Alihankintasopimus tutkimusyhteistyöhankkeissa. Alihankinnan tavoitteet

Transkriptio

1 Alihankintasopimus tutkimusyhteistyöhankkeissa Alihankinnan tavoitteet Alihankinta on keino teettää yrityksen sisäiseen toimintaan kuuluvia tehtäviä ulkopuolisilla. Tällaiset tehtävät voivat olla esimerkiksi tuotantoa tai tuotekehitystä taikka ulkopuolisiin projektivelvoitteisiin liittyviä tuotekehitys-, tuotanto- tai projektinjohtotehtäviä. Syynä alihankinnalle on usein pula resursseista tai tietyn osaamisen puute. Alihankintasopimuksen osapuolina ovat tilaaja sekä tavaran tai palvelun toimittaja eli alihankkija. Tässä artikkelissa alihankintasopimuksella tarkoitetaan sellaista sopimusjärjestelyä, jossa alihankkija myy tilaajalle T&K-palvelua hyödynnettäväksi tutkimushankkeessa, johon tilaaja osallistuu. Tilaajana voi olla yksi tai useampi tutkimushankkeen osapuoli. Alihankkijana toimii tutkimuslaitos, yliopisto, korkeakoulu, muu oppilaitos tai yritys. Alihankkijan käyttämisen ennakoiminen Alihankkijan käyttämisestä voidaan sopia tutkimushankkeen osapuolten välisessä yhteistyösopimuksessa. Alihankinta voidaan sallia tai kieltää. Alihankkijan käyttämisen edellytyksenä voi myös olla, että tutkimushankkeen johtoryhmä tai muut osapuolet antavat siihen suostumuksensa. Lisäksi voidaan asettaa erityisiä ehtoja, joista tilaajan on sovittava alihankkijan kanssa. Esimerkiksi salassapitoehtojen ja immateriaalioikeuksien jaon tilaajan ja alihankkijan välisessä sopimussuhteessa on oltava vähintään saman sisältöinen, kuin mitä tutkimushankkeen osapuolet ovat yhteistyösopimuksessa keskenään sopineet. Lähtökohtana Suomessa on, että alihankkijan käyttäminen on sallittua, ellei asiasta ole sovittu toisin. Toisaalta osapuolten välisessä yhteistyösopimuksessa voi olla muita ehtoja, jotka käytännössä johtavat siihen, ettei alihankkijaa ole mahdollista käyttää ilman muiden osapuolten suostumusta. Tilanne on tällainen esimerkiksi siinä tapauksessa, että salassapitovelvollisuus estää tietojen paljastamisen kolmansille osapuolille. Lisäksi yhteistyösopimuksessa voi olla sovittu työosuuksista, jotka on annettu nimenomaan tietyn osapuolen tehtäväksi. Suositeltavaa on keskustella alihankinnasta jo ennalta, osana tutkimussuunnitelman laatimista, ja kirjata alihankinnan osuus tutkimussuunnitelmaan. Tällöin on mahdollista sopia myös alihankinnan ehdoista ja siitä, kuka tai ketkä osapuolista ovat alihankintasopimuksessa tilaajina. Alihankinnan ennakoiminen on suositeltavaa myös mahdollista kilpailuttamista varten. Tarjouskilpailun järjestäminen voi tulla kyseeseen, jos se on taloudellisesti järkevää, tilaajana on julkiseen hallintoon kuuluva organisaatio tai hankintaa varten on annettu julkista tukea yli puolet hankinnan arvosta. Hankintamenettelyn pakollisuus riippuu kahden viimeksi mainitun tilanteen kohdalla myös siitä, ylittääkö hankinnan arvo tietyt kynnysarvot. Keskeiset alihankintasopimuksen ehdot Alihankinnasta kannattaa aina tehdä erillinen kirjallinen alihankintasopimus. Tutkimushankkeen kannalta keskeisintä on sopia alihankkijan tehtävistä eli kuvata tilattavan T&K-palvelun sisältö. Työnkuvauksen laatimiseen on panostettava, koska

