JOROISTEN KUNTA JOHTAMISEN, VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN TOIMINTAMALLI

Transkriptio

1 JOROISTEN KUNTA JOHTAMISEN, VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN TOIMINTAMALLI

2 2 Sisällys 1. JOHTAMISEN, VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN TOIMINTAMALLI Yleistä Strateginen johtaminen ja kilpailukyky Palveluiden ja prosessien johtaminen sekä tuloksellinen järjestäminen Johtamisjärjestelmän tuloksellisuuden varmistaminen 5 2 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET Lainsäädäntö ja soveltamisala Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoite ja tarkoitus; käsitteet Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävät ja vastuut Kokonaisvaltainen riskienhallinta ja sisäinen valvonta osana kunnan ja kuntakonsernin johtamis- ja hallintojärjestelmää Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointi ja raportointi Tilivelvollisuus 9 3. TOIMIVALTA, PÄÄTÖKSENTEKOPROSESSI JA VASTUULLINEN PÄÄTÖKSENTEKO Johtosäännöt ja päätösvalta Valmistelu ja päätöksenteko Kunnan johtoryhmä Esteellisyys Päätöksestä tiedottaminen ja muutoksenhaku TALOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA Talousarvion valmistelu ja täytäntöönpano Seuranta, raportointi ja talousarviomuutokset HENKILÖSTÖ- JA PALKKAHALLINNON ASIAT Henkilöstösuunnittelu ja rekrytointi Tehtävänkuvaukset Johtaminen ja henkilöstön kehittäminen Henkilöstöasioiden seuranta ja raportointi 15

3 3 5.5 Palkanlaskenta ja -maksatus KIRJANPITO JA MAKSULIIKENNE Laskentatoimi Rahatoimen tehtävät Lainanotto ja sijoitustoiminta Pankkitilien käyttöoikeus Rahavarojen ja arvopapereiden säilyttäminen Ostolaskujen käsittely ja maksuliikenne Saatavien laskutus- ja perintäohjeet HANKINNAT JA OMAISUUDEN HALLINTA Hankinnat ja varastot Omaisuuden hallinta Vakuudet TIETOTURVA MUUT SISÄISEEN VALVONTAAN LIITTYVÄT TEHTÄVÄT Avustukset Sopimukset Ulkopuoliset varat PROJEKTITOIMINTA RISKIENHALLINTA Riskien ja mahdollisuuksien määrittely Mitä on riskienhallinta Riskien kartoitus, arviointi ja raportointi Riskien hallinnan organisointi VOIMAANTULO 31 Ohjeet ja asiakirjat, joihin tässä ohjeessa on viitattu, sekä niiden julkaisupaikka 32 Liite 1. Selontekolomake 33

4 4 Liite 2. Riskiportfolio JOHTAMISEN, VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN TOIMINTAMALLI 1.1 Yleistä Tällä toimintamallilla on tavoitteena integroida sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja tuloksellisuuden arvioinnin menettelyt johtamisjärjestelmään. Johtamisjärjestelmällä tarkoitetaan yhteisesti määriteltyjä ja noudatettavia johtamisen, toiminnan ja talouden suunnittelun, päätöksenteon sekä seurannan ja arvioinnin menettelyitä. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan välineenä suunnittelun ja seurannan kautta toimivat taloussuunnitelma ja arvio, suunnitteluprosessi, käyttösuunnitelmat, ajantasaiset ohjaustoimet sekä määräaikainen raportointi. Johtamisjärjestelmiin liittyviä valvonnan keinoja ja välineitä ovat hallintosääntö ja muut ohjeet, hyvän hallinnon mukainen esittely- ja päätöksentekojärjestelmä, toimiva asianhallintajärjestelmä sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistus. Toimintatavoilla edistetään luottamushenkilö- ja viranhaltijajohdon, esimiesten sekä henkilöstön sitoutumista toiminnan ja toimintatapojen jatkuvaan kehittämiseen. Ohjeistus perustuu kuntia ohjaavaan lainsäädäntöön, kunnan hallinto- ja johtosääntöihin sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan standardeihin. Kunnan kaikessa toiminnassa on noudatettava hyvää hallintotapaa ja yleisiä eettisiä toimintaperiaatteita. 1.2 Strateginen johtaminen ja kilpailukyky Kuntien ja kuntakonsernien toiminnan tarkoituksena on edistää asukkaidensa hyvinvointia ja kestävää kehitystä alueellaan. Kunnanvaltuusto päättää kuntastrategiassa kunnan toiminnan ja talouden pitkän aikavälin tavoitteista. Kuntastrategia on valtuuston keskeisin väline toiminnan ja talouden pitkäjänteisessä johtamisessa ja sillä ennakoidaan kunnan toimintaan ja toimintakenttään. Kuntastrategiassa otetaan huomioon kunnan asukkaiden hyvinvoinnin edistäminen, palvelujen järjestäminen ja tuottaminen, kunnan omistajapolitiikka, kunnan asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet, elinympäristön ja alueen elinvoiman kehittäminen sekä muut kunnan toiminnalle lainsäädännössä asetetut tavoitteet. Kuntastrategia tarkistetaan vähintään kerran valtuuston toimikaudessa. Strategia tulee ottaa huomioon talousarvion ja suunnitelman laatimisessa. Strategian valmistelussa, kehitysennusteiden laadinnassa ja vastuualueiden toiminnan suunnittelussa nykytila huomioiden arvioidaan toimintaympäristön muutoksia sekä palvelutarpeiden kehitystä ja niiden vaikutuksia kunnan tehtävien toteuttamiseen toiminta- ja palvelurakenteiden tarkoituksenmukaisuutta ja kehittämistarpeita

5 5 tavoitteiden, tunnuslukujen ja arviointitiedon perusteella toiminnan tuloksellisuutta kunnan ja kuntakonsernin taloudellisen aseman kehittymistä 1.3 Palveluiden ja prosessien johtaminen sekä tuloksellinen järjestäminen Valtuuston ja hallituksen sekä lautakuntien tehtävänä on yhteistyössä vastuualueiden ja tulosyksiköiden esimiesten kanssa johtaa ja kehittää toimintaa, palveluiden järjestämistä ja tuottamista kuntalaisten tarpeisiin, kunnan strategiaan sekä toiminnallisiin ja taloudellisiin tavoitteisiin perustuen. Lautakuntien rooliin kuuluu vahvistaa ja tuoda esille asiantuntemukseensa perustuen kuntalaisnäkökulma tavoitteita asetettaessa ja palvelutuotantoa kehitettäessä. Toimintatapojen tulee mahdollistaa keskittyminen strategisiin kysymyksiin sekä toiminnan ja palveluiden järjestämisen kehittämismahdollisuuksiin. Olennainen osa toiminnan ja prosessien johtamista ovat toiminta- ja palvelurakenteiden uudistamisen ja kehittämisen lisäksi asetettujen tavoitteiden saavuttamisen ajantasainen seuranta ja arviointi. Investointien suunnittelun tulee perustua strategiaan sekä priorisoituihin investointihankkeisiin. Niiden perusteet tulee kuvata läpinäkyvästi esim. suunnitelmiin, väestöennusteisiin, peruskorjausten riskiperustaisiin tarvearviointeihin (kiinteistökohtaiset pitkän tähtäimen suunnitelmat). Investointihankkeet ja niiden prioriteetit kuvataan talousarviossa. 1.4 Johtamisjärjestelmän tuloksellisuuden varmistaminen Johtamisen ja sovittujen toimintatapojen arviointi on olennainen osa johtamisjärjestelmää. Niiden tulee edistää toiminnan tuloksellisuutta, toimintatapojen laatua ja vaikuttavuutta, ennaltaehkäistä riskejä sekä varmentaa hyvän hallintotavan toteutumista. Toiminnan tuloksellisuutta arvioidaan strategian, toiminta- ja taloussuunnitelman sekä talousarvion sisältämien tavoitteiden perusteella. Arvioinnissa otetaan seuranta- ja raportointitiedon perusteella kantaa erityisesti toiminnan vaikuttavuuteen ja taloudellisuuteen. Lisäksi arvioidaan tavoitteiden ohjausvaikutusta, määrärahojen kohdentumista oikein, toimintatapojen tarkoituksenmukaisuutta sekä eri toimenpiteiden vaikutuksia ja kustannuksia tavoitteiden saavuttamiseksi. 2 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET 2.1 Lainsäädäntö ja soveltamisala Kuntalain 13 :n mukaan valtuuston tulee päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden tavoitteena on vahvistaa ja yhdenmukaistaa kuntakonsernin hyvää hallintoa ja johtamista, ja ne koskevat kaikkia

