SKH-ISÄNNÖINTI OY HALLITUKSEN JÄSENEN OPAS

Transkriptio

1 SKH-ISÄNNÖINTI OY HALLITUKSEN JÄSENEN OPAS 2016

2 SKH-ISÄNNÖINTI OY HALLITUKSEN JÄSENEN OPAS 1 Sisällys SUJUVAA ASUMISEN ARKEA 1. SKH ISÄNNÖINTIMALLI SKH Isännöintimalli uusi informaationhallinta ja monipuolinen asiantuntijaorganisaatio Ennakoitua ja suunnitelmallista korjaustoimintaa NÄIN ASIOIT SKH:N PALVELUKESKUKSESSA Palvelukeskuksen puhelinpalvelu, p Palvelukeskuksen sähköposti, asiakaspalvelu@skh.fi TALOKANAVA Talokanava hallituksen jäsenille TIETOJA JA OHJEITA YHTIÖKOKOUKSESTA Talon kokoukset Talokanavassa Yhtiökokouksen osallistujat Kokouskutsu Osakkaan oikeudet Päätöksenteko Moitteenvaraiset ja mitättömät yhtiökokoukset Äänioikeus ja äänestysmenettely Tilinpäätös Tilintarkastus Toiminnantarkastus HYVÄ HALLINTOTAPA HALLITUKSEN VAROITUS Hallituksen varoitus vastikesaatavista TALOYHTIÖN RISKIEN HALLINTA Riskien määrittäminen ja hallinta Riskien luokitus Riskien hallinnan käsittely SKH:ssa ISÄNNÖITSIJÄTOIMISTON JA ISÄNNÖITSIJÄN TEHTÄVÄT PALVELUNTUOTTAJIEN TEHTÄVÄT... 13

3 10. ISÄNNÖITSIJÄNTODISTUKSET Isännöitsijäntodistuksen sisältö Isännöitsijäntodistuksen tilaaminen ja toimitus TALOYHTIÖN KORJAUSSUUNNITELMA Enemmän osaamista ja aikaa projekteille Tilaajavastuuvelvoitteen täyttyminen TALOYHTIÖN ENERGIATODISTUS KUNNOSSAPITO- JA MUUTOSTYÖ, OSAKKAAN OPAS Osakkaan muutostyöoikeus Osakkaan ilmoitusvelvollisuus muutostöistä Taloyhtiön ja toisen osakkaan suostumus muutostöihin Hallituksen ja isännöitsijätoimiston valvontaoikeus Yhtiöjärjestyksen muuttaminen ja viranomaisluvat Muutostöitä tekevän osakkaan vastuu Kunnossapitovastuu muutostyökohteista Vahingonkorvausvelvollisuus KIINTEISTÖJEN KATSASTUSTOIMINTA SKH Isännöinti katsastaa kiinteistön säännöllisesti SKH Rekisteröintikatsastus taloyhtiön tekninen vastaanotto Kunnossapitotarpeesta ohjelmoitu korjaussuunnitelma SKH Määräaikaiskatsastus Vain säännöllinen kiinteistökatsastus varmistaa ajantasaisen korjausohjelman SKH Huoltokatsastus SKH Huoneistokatsastus SKH Kiinteistökatsastuksien hyödyt osakkaille Talolle välttämätön, osakkaalle hyödyllinen TALOUDEN NEUVOT HALLITUKSEN JÄSENILLE Hallituksen kokouspalkkiot Hankekokousten kokouspalkkiot Verokortin toimitusohjeet Miten laskutan taloyhtiölle tekemäni hankinnat? HALLITUKSEN JÄSENTEN ROOLIT JA VASTUUALUEET Hallituksen tehtävät Hallituksen puheenjohtajan tehtävät Hallituksen jäsenen perehdyttäminen, tiedonsaanti ja koulutus... 24

4 Hallituksen jäsenen esteellisyys ja vaitiolovelvollisuus Esteellisyys Vaitiolovelvollisuus Hallituksen jäsenten vastuuvakuutus Hallituksen jäsenen velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista Taloyhtiön turvallisuushenkilöstö AKHA ry HALLITUKSEN VUOSI SKH:N EETTINEN NORMISTO Mitä SKH edellyttää itseltään? Luottamus Riippumattomuus Arjen kunnioitus Pitkäjänteisyys Kehitysmyönteisyys LIITTEET Talokanava hallitustyöskentelyssä Hyvä hallintotapasuositus taloyhtiöille 2011 Taloyhtiön stressitesti, taulukko Hallituksen jäsenen yhteystietolomake Korjaushankkeiden kokouspalkkiot -lomake Selvitys hankinnoista -lomake Asunto-osakeyhtiön kirjalliset ilmoitukset tilintarkastajalle Vahvistusilmoituskirje tilintarkastajalle Ilmoitus hallituksen jäsenten ja isännöitsijän sekä heidän lähipiiriläisensä sidonnaisuuksista Yhteenveto sidonnaisuuksista Yhteenveto toteutuneista lähipiiritapahtumista SUJUVAA ASUMISEN ARKEA Olemme koonneet tähän oppaaseen tietoa hallituksen jäsenille hallitustyön helpottamiseksi sekä sujuvan ja avoimen yhteistyön saavuttamiseksi.

5 4 1. SKH ISÄNNÖINTIMALLI Kaikki varmasti muistavat vielä ajan, jolloin isännöitsijät taltioivat taloyhtiöiden asiat mappeihinsa ja avasivat ne asiakkailleen vain erillisestä pyynnöstä. Tällainen vanhanaikainen, aikaa vievä, tehoton ei niin asiakasystävällinen toimintamuoto on historiaa. SKH on kehittänyt uudenlaisen toimintamallin, SKH Isännöintimallin, jolla pyrimme helpottamaan hallitustyöskentelyäsi. 1.1 SKH Isännöintimalli uusi informaationhallinta ja monipuolinen asiantuntijaorganisaatio SKH Isännöintimallin perustana on kaksi seikkaa: uusi informaationhallinta ja sen perustalle toteutetut uudet palveluroolit. Uusi informaationhallinta tarkoittaa taloyhtiön kaiken dokumentaation järjestämistä digitaaliseen muotoon niin, että asukkailla, osakkailla, hallituksen jäsenillä sekä tilintarkastajilla on käyttöoikeuksiensa puitteissa pääsy kaikkeen taloyhtiön tietoon ympäri vuorokauden taloyhtiön verkossa, Talokanavassa. Talokanava mahdollistaa tehokkaan ja avoimen työskentelytavan. Isännöitsijän ei enää tarvitse penkoa mappeja asioiden selvittämiseksi, vaan jokainen voi löytää taloyhtiöönsä ja asuntoonsa liittyvän tiedon helposti Talokanavasta. SKH Isännöinnissä jokaisella taloyhtiöllä on oma kotisivustonsa, jonka kautta talon sisäinen tiedotus ja asiointi on kätevää ja helppoa. SKH Isännöintimalli mahdollistaa suuremman ja monipuolisemman asiantuntijaorganisaation taloyhtiöiden avuksi. SKH:n organisaatiossa isännöintipalveluista vastaa moninkertainen osaajajoukko perinteiseen isännöintiin verrattuna. Talokanavaan dokumentoitu tieto on jatkuvasti koko SKH organisaation saatavilla. Asukkaiden ja osakkaiden kysymyksiin voivat vastata useammat henkilöt ja ensimmäinen asiakkaan puheluun vastannut henkilö tuo avun valtaosissa tapauksia. Monissa taloyhtiöissä varmasti ajatellaan, että kesälomakausina taloyhtiöiden asioiden hoito pysähtyy, kun vastuuisännöitsijä viettää ansaittua kesälomaansa. SKH Isännöinnin toimintatapa varmistaa, että lomakausinakin taloyhtiön projektit pyörivät normaalisti ja kaikki asiat tulevat hoidetuksi. SKH Isännöintimallin mukainen organisaatio koostuu joukosta asiantuntevia osaajia: isännöinnin, palvelukeskuksen, hallinnon, talouden ja teknisen isännöinnin saumaton yhteistyö takaa taloyhtiöille parhaan mahdollisen lisäarvon ja palvelun. Toimiva ja tehokas isännöinnin organisaatio takaa myös taloyhtiön hallitukselle mahdollisimman helpon sekä yksinkertaisen hallitustyöskentelyn. SKH:n missiokin kuuluu Vastuullinen kumppani asumisen isännöinnissä. SKH Isännöintimalli kokonaisuudessaan tukee tätä asiakaslupausta ja organisaation olemassaolon tarkoitusta. SKH isännöintimallin mukainen toimintatapa mahdollistaa myös avoimuuden, joka on SKH:n koko toiminnan yksi peruspilareista. Roolit taloyhtiön johtamisessa Hallituksen puheenjohtaja Hallituksen puheenjohtajalla on päätöksentekovalta ja myös toimeenpanovalta, joka on usein delegoitu isännöitsijälle.