2 alihankkija ei välttämättä ole tietoinen tutkimushankkeen muusta sisällöstä ja tavoitteista, jotka osin alihankinnallakin pyritään saavuttamaan. Työsuunnitelman pitäisi täsmätä myös tutkimushankkeen tutkimussuunnitelman kanssa esimerkiksi aikataulujen osalta. Toisinaan tutkimussuunnitelmaan joudutaan tekemään muutoksia. Tätä varten alihankintasopimuksessa tulisi sopia, miten tarpeen vaatiessa voidaan muuttaa alihankintatyön kuvausta ja aikatauluja. Tilaajalla tulee myös olla oikeus valvoa alihankkijan työtä ja ohjata sitä, jos se syystä tai toisesta poikkeaa työnkuvauksesta. Työnkuvauksessa pysyminen kannattaa etenkin pitkäkestoisissa alihankintaprojekteissa varmistaa säännöllisellä raportoinnilla. Erityisesti silloin, kun alihankintatyö näyttelee merkittävää roolia tutkimushankkeessa, sujuva raportointi ja tietojenvaihto voidaan järjestää ottamalla alihankkija edustajansa välityksellä mukaan tutkimushankkeen johtoryhmän toimintaan. Alihankkija voi osallistua kokouksiin joko varsinaisena johtoryhmän jäsenenä tai asiantuntijana, jolla ei ole oikeutta äänestää päätöksistä. Tietojenvaihdolla ehkäistään riskejä alihankinnan ongelmista. Alihankinnan kustannukset Alihankkijan kannalta tärkeät ehdot liittyvät alihankkijan tekemän työn hintoihin (palkkiot ja kulukorvaukset) sekä niiden maksamisaikatauluun (maksupostit). Jos tilaajia on useita, tulee sopia, keitä ja millaisin osuuksin alihankkija laskuttaa. Tutkimushankkeen rahoitusehdoissa voi olla sääntöjä siitä, mitkä kustannukset hankkeessa hyväksytään. Mikäli alihankkijalla on oikeus veloittaa omia kulujaan, kannattaa sopia, että alihankkija toimittaa niistä tarvittavat selvitykset ja noudattaa samoja, rahoitusehdoissa määriteltyjä sääntöjä. Oikeudet alihankinnan tuloksiin Tutkimushankkeen toteutumiseen ja sen jälkeiseen tulosten hyödyntämiseen vaikuttavat eniten alihankkijan tekemään työhön liittyvien oikeuksien eli IPR:ien jako alihankkijan ja tilaajan välillä. Perinteisesti on katsottu, ettei alihankkija saa IPR:iä aikaansaamiinsa tuloksiin, koska alihankkija on tietyssä mielessä tilaajan vararesurssi ja saa täyden markkinahintaisen korvauksen työstään. Alihankintasopimuksessa tulisikin sopia, että kaikki IPR:t siirtyvät alihankkijalta tilaajalle tai tilaajille, ja että tilaajilla on oikeus luovuttaa IPR:iä edelleen vähintään yhteistyösopimuksen edellyttämässä laajuudessa. Poikkeuksellisesti voidaan myös harkita, riittäisikö pelkkä käyttöoikeuden antaminen IPR:iin, jos alihankkijan oma toiminta vaikeutuisi kaikkien oikeuksien siirtyessä tilaajalle. Toisinaan tilaaja ei voi saada kaikkia oikeuksia alihankkijan työn tuloksiin, koska alihankkija on käyttänyt tulosten aikaansaamiseksi omia taustatietojansa ja -oikeuksiansa. Tällöin alihankintasopimuksessa on sovittava, että tilaaja saa alihankkijan käyttämiin omiin IPR:iin käyttöoikeuden, jonka tilaaja voi antaa edelleen muille tutkimushankkeen osapuolille yhteistyösopimuksen edellyttämässä laajuudessa. Toisinaan alihankkija tarvitsee tilaajalta taustatietoja taikka tilaajan tai muun tutkimushankkeen osapuolen IPR:iä kyetäkseen suorittamaan alihankintatyön. Tällöin on sovittava, mitä tietoja tai kuinka laajat oikeudet alihankkija saa, ja että oikeudet myönnetään vain alihankintatyön suorittamista varten. Alihankkija ei siten voi käyttää niitä