6 6 kuntakonsernin toimielimiä ja johtoa sekä kaikkea kuntakonsernin toimintaa, josta kunta vastaa omistuksen, ohjaus- ja valvontavastuun sekä muiden velvoitteiden myötä. Sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta on lisäksi voimassa, mitä kunnan hallinto- ja johtosäännöissä sekä muissa ohjeissa ja määräyksissä on sanottu Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoite ja tarkoitus; käsitteet Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että kunnalle ja kuntakonsernille asetetut tavoitteet saavutetaan ja että toiminta on tuloksellista. Sisäinen valvonta on osa kunnan johtamisjärjestelmää sekä kunnan johdon ja hallinnon työväline, jonka avulla arvioidaan asetettujen tavoitteiden toteutumista, toimintaprosesseja ja riskejä. Valvonnan tarkoituksena on edistää organisaation tehokasta johtamista, riskien hallintaa, toiminnan kehittämistä ja tuloksellisuuden arviointia. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan yleisesti kaikkia niitä kunnan ja kuntakonsernin toimintaja menettelytapoja, joilla tilivelvolliset ja muut esimiehet pyrkivät varmistamaan, että kunnan toiminta on taloudellista ja tuloksellista ja että asetetut tavoitteet saavutetaan päätösten perusteena oleva tieto on ajantasaista, riittävää ja luotettavaa (tietojärjestelmät, raportointijärjestelmät) lain säännöksiä, viranomaisohjeita ja toimielinten päätöksiä noudatetaan (lainmukaisuus, hyvä hallintotapa) ja omaisuus ja resurssit turvataan. Riski on epävarmuuden vaikutus tavoitteisiin. Vaikutus on poikkeama odotetusta, niin myönteisessä kuin kielteisessä mielessä. Riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa. Riskienhallinnalla tarkoitetaan järjestelmällisiä menettelytapoja, joiden avulla tunnistetaan ja kuvataan kunnan ja kuntakonsernin toimintaan liittyviä riskejä arvioidaan riskien merkittävyyttä ja toteutumisen todennäköisyyttä sekä määritellään toimintatavat riskien hallitsemiseksi, valvomiseksi ja raportoimiseksi. Valvonta jakautuu sisäiseen ja ulkoiseen valvontaan. Ulkoinen valvonta on toimivasta johdosta riippumatonta. Valtuuston valitseman tarkastuslautakunnan tehtävänä on lain mukaan mm. arvioida valtuuston asettamien tavoitteiden toteutumista (KuntaL 71 ). Tarkastuslautakunta valvoo sidonnaisuuksista pidettävää rekisteriä. Tilintarkastaja tarkastaa mm. päätöksenteon ja toiminnan laillisuutta sekä laskentatoimen oikeellisuutta ja sen antamaa informaatiota päätöksenteon tietotarpeiden kannalta (KuntaL 73 ). Ulkoista valvontaa toteuttavat myös kuntalaiset (muutoksenhaku, julkisuusperiaate), aluehallintovirasto ja muut viranomaiset. Operatiiviseen johtamiseen kuuluva sisäinen valvonta ja sen järjestäminen on kunnan toimivan johdon ja tilivelvollisten tehtävänä ja vastuulla. Sisäinen valvonta jakaantuu sisäiseen tarkkailuun, seurantaan ja sisäiseen tarkastukseen. Sisäinen tarkkailu on jatkuvaa toimintaan liittyvää työn ja toiminnan sekä varojen käytön valvontaa. Valvonta edellyttää selkeitä valtuuksien ja vastuiden määrityksiä sekä kattavia laskenta- ja seurantajärjestelmiä. Sisäisen tarkkailun avulla varmistetaan, että tehtävät

7 7 hoidetaan oikea-aikaisesti suunnitellulla ja hyväksyttävällä tavalla sekä tehtävään osoitettujen voimavarojen puitteissa. Kukin esimies on ensisijaisesti vastuussa johtamansa toiminnan sisäisestä tarkkailusta. Kaikilla kunnan työntekijöillä on lisäksi velvollisuus havainnoida ja raportoida havaitsemistaan toimenpiteitä vaativista asioista. Seurannan keskeisiä tehtäviä ovat raportointivelvoitteiden asettaminen, raportoinnin valvonta sekä tehtyjen päätösten ja raporttien tulosten vertailu. Seurannan käytännön toteutuksesta vastaavat kunnan toimielimet ja esimiehet. Sisäisen tarkastus on osa sisäistä valvontaa. Se suoritetaan toimivan johdon alaisuudessa ja erikseen annettavien ohjeiden mukaisesti. Se on aktiivista, systemaattista ja julkista toimintaa, jossa tarkastuksen kohde tietää suorituksensa olevan arvioinnin kohteena. Sisäinen tarkastus tukee organisaatiota sen tavoitteiden saavuttamisessa ja arvioinnissa tarjoamalla objektiivisen, riippumattoman ja järjestelmällisen lähestymistavan organisaation riskienhallinta-, valvonta-, johtamis- ja hallintoprosessien tuloksellisuuden arviointiin ja kehittämiseen. Kunnanjohtaja päättää tarvittaessa sisäisen tarkastuksen suorittamisesta. Sisäisellä valvonnalla varmistetaan, että seuraavat osa-alueet on hoidettu asianmukaisesti: 1. Johtamis- ja hallintojärjestelmän tulisi varmistaa organisaation tehokas johtaminen ja vastuuvelvollisuuden toteutuminen, toiminnan asianmukainen suunnittelu ja tavoitteiden asettaminen (arviointiperusteet tavoitteiden saavuttamisen arviointia varten), tehokas riskienhallinnan ja valvonnan raportointi, tehokas toiminnan koordinointi ja tiedonvälitys hallituksen, johdon sekä sisäisen ja ulkoisen tarkastuksen välillä. 2. Tehtävät, vastuut ja velvollisuudet organisaatiolle on määritelty hyvän hallintotavan mukaiset menettelyt ja ohjeet, joiden mukaan toimitaan, hallitus- ja lautakuntatyöskentely on tehokasta ja siinä noudatetaan hyvää hallintotapaa, organisaatiorakenne on tarkoituksenmukainen ja osaltaan edistää tehokasta toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista, tehtävät, vastuut ja velvollisuudet on selkeästi määritelty ja tilivelvollisuus toteutuu, henkilöstön riittävyydestä, osaamisesta ja ammattitaidosta varmistutaan. Valvonta on riittävää, kun johto on suunnitellut ja järjestänyt toiminnot tavalla, joka antaa kohtuullisen varmuuden siitä, että riskit on hallittu tarkoituksenmukaisesti ja että organisaation taloudelliset ja toiminnalliset päämäärät ja tavoitteet saavutetaan tehokkaasti ja taloudellisesti. Sisäiseen valvontaan kuuluu myös, että organisaatio on tietoinen kunnan toiminnan tarkoituksesta ja tavoitteista ja että asetettujen tavoitteiden toteutumista seurataan. Valvonnassa keskitytään toiminnan tuloksellisuuden kannalta oleellisiin seikkoihin Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävät ja vastuut Valtuusto päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista ja edellyttää, että kuntakonsernin kaikissa toiminnoissa ja kaikilla organisaation tasoilla on riittävä sisäinen valvonta ja riskienhallinta.

