Ohjelman yhteinen hallintoviranomainen: Lapin liitto KOLARCTIC ENPI CBC -OHJELMA HAKUOHJEET

Transkriptio

1 Ohjelman yhteinen hallintoviranomainen: Lapin liitto KOLARCTIC ENPI CBC -OHJELMA HAKUOHJEET Voimassa hakukierroksella (90 päivää) Hakemukset toimitettava ohjelman hallintoviranomaiselle viimeistään

2 SISÄLLYSLUETTELO 1. KOLARCTIC ENPI CBC OHJELMA TAUSTAA OHJELMAN TAVOITTEET JA PAINOPISTEET HAETTAVANA OLEVA EU-RAHOITUS HAKUKIERROKSEN ASIAKIRJAT HAKUKIERROKSEN SÄÄNNÖT TUKIKELPOISUUSSÄÄNNÖT PÄÄHAKIJAN TUKIKELPOISUUS: KUKA VOI TOIMIA HANKKEEN PÄÄHAKIJANA? KUMPPANUUS JA KUMPPANEIDEN TUKIKELPOISUUS TUKIKELPOINEN TOIMINTA: TOIMINTA, JOHON OHJELMASTA VOI SAADA RAHOITUSTA KUSTANNUSTEN TUKIKELPOISUUS: HANKKEESSA SYNTYNEET KUSTANNUKSET, JOTKA VOIDAAN MAKSAA HANKKEELLE MYÖNNETYLLÄ RAHOITUKSELLA RAHOITUKSEN HAKEMINEN HAKULOMAKE HAKEMUKSEN ALLEKIRJOITTAMINEN SEKÄ TOIMITTAMINEN HALLINTOVIRANOMAISELLE HAKEMUKSEN TOIMITTAMISEN AIKATAULU HAKIJOILLE TIEDOTTAMINEN JULKISEN KANSALLISEN VASTINRAHOITUKSEN HAKEMINEN SUOMESSA, RUOTSISSA, NORJASSA JA VENÄJÄLLÄ HAKEMUSTEN ARVIOINTI JA VALINTA HAKEMUSTEN ARVIOINTI RAHOITUKSESTA PÄÄTTÄMINEN JA RAHOITUSSOPIMUS PÄÄTÖKSENTEKO SEURANTAKOMITEASSA RAHOITUSSOPIMUS INDIKATIIVINEN AIKATAULU MUITA HANKKEEN SUUNNITTELUSSA HUOMIOITAVIA ASIOITA HANKKEEN OHJAUSRYHMÄ YHTEYSTIEDOT HAKULOMAKKEEN TÄYTTÖOHJEET ESIMERKIT TAULUKOISTA ACTIVITIES, ACTION PLAN AND EXPECTED RESULTS INDIKAATTORIEN MÄÄRITYKSET

3 1. KOLARCTIC ENPI CBC OHJELMA 1.1 TAUSTAA Kolarctic ENPI CBC ohjelma jatkaa ja edistää rajat ylittävää yhteistyötä Pohjoiskalotin maiden ja Luoteis-Venäjän välillä. Euroopan unioni rahoittaa ohjelmaa Euroopan naapuruus- ja kumppanuusinstrumentista (ENPI). Rahoitusta myönnetään yhteishankkeille, jotka tukevat Suomen, Ruotsin, Norjan ja Venäjän yhdessä hyväksymiä painopisteitä ja strategioita. Ohjelmaan suunnattu yhteisörahoituksen (EU-rahoituksen) määrä vuosille on yhteensä 28,241 miljoonaa euroa. Yhteisörahoituksen lisäksi ohjelman kokonaisrahoitus koostuu Norjan Kolarctic-rahoituksesta sekä Venäjän, Suomen, Ruotsin ja Norjan kansallisesta vastinrahoituksesta. Ohjelman kokonaisrahoitus on noin seitsemänkymmentä miljoonaa euroa. Nämä hakuohjeet antavat rahoituksen hakijoille perustietoa Kolarctic ENPI CBC -ohjelman rahoituksen hakuprosessista. Hakuohjeet sisältävät tietoa muun muassa hakukierroksen hakuajoista, painopisteistä, hankkeiden rahoituksesta sekä hakulomakkeen täyttöohjeet. Kaikki julkaistavat tiedot perustuvat Kolarctic ENPI CBC ohjelma-asiakirjaan, EU:n komission PraG-asiakirjaan (Practical Guide to Contract procedures for EC external actions) 1 sekä ENPI-ohjelmien täytäntöönpanosääntöihin (951/2007) 2. Vuosittaiset strategiset teemat sekä hankkeiden valintakriteerit ja haettavana olevan EU-rahoituksen määrä määritellään seurantakomitean vuosittain hyväksymässä toimintasuunnitelmassa. Kaikki asiakirjat, ohjeet sekä ohjelma-asiakirja ovat tulostettavissa ohjelman kotisivuilta Ohjelmaan ja rahoituksen hakemiseen liittyvää hankeneuvontaa antavat ohjelman yhteinen hallintoviranomainen (Joint Managing Authority) Lapin liitto sekä sen sivutoimipisteet Venäjällä, Ruotsissa ja Norjassa. 1.2 OHJELMAN TAVOITTEET JA PAINOPISTEET Ohjelman pääasiallinen tavoite on vähentää maiden raja-alueiden perifeerisyyttä ja siitä johtuvia ongelmia sekä edistää monenkeskistä rajat ylittävää yhteistyötä. Ohjelmalla pyritään kehittämään ohjelma-alueen rajat ylittäviä taloudellisia, sosiaalisia sekä ympäristön suomia mahdollisuuksia. Tavoitteisiin pyritään tukemalla innovatiivisia rajat ylittäviä toimintoja, saavutettavuutta sekä luonnonvarojen, yhteisöjen ja kulttuurisen perinnön kestävää kehitystä. Tavoitteiden saavuttamiseksi ohjelma on jaettu kolmeen painopisteeseen, jotka kuvaavat ohjelma-alueen vahvuuksia ja ongelmia. 1. Taloudellinen ja sosiaalinen kehitys 2. Yhteiset haasteet 3. Ihmisten välinen yhteistyö ja identiteetin vahvistaminen. Rahoitushakemuksen tulee kohdistua yhteen painopisteeseen. Esimerkkejä painopisteiden toiminnallisista tavoitteista ja tuettavasta toiminnasta on kuvattu ohjelma-asiakirjassa. 1 PraG-asiakirja Internetissä: 2 Komission asetus (EY) N:o 951/2007, annettu 9 päivänä elokuuta 2007, eurooppalaista naapuruuden ja kumppanuuden välinettä koskevista yleisistä määräyksistä annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1638/2006 puitteissa rahoitettavien rajat ylittävien yhteistyöohjelmien täytäntöönpanosäännöistä