3 muihin tarkoituksiin. Jos myönnettävä oikeus ei kuulu tilaajalle vaan muulle tutkimushankkeen osapuolelle, kyseiseltä osapuolelta on saatava selkeä suostumus. Jos alihankintatyön suorittaa yliopistossa tai korkeakoulussa tutkijana toimiva henkilö, tulee varmistua tarvittavien oikeuksien siirtymisestä kyseiseltä henkilöltä joko hänen työnantajalleen tai suoraan tilaajalle. Julkisuus ja salassapito Jos alihankkijana on yliopisto tai korkeakoulu, on myös otettava huomioon, että alihankintatyön suorittajana olevalla tutkijalla tai opiskelijalla voi olla tarve julkaista työnsä tuloksia. Alihankintasopimuksessa tulisi tällöin sopia julkaistavien tietojen etukäteisestä hyväksyttämisestä esimerkiksi tutkimushankkeen johtoryhmässä. Näin voidaan välttää mm. keksinnön tuleminen ennenaikaisesti julkiseksi ja siitä mahdollisesti seuraava patentoitavuuden estyminen. Muutoinkin tilaajan tulisi sopia alihankkijan kanssa luottamuksellisten tietojen käsittelystä. Tällaiset tiedot tulisi määritellä, velvoittaa tiedot saanut osapuoli pitämään ne salassa ja sallia tiedon käyttö vain alihankintatyön suorittamiseksi. Alihankkijan vastuu Alihankkijan työn ja sen suoritusaikataulun tulee laadullisesti ja määrällisesti vastata sitä, mitä sopimuksessa on sovittu. Alihankkijan viivästyksen varalta on mahdollista ottaa alihankintasopimukseen erillinen määräys työsuorituksen viivästymisen seurauksista ja tarvittaessa tilaajan oikeudesta purkaa sopimus. Alihankintasopimuksessa on sovittava myös alihankkijan vastuusta, jos alihankkija ei noudata alihankintasopimuksen ehtoja. Seurauksena on yleensä velvollisuus korvata aiheutetut vahingot. Lisäksi voidaan sopia sopimussakosta. Vahinkojen korvaamiselle voidaan kuitenkin asettaa rajoituksia kuten rajata vahingonkorvausvelvollisuus koskemaan vain tietynlaisia tai tietyistä syistä johtuvia vahinkoja. Korvausmäärälle voidaan asettaa esimerkiksi kiinteä euromääräinen enimmäisraja tai alihankintasopimukseen arvoon perustuva enimmäisraja. Vaikka tutkimushankkeen yhteistyösopimuksessa olisikin annettu osapuolille lupa käyttää alihankkijoita, on huomattava, että lähtökohtaisesti kukin osapuoli vastaa käyttämänsä alihankkijan virheistä ja laiminlyönneistä kuin omistaan. Näin ollen osapuoli, joka on käyttänyt alihankkijaa, on vastuussa tutkimushankkeen muille osapuolille myös alihankkijan viivästyksistä ja laiminlyönneistä. Jos tilaajina ovat olleet useammat tutkimushankkeen osapuolet yhdessä, alihankkija on suoraan vastuussa kullekin tilaajalle. Lisäksi kaikki tutkimushankkeen osapuolet voivat olla yhteisvastuussa tutkimushankkeen rahoittajaan nähden esimerkiksi siinä tapauksessa, että tutkimushanke epäonnistuu teknisesti alihankkijan vuoksi. Alihankintasopimuksen voimassaolosta voidaan ottaa nimenomainen sopimusehto. Jos kyseessä on kertaluontoinen toimitus, sopimus päättyy yleensä hyväksytyn toimituksen tapahduttua. Alihankintasuhde voi olla myös pitkäkestoinen ja kestää jopa koko tutkimushankkeen ajan esimerkiksi silloin, kun alihankkija tarjoaa tutkimushankkeelle teknistä tai hallinnollista projektinjohtopalvelua. Tällöin sopimus päättyy yleensä

4 viimeistään, kun tutkimushanke on saatu hyväksytysti päätökseen. Alihankintasopimuksessa kannattaa sopia myös muista tavoista päättää sopimus. Tällaisia tapoja ovat sopimuksen irtisanominen ja purkaminen. Irtisanomisen osalta keskeistä on määrätä irtisanomisperusteet, -menettely ja -aika. Lisäksi tulisi sopia irtisanomisen seuraukset, jos alihankintasopimus päätetään ennenaikaisesti. Sopimuksen purkaminen johtuu yleensä olennaisesta sopimusrikkomuksesta. Sopimuksessa voidaan selvyyden vuoksi sopia, millaisten rikkomusten katsotaan olevan olennaisia. Oheinen muistilista sisältää luettelon asioista, joista sopimista on ainakin harkittava alihankintasopimusta tehtäessä. Luonnollisesti kaikkiin alihankintasopimuksiin ei ole tarpeen sisällyttää kaikkia muistilistassa mainittuja asioita.