6 5 Hallituksen puheenjohtaja esiintyy ja puhuu taloyhtiön nimissä sekä johtaa taloyhtiön hallitusta. Puheenjohtaja on muutoksen generaattori ja hän toimii neuvonantajana yhtiökokoukselle. Hallituksen puheenjohtaja saa valtuutuksensa taloyhtiön yhtiökokoukselta. (Hallitus valitsee puheenjohtajan keskuudestaan). Isännöitsijä Isännöitsijä on operatiivinen johtaja, joka vastaa taloyhtiön päivittäisestä toiminnasta ja raportoi (on työparina) taloyhtiön hallituksen puheenjohtajalle. Isännöitsijä on hallitukselle ja sen puheenjohtajalle asiantuntija ja neuvonantaja. Isännöitsijä toteuttaa hallituksen kokouksissa tehdyt päätökset ja hänellä on näihin käytettävissään hallituksen määrittelemä budjetti. Isännöitsijä saa valtuutuksensa taloyhtiön hallitukselta, joka valitsee (tai erottaa) isännöitsijän. 1.2 Ennakoitua ja suunnitelmallista korjaustoimintaa SKH:n tekemä säännöllinen kiinteistökatsastus luo taloyhtiöille uudenlaisen mahdollisuuden taloyhtiön kunnossapidon varmistamiseksi. Asunto-osakeyhtiölain vaatiman kunnossapitotarveselvityksen laadinta on SKH Isännöinnissä arkea. Säännöllisin välein suoritettavilla kiinteistökatsastuksilla varmistetaan mm. taloyhtiön korjausohjelman ajantasaisuus sekä seurataan huollon ja siivouksen toimintaa. Taloyhtiön korjaustoiminta on näin ennakoitua ja suunnitelmallista. 2. NÄIN ASIOIT SKH:N PALVELUKESKUKSESSA SKH Isännöintimallin mukainen työskentely kannustaa sähköiseen toimintakulttuuriin, jossa myös asukkaat ja osakkaat, joille sähköiset verkossa toimivat ratkaisut tuntuvat vierailta, on huomioitu. SKH tarjoaa myös asiantuntevaa asiakaspalvelua palvelukeskuksensa kautta. Useimmiten jo ensimmäinen puheluun vastannut asiakaspalvelija osaa antaa oikean vastauksen. Seuraavassa esitellään erilaisia tapoja, jolla voit asioida SKH:n asiakaspalvelukeskuksessa. Ole hyvä ja valitse niistä itsellesi mieluisin. 2.1 Palvelukeskuksen puhelinpalvelu, p SKH:n puhelinpalvelu on avoinna arkisin klo Henkilökohtaiseen tapaamiseen voit varata ajan puhelinpalvelustamme. Asiakaspalvelukeskuksen ammattitaitoinen ja hyvin koko SKH organisaation tunteva henkilökunta löytää sinulle aina avun ja hoitaa asiasi eteenpäin. 2.2 Palvelukeskuksen sähköposti, Voit kertoa meille asiasi tai jättää yhteydenottopyynnön sekä ilmoituksen sähköpostitse osoitteeseen Sähköpostilla tulevat asiat, joista teemme palvelupyynnön, siirtyvät suoraan Talokanavaan hallituksen nähtäville. Talokanavasta hallituksen jäsenet voivat helposti seurata palvelupyyntöjen etenemistä ja tilaa.

7 6 3. TALOKANAVA SKH Isännöinnissä jokaisella taloyhtiöllä on oma kotisivusto, Talokanava, jonka kautta talon tiedotus ja asiointi on kätevää ja helppoa. Taloyhtiön asiakirjat tallennetaan sähköisessä muodossa ja tieto on aina asukkaiden, osakkaiden, hallituksen jäsenien sekä tilintarkastajien käytettävissä, heidän käyttöoikeuksiensa puitteissa. Taloyhtiön hallituksen jäsenet voivat tunnistautua Talokanavaan, jolloin he pääsevät näkemään heille avoimet tiedot. Asukkaat, jotka eivät ole hallituksen jäsenen roolissa, pääsevät ilman tunnistautumista hoitamaan asumistaan koskevia asioita sekä näkemään taloyhtiön yleisiä asioita. 3.1 Talokanava hallituksen jäsenille Talokanava on osoittautunut hyödylliseksi työkaluksi niin SKH:n sisäisessä toiminnassa kuin SKH:n ja hallituksen välisenä työkaluna. Talokanava on toiminut isännöitsijätoimiston henkilökunnan ja taloyhtiön hallituksen välisenä työkaluna jo noin 10 vuoden ajan. Voisikin sanoa, että Talokanavasta on muodostunut välttämättömyys hallituksen jäsenille. Se helpottaa hallituksen työskentelyä vieden avoimuuden aivan uudelle tasolle. Talokanava mahdollistaa entistä avoimemman ja tehokkaamman hallitustyöskentelyn, jolloin hallituksen aika ja resurssit allokoituvat juuri oikeisiin asioihin eli taloyhtiön kokonaisuuden hallintaan. Taloyhtiön hallitukselle muodostuu hyvä mahdollisuus valvoa taloyhtiötä yhä paremmin, ja siten myös hallita tehokkaammin taloyhtiön riskejä. Talokanavasta taloyhtiöiden hallituksen jäsenet löytävät kaikki tarvitsemansa tiedot taloyhtiöstään. Sieltä hallituksen jäsen saa nähtäväkseen taloyhtiön hallinnolliset asiat sekä yhtiön taloutta koskevat tiedot. Myös tekniset asiat ovat hallituksen jäsenten saatavilla, kuten esimerkiksi meneillään olevat korjaukset ja huoneistojen muutostyöt. Viestintä ja tiedottaminen on Talokanavassa nopeaa ja vaivatonta. Talokanava tarjoaa hallituksen jäsenille lisäksi yleistä informaatiota hallitustyöskentelystä. Hallituksen jäsenien kannalta asukkaille suunnattu Talokanavan asukaspalvelu tarjoaa lisää avoimuutta taloyhtiön työskentelyyn. Asukkaat voivat entistä paremmin vaikuttaa taloyhtiönsä asioihin. Asukkaiden mahdollisuus tehdä aloitteita hallitukselle Talokanavan kautta korostaa avoimuutta ja kannustaa asukkaita aktiivisempaan osallistumiseen. Myös taloyhtiön sisäinen tiedottaminen helpottuu, kun ilmoitukset voi julkaista suoraan reaaliajassa, Talokanavaan kaikkien nähtäville. Osakasaloitteiden käsittelyprosessi on hallitustyöskentelyssä tärkeässä roolissa. Kun osakas tekee aloitteen, siirretään se ensin kokoustyölistalle ja edelleen hallituksen kokoukseen. Hallitus käsittelee aloitteet kokouksessaan ja päättää toimenpiteistä. 4. TIETOJA JA OHJEITA YHTIÖKOKOUKSESTA 4.1 Talon kokoukset Talokanavassa Yhtiökokouskutsut lähetetään kaikille osakkeenomistajille postitse tai osakkaan halutessa sähköpostitse, ja tulevan kokouksen kutsu ja sen liitemateriaali löytyvät myös Talokanavasta (talon tietokeskuksen alta ja edelleen hallinto ja talous -välilehden alta, Kokoukset ja kokoustyölista -sivulta).