8 8 Kunnanhallituksella on vastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisesta ja asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta. Kunnanhallituksen alaiset toimielimet vastaavat omien tehtäväalueidensa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta, tuloksellisuudesta sekä niistä raportoinnista hyväksyttyjen ohjeiden mukaisesti. Johtavien viranhaltijoiden, erityisesti tilivelvollisten, tehtävänä on toimeenpanna sisäisen valvonta ja riskienhallinta vastuualueellaan ja raportoida niistä hyväksyttyjen ohjeiden mu-kaisesti (sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta valvon-nasta vastuussa olevalle toimielimelle). Konserniyhteisöjen hallitukset ja toimitusjohtajat vastaavat niiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta. Konserniyhteisöt raportoivat konser-nijohdolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta sekä merkittävien riskien hallinnasta näiden perusteiden ja erillisten ohjeiden mukaisesti Kokonaisvaltainen riskienhallinta ja sisäinen valvonta osana kunnan ja kuntakonsernin johtamis- ja hallintojärjestelmää Sisäisen valvonta ja riskienhallinta on osa kunnan ja kuntakonsernin johtamis- ja hallintojärjestelmää, päätöksentekoa sekä strategista ja operatiivista toiminnan ja talouden suunnittelua ja seurantaa, poikkeamiin reagointia ja suoriutumisen arviointia. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tulee olla kokonaisvaltaista ja sen tulee toteutua kaikissa toiminnoissa ja kaikilla organisaation tasoilla. Riskienhallinnan tulee ulottua kaikkiin riskiluokkiin, sekä sisäisiin että ulkoisiin. Käytännössä sisäinen valvonta ja riskienhallinta kytkeytyvät vuosittaiseen talousarvio- ja tilinpäätösprosessiin. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että asetetut tavoitteet saavutetaan ja että toiminta on tuloksellista. Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa ei eriytetä muusta tavoitteiden saavuttamiseen tähtäävästä toiminnasta, vaan se on jatkuva osa päivittäistä johtamista, ohjaamista ja työn toteuttamista. Sisäinen valvonta toteutuu mm. selkeinä tehtävien, toimivallan ja vastuiden jakoina, valvonta- ja raportointivelvoitteina, tietojen ja tietojärjestelmien suojaamisena, omaisuuden turvaamisena ja sopimusten hallintana. Toimiva sisäinen valvonta myös ehkäisee ja paljastaa väärinkäytöksiä. Johdon velvollisuutena on toteuttaa sisäistä valvontaa väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja havaitsemiseksi sekä puuttua havaittuihin väärinkäytöksiin. Väärinkäytöksenä pidetään erilaisia epärehellisiä, epäeettisiä tai kuntakonsernin ohjeita rikkovia taikka lainvastaisia tekoja. Riskit ja riskienhallinta osana taloussuunnittelu- ja seurantaprosessia Kuntakonsernin riskit jaotellaan neljään pääryhmään, jotka ovat strategiset, taloudelliset ja toiminnalliset riskit sekä vahinkoriskit. Kaikkiin näihin ryhmiin voi kuulua sisäisiä tai ulkoisia riskejä. Riskienhallintaa toteutetaan merkittävien päätösten ja talousarvion

9 9 valmistelun yhteydessä arvioitaessa keskeisimpiä riskejä tavoitteiden saavuttamisen kannalta. Kunnanhallituksen alaisten toimielinten ja konserniyhteisöjen tulee talousarvion laadinnan yhteydessä analysoida toimintaympäristön muutoksia ja tunnistaa tavoitteita uhkaavia riskejä. Toimielimet ja konserniyhteisöt raportoivat merkittävistä riskeistään ja riskien hallinnan kehittämisestä osana toiminnan ja talouden seurantaa ja raportointia Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointi ja raportointi 2.6. Tilivelvollisuus Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeessa Kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimisesta on velvoite, jonka mukaan kunnanhallituksen on tehtävä tilinpäätöksen toimintakertomuksessa selkoa, miten sisäinen valvonta ja siihen liittyvä riskienhallinta on järjestetty, onko valvonnassa havaittu puutteita ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää voimassa olevalla taloussuunnittelukaudella. Hallitus antaa toimintakertomuksessa arvion merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja toimenpiteistä havaittujen puutteiden korjaamiseksi sekä konsernivalvonnasta. Hallituksen selonteko perustuu sen alaisten toimielinten ja konserniyhteisöjen laatimiin selontekoihin. Hallituksen alaisten toimielinten tulee käsitellä oman tehtäväalueen selonteko merkittävimmistä riskeistä ja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä toimenpiteistä havaittujen puutteiden korjaamiseksi. Selontekojen tulee perustua dokumentoituun aineistoon. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tuloksellisuutta seurataan talousarviovuoden aikana osavuosikatsauksissa. Toimialat toimittavat vuosittain raporttinsa kunnanhallitukselle tammikuun loppuun mennessä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen arvioinnista. Kunnanhallituksen on annettava lisäksi selonteko konsernivalvonnan järjestämisestä, jonka laatimista varten tytäryhteisöt toimittavat raporttinsa omasta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä tammikuun loppuun mennessä (ks. Yleisohje kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimisesta). Mikäli tilikaudella havaitaan merkittäviä riskejä, tulee kunnanhallituksen alaisten toimielin-ten ja viranhaltijoiden sekä konserniyhteisöjen raportoida niistä ja niiden hallintakeinoista välittömästi valvontavastuussa olevalle. Valvontavastuussa olevien tulee raportoinnin perusteella ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin. Kuntalain 75 :n mukaan tilintarkastuskertomuksessa annetaan mm. lausunto sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan sekä konsernivalvonnan asianmukaisesta järjestämisestä sekä esitys vastuuvapauden myöntämisestä sekä mahdollisesta tilivelvolliseen kohdistuvasta muistutuksesta. Kuntalain mukaan tilivelvollisia ovat kunnan toimielimen jäsenet sekä toimielimien tehtäväalueiden johtavat viranhaltijat (KuntaL 75 ). Valtuutetut eivät ole tilivelvollisia, mutta muiden toimielinten jäsenet ovat.

