin tavoitteet ja sen mukaiset kaupungin omistajapolitiikan linjaukset - päättää kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen toiminnallisista ja taloudellisista tavoitteista - hyväksyy konserniohjeet. Kaupunginhallitus - nimeää edustajat tytär- ja osakkuusyhteisöjen yhtiökokouksiin tai vastaaviin kokouksiin - antaa ohjeet yhtiökokouksessa tai vastaavissa elimissä kaupunkia edustaville henkilöille kaupungin kannan ottamisesta käsiteltäviin asioihin, jol-

6 Alajärven kaupunki Konserniohje Kaupunginjohtaja 6.4 Konsernijohto 7 Konserniraportointi 7.1 Raportoinnin sisältö ja rajoitukset lei ohjeiden antamista ole johtosäännöllä annettu kaupungin muulle viranomaiselle - seuraa kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen toimintaa ja tekee tarvittaessa toimenpide-ehdotuksia havaitsemistaan epäkohdista - vastaa tytäryhteisöjen valvonnan järjestämisestä - antaa valtuustolle selvityksen tytäryhteisöjen toiminnasta ja taloudesta kaupungin tilinpäätöksen yhteydessä - kaupunginhallitus antaa kaupunkia eri yhteisöjen, laitosten tai säätiöiden hallintoelimissä edustaville henkilöille ohjeita kaupungin kannan ottamisesta käsiteltäviin asioihin - kaupunginjohtajalla on puolestaan oikeus käyttää kaupungin puhevaltaa kaupunginhallituksen puolesta. Kaupunginjohtaja - johtaa kaupunginhallituksen alaisena kaupungin konsernipolitiikkaa - vastaa konserniohjeen mukaan kaupunginjohtajalle kuuluvista tehtävistä - seuraa kaupungin omistajapolitiikan toteutumista ja raportoi tarvittaessa kaupunginhallitukselle - seuraa kuntakonsernin ja konserniohjeiden toimivuutta ja tekee tarvittaessa ehdotuksia konsernin rakenteen ja ohjeiden kehittämisestä kaupunginhallitukselle. Konsernijohdolla tarkoitetaan kaupunginhallitusta ja niitä kaupungin johtavia viranhaltijoita, jotka toimivat tytäryhteisöjä koskevien asioiden valmistelijoina kaupunginhallituksessa. Konsernijohdon päätökset eivät sido oikeudellisesti tytäryhteisöjen toimielimiä. Niillä on kuitenkin painoarvoa pääomistajan kannanottona. Konsernijohdon päätökset ohjaavat myös kaupungin valitsemien edustajien toimintaa tytäryhteisöjen toimielimissä. - Tytäryhteisöt raportoivat viranomaiselle, joka kaupungin johtosäännön tai konserniohjeen perusteella seuraa ao. tytäryhteisön toimintaa. - Liikesalaisuuden piiriin ja muut salassa pidettävät asiat käsitellään emoyhteisönä toimivassa kaupungissa salassa pidettävinä. - Kaupunginhallitukselle raportoidaan vuosittain yhtiölle asetettujen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. - Yhtiöt raportoivat pyydettäessä kaupunginhallitukselle neljännesvuosittain toiminnastaan. Raportointi tapahtuu kauden päättymisestä seuraavan toisen kuukauden 20. päivään mennessä.