8 7 Yhtiökokouksen pöytäkirja toimitetaan kaikille osakkaille heti kun se palautuu allekirjoituskierrokselta. Pyydämme kärsivällisyyttä, sillä tämä saattaa viedä aikaa, varsinkin jos pöytäkirjantarkastajilla on huomautettavaa pöytäkirjasta. Pidettyjen kokousten pöytäkirjat löytyvät myös Talokanavasta. 4.2 Yhtiökokouksen osallistujat Jokaisella osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää puhevaltaa edellyttäen, että hänet on merkitty osakkeenomistajaksi osakeluetteloon tai hän on osoittanut saannostaan luotettavan selvityksen. Osakkeenomistaja saa käyttää oikeuttaan yhtiökokouksessa myös valtuutetun välityksellä. Valtuutetun on esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Yhtiökokouksessa on läsnäolo-oikeus myös tilintarkastajilla, hallituksen jäsenillä, isännöitsijällä sekä osakkeenomistajan tai asiamiehen avustajalla. Lain edellyttämissä tapauksissa myös asukkaalla on osallistumisoikeus yhtiökokoukseen. Yhtiökokous voi sallia myös muiden henkilöiden läsnäolon yhtiökokouksessa. Taloyhtiön osakasluettelo on hallituksen jäsenten nähtävillä Talokanavassa. 4.3 Kokouskutsu Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallituksella on velvollisuus kutsua yhtiökokous koolle. Lain mukaan kokouskutsu on toimitettava aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään kahta viikkoa ennen yhtiökokousta. Yhtiöjärjestyksessä voidaan pidentää lyhyempää määräaikaa ja lyhentää pidempää määräaikaa. Kokouskutsun on oltava kirjallinen ja se on toimitettava jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka postiosoite on yhtiön tiedossa tai joka on ilmoittanut yhtiölle sähköpostiosoitteen tai muun tietoliikenneyhteyden kutsun toimittamista varten. Kokouskutsu voidaan siis toimittaa myös sähköpostitse, mutta vain siinä tapauksessa, että osakas on ilmoittanut tahtovansa kokouskutsun sähköisesti. Kokouskutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat. Mikäli varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään yhtiöjärjestyksessä mainitut asiat, riittää kokouskutsussa viittaus siihen yhtiöjärjestyksen pykälään, jossa luetellaan käsiteltävät asiat. Yhtiökokouksessa ei voida tehdä päätöstä asiasta, jossa ei ole noudatettu asuntoosakeyhtiölain tai yhtiöjärjestyksen määräyksiä ja säännöksiä. 4.4 Osakkaan oikeudet Asunto-osakeyhtiölain mukaan ylimääräinen yhtiökokous on pidettävä, jos yhtiökokous tai hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai jos tilintarkastaja tai toiminnantarkastaja tai osakkeenomistajat, joilla on vähintään kymmenesosa (1/10) kaikista osakkeista, kirjallisesti sitä vaativat ilmoittamansa asian käsittelemistä varten. Heidän ei tarvitse ilmoittaa käsittelyn syytä tai minkälaisen päätöksen he asiasta haluavat. Kokouskutsu on toimitettava neljäntoista (14) päivän kuluessa vaatimuksen esittämisestä. Yksittäisellä osakkeenomistajalla on oikeus saada asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi, mikäli hän toimittaa kirjallisen vaatimuksen hallitukselle niin hyvissä ajoin, että se voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Asian tulee koskea yhtiökokouksen toimivaltaan kuuluvia asioita. Osakkeenomistaja voi vaatia asian käsittelyä jo tiedossa olevaan varsinaiseen tai ylimääräiseen yhtiökokoukseen.

9 8 Ylimääräisen yhtiökokouksen koollekutsuminen saattaa tulla tarpeelliseksi esimerkiksi silloin, kun yhtiölle on tulossa yllättäviä korjauksia eikä niitä saada katettua normaalein vastiketuotoin, tai hallituksen jäsenten lukumäärää joudutaan täydentämään hallituksesta eronneiden jäsenten tilalle. 4.5 Päätöksenteko Yhtiökokoukselle kuuluu päätöksenteko monista yhtiötä koskevista asioista. Yhtiökokous päättää esimerkiksi rakennuksessa tehtävistä perusparannuksista ja uudistuksista sekä perittävien vastikkeiden ja maksujen suuruudesta. Yhtiökokouksessa ei saa tehdä päätöstä, joka tuottaa osakkeenomistajalle tai muulle henkilölle epäoikeutettua etua yhtiön tai toisen osakkeenomistajan kustannuksella. Asunto-osakeyhtiölain mukaan yhtiökokouksen päätökseksi tulee ehdotus, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä, jollei laissa tai yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä. Vaalissa tulee valituksi eniten ääniä saanut. Yhtiökokous voi ennen vaalia päättää, että valitaan se, joka saa yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan henkilövaalit ratkaistaan arvalla ja muut äänestykset puheenjohtajan äänellä, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Puheenjohtajan ääni ratkaisee, vaikka hän ei olisi yhtiön osakkeenomistaja. Yhtiöjärjestyksen määräyksellä enemmistövaatimusta voidaan lieventää vain vaalien osalta. Jos päätös on lain tai yhtiöjärjestyksen mukaan tehtävä määräenemmistöllä, yhtiökokouksen päätökseksi tulee ehdotus, jota on kannattanut vähintään kaksi kolmasosaa annetuista äänistä ja kokouksessa edustetuista osakkeista. Asunto-osakeyhtiölain mukaan päätös yhtiöjärjestyksen muuttamisesta on tehtävä vähintään 2/3 määräenemmistöllä kokouksessa edustetuista ja annetuista äänistä. 4.6 Moitteenvaraiset ja mitättömät yhtiökokoukset Yhtiökokouksessa tehdyt virheelliset ja näin ollen pätemättömät päätökset voivat olla joko moitteenvaraisia tai mitättömiä. Moitteenvaraisia päätöksiä ovat esimerkiksi päätökset, jotka eivät ole syntyneet asianmukaisessa järjestyksessä tai ovat muutoin lain tai yhtiöjärjestyksen vastaisia. Tällöin osakkeenomistaja, yhtiön hallitus, hallituksen jäsen tai toimitusjohtaja/ isännöitsijä voivat nostaa kanteen yhtiötä vastaan. Esimerkkejä moitteenvaraisista päätöksistä ovat mm: äänimäärärajoituksen rikkominen, määräenemmistövaatimuksen noudattamatta jättäminen, varsinaisen yhtiökokouksen pitäminen väärään aikaan tai yhtiökokouskutsun tai sen toimittamisessa ilmenneet puutteet. Yhtiökokouksen päätökset ovat mitättömiä moitekanteesta riippumatta, jos päätös on sellainen, ettei sitä voida edes kaikkien osakkeenomistajien suostumuksella tehdä tai päätökseen vaaditaan lain tai yhtiöjärjestyksen mukaan kaikkien tai tiettyjen osakkeenomistajien suostumus, eikä sellaista suostumusta ole annettu tai kokoukseen ei ole toimitettu kutsua, tai kokouskutsusta voimassa olevia säännöksiä tai määräyksiä on olennaisesti rikottu. Osakkeenomistaja voi moittia yhtiökokouksen päätöstä, jos asian käsittelyssä ei ole noudatettu menettelyä koskevia lain säännöksiä tai yhtiöjärjestyksen määräyksiä ja virhe on voinut vaikuttaa päätöksen sisältöön tai muuten osakkeenomistajan oikeuteen;

