Ongelmatilanteet yhtiökokouksessa

Transkriptio

1 Ongelmatilanteet yhtiökokouksessa Oulu Katri Salokorpi Kiinteistöliitto

2 Luennon idea Usein yhtiökokouksessa isännöitsijän odotetaan ammattilaisena tietävän asioista ja häneen puoleensa käännytään, jos yhtiökokouksessa syntyy haastavia tilanteita. Luennolla on tarkoitus käydä läpi erilaisia ongelmatilanteita, joita yhtiökokouksissa voi esiintyä, sekä antaa tarvittavat tiedot tällaisista ongelmatilanteista selviytymiseen. Luennolla asioita käydään läpi ongelmalähtöisesti, mikä edellyttää kuulijoiden aktiivista osallistumista. Tummennettuja kysymyksiä pohditaan ensin pareittain tai pienessä ryhmässä, jonka jälkeen vastauksista keskustellaan yhdessä.

3 Sisältö Kokouskutsu Asiakirjojen nähtävilläpito Valtuutukset Kannatusmenettely Äänileikkuri Esteellisyys Äänestystilanteet Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastus

4 Kokouskutsun toimitusaika Kutsut lähetettävä AOYL:n mukaan viimeistään 2 viikkoa ja aikaisintaan 2 kuukautta ennen yhtiökokousta, pakottavat minimi- ja maksimimääräajat Milloin kutsut on lähetettävä, jos yhtiöjärjestyksessä lukee viimeistään 1 viikkoa ja aikaisintaan 4 viikkoa ennen? 2-4 viikkoa ennen kokousta Mitä tapahtuu, jos kutsut lähetetään myöhässä? Riski moitekanteesta Harkittava, pitääkö kokousta siirtää

5 Kokouskutsun muoto AOYL:n mukaan kutsut toimitettava kirjallisesti eli pelkkä ilmoitustaululla ilmoittaminen ei enää riitä Miten kutsut toimitettava, jos yhtiöjärjestyksessä lukee kutsut toimitettava todisteellisesti kirjallisesti tai kiinnittämällä yhtiön ilmoitustauluille? Kirjattuna kirjeenä tai Tavallisena kirjeenä ja lisäksi kiinnitetään yhtiön ilmoitustauluille Sähköpostilla niille osakkaille, jotka antaneet sähköpostiosoitteensa tätä tarkoitusta varten

6 Kokouskutsun sisältö Sisällettävä kaikki ne asiat, joista yhtiökokouksessa halutaan päättää Mitä tehdä, jos joku päätösasia unohtuu kutsusta? Jos aikaa, voidaan lähettää uudet kutsut Kokousta voidaan myös siirtää ja lähettää uuteen kokoukseen uudet kutsut, jossa asia mukana Asiasta voidaan keskustella kokouksessa, mutta ei tehdä päätöksiä Yhtiökokous voi päättää ylimääräisen yhtiökokouksen pitämisestä tämän asian osalta Ylimääräiseen yhtiökokoukseen lähetetään normaalisti kutsut, joissa asia mainittu

7 Kutsun sisältö: hallituksen selvitykset AOYL 6:3:n mukaan yhtiökokouksessa on esitettävä hallituksen kunnossapitotarveselvitys sekä hallituksen selvitys tehdyistä huomattavista kunnossapito- ja muutostöistä Voidaanko selvitykset esittää, vaikka ne olisivat unohtuneet yhtiökokouksen kutsusta ja esityslistalta? Voidaan esittää, koska kyseessä ei ole päätösasia Selvitykset eivät myöskään kuulu nähtävinä pidettäviin asiakirjoihin Koska asiasta ei tehdä mitään päätöstä, tästä ei seuraa myöskään riskiä moiteperusteesta Lisäksi laki velvoittaa esittämään selvitykset

8 Kutsun lähettäminen Mitä tehdä, jos osakas väittää, ettei hänelle ole toimitettu kutsua tai että kutsu on toimitettu liian myöhään? Onko osakkaan väitteessä perää vai onko kutsu jätetty postin kuljetettavaksi ajoissa? Mikäli kutsut on lähetetty/toimitettu ajoissa, tämän osoittaminen riittää, koska yhtiö vastaa vain lähettämisestä, ei siitä, että kutsu tulee perille Näyttö: lähettäjän/toimittajan selvitys tai todistus kirjatun kirjeen lähetyksestä Ajoissa: noudatetaan määräaikalakia eli viikonpäivä, joka nimeltään vastaa sanottua päivää -> esim. yhtiökokous pidetään ti , kutsut toimitettava kaksi viikkoa ennen eli viimeistään ti

