Tietosuoja ja asiakastietojen käsittely sosiaalihuollossa - teematilaisuus, diat 1-45

Transkriptio

1 Tietosuoja ja asiakastietojen käsittely sosiaalihuollossa - teematilaisuus, diat Asiakastietojen käsittelyyn ja tietosuojaan vaikuttavaa keskeistä lainsäädäntöä 2 Eri organisaatiomuotojen vaikutus asiakastietojen käsittelyssä 3 Asiakastietojen käsittelyn ja arkistoinnin suunnittelu ja toteutus (sähköinen / manuaalinen) 4 Usein esitettyjä kysymyksiä / osallistujien esittämiä kysymyksiä Joensuun seudun Kehittämisyhtiö JOSEK Oy, teematilaisuus , klo Maaret Botska, erityisasiantuntija, asiakirjahallinto ja arkistotoimi

2 1 Asiakastietojen käsittelyyn ja tietosuojaan vaikuttavaa keskeistä lainsäädäntöä 1.1 Mistä asiakirjatietojen hallinnassa on kyse? Tietojen hallinnassa on pelkistettynä kysymys lainsäädännössä asetettujen toiminnallisten ja laadullisten vaatimusten toteuttamisesta organisaation toiminnassa. Toteuttamiselle käytännössä asettaa haasteita tietojen jakautuminen erilaisiin tietojärjestelmiin ja asiointikanaviin. Tavoitteena on tietojen käsittelyn tehostaminen henkilötyön säästäminen tiedon todistusvoimaisuuden parantaminen Yhteentoimivuus Tietojärjestelmien kyky viestiä keskenään sellaisella tavalla tai siinä laajuudessa, että ne voivat rutiinimaisesti käyttää toistensa tuloksia omassa toiminnassaan. (ATK-sanakirja, Tietotekniikan liitto ry) Asiointikanava Tapa tai väline jolla asiointiin liittyvä kommunikointi kahden osapuolen välillä tapahtuu. Viranomaisen ja kansalaisen välisiä mahdollisia asiointikanavia ovat esimerkiksi sähköposti, puhelin, kirje, faksi, sähköinen asiointipalvelu ja käynti virastossa. tiedon löydettävyyden parantaminen asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessien tietoturvallisuuden parantaminen sähköisen säilyttämisen ja hävittämisen mahdollistaminen 2 Maaret Botska

3 1.2 Sosiaalihuollon asiakirjahallintaan vaikuttavaa keskeistä lainsäädäntöä Perustuslaki (731/1999, 10 ) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) Henkilötietolaki (523/1999) Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) eli työelämän tietosuojalaki Hallintolaki 1361/2003 Kielilaki 423/2003 Lisätietoja tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivulta ohjeita, mm. - Henkilötietolaki ja asiakastietojen käsittely kunnallisessa sosiaalihuollossa Henkilötietolaki ja asiakastietojen käsittely yksityisessä sosiaalihuollossa Henkilötietojen käsittelyn ulkoistaminen, yhteiset tietojärjestelmät, verkottuminen ja niihin liittyvät sopimukset Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) Arkistolaki (831/1994) Sosiaalihuoltolaki 710/1982 Sosiaalihuoltoasetus 607/1983 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) Maaret Botska

4 1.3 Keskeistä käsitteistöä Asiakasasiakirjat Sosiaalihuollon asiakaslaissa (812/2000) asiakirja määritellään tarkoittamaan viranomaisen ja yksityisen järjestämään sosiaalihuoltoon liittyvää asiakirjaa, joka sisältää asiakasta tai muuta yksityistä henkilöä koskevia tietoja. Asiakassuunnitelma on suunnitelma asiakkaalle annettavista sosiaalipalveluista ja sosiaalietuuksista. Sosiaalihuollon asiakaslaissa asiakassuunnitelmasta käytetään nimitystä palvelu- ja hoitosuunnitelma. Eri palvelutehtävissä asiakassuunnitelmaa kutsutaan eri nimillä. Kertomusasiakirja on asiakasasiakirja, joka sisältää palvelun järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvät tapahtumatiedot (Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen käsittely ja säilytys raportti, ) Sosiaalihuollossa henkilörekisteriin merkityt tiedot ovat se asiakirjakokonaisuus, joka koostuu sosiaalihuollon asiakaskertomuksesta ja siihen liittyvistä muista asiakirjoista, kuten muun muassa - asiakasta koskevista päätösasiakirjoista ja niiden liitteistä, - asiakkaan luovuttamista tai sosiaalihuollon viranomaisen omaaloitteisesti hankkimista selvityksistä ja lausunnoista. Sosiaalihuoltoa toteutettaessa on laadittava palvelu-, kuntoutus- tai hoitosuunnitelma, jollei se ole ilmeisen tarpeeton. Asiakaslain tavoite on korostaa suunnitelmallisuuden merkitystä kaikessa sosiaalihuollon toiminnassa. Suunnitelmat laaditaan yhteisymmärryksessä asiakkaan kanssa, asiakaslähtöisesti ja ottaen huomioon mahdollisimman kokonaisvaltaisesti asiakkaan tarvitsema palvelujen kokonaisuus Maaret Botska