10 10 Tilivelvollisella on vastuu johtamansa toiminnan riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan järjestämisestä ja niiden jatkuvasta ylläpidosta. Tilivelvollisuus merkitsee sitä, että tilivelvollisen toiminta tulee valtuuston arvioitavaksi, häneen voidaan kohdistaa tilintarkastuskertomuksessa muistutus ja häneltä voidaan evätä vastuuvapaus sekä omasta että alaisensa tekemisestä tai tekemättä jättämisestä. Vaikka henkilö ei olisikaan lain tarkoittama tilivelvollinen, hänen on luonnollisesti hoidettava tehtävänsä asianmukaisella huolellisuudella eikä tilivelvollisaseman puuttuminen vapauta esimiehiä toiminnan valvontavastuusta. Myös muiden kuin tilivelvollisten on hoidettava tehtävänsä asianmukaisella huolellisuudella. Tilivelvollisuusaseman puuttuminen ei estä kuntaa kohdistamasta vahingonkorvausvaatimusta tai rikosseuraamusta myös muuhun henkilöön kuin tilivelvolliseen. Taloussuunnitelmassa määritellään myös toimialoittain sitovuustason tavoitteet, jotka valtuusto käsittelee osana suunnitelma-asiakirjaa. Jokainen toimiala antaa vuosittain selvityksen tavoitteiden saavuttamisesta toimintakertomuksessa. Asetetuttujen tavoitteiden toteutuminen on erityisesti tarkastuslautakunnan suorittaman arvioinnin kohteena kunnan ao. vuoden tilinpäätöstä käsiteltäessä. Tarkastuslautakunta antaa valtuustolle oman arvionsa asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta. Tavoitteita asetettaessa tulee erityinen huomio kiinnittää tavoitteiden määrittelyyn siten, että ne sisältävät laadullisesti tai määrällisesti mitattavia asioita. Kunnanhallitus antaa tarkempia ohjeita sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. 3. TOIMIVALTA, PÄÄTÖKSENTEKOPROSESSI JA VASTUULLINEN PÄÄTÖKSENTEKO Valtuuston kokonaisvastuu toiminnasta ja taloudesta konkretisoituu päätöksenteossa ja pitää sisällään vastuun talouden tasapainosta sekä ko. suunnitelmiin ja päätöksiin liittyvien riskien hallinnasta. Toiminnan ja talouden suunnittelun sekä päätöksenteon yhteydessä tulee suorittaa objektiivinen tosiseikkojen sekä vaikutusten ja riskien ennakkoarviointi. Päätösten valmistelu- ja esittelymenettelyn tulee perustua visioon ja strategiaan laadullisten ja taloudellisten näkökulmien tarkasteluun resurssitarpeiden analysointiin eri vaihtoehtojen vaikutusten ja riskien arviointeihin sovellettaviin oikeusnormeihin. 3.1 Johtosäännöt ja päätösvalta Kuntalain mukaan valtuuston on päätettävä kunnan hallinnon järjestämisen perusteista. Valtuusto päättää, mitä toimielimiä kunnassa on ja miten toimivalta, tehtävät ja vastuut jaetaan kunnan viranomaisten kanssa. Delegointiratkaisuilla valtuusto päättää, miten valtuusto itse käyttää päätösvaltaa ja missä asioissa toimivalta siirretään alemmille viranomaisille.

11 11 Hallinnon järjestämiseksi valtuuston on hyväksyttävä tarpeelliset johtosäännöt, joissa määrätään mm. kunnan eri viranomaisten toimivallan jaosta ja tehtävistä. Johtosäännöillä valtuusto voi siirtää päätösvaltaansa kunnallisille toimielimille, luottamushenkilöille ja viranhaltijoille. Samalla se voi antaa viranomaisille oikeuden siirtää tälle annettua toimivaltaa edelleen. Tätä toimivaltaa ei voi enää edelleen siirtää. Päätösvallan saanut viranomainen on sekä oikeutettu että myös velvoitettu tekemään päätöksen asiasta. Muu viranomainen ei voi ottaa asiaa päätettäväkseen muutoin kuin käyttämällä otto-oikeutta. Joroisten kunnassa toimivallan jaosta ja tehtävistä määrätään kunnan hallintosäännössä. Hallintoasioiden hoidossa on lakien ja sääntöjen lisäksi noudatettava ylempien viranomaisten antamia ohjeita. 3.2 Valmistelu ja päätöksenteko Päätöksenteossa on noudatettava lainsäädäntöä sekä kunnan hallintosääntöä ja muita ohjeita, koska lain vastaiset ja virheellisesti tehdyt päätökset voidaan valitusteitse kumota ja saattaa uudelleen käsiteltäväksi. Vireille pantu asia on käsiteltävä viivytyksettä. Päätöksentekoa varten asia on selvitettävä asianmukaisesti. Esittelijöiden ja viranhaltijoiden on huolehdittava, että päätökseen vaikuttavat oleelliset seikat ja vaihtoehtoiset toteuttamistavat on riittävästi selvitetty. Päätökset on valmisteltava huolellisesti, pelkkä asiakirjojen kokoaminen ei riitä. Merkittävien suunnitelmien ja päätösten valmistelussa tulee päätöksentekijälle esittää niiden vaikutukset palveluiden järjestämiseen, kuntalaisiin, elinkeino- ja yritystoimintaan, talouteen, henkilöstöön ja kestävään kehitykseen. Hallituksen ja lautakuntien tulee myös ennakoida ja arvioida kunnan ja kuntakonsernin tulevaan kehitykseen liittyviä toiminnallisia ja taloudellisia seikkoja mm. talouden tasapainon, rahoituksen sekä palvelu- ja investointitarpeiden näkökulmista. Kunnanvaltuuston, - hallituksen, lauta- ja johtokuntien, kunnan johtoryhmän sekä toimialojen osastopalaverien sekä tytäryhteisöjen hallitusten työskentelyyn käytetään soveltuvia toimielintyöskentelyn menettelyitä, joita kehitetään ja arvioidaan systemaattisesti. Valmistelussa huomioon otettavat seikat hakemuksen tai esityksen perusteena olevat tosiasiat ja niiden selostus tietoaineiston analysointi, sovellettavat oikeusohjeet ja säännökset muut ratkaisuun liittyvät ohjeet kuvaus merkittävien päätösten toteutuksen arvioinnista (kustannukset, henkilövaikutukset, tila- ja laitetarpeet yms.) Kunnan toimielimen kokouksesta pidetään pöytäkirjaa hallintosäännön mukaisesti.

12 12 Viranhaltijalle lain perusteella tai säännöllä delegoidun päätösvallan käytöstä pidetään pöytäkirjaa. Tehtävät päätökset tulee perustella. Päätöspöytäkirjaa ei pidetä esim. pienhankintaohjeessa määritellyn hankintarajan alittavista hankinnoista ja henkilöstöhallintojärjestelmään (Populus) rekisteröityvistä ratkaisuista ottaen kuitenkin huomioon asian luonne. Viranhaltijapäätökset tehdään kunnassa käytettävänä olevalla asianhallintajärjestelmällä, jotta ne voidaan osoittaa nähtävilläpitoa ja otto-oikeutta varten oikealle toimielimelle. Päätöksen nähtävilläpito on edellytys sen lainvoimaisuudelle. Kuvio: Toimielintyöskentely 3.3 Kunnan johtoryhmä Kunnan johtoryhmän tehtävänä on tukea kunnanjohtajaa kuntakonsernin operatiivisessa johtamisessa sekä strategian, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanossa. Kunnan johtoryhmä ja toimialojen osasto- ja yksikköpalaverit toimivat strategian, toimintaja taloussuunnitelmassa sekä talousarviossa asetettujen tavoitteiden saavuttamista edistäen. Kunnanjohtajan ja vastuualueiden esimiesten toimesta suoritetaan toiminnan ja talouden suunnittelun yhteensovittaminen sekä vaikutusten ja riskien koordinoidut, eri näkökulmat huomioivat ennakkoarvioinnit.

