Tietosuoja ja asiakastietojen käsittely sosiaalihuollossa - teematilaisuus, diat 1-45

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "Tietosuoja ja asiakastietojen käsittely sosiaalihuollossa - teematilaisuus, diat 1-45"

Transkriptio

1 Tietosuoja ja asiakastietojen käsittely sosiaalihuollossa - teematilaisuus, diat Asiakastietojen käsittelyyn ja tietosuojaan vaikuttavaa keskeistä lainsäädäntöä 2 Eri organisaatiomuotojen vaikutus asiakastietojen käsittelyssä 3 Asiakastietojen käsittelyn ja arkistoinnin suunnittelu ja toteutus (sähköinen / manuaalinen) 4 Usein esitettyjä kysymyksiä / osallistujien esittämiä kysymyksiä Joensuun seudun Kehittämisyhtiö JOSEK Oy, teematilaisuus , klo Maaret Botska, erityisasiantuntija, asiakirjahallinto ja arkistotoimi

2 1 Asiakastietojen käsittelyyn ja tietosuojaan vaikuttavaa keskeistä lainsäädäntöä 1.1 Mistä asiakirjatietojen hallinnassa on kyse? Tietojen hallinnassa on pelkistettynä kysymys lainsäädännössä asetettujen toiminnallisten ja laadullisten vaatimusten toteuttamisesta organisaation toiminnassa. Toteuttamiselle käytännössä asettaa haasteita tietojen jakautuminen erilaisiin tietojärjestelmiin ja asiointikanaviin. Tavoitteena on tietojen käsittelyn tehostaminen henkilötyön säästäminen tiedon todistusvoimaisuuden parantaminen Yhteentoimivuus Tietojärjestelmien kyky viestiä keskenään sellaisella tavalla tai siinä laajuudessa, että ne voivat rutiinimaisesti käyttää toistensa tuloksia omassa toiminnassaan. (ATK-sanakirja, Tietotekniikan liitto ry) Asiointikanava Tapa tai väline jolla asiointiin liittyvä kommunikointi kahden osapuolen välillä tapahtuu. Viranomaisen ja kansalaisen välisiä mahdollisia asiointikanavia ovat esimerkiksi sähköposti, puhelin, kirje, faksi, sähköinen asiointipalvelu ja käynti virastossa. tiedon löydettävyyden parantaminen asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessien tietoturvallisuuden parantaminen sähköisen säilyttämisen ja hävittämisen mahdollistaminen 2 Maaret Botska

3 1.2 Sosiaalihuollon asiakirjahallintaan vaikuttavaa keskeistä lainsäädäntöä Perustuslaki (731/1999, 10 ) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) Henkilötietolaki (523/1999) Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) eli työelämän tietosuojalaki Hallintolaki 1361/2003 Kielilaki 423/2003 Lisätietoja tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivulta ohjeita, mm. - Henkilötietolaki ja asiakastietojen käsittely kunnallisessa sosiaalihuollossa Henkilötietolaki ja asiakastietojen käsittely yksityisessä sosiaalihuollossa Henkilötietojen käsittelyn ulkoistaminen, yhteiset tietojärjestelmät, verkottuminen ja niihin liittyvät sopimukset Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) Arkistolaki (831/1994) Sosiaalihuoltolaki 710/1982 Sosiaalihuoltoasetus 607/1983 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) Maaret Botska