9 Asukkaiden osallistumisoikeus Olet 25 huoneistoa käsittävän As Oy:n isännöitsijä. Seuraavassa yhtiökokouksessa on tarkoitus vahvistaa yhtiön uudet järjestyssäännöt. Hallituksen puheenjohtaja on kuullut Kiinteistöliiton luennolla, että tällaisessa tilanteessa myös yhtiön asukkaille on lähetettävä kutsu yhtiökokoukseen. Miten toimit? Asukkailla on oikeus osallistua kokoukseen, koska yhtiössä on vähintään 5 osakehuoneistoa, joilla on eri omistajat, ja kokouksessa käsitellään yhtiön järjestyssääntöjä. Kokouksesta tulee ilmoittaa asukkaille joko siten, että tätä koskeva ilmoitus asetetaan viim. 2 viikkoa ennen kokousta nähtäville yhtiön ilmoitustauluille tai toimitetaan jokaiseen huoneistoon, jossa asuu vuokralainen tai muu asukas.

10 Asukkaiden osallistumisoikeus Missä muissa tilanteissa, kuin järjestyssääntöjä käsiteltäessä, asukkailla on osallistumisoikeus yhtiökokoukseen? Kun kokouksessa käsitellään yhtiön yhteisten tilojen käyttöä tai kunnossapitoa tai uudistusta, joka vaikuttaa olennaisesti asukkaan huoneiston tai yhteisten tilojen käyttöön. Onko asukkaalla läsnäolon lisäksi a) puheoikeus, b) äänioikeus, c) oikeus saada kokouksen pöytäkirjasta jäljennös? a) kyllä, b) ei, c) kyllä

11 Päätöksenteko ilman yhtiökokousta Olet pienen yhtiön isännöitsijä ja hallituksen puheenjohtaja soittaa sinulle kysyäkseen, voisivatko he päättää autotallirakennuksen remontoinnista ilman yhtiökokousta, koska pihalla pidettyjen keskustelujen mukaan tallirakennus on kaikkien mielestä korjauksen tarpeessa. Miten vastaat? Osakkaat voivat päättää asiasta yhtiökokousta pitämättä, mikäli kaikki yhtiön osakkaat ovat yksimielisiä ensinnäkin siitä, että asia päätetään ilman kokousta, sekä itse päätöksen sisällöstä. Tällöinkin päätös on kirjattava, päivättävä, numeroitava ja vähintään kahden osakkaan allekirjoitettava.

12 Asiakirjojen nähtävilläpito AOYL:n mukaan hallituksen päätösehdotukset, viimeinen tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus ja toiminnantarkastuskertomus pidettävä nähtävillä aina ennen yhtiökokousta vähintään 2 viikon ajan kutsussa mainitussa paikassa Mitä, jos eivät ole olleet nähtävänä, mutta toimitettu osakkaille kutsun mukana? Moiteperuste, mutta moitekanne tuskin menestyisi Mitä, jos hallituksen päätösehdotus ei ole ollut nähtävänä? Ei saa tällöin hallituksen esityksen statusta, samanlainen kuin muutkin ehdotukset eli sitä täytyy esim. kannattaa, jos kannatusmenettely hyväksytty Mitä, jos tilin- tai toiminnantarkastuskertomus ei ole ollut nähtävänä? Moiteperuste, mutta mikäli ehtii kokoukseen ja ns. puhdas kertomus, moitekanne tuskin menestyisi Harkittava kokouksen siirtämistä

13 Kokoukseen osallistuminen kokouspaikan ulkopuolelta Osakas ottaa yhteyttä isännöitsijään ja kertoo lähtevänsä muutamaksi kuukaudeksi ulkomaille. Hän tiedustelee, olisiko matkan aikana pidettävään yhtiökokoukseen mahdollista osallistua videopuhelun välityksellä. Miten vastaat osakkaalle? Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä, että kokoukseen voi osallistua myös teknisen välineen avulla kokouspaikan ulkopuolelta. Jollei yhtiöjärjestyksessä tästä määrätä, myös hallitus voi tehdä asiasta päätöksen. Mahdollisuudesta osallistua kokoukseen teknisen välineen avulla tulee mainita yhtiökokouskutsussa.