5 Keskeistä käsitteistöä jatkuu Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen suojaamista valtuudettomalta ja henkilöä vahingoittavalta käsittelemiseltä. Tietosuojaan kuuluvat näin ollen yksityisten henkilöiden yksityisyyden suoja sekä sitä turvaavat oikeudet ja edut henkilötietoja käsiteltäessä Tietoturvalla tarkoitetaan sellaisia hallinnollisia ja teknisiä toimenpiteitä, joiden avulla varmistetaan tietojen asianmukainen käsittely ja tietosuojan toteutuminen. Toimenpiteet kohdistuvat ennen kaikkea tietojen, tietojärjestelmien ja palveluiden luottamuksellisuuden, eheyden ja käytettävyyden turvaamiseen. Rekisterihallinnolla tarkoitetaan rekisterinpitoa koskevan päätöksenteon määrittelyä ja henkilötietolaista johtuvien tehtävien hoidon järjestämistä. Organisaatiolla rekisterinpitäjänä on velvollisuus huolehtia tietojen suojaamisesta ja laadusta niin, että tahattomat muutokset ja oikeudeton käyttö eivät ole mahdollisia. Hoitotilanteissa ja toiminnoissa syntyvistä tiedoista vastaa kuitenkin se henkilö, joka on vastuussa itse hoitotilanteesta. Asiakirjojen käsittelyllä tarkoitetaan asiakastietojen keräämistä, tallettamista, käyttöä, luovuttamista, muuttamista, poistamista, säilyttämistä ja hävittämistä sekä mahdollisia muita asiakastietoihin kohdistuvia toimenpiteitä. Ohjeet koskevat sekä sähköisiä että manuaalisia asiakirjoja Maaret Botska

6 1.4 Asiakasasiakirjojen arkaluonteinen tieto, asiakasasiakirjojen salassapito ja vaitiolovelvollisuus Arkaluonteinen tieto on henkilötieto, joka kuvaa henkilön - rotua tai etnistä alkuperää, - yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista, - rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta, - terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta tai henkilöön kohdistuneita hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia - Seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä - Henkilön sosiaalihuollon tarvetta tai hänen saamiaan sosiaalihuollon palveluja, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia Pääsääntö on, että arkaluonteisten tietojen käsittely on kielletty. Asiakirjat ovat salassa pidettäviä. Niitä saa käyttää vain rekisterin käyttötarkoituksen mukaisiin tehtäviin. Työtehtävissä saatuja salassa pidettäviä tietoja ei saa antaa laittomasti sivullisille. Vaitiolovelvollisuus on asiakirjan salassapito-velvollisuutta laajempi ja se koskee myös sellaista työtehtävissä saatua asiakasta koskevaa tietoa, jota ei välttämättä ole tallennettu asiakirjoihin. Asiakkaaseen liittyvät tiedot tai havainnot kuuluvat vaitiolovelvollisuuden piiriin eikä niitä saa paljastaa sivullisilla Sosiaalihuollossa tietojen käsittely on kuitenkin sallittu mm. sosiaalihuollon viranomaisille, sosiaalihuollon etuuksia myöntävälle viranomaiselle tai yksityiselle palveluntuottaja sosiaalihuoltoa koskevien tietojen osalta. Muita vain silloin kun ne on sosiaalihuollon kannalta välttämättömiä Maaret Botska

7 Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus koskee jokaista, joka työssään sosiaali- ja terveydenhuollon organisaation palveluksessa tai sen tehtäviä suorittaessaan saa tai on saanut tehtävänsä perusteella tietoja asiakkaasta tai terveydentilasta. koskee mm. - henkilöitä, jotka toimeksiantosopimuksen perusteella antavat sosiaali- tai terveydenhuollolle palveluja tämän lukuun. - säilyy senkin jälkeen, kun toiminta tai tehtävän hoitaminen on päättynyt. Sivullisella tarkoitetaan muita kuin asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakkaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvia henkilöitä. Sivullisia ovat esim. - kaikki samassa työyksikössäkin työskentelevät ammattihenkilöt, muut työntekijät ja opiskelijat, jos he eivät osallistu asiakkaan hoitoon tai heidän työtehtäviinsä ei kuulu asiakkaan tietojen käsittely. - asiakkaan omaiset ja läheiset, ellei asiakas ole antanut kirjallista suostumusta tietojensa antoon - toiset asiakkaat, asiakkaat ja vierailijat. Työyksiköiden esimiesten vastuulla on huolehtia asiakastietojen käsittelystä työpaikalla ja työtilojen järjestelyistä niin, ettei tietoja joudu luvattomasti sivullisille. Keskustelut tulee toteuttaa asiakkaan yksityisyyttä kunnioittaen siten kuin asiakkaan kanssa on sovittu. Toisten asiakkaiden tai vierailijoiden ei tule ilman asiakkaan suostumusta saada tietoonsa asiakkaan terveydentilaa koskevia tietoja Maaret Botska