4 1.3 Keskeistä käsitteistöä Asiakasasiakirjat Sosiaalihuollon asiakaslaissa (812/2000) asiakirja määritellään tarkoittamaan viranomaisen ja yksityisen järjestämään sosiaalihuoltoon liittyvää asiakirjaa, joka sisältää asiakasta tai muuta yksityistä henkilöä koskevia tietoja. Asiakassuunnitelma on suunnitelma asiakkaalle annettavista sosiaalipalveluista ja sosiaalietuuksista. Sosiaalihuollon asiakaslaissa asiakassuunnitelmasta käytetään nimitystä palvelu- ja hoitosuunnitelma. Eri palvelutehtävissä asiakassuunnitelmaa kutsutaan eri nimillä. Kertomusasiakirja on asiakasasiakirja, joka sisältää palvelun järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvät tapahtumatiedot (Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen käsittely ja säilytys raportti, ) Sosiaalihuollossa henkilörekisteriin merkityt tiedot ovat se asiakirjakokonaisuus, joka koostuu sosiaalihuollon asiakaskertomuksesta ja siihen liittyvistä muista asiakirjoista, kuten muun muassa - asiakasta koskevista päätösasiakirjoista ja niiden liitteistä, - asiakkaan luovuttamista tai sosiaalihuollon viranomaisen omaaloitteisesti hankkimista selvityksistä ja lausunnoista. Sosiaalihuoltoa toteutettaessa on laadittava palvelu-, kuntoutus- tai hoitosuunnitelma, jollei se ole ilmeisen tarpeeton. Asiakaslain tavoite on korostaa suunnitelmallisuuden merkitystä kaikessa sosiaalihuollon toiminnassa. Suunnitelmat laaditaan yhteisymmärryksessä asiakkaan kanssa, asiakaslähtöisesti ja ottaen huomioon mahdollisimman kokonaisvaltaisesti asiakkaan tarvitsema palvelujen kokonaisuus Maaret Botska

5 Keskeistä käsitteistöä jatkuu Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen suojaamista valtuudettomalta ja henkilöä vahingoittavalta käsittelemiseltä. Tietosuojaan kuuluvat näin ollen yksityisten henkilöiden yksityisyyden suoja sekä sitä turvaavat oikeudet ja edut henkilötietoja käsiteltäessä Tietoturvalla tarkoitetaan sellaisia hallinnollisia ja teknisiä toimenpiteitä, joiden avulla varmistetaan tietojen asianmukainen käsittely ja tietosuojan toteutuminen. Toimenpiteet kohdistuvat ennen kaikkea tietojen, tietojärjestelmien ja palveluiden luottamuksellisuuden, eheyden ja käytettävyyden turvaamiseen. Rekisterihallinnolla tarkoitetaan rekisterinpitoa koskevan päätöksenteon määrittelyä ja henkilötietolaista johtuvien tehtävien hoidon järjestämistä. Organisaatiolla rekisterinpitäjänä on velvollisuus huolehtia tietojen suojaamisesta ja laadusta niin, että tahattomat muutokset ja oikeudeton käyttö eivät ole mahdollisia. Hoitotilanteissa ja toiminnoissa syntyvistä tiedoista vastaa kuitenkin se henkilö, joka on vastuussa itse hoitotilanteesta. Asiakirjojen käsittelyllä tarkoitetaan asiakastietojen keräämistä, tallettamista, käyttöä, luovuttamista, muuttamista, poistamista, säilyttämistä ja hävittämistä sekä mahdollisia muita asiakastietoihin kohdistuvia toimenpiteitä. Ohjeet koskevat sekä sähköisiä että manuaalisia asiakirjoja Maaret Botska

6 1.4 Asiakasasiakirjojen arkaluonteinen tieto, asiakasasiakirjojen salassapito ja vaitiolovelvollisuus Arkaluonteinen tieto on henkilötieto, joka kuvaa henkilön - rotua tai etnistä alkuperää, - yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista, - rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta, - terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta tai henkilöön kohdistuneita hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia - Seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä - Henkilön sosiaalihuollon tarvetta tai hänen saamiaan sosiaalihuollon palveluja, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia Pääsääntö on, että arkaluonteisten tietojen käsittely on kielletty. Asiakirjat ovat salassa pidettäviä. Niitä saa käyttää vain rekisterin käyttötarkoituksen mukaisiin tehtäviin. Työtehtävissä saatuja salassa pidettäviä tietoja ei saa antaa laittomasti sivullisille. Vaitiolovelvollisuus on asiakirjan salassapito-velvollisuutta laajempi ja se koskee myös sellaista työtehtävissä saatua asiakasta koskevaa tietoa, jota ei välttämättä ole tallennettu asiakirjoihin. Asiakkaaseen liittyvät tiedot tai havainnot kuuluvat vaitiolovelvollisuuden piiriin eikä niitä saa paljastaa sivullisilla Sosiaalihuollossa tietojen käsittely on kuitenkin sallittu mm. sosiaalihuollon viranomaisille, sosiaalihuollon etuuksia myöntävälle viranomaiselle tai yksityiselle palveluntuottaja sosiaalihuoltoa koskevien tietojen osalta. Muita vain silloin kun ne on sosiaalihuollon kannalta välttämättömiä Maaret Botska