4 1.3 HAETTAVANA OLEVA EU-RAHOITUS Termien selityksiä: - Julkinen rahoitus: Mikä tahansa julkinen rahoitus jota hanke saa, mukaan lukien EUrahoitus, valtion rahoitus ja muusta julkisesta lähteestä tuleva rahoitus - Yhteisörahoitus = EU-rahoitus: Rahoitus joka on peräisin EU:n budjetista ja jonka ohjelman hallintoviranomainen osoittaa hankkeelle - Norjan Kolarctic-rahoitus Norjan valtiolta norjalaisille hanketoimijoille vastaa EU:n rahoitusta - Kansallinen valtion vastinrahoitus Suomesta ja Venäjältä: Suomen ja Venäjän valtioiden budjeteista ohjelmaan tuleva rahoitus. Se välittyy hankkeille hallintoviranomaisen kautta. - Kansallinen julkinen vastinrahoitus: Tällä tarkoitetaan kansallista valtion vastinrahoitusta ja muuta julkista rahoitusta. Valtion (valtioiden) budjetin lisäksi se voi tulla muiden julkisten toimijoiden budjetista, ja se voi olla lähtöisin valtiolta, kunnilta tai muista julkisista lähteistä - Norjan kansallinen vastinrahoitus: hankkeiden norjalaisille toimijoille, vastaa kansallista julkista vastinrahoitusta - Yksityinen rahoitus: Rahoitus yksityisiltä organisaatioilta Kolarctic ENPI CBC -ohjelman EU-rahoitusta on haettavana tällä hakukierroksella yhteensä euroa ja Norjan Kolarctic-rahoitusta euroa. (Varattu vuosille ohjelman rahoitustaulukossa). Siltä varalta että haetut summat yhteenlaskettuina ylittävät mainitut, hallintoviranomainen varaa mahdollisuuden osoittaa hankkeille lisäksi euroa vuodelle 2010 varatusta rahoituksesta. Hallintoviranomainen myös pidättää oikeuden olla myöntämättä kaikkea haettavaksi julistettua rahoitusta. Hakuaika alkaa 11. tammikuuta 2010 ja päättyy 9. huhtikuuta Tällä hakukierroksella rahoitus avataan haettavaksi sillä varauksella että EU-rahoituksen saatavuus on vielä riippuvainen EU:n ja Venäjän välisen rahoitussopimuksen ratifioinnista Venäjän Federaation duumassa. Rahoitussopimus hyväksyttyjen hankkeiden toteuttajien kanssa voidaan allekirjoittaa vasta mainitun ratifioinnin jälkeen. Ohjelman seurantakomitea ei ole asettanut vähimmäis- tai enimmäismääriä haettavalle EU-rahoitukselle. Kuitenkin kansainvälisille hankkeille tyypillisen suhteellisen pitkän hakuprosessin takia hakijoita kehotetaan kiinnittämään huomiota hankkeen kustannustehokkuuteen ja välttämään erittäin pienten rahoitussummien hakemista. Hankkeen rahoitus koostuu julkisesta ja yksityisestä rahoituksesta. Julkinen rahoitus muodostuu EU-rahoituksesta ja kansallisesta vastinrahoituksesta. Yksityistä rahoitusta ei lueta kansalliseksi vastinrahoitukseksi vaan enemmänkin hankkeen saamaksi lisärahoitukseksi. Lisää tietoa kansallisesta vastinrahoituksesta on tämän asiakirjan kappaleessa Kaikissa hankkeissa vähintään 10% rahoituksesta on tultava hankkeen päähakijan ja yhden tai useamman partnerin omista resursseista. Hankkeen toteuttajaosapuolen oma rahoitus voi olla yksityistä tai julkista. Ohjelman seurantakomitea on asettanut ylärajat hankkeen saamalle ohjelmarahoitukselle. Tämän ylärajan suuruus riippuu siitä, mistä ohjelman painopisteestä hanke rahoitetaan ja myös hanketyypistä ja mukana olevista organisaatioista. Asetetut rajat eri painopisteissä ovat: 4

5 Painopiste Rahoitusosuus maksimissaan Muita vaatimuksia Painopiste 1 Taloudellinen ja % (omaa rahoitusta sosiaalinen kehitys edellytetään enemmän talouselämän kehittämishankkeissa) Painopiste 2 Yhteiset haasteet 90 % Painopiste 3 Ihmisten välinen yhteistyö ja identiteetin rakentaminen 90% - Tukikatto riippuu hanketyypistä sekä kunkin maan kansallisesta lainsäädännöstä - Pienimuotoisten investointien rahoitusosuus ei voi ylittää maan kansallisessa lainsäädännössä määriteltyä ylärajaa. Pienimuotoisissa investoinnissa tuen (EU-rahoitus ja kansallinen vastinrahoitus) osuus on kuitenkin aina korkeintaan 70 %. Rahoitettuihin hankkeisiin voi sisältyä pienimuotoisia investointeja (enintään euroa). Pienimuotoisten hankkeiden rahoituksessa täytyy aina olla mukana kansallista vastinrahoitusta. Yli euron investointeihin sovelletaan suurinvestointeja koskevia säädöksiä. Tällaisen investoinnin täytyy joko olla mainittuna ohjelma-asiakirjassa tai niitä varten täytyy olla laadittuna erillinen budjetti. Suomalaista kansallista vastinrahoitusta ei saa käyttää Venäjällä toteutettaviin investointeihin. Hankkeen EU-rahoitus muodostaa enintään 50 % hankkeen julkisesta rahoituksesta. Loput julkisesta rahoituksesta muodostuu kansallisesta vastinrahoituksesta (national co-financing). Norjan Kolarctic-rahoitus (Norwegian Kolarctic financing) muodostaa enintään 50 % hankkeen norjalaisen kumppanin/ kumppaneiden julkisesta rahoituksesta. Loput ko. kumppaneiden julkisesta rahoituksesta muodostuu Norjan kansallisesta vastinrahoituksesta. Hankkeen kustannuksia voidaan lisäksi kattaa yksityisellä rahoituksella. Kaikissa hankkeissa täytyy olla mukana päähakijan ja/ tai yhden tai usean kumppanin omaa rahoitusta. 1.4 HAKUKIERROKSEN ASIAKIRJAT HUOM: hakemuksen liitteet löytyvät ohjelman kotisivuilta Asiakirjat jotka sisältävät hakijoille tarpeellista tietoa: - Kolarctic ENPI CBC ohjelma-asiakirja - Programme Action Plan PraG asiakirja (Practical Guide to Contract Procedures for EC external actions) - Hakuohjeet rahoituksen hakijoille o Liite I. Rahoitussopimuksen malli ja erityisehdot (Standard Grant Contract and special conditions) o Liite II. Yleisehdot (General Conditions applicable to European Community-financed grant contracts for external actions) o Liite III. Alueelliset arviointiryhmät (RAG) Arviointitaulukko o Liite IV. Tuensaajien hankinnat (Procurement by grant Beneficiaries in the context of the European Community external actions) o Liite V. Maksupyyntö (Request for payment) o Liite VI. Väliraportti (Interim narrative report) o Liite VII. Tilintarkastusraportti (Expenditure verification) 5

6 - Kolarctic ENPI CBC -hankkeiden tiedotus- ja näkyvyysohjeet Asiakirjat, jotka hakijan tulee täyttää ja toimittaa hallintoviranomaiselle hakulomakkeen yhteydessä hakukierroksen päättymiseen mennessä: - Kolarctic ENPI CBC hakulomake (Kolarctic ENPI CBC Grant Application Form) o Liite A. Budjetin erittely (Budget specification) o Liite B. Logical Framework (vapaaehtoinen, silloin kun haettu kokonaisrahoitus on tai vähemmän) o Liite E: Projektisuunnitelma o Liite F: Päähakijan ja kumppaneiden rekisteröintitodistukset o Liite H: Kumppanuussitoumus (Partnership Statement) o Liiite J: Tarkistuslista (Chekcklist) o Asiakirjat, jotka hakijan täytyy toimittaa hallintoviranomaiselle ennen mahdollista rahoitussopimuksen solmimista: - Liite C. Hakijan pankkitiedot (Financial Identification Form) - Liite D: Legal Entity File - Liite G: Kumppanuussopimukset, jotka päähakija tekee kaikkien kumppanien kanssa. - Kopio mahdollisesta Norjan Kolarctic-rahoituksen rahoituspäätöksestä - Kopiot Venäjän, Suomen, Ruotsin ja Norjan kansallisen vastinrahoituksen rahoituspäätöksistä (paitsi Suomen ja Venäjän valtioiden vastinrahoituksesta) - Kopiot yksityisen rahoituksen sitoumuksista - Alv-todistus, jos arvonlisävero jää hakijan lopulliseksi kustannukseksi - Päähakijan kahden edellisen tilinpäätöksen tuloslaskelma ja tase (koskee vain yhdistyksiä ja yrityksiä) 6