14 Valtuutukset Valtuutus osoitettava joko päivätyllä valtakirjalla tai muutoin luotettavalla tavalla Mikä on luotettava tapa? Mitä erilaisia valtuutusmuotoja voi olla? Esim. sähköposti, tekstiviesti, puhelu + henkilöllisyyden varmistus kokouskäytännössä tavanomaisella tavalla Mitä tehtävä, jos valtuutus ei ole kunnossa? Jos valtuutettu itsekin osakas tai yhteisomistaja, tällöin läsnäolo- ja puheoikeus, mutta ei äänioikeutta ko. osakeryhmän osalta Jos valtuutettu ei ole osakas tai yhteisomistaja, yhtiökokous päättää viimekädessä enemmistöllä, sallitaanko hänen läsnäolo kokouksessa

15 Asemavaltuutus ja rinnasteiset tilanteet Asemavaltuutus = oikeus edustaa ilman valtakirjaa tai muuta valtuutusta pelkästään aseman perusteella Milloin asemavaltuutus on mahdollinen? Kun osakkeenomistaja on yritys Edustusoikeus osoitettava yhtiöjärjestyksellä ja kaupparekisteriotteella, esim. yrityksen toimitusjohtaja Asemavaltuutukseen rinnasteiset tilanteet? Esim. puolisot Tulkinnanvarainen tilanne Valtakirja muu selvitys Entä leski tai esimerkiksi yhdessä asuvat sisarukset? Tarvitsevat valtakirjan tai muun valtuutuksen

16 Valtakirjan voimassaolo Nykyisen AOYL:n myötä voimassaoloa koskevat rajoitukset poistuivat eli valtuutuksen voi antaa pitkäksikin määräajaksi tai toistaiseksi voimassaolevana Ellei muuta ilmene, valtuutus koskee yhtä kokousta A tulee yhtiökokoukseen mukanaan valtakirja, joka oikeuttaa hänet edustamaan B:n osakkeita. B on kuitenkin kokousta edeltävänä päivänä soittanut isännöitsijälle ja kertonut riitaantuneensa A:n kanssa ja että tämä ei missään nimessä saa päättää hänen asioistaan yhtiökokouksessa. A ei ole suostunut antamaan B:n allekirjoittamaa valtakirjaa takaisin. Voiko A edustaa B:tä yhtiökokouksessa? Ei voi, koska valtuutus on aina peruutettavissa

17 Valtuutuksen siirto A on valtuuttanut B:n valtakirjalla edustamaan itseään, mutta päivää ennen kokousta B:lle tulee yllättävä meno, eikä hän pääsekään kokoukseen. Voiko B valtuuttaa C:n edustamaan A:ta kokouksessa? Mikäli A on antanut ns. tavallisen valtakirjan (nimetylle henkilölle), tällöin B ei voi valtuuttaa C:tä edustamaan A:ta Jos kyseessä on joko avoin asianajovaltakirja tai valtakirja, joka annetaan nimetylle hlölle tai hänen määräämälleen, tällöin B voi valtuuttaa C:n edustamaan A:ta kokouksessa

18 Kannatusmenettely Kokouskäytännössä muodostunut menettely, jota käytettäessä vain kannatetut ehdotukset otetaan huomioon, paitsi Hallituksen esityksiä ei tarvitse kannattaa Vaaleissa kaikki ehdotukset otettava huomioon Kannatusmenettely tulee sovellettavaksi vain, jos kokouksessa näin päätetään, yleensä pj. hyväksyttää menettelyn kokouksella Mitä tehdä, jos joku/jotkut vastustavat kannatusmenettelyn käyttämistä kokouksessa? Kiinteistöliiton näkemys: ei voida noudattaa, jos yksikin vastustaa kannatusmenettelyn käyttöä