7 Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus koskee jokaista, joka työssään sosiaali- ja terveydenhuollon organisaation palveluksessa tai sen tehtäviä suorittaessaan saa tai on saanut tehtävänsä perusteella tietoja asiakkaasta tai terveydentilasta. koskee mm. - henkilöitä, jotka toimeksiantosopimuksen perusteella antavat sosiaali- tai terveydenhuollolle palveluja tämän lukuun. - säilyy senkin jälkeen, kun toiminta tai tehtävän hoitaminen on päättynyt. Sivullisella tarkoitetaan muita kuin asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakkaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvia henkilöitä. Sivullisia ovat esim. - kaikki samassa työyksikössäkin työskentelevät ammattihenkilöt, muut työntekijät ja opiskelijat, jos he eivät osallistu asiakkaan hoitoon tai heidän työtehtäviinsä ei kuulu asiakkaan tietojen käsittely. - asiakkaan omaiset ja läheiset, ellei asiakas ole antanut kirjallista suostumusta tietojensa antoon - toiset asiakkaat, asiakkaat ja vierailijat. Työyksiköiden esimiesten vastuulla on huolehtia asiakastietojen käsittelystä työpaikalla ja työtilojen järjestelyistä niin, ettei tietoja joudu luvattomasti sivullisille. Keskustelut tulee toteuttaa asiakkaan yksityisyyttä kunnioittaen siten kuin asiakkaan kanssa on sovittu. Toisten asiakkaiden tai vierailijoiden ei tule ilman asiakkaan suostumusta saada tietoonsa asiakkaan terveydentilaa koskevia tietoja Maaret Botska

8 1.5 Sosiaalihuollon viranomaisen oikeus ja velvollisuus tiedon luovuttamiseen Julkisuuslaissa on säädetty yleisistä perusteista viranomaisen oikeudesta ja velvollisuudesta antaa salassa pidettäviä tietoja ulkopuoliselle taholle esim. yksityiselle henkilölle tai toiselle viranomaiselle. Julkisuuslain säädökset tulevat sovellettaviksi sosiaalihuollon asiakaslakia täydentävinä tai sen rinnalla. Sosiaalihuollon viranomainen voi antaa salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta tiedon kahdessa eri tapauksessa. - Jos tiedon antamisesta ja oikeudesta on erikseen säädetty - Jos se, jonka etujen suojaamiseksi salassapitovelvollisuus on säädetty, antaa siihen suostumuksensa Salassa pidettäviä tietoja voidaan joutua luovuttamaan sosiaalihuollossa ilman asiakkaan suostumusta tai vastoin hänen kieltoaan. Lähtökohtana on kuitenkin aina, että tietoja luovutetaan asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Sosiaalihuollon järjestäjä saa antaa salassa pidettäviä tietoja ilman asiakkaan suostumusta vaikka asiakas on kieltänyt tiedon luovuttamisen, jos tiedot ovat välttämättömiä asiakkaan - Hoidon, huollon tai koulutuksen tarpeen selvittämiseksi - Hoidon, huollon tai koulutuksen järjestämiseksi - Hoidon, huollon tai koulutuksen toteuttamiseksi tai - Toimeentulon edellytysten turvaamiseksi. Tietoja annetaan vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä asiakkaan välittömän hoidon tai huollon toteuttamiseksi. Asiakastietojen luovutuksesta tehdään aina merkintä asiakasasiakirjoihin. Merkinnästä on käytävä ilmi tietoja luovuttanut henkilö ja luovutuspäivä, kuvaus luovutetuista tiedoista Luovutuksen tarkoitus, luovutuksensaaja sekä myös tapa, jolla tiedot luovutetaan ja tieto siitä, onko luovutus perustunut asiakkaan suostumukseen tai mihin lainsäännökseen se on perustunut 8 Maaret Botska

