KOKOUSMUISTIO

Transkriptio

1 ESATKYn johtokunnan kokous Numero 1/2011 Aika Torstaina klo 16:30-18:35 Paikka Osallistujat Poissa Technopolis Vapaudenaukio neuvotteluhuone Savander Valtakatu Lappeenranta Jari Harju, pj Repo Markku Suokas Marko Väisänen Ylikotila Pekka Orpana Markus Saukkonen Esityslistan kohdat 1. Tervetuloa ja avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen ja toivotti kaikki tervetulleiksi klo 16: Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistus Ei tarkastettu koska pääasian oli käydä läpi juoksevia asioita kohdan 3. osalta ja uusien nettisivujen koulutus/info kokouksen pääaiheena. 3. Käsitellyt asiat paikallisjäsenmaksuista tiedotus selvitti kuinka aikaisempina vuosina Räsäsen Hannun toimesta on ylläpidetty jakelulistaa. TTL:n jäsenlistan saamme Markon tunnuksin ajettua. Molemmissa on se ongelma että sähköpostit eivät ole ajan tasalla. lle toimitetaan nykyinen paikallisjäsenten lista ja Marko ajaa TTL:n jäsenet listan. Molemmat listat käydään läpi ja pyritään siivoamaan listat ajantasalle. nettisivut, miten käytetään ja mitä tietoja laitetaan vanhasta nettisaitista Marko selvitti sivujen ylläpidon ja nykyisen tavan. Koska Markosta tullut yksinään Administrator, pyritään siihen että jokainen pystyy

2 tarvittaessa laittamaan sisältöä sivuille. Tätä varten Jari oli jo tehtyt valmiiksi ns. WordPress-tunnuksen malliin omalla henkilökohtaisella salasanalla nettisivujen päivitys, kategoriat, tagit, kuvan ja liitteen lisääminen, kalenteritoiminto, muut mahdollisuudet Jari näytti videotykillä erilaisia mahdollisuuksia joita WordPress-MySQL-julkaisualusta tarjoaa sivujen ylläpitoon. Samalla katsoimme läpi kuinka tietoa voidaan kategorisoida, kalenterin tapahtumien lisäämisen, postitusten teon ja vastaavat toiminnot. Lisätietoa saa koko ympäristöstä Jarilta. Esimerkiksi on myös mahdollista tehdä suljettuja jakelulistoja malliin siten että roskapostituksen osalta suodatus on päällä. aikaisempien puheenjohtajien nettihaastattelut ja materiaalin keruu lokakuu 2012 => ESATKY 40v juhlia varten Jari ottaa yhteyttä aikaisempiin puheenjohtajiin historia-sivujen ja nettihaastattelujen osalta. Osa olikin jo saanut tiedon ennen kokousta ESATKY ITKY meeting kuulumiset ja yhteistyö Jari tapasi Antti Pellisen, ITKYn puheenjohtaja, ja keskustelu käytiin molempien yhdistysten nykyisestä tilasta. ITKYllä jäsenistö ei vaihdu juuri ollenkaan eikä Imatran alueella ole edes alan oppilaitosta. Yhteistyöhön pyritään vuoden 2011 kaikilla mahdollisilla osa-alueilla (TTL:n kokoukset, koulutukset ja seminaarit). ESATKY Etelä-Karjalan Yrittäjät yhteistyö E-K Yrittäjien kanssa on pidetty palaveri ja ESATKYn suunnalta ehdotettu yhteistä seminaaria SEPA, Single European Payment Area, - asioista. Alkuperäinen suunniteltu aikataulu on noin , paikkana kaupungintalo. Asiaa tarkennetaan ajankohdan lähestyessä. E-K Yrittäjillä on 1000 organisaatiota, 500 niistä lukee sähköpostia ja noin sadalla ei ole edes Internetsivuja. Paperinen jakelu on ainoa keino mainostamisen osalta heillä erilaisten seminaarien ja koulutusten osalta.

