Espoon kaupunki Pöytäkirja Selvityksen antaminen tietosuojavaltuutetulle opiskelijarekisteriä koskevassa asiassa

Transkriptio

1 Sivu 1 / / / Selvityksen antaminen tietosuojavaltuutetulle opiskelijarekisteriä koskevassa asiassa Valmistelijat / lisätiedot: Juha Nurmi, puh Asko Lippo, puh Virpi Leino, puh etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Vs. suomenkielisen opetustoimen johtaja Harri Rinta-aho antaa tietosuojavaltuutetulle seuraavan selvityksen: Tietosuojavaltuutettu on pyytänyt selvitystä perusopetuksen oppilasrekisterin rekisteriselosteen/tietosuojaselosteen saatavilla olosta, sähköiseen oppimisympäristöön liittyvästä henkilötietojen käsittelystä, oppilaiden/huoltajien informoinnista ja siitä, siirretäänkö henkilötietoja Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Opiskelijarekisterin saatavilla olo Espoossa on käytössä Primus -kouluhallintojärjestelmä (jäljempänä Primus). Kyseisessä järjestelmässä on opiskelijarekisteri, johon sisältyvät opetuksen järjestämiseen liittyvät tiedot. Koulun ja kodin yhteistyössä käytetään Wilmaa, mikä on Primuksen etäkäyttöliittymä. Wilma ei ole erillinen rekisteri vaan sillä käsitellään opiskelijarekisterin ja sen osarekisterien tietoja. Primuksen tietosuojaseloste sisältäen Wilman on luettavissa kaupungin internet-sivuilla ja se on saatavilla kouluilla. Espoon kaupungin internet -sivuilla on erillinen Asioi verkossa -osio. Siinä on omana kohtana Opetus ja koulutus, minkä sisällä on muun muassa kohdat Fronter (sähköinen oppimisympäristö), Perusopetuksen lomakkeet ja Wilma. Kunkin kohdan yhteydessä on ao. tietosuojaseloste. Primuksen tietosuojaseloste on kohdissa Perusopetuksen lomakkeet ja Wilma. Lisäksi Espoon internet -sivulla kohdassa Päivähoito ja koulutus -> Perusopetus -> Peruskoulut on linkit Fronteriin ja Wilmaan. Linkistä löytyvät myös ao. tietosuojaselosteet. Primuksen tietosuojaseloste löytyy kaupungin internet-sivuilta Primus - hakusanalla.

2 Sivu 2 / 2 Wilman kirjautumissivulla on linkki Primuksen tietosuojaselosteeseen, joka sisältää Wilmaa koskevat tiedot. Tietosuojaselosteen lukeminen ei edellytä kirjautumista Wilmaan. Sähköiset oppimisympäristöt Espoon suomenkielisen opetuksen kouluissa ja lukioissa on käytössä Fronter -sähköinen oppimisympäristö. Fronterista on laadittu oma, erillinen tietosuojaseloste, joka on saatavilla kaupungin internet-sivuilla edellä kerrotuin tavoin. Fronterin kirjautumissivulla on linkki Fronterin Tietosuojaselosteen lukeminen ei edellytä kirjautumista Fronteriin. Huoltajien informointi Espoossa on mahdollista ilmoittautua kouluun sekä sähköisesti Wilman kautta tai paperilomakkeella. Wilman kirjautumissivulla on edellä kerrotuin tavoin linkki Wilmassa olevien Kouluun ilmoittautuminen ja Tietoja koulutulokkaasta -lomakkeiden lopussa on maininta siitä, että lomakkeen tiedot tallennetaan Primukseen, sekä linkki Vastaavasti paperilomakkeella tehtävän Kouluun ilmoittautuminen ja Tietoja koulutulokkaasta -lomakkeiden lopussa on maininta siitä, että lomakkeen tiedot tallennetaan Primukseen, sekä linkki Wilmassa on Oppilaan ja huoltajan yhteystietojen sekä oppilaan julkaisulupien päivitys -lomake. Huoltajia on syyslukukauden alussa pyydetty tarkistamaan/korjaamaan ko. tiedot. Lomakkeen lopussa on maininta siitä, että lomakkeen tiedot tallentuvat Primukseen. Lomakkeesta puuttuu linkki tietosuojaselosteeseen, mutta ko. linkki tullaan siihen lisäämään, kun lomaketta päivitetään. Paperilomakkeella tehtävän Yhteystietojen päivitys -lomakkeen lopussa on maininta siitä, että lomakkeen tiedot tallennetaan Primukseen, sekä linkki Tieto- ja viestintätekniikka (TVT) -palvelujen käyttöehdoissa on alussa linkit Primuksen ja Fronterin tietosuojaselosteisiin. Huoltajan tulee tutustua käyttöehtoihin yhdessä oppilaan kanssa ja hyväksyä ko. käyttöehdot ennen kuin palvelut saa käyttöönsä. Espoon internet -sivuilla on kohdassa Asioi verkossa -> Opetus ja koulutus -> Perusopetuksen lomakkeet seuraava maininta: Lomakkeilla annettuja henkilötietoja tallennetaan Primus -kouluhallintojärjestelmään. Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen rekisteriseloste ja 24 :n