7 Alajärven kaupunki Konserniohje Toiminnan ja talouden suunnittelu 7.3 Konsernitilinpäätös 7.4 Kirjanpito- ja tilinpäätösperiaatteet Osakeyhtiölain mukaan yhtiön hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Suunnittelun osalta pyydetään vuosittain merkittävien tytäryhteisöjen tulos- ja rahoitussuunnitelmat sekä investointiohjelma. Tytäryhteisö toimittaa kaupunginhallitukselle tiedoksi 4-vuotisen taloussuunnitelman sekä taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet. Taloussuunnitelmasta tulee käydä ilmi valtuuston tytäryhteisölle asettamat toimintatavoitteet. Investointiohjelman suunnittelukauden tulee olla 4 vuotta ja se tulee toimittaa kaupunginhallitukselle tiedoksi. Taloussuunniteluun liittyvistä käytännöistä ja suunnittelumalleista päättää viimekädessä tytäryhteisön hallitus. Kaupungin tai kuntayhtymän on laadittava täydellinen konsernitilinpäätös, jos sen tytäryhteisöjen liikevaihto tai sitä vastaava tuotto yhteensä ylittää euroa tai jos sen tytäryhteisöjen osuus konsernitaseesta on yli kolmasosan. - Yksityiskohtaiset ohjeet tietojen sisällöstä, muodosta ja aikataulusta annetaan tytäryhteisöille ja osakkuusyhteisöille vuosittain ennen tilikauden päättymistä. Ohjeet antaa kaupunginjohtaja. Konserniohjeessa ohjeistetaan muun muassa seuraavat kirjanpitoon ja tilinpäätöksen laadintaan liittyvät asiat: - Konserniyhteisöjen tilikausi on kalenterivuosi. (Mikäli tytäryhteisö noudattaa kalenterivuodesta poikkeavaa tilikautta, on kaupungin haettava kirjanpitolautakunnan kuntajaoston poikkeuslupa tytäryhteisön yhdistelystä kalenterivuodesta poiketen konsernitilinpäätökseen.) - Kaupungin ja muiden konserniyhteisöjen tilipuitteet poikkeavat jossain määrin toisistaan. Tietosisällöltään yhtenevien tilien osalta on kuitenkin syytä pyrkiä yhdenmukaiseen nimikkeistöön. - Kaupunki ja kuntayhtymä noudattavat kirjanpitolautakunnan kuntajaoston vahvistamia tilinpäätöskaavoja. Muut konserniyhteisöt noudattavat kirjanpitoasetuksen mukaisia kaavoja toiminnan luonteesta riippuen. - Kaikissa kuntakonserniin kuuluvissa yhteisöissä noudatetaan kirjanpitolain mukaisia kirjanpito- ja tilinpäätösperiaatteita. Kaupungin ja kuntayhtymän osalta kirjanpitolakia noudatetaan soveltuvin osin kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeisiin ja lausuntoihin perustuen. - Kaupunginjohtaja järjestää tarvittavat neuvonpidot tytäryhteisöjen kanssa ja antaa tarkempia ohjeita konsernitilinpäätöksen laadintaan liittyvästä

8 Alajärven kaupunki Konserniohje Tiedonantovelvollisuus 8 Keskitetyt konsernitoiminnot raportoinnista. Varsinainen tietojen antamista koskeva ohje annetaan vuosittain. - Tytäryhteisöjen tulee toimittaa tilinpäätöstietonsa kaupungille helmikuun loppuun mennessä. Tiedot tulee toimittaa niin, että emoyhteisö pystyy laatimaan konsernitaseen, konsernin tuloslaskelman ja konsernin rahoituslaskelman sekä liitetiedot. - Yhtiöt järjestävät kirjanpidon yhtenäisesti siten, että tilinpäätöksestä voidaan laatia kaikkia konsernin yhtiöitä koskeva konsernitilinpäätös. - Yhteisöt, joilta tytäryhteisöjen lisäksi pyydetään tiedot konsernitaseen, tuloslaskelman ja konsernin rahoituslaskelman ja liitetietojen laatimiseksi, ovat kuntayhtymät, osakkuusyhteisöt ja yhteisöt, joissa kaupungilla on merkittävä omistusosuus. Konsernitilinpäätöksen laatimista varten pyydetään seuraavat asiakirjat: - tytäryhteisön tilinpäätösasiakirjat, toimintakertomus sekä tilintarkastuskertomus - tulos- ja rahoituslaskelman toteutumavertailut (budjetoidut vs. toteutuneet) - kokonaistalouden tunnuslukuvertailu kannattavuudesta, maksuvalmiudesta ja vakavaraisuudesta. Lakiin on otettu tytäryhteisön tiedonantovelvoitetta selkeyttävä 70. Säännöksen