7 2. HAKUKIERROKSEN SÄÄNNÖT HUOM hakemuslomakkeen täyttöohjeet ovat tämän asiakirjan kappaleessa 7. Kaikki tätä hakukierrosta koskeva materiaali on löydettävissä Kolarctic ENPI CBC ohjelman kotisivuilta Näissä hakuohjeissa annetaan hakukierroksesta rahoitettavien toimenpiteiden hakemusmenettelyä, valintaa ja toteuttamista koskevat määräykset, ottaen myös huomioon Practical Guide to Contract Procedures for EC external actions- asiakirjaan kirjatut ehdot, joita sovelletaan tällä hakukierroksella (asiakirja on saatavana osoitteessa ) 2.1 TUKIKELPOISUUSSÄÄNNÖT On olemassa kolme erilaista tukikelpoisuussäännöstöä, jotka koskevat - hankerahoituksen päähakijoita (2.1.1) ja niiden kumppaneita (2.1.2), - mahdollisesti rahoitettavia toimenpiteitä (2.1.2) sekä - tukikelpoisia kustannuksia (2.1.3) PÄÄHAKIJAN TUKIKELPOISUUS: KUKA VOI TOIMIA HANKKEEN PÄÄHAKIJANA? Hankkeella täytyy olla yksi päähakija, joka tulee joko varsinaiselta ohjelma-alueelta tai sen rajoittuvalta alueelta (katso ohjelma-alueen määritelmä kappaleesta Hankkeiden maantieteellinen tukikelpoisuus ). Päähakija toimittaa rahoitushakemuksen hallintoviranomaiselle. Päähakija on EU-rahoituksen tuensaaja ja toimii linkkinä ohjelman hallintoviranomaisen ja hankkeen kumppaneiden välillä. Se suunnittelee hankkeen yhdessä kumppaneidensa kanssa ja vastaa ohjelman hallintoviranomaiselle hankkeen toimeenpanosta ja hallinnosta. Päähakija toimittaa kaikki tarvittavat asiakirjat ja tiedot hallintoviranomaiselle ennen hankkeen aloittamista sekä sen toimeenpanon aikana. Ollakseen tukikelpoinen rahoituksen hakija ja saada päähakijan täytyy - olla juridinen henkilö ja - rekisteröity Venäjällä, Suomessa, Ruotsissa tai Norjassa ja - olla suoraan vastuussa hankkeen valmistelusta ja hallinnoinnista kumppaneiden kanssa eikä toimia välittävänä organisaatioina, Päähakija ja kumppanit voivat olla esimerkiksi kansallisia, alueellisia tai paikallisia julkisia viranomaisia tai organisaatioita, kuntia, kuntayhtymiä, julkisia liikelaitoksia, kauppakamareita, järjestöjä ja yhdistyksiä, yliopistoja ja korkeakouluja, tutkimuslaitoksia sekä yksityisiä yrityksiä ja niiden verkostoja. 3 Huomaa, että jos yksityinen yritys toimii hankkeen päähakijana tai kumppanina, hanke ei voi tuottaa sille voittoa eikä kilpailuetua! Päähakija on myös velvollinen huolehtimaan siitä, että hankkeen kumppanit ovat hakeneet kansallista vastinrahoitusta ennen kuin se toimittaa rahoitushakemuksen ohjelman hallintoviranomaiselle. Suomen ja Venäjän valtiollista kansallista vastinrahoitusta haetaan hallintoviranomaiselta ohjelman hakulomakkeella. 3 Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1638/2006, annettu 24 päivänä lokakuuta 2006, eurooppalaista naapuruuden ja kumppanuuden välinettä koskevista yleisistä määräyksistä, 14 artikla 7

8 Mahdolliset hakijat eivät voi osallistua hankehakuun ja heille ei voida myöntää tukea, jos 4 : a) hakukierroksen valintaprosessin aikana hakija on konkurssissa tai muutoin rahavaikeuksissa, velkajärjestelyssä, selvitystilassa, liiketoimintakiellossa, tai edellisiin liittyvissä menettelyissä, kansallisen lain tai säännösten mukaisesti tai jollakin muulla tapaa vastaavassa tilanteessa tai siihen johtavassa tilanteessa, b) hakija on tuomittu ammatillisesta rikkomuksesta ja tuomio on saanut lainvoiman; c) tuen myöntäjä voi jollakin keinoin todistaa hakijan syyllistyneen vakavaan ammatilliseen rikkomukseen; d) hakija ei ole noudattanut sijaintimaansa tai projektin kohdealueen sosiaaliturvasäännöksiä tai verosäännöksiä; e) hakija on tuomittu lainvoiman saaneella tuomiolla petoksesta, korruptiosta, osallisuudesta rikolliseen organisaatioon tai muusta taloudelliselta kannalta haitallisesta rikkomuksesta tai vakavasta sopimusrikkomuksesta menettelyissä koskien yhteisön budjetista myönnettyjä varoja; f) hakija on todettavasti syyllistynyt sopimusrikkomukseen koskien Euroopan komission budjetista rahoitettua hankintamenettelyä tai muuta tukea ja siksi siihen kohdistuu tällä hetkellä Rahoitussäädöksen (Financial regulation) artikla 96(1): ssa mainittu hallinnollinen toimenpide. Allekirjoittamalla rahoitushakemuksen sekä hakijan vakuutuksen (Declaration by the Applicant) hakija vakuuttaa, ettei kuulu eikä joudu edellä mainittuihin tilanteisiin KUMPPANUUS JA KUMPPANEIDEN TUKIKELPOISUUS Päähakijan täytyy toimia yhteistyössä kumppaniorganisaatioiden kanssa kuten alla määritellään. Hankkeessa täytyy olla vähintään yksi toimija EU-maasta (Ruotsi, Suomi) ja yksi toimija Venäjältä, jolloin toinen toimii hankkeen päähakijana ja toinen kumppanina (partner). Kuitenkin ohjelmassa painotetaan hankkeita, joissa on kumppaneita useammasta kuin kahdesta maasta. Ohjelma-alue kattaa seuraavat läänit, maakunnat ja alueet: - Venäjä: Murmanskin alue, Arkangelin alue ja Nenetsin autonominen piiri - Suomi: Lappi - Ruotsi: Norrbotten - Norja: Nordlandin, Tromsin ja Finnmarkin maakunnat Ohjelmaan kuuluu myös rajoittuvia alueita. Päähakija tai kumppani voi olla rajoittuvalta alueelta jos sen/niiden osallistuminen hankkeeseen on perusteltua, ja jos niiden edustamaa osaamista tai asiantuntemusta ei ole saatavilla varsinaisella ohjelma-alueella. Näissä tapauksissa hankkeiden on oltava monenvälisiä (toimijoita on hankkeessa oltava vähintään kolmesta maasta), kansallisesti ja kansainvälisesti merkittäviä ja tuettava varsinaisen ohjelmaalueen kehittämistä. Lisäksi, kun päähakija tai kumppani on rajoittuvalta alueelta, on hankkeessa oltava mukana kumppani tai osapuoli myös varsinaiselta ohjelma-alueelta samasta maasta. Rajoittuvat alueet ovat: - Venäjä: Karjalan tasavalta, Leningradin alue ja Pietarin kaupunki - Suomi: Pohjois-Pohjanmaan maakunta - Ruotsi: Västerbottenin lääni Toimijoita alueen ulkopuolelta voi osallistua hankkeeseen (associates). Näiden osapuolten kustannukset eivät ole tukikelpoisia hankkeessa. Ne maksavat hankkeesta niille aiheutuvat kustannukset itse (Katso associates-osapuolen määritelmä alta). Myös pelkästään Norjan ja Venäjän ohjelma-alueelta olevien toimijoiden hanke voidaan rahoittaa ohjelmasta silloin, kun hakemus kohdistuu ohjelman painopisteeseen 1 (taloudellinen ja sosiaalinen kehittyminen) ja hankkeeseen ei voida löytää kumppania Ruotsin ja Suomen ohjelma-alueilta. Norjan ja Venäjän välisten kahdenkeskisten hankkeiden rahoitukseen ei voida käyttää EU-rahoitusta. Ne rahoitetaan Norjan rahoituksella ja Venäjän kansallisella rahoituksella. 4 PraG (Practical Guide for Contract Procedures) luku

9 Yhteistyökumppani (partner) on hankkeessa kumppani jolla on samanlainen asema kuin päähakijalla (Lead Partner). Yhteistyökumppanin tulee olla ohjelma-alueelta tai rajoittuvalta alueelta ja sillä on oikeus saada hankkeesta johtuviin kuluihinsa ohjelman rahoitusta. Kumppani voi päähakijan lailla saada EU-rahoitusta/ Norjan ENPI-rahoitusta hankkeessa syntyneille tukikelpoisille kustannuksilleen. Kumppania koskevat samat tukikelpoisuussäännöt kuin päähakijaa. Kumppani osallistuu päähakijan kanssa tasavertaisena toimijana hankkeen suunnitteluun ja toimeenpanoon. Kaikkien hankkeen kumppaneiden täytyy allekirjoittaa hakemuksessa oleva kumppanuussitoumus Partnership Statement. Seuraavat toimijat eivät ole kumppaneita ja niiden ei tarvitse allekirjoittaa kumppanuussitoumusta o Yhteistyöosapuolet (associates) Hankkeessa voi olla mukana myös ns. yhteistyöosapuolia. Ne voivat osallistua hankkeen toteutukseen, mutta ne eivät voi saada hankkeelle myönnettyä EU-rahoitusta/ Norjan Kolarctic-rahoitusta eivätkä kansallista vastinrahoitusta poikkeuksena matkustuskulut. Ne toimivat hankkeessa omalla rahoituksellaan. Siten tukikelpoisuussäännöt eivät koske niitä eikä niiden tarvitse allekirjoittaa kumppanuussitoumusta partnership statement. o Alihankkijat (subcontractors) Lisäksi hankkeessa voi olla mukana myös alihankkijoita, joita koskevat liitteessä IV 5 luetellut hankintasäännöt. Yksityiset yritykset voivat toimia hankkeessa alihankkijoina silloin, kun osallistuminen on rajattua ja selvästi määriteltyä. Hankkeen tukikelpoisista kustannuksista enintään 50 % voi syntyä alihankintana. Kuitenkaan alihankinta ei ole tukikelpoinen jos se lisää hankkeen kustannuksia antamatta kuitenkaan lisäarvoa hankkeelle. Alihankinta ei myöskään ole tukikelpoinen, jos sen kustannukset on määritelty prosentteina toimien kokonaiskustannuksista, ellei sellaista kustannusta ole erikseen perusteltu viittaamalla ostettavan työn tai palvelun todelliseen arvoon TUKIKELPOINEN TOIMINTA: TOIMINTA, JOHON OHJELMASTA VOI SAADA RAHOITUSTA Tuettavat painopisteet ja/ tai teemat Tämä hakukierros on ns. avoin hakukierros, joten hakukierroksella vastaanotettavia rahoitushakemuksia ei ole rajattu aiheen eikä painopisteen mukaan. Kaikki rahoitushakemukset käsitellään päätösprosessissa samalla ja yhdenvertaisella tavalla hakemuksen aiheesta riippumatta. Hakukierroksen rahoitushakemukset voivat kohdistua mihin tahansa ohjelman kolmesta painopisteestä (priority) (ks. kohta 1.2). 5 Annex IV. Procurement by grant Beneficiaries in the context of the European Community external actions 9