9 1.5 Asiakasrekisterien käytön valvonta Henkilötietolain mukaan rekisterinpitäjä toteuttaa tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi. Näitä ovat mm. - asiaton pääsy tietoihin - vahingossa tai laittomasti tapahtuva tietojen hävittäminen, muuttaminen, luovuttaminen, siirtäminen tai muu laiton käsittely. Lokirekisterien tiedot Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköistä käsittelyä koskevassa laissa (159/2007) säädetään asiakastietojen käyttö- ja luovutuslokirekistereistä. Lokirekistereihin tallentuvien tietojen avulla on tarkoitus valvoa, että asiakasta koskevia tietoja käsitellään rekisterinpitäjän antamien ohjeiden, määräysten ja lain mukaisesti. Lokirekistereihin tallentuvista tiedoista ilmenee, keiden asiakkaiden tietoja asiakasrekisteriin käyttöoikeuden saanut ammattihenkilö tai muu henkilö on käsitellyt ja milloin tietoja on käytetty. Lokia saavat käyttää vain ne henkilöt, joiden tehtäviin kuuluu vastata tietosuojasta tai seurata tietosuojan toteutumista. --- tietosuojavastaava Maaret Botska

10 Asiakkaan esittämä pyyntö lokitietojen tarkastamisesta Asiakas tai tämän puolesta huoltaja tai edunvalvoja voi esittää lokitietojen tarkastamista koskevan pyynnön kirjallisesti ja esittämään siinä myös perustelut mahdolliselle tietojen väärinkäyttöepäilylle. Pyynnöt toimitetaan tietosuojavastaavalle, joka pyytää ao. asiakasrekisterin / tietojärjestelmän pääkäyttäjän tarkastamaan lokitiedot. - ei asiatonta käyttöä, tietosuojavastaava lähettää tietoja pyytäneelle hänen tietojensa käyttöä koskevan selvityksen. Siitä ilmenee, mitkä ammattiryhmät ja mistä yksiköistä ovat tietoja käyttäneet ja mikä on ollut käytön peruste. Epäily asiattomasta käytöstä, niin ao. käyttäjän esimies / käyttäjien esimiehet ryhtyvät selvittämään asiaa. - ilmoitus tietosuojavastaavalle - tietosuojavastaavan selvitystyö - ilmoitus asiakkaalle - toimenpiteet omassa organisaatiossa ja kuuleminen - mahdolliset kurinpitotoimet jne.. - Kopio selvityksestä arkistoidaan, sitä ei kuitenkaan liitetä asiakaskertomukseen Maaret Botska

11 2 Eri organisaatiomuotojen vaikutus asiakastietojen käsittelyssä (Otteita Kuntaliiton julkaisusta Asiakirjahallinto ja asiakirjatiedon turvaaminen kunnallisten organisaatioiden muutostilanteissa, / verkkokauppa, saatavissa pdf:nä ilmaiseksi, diat 7- ). Kunnan järjestämisvastuulla olevat tehtävät kunta yleensä toteuttaa seuraavan palvelutuotantokaavion mukaisesti. Kuntien hoitamiin tehtäviin ja palveluihin kohdistuu lakisääteisiä velvoitteita, jotka perustuvat eritasoisiin normeihin ja ovat myös eri tavoin velvoittavia. Lainsäädännön ja toimintaympäristön muutokset vaikuttavat aina asiakirjojen käsittelyyn, koska kunnille saa antaa tehtäviä vain lailla säätämällä Oma tuotanto Osakeyhtiö Kuntayhtymät Ostopalvelut Kuntien yhteistoiminta - yksikkö - virasto/liikelaitos - kunnan oma - kuntien yhteinen - normaali kuntayhtymä - liikelaitoskuntayhtymä - kuntayhtymän liikelaitos - yritykset - yhteisöt - yhteinen toimielin - yhteistoiminta-alue - yhteiset virat ja viranomaistehtävät - seutuyhteistyö (oma kokeilulaki) - maakuntakokeilu (oma kokeilulaki) Maaret Botska