mukaan kaupunginhallituksella tai vastaavalla toimielimellä kuntayhtymässä on oikeus saada tytäryhteisöltä tarpeelliset tiedot kuntakonsernin taloudellisen aseman arvioimiseen ja toiminnan tuloksen laskemiseen. Säännös vastaa osakeyhtiölain mukaista tytäryhteisön tiedonantovelvoitetta. Tytäryhteisön hallituksen on annettava muitakin kuin varsinaisiin tilinpäätösasiakirjoihin sisältyviä tietoja. Laajennettua tiedonantovelvollisuutta tulee tällöin arvioida siinä tarkoituksessa, onko tieto tarpeellinen kuntakonsernin taloudellisen aseman arvioimisessa tai toiminnan tuloksen laskemisessa. Tilinpäätökseen sisältymätön tieto, joka voi olla tarpeen konsernin taloudellisen aseman arvioimisessa ja tuloksen laskemisessa, on esimerkiksi tytäryhteisön tilinpäätöksen laatimisen jälkeen toteutunut, määrältään merkittävä luottotappio tai vahingonkorvausvastuu. Tiedonantovelvoitetta koskeva säännös ei ulotu osakkuusyhteisöön. Sen tiedonantovelvoite määräytyy edelleen kirjanpitolain 6. luvun 14 :n perusteella ja rajoittuu konsernitilinpäätöksen laatimista varten tarpeellisten tietojen antamiseen. 8.1 Keskitetyn toiminnan järjestäminen ja ohjeistus Keskitetysti järjestettyjä toimintoja kuntakonsernissa ovat: - rahoitustoiminta- ja sijoitustoiminta

9 Alajärven kaupunki Konserniohje 8 - hankinnat - riskienhallinta (Vastuu vakuutusasioissa on tytäryhteisöillä. Riskienhallinta järjestetään noudattaen yhteistä riskienhallintapolitiikkaa kaupungin kanssa.) - henkilöstöpolitiikka. Kun konserniyhteisön hallitus tai vastaava toimielin hyväksyy kaupungin valmisteleman konserniohjeen, se sitoutuu samalla noudattamaan keskitetyistä toiminnoista annettua ohjeistusta. Tytäryhteisön johdolla on kuitenkin velvollisuus toimia ensisijaisesti oman yhteisön edun mukaisesti. Keskitetyn toiminnan ohjetta onkin sovellettava siten, ettei ristiriitaa pakottavan lainsäädännön ja ohjeen välillä pääse syntymään. Mahdollisessa ristiriitatilanteessa ohje väistyy. Kun keskitetyt ohjeet ymmärretään edellä mainitulla tavalla, niitä voidaan pitää hyväksyttävänä ja luonnollisen tapana ohjata konserniin kuuluvien yhteisöjen toimintaa. 8.2 Hankintoja ja omaisuuden luovutuksia koskevat ohjeet Konsernin sisäiset hankinnat ja ulkoiset hankinnat sekä omaisuus - Tytäryhteisöjen tulee noudattaa Alajärven kaupungin voimassa olevaa hankintaohjetta. - Tarvittavat hankinnat tehdään ensisijaisesti konsernin sisältä. - Tytäryhteisöjen tulee selvittää hankintayhteistyön edellytykset ennen hankintojen toteuttamista sekä siitä, että päätös hankintayhteistyöhön osallistumisesta tehdään erikseen jokaisessa konserniyhteisössä emokunnan ohjeistuksen mukaisesti, ellei ole perusteltua syytä poiketa siitä. Hankintalainsäädäntö koskee vain hankintoja. - Omaisuuden luovutusta ei hankintalaissa ole säännelty. Merkittävien käyttöomaisuushyödykkeiden ja -arvopapereiden luovutuksista tulee ennakko ilmoittaa kaupungille. 8.3 Rahoitusta, sijoituksia ja takauksen antamista koskevat ohjeet Takauksen ja vakuuden antaminen Yhteisöjen sijoitustoiminta Mikäli yhtiö pyytää lainoilleen kaupungin takausta, tulee takauspyynnön liitteeksi laatia selvitys yhtiön toiminta- ja taloussuunnitelmasta ja takaukseen mahdollisesti liittyvistä riskeistä, jotka saatetaan kaupunginvaltuuston tietoon takauspäätöstä tehtäessä. Tytäryhtiö ei ilman kaupunginhallituksen lupaa saa antaa takauksia tai käyttää omaisuuttaan muiden velkojen vakuutena. Ne yhteisöt, joiden rahoitus-/sijoitustoiminnan keskittämisestä voidaan saada merkittävää taloudellista hyötyä, järjestävät sijoitustoiminnan yhteistyössä kaupungin taloushallinnon kanssa. Konserniyhteisöt raportoivat sijoitustoiminnasta kerran vuodessa kaupunginhallitukselle.