10 Hanketyypit Ohjelmasta voidaan rahoittaa seuraavia hanketyyppejä: 1. Integroitu hanke, jossa kumppanit toteuttavat omilla alueillaan osan hankkeen toimista; 2. Symmetrinen hanke, jossa samanlaisia toimia toteutetaan rinnakkain jäsenvaltioissa (Suomi ja Ruotsi) ja kumppanimaassa (Venäjä) sekä Norjassa; 3. Hanke, joka toteutetaan pääasiassa tai yksinomaan yhdessä ohjelmaan osallistuvassa maassa ja jonka tulokset hyödyttävät hankkeeseen osallistuvia maita. Kolarctic ENPI CBC-ohjelman tasavertaisen rajat ylittävän luonteen vuoksi ohjelmasta rahoitetaan pääasiassa integroituja hankkeita. Hankkeen kesto Hankkeen kesto määräytyy hankkeessa toteutettavien toimenpiteiden mukaan. Ohjelmasta rahoitettava hanke voi kestää korkeintaan 36 kuukautta. Rahoitettavilla hankkeilla ei ole ennalta määrättyä minimiaikaa. Hanke voi alkaa vasta sen jälkeen, kun ohjelman hallintoviranomainen ja hankkeen päähakija ovat allekirjoittaneet hankkeen rahoitussopimuksen (Grant Contract). Hankkeessa aiheutuneet kustannukset ovat tukikelpoisia vasta seuraavana päivänä siitä, kun hallintoviranomainen ja päähakija ovat allekirjoittaneet rahoitussopimuksen. Hankkeen keston suunnittelu täytyy tehdä ja ilmoittaa rahoitushakemukseen kuukausina ilman päivämääriä. Kaikkien ohjelmasta rahoitettavien hankkeiden täytyy päättyä viimeistään Hankkeen maantieteellinen tukikelpoisuus Missä hanketta voidaan toteuttaa? Kaikkien hankkeessa toteutettujen toimintojen täytyy hyödyttää Kolarctic ENPI CBC -ohjelman ohjelma-aluetta! Seuraavat toimet eivät ole tukikelpoisia: o o o o toimet, jotka koskevat ainoastaan tai pääasiassa henkilökohtaisia osallistumisia työryhmiin, seminaareihin, konferensseihin tai kongresseihin; toimet, jotka koskevat ainoastaan tai pääasiassa henkilökohtaisia opintoihin oikeuttavia apurahoja. toimet joissa on pääsisältönä tieteellinen tutkimus joka ei suoraan hyödytä ohjelma-alueen kehittämistä toimet jotka tuottavat kilpailuetua tai voittoa osallistuville yksityisille yrityksille KUSTANNUSTEN TUKIKELPOISUUS: HANKKEESSA SYNTYNEET KUSTANNUKSET, JOTKA VOIDAAN MAKSAA HANKKEELLE MYÖNNETYLLÄ RAHOITUKSELLA Hankkeelle myönnettävä rahoitus voidaan kohdentaa vain tukikelpoisiin kustannuksiin, jotka on lueteltu alapuolella. Siksi hankkeen budjetti on sekä kustannusarvio että katto tukikelpoisille kustannuksille. Huomaa, että tukikelpoisten kustannusten täytyy perustua todellisiin kustannuksiin, jotka ovat todennettavissa tositteilla (ei arvioihin tai keskimääräisiin kustannuksiin perustuva). Hallintoviranomainen voi vaatia hankkeen päähakijaa muuttamaan hankkeen kustannusarvioita, jos se katsoo sen tarpeelliseksi ennen rahoitussopimuksen allekirjoittamista. Tämä on mahdollista huolimatta siitä, että ohjelman seurantakomitea on hyväksynyt hankkeen rahoitettavaksi. Kustannusarvioita koskevia muutoksia voivat olla esimerkiksi laskuvirheet, epätäsmälliset, epärealistiset tai tukikelvottomat kustannukset. Seurantakomitean hyväksymää kustannusarvioita ja EU-rahoituksen määrää ei kuitenkaan voi ylittää. Rahoituksen hakijoille onkin hyödyksi suunnitella hanke huolella ja tehdä sille realistinen ja kustannustehokas kustannusarvio. 10

11 Tukikelpoiset suorat kustannukset (Eligible direct costs) Vain hankkeelle nimetyn päähakijan ja kumppanien aiheuttamat kustannukset voivat olla tukikelpoisia. Ollakseen tukikelpoisia hankkeen kustannusten täytyy olla liitteen II 6 luvun 14 mukaisia. Sen mukaan tukikelpoisten kustannusten pitää täyttää seuraavat vaatimukset: - ne ovat aiheutuneet hankkeen rahoitussopimuksessa määriteltynä toteutusaikana, - ne on huomioitu hankkeen rahoitushakemuksessa ja sen rahoitussuunnitelmassa, - ne ovat hankkeen toteutuksen kannalta tarpeellisia, - ne ovat todennettavissa hankkeen kirjanpidosta ja tositteista, - ne ovat kohtuullisia ja kustannustehokkaita, Myös seuraavat kustannukset ovat tukikelpoisia, kun edellä mainitut ehdot täyttyvät ja hankinnoissa on noudatettu liitteessä IV 7 mainittuja hankintasäännöksiä: - hankkeelle nimettyjen työntekijöiden palkkakustannukset ja niiden sivukulut, kun ne ovat organisaation yleisen tason mukaisia, - matkustuskustannukset, - tarvikkeiden, tavaroiden ja palveluiden hankinta- ja vuokrakustannukset, kun ne ovat yleisen markkinatason mukaisia, - alihankintakustannukset, - rahoitussopimuksessa mainituista vaatimuksista johtuvat kustannukset (tiedotus-, arviointi-, käännös-, vakuutuskustannukset jne.) Odottamattomien kustannusten rahasto (Contingency reserve) Odottamattomien kustannusten rahastolla katetaan budjetoitujen kustannusten yllättävästä noususta aiheutuneita kuluja tai kustannuksia, joita ei ole ennalta voitu huomioida budjettia laadittaessa. Rahasto voi olla korkeintaan viisi prosenttia hankkeen tukikelpoisista kokonaiskustannuksista. Odottamattomien kustannusten kustannuspaikka voi käyttää vain hallintoviranomaisen etukäteen antamalla kirjallisella luvalla. Hallinnolliset kustannukset (yleiskustannukset) (Administrative indirect costs, (overheads)) Hallintoviranomaisen rahoitussopimuksessa vahvistama enintään seitsemän prosentin suuruinen osuus hankkeen tukikelpoisista kokonaiskustannuksista voidaan sisällyttää hallinnollisiin kustannuksiin, ja sillä voidaan kattaa hankkeen hallinnollisia yleiskustannuksia. Hallinnollisia kustannuksia ei tarvitse todentaa tositteilla. Luontaissuoritukset (Contributions in kind) Hankkeen luontaissuoritukset (ei rahalla maksettavat) eivät ole todellisia kustannuksia, joten ne eivät ole tukikelpoisia menoja. Luontaissuoritukset eivät ole päähakijan/ kumppanin omaa rahoitusta hankkeelle. Hankkeelle ennakoidut luontaissuoritukset täytyy kuitenkin eritellä rahoitushakemuksessa. Hankkeen toteuttamiseen osallistuvien organisaatioiden oman henkilökunnan palkkakustannukset eivät ole luontaissuorituksia vaan tukikelpoisia palkkakustannuksia. Tällöin palkkakustannukset eivät saa ylittää a) organisaation yleistä palkkatasoa b) todellisuudessa syntyneitä kustannuksia. Tukikelvottomat kustannukset Seuraavia kustannuksia ei voi sisällyttää hankkeen kustannusarvioon: - velka sekä hävikki- ja velkavaraus; 6 Annex II. General Conditions applicable to European Community-financed grant contracts for external actions, luku 14 7 Annex IV. Procurement by grant Beneficiaries in the context of the European Community external actions 11