19 Osakkaan kyselyoikeus Yhtiön varsinaisessa yhtiökokouksessa eräs osakas pitää pitkän puheenvuoron tilinpäätöksen vahvistamista edeltävässä keskustelussa ja kyselee paljon myös yhtiön taloudellisesta asemasta muutenkin. Pitääkö osakkaan kysymyksiin vastata? Pitää, koska osakkailla on yhtiökokouksessa kyselyoikeus ja yhtiön johdolla siten myös tiedonantovelvollisuus. Kyselyoikeus koskee käsiteltävänä olevan asian arviointiin vaikuttavia asioita sekä yhtiön taloudellista asemaa laajemminkin silloin, kun kokouksessa käsitellään tilinpäätöstä. Mitä, jos osakkaan kysymykseen ei pystytä vastaamaan heti? Vastaus on annettava 2 viikon kuluessa kirjallisesti. Vastaus toimitetaan kysymyksen esittäneelle osakkaalle sekä sellaiselle osakkaalle, joka sitä pyytää.

20 Äänileikkuri AOYL 6:13.1: Yhtiökokouksessa järjestettävässä äänestyksessä yhden osakkeenomistajan äänimäärä on enintään viidesosa kokouksessa edustettujen osakkeiden yhteenlasketusta äänimäärästä, jollei yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä Valtuutetun edustamien osakkeiden äänimääriä ei enää lasketa yhteen eli valtuutettu voi käyttää kaikkia valtakirjalla edustamiaan ääniä Entä jos yhtiöjärjestyksessä on säännös: Yhtiökokouksessa kukaan ei saa äänestää enemmällä kuin viidennellä osalla kokouksessa edustettujen osakkeiden yhteenlasketusta äänimäärästä? Tulkitaan lain tiukennukseksi, valtuutetun edustamat äänet lasketaan yhteen

21 Harjoitus äänileikkurista Kokouksessa edustettuna 100 osaketta, joista A omistaa 25, B 20, C 15, D 15, E 10, F 10 ja G 5 Tilanne 1) Kuinka monta ääntä X:llä on, kun B, C, E ja F (yht. 55 osaketta) ovat valtuuttaneet X:n? AOYL? X:llä on 55 ääntä Yhtiöjärjestyksessä VAOYL:n sanamuodon mukainen äänileikkuri? X:llä on 20 ääntä

22 Harjoitus äänileikkurista Kokouksessa edustettuna 100 osaketta, joista A omistaa 25, B 20, C 15, D 15, E 10, F 10 ja G 5 Tilanne 2) Kuinka monta ääntä Y:llä on, kun A (25 osaketta) valtuuttaa Y:n? AOYL? Y:llä on 20 ääntä Yhtiöjärjestyksessä VAOYL:n sanamuodon mukainen äänileikkuri? Y:llä on 20 ääntä

23 Esteellisyys - taustaksi Osakas tai hänen valtuutettunsa ei saa äänestää asiassa, joka koskee: Osakkaan ja yhtiön välistä sopimusta ja oikeustointa Osakkaan vastuuvapautta, kannetta, vapautusta vahingonkorvausvelvollisuudesta tai muusta velvoitteesta Osakkaan uudistusta tai muuta kuin välttämätöntä kunnossapitoa, joka poikkeaa muista huoneistoista Osakkaan huoneiston hallintaanottoa Lisäksi yhtiön ja kolmannen välinen asia, jos osakkaalle odotettavissa olennaista etua, joka saattaa olla ristiriidassa yhtiön edun kanssa

24 Kokouksen pj:n esteellisyys Hallituksen puheenjohtaja on valittu myös yhtiökokouksen puheenjohtajaksi ja kokouksessa tulee eteen vastuuvapaudesta päättäminen. Eräs osakas vastustaa kärkkäästi vastuuvapauden myöntämistä hallitukselle, miten tilanteessa tulisi toimia? Esteellisen puheenjohtajan olisi suositeltavaa jäävätä itsensä vastuuvapaudesta päättämisen ajaksi ja tilalle valitaan esteetön puheenjohtaja ko. asiakohdan käsittelyn ajaksi Mikäli kannatusmenettely on hyväksytty kokouksessa eikä osakas saa kannatusta vastustukselleen, asiasta ei tarvitse äänestää, vaan vastuuvapaus tulee myönnetyksi

