Etelä-Karjala digiaikaan

Transkriptio

1 Etelä-Karjala digiaikaan Maakunta- ja sote-uudistuksen esivalmistelutyössä tuli selkeästi esiin maakunnallisen elinvoiman turvaamisen tarve. Etelä-Karjala digiaikaan -hanke tukee tätä pyrkimystä kehittämällä maakunnan ja sen kuntien yhteisiä digitaalisia palveluita. Kehitystyöllä on selkeä vetovastuu, mutta kaikki maakunnan toimijat otetaan mukaan kartoittamaan verkkopalveluiden tarpeita ja luomaan yhteistä suunnitelmaa palveluille, jotka hyödyttävät koko maakuntaa ja sen kuntia, yrityksiä, asukkaita ja vierailijoita mobiilin digitaaliteknologian avulla. Nykytilanne Etelä-Karjalan asukkaat sekä vierailijat löytävät maakuntaa koskevat tiedot ja palvelut helposti yhden osoitteen ekarjala.fi kautta. Nykyisessä maakuntaportaalissa on työhön, elinkeinoihin, asumiseen, opiskeluun ja vapaa-aikaan liittyviä tietoja maakunnasta. Etelä-Karjalan liitto ylläpitää portaalissa kahdeksaa eri rekisteriä: retkikohteet, seurat ja järjestöt, uimarannat, toimipaikat, kylätalot, tontit, liikuntapaikat sekä luovien alojen toimijat. Lisäksi portaalissa on tapahtumakalenteri sekä kuntien yhteinen kuvagalleria. Maakunnalliset verkkopalvelut siirtyivät Etelä-Karjalan liiton ylläpidettäviksi, kun Tietomaakunta ekarjala Oy lakkautettiin vuoden 2015 alussa. Tätä ennen tehtiin kunnanjohtajille, kaupunkien viestintä- ja markkinointivastaaville, isompien oppilaitosten viestintävastaaville ja oppilaskunnille, kehitysyhtiöille sekä kehittämisyhdistyksille kysely, jossa kartoitettiin tarvetta säilyttää maakunnallinen portaali ja sen palvelut. 74 % vastaajista oli sitä mieltä, että maakunnalla pitää jatkossakin olla maakuntaportaali, ja 92 % heistä katsoi, että Etelä-Karjalan liitto on oikea taho ylläpitämään sitä. Etelä-Karjalan liiton ylläpitämät sivustot ja alustat.

2 Maakunnallinen ekarjala-portaali, rekisteripalvelut sekä tapahtumakalenteri oli tarkoitus korvata maakunta- ja sote-uudistustyössä syntyvillä uusilla sivuilla, joten portaalin kehitystyö oli jäädytetty uudistuksen ajaksi. Valtakunnallisessa Makufi-hankkeessa oli tarkoitus luoda maakuntien verkkosivuille yhteinen sivustokonsepti sekä julkaisualusta. Valtakunnallisessa työssä päästiin pitkälle, mutta maakunta- ja sote-uudistuksen kaaduttua projekti raukesi, eikä rahoitusta voinut tämän jälkeen käyttää muuhun kuin uudistuksen alasajoon. Maakuntauudistuksessa tehtyä työtä on kuitenkin mahdollista hyödyntää Etelä-Karjalan omien digitaalisten palveluiden yhteisessä kehittämisessä. Hankkeen tarve ja tavoitteet Etelä-Karjalan kunnat ovat toivoneet, että Etelä-Karjalan liitto ylläpitää ja kehittää maakunnan yhteisiä verkkopalveluita sekä tapahtumakalenteria sen sijaan, että jokainen kunta rakentaisi omat järjestelmät kyseisille palveluille. Imatra-Lappeenrantakaupunkiseudun työvaliokunnassa keskusteltiin maaliskuussa 2019 Etelä-Karjala digiaikaan -hankeideasta ja nähtiin sen tarjoavan lisäarvoa maakunnan kunnille sekä asukkaille. Etelä-Karjalan maakuntaohjelman vision ekarjala on etevä edelläkävijä mukaisesti Etelä-Karjalan liitto haluaa nyt saattaa maakuntamme digitaaliset palvelut uudelle tasolle. Etelä-Karjalan yhteiset verkkopalvelut käydään läpi ja uudistetaan vastaamaan nykyajan asukkaiden ja vierailijoiden muuttuvia tarpeita. Myös Etelä- Karjalan innovaatiostrategian mukaan maakunnan kehittäminen edellyttää digivoiman täysimääräistä hyödyntämistä, ja valtakunnallisesti julkisten palveluiden digitalisointi on todettu tärkeäksi tavoitteeksi. Maakunnalliset verkkopalvelut halutaan uudistaa helppokäyttöisiksi ja kaikille saavutettaviksi, jotta maakunnan kaikki asukkaat voivat yhdenvertaisesti käyttää niitä. Maakuntaportaali ekarjala.fi:n sisältöjä kehitetään niin, että maakunnan elinvoimaa korostetaan nostamalla esiin erilaisia onnistumisia raikkaasti, rohkeasti ja dynaamisesti. Etusivulle linkitetään maakunnan blogeja, eli annetaan ääni myös maakunnan ihmisille ja koko elämisen kirjolle. Sivujen visuaalinen ilme suunnitellaan eläväiseksi niin, että niistä välittyy ilon tunne. Hankkeen kokonaisuudesta nousee jo suunnitteluvaiheessa esiin maakunnallinen tapahtumakalenteri, jonka uudistamista Etelä-Karjalan kunnat ovat toivoneet Etelä- Karjalan liitolta. Etelä-Karjalan pitää pystyä tarjoamaan omille asukkailleen ajanmukaista tietoa maakunnan tapahtumista. Maailma ja trendit muuttuvat nopeasti, ja on tärkeää tarjota tätä tietoa myös kansainvälisille matkailijoille eri kielillä. Tietoon on päästävä helposti käsiksi mobiililaitteilla, mahdollisuuksien mukaan jopa henkilön sijaintiin perustuen. Osallistumisen helpottamiseksi on hyvä, jos pääsylippujen hankinta, majoituksen selvittäminen ja muut lähistöllä olevat palvelut saa selvitettyä samasta palvelusta. Tapahtumamarkkinointia on voitava edistää tätä kautta myös kuntakohtaisesti. Lisäksi sosiaalisen median kanavien yhdistäminen palveluun on tärkeää.