12 - korot; - tavara/ palvelu, joka on jo maksettu jossain toisessa yhteydessä; - maan tai rakennusten ostaminen, paitsi silloin, jos se on välttämätöntä hankkeen välittömän toimeenpanon kannalta. Tällöin kohteen omistajuus täytyy siirtää rahoitushakemuksessa kirjatuille lopullisille edunsaajille ja/ tai paikallisille kumppaneille ennen hankkeen päättymistä; - kurssitappiot; - verot; arvonlisävero (ALV) on tukikelpoinen jos se jää hakijan lopulliseksi kustannukseksi; - luotonanto kolmannelle osapuolelle. 2.2 RAHOITUKSEN HAKEMINEN HAKULOMAKE Rahoitusta hankkeelle haetaan ohjelman virallisella hakulomakkeella, joka on saatavissa ohjelman seurantajärjestelmästä EMOS ( Hakulomaketta käytetään, kun haetaan hankkeelle EU-rahoitusta, Norjan Kolarctic-rahoitusta ja kunkin maan kansallista vastinrahoitusta. Kansallista vastinrahoitusta myöntävät viranomaiset voivat myös vaatia käyttämään muuta hakemuslomaketta. Hakijan täytyy varmistaa asia ko. viranomaiselta. Hakemus täytetään kokonaisuudessaan englannin kielellä! Hakemus tulee täyttää huolellisesti ja kaikkiin hakulomakkeessa esitettyihin kysymyksiin/ pyyntöihin tulee vastata täsmällisesti. Puutteellinen ja ristiriitaisuuksia sisältävä hakemus voidaan hylätä jo hakemuksen hallinnollisessa tarkastuksessa. Päähakijaa voidaan pyytää täydentämään hakemusta hakemusten avauksen jälkeen, mikäli hakemuksesta puuttuu jokin välttämätön tieto. Hakemukseen ei saa liittää muita liitteitä kuin pakolliset liitteet HAKEMUKSEN ALLEKIRJOITTAMINEN SEKÄ TOIMITTAMINEN HALLINTOVIRANOMAISELLE Hankkeen päähakija täyttää hakemuksen ainoastaan sähköisessä muodossa ohjelman seurantajärjestelmässä (EMOS), jonka Internet-osoite on Käsin kirjoitettuja hakemuksia ei oteta vastaan. Muuten kuin EMOS- seurantajärjestelmän kautta täytettyjä hakemuksia otetaan vastaan ainoastaan poikkeustapauksissa, tällaiset tapaukset vaativat aina ennakkohyväksynnän hallintoviranomaiselta. Poikkeustapaus voi olla esim. Internet-yhteyksien puute tai seurantajärjestelmän käyttöön vaadittavien järjestelmien romahtaminen. Täysin valmis hakemus tulee lähettää ohjelman hallintoviranomaiselle ennen hakukierroksen sulkeutumista. Lähetettyä hakemusta ei voi enää muuttaa. Hakemus on lähettämisen jälkeen tulostettavissa järjestelmästä. Päähakija saa järjestelmästä käyttäjätunnuksen, jonka se voi välittää hankkeen kumppaneille. Päähakija allekirjoittaa EU-rahoitushakemuksen. Kansallisen vastinrahan hakemiseen liittyvät ohjeet löytyvät kohdasta Päähakijan tulee tulostaa hakemus ja allekirjoittaa hakemukseen kuuluva päähakijan vakuutus Lead Partner Declaration. Myös hankkeen kumppanit tulostavat ja allekirjoittavat kumppanuussitoumuksensa Partnership Statement (hakulomakkeen liite, luku 6), jotka ne lähettävät päähakijalle joko alkuperäisenä tai skannattuina kopioina. (HUOMIOI, että alkuperäiset kumppanuussitoumukset tulee toimittaa hallintoviranomaiselle ennen seurantakomitean kokousta.) Päähakija liittää kumppanuussitoumukset tulostettuun ja allekirjoitettuun rahoitushakemukseen, jonka se lähettää ohjelman hallintoviranomaiselle suljetussa kirjekuoressa. Kirjekuoren päälle tulee kirjoittaa hakukierroksen nimi (joka löytyy hakulomakkeen kansisivulta) sekä päähakijan nimi ja osoite sekä suomen kielellä teksti EI SAA AVATA (Do not open). Hakemuksen voi lähettää joko postin tai 12

13 yksityisen kuriiripalvelun kautta tai viemällä se paikan päälle, jolloin hakijan täytyy pyytää allekirjoitettu ja päivätty tosite hakemuksen jättämisestä. Ennen hakemuksen lähettämistä hakijan on tarkistettava, että hakemus on kokonaisuudessaan täytetty ja siinä on mukana vaadittavat liitteet. Tarkistus tulee tehdä hakulomakkeen liitteenä olevaa tarkistuslistaa (Checklist) hyväksi käyttäen. Tarkistuslista, hakijan vakuutus ja kumppanuussitoumukset ja muut liitteet (lista vaadittavista liitteistä löytyy tämän asiakirjan luvusta 1.4.) liitetään hakemuksen mukana kirjekuoreen mutta niitä ei saa nitoa kiinni hakemuslomakkeeseen. Alkuperäinen nidottu hakemus liitteineen ja siitä sekä liitteistä otettu yksi jäljennös toimitetaan hallintoviranomaiselle samassa kirjekuoressa. Postitse toimitettavat hakemukset lähetetään ohjelman hallintoviranomaisen postiosoitteeseen: Lapin liitto/ Kolarctic ENPI CBC-ohjelman hallintoviranomainen PL 8056 FIN ROVANIEMI Kuriiripalvelun toimittamat tai muuten paikan päälle toimitetut hakemukset toimitetaan hallintoviranomaisen katuosoitteeseen: Lapin liitto/ Kolarctic ENPI CBC-ohjelman hallintoviranomainen Hallituskatu 20 B FIN ROVANIEMI Hakemukset, jotka toimitetaan hallintoviranomaiselle joillain muilla tavoilla (esim. faksilla tai sähköpostilla) tai myöhässä, hylätään. Hakemusta, joka hallintoviranomaiselle toimitettaessa ei ole ohjeiden mukaisesti suljetussa kirjekuoressa, ei oteta vastaan HAKEMUKSEN TOIMITTAMISEN AIKATAULU Hakukierros päättyy klo (Suomen aikaa). Asetettu aikaraja tarkoittaa sitä, että siihen mennessä sähköisen hakemuksen tulee olla lähetettynä hallintoviranomaiselle EMOS- järjestelmän kautta. Sähköisen seurantajärjestelmän hakemuslomakkeet sulkeutuvat automaattisesti asetettuun aikarajaan mennessä, eikä hakemuksia voi enää sen jälkeen täyttää eikä lähettää. HUOMIOI, että alkuperäinen, allekirjoitettu hakemus liitteineen tulee myös toimittaa (postitse, kuriiripalvelulla tai tuomalla hallintoviranomaisen toimistoon) määräaikaan mennessä. Määräaikaan mennessä toimittaminen on pystyttävä osoittamaan toimituksen vastaanottotodistuksella tai postileimalla. Postilähetyksissä suositellaan käytettäväksi kirjattua kirjettä, jonka lähettäminen aikataulun puitteissa on helpompi osoittaa. Jos hakemus toimitetaan suoraan hallintoviranomaisen toimistoon kuriiripalvelun välityksellä tai muulla tavalla, on huomioitava, että Rovaniemellä toimivan hallintoviranomaisen toimistoaika päättyy klo ja hakemukset tulee toimittaa paikan päälle ennen sitä HAKIJOILLE TIEDOTTAMINEN Ohjelman hallintoviranomainen yhdessä sivutoimipisteidensä kanssa järjestää hakumenettelyä koskevia tiedotusseminaareja jokaisessa maassa. Niiden alustavat ajankohdat ovat - Venäjällä tammi-helmikuussa Suomessa tammikuussa Ruotsissa tammikuussa Norjassa tammi-helmikuussa