8 1.5 Sosiaalihuollon viranomaisen oikeus ja velvollisuus tiedon luovuttamiseen Julkisuuslaissa on säädetty yleisistä perusteista viranomaisen oikeudesta ja velvollisuudesta antaa salassa pidettäviä tietoja ulkopuoliselle taholle esim. yksityiselle henkilölle tai toiselle viranomaiselle. Julkisuuslain säädökset tulevat sovellettaviksi sosiaalihuollon asiakaslakia täydentävinä tai sen rinnalla. Sosiaalihuollon viranomainen voi antaa salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta tiedon kahdessa eri tapauksessa. - Jos tiedon antamisesta ja oikeudesta on erikseen säädetty - Jos se, jonka etujen suojaamiseksi salassapitovelvollisuus on säädetty, antaa siihen suostumuksensa Salassa pidettäviä tietoja voidaan joutua luovuttamaan sosiaalihuollossa ilman asiakkaan suostumusta tai vastoin hänen kieltoaan. Lähtökohtana on kuitenkin aina, että tietoja luovutetaan asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Sosiaalihuollon järjestäjä saa antaa salassa pidettäviä tietoja ilman asiakkaan suostumusta vaikka asiakas on kieltänyt tiedon luovuttamisen, jos tiedot ovat välttämättömiä asiakkaan - Hoidon, huollon tai koulutuksen tarpeen selvittämiseksi - Hoidon, huollon tai koulutuksen järjestämiseksi - Hoidon, huollon tai koulutuksen toteuttamiseksi tai - Toimeentulon edellytysten turvaamiseksi. Tietoja annetaan vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä asiakkaan välittömän hoidon tai huollon toteuttamiseksi. Asiakastietojen luovutuksesta tehdään aina merkintä asiakasasiakirjoihin. Merkinnästä on käytävä ilmi tietoja luovuttanut henkilö ja luovutuspäivä, kuvaus luovutetuista tiedoista Luovutuksen tarkoitus, luovutuksensaaja sekä myös tapa, jolla tiedot luovutetaan ja tieto siitä, onko luovutus perustunut asiakkaan suostumukseen tai mihin lainsäännökseen se on perustunut 8 Maaret Botska

9 1.5 Asiakasrekisterien käytön valvonta Henkilötietolain mukaan rekisterinpitäjä toteuttaa tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi. Näitä ovat mm. - asiaton pääsy tietoihin - vahingossa tai laittomasti tapahtuva tietojen hävittäminen, muuttaminen, luovuttaminen, siirtäminen tai muu laiton käsittely. Lokirekisterien tiedot Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköistä käsittelyä koskevassa laissa (159/2007) säädetään asiakastietojen käyttö- ja luovutuslokirekistereistä. Lokirekistereihin tallentuvien tietojen avulla on tarkoitus valvoa, että asiakasta koskevia tietoja käsitellään rekisterinpitäjän antamien ohjeiden, määräysten ja lain mukaisesti. Lokirekistereihin tallentuvista tiedoista ilmenee, keiden asiakkaiden tietoja asiakasrekisteriin käyttöoikeuden saanut ammattihenkilö tai muu henkilö on käsitellyt ja milloin tietoja on käytetty. Lokia saavat käyttää vain ne henkilöt, joiden tehtäviin kuuluu vastata tietosuojasta tai seurata tietosuojan toteutumista. --- tietosuojavastaava Maaret Botska

10 Asiakkaan esittämä pyyntö lokitietojen tarkastamisesta Asiakas tai tämän puolesta huoltaja tai edunvalvoja voi esittää lokitietojen tarkastamista koskevan pyynnön kirjallisesti ja esittämään siinä myös perustelut mahdolliselle tietojen väärinkäyttöepäilylle. Pyynnöt toimitetaan tietosuojavastaavalle, joka pyytää ao. asiakasrekisterin / tietojärjestelmän pääkäyttäjän tarkastamaan lokitiedot. - ei asiatonta käyttöä, tietosuojavastaava lähettää tietoja pyytäneelle hänen tietojensa käyttöä koskevan selvityksen. Siitä ilmenee, mitkä ammattiryhmät ja mistä yksiköistä ovat tietoja käyttäneet ja mikä on ollut käytön peruste. Epäily asiattomasta käytöstä, niin ao. käyttäjän esimies / käyttäjien esimiehet ryhtyvät selvittämään asiaa. - ilmoitus tietosuojavastaavalle - tietosuojavastaavan selvitystyö - ilmoitus asiakkaalle - toimenpiteet omassa organisaatiossa ja kuuleminen - mahdolliset kurinpitotoimet jne.. - Kopio selvityksestä arkistoidaan, sitä ei kuitenkaan liitetä asiakaskertomukseen Maaret Botska