13 Esteellisyys Kunnan luottamushenkilöiden, viranhaltijoiden ja työntekijöiden esteellisyydestä säädetään kuntalain 32 :ssä ja hallintolain :ssä. Asianomainen luottamushenkilö, viranhaltija tai työntekijä on vastuussa esteellisyytensä arvioimisesta. Myös muut asian käsittelyyn osallistuvat voivat vedota esteellisyyteensä. Viranhaltijan tulee itse ratkaista esteellisyytensä. Jos hän on esteellinen, hän ei saa päättää asiasta. Tällöin päätöksen asiassa tekee hänen sijaisensa. Sama pätee asian valmisteluun. Esteellinen viranhaltija ei saa osallistua asian valmisteluun missään vaiheessa. Kunnan toimielimen jäsenen ja esittelijän esteellisyydestä päättää tarvittaessa toimielin. Esimiesten on myös valvottava, että esteelliset eivät osallistu valmisteluun ja päätöksentekoon. 3.5 Päätöksestä tiedottaminen ja muutoksenhaku Päätökset tulee asettaa ohjeiden mukaisesti nähtäville, antaa mahdollisimman nopeasti tiedoksi asianosaisille oikaisuvaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen sekä antaa tiedoksi ylemmälle toimielimelle neljän päivän kuluessa pöytäkirjan allekirjoittamisesta otto-oikeuden käyttämistä varten. Päätös ei saa lainvoimaa, jos sitä ei ole saatettu asianosaiselle tiedoksi. Pöytäkirjaote valitusosoituksineen on lähetettävä myös sille, joka sitä pyytää. Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia, ellei laissa ole muuta määrätty. Jokaisella on oikeus saada tietoja viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Asianosaisella on oikeus saada tietoja muustakin kuin julkisesta asiakirjasta, jos asiakirja voi vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Valmistelijan on erikseen huolehdittava, ettei salassa pidettäviä tietoja saa tietoonsa muu kuin siihen oikeutettu henkilö. Julkisuuslaissa on määritelty ne ajankohdat, jolloin viranomaisen asiakirja tulee julkiseksi. Ennen julkiseksi tulemista tiedon antaminen on viranomaisen harkinnassa. Tiedot asiakirjan sisällöstä antaa viranomaisen määräämä henkilö tai se, jonka tehtäviin se kuuluu. Päätös voidaan panna täytäntöön ennen sen lainvoimaisuutta, mikäli se ei tee oikaisuvaatimusta tai valitusta hyödyttömiksi. Kunnanhallitus valvoo kunnanvaltuuston päätösten lainmukaisuutta. Jokaisen esimiehen on seurattava alaisensa päätöksentekoa. Päätöksenteon seuranta kuuluu olennaisesti otto-oikeuden käyttämiseen. Lautakuntien ja viranhaltijoiden päätökset viedään tiedoksi kunnanhallitukselle ja lautakunnille. Kunnan henkilöstön on seurattava kunnanvaltuuston ja hallituksen sekä muiden toimielinten päätöksentekoa (esim. kotisivujen tai intranetin kautta).

14 14 4. TALOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA Suunnittelu- ja raportointijärjestelmä on johdon sisäisen valvonnan väline, jonka avulla varmistetaan tavoitteiden saavuttaminen. Suunnittelujärjestelmällä varmistetaan, että tavoitteet asetetaan strategian mukaisesti ja niiden toteuttamiseen osoitetaan voimavarat. 4.1 Talousarvion valmistelu ja täytäntöönpano Joroisten kunnan taloussuunnittelujärjestelmä perustuu Suomen Kuntaliiton suositukseen talousarvion ja suunnitelman laatimisesta. Talousarvion ja suunnitelman laatiminen käynnistyy talousarviokehysten ja laatimisohjeiden valmistelulla. Talousarviokehykset perustuvat voimassa olevaan taloussuunnitelmaan, edellisen vuoden tilinpäätöstietoihin, kuluvan vuoden talousarvion puolivuotiskatsaukseen sekä tehtyihin päätöksiin. Kuntastrategia toimii pohjana tavoitteiden asettelussa sekä toiminnan painopisteitä ja kehittämistä suunniteltaessa. Talousarvion laadintaohjeet ja talousarviokehykset hyväksyy kunnanhallitus. Toimielimet valmistelevat talousarvio- ja suunnitelmaehdotuksensa talousarviokehyksien ja laadintaohjeen pohjalta sekä toimittavat ne kunnanhallitukselle talousarvioehdotuksen ja taloussuunnitelmaehdotuksen valmistelua varten. Valtuuston hyväksyttyä talousarvion kunnanhallitus antaa sen täytäntöönpano-ohjein toimialojen noudatettavaksi. Talousarvion toteuttamista varten toimielimet hyväksyvät talousarvioon perustuvat organisaatioon sopeutetut käyttösuunnitelmat. Tavoitetietoisuuden ja tuloksellisuuden lisäämiseksi tulee yksiköittäin käydä kehityskeskustelut vuosittain. 4.2 Seuranta, raportointi ja talousarviomuutokset Kunnanhallitukselle, valtuustolle ja tarkastuslautakunnalle toimitetaan huhtikuun ja elokuun lopun tilanteen mukainen talousarvion toteutuma tiedoksi. Tähän tiedonantoon kuuluvat tuloslaskelma, rahoituslaskelma, käyttötalouden talousarviovertailu, investointiosan vertailu sekä tase. Vuoden loputtua toimitetaan toimintakertomukset, joista ilmenee vuoden lopun tilanteen mukainen talousarvion toteutuma ja tavoitteiden toteutuma ja jotka ovat osa kunnan tilipäätöstä. Lautakunnat käsittelevät toimialansa huhti- ja elokuun lopun talousarvion toteutumat sekä toimintakertomuksensa vuoden loputtua ja toimittavat ne kunnanhallitukselle. Toimialoittain seurannan tulee olla jatkuvaa ja poikkeamiin toiminnan tavoitteissa ja määrärahojen käytössä tulee puuttua välittömästi, jos aihetta ilmenee. Talousarviossa on sitovuustasoittain nimettävä vastuuhenkilöt, joka myös vastaavat seurannasta.

15 15 Talousarvioon sisältyvää sitovaa määrärahaa ei saa ylittää ilman kunnanvaltuuston lupaa. Mikäli toimintaa ei voida järjestää talousarviovuoden aikana myönnetyn määrärahan puitteissa, tulee toimielimen tehdä talousarvion muutosesitys kunnanhallitukselle ja edelleen valtuustolle. Esitykseen tulee liittää perustelut määrärahan muutostarpeelle. 5. HENKILÖSTÖ- JA PALKKAHALLINNON ASIAT 5.1 Henkilöstösuunnittelu ja rekrytointi Kunnan palveluksessa oleva henkilöstö on virkasuhteessa tai työsopimussuhteessa kuntaan (KuntaL 44 ). Virkasuhteesta ja työsopimussuhteesta on voimassa, mitä niistä erikseen säädetään. Tehtävää, jossa käytetään julkista valtaa, hoidetaan virkasuhteessa. Tällaista tehtävää varten perustetaan virka. Valtuusto päättää viran perustamisesta ja lakkauttamisesta. Henkilöstön rakenne ja määrä mitoitetaan vastaamaan asetettuja tavoitteita. Henkilöstön työtehtävät voivat muuttua palvelutarpeen muuttuessa. Ennen uuden henkilöstön palkkaamista tulee selvittää muut tarkoituksenmukaiset vaihtoehdot hoitaa työvoimavaje. Henkilöstöjärjestelyissä on selvitettävä myös mahdollisuudet toimialojen tai yksiköiden väliseen yhteistyöhön. Palvelukseen ottamisen yhteydessä on varmistettava, vaatiiko viran/työsuhteen täyttäminen täyttöluvan. Lisäksi on varmistettava, että talousarviossa ja suunnitelmassa on varauduttu kaikkiin vakanssista aiheutuviin kustannuksiin. Rekrytoinnissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevia ohjeita (mm. hallintosääntö, talousarvion täytäntöönpano-ohjeet, henkilöstöstrategia, muut kunnanhallituksen antamat ohjeet). 5.2 Tehtävänkuvaukset Henkilökohtaiset tehtävänkuvaukset valmistelee lähin esimies yhteistyössä työntekijän kanssa. Tehtävänkuvauksessa määritellään henkilön asema ja pääasialliset tehtävät. Henkilöiden välinen työnjako pyritään hoitamaan niin, ettei väärinkäytöksen mahdollisuuksia eikä vastuuepäselvyyksiä aiheuttavia työyhdistelmiä synny. 5.3 Johtaminen ja henkilöstön kehittäminen Jokaisen esimiehen on varmistettava, että yhteistoiminta toimii kaikilla tasoilla. Yhteistoiminnan keinoja ovat yhteistoimintasopimuksen mukaisesti mm. johtoryhmätyö, työpaikkakokoukset, projektityö, kehityskeskustelut jne.