5 Alihankintasopimuksen muistilista Huom: tämä materiaali on tarkoitettu yleiseksi taustatiedoksi, ei sellaisenaan sopimusten tai muun liiketoiminnan perustaksi. Tekes tai Tekesin puolesta toimivat henkilöt eivät vastaa tämän materiaalin tai sen sisältämien tietojen mahdollisen käytön seurauksista. 1. Sopimuksen nimi 2. Osapuolet ja yhteystiedot 3. Sopimuksen tausta ja tarkoitus 4. Sopimuksessa käytettävien käsitteiden määrittelyt 5. Alihankkijan yleiset tehtävät 6. Tilaajan yleiset tehtävät 7. Johtoryhmä (alihankkijan ja tilaajan edustajat) 8. Johtoryhmän puheenjohtaja 9. Johtoryhmän kutsuminen koolle ja päätöksentekomenettely 10. T&K-palvelun sisältö 11. T&K-palvelun sisällön täsmentäminen ja muuttaminen 12. T&K-palvelun suoritusaikataulu 13. Tulosten toimitusehdot sekä riskin ja oikeuksien siirtymisajankohdat 14. Seuraamukset tulosten toimituksen viivästyessä ja tulosten virheiden korjaaminen 15. Toimitettujen tulosten tarkastaminen ja hyväksyminen 16. T&K-palvelun suorittavat henkilöt ja muut vastuuhenkilöt 17. Alihankkijan oikeus käyttää omia alihankkijoita 18. Yhteydenpito säännöllisesti ja erityistilanteissa 19. T&K-palvelun suorittamisen valvonta ja raportointi (väli- ja loppuraportit) 20. Tulosten dokumentointi 21. Tilaajan alihankkijalle T&K-palvelun suorittamista varten toimittama tausta-aineisto, taustatiedot, laitteet ja muu materiaali 22. Omistus- ja käyttöoikeudet (mm. IPR:t) T&K-palvelun tausta-aineistoon (antaja, saaja, oikeuksien kohde ja laatu, oikeuksien laajuus sekä edelleenluovutettavuus) 23. Omistus- ja käyttöoikeudet (mm. IPR:t) T&K-palvelun tuloksiin (saaja, oikeuksien kohde ja laatu, oikeuksien laajuus sekä edelleenluovutettavuus) 24. Tulosten suojaaminen ja vastuu suojaamiskustannuksista 25. T&K-palvelua suorittavien henkilöiden oikeudet tuloksiin ja vastuu oikeuksien siirtymisen varmistamisesta 26. Alihankkijalle maksettava korvaus (palkkiot, kulukorvaukset, arvonlisävero ja muut maksut), maksuaikataulu ja maksuehdot 27. Muu mahdollinen rahoitus alihankinnalle 28. Alihankkijan vastuu T&K-palvelun laadusta yms. 29. Vastuu kolmansien tahojen vaatimuksista (mm. IPR:ien loukkaukset) 30. Julkisuus ja salassapito (salassa pidettävien tietojen määrittely, tilaajan antamat salassa pidettävät tiedot, rajoitukset tietojen paljastamiselle ja käytölle, salassapidon kesto sekä salassapitositoumukset alihankkijan työntekijöiltä) 31. Sopimuksen pätemättömyys 32. Menettely, oikeudet ja velvollisuudet sopimuksen voimassaoloajan päätyttyä 33. Sopimuksen muuttaminen kirjallisesti 34. Sopimuksen voimaantulo ja voimassaoloaika (määräajan ja/tai toistaiseksi), sopimuksen päättäminen irtisanomisella sekä irtisanomisaika ja -menettely 35. Oikeus siirtää sopimus osin tai kokonaan

6 36. Perusteet sopimuksen purkamiselle, olennaisen sopimusrikkomuksen määrittely ja purkumenettely 37. Vahingonkorvaus 38. Sopimussakko 39. Vahingonkorvauksen rajoitukset (eri vahinkotyypit ja enimmäismäärät) 40. Tuotevastuu 41. Ylivoimainen este (Force Majeure) 42. Sopimuksen mukaisten tiedonantojen antotapa 43. Osapuolten yhteyshenkilöt ja heidän yhteystietonsa 44. Sovellettavan lain valinta 45. Riitojen ratkaisu (alioikeus tai välimiesmenettely) 46. Sopimuskieli 47. Luettelo sopimuksen liitteistä (esim. yleiset sopimusehdot, kuvaus alihankinnan kohteesta ja alihankinnan aikataulu) sekä sopimuksen ja liitteiden keskinäinen etusijajärjestys 48. Alihankintasopimusta edeltäneiden sopimusten pätevyys 49. Sopimuskappaleet, päiväykset, allekirjoitukset ja allekirjoittajien asema