10 Alajärven kaupunki Konserniohje Henkilöstöpolitiikka Riskienhallinta 9 Kuntakonsernin tarkastus ja valvonta 10 Tarkastuslautakunnan tehtävät Yhteisöissä tulee noudattaa peruslinjaltaan kaupungin henkilöstöpoliittista ohjelmaa. Henkilöstöä hankkiessaan tulee yhtiön ottaa huomioon konsernin sisäiset henkilöstönsiirtotarpeet. Vapaana olevat työpaikat on ilmoitettava henkilöstösihteerille ja konserniyhtiön palveluksessa olevilla on oikeus ilmoittautua henkilöstösihteerille, jos palveluksessa oleva on halukas siirtymään toisiin tehtäviin konsernin sisällä. Palkkauksessa ja muissa sopimuksenvaraisissa asioissa noudatetaan kaupungin kanssa yhtenäisiä periaatteita. Konsernin keskitetty koulutus on myös yhteisöjen käytössä. Esimiesten rekrytoinnissa korostetaan henkilöstöjohtamistaitoja. Johtaminen tukee henkilöstön osallistumista, luovuutta ja itsenäistä työotetta. Henkilöstön ammattitaitoa kehitetään konsernissa suunnitelmallisesti organisaation oman täydennyskoulutuksen ja itsenäisen opiskelun tukemisen kautta. Kaupungin henkilöstökoulutustarjonta on myös konsernin yhteisöjen käytettävissä. Henkilöstön ja organisaation osaamistarpeita arvioidaan esimiesten ja alaisten välillä säännöllisillä kehityskeskusteluilla. Konsernissa noudatetaan riskienhallinta- ja vakuutuspolitiikassa periaatteita, jonka mukaan vahinkoriskejä siirretään vakuutusyhtiön vastattavaksi. Konsernivalvonnan kohdealueita ovat erityisesti konserniyhteisöjen toiminnan tuloksellisuuden ja taloudellisen aseman seuranta, analysointi ja raportointi. Tätä tehtävää varten konserniohjeessa on tunnusluvut ja mittarit, joilla tytäryhteisöjen toiminnan kannattavuutta, vaikuttavuutta ja talouden tilaa kuntakonsernissa arvioidaan. Konsernivalvonnassa seurataan myös valtuuston tytäryhteisöjen toiminnalle asettamien tavoitteiden toteutumista. Tytäryhtiöiden tulee valita yhdeksi tilintarkastajaksi vastuullinen JHTTtilintarkastaja tai -yhteisö tarkastamaan kunnan tytäryhteisöjä. Tilintarkastajalla on oikeus tarkastaa yhtiön toimintaa haluamassaan laajuudessa. Yhteisö antaa tarpeelliset tiedot ja avustaa niiden saamisessa. - Konserniyhteisöjen tarkastuksessa kohdistuu pääsääntöisesti konserniyhteisöjen valvontaan nimettyjen vastuuhenkilöiden toiminnan tarkastamiseen.