11 2 Eri organisaatiomuotojen vaikutus asiakastietojen käsittelyssä (Otteita Kuntaliiton julkaisusta Asiakirjahallinto ja asiakirjatiedon turvaaminen kunnallisten organisaatioiden muutostilanteissa, / verkkokauppa, saatavissa pdf:nä ilmaiseksi, diat 7- ). Kunnan järjestämisvastuulla olevat tehtävät kunta yleensä toteuttaa seuraavan palvelutuotantokaavion mukaisesti. Kuntien hoitamiin tehtäviin ja palveluihin kohdistuu lakisääteisiä velvoitteita, jotka perustuvat eritasoisiin normeihin ja ovat myös eri tavoin velvoittavia. Lainsäädännön ja toimintaympäristön muutokset vaikuttavat aina asiakirjojen käsittelyyn, koska kunnille saa antaa tehtäviä vain lailla säätämällä Oma tuotanto Osakeyhtiö Kuntayhtymät Ostopalvelut Kuntien yhteistoiminta - yksikkö - virasto/liikelaitos - kunnan oma - kuntien yhteinen - normaali kuntayhtymä - liikelaitoskuntayhtymä - kuntayhtymän liikelaitos - yritykset - yhteisöt - yhteinen toimielin - yhteistoiminta-alue - yhteiset virat ja viranomaistehtävät - seutuyhteistyö (oma kokeilulaki) - maakuntakokeilu (oma kokeilulaki) Maaret Botska

12 Lainsäädäntö ja sen muutokset sekä erilaiset organisaatiomuutokset vaikuttavat asiakirjahallinnossa mm. o o o o o o arkistonmuodostajaan ja sen tehtävien olemassaoloon tehtävän hoitoon tehtävän suoritusprosesseissa tehtäväkohtaisten asiakirjojen syntymiseen, käsittelyyn, arkistointiin (mm. säilytysaika), hävittämiseen ja suojaamiseen lakkautettujen organisaatioiden arkistojen päättämiseen tietopalvelun hoitamiseen (tietojen luovutus ja käyttö) hallinnollisten vastuiden jakoon esimerkiksi asiakirjallisten tietojen käsittelyn ohjaamisessa ja säilytysarvon määrittelyssä Arkistolain säännöksiä ja sen nojalla annettuja noudatetaan kunnallisissa viranomaisissa ja kunnallisissa liikelaitoksissa lukuun ottamatta siirtovelvollisuutta arkistolaitokseen sekä rekisteröinnistä ja luetteloinnista annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Kunnallisia osakeyhtiöitä arkistolaki koskee vain siltä osin kun ne suorittavat julkisoikeudellista tehtävää. Arkistolakia ei myöskään tarvitse noudattaa osakeyhtiössä tai yksityisissä yrityksissä, jotka eivät suorita julkista tehtävää. Kunnallisten viranomaisten johtavien viranhaltijoiden, tieto- ja asiakirjahallinnon ammattilaisten lisäksi on toimialojen asiantuntijoiden ja kaikkien asiakirjallisia tietoja käsittelevien tunnettava oma toimintaympäristönsä ja tunnistettava oman toiminnan tuloksena kertyvät asiakirjalliset tiedot Maaret Botska

13 Lisäksi on tunnettava asiakirjallisen tiedon käsittelyn perusteet kuten lainsäädäntö ja sen perusteella annetut määräykset ja ohjeet kuten tietojen käsittelyyn, käyttöön, luovutukseen, salassapitoon ja säilyttämiseen liittyvät velvoitteet. Kunnan tehtävien hoidon ja palvelutuotannon toteutuksessa tapahtuneissa muutoksissa asiakirjahallinnon osalta on tärkeää tietää kenen vastuulla palvelun järjestäminen on jatkossa ja kuka on arkistonmuodostaja muutostilanteen jälkeen. Tämä vaikuttaa olennaisesti siihen päätetäänkö arkistonmuodostus vai jatkuuko arkistonmuodostus siinä organisaatiossa, joka jatkaa tehtävien hoitoa. Lähtökohtaisesti arkistonmuodostus yleensä päättyy kun tehtäviä yhdistetään, jaetaan, siirretään liikelaitokselle tai julkisoikeudelliselle laitokselle, yhtiöitetään tai tuotetaan muuna ostopalveluna Maaret Botska