3 Hankkeen kohderyhmät: maakunnan asukkaat maakunnassa vierailevat kotimaiset sekä ulkomaiset matkailijat kunnat (tapahtumavastaavat, viestintä) matkailua edistävät tahot (esim. gosaimaa) kyläyhdistykset ja muut samantyyppiset toimijat, joiden sisältöä on palveluiden sivuilla maakunnassa toimivat yhdistykset ja järjestöt Etelä-Karjala digiaikaan -hankkeen kanssa samanaikaisesti uusitaan omana erillisenä hankkeenaan Etelä-Karjalan retkikohderekisteri, joka linkitetään näkyvästi ekarjalaportaaliin. Kyseistä hanketta koordinoi Etelä-Karjalan virkistysaluesäätiö. Hankkeen toimenpiteet 1. Etelä-Karjalan liiton ylläpitämien maakunnallisten verkkopalveluiden kartoitus selvitetään verkkopalveluiden nykytilanne sekä kuntien tarpeet ja laaditaan esitys palveluiden jatkokehittämisestä ekarjala.fi-portaalin sisältö ja kohderyhmät palvelut.ekarjala.fi-osoitteen alla olevat rekisterit ja kohderyhmät muut ekarjala.fi-verkkotunnuksen alle kootut palvelut (mm. kylat.ekarjala.fi, yhdistykset.ekarjala.fi) kartoitusvaiheessa esiin nousevat uudet digitaalisten palvelut 2. Kartoituksen pohjalta päätös, mitä verkkopalveluita kehitetään, mitä ajetaan alas ja mitä mahdollisesti siirretään hankkeen ohjausryhmä tekee päätökset kohdassa 1 mainittujen palveluiden jatkosta tapahtumakalenteri on jo tunnistettu kehitettäväksi palveluksi, ja sen osalta ryhdytään kehitystoimiin heti hankkeen alussa. Selvitetään myös mahdollisuus ylimaakunnalliseen (Saimaan alueen) yhteistyöhön. Kalenterin kehittämisessä tehdään tiivistä yhteistyötä kuntien tapahtumavastaavien sekä tapahtumakalenterille nimettyjen yhteyshenkilöiden kanssa. kylien ja yhdistysten sivustojen mahdollinen kehitystyö yhdessä esim. Etelä- Karjalan kylät ry:n kanssa kehityskohteena myös yhdistysrekisteri ja sen liityntäpinnat maakunnalliseen osallisuustyöhön 3. Kehitettäviksi valittujen palveluiden suunnittelu ja toimeenpano maakuntaportaalin sisältö ja julkaisualusta tapahtumakalenteri selkeät uudet toimintamallit ja vastuut palveluiden aktiivisen hyödyntämisen edistämiseksi