11 Alajärven kaupunki Konserniohje 10 - Tarkastuslautakunnan arvioinnin tulee kohdistua tavoitteisiin, jotka valtuusto on asettanut konsernijohdolle, kaupungin edustajille tytäryhteisöissä sekä lisäksi niiden tavoitteiden toteutumiseen, jotka valtuusto on asettanut tytäryhteisöille kaupungin talousarviossa ja -suunnitelmassa sekä konserniohjeessa. Vastaavaa konserniarviointia sovelletaan myös kuntayhtymässä. - Tarkastuslautakunnan tietojensaantioikeus tytäryhteisöistä rajoittuu konserniohjeessa määrättyyn raportointiin ja mainittujen vastuuhenkilöiden valvontatehtävässään tytäryhteisöstä hankkimiin tietoihin. - Tarkastuslautakunnalla tai sen yksittäisellä jäsennellä ei sen sijaan ole oikeutta saada tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja suoraan tytäryhteisöjen toimielimiltä tai vastuuhenkilöiltä. - Tarkastuslautakunnan tietojensaantioikeus tytäryhteisöistä rajoittuu konsernijohdon raportointiin ja muihin kaupungin viranomaisten hallussa oleviin asiakirjoihin salassapitosäännösten rajoissa. 11 Tilintarkastajan tehtävät konsernitarkastuksessa 12 Tytäryhteisöjen neuvotteluvelvoitteet - Konsernitaseen ja sen liitetietojen lisäksi tilintarkastajan tulee tarkastaa konsernituloslaskelma, konsernin rahoituslaskelma ja niiden liitetiedot. Konsernitilinpäätöksen tarkastamisessa noudatetaan kaupungin ja kuntayhtymän tilinpäätöksen tarkastuskäytäntöjä. - Tilintarkastuskertomuksessa tulee lausua antaako konsernitilinpäätös oikeat ja riittävät tiedot kuntakonsernin tilikauden toiminnasta, taloudesta, taloudellisesta kehityksestä ja taloudellisista vastuista. - Tilintarkastuskertomuksessa tulee antaa lausunto konsernivalvonnan järjestämisen asianmukaisuudesta. Lausunto annetaan siitä, onko konsernijohto järjestänyt konsernivalvonnan kaupungissa tai kuntayhtymässä asianmukaisesti. - Tilintarkastajan tehtäviin ei kuulu konsernivalvonnan suorittaminen, vaan sen järjestämisen arviointi. Kuntakonserniin kuuluvan yhteisön on ennen omaa päätöksentekoaan selvitettävä kunnan, tavallisesti konsernijohdon, ennakkokäsitys asiaan silloin, kun päätettävä asia merkittävästi vaikuttaa yhteisön tai kaupungin toimintaan tai taloudelliseen vastuuseen. Kaupungin ja sen tytäryhteisöjen välillä pidetään tarvittaessa suunnittelu- ja neuvottelutilaisuuksia yhteisten päämäärien ja strategioiden määrittämiseksi. Yhteisön hallituksen - tytäryhteisön perustaminen - yhteisön toiminta-ajatuksen muuttaminen - yhteisön toiminnan muuttuminen siten, että yhteisö voi menettää hankintalainsäädäntöön tai oikeuskäytäntöön perustuvan sidosyksikköasemansa suhteessa kaupunkiin - yhtiöjärjestyksen ja sääntöjen muuttaminen - pääomarakenteen muuttaminen - toimintaan nähden merkittävät investoinnit

12 Alajärven kaupunki Konserniohje Tiedottaminen konsernia koskevista asioista 14 Esteellisyys - kiinteistö- ja yrityskaupat - osakkeiden merkintä, mikäli osakkeiden ostamista ja omistamista ei erityisesti annettu yhtiön tehtäväksi - varsinaiseen toimintaan kuulumattomat tai siihen vain epäsuorasti liittyvät investoinnit ja niiden rahoitus - toimintaan nähden tärkeän omaisuuden tai oikeuksien (ml. immateriaalioikeudet) hankkiminen, myyminen, vuokraaminen, luovuttaminen tai panttaaminen - merkittävä lainanotto ja -anto sekä vakuuksien, takausten taikka muiden yhtiöitä sitovien merkittävien rahavelvoitteiden antaminen tai niiden ehtojen muuttaminen - muuhun kuin yhteisön tavanomaiseen toimintaan kuuluvat tai epätavallisin ehdoin tehtävät