10 9 tai jos päätös on muuten lain tai yhtiöjärjestyksen vastainen. Moitekanne yhtiötä vastaan on nostettava kolmen kuukauden kuluessa päätöksen tekemisestä. Jollei kannetta nosteta määräajassa, päätöstä pidetään pätevänä. Moitekanteenalainen päätös saa lainvoiman kolmen kuukauden kuluttua päätöksen tekemisestä, ellei kannetta ole nostettu. Mikäli virheellä ei ole ollut vaikutusta päätöksen sisältöön, todetaan päätös päteväksi. Kaikki käräjäoikeudessa nostetut kanteet eivät välttämättä kumoudu. Mitättömään yhtiökokouspäätökseen ei sovelleta moitteenvaraisille päätöksille säädettyä kolmen kuukauden määräaikaa. Osakkeenomistaja, hallitus, hallituksen jäsen tai isännöitsijä voi nostaa kanteen yhtiötä vastaan sen vahvistamiseksi, että yhtiökokouksen päätös on mitätön. 4.7 Äänioikeus ja äänestysmenettely Jokaisella osakeluetteloon merkityllä osakkeenomistajalla on äänioikeus yhtiökokouksessa. Asunto-osakeyhtiölain mukaan osake tuottaa yhden äänen kaikissa yhtiökokouksessa käsiteltävissä asioissa. Yhtiöjärjestyksessä voidaan kuitenkin määrätä, että jokainen osakeryhmä tuottaa yhden äänen. Uudella osakkeenomistajalla on mahdollisuus osallistua äänestykseen, jos hän esittää luotettavan selvityksen omistussuhteestaan viimeistään yhtiökokouksessa. Selvitykseksi kelpaa esim. osakekirjan hallinta tai selvitys siitä, että osakekirjaa säilytetään hänen lukuunsa ja osakekirjassa on katkeamaton siirtomerkintäketju. Osakkeenomistaja saa käyttää oikeuttaan yhtiökokouksessa valtuutetun välityksellä. Valtuutetun on esitettävä päivätty valtakirja tai muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Valtuutus koskee yhtä kokousta, jollei valtuutuksesta muuta ilmene. Osakkeenomistajalla ja valtuutetulla saa olla kokouksessa avustaja. Osakkeenomistajan puolesta äänioikeutta voi käyttää hänen lakimääräinen edustajansa, kuten esim. alaikäisen osakkaan holhooja. Mikäli osakkeenomistaja on osakeyhtiö, kuuluu äänioikeus osakeyhtiön toimitusjohtajalle. Yhteisomistajilta, esimerkiksi avio- tai avopuolisot, jotka asuvat samassa rakennuksessa, ei vaadita valtakirjaa. Kun yhtiökokouksessa äänestetään päätöksestä, valitaan ensimmäisenä äänestystapa. Äänestystavasta päättäminen tapahtuu normaalilla enemmistöpäätöksellä. Suljettu lippuäänestys toteutetaan, jos yksikin osakkeenomistaja sitä vaatii. Asunto-osakeyhtiölain mukaan yhtiökokouksessa järjestettävässä äänestyksessä yhden osakkeenomistajan äänimäärä on enintään viidesosa kokouksessa edustettujen osakkeiden yhteenlasketusta äänimäärästä, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä lievemmästä äänileikkurista tai siitä, ettei asunto-osakeyhtiölain mukaista äänileikkuria sovelleta. Useampia osakkeenomistajia edustava valtuutettu voi äänileikkurista huolimatta käyttää täysimääräisesti edustamiaan äänioikeuksia, vaikka edustettujen osakkeenomistajien yhteenlaskettu äänimäärä ylittäisi 20 prosenttia annetuista äänistä. Henkilövaaleissa pitää varmistua siitä, että valitut henkilöt ovat suostuneet valittuihin tehtäviin. 4.8 Tilinpäätös Asunto-osakeyhtiön toiminta jaetaan 12 kuukauden pituisiin tilikausiin, joilta tehdään tilinpäätös. Tilinpäätös tehdään neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä ja

11 10 siinä selvitetään toiminnan tulos sekä yrityksen varallisuusasema: omaisuus, omat varat ja otetut lainat. Tilinpäätökseen kuuluvat tuloslaskelma, tase, rahoituslaskelma ja liitetiedot. Asuntoosakeyhtiön tasekirjassa on: Toimintakertomus ja sen liitesivut kulutustiedot jälkilaskelmat talousarviovertailu kiinteistön korjausohjelma Tilinpäätös tuloslaskelma ja tase liitetiedot tilinpäätöksen allekirjoitukset ja tilinpäätösmerkintä luettelo käytetyistä kirjanpitokirjoista ja tieto niiden säilytystavoista luettelo käytetyistä tositelajeista ja tieto niiden säilytystavoista tase-erittelyt ja lainaosuuslaskelmat 4.9 Tilintarkastus Asunto-osakeyhtiöllä on oltava yhtiökokouksen valitsema tilintarkastaja, jos yhtiön rakennuksessa tai rakennuksissa on vähintään 30 osakkeenomistajien hallinnassa olevaa huoneistoa tai jos osakkeenomistajat, joilla on vähintään yksi kymmenesosa kaikista osakkeista tai yksi kolmasosa kokouksessa edustetuista osakkeista, vaativat sitä varsinaisessa yhtiökokouksessa tai yhtiökokouksessa, jossa asiaa kokouskutsun mukaan on käsiteltävä. Yhtiökokous valitsee tilintarkastajat. Tilintarkastajan on oltava ammattitilintarkastaja eli KHT- tai HTM-auktorisoitu tilintarkastaja. Tilintarkastajan on oltava yhtiön johdosta riippumaton. Tilintarkastus sisältää yrityksen tilikauden kirjanpidon, tilinpäätöksen ja hallinnon tarkastuksen Toiminnantarkastus Yhtiössä on oltava yhtiökokouksen valitsema toiminnantarkastaja, jos yhtiössä ei ole tilintarkastajaa ja yhtiöjärjestyksessä ei määrätä toisin. Toiminnantarkastaja on yhtiöjärjestyksestä riippumatta aina valittava, jos yhtiössä ei ole tilintarkastajaa ja osakkeenomistajat, joilla on vähintään yksi kymmenesosa kaikista osakkeista tai yksi kolmasosa kokouksessa edustetuista osakkeista, vaativat sitä varsinaisessa yhtiökokouksessa tai yhtiökokouksessa, jossa asiaa on kokouskutsun mukaan käsiteltävä. Toiminnantarkastajan valitsee yhtiökokous. Toiminnantarkastajalle ei aseteta vastaavia tilintarkastajia koskevia ammatillisia kelpoisuusvaatimuksia. Toiminnantarkastajalla on oltava sellainen taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus ja kokemus kuin yhtiön toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden on tarpeen tehtävän hoitamiseksi. Toiminnantarkastajan on oltava riippumaton toiminnantarkastusta suorittaessaan. Toiminnantarkastus sisältää yhtiön talouden ja hallinnon tarkastuksen.