14 Toimeksiantosopimuksella ostetut palvelut Kunta voi sopia palvelujen ostamisesta toimeksiantosopimuksen perusteella siten, että palvelujen järjestämisvastuu edelleen säilyy kunnalla itsellään. Yksityiset henkilöt, yritykset ja yhteisöt voivat tuottaa ostopalveluita. Näissä tapauksissa kunta itse, sen lautakunta tai organisaatio säilyy edelleen rekisterinpitäjänä. Isäntäkunta, jolla on esimerkiksi ao. toimialapalvelujen järjestämisvastuu, voi ostaa palvelujen tuottajalta toimeksiantosopimuksen perusteella isäntäkunnan lukuun. Tällöin rekisterinpitäjänä säilyy esimerkiksi isäntäkunnan ao. lautakunta tai toimintayksikkö. Kunnallisen organisaation toimeksiantosopimuksella ostetut palvelut tuotetaan toimeksiantajan lukuun. Tämä tarkoittaa myös sitä, että toimeksiantajalla eli viranomaisella on velvollisuus valvoa toimeksisaajan asiakirjatuotantoa. Tämä valvonta toteutuu käytännössä siten, että ensisijaisesti asiakirjamenettelystä sovitaan toimeksiantosopimuksessa (mm. päätökset asiakirjojen laatimisesta, säilytyksestä, arkistointitavasta, hävittämisestä ja tietojen antamisesta). Asiakirjamenettelystä annetaan ohjeet kunnan arkistotoimen toimintaohjeessa ja arkistonmuodostussuunnitelmassa. Sopimuksentekovaiheessa on perusteltua kuulla kunnan arkistotointa johtavaa ja toimialan arkistovastuuhenkilöä arkistotoimen asettamista vaatimuksista. Lisätietoja Henkilötietojen siirtäminen palvelujen järjestämisvastuun siirtyessä esimerkiksi uudelle kunnalle, Tietosuojavaltuutetun kannanotto , Dnro 617/41/2008 Kunnan ja yksityisen palvelujentuottajan väliset sopimukset ja rekisterinpito, Tietosuojavaltuutetun kannanotto , Dnro 1826/41/2007 Muutoksen tyyppi Kunta ostaa palveluja toimeksiantosopimuksella yksityiseltä palveluntuottajalta Arkistonmuodostuksen toteutus ja arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) laadinta Kunnan ostaessa palveluja toimeksiantosopimuksella, niin palvelujen järjestämisvastuu säilyy kunnalla. Tämä koskee soveltuvin osin myös kuntayhtymiä. Asiakirjamenettelystä sovitaan toimeksiantosopimuksessa. Toimeksiantosopimuksena suoritetusta tehtävistä syntyvien asiakirjojen sijainti ja palveluntuottaja merkitään kunnan AMS:aan. Asiakirjamenettelystä annetaan ohjeet kunnan arkistotoimen toimintaohjeessa ja AMS:ssa Maaret Botska

15 Palvelusetelin käyttö Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä annetun lain tarkoituksena on lisätä asiakkaan ja potilaan valinnan mahdollisuuksia, parantaa palvelujen saatavuutta ja edistää kuntien sosiaali- ja terveystoimen sekä elinkeinotoimen ja yksityisten palvelujen tuottajien yhteistyötä. Lakia sovelletaan palvelusetelin käyttämiseen kuntien järjestämissä sosiaali- ja terveyspalveluissa. Mitä tässä laissa säädetään kunnasta, koskee myös kuntayhtymää. Sosiaali- ja terveysministeriö antanee erillistä ohjeistusta siitä, miten palvelusetelillä tuotetuissa palveluissa syntyviä asiakasasiakirjoja käsitellään ja säilytetään. Laki Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä 569/2009 Laki Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä 569/2009,11 Kunta on palvelusetelillä järjestettävässä palvelussa syntyvien potilas- ja asiakasasiakirjojen henkilötietolaissa tarkoitettu rekisterinpitäjä. Palvelujen tuottajan tulee asiakirjoja käsitellessään noudattaa, mitä kunnan asiakirjojen käsittelystä säädetään. Muutoksen tyyppi Arkistonmuodostuksen toteutus ja arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) laadinta Kunnan palvelusetelillä ostetut sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut Kunnan järjestäessä palveluita palvelusetelillä, palvelujen järjestämisvastuu säilyy kunnalla. Tämä koskee soveltuvin osin myös kuntayhtymiä. Asiakirjamenettelystä sovitaan palvelujen tuottajien kanssa. Palvelusetelillä järjestettävistä palveluista syntyvien asiakirjojen sijainti ja palveluntuottajat merkitään kunnan AMS:aan. Asiakirjamenettelystä annetaan ohjeet kunnan arkistotoimen toimintaohjeessa ja AMS:ssa Maaret Botska