12 Lainsäädäntö ja sen muutokset sekä erilaiset organisaatiomuutokset vaikuttavat asiakirjahallinnossa mm. o o o o o o arkistonmuodostajaan ja sen tehtävien olemassaoloon tehtävän hoitoon tehtävän suoritusprosesseissa tehtäväkohtaisten asiakirjojen syntymiseen, käsittelyyn, arkistointiin (mm. säilytysaika), hävittämiseen ja suojaamiseen lakkautettujen organisaatioiden arkistojen päättämiseen tietopalvelun hoitamiseen (tietojen luovutus ja käyttö) hallinnollisten vastuiden jakoon esimerkiksi asiakirjallisten tietojen käsittelyn ohjaamisessa ja säilytysarvon määrittelyssä Arkistolain säännöksiä ja sen nojalla annettuja noudatetaan kunnallisissa viranomaisissa ja kunnallisissa liikelaitoksissa lukuun ottamatta siirtovelvollisuutta arkistolaitokseen sekä rekisteröinnistä ja luetteloinnista annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Kunnallisia osakeyhtiöitä arkistolaki koskee vain siltä osin kun ne suorittavat julkisoikeudellista tehtävää. Arkistolakia ei myöskään tarvitse noudattaa osakeyhtiössä tai yksityisissä yrityksissä, jotka eivät suorita julkista tehtävää. Kunnallisten viranomaisten johtavien viranhaltijoiden, tieto- ja asiakirjahallinnon ammattilaisten lisäksi on toimialojen asiantuntijoiden ja kaikkien asiakirjallisia tietoja käsittelevien tunnettava oma toimintaympäristönsä ja tunnistettava oman toiminnan tuloksena kertyvät asiakirjalliset tiedot Maaret Botska

13 Lisäksi on tunnettava asiakirjallisen tiedon käsittelyn perusteet kuten lainsäädäntö ja sen perusteella annetut määräykset ja ohjeet kuten tietojen käsittelyyn, käyttöön, luovutukseen, salassapitoon ja säilyttämiseen liittyvät velvoitteet. Kunnan tehtävien hoidon ja palvelutuotannon toteutuksessa tapahtuneissa muutoksissa asiakirjahallinnon osalta on tärkeää tietää kenen vastuulla palvelun järjestäminen on jatkossa ja kuka on arkistonmuodostaja muutostilanteen jälkeen. Tämä vaikuttaa olennaisesti siihen päätetäänkö arkistonmuodostus vai jatkuuko arkistonmuodostus siinä organisaatiossa, joka jatkaa tehtävien hoitoa. Lähtökohtaisesti arkistonmuodostus yleensä päättyy kun tehtäviä yhdistetään, jaetaan, siirretään liikelaitokselle tai julkisoikeudelliselle laitokselle, yhtiöitetään tai tuotetaan muuna ostopalveluna Maaret Botska

14 Toimeksiantosopimuksella ostetut palvelut Kunta voi sopia palvelujen ostamisesta toimeksiantosopimuksen perusteella siten, että palvelujen järjestämisvastuu edelleen säilyy kunnalla itsellään. Yksityiset henkilöt, yritykset ja yhteisöt voivat tuottaa ostopalveluita. Näissä tapauksissa kunta itse, sen lautakunta tai organisaatio säilyy edelleen rekisterinpitäjänä. Isäntäkunta, jolla on esimerkiksi ao. toimialapalvelujen järjestämisvastuu, voi ostaa palvelujen tuottajalta toimeksiantosopimuksen perusteella isäntäkunnan lukuun. Tällöin rekisterinpitäjänä säilyy esimerkiksi isäntäkunnan ao. lautakunta tai toimintayksikkö. Kunnallisen organisaation toimeksiantosopimuksella ostetut palvelut tuotetaan toimeksiantajan lukuun. Tämä tarkoittaa myös sitä, että toimeksiantajalla eli viranomaisella on velvollisuus valvoa toimeksisaajan asiakirjatuotantoa. Tämä valvonta toteutuu käytännössä siten, että ensisijaisesti asiakirjamenettelystä sovitaan toimeksiantosopimuksessa (mm. päätökset asiakirjojen laatimisesta, säilytyksestä, arkistointitavasta, hävittämisestä ja tietojen antamisesta). Asiakirjamenettelystä annetaan ohjeet kunnan arkistotoimen toimintaohjeessa ja arkistonmuodostussuunnitelmassa. Sopimuksentekovaiheessa on perusteltua kuulla kunnan arkistotointa johtavaa ja toimialan arkistovastuuhenkilöä arkistotoimen asettamista vaatimuksista. Lisätietoja Henkilötietojen siirtäminen palvelujen järjestämisvastuun siirtyessä esimerkiksi uudelle kunnalle, Tietosuojavaltuutetun kannanotto , Dnro 617/41/2008 Kunnan ja yksityisen palvelujentuottajan väliset sopimukset ja rekisterinpito, Tietosuojavaltuutetun kannanotto , Dnro 1826/41/2007 Muutoksen tyyppi Kunta ostaa palveluja toimeksiantosopimuksella yksityiseltä palveluntuottajalta Arkistonmuodostuksen toteutus ja arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) laadinta Kunnan ostaessa palveluja toimeksiantosopimuksella, niin palvelujen järjestämisvastuu säilyy kunnalla. Tämä koskee soveltuvin osin myös kuntayhtymiä. Asiakirjamenettelystä sovitaan toimeksiantosopimuksessa. Toimeksiantosopimuksena suoritetusta tehtävistä syntyvien asiakirjojen sijainti ja palveluntuottaja merkitään kunnan AMS:aan. Asiakirjamenettelystä annetaan ohjeet kunnan arkistotoimen toimintaohjeessa ja AMS:ssa Maaret Botska