3 ESATKY Etelä-Karjalan kauppakamari yhteistyö Mika Peltosen kanssa keskusteltiin siitä ettei E-K Yrittäjät, ESATKY ja E-K kauppakamari järjestä samoja koulutuksia kevään 2011 aikana. Yhteistyö on toimivaa, eikä nähty ongelmia infota toinen toisiamme tulevista infotilaisuuksista. seminaariasiat Aikaisemmin keskusteltu ESATKYn itse organisoima ja järjestämä kevään 2011 seminaari ei ottanut tulta alleen. Lähinnä johtokunnan suunnalta tuli kommentteja että oman työn ohessa ei riitä aika sen suunnitteluun ja tekemiseen. Tästä syystä pyritään E-K Yrittäjien kanssa yhteisiin tilaisuuksiin koska heidän jakelu kattaa koko Etelä- Karjalan. syksyn matkan kohteen vaihto Milanosta toiseen kohteeseen suora lento Lappeenranta - Milano (Bergamo) ja Ryanairin hinnoittelu kaksi matkustajaa versus 25 matkustajaa samalla lennolla nostaa hintoja eksponentiaalisesti. Lisäksi Bergamon kenttä on sivussa ja kaikki logistiikka pitäisi hoitaa vielä Italian päässä. Ideana heitettiin kokouksessa kohteena Pietari, yhteistyössä Technopoliksen kanssa. Markukselle infotaan asia ja otetaan sen osalta yhteyttä Markku Hokkaseen, Technopolis. ESATKYn markkinointi yrityksiin (Maestro ja LUT sovittu) TTL itsessään on huonosti tunnettu järjestönä mutta pyritään Lappeenrannan alueella markkinoimaan ESATKYä eri tavoin. LUTin tietohallinnon kanssa on sovittu ESATKY/TTL infotilaisuus ja Maestro-yhtiöiden kanssa Molemmissa tilaisuuksissa näytetään reaaliajassa videotykin kautta nykyisiä sivujen kautta tarpeellisen infon kera. Samalla kannattaa kertoa ensi vuoden 40- vuotiaasta yhdistyksestä ja sen tiimoille ideointia esimerkiksi juhlajulkaisun muodossa. 4. ESATKYn ToDO listan teko Vuodenvaihteessa tuli monia muutoksia ESATKYN johtokuntaan ja samalla järjesteltiin myös vastuualueita toimittaa ESATKYn ToDo-listan jonka

4 pohjalta jokaisen pitää omalta kohdaltaan selvittää tarvittavat asiat mm. TTL:n suuntaan tehtävien pakollisten asioiden suhteen vuoden 2010 osalta. 5. Muut esille tulevat asiat Muita asioita ei tällä kertaa ollut. 6. Seuraava kokous ja kokouksen päätös Seuraavan kokouksen ajankohtaa ei sovittu. Seuraava kokous sovitaan sähköpostilla agendan kera hyvissä ajoin. Puheenjohtaja päätti kokouksen 18:35. LIITTEET n ESATKY ToDO sähköpostisanoma JAKELU Johtokunta TIEDOKSI -