16 Muunlainen ostopalvelusopimus Kunnan, isäntäkunnan ja kuntayhtymän ostaessa palveluja palvelun tuottajalta muunlaisella sopimuksella kuin toimeksiantosopimuksella on palvelujen tuottajalla tällöin rekisterinpitovastuu. Palvelun tuottaja on tällöin rekisterinpitäjä ja palvelun ostajan tietojen saanti perustuu asiakkaan lupaan tai ao. lakiin perustuvaan oikeuteen tietojen saantiin. Tällä hetkellä on esitetty erilaisia näkemyksiä siitä, voivatko kunnat ja kuntayhtymät tehdä sellaisia ostopalvelusopimuksia, joissa palveluntuottaja on rekisterinpitäjä. Tässä asiakirjahallinnan käytännön ohjeistuksessa ei oteta kantaa siihen millaisin sopimuksin palvelut tulisi järjestää. Ohjeiden tarkoituksena on puhtaasti auttaa toiminnassa kertyvien asiakirjojen käsittelyä ja säilytystä. Käsittelyyn vaikuttavat luonnollisesti ne sopimuksessa olevat seikat, joissa on sovittu tiedon omistaja/ rekisterinpitäjä sekä yhteistyön tuloksena syntyvien asiakirjojen käsittely ja arkistointi. Tämän vuoksi on tärkeää, että tieto sopimuksessa määritellyistä asioista on oltava asiakirjahallinnon ammattilaisten käytettävissä silloin kun palveluita ostetaan tai osto lopetetaan. Suositeltavaa on, että kunnat ohjaavat myös yksityisiä palveluntuottajia käyttämään soveltuvin osin kunnallisen asiakirjahallinnan ja arkistotoimen ohjeita ja suosituksia, mikäli palvelun tuottajan toimialaa ei asiakirjojen käsittelyn osalta ohjata tarkemmin ao. erityislainsäädännössä olevin määräyksin. Yksityiset palveluntuottajat saattavat kaivata tällöin ohjeita erityisesti asiakirjojen säilytysajoista ja tavoista. Yksityisiltä organisaatioilta ostopalveluna suoritetuista tehtävistä syntyvien asiakirjojen sijainnista on tehtävä merkinnät kunnan AMS:aan. Lisätietoja Kunnan ja yksityisen palveluntuottajan väliset sopimukset ja rekisterinpito Tietosuojavaltuutetun kannanotto ,Dnro 1826/41/2007 Tietosuojavaltuutetun toimisto, Henkilötietolaki ja asiakastietojen käsittely yksityisessä sosiaalihuollossa, päivitetty Oikeus saada salassa pidettäviä tietoja, esimerkiksi maksettavan korvauksen oikeellisuuden tarkistamiseksi, KHO /3203, KHO /4761 ja KHO / Maaret Botska

17 Muita myytäviä tai ostettavia palveluita Kunnan muita myytäviä tai ostettavia palveluita tai yksittäisiä toimeksiantoja ovat myös kirjanpidon tai palkkalaskennan ulkoistamissopimukset ja mahdollisesti siihen sisältyvät palvelusuhteen asiainhoitoon liittyvät tulosteet. Kunnallinen organisaatio on tällöinkin lainsäädännöllisesti vastuussa henkilöstönsä oikeusturvaan työnantajalle säädetyistä asioista, mm. tietojen turvaaminen säilyvyyden, saatavuuden ja käytettävyyden osalta. Asiakirjojen säilytystä ja käsittelyä koskevat säännökset edellyttävät mm. eläketietojen saatavuutta, joten eläketietoja tulee säilyttää 75 vuotta palkansaajan syntymästä tai 50 vuotta viimeisestä tehdystä merkinnästä. Taloushallinnossa mm. kirjanpitolaki asettaa kirjanpitovelvollisille omia vaatimuksiaan kuten tilitositteiden säilytysajoista sekä arkistolaitos tilinpäätöksen pysyvästi säilyttämisestä. Lisätietoja Tietosuojavaltuutetun toimisto, Henkilötietojen käsittelyn ulkoistaminen, yhteiset tietojärjestelmät, verkottuminen ja niihin liittyvät sopimukset, päivitetty Eri terveydenhuollon toimintayksiköiden potilasrekisteritietojen tallettaminen samaan ulkopuolisen palvelun tuottajan ylläpitämään tietokantaan, Tietosuojavaltuutetun kannanotto , Dnro 163/41/2001 Keva ohjaa kunnallisten organisaatioiden eläkkeisiin vaikuttavien palkkatietojen säilyttämistä Yksityisiltä organisaatioilta ostopalveluna suoritetuista tehtävistä syntyvien asiakirjojen sijainnista on tehtävä merkinnät kunnan AMS:aan Maaret Botska

18 Kuntien ja kuntayhtymien väliset sopimukset ja yksityisten palveluntuottajien käyttö Kunnan tai kuntayhtymän toimeksiantoon perustuvassa palvelun tuottamisessa tulee puite- ja ostopalvelusopimuksessa sopia palvelun toteutuksessa syntyvien asiakastietojen käsittelystä, säilyttämisestä ja hävittämisestä. Toimeksiantosuhteeseen perustuvan palvelun asiakastiedot kuuluvat sen viranomaisen (kunnan, kuntayhtymän tai muun vastaavan palvelun järjestämisestä vastaavan toimielimen) henkilörekisteriin, jonka toiminnan tuloksena tiedot syntyvät. Kunnan sosiaalihuollosta vastaavan toimielimen toimeksiannosta tai muutoin sen lukuun tuotetun palvelun yhteydessä syntyneet asiakirjat ovat kyseisen toimielimen asiakirjoja ja sillä on niitä koskeva arkistovastuu. Palvelun toteuttamisesta vastaava yksikkö säilyttää asiakastiedot itsellään niin kauan kuin asiakas saa palvelua. Tiedot kuuluvat myös palvelun aikana rekisterinpitäjälle ja rekisterinpitäjällä on oikeus omien tietojensa tarkasteluun myös palvelun ollessa käynnissä. Palvelun päättymisen jälkeen asiakasta koskevat tiedot tulee kokonaisuudessaan toimittaa rekisterinpitäjälle eli sille kunnalle, joka on ostanut palvelun. Nykyisin tiedot toimitetaan palvelunjärjestäjälle pääsääntöisesti paperimuodossa tulostamalla ne palvelun tuottajan tietojärjestelmästä. Palveluntuottaja ei saa säilyttää asiakasta koskevia tietoja tämän palvelun päätyttyä vaan hänen on poistettava tiedot esimerkiksi tietojärjestelmästä tai muusta tietokannasta. 18 Maaret Botska