3 Sivu 3 / 3 mukainen informointi tietojen käsittelystä on nähtävänä koulun/lukion kanslian ilmoitustaululla sekä alla olevassa liitetiedostossa. Lomakkeiden lopussa on edellä kerrotuin tavoin maininta siitä, että lomakkeen tietoja tallennetaan Primukseen ja linkki Henkilötietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle Sähköisen oppimisympäristön palveluntuottaja Fronter Oy on suomalainen yritys. Fronterin ja Espoon kaupungin välisessä sopimuksessa Fronter on sitoutunut noudattamaan muun muassa tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Fronterin palvelin sijaitsee Norjassa, Oslon yliopiston kampuksella. Norja kuuluu ETA-alueeseen. Henkilötietolain 23 :n 8 kohdan perusteella henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen. Suomenkielisen opetuksen tulosyksiköstä ei Primuksen tietosuojaselosteen mukaisesti siirretä henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle, mutta tietosuojaselosteeseen on nyt harkittu tehtäväksi lisäys siten, että henkilötietoja voidaan siirtää EU:n/ETA:n ulkopuolelle komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen. Primuksen tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi Tietosuojaselosteen sisältöön ja rakenteeseen on kevätlukukauden 2015 alussa tulossa useita muutoksia. Muutetut tietosuojaselosteet toimitetaan tietosuojavaltuutetulle myöhemmin erikseen. Päätös Oheismateriaali Selostus : Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. - Tietosuojavaltuutetun selvityspyyntö - Primuksen tietosuojaseloste - Fronterin tietosuojaseloste - Wilman ja Fronterin kirjautumissivut - Wilmatulosteet (kouluun ilmoittautuminen, tietoja koulutulokkaasta, yhteystietojen päivitys, TVT-käyttöehdot) - Paperilomakkeet (kouluun ilmoittautuminen, tietoja koulutulokkaasta, hakemus/päätös lähikouluun, oppilasilmoitus, yhteystietojen päivitys) Tietosuojavaltuutettu on pyytänyt opetus- ja varhaiskasvatuslautakunnan selvitystä erikseen yksilöityihin perusopetuksen oppilaiden henkilötietojen käsittelyä koskeviin kysymyksiin. on todennut, että se on muun muassa opiskelijarekisterin rekisterinpitäjä ja päättänyt, että vastuuhenkilö tulosyksikkötasolla on suomenkielisen opetuksen

4 Sivu 4 / 4 tulosyksikön kehittämispäällikkö. Tietosuojaselosteita ei ole vielä päivitetty vastaamaan opetus- ja varhaiskasvatuslautakunnan päätöstä. Lisäksi tietosuojaselosteita on muutoinkin tarve muuttaa selkeämmiksi. Muutetut tietosuojaselosteet on tarkoitus julkaista kevätlukukauden 2015 alussa tammikuun aikana. Päätösehdotuksessa on vastattu tietosuojavaltuutetun kysymyksiin. Uutena asiana ehdotuksessa todetaan, että tietosuojaselosteeseen tullaan lisäämään mahdollisuus siirtää henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Selvityksen antamiselle on pyydetty määräajan pidennys asti.

5 Sivu 5 / 5