14 Tiedotusseminaarien yksityiskohtaisempi aikataulu sekä tieto seminaaripaikoista ja seminaarien ohjelmat julkaistaan ohjelman www-sivuilla tammikuun 2010 alussa. Hakijoilla on oikeus saada ohjelman hallintoviranomaiselta ja sen sivutoimipisteiltä hakemuksen laatimista ja hakuprosessia koskevaa yleistä neuvontaa hakukierroksen aikana. Ohjelman hallintoviranomaiselle ja sen sivutoimipisteille voi lähettää sähköpostitse hakuprosessia koskevia kysymyksiä viimeistään 21 päivää ennen hakukierroksen sulkeutumista. Viestissä täytyy selvästi ilmoittaa, mitä hakukierrosta se koskee. Sen lisäksi teknisiä asioita koskeviin kysymyksiin voidaan vastata hakukierroksen päättymiseen asti. Katso hallintoviranomaisen ja sen sivupisteiden yhteystiedot kappaleesta 5. Vastaukset lähetettyihin kysymyksiin annetaan viimeistään 11 päivää ennen hakukierroksen sulkeutumista. Hakijoiden tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi hallintoviranomainen tai sivutoimipisteet eivät voi ottaa kantaa hakijan, hankkeen kumppaneiden tai toimen tukikelpoisuuteen. Toiminnan läpinäkyvyyden ja hakijoiden tasavertaisen kohtelun varmistamiseksi kysymykset, jotka voivat kiinnostaa myös muita hakijoita, julkaistaan ohjelman Internet-sivuilla: JULKISEN KANSALLISEN VASTINRAHOITUKSEN HAKEMINEN SUOMESSA, RUOTSISSA, NORJASSA JA VENÄJÄLLÄ Euroopan yhteisön rahoitusta täytyy täydentää julkisella kansallisella vastinrahoituksella. Hankkeen EU-rahoitus suomalaisille ja ruotsalaisille päähakijoille muodostaa enintään 50 % hankkeen julkisesta rahoituksesta. Loput julkisesta rahoituksesta muodostuu kansallisesta vastinrahoituksesta (national co-financing). Venäjän valtion kansallinen vastinrahoitus ei vielä tällä hakukierroksella ole käytettävissä, sen osuus hankkeen rahoituksesta korvataan muulla rahoituksella, jonka vuoksi EU-rahoituksen osuus venäläiselle päähakijalle tai kumppaneille voi olla korkeampi. Jos hankkeeseen osallistuu päähakijana tai kumppaneina julkisia organisaatioita, lasketaan näiden hankkeelle mahdollisesti osoittama oma rahoitus joko osaksi kansallista vastinrahoitusta, omarahoitusosuudeksi tai molemmiksi. Käytettävä rahoituksen lähde on määriteltävä hakemuksessa. Päähakija ja kumppanit hakevat oman maansa julkista kansallista vastinrahoitusta sitä myöntäviltä viranomaisilta. Suomen ja Venäjän valtioiden kansallista vastinrahoitusta haetaan ohjelman hallintoviranomaiselta ohjelman omalla hakemuslomakkeella. Hankkeen päähakija (Lead Partner) toimii aina oman maansa kansallisen vastinrahoituksen hakijana. Kumppanit, jotka ovat eri maasta kuin päähakija, sopivat keskenään siitä, kuka hakee kansallista vastinrahoitusta kaikkien ko. maasta tulevien kumppaneiden puolesta. Hankkeelle täytyy hakea kansallista vastinrahoitusta joko ennen EU-rahoitushakemuksen jättämistä tai samanaikaisesti sen kanssa. Rahoitussopimusta ei voida allekirjoittaa ennen kuin lopulliset päätökset kansallisista rahoituksista on tehty. Partnerina hankkeen toteuttamiseen osallistuvan julkisen organisaation vastinrahoituspäätöksestä tulee ilmetä, onko myönnetty vastinrahoitus pääomaa vai omaa työtä. Yrityksiltä tai yhteisöiltä saatavaa yksityistä rahoitusta ei lasketa vastinrahoitukseksi EU-rahoitukselle. Tällainen rahoitus on kumppaneiden omaa rahoitusta, joka sisältyy hankkeen kokonaisrahoitukseen. Suomi Suomen valtion kansallista vastinrahoitusta haetaan ohjelman hallintoviranomaiselta ohjelman virallisella hakulomakkeella. Jos hankkeen päähakija tulee Suomesta, EU-rahoitushakemus on samalla Suomen valtion kansallisen vastinrahoituksen hakemus. Lisäksi Suomen julkista vastinrahoitusta voivat myöntää esimerkiksi seuraavat julkiset organisaatiot. Hakijan on syytä varmistaa ko. organisaatiolta käytetäänkö hakemiseen jotain muuta kuin ohjelman virallista hakulomaketta. Kunnat ja kuntayhtymät Lapissa ja Pohjois-Pohjanmaalla 14

15 Oppilaitokset Lapissa ja Pohjois-Pohjanmaalla Ministeriöt Valtion alueorganisaatiot Valtion liikelaitokset ja yhtiöt Tietyt säätiöt ja julkisin varoin rahoitetut organisaatiot Ruotsi Ruotsista tuleva päähakija ja kumppanit hakevat Ruotsin julkista kansallista vastinrahoitusta esimerkiksi alla luetelluista organisaatioista. Mikäli hankkeen päähakija ei ole Ruotsista, yksi hankkeen ruotsalainen kumppani hakee Ruotsin kansallista julkista rahoitusta kaikkien Ruotsin kumppaneiden puolesta. Hakijan on syytä varmistaa ko. organisaatiolta käytetäänkö hakemiseen jotain muuta kuin ohjelman virallista hakulomaketta. Norrbottenin ja Västerbottenin lääninhallitukset Valtion alueorganisaatiot Norrbottenin ja Västerbottenin läänien kunnat Norrbottenin ja Västerbottenin läänien maakäräjät Norrbottenin ja Västerbottenin läänien oppilaitokset ja yliopistot Ministeriöt Kunnalliset yhtiöt Valtion keskusvirastot Valtion liikelaitokset ja yhtiöt Tietyt säätiöt ja julkisin varoin rahoitetut organisaatiot Venäjä Venäjän valtion kansallinen rahoitus tullaan tällä hakukierroksella korvaamaan muulla rahoituksella. Venäjällä valtion kansallisen rahoituksen lisäksi julkista rahoitusta voivat myöntää myös muut julkiset organisaatiot. Esimerkkejä julkista rahoitusta myöntävistä organisaatioista on listattu alapuolelle. Hakijan tulee tarkistaa rahoituksen hakemiseen liittyvät käytännöt kultakin organisaatiolta, jolta rahoitusta haetaan. Aluehallinnot Kaupungit ja piirit Kunnat Julkiset yhteisöt Julkiset koulutusorganisaatiot ja yliopistot Julkiset tutkimuslaitokset Norja Norjan Kolarctic rahoitus Norjan Kolarctic-rahoitus (Norwegian Kolarctic financing) vastaa EU-rahoitusta hankkeen norjalaisille toimijoille. Huomaa, että jos hankkeen päähakija tulee Norjasta, se myös vastaa EU-rahoituksen hakemisesta ja hallinnoinnista hankkeen aikana, vaikka se ei voi käyttää EU-rahoitusta omiin kustannuksiinsa. Norjan Kolarcticrahoitus kattaa enintään 50 % Norjan julkisesta kokonaisrahoituksesta hankkeessa ja Norjan kansallinen vastinrahoitus (Norwegian national co-financing) muodostaa loput Norjan julkisesta rahoituksesta. Norjan Kolarctic-rahoitusta haetaan ohjelman virallisella hakulomakkeella. Jos hankkeen päähakija tulee Norjasta, se toimittaa sekä EU-rahoitushakemuksen että Norjan Kolarctic-rahoitushakemuksen ohjelman hallintoviranomaiselle. Samalla tavalla haetaan rahoitusta sellaiselle kahdenväliselle hankkeelle, jossa ei ole mukana EU-rahoitusta. Jos päähakija tulee muusta maasta kuin Norjasta, yksi Norjan kumppaneista hakee kaikkien Norjasta tulevien kumppaneiden puolesta Norjan Kolarctic-rahoitusta ja Norjan kansallista vastinrahoitusta. 15