15 Palvelusetelin käyttö Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä annetun lain tarkoituksena on lisätä asiakkaan ja potilaan valinnan mahdollisuuksia, parantaa palvelujen saatavuutta ja edistää kuntien sosiaali- ja terveystoimen sekä elinkeinotoimen ja yksityisten palvelujen tuottajien yhteistyötä. Lakia sovelletaan palvelusetelin käyttämiseen kuntien järjestämissä sosiaali- ja terveyspalveluissa. Mitä tässä laissa säädetään kunnasta, koskee myös kuntayhtymää. Sosiaali- ja terveysministeriö antanee erillistä ohjeistusta siitä, miten palvelusetelillä tuotetuissa palveluissa syntyviä asiakasasiakirjoja käsitellään ja säilytetään. Laki Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä 569/2009 Laki Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä 569/2009,11 Kunta on palvelusetelillä järjestettävässä palvelussa syntyvien potilas- ja asiakasasiakirjojen henkilötietolaissa tarkoitettu rekisterinpitäjä. Palvelujen tuottajan tulee asiakirjoja käsitellessään noudattaa, mitä kunnan asiakirjojen käsittelystä säädetään. Muutoksen tyyppi Arkistonmuodostuksen toteutus ja arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) laadinta Kunnan palvelusetelillä ostetut sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut Kunnan järjestäessä palveluita palvelusetelillä, palvelujen järjestämisvastuu säilyy kunnalla. Tämä koskee soveltuvin osin myös kuntayhtymiä. Asiakirjamenettelystä sovitaan palvelujen tuottajien kanssa. Palvelusetelillä järjestettävistä palveluista syntyvien asiakirjojen sijainti ja palveluntuottajat merkitään kunnan AMS:aan. Asiakirjamenettelystä annetaan ohjeet kunnan arkistotoimen toimintaohjeessa ja AMS:ssa Maaret Botska