25 Valtuutetun esteellisyys Valtuutetun henkilökohtaisella esteellisyydellä ei ole enää merkitystä Yhtiökokouksessa päätetään A:n huoneiston hallintaanotosta. A tulee kokoukseen ja sanoo edustavansa oman huoneistonsa lisäksi myös 5 naapuriaan, joilta hän on saanut valtakirjat. Saako A äänestää huoneistonsa hallintaanotosta? Oman huoneistonsa hallintaan oikeuttavien osakkeiden osalta A ei voi äänestää, koska on esteellinen. Koska A:n naapurit eivät kuitenkaan ole esteellisiä, näiden huoneistoiden osakkeilla hän saa äänestää valtuutuksien nojalla.

26 Esteellisyyden ulottuvuus Yhtiökokouksessa ollaan päättämässä siitä, nostetaanko osakasta X vastaan vahingonkorvauskanne. Saako X a) olla läsnä, kun asiasta keskustellaan ja päätetään, b) osallistua keskusteluun, c) äänestää asiasta? a) kyllä, b) kyllä, c) ei Yhtiökokous on kutsuttu koolle päättämään nykyisen hallituksen erottamisesta ja mahdollisen uuden hallituksen valinnasta. Saavatko hallituksen jäsenet a) äänestää omasta erottamisestaan, b) ehdottaa itseään uuteen hallitukseen, jos nykyinen hallitus päätetään erottaa? a) kyllä, b) kyllä, koska esteellisyyspykälää tulee tulkita suppeasti

27 Äänestykset: koeäänestys Yhtiökokouksessa päätetään parvekelasien asentamisesta. Yksiöissä ei ole parvekkeita ja kokoukseen tulleet yksiöiden omistajat vastustavat hanketta. Kokouksen puheenjohtaja ehdottaa koeäänestystä, jossa selvästi nähdään, että yksiöiden omistajat tulevat häviämään äänestyksen. Täytyykö asiasta järjestää virallinen äänestys? Tämä riippuu siitä, haluavatko vähemmistöön jääneet yksiöiden omistajat, että virallinen äänestys järjestetään, vai vetävätkö he ehdotuksensa takaisin havaitessaan, ettei se tulisi todennäköisesti menestymään

28 Äänestykset: tasatilanne Yhtiökokouksessa on esitetty, että tilintarkastajan rinnalle valittaisiin myös toiminnantarkastaja. Mahdolliseksi toiminnantarkastajaksi on ehdolla kaksi henkilöä. Miten tilanne ratkeaa, jos äänestykset päättyvät tasatilanteeseen? Päätös siitä, valitaanko yhtiölle tilintarkastajan lisäksi myös toiminnantarkastaja, ratkeaa sen mukaan, kumpaa kantaa yhtiökokouksen puheenjohtaja kannattaa, koska kyse on asiakysymyksestä Päätös siitä, kumpi ehdokas valitaan toiminnantarkastajaksi, ratkeaa puolestaan arvalla, koska kyse on vaalista

29 Äänestysjärjestys: hallituksen valinta Yhtiöjärjestyksen mukaan hallitukseen kuuluu 3 varsinaista jäsentä ja 1 varajäsen. Ensin ehdotetaan, että entinen hallitus jatkaa. Lisäksi ehdotetaan 2 uutta jäsentä. Miten äänestykset tulisi järjestää? Esimerkiksi seuraavasti: Ensin äänestetään siitä, jatkaako nykyinen hallitus vai valitaanko uusi. Jos vanha hallitus saa enemmistön, tällöin vanha hallitus tulee valituksi. (Asiakysymys, tasatilanteessa pj) Jos vanha hallitus ei saa yli puolta annetuista äänistä, tämän jälkeen päätetään vaalitapa. Esim. järjestetään vaali 6 ehdokkaan kesken esimerkiksi siten, että jokainen kirjoittaa lappuun maksimissaan 4 nimeä ja 3 eniten ääniä saanutta valitaan varsinaisiksi jäseniksi ja neljänneksi eniten ääniä saanut varajäseneksi. (Asiakysymys, tasatilanteessa pj) Suoritetaan päätetyn äänestystavan mukainen vaali (Vaali, tasatilanteessa arpa)