16 16 tiedonkulku toimii kaikilla tasoilla. Erityisesti henkilöstölle on tiedotettava heidän omiin työtehtäviinsä ja niiden suorittamiseen vaikuttavista muutoksista sekä työpaikkaan ja työoloihin liittyvistä asioista. henkilöstön perehdyttäminen on riittävää. Perehdyttämisessä käytetään hyväksyttyä ohjetta ja lomaketta. Henkilöstöllä tulee olla tieto oman toimintayksikkönsä tavoitteista sekä toimintaohjeista. kehityskeskustelut käydään kerran vuodessa, käyty keskustelu kirjataan ja tehdään henkilökohtainen kehittymis- ja oppimissuunnitelma. 5.4 Henkilöstöasioiden seuranta ja raportointi Johtamista, henkilöstön osaamista, ammattitaitoa sekä työyhteisön hyvinvointia arvioidaan mm. henkilöstökyselyin ja asiakaspalauttein. Palkkahallintoyksikkö seuraa ja raportoi kuukausittain maksetut veronalaiset ansiot, henkilöstövahvuuden ja sairauspoissaolot kunnan johtoryhmälle ja toimialajohdolle sekä muille sidosryhmille (Tth, ay-luottamushenkilöille). Seurantaa ja raportointia toteutetaan myös vuosittain laadittavissa henkilöstö- ja koulutussuunnitelmassa sekä tilinpäätöksen henkilöstöraportissa. 5.5 Palkanlaskenta ja -maksatus Palkkojen laskennan ja maksatuksen perustana ovat henkilöstöhallintojärjestelmään tallennetut työsopimukset tai virkamääräykset ja niihin liittyvät esimiesten hyväksymät sähköiset lomakkeet. Palkkahallinnossa tehdään täsmäykset kuukausi- ja vuositasolla. Kuukausittain täsmätään palkoista kirjanpitoon siirtyneet palkat, palkkiot ja kustannusten korvaukset sekä niistä perityt ja lasketut maksut eri viranomaisille. täsmätään eri eläkejärjestelmiin kuuluvat ja ei eläkkeisiin oikeuttavat palkat ja palkkiot sekä niistä perityt työttömyysvakuutusmaksut ja lasketut sosiaaliturvamaksut kuukausittain tehtävään verottajan valvontailmoitukseen Vuositasolla täsmätään verottajan vuosi-ilmoitus palkkakortteihin, KuEl-palkkailmoitukseen, VaEl-palkkailmoitukseen sekä Tapaturmavakuutuspalkkailmoitukseen tarkistetaan järjestelmästä tulostetut KuEl palkat KEVA:n rekisteriin menneisiin palkkatietoihin tarkistetaan järjestelmästä tulostetut VaEl palkat, että ne täsmäävät Valtiokonttorin rekisteritietoihin

17 17 6. KIRJANPITO JA MAKSULIIKENNE 6.1 Laskentatoimi Kirjanpidossa ja tilinpäätöksen laadinnassa noudatetaan kuntalakia, kirjanpitolakia, hyvää kirjanpitotapaa ja kirjanpitolautakunnan kuntajaoston antamia yleisohjeita sekä mm. arvonlisäverolakia, hallintosääntöä ja Kuntaliiton suosituksia. Kaiken kunnan nimissä tapahtuvan maksuliikenteen tulee sisältyä kunnan kirjanpitoon. Toimialat vastaavat hallinnassaan olevista käteiskassoista. Käteiskassoille on nimettävä vastuullinen hoitaja ja tälle varahenkilö. Tarkempia ohjeita kassojen hallinnasta annetaan rahasaatavien laskutus- ja perintäohjeissa ja/tai kunnanhallituksen antamissa erillisohjeissa. Kirjanpitoyksikölle toimitetaan tilinpäätökseen kassan vastuuhenkilön allekirjoittama kassailmoitus tilanteesta. Kirjanpidon tuottamaa informaatiota käytetään sisäisen valvonnan apuna. Kirjanpito hoidetaan niin, että raportit ovat riittävän nopeasti ja ajantasaisesti saatavissa. Kirjanpitoon ja maksuliikenteeseen liittyvät tarkistukset ja täsmäytykset on tehtävä säännöllisesti. Kirjanpitoyksikkö antaa ohjeita tileistä ja tiliöinneistä. Kirjanpito on täsmäytettävä kuukausittain seuraavasti: tuloslaskelman yli-/alijäämä = taseen tilikauden yli-/alijäämä, päiväkirjan debet=kredit, jotka ovat pääkirjan kokonaisdebet ja kredit, rahatilit täsmäävät ulkopuolisiin todistuksiin (kk:n viimeinen tiliote), reskontrat ovat kokonaissummiltaan vastaavien pääkirjatilien saldojen suuruiset, lainakirjanpito täsmää pääkirjanpitoon palkanlaskennan ennakonpidätyksen alaiset palkat ja sivukulut täsmäävät kirjanpidon palkkoihin ja sivukulujen pääkirjatileihin Tositeaineiston tulee olla kirjanpitolain edellyttämässä kunnossa. 6.2 Rahatoimen tehtävät Rahatoimeen kuuluvat maksuliikenteen, rahoitusomaisuuden, käyttöomaisuusarvopapereiden, muiden pitkäaikaisten sijoitusten, vieraan pääoman ja maksuvalmiuden hoito sekä kunnan rahastojen hoito. Kunnan maksuvalmiuden seurantavastuu kuuluu talousjohdolle (hallintojohtaja), joka raportoi asiasta eteenpäin kunnanjohtajalle. 6.3 Lainanotto ja sijoitustoiminta