12 11 5. HYVÄ HALLINTOTAPA Kiinteistöalan merkittävimmät järjestöt ovat laatineet Hyvä hallintotapasuosituksen taloyhtiöille Hyvä hallintotapa lisää luottamusta taloyhtiön toimintaan ja parantaa hallinnon toimivuutta. Hyvään hallintotapaan kuuluu omistajien tasapuolinen kohtelu ja heidän oikeuksiensa suojeleminen sekä osallistumiseen rohkaiseminen, organisaation taloudellisten tietojen oikea-aikainen ja tarkka raportointi sekä johdon ohjaus- ja valvontatehtävät. Hyvä hallintotapa -suositus täydentää lakisääteisiä menettelyjä ja toimintatapoja, selkiyttää toimijoiden rooleja sekä lisää taloyhtiön hallinnon ennakoitavuutta ja avoimuutta. Lue lisää hyvästä hallintotavasta: Hyvä hallintotapasuositus taloyhtiöille 2011 on liitteenä. SKH Isännöinti on sitoutunut toimimaan hallituksen vahvistaman suosituksen mukaisesti. 6. HALLITUKSEN VAROITUS 6.1 Hallituksen varoitus vastikesaatavista SKH Isännöinnillä on oikeus hallituksen valtuuttamana toimittaa osakkaalle hallituksen varoitus huoneiston hallintaan ottamisesta vastikesaatavista ilman erillistä hallituksen päätöstä, jos osakkaan vastikerästit vastaavat vähintään kolmen kuukauden vastikkeiden määrää. Ennen hallituksen varoituksen antamista SKH Isännöinti on oikeutettu isännöintisopimuksen mukaisesti toimittamaan osakkaalle maksuhuomautuksen ja siirtämään saatavat perintätoimiston perittäväksi. Hallituksen kirjallinen varoitus huoneiston hallintaan otosta toimitetaan haastemiehen välityksellä tai muutoin todistettavalla tavalla osakkaalle/osakkaille ja kaikille huoneistossa asuville (täysi-ikäisille) asukkaille. SKH Isännöinti antaa hallituksen jäsenille tiedon hallituksen varoituksen toimittamisesta. Lisäksi hallituksen varoitukset kirjataan seuraavaan hallituksen kokouksen pöytäkirjaan. Mikäli osakas ei maksa yhtiön saatavia hallituksen varoituksesta huolimatta, on yhtiöllä mahdollisuus ottaa huoneisto hallintaan saatavien turvaamiseksi. Päätös huoneiston hallintaan otosta tehdään yhtiökokouksessa. Hallitus päättää hallintaan ottoa käsittelevän yhtiökokouksen koollekutsumisesta aina erikseen. Jos osakkeenomistaja varoituksen johdosta viivytyksettä ennen yhtiökokouksen päätöstä maksaa vastikerästit, yhtiöllä ei ole oikeutta ottaa osakehuoneistoa hallintaansa. Tällöin osakkeenomistajan on kuitenkin korvattava varoituksen antamisesta ja yhtiökokouksen koolle kutsumisesta yhtiölle jo aiheutuneet kustannukset.

13 12 7. TALOYHTIÖN RISKIEN HALLINTA Riskillä tarkoitetaan vahinkotapahtuman uhkaa. Riski on arkikielessä synonyymi epäonnistumisen tai uhan todennäköisyydelle. Hyvä hallintotapasuositus taloyhtiöille 2011 korostaa: Hallituksen on selostettava osakkaille periaatteet, joiden mukaan riskienhallinta on yhtiössä järjestetty. Hallinnollista ja taloudellista yksikköä pitää johtaa. Johtaminen ja siten myös riskien hallinta on johdon, eli asunto-osakeyhtiössä hallituksen ja isännöitsijän tehtävä. Taloyhtiön riskit on tunnistettava ja arvioitava hallituksessa säännöllisesti. Suositus on, että hallitus arvioi taloyhtiön riskit vuosittain. 7.1 Riskien määrittäminen ja hallinta Riskien määrittäminen ja hallinta syntyy taloyhtiön tavoitteiden määrittämisen kautta. Suositus on, että hallitus itse tunnistaa ja määrittelee oman taloyhtiönsä riskitekijät. Isännöitsijä toimii suuntaa sekä ohjeita antavana tukena. Riskien määrittely koostuu kolmesta osasta. Ensin riskit tulee tunnistaa, jolloin tuotetaan luettelo riskeistä jatkokäsittelyä varten. Tunnistamisen jälkeen riskit tulisi analysoida, jolloin määritellään mitä seurauksia tapahtumalla on ja mikä on tapahtuman todennäköisyys. Tämän jälkeen riskit arvioidaan, eli tehdään päätös siitä, miten analysoitua riskiä käsitellään. Turvallisen asumisen tavoitteet: ei tulipaloja ei vesi- tai kosteusvahinkoja ei varkauksia ei henkilö- tai omaisuusvahinkoja Viihtyisän asumisen tavoitteet: ei ilkivaltaa ei ulkoista/sisäistä häiriökäyttäytymistä asukkaiden yhteishengen ja työn parantaminen Taloudellisen asumisen tavoitteet asumiskustannukset hallinnassa, vastikekehitys tasaista kulutuskustannukset (lämpö, sähkö, vesi) hallinnassa huolto-, remontti- ja parannuskustannukset hallinnassa Taloyhtiön riskienhallinnan voi jakaa neljään eri osa-alueeseen: asumiseen liittyvät riskit, taloyhtiön hallintoon liittyvät riskit, taloyhtiön talouteen liittyvät riskit ja ylläpitoon liittyvät riskit. Liitteenä olevasta Taloyhtiön stressitesti -taulukosta voi nähdä tarkemmin, mitä nämä neljä osa-aluetta pitävät sisällään.

14 Riskien luokitus Taloyhtiön riskit voidaan jakaa viiteen luokkaan. Osa riskeistä on sellaisia, joiden hallinnan on ehdottomasti oltava kunnossa. Tällaisien riskien hallinnasta määrätään laeissa tai niistä on viranomaismääräyksiä. Lisäksi on suositeltavia sekä harkittavia riskejä, joihin taloyhtiön hallituksen tulisi oman näkemyksensä ja harkintansa perusteella tarttua. Taloyhtiön on hyvä huomioida myös, että osa riskeistä on vakuutettavissa olevia (kuten kiinteistövakuutus, kotivakuutus ja talkoovakuutus) ja osa riskeistä puolestaan sopimuksin hallittavissa (isännöintisopimus, huoltosopimus ym). Esimerkiksi kiinteistön riskienhallinta perustuu pääosin vakuuttamiseen kiinteistövakuutuksella (vahinkovakuutus) ja siihen liittyvillä suojeluohjeilla. Asukkaan vastuulla olevia riskejä voidaan hallita kotivakuutuksella (huomioitava suojeluohjeet). Näiden neljän luokan lisäksi on myös riskejä, joita voi hallita tiedottamalla, kouluttamalla sekä neuvomalla. 7.3 Riskien hallinnan käsittely SKH:ssa Taloyhtiön stressitesti-taulukko on SKH:n laatima apuväline taloyhtiöiden riskinhallintaan ja riskien arvioimiseen. Liitteenä olevaa arviointitaulukkoa voi taloyhtiön hallitus käyttää apunaan taloyhtiön riskejä määrittäessään. Taloyhtiö voi halutessaan myös tilata SKH:n stressitestin, jossa SKH:n kokeneet isännöitsijät käyvät taloyhtiön riskienhallinnan lävitse. SKH Isännöinnissä pidetään huolta siitä, että taloyhtiön riskienhallinta käsitellään vuosittain hallituksen kanssa. Lisäksi riskien hallinta selvitetään vuosittain yhtiökokoukselle. (H UOM LIITE) 8. ISÄNNÖITSIJÄTOIMISTON JA ISÄNNÖITSIJÄN TEHTÄVÄT SKH isännöitsijätoimisto tuottaa asiakastaloyhtiölle isännöintipalvelun. Palvelun laajuudesta ja toteutustavasta on sovittu isännöintisopimuksessa. Isännöintisopimuskokonaisuus muodostuu isännöintisopimuksesta, tehtäväluettelosta (SKH Isännöinnin vastaanotto- ja -tehtäväluettelosta), palveluhinnastosta sekä lisäksi alkuperäiseen sopimukseen liittyvistä asiakirjoista, joita ovat tarjouspyyntö, tarjous ja mahdolliset sopimusneuvottelupöytäkirjat. Isännöintisopimuksen tehtäväluettelon, raportointikäytännöt ja voimassa olevan palveluveloitushinnaston näet Talokanavassa. Päävastuullinen isännöitsijä on kokonaisvastuussa asiakasyhtiöstä ja vastaa siitä, että yhtiö saa SKH Isännöintisopimuksen mukaista isännöintipalvelua. Hallinnollinen isännöitsijä keskittyy työssään kokonaisuuden hallintaan ja toimii tiiviissä yhteistyössä hallituksen puheenjohtajan ja hallituksen kanssa. SKH-Isännöinti Oy on ISA-auktorisoitu Isännöintiliiton jäsen. 9. PALVELUNTUOTTAJIEN TEHTÄVÄT Kaikki taloyhtiön palvelutuottajien sopimukset on tallennettu Talokanavaan, jossa ne ovat helposti jokaisen osakkaan ja asukkaan saatavilla. Palveluntuottajien tehtävät on