16 Norjan kansallinen vastinrahoitus Norjan Kolarctic-rahoitusta täytyy aina täydentää Norjan kansallisella vastinrahoituksella. Jos hankkeeseen osallistuu päähakijana tai kumppaneina julkisia organisaatioita, lasketaan näiden hankkeelle mahdollisesti osoittama oma rahoitus osaksi kansallista vastinrahoitusta. Norjan kansallista vastinrahoitusta myöntävät julkiset organisaatiot, kuten Finnmarkin maakunta (Finnmark fylkeskommune) Tromsin maakunta (Troms fylkeskommune) Nordlandin maakunta (Nordland fylkeskommune) Finnmarkin maaherranvirasto (Finnmark fylke) Tromsin maaherranvirasto (Troms fylke) Nordlandin maaherranvirasto (Nordland fylke) Innovation Norway Barents secretariat Ministeriöt Kunnat Koulutusorganisaatiot ja yliopistot Nordlandin, Tromssan ja Finnmarkin lääneissä Saamelaiskäräjät Hakijan tulee varmistaa ko. organisaatiolta käytetäänkö rahoituksen hakemiseen jotain muuta kuin ohjelman virallista hakulomaketta. Ohjelman hallintoviranomaisen täytyy saada tiedoksi päätös Norjalaisille kumppaneille myönnetystä Norjan kansallisesta rahoituksesta ennen kuin hankkeen rahoitussopimus voidaan allekirjoittaa. 3. HAKEMUSTEN ARVIOINTI JA VALINTA 3.1 HAKEMUSTEN ARVIOINTI Kaikki saapuneet rahoitushakemukset arvioidaan seuraavien vaiheiden ja kriteerien mukaan: VAIHE 1: HAKEMUSTEN AVAAMINEN JA HALLINNOLLINEN TARKASTUS Hallintoviranomainen avaa kaikki määräaikaan mennessä lähetetyt rahoitushakemukset avaustilaisuudessa, jossa on mukana Valintakomitean sihteeri. Hallintoviranomainen tekee hakemusten hallinnollisen tarkastuksen, johon sisältyy tukikelpoisuustarkastus. Hallinnollisessa tarkastuksessa käydään läpi seuraavat asiat: Hakemus on lähetetty hallintoviranomaiselle määräaikaan mennessä. Kaikki hakemuksen kohdat on huolellisesti täytetty ja seuraavat pakolliset liitteet on liitetty mukaan hakemukseen: o o Maakohtaiset budjettierittelyt Kopiot päähakijan ja kumppaneiden virallisista asiakirjoista (esim. rekisteröintitodistus), jossa on esitetty organisaation virallinen nimi, pääkonttorin osoite sekä kansallisen viranomaisen organisaatiolle antama rekisteröintinumero. o Looginen viitekehys/ Logical Framework (vapaaehtoinen, jos hankkeen kustannusarvio on alle ) o Hankesuunnitelma Hakemus on täytetty englannin kielellä. Alkuperäisen hakemuksen lisäksi mukana on lähetetty yksi kopio hakemuksesta. 16

17 Hakemuksessa on vaaditut alkuperäiset allekirjoitukset. Kustannusarvio, budjettierittelyt sekä rahoitussuunnitelma on esitetty pyydetyssä muodossa ja euroina ( ). Hankkeen kustannusarvio on yhteneväinen hankkeen rahoitussuunnitelman ja budjetinerittelyiden kanssa. Hankkeen kesto on korkeintaan 36 kuukautta (pisin mahdollinen hankeaika). Haettu EU-rahoitus kattaa korkeintaan 50 % hankkeen tukikelpoisista kustannuksista (suomalaisille ja ruotsalaisille päähakijoille ja kumppaneille). Päähakijan vakuutus (Lead Partner Declaration) on täytetty ja allekirjoitettu Jokainen kumppani on täyttänyt ja allekirjoittanut kumppanuussitoumuksen (Partnership Statement), ja niiden alkuperäiset versiot tai kopiot on liitetty mukaan hakemukseen. Alkuperäiset kumppanuussitoumukset täytyy toimittaa hallintoviranomaiselle viimeistään ennen ko. hakukierroksen jälkeen pidettävää seurantakomitean kokousta. Hankkeen päähakija ja kumppanit ovat tukikelpoisia (ne täyttävät tämän asiakirjan kappaleissa ja määritellyt tukikelpoisuuskriteerit). Hankkeelle on haettu vaadittava kansallinen vastinrahoitus. Jos vaadittava tieto puuttuu tai on virheellinen, hakemus voidaan hylätä sillä perusteella eikä hakemus silloin etene arviointiprosessissa. Hallinnollisen tarkastuksen jälkeen hallintoviranomainen voi kuitenkin pyytää hakijaa täydentämään hakemusta pienten puuteiden osalta. Hallintoviranomaisen tekemän ja valintakomitealta hyväksymän hallinnollisen tarkastuksen jälkeen hallintoviranomainen ilmoittaa päähakijalle kirjallisesti, että hakemus on hyväksytty hallinnollisessa tarkastuksessa, ja se on edennyt sisällön arviointiin tai hakemusta ei ole hyväksytty hallinnollisessa tarkastuksessa eikä se etene arviointiprosessissa. VAIHE 2: HAKEMUKSEN ARVIOINTI Yhteinen hallintoviranomainen Hallintoviranomainen toteuttaa hakemuksiin hallinnollisen tarkastuksen. Alueelliset arviointiryhmät (RAG) Alueelliset arviointiryhmät perustetaan jokaiseen ohjelman toteuttamiseen osallistuvaan maahan (neljä ryhmää). Arviointiryhmät arvioivat kaikkien hallinnollisen tarkastuksen läpäisseiden hankkeiden laadun seurantakomitean hyväksymien arviointikriteerien mukaisesti (liite III). Arviointikriteerit kattavat päähakijan ja kumppaneiden taloudellisen ja toiminnallisen toimintakyvyn arvioinnin, hankkeiden horisontaalisten tavoitteiden, relevanssin, metodologian, kustannusarvion sekä kustannustehokkuuden sekä toiminnan kestävyyden arvioinnin. Yhteinen seurantakomitea (JMC) on nimennyt kuhunkin ryhmään neljä tai viisi pysyvää jäsentä (organisaatioiden edustajia) jokaisesta ohjelman toteuttamiseen osallistuvasta maasta. Organisaatioiden edustamat sektorit ovat: 1) elinkeinoelämä ja työllisyys 2) tutkimus, koulutus ja kulttuuri 3) sosiaaliala ja hyvinvointi 4) ympäristö 5) alkuperäiskansat. Pysyvien jäsenten lisäksi seurantakomitea on nimennyt ohjelman toteuttamiseen osallistuvien maiden esityksestä kuhunkin ryhmään 2 4 erityisasiantuntijaa, jotka voidaan kutsua arviointiryhmän kokouksiin siinä tapauksessa, että rahoitushakemuksia on jätetty heidän asiantuntijuusalaltaan. Alueelliset arviointiryhmät laativat valintakomitealle suositukset arviointikriteereiden pohjalta seuraavasti: 1) rahoitushakemus hyväksytään tai 2) rahoitushakemus hyväksytään ehdollisena (ehdot luetellaan) tai 17