18 18 Kunnan lainakannan on oltava korko- ja muiden riskien minimoimiseksi riittävän monipuolinen. Lainojen nostot tulee ajoittaa niin, että rahoituskustannukset ajoittuvat mahdollisimman tasaisesti vuoden varrelle ja rahoituskustannukset jäävät mahdollisimman alhaiseksi. Tilapäislainan ottamisesta on määräykset hallintosäännössä. Kuntalain mukaan talouden, rahoituksen ja sijoitustoiminnan perusteista päättää kunnanvaltuusto. 6.4 Pankkitilien käyttöoikeus Pankkitilien käyttöoikeuksien myöntämisvaltuus on määritelty hallintosäännössä. 6.5 Rahavarojen ja arvopapereiden säilyttäminen Rahavarat, arvopaperit ja vakuudet sekä muut tärkeät asiakirjat on säilytettävä turvaavin tavoin arkistossa tai kassakaapissa. Käteiskassan rahavarat on säilytettävä lukollisessa kassalippaassa varmassa säilytyspaikassa. Kassalippaat on mahdollisuuksien mukaan säilytettävä yön yli kassakaapissa. 6.6 Ostolaskujen käsittely ja maksuliikenne Ostolaskujen käsittelyssä hyödynnetään sähköistä ostolaskujen kierrätysjärjestelmää. Lautakunnat määräävät toimiajakseen tai tarvittaessa ne henkilöt, joilla on oikeus hyväksyä tositteet. Asiatarkastaja- ja hyväksyjälistat on toimitettava tiedoksi kirjanpitoyksikköön. Yksiköiden on huolehdittava laskujen asiatarkastuksesta ja hyväksymisestä oikeamääräisinä ajallaan. Käteisalennukset tulee hyödyntää. Asiatarkastaja vastaa, että lasku sisältää kaikki tositteelta ja laskulta vaadittavat tiedot ja tarkastaa, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelu on saatu. Hyväksyjä vastaa siitä, että lasku on hyväksyttävissä ja että menon maksamiseen on käytettävissä määräraha. Asiatarkastajan ja hyväksyjän tulee mahdollisuuksien mukaan olla eri henkilö. Ostolaskujen maksatus hoidetaan keskitetysti kirjanpitoyksikössä. Ostopalvelusopimuksissa on tarkistettava jo ennen sopimuksen allekirjoittamista toimittajan eläkevakuutuksen voimassaolo. Tarkistusta ei tarvitse tehdä, mikäli kyseessä on julkisoikeudellinen yhteisö. Laskun hyväksyjän tulee myös tarkastaa, että maksunsaajayhteisö tai henkilö on merkitty ennakkoperintärekisteriin, mikäli kunta on teettänyt tai ostanut yhtiöltä tai yrittäjältä työsuorituksen. Tarkistusta ei tarvitse tehdä, mikäli kyseessä on julkisoikeudellinen yhteisö.

19 19 Mikäli työn suorittajaa ei ole merkitty ennakkoperintärekisteriin on lasku toimitettava hyväksyttynä palkanlaskentaan ennakonpidätyksen toimittamista varten. Ennakkoperintärekisteröinnin voi tarkistaa yritystietojärjestelmästä internetin kautta osoitteesta Tositteiden käsittelyyn liittyvien merkintöjen dokumentoiminen on osa organisaation sisäistä valvontaa. Dokumentointi varmistaa, että liiketapahtumat on suoritettu ja sisällytetty kirjanpitoon oikean suuruisina. 6.7 Saatavien laskutus- ja perintäohjeet Saatavat laskutetaan ja peritään tehokkaasti ottaen huomioon lain, hyvän kauppatavan, hyvän perintätavan ja asiakaspalvelun vaatimukset. Kunnalle on hyväksytty rahasaatavien laskutus- ja perintäohjeet, joita tulee noudattaa. 7. HANKINNAT JA OMAISUUDEN HALLINTA 7.1 Hankinnat ja varastot Hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) siihen myöhemmin tehtyine tarkistuksineen sekä muuta lainsäädäntöä. Hankinnoissa hyödynnetään kunnan sopimukseen perustuvaa hankintayhteistyötä. Hankinnat on tehtävä taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet. Tarjouksista tulee hyväksyä se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin sen mukaan kuin tarjouspyynnössä on esitetty. Hankinnoissa on noudatettava hankinnan suuruudesta riippumatta avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Tarjoajaehdokkaita ja tarjouksentekijöitä on kohdeltava sekä saatuja tarjouksia on käsiteltävä näiden periaatteiden mukaisesti hankintaprosessin eri vaiheissa. Hankintapäätöksen yhteydessä ei saa antaa eikä ottaa vastaan lahjoja, palvelusuorituksia tai muita palveluksia toimittajilta. Henkilökohtaisia hankintoja ei saa tehdä kunnan hankintojen yhteydessä eikä käyttää kunnan hankintasopimusta omaksi edukseen. Kunnassa on laadittu erikseen pienhankintaohjeet ja niitä päivitetään hankintalain muutosten mukaisesti. 7.2 Omaisuuden hallinta Kunnanhallitus vastaa riskienhallinnan toteuttamisesta ja yhteensovittamisesta sekä päättää kunnan omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Kunnanhallitus voi siirtää toimivaltaansa

20 20 edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. Kunnan viranhaltijoiden ja työntekijöiden velvollisuus on huolehtia siitä, että kunnan omaisuutta säilytetään turvallisesti ja se pidetään kunnossa. Kunnan omaisuuden tuottavuudesta vastaa kunnanhallitus. Taseen pysyviin vastaaviin kuuluvasta omaisuudesta pidetään erillistä kirjanpitoa (käyttöomaisuuskirjanpito) ja niihin luettavat tase-erät ovat: Aineettomat hyödykkeet: aineettomat oikeudet muut pitkävaikutteiset menot ennakkomaksut Aineelliset hyödykkeet maa- ja vesialueet rakennukset kiinteät rakenteet ja laitteet koneet ja kalusto muut aineelliset hyödykkeet ennakkomaksut ja keskeneräiset hankinnat Sijoitukset: osakkeet ja osuudet Sijoitusten lainasaamisia seurataan lainakirjanpidossa tai muutoin erikseen. Varastovalvonnassa on kiinnitettävä erityistä huomiota varastoinnin enimmäismäärän minimointiin ja varaston kiertonopeuden maksimointiin kuitenkin varmistaen, että toimintakyky on koko ajan riittävä. Irtaimen omaisuuden valvonnasta annetaan ohjeita talousarvion täytäntöönpano-ohjeessa. Kunnan suoraan ja kunnan konserniyhteisöjen vuokraamien asuntojen vuokralaisille annetaan Vuokralaisen ohje. 7.3 Vakuudet Joroisten kunta hyväksyy sopimusten ja lupamääräysten vakuuksiksi seuraavaa omaisuutta: 1. Pankkitakaus, raha- ja vakuutuslaitoksen antama omavelkainen takaus, 2. Talletus, joka on panttaussitoumuksella pantattu kunnan nimiin tietyn sopimuksen vakuudeksi. Panttina oleva asiakirja on oltava kunnan hallussa. 3. Kiinnitys tai muu reaalivakuus, kunta ei hyväksy vakuudeksi jälkipanttausta ellei ensisijaisen vakuuden hyväksyjältä saada sitoumusta, jonka mukaan ensisijaisen vakuuden haltija ei käytä vakuutta muun kuin alkuperäisen sopimuksen täyttämisen turvaamiseksi. Vakuuden tulee kattaa sopimuksen/sitoumuksen kohteena oleva arvo.