15 14 määritelty voimassa olevissa sopimuksissa. Talokanavasta on nähtävissä muun muassa huolto-, siivous-, sähkö-, lämpö- ja jätesopimukset. Ne löytyvät huolto- ja siivous - välilehden alta. Lisäksi maankäyttö- ja rakennuslakikin (MRL 166 ) edellyttää, että rakennus ympäristöineen on pidettävä sellaisessa kunnossa, että se jatkuvasti täyttää mm. turvallisuuden vaatimukset. Kaikista vioista ja ongelmista voit ilmoittaa helposti Talokanavassa SKH:n asiakaspalvelukeskukseen, joka välittää palvelupyynnön tilanteen mukaan joko huoltoliikkeelle tai muulle palveluntuottajalle. Voit katsoa ilmoittamisesta lisää Talokanavasta Asukaspalvelut -välilehden alta. SKH:n tavoitteena on, että sen isännöimissä taloissa yhteiset tilat ja piha-alueet ovat hyvin hoidettuja. Taloyhtiön yhteystietoja (mm. huoltoliikkeen ja siivousliikkeen yhteystiedot) löydät Talokanavasta Talon tietokeskuksen alta, Yhteystiedot välilehdeltä. SKH:n tavoitteena on, että taloyhtiöissä kiinnitetään erityistä huomiota myös jätteiden lajitteluun. 10. ISÄNNÖITSIJÄNTODISTUKSET Isännöitsijäntodistus tarvitaan jos huoneisto myydään, vuokrataan tai osakekirjat pantataan lainan vakuudeksi. Isännöitsijäntodistuksella todennetaan asuntoon kohdistuvien osakkeiden omistusoikeus ostajalle tai lainan antajalle. Isännöitsijäntodistus on voimassa kolme kuukautta päiväyksestä Isännöitsijäntodistuksen sisältö Isännöitsijäntodistuksesta ilmenee huoneiston tai tilan sen hetkinen osakerekisteriin merkitty omistaja eli osakas. Todistuksesta selviää myös huoneiston tärkeimmät tiedot, kuten käyttötarkoitus, huoneistotyyppi, neliömäärät, sijaintikerros, huoneistoon oikeuttavat osakkeet, perittävät vastikkeet, vastiketilanne sekä mahdollinen huoneistokohtainen laina. Yhtiökohtaisista tiedoista käy ilmi yhtiön mahdolliset lainat, kiinnitykset, asuntojen ja muiden huoneistojen lukumäärät, autopaikat, säilytys- ja yhteiskäyttöiset tilat sekä tonttitiedot. Yhtiökohtaisiin tietoihin on merkitty myös taloyhtiön tekniset tiedot, kuten pääasiallinen rakennusaine, kattotyyppi, valmistumisvuosi, lämmitysjärjestelmä, ilmanvaihtojärjestelmä, antennijärjestelmä sekä yhtiön energiakulutus päättyneeltä vuodelta. Todistuksesta ilmenee myös mahdolliset käyttö- ja luovutusrajoitukset, esim. kunnan tai osakkaiden lunastusoikeus. Todistuksessa ilmenee lisäksi tiedot yhtiön rakennuksista ja niiden kuntoon liittyvistä yhtiön tiedossa olevista seikoista, samoin kun tiedot osakehuoneistosta ja sen kuntoon liittyvistä yhtiön tiedossa olevista seikoista. Päätetyt tai varmuudella tiedossa olevat huomattavat perusparannukset, korjaukset ja muut velvoitteet sekä suoritetut huomattavat korjaukset ovat siis nähtävissä isännöitsijäntodistuksessa.

16 Isännöitsijäntodistuksen tilaaminen ja toimitus Isännöitsijäntodistuksen voi tilata joko huoneiston osakas tai osakkaan valtuuttama henkilö (usein kiinteistönvälittäjä). Esimerkiksi välittäjän tilatessa todistuksen, tulee hänen toimittaa SKH:lle toimeksiantosopimus tilauksen yhteydessä. Isännöitsijäntodistuksen voi tilata joko Talokanavan kautta, sähköpostilla tai puhelimitse palvelukeskuksestamme ( ). Isännöitsijäntodistuksen toimitusaika on 3-5 arkipäivää. Todistus allekirjoitetaan sähköistä allekirjoitusta käyttäen ja se toimitetaan asiakkaalle sähköpostitse. Paperinen isännöitsijäntodistus toimitetaan vain asiakkaan erillisestä pyynnöstä. KORJAUSTOIMINNAN SUUNNITELMALLISUUTTA 11. TALOYHTIÖN KORJAUSSUUNNITELMA SKH:n monialainen isännöintiorganisaatio mahdollistaa suunnitelmallisen ja ennakoidun korjaussuunnittelun. SKH:n tekemä kiinteistökatsastus eli niin sanottu taloyhtiön kunnossapitotarveselvitys ja SKH:n projektinjohto tukevat toisiaan korjaussuunnittelussa. Kiinteistökatsastuksen yksi päätehtävistä on päivittää taloyhtiön korjausohjelma ajantasaiseksi, jolloin säännöllisin väliajoin suoritettu kiinteistökatsastus mahdollistaa toimivat projektikokonaisuudet, projektien keskinäisen ajoituksen, projektien oikeaaikaisuuden sekä hintatietouden Enemmän osaamista ja aikaa projekteille SKH isännöintimallin mukainen projektinjohto tuo enemmän osaamista ja aikaa projekteille sekä vastaa siitä, että oikeat asiat tehdään oikeaan aikaan. SKH toimii isännöitsijän ja hallituksen tukena erilaisissa korjaushankkeissa. Projektinjohtaja vastaa korjaushankkeen läpiviennistä sekä projektiviestinnästä. Projektinjohtaja huolehtii lisäksi yhdessä hallituksen ja hankkeen pääsuunnittelijan kanssa siitä, että hankkeen organisaatio on tarkoituksenmukainen ja tarvittava osaaminen ja resurssit ovat projektiin hankittu. Ei ole väliä, onko projekti suuri vai pieni SKH hoitaa projektinjohdon joka tapauksessa. Useat ulkopuoliset konsulttiyritykset keskittyvät vain suuriin ja rahakkaisiin hankkeisiin, mutta SKH hoitaa projektinjohdon riippumatta siitä, onko kyseessä suuri putkiremontti vai esimerkiksi vähemmän aikaa vievä katon maalaus. SKH isännöintimallin mukaisen projektinjohdon peruslähtökohdat ovat, että tilaaja eli taloyhtiö saa luvatun palvelun kohtuullisin kustannuksin. Isännöitsijätoimiston toimiessa projektinjohtajana voidaan saavuttaa yksi SKH:n tavoitteista: taloyhtiön toiminta on suunniteltua, korjaustoiminnasta ja niiden tavoitteista on taloyhtiössä yhteinen näkemys Tilaajavastuuvelvoitteen täyttyminen SKH isännöintimallin mukainen projektinjohto vastaa myös aina tilaajavastuuvelvoitteen täyttymisestä, jolloin hallitus ja osakkaat voivat luottaa siihen, että tilaajavastuulaki täyttyy. SKH:ssa käytetään aina luotettavia palveluntuottajia, eikä ketään palveluntuottajaa suosita. Rakentamisen kilpailuttaminen tehdään huolellisesti. SKH:n toimintaa ohjaa yrityksen arvot ja eettiset toimintaohjeet, jotka takaavat myös vastuullisen projektinjohdon.