16 Muunlainen ostopalvelusopimus Kunnan, isäntäkunnan ja kuntayhtymän ostaessa palveluja palvelun tuottajalta muunlaisella sopimuksella kuin toimeksiantosopimuksella on palvelujen tuottajalla tällöin rekisterinpitovastuu. Palvelun tuottaja on tällöin rekisterinpitäjä ja palvelun ostajan tietojen saanti perustuu asiakkaan lupaan tai ao. lakiin perustuvaan oikeuteen tietojen saantiin. Tällä hetkellä on esitetty erilaisia näkemyksiä siitä, voivatko kunnat ja kuntayhtymät tehdä sellaisia ostopalvelusopimuksia, joissa palveluntuottaja on rekisterinpitäjä. Tässä asiakirjahallinnan käytännön ohjeistuksessa ei oteta kantaa siihen millaisin sopimuksin palvelut tulisi järjestää. Ohjeiden tarkoituksena on puhtaasti auttaa toiminnassa kertyvien asiakirjojen käsittelyä ja säilytystä. Käsittelyyn vaikuttavat luonnollisesti ne sopimuksessa olevat seikat, joissa on sovittu tiedon omistaja/ rekisterinpitäjä sekä yhteistyön tuloksena syntyvien asiakirjojen käsittely ja arkistointi. Tämän vuoksi on tärkeää, että tieto sopimuksessa määritellyistä asioista on oltava asiakirjahallinnon ammattilaisten käytettävissä silloin kun palveluita ostetaan tai osto lopetetaan. Suositeltavaa on, että kunnat ohjaavat myös yksityisiä palveluntuottajia käyttämään soveltuvin osin kunnallisen asiakirjahallinnan ja arkistotoimen ohjeita ja suosituksia, mikäli palvelun tuottajan toimialaa ei asiakirjojen käsittelyn osalta ohjata tarkemmin ao. erityislainsäädännössä olevin määräyksin. Yksityiset palveluntuottajat saattavat kaivata tällöin ohjeita erityisesti asiakirjojen säilytysajoista ja tavoista. Yksityisiltä organisaatioilta ostopalveluna suoritetuista tehtävistä syntyvien asiakirjojen sijainnista on tehtävä merkinnät kunnan AMS:aan. Lisätietoja Kunnan ja yksityisen palveluntuottajan väliset sopimukset ja rekisterinpito Tietosuojavaltuutetun kannanotto ,Dnro 1826/41/2007 Tietosuojavaltuutetun toimisto, Henkilötietolaki ja asiakastietojen käsittely yksityisessä sosiaalihuollossa, päivitetty Oikeus saada salassa pidettäviä tietoja, esimerkiksi maksettavan korvauksen oikeellisuuden tarkistamiseksi, KHO /3203, KHO /4761 ja KHO / Maaret Botska

17 Muita myytäviä tai ostettavia palveluita Kunnan muita myytäviä tai ostettavia palveluita tai yksittäisiä toimeksiantoja ovat myös kirjanpidon tai palkkalaskennan ulkoistamissopimukset ja mahdollisesti siihen sisältyvät palvelusuhteen asiainhoitoon liittyvät tulosteet. Kunnallinen organisaatio on tällöinkin lainsäädännöllisesti vastuussa henkilöstönsä oikeusturvaan työnantajalle säädetyistä asioista, mm. tietojen turvaaminen säilyvyyden, saatavuuden ja käytettävyyden osalta. Asiakirjojen säilytystä ja käsittelyä koskevat säännökset edellyttävät mm. eläketietojen saatavuutta, joten eläketietoja tulee säilyttää 75 vuotta palkansaajan syntymästä tai 50 vuotta viimeisestä tehdystä merkinnästä. Taloushallinnossa mm. kirjanpitolaki asettaa kirjanpitovelvollisille omia vaatimuksiaan kuten tilitositteiden säilytysajoista sekä arkistolaitos tilinpäätöksen pysyvästi säilyttämisestä. Lisätietoja Tietosuojavaltuutetun toimisto, Henkilötietojen käsittelyn ulkoistaminen, yhteiset tietojärjestelmät, verkottuminen ja niihin liittyvät sopimukset, päivitetty Eri terveydenhuollon toimintayksiköiden potilasrekisteritietojen tallettaminen samaan ulkopuolisen palvelun tuottajan ylläpitämään tietokantaan, Tietosuojavaltuutetun kannanotto , Dnro 163/41/2001 Keva ohjaa kunnallisten organisaatioiden eläkkeisiin vaikuttavien palkkatietojen säilyttämistä Yksityisiltä organisaatioilta ostopalveluna suoritetuista tehtävistä syntyvien asiakirjojen sijainnista on tehtävä merkinnät kunnan AMS:aan Maaret Botska