21 21 Sopimuksiin liittyvät vakuudet säilytetään huolellisella tavalla kunnan arkistossa tai muussa varmassa paikassa. Rakennusaikaisissa urakoitsijavakuuksissa noudatetaan rakennusalan yleistä käytäntöä. Rakennus- ja takuuaikaiset vakuudet säilytetään myös kunnan arkistossa. Kunnan hallussa olevista vakuuksista pidetään luetteloa, josta käy ilmi vähintään seuraavat tiedot: sopimus, jonka vakuudeksi vakuus on saatu vakuuden luovuttajan nimi vakuuden yksilöinti (esim. pankkitakaus ja takauksen antaneen pankin nimi) vakuussumma vakuuden voimassaoloaika urakoissa ja muissa vastaavissa urakkasumma vakuuden laatu esim. vastuuaikainen, työaikainen jne. Vuokravakuuksista pidetään erillistä luetteloa asianomaisessa yksikössä. Kukin toimiala nimeää vastuuhenkilön, jonka tehtävänä on vakuusrekisterin perusteella huolehtia vakuuksien luetteloinnista, uudistamisesta ja voimassaoloaikojen ja niihin liittyvien ehtojen seurannasta. Muutokset on annettava tiedoksi yleishallintoon tai kirjattava sopimushallintajärjestelmään. Luettelon ylläpidosta vastaava toimittaa allekirjoitetun vakuusluettelon tilanteen mukaan kunnan hallussa olevista vakuuksista kirjanpitoyksikköön seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. 8. TIETOTURVA JA SÄHKÖINEN VIESTINTÄ Tietoturvalla tarkoitetaan tietojen, tietojärjestelmien ja tietoliikenteen luottamuksellisuuteen, eheyteen ja käytettävyyteen kohdistuvien riskien minimoinnista. Kunnassa on annettu erikseen käyttäjän tietoturvaohje ja ohjeistus ja säännöt internetin ja sähköpostin sekä sosiaalisen median käytöstä. Tietojärjestelmien menetelmäkuvauksilla varmistetaan sisäisen tarkkailun toimivuus. Tietojärjestelmät suojataan salasanoilla, palomuureilla, käyttäjäkohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja käyttöoikeuksilla. Esimiehet määrittelevät alaisensa henkilöstön valtuudet tietojärjestelmien ja tiedostojen käyttämiseen ja kirjaavat käyttöoikeudet asianomaiselle intranetistä löytyvälle lomakkeelle. Atk-vastuuhenkilöt määrittelevät verkon käyttöoikeudet ja ohjelmien pääkäyttäjät määrittelevät ohjelmistojen käyttöoikeudet esimiesten päätösten mukaisesti. Esimiehet vastaavat myös myönnettyjen käyttöoikeuksien purkamisesta henkilöiden poistuttua kunnan palveluksesta tai vaihtaessa tehtäviä ilmoittamalla siitä atk-tuelle ja ohjelmien pääkäyttäjille kirjallisesti (lomake intranetistä). Atk-vastuuhenkilöt ja ohjelmien pääkäyttäjät huolehtivat vuosittain käyttäjäinventaarion teosta vastuullaan olevien ohjelmistojen käyttäjien osalta.

22 22 Asiakastietojen tietoturva korostuu palvelutuotannon ulkoistamisen yhteydessä. Palvelujen hankintasopimuksissa on mainittava salassapitovelvollisuudesta sekä määriteltävä osapuolten oikeudet ja velvollisuudet palvelutuotannon ja tietoturvan toteuttamisessa. Kunnan pitämistä tietojärjestelmistä laaditaan julkisuuslain (621/1999) mukaiset luettelot, tietojärjestelmäselosteet ja/tai henkilörekisteriselosteet. Henkilötietojen rekisteröinnistä säädetään henkilötietolailla (523/1999). Luetteloiden ja selosteiden laatimisesta ja ajantasaisuudesta vastaavat toimialoittain erikseen määrätyt henkilöt. Rekisteriselosteiden tulee olla yleisön saatavilla. 9. MUUT SISÄISEEN VALVONTAAN LIITTYVÄT TEHTÄVÄT 9.1 Avustukset Avustusten myöntämisestä määrätään hallintosäännössä ja toimielin voi antaa erillisiä ohjeita avustusta myöntäessään. Mikäli avustusta ei ole käytetty avustuspäätöksen mukaisesti, voidaan avustus periä takaisin tai maksaminen keskeyttää. Valtion viranomaisten valvonnassa olevien avustusten käytöstä olevia määräyksiä on noudatettava sellaisenaan. 9.2 Sopimukset Hyväksyttyjen sopimusten valvonta kuuluu sopimuksen hyväksyneelle toimielimelle ja viranhaltijapäätöksiin perustuvien sopimusten osalta sopimuksen hyväksyneelle viranhaltijalle. Valvontaan kuuluu sopimuksesta johtuvien toimenpiteiden hoitaminen määräaikana. Tällaisia ovat esimerkiksi maksatuksen tai laskutuksen hoitaminen, mahdollisista korotuksista huolehtiminen sopimuksen voimassaoloaikana sekä sopimuksen irtisanominen. Sopimusten asianmukainen kirjaaminen ja arkistoiminen ovat myös osa valvontaa. Sopimukset kirjataan sopimushallintajärjestelmään. Ulkopuolisten palveluntuottajien kanssa tehtyjen sopimusten valvontavastuu on sopimuksen tehneellä viranomaisella. 9.3 Ulkopuoliset varat Kunnalla voi olla hallinnassaan muille kuuluvia varoja (esim. huollettavien varat, asiakasvarat). Esimiesten vastuulla on järjestää ulkopuolisten varojen hoito sekä riittävä ja luotettava luettelointi ja seuranta. Kunnan nimissä voidaan käsitellä vain kunnalle kuuluvia varoja, jotka kirjataan kunnan kirjanpitoon, poikkeuksena toimeksiantojen pääomat. Yksityiset varat pidetään erillään kunnan kirjanpidosta.

23 23 Tilinpäätöksessä taseen ulkopuolella olevista huollettavien varoista annetaan tieto määräkokonaisuuksina kirjanpitoon taseen liitetietoihin. 10. PROJEKTITOIMINTA Kunta voi itse hallinnoida projekteja tai olla mukana muiden hallinnoimissa projekteissa. Projektien toteuttaminen on osa Joroisten kunnan kehittämistoimintaa. Projektin tulee perustua todelliseen tarpeeseen ja sen ratkaisuksi ajatellun hyvän idean toteuttamiseen aina suunnittelusta konkreettiseen lopputulokseen asti. Olennaista on, että projekteilla edistetty kehittäminen perustuu Joroisten kunnan visioon ja strategiaan, joka kiinnittyy kunnan laajempiin linjavalintoihin. Projektien tulee edistää kunnan strategian mukaista kehittämistä. Rahoitusprojektiin osallistumispäätöksen yhteydessä nimetään projektin yhteyshenkilö, jonka vastuulla on projektien etenemisen seuraaminen. Väli- ja loppuraportit ja projektin arviointi tulee tuoda tiedoksi ao. toimielimelle ja/tai kunnanhallitukselle. Projektiohjeissa annetaan tarkemmat määräykset projektitoiminnasta. 11. RISKIENHALLINTA Riskien ja mahdollisuuksien määrittely Riski on haitallisen tapahtuman tai positiivisen mahdollisuuden todennäköisyyden ja seurauksen yhdistelmä. Riskillä tarkoitetaan toimintatapoihin liittyviä puutteita ja / tai tapahtumia, mitkä voisivat toteutuessaan vaarantaa kunnan tai sen yksikön perustehtävän laadukasta toteutumista, tavoitteiden saavuttamista, taloudellisen aseman, omaisuuden asianmukaista hallintaa sekä hyvän hallintotavan toteutumista. Riski voi aiheuttaa vahinkoa, menetyksiä tai resurssien tuhlausta sekä vaikuttaa negatiivisesti kunnan imagoon, asiakkaisiin, henkilöstöön tai muihin sidosryhmiin. Mahdollisuudella tarkoitetaan vahvuuksien, strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten mahdollisuuksien aktiivista hyödyntämistä johtamisessa, päätöksenteossa ja toiminnan kehittämisessä. Riskit luokitellaan strategisiin, toiminnallisiin (operatiivisiin), taloudellisiin ja vahinkoriskeihin. Strategiset riskit Strategisia riskejä ovat esimerkiksi strategisten päämäärien toteutumista uhkaavat riskit,