17 TALOYHTIÖN ENERGIATODISTUS Energia- ja ympäristöasiat kasvattavat merkitystään jatkuvasti. SKH:n tavoitteena on, että jokaisen korjauksen hankesuunnittelun yhteydessä arvioidaan energiatehokkuuden parantamismahdollisuuksia. Talokanavan kautta myös osakkaat voivat olla yhä tietoisempia taloyhtiön energiankulutuksesta. Talokanavassa on nähtävissä ja tulostettavissa uusin energiatodistus sekä kulutusraportti. Taloyhtiöllä tulee olla lain mukainen voimassaoleva energiatodistus. Energiankulutusta seurataan kuukausittain eri energialajien osalta. Joka kuukausi julkaistaan viimeisin kulutusraportti, josta ilmenee kulutuslukemat kuluvan vuoden alusta. Osakkaiden nähtävillä on vuosittaiset kulutusraportit koko vuoden tilanteesta. Kulutuspoikkeamiin kiinnitetään aina huomiota ja niiden syyt selvitetään. 13. KUNNOSSAPITO- JA MUUTOSTYÖ, OSAKKAAN OPAS Osakkaalla on oikeus tehdä muutostöitä huoneistossaan. Merkittävistä töistä on aina ilmoitettava taloyhtiölle hyvissä ajoin ennen aiottua aloitusajankohtaa ja niiden toteutukseen on saatava lupa. Huoneistoremonteista ja muutostöistä voi ilmoittaa helposti Talokanavassa, josta löytyy myös huoneistoremonttiohjeet sekä tietoa osakkaalta perittävistä veloituksista huoneistoremonttien yhteydessä. Voit myös halutessasi tilata huoneistoremonttiohjeet SKH:n asiakaspalvelukeskuksesta. Talokanavasta voit ladata omaan huoneistoremonttiisi liittyviä asiakirjoja, piirustuksia ja lupa-asiakirjoja. Ne tallentuvat tekemäsi huoneistoremontti-ilmoituksen liitteiksi. Lisäksi huoneistoosi aiemmin kohdistuneet huoneistoremontti-ilmoitukset löydät Talokanavasta. Huomaathan, että märkätilojen vesieristystarkastuskäynnit tulee tilata hyvissä ajoin ennen haluttua ajankohtaa. Tämä osakkaan muutos- ja kunnossapitotöitä koskeva ohjeistus perustuu asuntoosakeyhtiölakiin (alkaen ) sekä taloyhtiön ja isännöitsijätoimiston väliseen isännöintisopimukseen. SKH Isännöinti kehittää muutostyölomaketta jatkuvasti ja pyrkii antamaan vastaukset ja luvat muutostyön suorittamiseen entistä nopeammin. Kts. video kunnossapidon jakautumisesta Osakkaan muutostyöoikeus Osakkaalla on oikeus tehdä omalla kustannuksellaan muutostöitä tiloissa, joihin osakkeet yhtiöjärjestyksen mukaisesti antavat hallintaoikeuden. Osakkeet voivat muodostaa hallintaoikeuden myös huoneiston ulkopuolisiin tiloihin tai alueisiin, kuten piha-alue, autotalli tai varasto. Osakkeiden tuottaman hallintaoikeuden voi tarkistaa taloyhtiön kotisivuilta löytyvästä yhtiöjärjestyksestä. Mikäli yhtiöjärjestyksessä ei ole määrätty esimerkiksi piha-alueita osakashallintaan, ei osakkailla ole oikeutta tehdä muutostöitä piha-alueille, vaikka piha-alueet rajautuisivat osakehuoneistoon. Asunto-osakeyhtiölain mukaan osakkaalla on mahdollisuus tehdä muutostöitä parvekkeella, vaikka parveketta ei olisi merkitty yhtiöjärjestyksessä

18 17 osakkaan hallintaan. Parvekkeen muutostöissä tulee huomioida niiden vaikutus kiinteistön ulkonäköön ja yhtiön kunnossapitovastuulla oleviin rakennuksen osiin. Muutostyöoikeus antaa osakkaalle mahdollisuuden vaikuttaa huoneiston sisustus- ja varustetasoon. Tyypillisiä muutostöitä ovat pintamateriaalien vaihtaminen, väliseinien purku tai huonejärjestyksen muuttaminen. Osakkaalla on oikeus tehdä muutoksia myös taloyhtiön kunnossapitovastuulla oleviin rakenteisiin (esimerkiksi märkätilan vesieristeet). Mikäli muutostyö kohdistuu huoneiston ulkopuolelle tai yhtiön vastuulle kuuluviin rakenteisiin, tulee muutostyön tekemiselle saada taloyhtiön lupa ennen töiden aloittamista Osakkaan ilmoitusvelvollisuus muutostöistä Asunto-osakeyhtiölaki velvoittaa osakkaan ilmoittamaan taloyhtiölle huoneistossa tehtävistä muutoksista. Osakkaalla on velvollisuus ilmoittaa isännöitsijätoimistolle huoneiston muutostöistä ennen töiden aloittamista. Vain kuivaan tilaan kohdistuvan pintaremontin (maalaus- tai tapetointityyppiset työt) saa suorittaa ilman taloyhtiölle tehtävää ilmoitusta. Muutostyöilmoitus tulee tehdä muutostyölomakkeella. Ilmoituksen voi tehdä suoraan Talokanavassa. Lomake sekä remonttiohjeet löytyvät Talokanavasta tai ne voi tilata myös isännöitsijätoimiston asiakaspalvelukeskuksesta. Ilmoitus tulee tehdä riittävällä tarkkuudella, jotta taloyhtiö ja tarvittaessa toinen osakas voivat arvioida, noudattaako muutostyö hyvää rakennustapaa sekä aiheutuuko muutostyöstä vahinkoa tai haittaa. Isännöitsijätoimisto arvioi muutostöiden haittavaikutukset muihin osakehuoneistoihin sekä yhtiön rakenteisiin. Mikäli muutostyö vaikuttaa tai aiheuttaa haittaa toisen osakkaan huoneistoon, toimittaa isännöitsijätoimisto ilmoituksen toiselle osakkaalle arvioitavaksi. Muutostyöilmoitus tulee toimittaa hyvissä ajoin, jotta taloyhtiöllä ja tarvittaessa toisella osakkaalla on riittävästi aikaa arvioida muutostöitä ennen töiden aiottua aloitusta. Ilmoituksen käsittelyaikaan vaikuttavat mm. esitetyn muutostyön laatu ja laajuus, hallituksen kokoontumisajat, tarvittavat lisäselvitykset sekä loma-ajat. Muutostyöilmoitus otetaan käsittelyyn mahdollisimman pian. Isännöitsijätoimisto on yhteydessä osakkaaseen kahden viikon sisällä muutostyöilmoituksen vastaanottamisesta. Isännöitsijätoimiston edustaja myöntää tällöin luvan muutostyölle tai antaa osakkaalle tiedoksi muutostyön vaatimat hallinnolliset toimenpiteet, jotka vaikuttavat käsittelyaikaan. Osakkaalla ei ole oikeutta aloittaa muutostyötä ennen muutostyöilmoituksen käsittelyä. Osakkaalla on myös velvollisuus tiedottaa muita asukkaita suoritettavasta muutostyöstä ja sen kestosta talon ilmoitustaululla tai porraskäytävässä Taloyhtiön ja toisen osakkaan suostumus muutostöihin Mikäli muutostyöstä aiheutuu vahinkoa tai haittaa taloyhtiölle tai toiselle osakkeenomistajalle, on muutostyöhön saatava heidän suostumuksensa. Työlle voidaan myös asettaa ehtoja tai se voidaan kieltää kokonaan. Haittoihin ei lasketa työnaikaisia lyhytaikaisia haittoja, kuten muutostyön ääniä taloyhtiön järjestyssääntöjen sallimana ajankohtana tai vesikatkoja. Muutostyölle asetettavien ehtojen tulee olla rakennuksen vahingoittumista estäviä, muun haitan välttämiseksi tai korvaamiseksi tai vahinkoriskin poistamiseksi. Ehtona luvan myöntämiselle voidaan pitää esimerkiksi pätevän ammattilaisen tekemää putkiasennusta tai ehtona voidaan määrätä, ettei märkätiloihin kuuluvia laitteita saa asentaa kuivaan tilaan, ellei kuivaan tilaan asenneta vesieristettä ja