18 3) rahoitushakemus hylätään. Alueellisten arviointiryhmien arviot toimitetaan ohjelman hallintoviranomaiselle. Arvioinneista laaditaan yhteenveto yhteiselle valintakomitealle. Arvioijat voivat osallistua valintakomitean kokouksiin tarkkailijoina esitellen arviointien tuloksia ja vastaten komitean jäsenten esittämiin kysymyksiin. Valintakomitea Seurantakomitean nimeämä valintakomitea käsittelee hakemukset alueellisten arviointiryhmien laatimien arviointien perusteella. Valintakomitea voi joko hyväksyä arvioijien tekemät arvioinnit tai valmistella uuden arvioinnin. Valintakomitea suosittelee seurantakomitealle joko rahoituksen myöntämistä tai hakemuksen hylkäämistä, arviointikriteerien perusteella voidaan tehdä seuraavanlaisia suosituksia; 1) rahoitushakemus hyväksytään tai 2) rahoitushakemus hyväksytään ehdollisena (ehdot luetellaan) tai 3) rahoitushakemus hylätään. Valintakomitea käsittelee myös hallinnollisessa tarkastuksessa hylätyt hakemukset ja tekee niistä suositukset seurantakomitealle. Valintakomitean päätökset ovat kollektiivisia ja sen käymät keskustelut luottamuksellisia. 3.2 RAHOITUKSESTA PÄÄTTÄMINEN JA RAHOITUSSOPIMUS PÄÄTÖKSENTEKO SEURANTAKOMITEASSA Ohjelman toteuttamiseen osallistuvien maiden ministeriöt ovat nimenneet jäsenet seurantakomiteaan kunkin maan esityksestä. Seurantakomitea päättää rahoituksen myöntämisestä tai hakemuksen hylkäämisestä valintakomitean esityksen pohjalta. Jos seurantakomitea ei noudata osaa tai kaikkia valintakomitean suosituksia päättäessään rahoituksen myöntämisestä hankkeille, sen täytyy perustella päätöksensä kirjallisesti. Tällainen päätös lähetetään hallintoviranomaisen kautta Euroopan komission käsiteltäväksi. Komissio toimittaa oman näkemyksensä hallintoviranomaiselle 15 työpäivän kuluessa. Seurantakomitean kokouksen jälkeen hallintoviranomainen toimittaa hakijalle seurantakomitean päätöksen mukaisen toimeenpanopäätöksen. Toimeenpanopäätös niille hakijoille, joiden hakemus on hyväksytty rahoitettavaksi, toimitetaan 15 päivän kuluessa seurantakomitean kokouksesta ja siitä eteenpäin 15 päivän kuluessa niille hakijoille, joille rahoitusta ei ole myönnetty. Päähakija, jonka mielestä heidän hakemustaan on käsitelty väärin tai sääntöjenvastaisesti arviointiprosessin aikana, voi valittaa päätöksestä suoraan hallintoviranomaiselle. Hallintoviranomaisen tulee antaa vastineensa 90 päivän kuluessa valituksen vastaanottamisesta. Jos valitus saatetaan Euroopan komission tietoon, sen täytyy ilmoittaa mielipiteensä asiasta hallintoviranomaiselle ja tehdä kaikki voitava, jotta valittaja (päähakija) ja hallintoviranomainen pääsisivät kumpaakin tyydyttävään ratkaisuun. Jos sovittelu epäonnistuu, hakija voi viedä asian eteenpäin oman maansa lainsäädännön mukaisesti. 18

19 Seurantakomitean kokouksen jälkeen hakijaa voidaan pyytää tekemään seurantakomitean päätöksen mukaiset selvitykset tai pienet korjaukset. Täydennykset on toimitettava hallintoviranomaiselle ennen rahoitussopimuksen laatimista RAHOITUSSOPIMUS Sen jälkeen, kun seurantakomitea on päättänyt EU-rahoituksen myöntämisestä hankkeelle ja päähakija on tehnyt mahdolliset seurantakomitean edellyttämät täydennykset tai muutokset, hallintoviranomainen aloittaa rahoitussopimuksen valmistelun ja neuvottelut hankkeen päähakijan kanssa. Sopimuksen laadinnassa voidaan huomioida muutoksia, jotka ovat - laskuvirheestä tai kustannusten tukikelvottomuudesta johtuvia, - muita hankekuvauksen tai budjetin selvennyksiä ja pienempiä korjauksia, jotka valintakomitea ja/tai seurantakomitea on/ovat päätöksessään todenneet tai jotka on tehty hakuajan päättymisen jälkeen. Budjettimuutokset eivät voi kasvattaa hankkeen kokonaiskustannuksia eivätkä muuttaa seurantakomitean hyväksymää vastinrahoituksen prosenttiosuutta. Hallintoviranomaisen täytyy saada Hakijan pankkitiedot -lomake (Liite C. Financial Identification Form) asianmukaisesti täytettynä ennen rahoitussopimuksen allekirjoittamista. Sen lisäksi myös niiden suomalaisten tai venäläisten kumppaneiden, jotka ovat Suomen tai Venäjän kansallisen rahoituksen hakijoita, täytyy toimittaa Hakijan pankkitieto-lomake hallintoviranomaiselle. Päähakijan täytyy solmia kumppanuussopimukset kaikkien hankkeen kumppaneiden kanssa ja toimittaa ne hallintoviranomaiselle ennen rahoitussopimuksen allekirjoittamista. Kumppanuussopimuksessa päähakija ja kumppani sopivat sekä hankkeen rahoitukseen että budjettiin liittyvistä vastuista että toimintojen toteuttamiseen liittyvistä vastuista. Hallintoviranomainen toimittaa rahoitussopimuksen kolmena kappaleena päähakijalle. Päähakijan tulee allekirjoittaa rahoitussopimusehdotus 30 päivän kuluessa sen vastaanottamisesta ja toimittaa kaksi alkuperäisin allekirjoituksin varustettua rahoitussopimusta hallintoviranomaiselle. 3.3.INDIKATIIVINEN AIKATAULU DATE TIME* Tiedotustilaisuus Tammikuu 2010 Takaraja kysymysten esittämiselle hallintoviranomaiselle (Suomen aikaa) Viimeinen päivä, jolloin hallintoviranomainen esittää vastaukset kysymyksiin Hakemuksen viimeinen jättöpäivä Sähköinen hakemus täytyy olla täytettynä ja lähetettynä klo mennessä (Suomen aikaa). Allekirjoitetut hakemukset tulee joko tuoda paikan päälle klo mennessä (Suomen aikaa)tai toimittaa postitse, jolloin hakemuksessa täytyy olla päivän postileima. Ilmoitus hakijalle hallinnollisen tarkastuksen tuloksesta Alueellisten arviointiryhmien kokoukset viikolla 18/2010* Valintakomitean kokous viikolla 21/2010* Seurantakomitean kokous viikolla 24/2010* 19

20 Seurantakomitean toimeenpanopäätös hakijalle viikolla 25/2010* Hallintoviranomaisen ja hakijan Kesä-heinäkuussa rahoitussopimusneuvottelut 2010* Rahoitussopimuksen allekirjoittaminen Elo-syyskussa 2010* *Arvioitu aika 4. MUITA HANKKEEN SUUNNITTELUSSA HUOMIOITAVIA ASIOITA 4.1 HANKKEEN OHJAUSRYHMÄ Ohjausryhmän oikeudellinen asema Ohjausryhmän oikeudellinen asema perustuu hallintoviranomaisen kanssa tehtävään rahoitussopimukseen. Ohjausryhmän nimittäminen on rahoitussopimuksen ehto, jonka täyttäminen on rahoituksen saamisen edellytys. Ohjausryhmä ei vastaa oikeudellisesti hankkeen toiminnasta vaan vastuu on hankkeen päähakijalla. Päähakija vastaa siitä, että hanke toteutetaan rahoitussopimuksen mukaisesti ja että hankkeen hallinnointi on järjestetty asianmukaisesti. Ohjausryhmän asettaminen ja kokoonpano Hankkeen päähakija asettaa kansainvälisen ohjausryhmän. Ohjausryhmän tarkoitus on, että projektin johtamisen tukena on mahdollisimman laaja-alainen asiantuntemus. Varsinaisiksi jäseniksi tulee nimetä vähintään yksi kumppanin edustaja jokaisesta maasta, joista hankkeessa on kumppaneita. Ohjausryhmään tulee nimetä myös asiantuntijajäseniä hankkeen ulkopuolelta ja hankkeen kohderyhmän edustus. Ohjausryhmä voi tarvittaessa kutsua kuultavaksi asiantuntijoita. Hallintoviranomaisen ja/ tai sivutoimipisteen edustaja osallistuu ohjausryhmän kokouksiin rahoittajan edustajana. Samasta maasta tulevat hankkeen kumppanit voivat toimintojen koordinoinnin takia muodostaa omia maakohtaisia työryhmiä, jotka eivät ole ohjausryhmiä. Päähakija nimeää ohjausryhmän jäsenet neuvoteltuaan kumppaneiden kanssa. Ohjausryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Sihteerinä toimii yleensä hankkeen projektipäällikkö. Ohjausryhmän kokoonpano tulee hyväksyttää hankkeen hallintoviranomaisen yhteyshenkilöllä, jonka jälkeen päätös lähetetään tiedoksi hanketta rahoittavalle viranomaiselle. Ohjausryhmän pöytäkirjat numeroidaan, säilytetään ja toimitetaan hallintoviranomaisen rahoitusyksikköön maksupyynnön yhteydessä. Ohjausryhmän tehtävät Ohjausryhmän tehtävä on hankesuunnitelman toteutumisen seuranta sekä toiminnan ohjaus rahoitussopimuksen mukaisesti. Hankkeella ja sen ohjausryhmällä tulisi olla käytössään itsearviointimenetelmä, jonka avulla hankkeen toteutusta arvioidaan ja jonka pohjalta toimintaa suunnataan tarvittaessa uudelleen. Parhaimmillaan ohjausryhmä tukee ja kehittää hankkeen toteutusta ja yhteensovitusta muiden strategioiden toimeenpanon kanssa sekä hankkeen tulosten kehittämistä, levittämistä ja juurruttamista hanketoiminnan ulkopuolelle ja sen jälkeen. 20