19 Ostopalveluissa kunnan ja yksityisen palveluntuottajan välisessä sopimuksessa tulee yksityiskohtaisesti sopia myös henkilötietojen käsittelyyn ja rekisterinpitoon liittyvistä tehtävistä ja vastuista, mm. yhtäläinen käsitys siitä, kuka on palvelun yhteydessä kerättävien asiakastietojen rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjällä on mm. oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä ja rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta. Rekisterinpitäjä päättää rekisterin tietojen luovuttamisesta ja huolehtii niiden arkistoinnista tai hävittämisestä. Asiakastietoja säilytetään sekä sähköisessä muodossa tietojärjestelmissä että paperimuodossa. Määräajan säilytettävät tiedot voidaan säilyttää sähköisesti, kunhan niiden poistaminen tietokannasta toteutetaan hallitusti tietojen säilytysaikojen päätyttyä. Paperisessa säilyttämisessä asiakasasiakirjat sijoittuvat eri toimipisteisiin asiakkuuden eri vaiheissa. Asiakkuudesta syntyvät asiakirjatiedot ovat usein asiakaskohtaisissa kansioissa ja sinne tulostetaan myös asiakastietojärjestelmissä olevaa tietoa. Pysyvästi säilytettävät sosiaalihuollon asiakastiedot säilytetään ainoastaan paperimuodossa. 8, 18, 28 päivänä syntyneiden tiedot Käytännössä asiakaspalveluprosessista ja päätöksenteosta vastaa usein yksittäinen sosiaalihuollon työntekijä. Tällöin myös asiakirjojen käsittely ja asiakaskohtaisten kansioiden tietomassan seulonta eli säilytyksen määräajan täyttäneiden asiakasasiakirjojen hävittäminen on hänen tehtävänsä. 19 Maaret Botska

20 3 Asiakastietojen käsittelyn ja arkistoinnin suunnittelu ja toteutus (sähköinen / manuaalinen) 3.1 Asiakirjahallinnossa hyvä tiedonhallintatapa tarkoittaa asiakirjatietojen Saatavuutta Asiakirjojen ja tietoaineistojen konkreettinen saatavuus Asiakirjojen julkisuusaste sekä tietosuojan ja tietoturvan varmistaminen Viranomaisen velvollisuus edistää toimintansa avoimuutta Käytettävyyttä Kirjaamisen tai muun rekisteröinnin, arkistoinnin ja luetteloinnin suunnittelu Erilaiset hakumahdollisuudet turvattava asiakirjojen fyysisen muodon vaihteluista huolimatta Asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen säilytysarvon määrittely Tarpeettoman aineiston hävittäminen Säilymistä Asiakirjat laaditaan arkistokelpoisia menetelmiä käyttäen Säilytetään tiloissa, joissa ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä Eheyttä Tiedon muodon säilyttäminen tahattomalta tai lainvastaiselta muuttamiselta Asiakirjojen käsittelyketjujen luotettavuus ja aukottomuus Suojaamista Varautuminen poikkeusoloihin koko asiakirjan elinkaaren ajan 20 Maaret Botska

21 3.2 Asiakirjahallinnan vastuiden jako omassa organisaatiossa Arkistotointa johtava (ArkL 831/1994, 9 ) - vastaa kunnallisen organisaation arkistoimen hoidosta ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista Arkistovastuuhenkilöt (arkistonmuodostajan vastuu, 8.1 ) - Arkistonmuodostaja vastaa oman tehtävä-alueen arkistotoimesta yhteistyössä arkistotointa johtavan kanssa Tietosuojavastaava (asiakastietolaki 20.3 ) - tehtävänä on Tehtävistä ja organisoinnista lisätietoja saa tietosuojavaltuutetun kotisivulta Maaret Botska