30 Jatkokokous Yhtiökokouksessa on ollut paljon vilkasta keskustelua ja kokous on venynyt niin pitkäksi, että moni osakkaista on jo kyllästynyt ja lähtenyt kotiin. Esityslistalla olisi vielä päätös yhtiön talosaunan remontoinnista, minkä tiedetään aiheuttavan paljon keskustelua niin puolesta kuin vastaan. Kokouspaikan tilavuokra alkaa myös umpeutua. Miten pitäisi menetellä, jotta talosaunan remonttiasia voitaisiin siirtää jatkokokoukseen? Asian siirtämisestä jatkokokoukseen pitää tehdä päätös yhtiökokouksessa. Päätöksestä järjestetään tarvittaessa äänestys. Jos jatkokokous pidetään yli 4 viikon kuluttua yhtiökokouksesta, tällöin jatkokokoukseen on toimitettava erillinen kokouskutsu.

31 Pöytäkirjan laatiminen 2 viikkoa yhtiökokouksen jälkeen osakas soittaa isännöitsijälle tuohtuneena, koska pöytäkirjaa ei ole vielä toimitettu hänelle. Hänestä on käsittämätöntä, että pöytäkirjan laatiminen voisi kestää yli 2 viikkoa ja vaatii, että pöytäkirja lähetetään hänelle välittömästi. Mitä vastaat osakkaalle? Pöytäkirja on viimeistään 4 viikon kuluttua kokouksesta pidettävä isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan luona nähtävänä, joten pöytäkirjan laatimiseen on aikaa vielä 2 viikkoa eikä pöytäkirjaa ole pakko lähettää automaattisesti osakkaille. Kun 4 viikkoa on kulunut, tällöin siitä on pyynnöstä toimitettava jäljennös osakkaalle ja lähettämisestä saadaan periä hallituksen vahvistama kohtuullinen maksu.

32 Eriävä mielipide pöytäkirjaan Yhtiökokouksessa äänestetään hallituksen vastuuvapaudesta suljetulla lippuäänestyksellä. Äänestyksen voittaa kanta, jonka mukaan vastuuvapaus myönnetään. Äänestyksen jälkeen osakas X vaatii, että pöytäkirjaan kirjataan hänen eriävä mielipiteensä asiasta. Kokouksen jälkeisenä päivänä osakas Y soittaa isännöitsijälle ja sanoo, että myös hän vastusti vastuuvapauden myöntämistä kokouksessa. Asiaa mietittyään Y haluaa, että pöytäkirjaan merkitään eriävä mielipide myös hänen osaltaan. Merkitsetkö eriävät mielipiteet X:n ja Y:n osalta? X:n osalta eriävä mielipide on syytä kirjata, koska hän on esittänyt vaatimuksensa jo yhtiökokouksessa, mutta Y:n osalta merkintää ei voi tehdä, koska hän on esittänyt vaatimuksensa vasta kokouksen jälkeen.

33 Pöytäkirjan tarkastus Yhtiökokouksessa on valittu A ja B pöytäkirjan tarkastajiksi. A allekirjoittaa pöytäkirjan. B vaatii, että pöytäkirja tehdään uudestaan, koska hänellä on 12 eri kohtaa, jotka täytyy hänestä huomioida pöytäkirjassa ennen kuin hän voi allekirjoittaa sen. A puolestaan ilmoittaa, että hän ei suostu allekirjoittamaan pöytäkirjaa, jossa on B:n vaatimat muutokset, koska nämä huomiot eivät liity kokouksen kulkuun, vaan ovat puhtaasti B:n omia mielipiteitä asiakysymyksistä. Miten menettelet? B:llä on allekirjoituksensa lisäksi mahdollisuus kirjata eriävä mielipiteensä kokouksen kulkua koskevien asioiden osalta, mutta ei omia mielipiteitään substanssiasioista. Mikäli B ei suostu allekirjoittamaan pöytäkirjaa näillä ehdoilla, yhtiö voi valita uuden pöytäkirjan tarkastajan seuraavaksi pidettävässä yhtiökokouksessa. Uuden tarkastajan tulee olla sellainen henkilö, joka oli läsnä myös edellisessä kokouksessa.

34 KIITOS! Kysyttävää?