4 4. Alas ajettavien ja/tai siirrettävien palveluiden suunnittelu ja toimeenpano 5. Kartoitusvaiheessa esiin nousseiden ideoiden analysointi ja jatkotoimenpideehdotusten laatiminen Tulokset Hankkeen lopputuloksena: teknisesti ja sisällöllisesti uudistettu maakuntaportaali ekarjala.fi tarjoaa helppokäyttöisiä digitaalisia palveluita maakunnan kunnille ja julkishallinnon organisaatioille sekä maakunnan asukkaille maakunnan (ja mahdollisesti Saimaan alueen) yhteinen uusi tapahtumakalenterikokonaisuus o tukee matkailuelinkeinoa ja tapahtumatuotantoa o hyödyttää asukkaita, matkailijoita ja yrityksiä o mahdollistaa myös yksittäisen kunnan oman tapahtumasivuston luomisen maakunnalliset verkkosivustot on käyty läpi ja hankkeen aikana yhteisesti tehdyn päätöksen mukaisesti o o Hankkeen kesto kehitettäville palveluille on tehty jatkosuunnitelma, jossa on määritetty vastuut sisällön tuottamisen ja hallinnan osalta sekä hahmoteltu kokonaisuuteen sopiva tekninen kehityspolku vanhentuneet palvelut on ajettu alas Projektiorganisaatio Etelä-Karjala digiaikaan -hanketta koordinoi ja toteuttaa projektipäällikkö ajalla Hänellä on vetovastuu verkkopalveluiden kartoituksesta, kehittämisestä sekä yhteistyöstä kuntien ja muiden sidosryhmien kanssa. Verkkopalveluiden teknisenä asiantuntijana projektipäällikkö kartoittaa maakunnan useat julkaisualustat ja suunnittelee niiden digitaalisen kehitystyön. Hän käy läpi ekarjala.fi-verkkotunnuksen alle kootut palvelut ja tekee Etelä-Karjalan liiton viestinnän ja kuntien edustajien kanssa ohjausryhmälle esityksen siitä, miten kutakin palvelua kehitetään. Projektipäällikkö selvittää, miten kylien ja yhdistysten kotisivujen palvelintila voidaan järjestää jatkossa. Projektipäällikkö koodaa ekarjala.fi-portaalin uudistuvat sisällöt julkaisualustalle. Verkkopalveluiden kehittäminen vaatii näkemystä siitä, mikä on kullekin palvelulle sopiva julkaisualusta ja ylläpitotapa. Sivuston uusi visuaalinen ilme tulee markkinointitoimistolta, jonka kanssa projektipäällikkö toimii yhteistyössä. Tapahtumakalenterin osalta projektipäällikkö kartoittaa tiiviissä yhteistyössä kuntien

5 tapahtuma- ja kalenterivastaavien kanssa sopivan julkaisualustan tai kalenteripalvelun, jolla maakunnan tapahtumat voidaan jatkossa esittää. Hankkeeseen tekevät lisäksi työtä Etelä-Karjalan liiton viestintäpäällikkö sekä viestintäasiantuntija, jotka vastaavat verkkosivujen rakenteen ja sisällön suunnittelusta. Viestintäasiantuntijan palkasta 20 % kohdennetaan hankkeelle ajalla Hankkeelle nimetään ohjausryhmä, johon kutsutaan edustajat seuraavilta tahoilta: Lappeenrannan kaupunki Imatran kaupunki gosaimaa Pienten kuntien edustaja Etelä-Karjalan liitto Ohjausryhmää koottaessa varmistetaan, että siihen saadaan sekä ICT:n että viestinnän asiantuntijoita Etelä-Karjalan liiton ulkopuolelta. Hankkeen alkaessa kartoitetaan, tarvitaanko ohjausryhmän lisäksi myös projektiryhmä (tai useampi), joka kokoontuu tiiviimmin ja osallistuu enemmän hankkeen toteuttamiseen. Yhteistyökumppanit Hankkeessa tehdään laajasti yhteistyötä maakunnan eri toimijoiden kanssa. Hankkeen toimintoihin osallistuvat muun muassa kunnat ja kaupungit, kansalaisjärjestöt ja yhdistykset sekä gosaimaa Oy. Hankkeesta tiedottaminen Hankkeelle luodaan oma sivu Etelä-Karjalan liiton kotisivuille: ekarjala.fi/liitto. Yhteistyökumppaneita tiedotetaan jatkuvasti hankkeen etenemisestä ja tuloksista. Ohjausryhmälle kerrotaan hankkeen etenemisestä kokouksissa, ja siltä haetaan evästystä hankkeen toteuttamiseen. Hankkeen päätteeksi laaditaan loppuraportti. Hankkeen budjetti Hankkeen kokonaisbudjetti (josta AIKO-rahoitus , 80 %) Henkilöstökulut Flat rate 24 % Ostopalvelut

6 Hankkeen jatko tuen päätyttyä Hankkeen aikana luodaan uusi toimintamalli maakunnallisten verkkopalvelujen ylläpidolle ja jatkokehittämiselle. Päätetään vastuut kunkin palvelun sisällöntuotannosta ja teknisen ympäristön hallinnasta sekä kustannuksista.