22 3.3 Lakisääteinen arkistonmuodostussuunnitelman laadinta (AMS), ArkL 8 arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty Ohjeita AMS:n laatimiseksi annetaan arkistolaitoksen AMS-oppaassa ja sen eams-osiossa sekä eams:n käyttöönottosuunnitelmaohjeessa Arkistonmuodostaja ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA (ams) laati/pv: TIEDONHALLINNAN SUUNNITELMA Nro ja päätehtävä - arkistolaki 8 tarkisti ja hyväksyi: Nro ja tehtävä - julkisuuslaki, henkilötietolaki, sähköinen asiointilaki Nro ja tehtävän alatehtävä vahvisti käyttöön: Tehtävän käsittelyn Syntyvät tiedot/asiakirja- Rekisteröinti/ Julkisuus Henkilö- Säilytysaika Säilytys- Säilytys- Käsittelijä/ Suojelu- Arkisto- Lisätietoja kulun kuvaus= kokonaisuus/ tietojärjes- tieto työpiste kokonais muoto järjestys Säilytyksen luokka tunnus käsittelyvaiheet asiakirjan nimi= telmä vastuuhenkilö/ asiakirjallinen tieto säilytyspaikka Maaret Botska

23 AMS:n sisältö ja rakenne Asiakirjallisen tiedon käsittely ja hallinta suunnittelu, prosessit ja ohjeet Hyvän tiedonhallintatavan vaatimusten mukaisesti viranomainen kartoittaa tehtävänsä ja laatii niistä kuvaukset asiankäsittelyprosessit (työnkulun kuvaukset) mm. arkistonmuodostuksen suunnittelua varten. Tehtäväkohtaiset prosessit kuvataan asian vireille tulosta aina päätöstoimenpiteisiin saakka. Asiankäsittelyprosessiin liitetään käsittelyvaiheissa käsitellyt asiakirjat ja asiakirjalliset tiedot. Asiakirjaprosessien kuvaus sisältää asiankäsittelyssä asiakirjoille tehtävien toimenpiteiden lisäksi myös asiakirjojen hävittämiseen ja arkistointiin liittyvät toimenpiteet SÄHKE 2 /JHS 176 kuva asianhallinnan prosessista pelkistettynä: AMS:sta käy ilmi asiankäsittelyprosessit, asiakirjat sekä toimenpiteet, joita tehdään prosessin aikana asiakirjoille. Lisäksi merkitään kaikki ne toimijat, jotka liittyvät asiankäsittelyyn sekä heidän oikeutensa asiankäsittelyprosessissa. AMS ja sen sisältämät prosessikuvaukset pidetään ajan tasalla ja ylläpito tulee vastuuttaa. AMS antaa kokonaiskuvan organisaation eri toimenpiteiden tuloksena syntyvistä eri prosessien asioiden käsittelystä, toimijoista, toimenpiteistä ja toimenpiteiden seurauksena syntyvistä asiakirjoista ja asiakirjojen käsittelystä. Maaret Botska

24 LAADINTAPROSESSIN VAIHEET 1 Tehtävät ja käsittelyprosessit 2 Asiakirjaryhmät tietoaineistot 3 Rekisteröinti ja tietojärjestelmä 4 Julkisuus-, salassapito- ja henkilötietoluonne 5 Säilytysaikojen määrittely 6 Säilytysmuoto 7 Säilytysjärjestys (paperiasiakirjat) 8 Vastuuhenkilöiden/-organisaatioiden määrittely 9 Suojeluluokat 10 Arkistotunnukset 11 AMS hyväksyminen ja käyttöönotto 12 AMS säilyttäminen 13 AMS ylläpito AMS = tietojärjestelmässä tai ympäristössä Arkistolaitoksen ohje: 24 Maaret Botska

25 1) Tehtävät ja käsittelyprosessit Arkistolaki Julkisuuslainsäädäntö Sähköisen asioinnin lainsäädäntö Hallintolaki Toimialakohtainen Erityislainsäädäntö Arkistolaitoksen määräykset, ohjeet, suositukset, oppaat Julkisen hallinnon suositukset, JHS Valtiovarainministeriön ohjeet ja suositukset, VAHTI Kartoitetaan organisaation tehtävät ja kuvataan käsittelyprosessit Tehtävien ja toimintaprosessien kartoituksen perustaksi tarvitaan: organisaatiota koskevat lait, asetukset ja ohjesäännöt (kunnallishallinnossa useimmiten johtosäännöt, taloussääntö, hallintosääntö), toimintastrategiat, laatukäsikirjat, toimintakertomukset ja työjärjestykset mahdolliset valmiit prosessikuvaukset ja työnkulut -- Julkisen hallinnon suositus JHS 152 Prosessien kuvaukset: Yleinen rakenne, esitysmuoto ja käsitteet. Organisaation tehtävistä laaditaan luokitus, jonka pohjalle arkistonmuodostussuunnitelma rakentuu - Päätehtävät, tehtävät ja alatehtävät - Selkeät kokonaisuudet Suunnitellaan ja kuvataan tehtävien käsittelyyn liittyvät vaiheet ja toimenpiteet 25 Maaret Botska

26 Tehtäväluokituksen hierarkkinen rakenne - koskee sekä päämäärätehtäviä että tukitoimintoja Tehtäväluokitus Päätehtävä Toimiala Tehtävä Tehtävä Tehtävä Alatehtävä Alatehtävä Alatehtävä Alatehtävä Palvelumuodot ja palveluprosessit Päätehtävä Päätehtävä palvelun käsittelykuvaukset Päätehtävä Maaret Botska