19 18 lattiakaivoa. Muutostyö voidaan kieltää, mikäli muutostyö on kohtuuton huomioiden työstä aiheutuvan haitan määrä suhteessa osakkaalle tulevaan hyötyyn tai jos työtä ei voida toteuttaa osakkaiden yhdenvertaisuusperiaatteen mukaisesti. Muutostöiden toteutuksen aikana voi ilmetä odottamattomia, taloyhtiön tai toisen osakkaan päätöstä muuttavia asioita. Tällöin yhtiöllä tai toisella osakkaalla on oikeus vaatia työn keskeyttämistä tai asettaa työlle erityisehtoja. Työnaikaiseksi haitaksi voidaan lukea esimerkiksi pölyn leviäminen toiseen huoneistoon, koska muutostyön tekijä olisi voinut vaikuttaa haittaan suojauksilla. Muutostyön tekijä on korvausvelvollinen toiselle osakkaalle mahdollisista haitoista. Perusteeton muutostyön keskeyttäminen voi johtaa yhtiön ja toisen osakkaan korvausvelvollisuuteen muutostyötä tekevää osakasta kohtaan Hallituksen ja isännöitsijätoimiston valvontaoikeus Osakkaalla on velvollisuus tiedottaa taloyhtiölle eri työvaiheiden aikatauluista. Taloyhtiöllä on oikeus valvoa, että osakkaan muutostyö tehdään rakennusta vahingoittamatta ja hyvää rakennustapaa noudattaen. Toisella osakkaalla ei ole itsenäistä valvontaoikeutta, vaikka muutostyö vaikuttaisi hänen huoneistoonsa, vaan taloyhtiö huolehtii myös toisen osakkaan muutostyölle asettamien ehtojen valvonnasta Yhtiöjärjestyksen muuttaminen ja viranomaisluvat Osakkaan tekemä muutostyö voi vaatia viranomaislupia tai muutoksen taloyhtiön yhtiöjärjestykseen. Osakkaan tulee itse selvittää muutostyön luvanvaraisuus rakennusvalvonnasta. Mikäli muutostyö edellyttää yhtiöjärjestysmuutosta, käsitellään asia taloyhtiön yhtiökokouksessa, joka päättää yhtiöjärjestyksen muuttamisesta. Yhtiöjärjestyksen muutoksessa tulee huomioida, että osakkaiden yhdenvertaisuusperiaate toteutuu. Yhtiöjärjestykseen kirjataan tarvittaessa määräys tilan kunnossapitovastuusta ja kuluista, koska esim. huoneiston käyttötarkoitusmuutos voi vaikuttaa merkittävästi kunnossapitokuluihin. Yhtiöjärjestyksen muutoksesta ja viranomaislupien hakemisesta aiheutuvat kustannukset kuuluvat muutosta tai lupaa hakevalle osakkaalle. Viranomaisluvan hakee joko taloyhtiön hallitus osakkaan kustannuksella tai hallitus valtuuttaa osakkaan hakemaan tarvittavan luvan. Osakas ei saa hakea viranomaislupia ennen kuin muutostyölle on annettu yhtiön ja mahdollisesti toisen osakkaan suostumus Muutostöitä tekevän osakkaan vastuu Osakkaan vastuulla on huolehtia, että muutostöissä noudatetaan hyvää rakentamistapaa ja ne vastaavat rakentamiseen annettuja viranomaismääräyksiä. Mikäli osakas käyttää muutostöissä kolmatta osapuolta (esim. urakoitsijaa), on osakkaan velvollisuus huolehtia, että urakoitsija noudattaa määräyksiä. Taloyhtiön valvonta ei poista osakkaan vastuuta muutostöiden suorittamisessa Kunnossapitovastuu muutostyökohteista Muutoksien korjaus- ja kunnossapidon vastuu määräytyy aina voimassa olevan lain mukaan, ellei taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä ole määrätty toisin. Yhtiöjärjestysmääräyksellä on voitu tarkentaa tai rajoittaa osakkaan muutostyöoikeutta tai tehdä laista poikkeavia päätöksiä kunnossapitovastuuseen.

20 19 Asunto-osakeyhtiölain mukaan taloyhtiö vastaa huoneistojen rakenteista ja eristeistä. Lisäksi yhtiön vastuulle kuuluvat LVISA-järjestelmät, jotka on asennettu samantasoisina jokaiseen huoneistoon. Osakkaan tekemät muutostyöt poikkeavat usein taloyhtiön vallitsevasta perustasosta. Yhtiöllä ei ole korjaus- ja kunnossapitovelvollisuutta osakkaan tekemistä muutoksista, jotka poikkeavat yhtiön vallitsevasta perustasosta tai aiheuttavat lisäkustannuksia yhtiölle. Yhtiöllä on kuitenkin korjaus- ja kunnossapitovastuu muutoksista, jotka eivät ylläpitokustannuksiltaan poikkea yhtiön perustasosta. Taloyhtiön voidaan katsoa hyväksyneen perustasoa vastaavan muutoksen, jos yhtiöllä on ollut lain mukainen mahdollisuus valvoa muutostyö. Edellytys on, että muutostyö on ollut rinnastettavissa yhtiön puolesta tehtyihin aiempiin muutostöihin, jotka yhtiö on hyväksynyt vastuulleen. Yhtiölle ei tule korjaus- ja kunnossapitovastuuta sellaisista uudistusta vastaavista muutostöistä, jotka osakas on tehnyt yhtiön suostumuksella osakehuoneistonsa ulkopuolella. Mikäli muutostyöstä aiheutuu yhtiölle pysyviä lisäkustannuksia, yhtiöllä on oikeus saada korvauksia niihin muutostyön tehneeltä osakkaalta. Lisäkustannuksina voidaan pitää esimerkiksi vedenkulutuksen kasvua, jos kylpyhuoneettomaan huoneistoon tehdään muutostyön yhteydessä kylpyhuone Vahingonkorvausvelvollisuus Osakas vastaa kunnossapito- ja muutostöitä koskevien säännöksien rikkomisesta yhtiölle tai toiselle osakkaalle aiheutuvista vahingoista, ellei osakas pysty todistamaan, että on toiminut muutostyössä huolellisesti ja hyvää rakennustapaa noudattaen. Osakkaan on huolehdittava, että muutostyö suunnitellaan, toteutetaan ja valvotaan siten, ettei taloyhtiölle tai toisille osakkaille aiheudu vahinkoa. Osakkaan on myös huolehdittava, että häneen sopimussuhteessa oleva työn suorittaja noudattaa hyvää rakennustapaa. Mikäli osakkeenomistaja ei huolehdi edellä mainituista velvoitteista, osakas voi joutua korvausvelvollisuuteen myös häneen sopimussuhteessa olevan työntekijän tekemistä vahingoista. Muista varmistaa, onko tilaamasi konsultointi taloyhtiölle kuuluvaa vai oletko itse valmis maksamaan neuvonnasta. 14. KIINTEISTÖJEN KATSASTUSTOIMINTA 14.1 SKH Isännöinti katsastaa kiinteistön säännöllisesti SKH on kehittänyt kiinteistöjen katsastustoiminnan. Isännöintisopimuksen alkaessa SKH tekee rekisteröintikatsastuksen, jonka jälkeen toteutetaan määräaikaiskatsastus säännöllisin väliajoin. Huoneistokatsastuksilla varmistetaan, että taloyhtiön omistamat huoneistot pysyvät asianmukaisessa kunnossa. Lisäksi tarjotaan taloyhtiön huollon ja siivouksen laadun tarkastamiseksi pistokoetyyppisiä huoltokatsastuksia. Kiinteistökatsastuksen tarkoitus on sama kuin autokatsastuksenkin. Niin autoista kuin taloistakin on pidettävä huolta, jotta niiden elinkaari olisi mahdollisimman pitkä. Viat ja puutteet on havaittava ja huomioitava hyvissä ajoin, ettei vahinkoja tai yllätyksiä pääse tapahtumaan. Katsastustoiminnalla varmistetaan kiinteistöjen huoltotoiminnan laatu ja elinkaarihallinta.