sopimukset yhtiön ja sen osakkeenomistajan taikka hallituksen jäsenen välillä, kyseisten sopimusten muuttaminen sekä sopimuksiin perustuvista oikeuksista luopuminen. - periaatteelliset tai taloudellisesti merkittävät sopimukset ja toiminnan laajakantoiset muutokset - merkittävät henkilöpoliittiset ratkaisut - yhtiökokoukselle tehtävä voitonjakoehdotus, mikäli se poikkeaa yhtiön noudattamasta tavanomaisesta voitonjakokäytännöstä - yhteisön omaisuuden luovuttaminen konkurssiin tai selvitystilaan taikka saneerausmenettelyyn hakeutuminen. Kuntalain 29 :n mukaisesti kunnan on sopivin tavoin tiedotettava asukkailleen yhteisön tai säätiön toiminnasta silloin, kun se hoitaa kunnallista tehtävää. Ennen tietojen antamista yhteisön tai säätiön on arvioitava voidaanko tiedot antaa aiheuttamatta yhteisölle haittaa. Yhteisöjä koskevasta tiedotuksesta vastaa yhteisön puolesta hallitus ja toimitusjohtaja sekä kunnan puolella kunnanhallitus ja kunnanjohtaja. Yhteisön tiedottamisen on tuettava konsernin asettamia tavoitteita ja toimintapolitiikkaa. Tiedottamisessa ja tietojen antamisessa yhteisöjä koskevissa asioissa tulee huomioida kunnan yleiset tiedotusperiaatteet sekä julkisuus- ja salassapitosäännökset. Kuntalaissa on muutettu yhteisöjääviä koskevia säännöksiä koskien kaupungin tytäryhteisön, kuntayhtymän ja kunnallisen liikelaitoksen toimielimen jäsenen tai sen johtoon kuuluvan henkilön osallistumista mainittuja yhteisöjä tai liikelaitosta koskevaan päätöksentekoon kaupungin toimielimessä. Kuntalain 52 :n 4 momenttiin tehdyllä muutoksella hallintolain 28 :n 1 momentin 5 kohtaa ei jatkossa sovelleta kunnan luottamushenkilöön, viranhaltijaan tai työntekijään, vaikka tämä olisi mainitussa lainkohdassa tarkoitetussa asemassa kunnallisessa liikelaitoksessa, kuntayhtymässä, kuntakonserniin kuuluvassa yhteisössä tai säätiössä.

13 Alajärven kaupunki Konserniohje Konserniohjeen voimaantulo Kaupungin luottamushenkilö, viranhaltija tai työntekijä ei siten ole jatkossa esteellinen osallistumaan asian käsittelyyn kaupungissa, jos hän on kunnallisen liikelaitoksen, kuntayhtymän tai kuntakonserniin kuuluvan säätiön tai yhteisön hallituksen, hallintoneuvoston tai siihen rinnastettavan toimielimen jäsen tai toimitusjohtaja tai sitä vastaavassa asemassa. Esteellisyys syntyy kuitenkin tapauksissa, joissa liikelaitoksen, kuntayhtymän, konserniin kuuluvan yhteisön tai säätiön edut ovat ristiriidassa kaupungin edun kanssa tai asian tasapuolinen käsittely edellyttää, ettei henkilö osallistu asian käsittelyyn. Muutoksen myötä kuntakonserniin kuuluvan osakeyhtiön, yhdistyksen, osuuskunnan tai kunnan määräysvallassa olevan säätiön johtoon kuuluva henkilö ei lähtökohtaisesti ole esteellinen käsittelemään yhteisöä tai säätiötä koskevaa asiaa kaupungissa. Esimerkiksi konserniin kuuluvan yhtiön ja kaupungin välistä sopimusta käsiteltäessä voi kuitenkin syntyä tilanne, jossa kaupungin ja yhtiön edut ovat ristiriidassa keskenään. Yhtiön johtoon kuuluva henkilö on tällöin esteellinen käsittelemään asiaa kaupungissa. Vastaavasti käsiteltäessä esimerkiksi tytäryhteisön hakemusta lupa-asiassa tai tarjousta hankinta-asiassa tasapuolinen käsittely edellyttää, ettei yhtiön johtoon kuuluva henkilö osallistu asian käsittelyyn. Esteellisyyttä arvioitaessa on syytä tulkita tasapuolisuuden ja yhdenvertaisuuden vaatimusta hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti. Konserniohje tulee voimaan alkaen ja sen noudattamista valvoo konsernijohto.