5 LIITE 1: n sähköpostisanoma klo 8:56 Moi, laadin listaa lähiaikoina hoidettavista pakollisista asioista liittyen tilinpäätökseen yms, koska remmissä uusia ihmisiä ja uusia rooleja. Yritin numeroida kunkin henkilön tehtävät juoksevasti, jotta itse kukin voi käyttää tätä muistilistanaan niin, että hommat tulee varmasti ajallaan tehtyä. Lue tämä huolella ja ota omat hommasi työlistallesi. Jos tästä puuttuu mielestäsi jotain oleellista, lisää se tähän ja tiedota kaikille. Tilinpäätöstä varten R1. postittaa tilinpäätösaineiston TTL:ään kirjanpitäjälle Tilinpäätöksen saatuaan R2. kerää nimet mahdollisimman monelta viime vuotisen hallituksen jäseneltä tilinpäätökseen R3. liittää mukaan kaikki viime vuoden kokousten pöytäkirjat liitteineen + vuoden 2009 syyskokouksen pöytäkirjan, jossa liittenä vuoden 2010 budjetti R4. ottaa yhteyttä tilintarkastajaan ja toimittaa aineiston hänelle (kunhan kaikki tarvittavat liitteet saatu kasaan) A1. Tulostaa kirjoittamansa syyskokouksen pöytäkirjan ja ottaa siihen allekirjoitukset -> lle Pekka P1. Lähettää sähköpostilla pöytäkirjan liitteeksi kokouksessa hyväksytyn budjetin ja toimintasuunnitelman yo pöytäkirjan liitteeksi P2. kirjoittaa ja lähettää spostilla vuoden 2010 toimintakertomuksen tilinpäätökseen liitettäväksi R5. tulostaa budjetin ja toimintasuunnitelman ja liittää nämä pöytkirjaan Jarin hallussa tällä hetkellä viime vuosien pöytäkirjat yms Sinikan toimittama aineisto J1. Jari toimittaa tilinpäätöksen mukaan tarvittavat pöytäkirjat ko kansiosta lle J2. ja tiedottaa muille aikooko säilyttää ko kansiot itsellään vai toimittaako kansiot säilytettäväksi esim Tiedon tiloissa olevaan Esatky arkistoon, jotta kaikki tietävät missä ko asiakirjat ovat Sinikka S1. kirjoittaa, tulostaa ja ottaa allekirjoitukset halllituksen vaihtokokouksen pöytäkirjaan ja toimittaa lle tilinpäätökseen liitettäväksi Kun tilintarkastus on tehty ja paperit takaisin lla Hallitus 1. sopii kevätkokouksen ajankohdan (pidettävä viimeistään huhtikuun lopussa). Hannu H1. toimittaa lle aiemman kevätkokouskutsun malliksi, jotta

6 A2. voi aikanaan lähettää kokouskutsun sähköpostitse riittävän ajoissa ennen kokousta kaikille jäsenille. Veroilmoitus Tilinpäätöksen saatuaan R6. tekee veroilmoituksen ja ottaa siihen liitteeksi tarvittavat kopiot tilinpäätösaineistosta ja R7. toimittaa veroilmoituksen Pekalle P3. allekirjoitettavaksi ja toimitettavaksi verotoimistoon (viimeistään huhtikuun viimeinen päivä) Pekka P4. kertoo sitä ennen haluaako veronantaja joka vuosi veroilmoituksen liitteenä myös paikallis- ja liiton jäsenluettelot. Jos jäsenluettelot tarvitaan A3. tulostaa viime vuonna paikallisjäsenmaksun maksaneiden listan lle tai Pekalla liitettäväksi veroilmoitukseen ja Marko M1. tulostaa liiton sivuilta Esatkyn jäsenlistan ja toimittaa sen veroilmoitukseen liitettäväksi Paikallisjäsenmaksut R8. tarkastaa tiliotteista viime vuonna paikallisjäsenmaksun maksaneet henkilöt ja lähettää listan lle (tehty ) A4. päivittää Hannun aiemmin lähettämän paikallisjäsenlistan yo tiedoilla, eli poistaa sieltä henkilöt, jotka eivät ole jäsenmaksua maksaneet vuonna 2010 Hannu H2. lähettää lle malliksi viimevuotisen paikallisjäsenmaksukerjäyssähköpostin ja A5. lähettää päivitetylle joukolle maksupostin tämän vuoden jäsenmaksuista ja laittaa sen ccnä Markolla ja lle tiedoksi TTL:lle toimitettava materiaalia, jotta suostuvat tilittämään meille jäsenmaksut Jari J3. selvittää Pekan kanssa mitkä kaikki paperit pitää liitolle toimittaa ja milloin Markus MS1. tekee yhdistysrekisteriin hallituksen muutosilmoituksen, ellei ole tehnytkin jo MS2. Markus lienee sihteerin ominaisuudessa tulostaa ja säilyttää alkuperäiset (nimikirjoituksilla varustetut) tämän ja tulevien vuosien hallituksen pöytäkirjat? Jari J4. kirjoittaa hallituksen viime viikon kokouksesta pöytäkirjan ja lähettää spostilla kaikille