18 Kuntien ja kuntayhtymien väliset sopimukset ja yksityisten palveluntuottajien käyttö Kunnan tai kuntayhtymän toimeksiantoon perustuvassa palvelun tuottamisessa tulee puite- ja ostopalvelusopimuksessa sopia palvelun toteutuksessa syntyvien asiakastietojen käsittelystä, säilyttämisestä ja hävittämisestä. Toimeksiantosuhteeseen perustuvan palvelun asiakastiedot kuuluvat sen viranomaisen (kunnan, kuntayhtymän tai muun vastaavan palvelun järjestämisestä vastaavan toimielimen) henkilörekisteriin, jonka toiminnan tuloksena tiedot syntyvät. Kunnan sosiaalihuollosta vastaavan toimielimen toimeksiannosta tai muutoin sen lukuun tuotetun palvelun yhteydessä syntyneet asiakirjat ovat kyseisen toimielimen asiakirjoja ja sillä on niitä koskeva arkistovastuu. Palvelun toteuttamisesta vastaava yksikkö säilyttää asiakastiedot itsellään niin kauan kuin asiakas saa palvelua. Tiedot kuuluvat myös palvelun aikana rekisterinpitäjälle ja rekisterinpitäjällä on oikeus omien tietojensa tarkasteluun myös palvelun ollessa käynnissä. Palvelun päättymisen jälkeen asiakasta koskevat tiedot tulee kokonaisuudessaan toimittaa rekisterinpitäjälle eli sille kunnalle, joka on ostanut palvelun. Nykyisin tiedot toimitetaan palvelunjärjestäjälle pääsääntöisesti paperimuodossa tulostamalla ne palvelun tuottajan tietojärjestelmästä. Palveluntuottaja ei saa säilyttää asiakasta koskevia tietoja tämän palvelun päätyttyä vaan hänen on poistettava tiedot esimerkiksi tietojärjestelmästä tai muusta tietokannasta. 18 Maaret Botska

19 Ostopalveluissa kunnan ja yksityisen palveluntuottajan välisessä sopimuksessa tulee yksityiskohtaisesti sopia myös henkilötietojen käsittelyyn ja rekisterinpitoon liittyvistä tehtävistä ja vastuista, mm. yhtäläinen käsitys siitä, kuka on palvelun yhteydessä kerättävien asiakastietojen rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjällä on mm. oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä ja rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta. Rekisterinpitäjä päättää rekisterin tietojen luovuttamisesta ja huolehtii niiden arkistoinnista tai hävittämisestä. Asiakastietoja säilytetään sekä sähköisessä muodossa tietojärjestelmissä että paperimuodossa. Määräajan säilytettävät tiedot voidaan säilyttää sähköisesti, kunhan niiden poistaminen tietokannasta toteutetaan hallitusti tietojen säilytysaikojen päätyttyä. Paperisessa säilyttämisessä asiakasasiakirjat sijoittuvat eri toimipisteisiin asiakkuuden eri vaiheissa. Asiakkuudesta syntyvät asiakirjatiedot ovat usein asiakaskohtaisissa kansioissa ja sinne tulostetaan myös asiakastietojärjestelmissä olevaa tietoa. Pysyvästi säilytettävät sosiaalihuollon asiakastiedot säilytetään ainoastaan paperimuodossa. 8, 18, 28 päivänä syntyneiden tiedot Käytännössä asiakaspalveluprosessista ja päätöksenteosta vastaa usein yksittäinen sosiaalihuollon työntekijä. Tällöin myös asiakirjojen käsittely ja asiakaskohtaisten kansioiden tietomassan seulonta eli säilytyksen määräajan täyttäneiden asiakasasiakirjojen hävittäminen on hänen tehtävänsä. 19 Maaret Botska

20 3 Asiakastietojen käsittelyn ja arkistoinnin suunnittelu ja toteutus (sähköinen / manuaalinen) 3.1 Asiakirjahallinnossa hyvä tiedonhallintatapa tarkoittaa asiakirjatietojen Saatavuutta Asiakirjojen ja tietoaineistojen konkreettinen saatavuus Asiakirjojen julkisuusaste sekä tietosuojan ja tietoturvan varmistaminen Viranomaisen velvollisuus edistää toimintansa avoimuutta Käytettävyyttä Kirjaamisen tai muun rekisteröinnin, arkistoinnin ja luetteloinnin suunnittelu Erilaiset hakumahdollisuudet turvattava asiakirjojen fyysisen muodon vaihteluista huolimatta Asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen säilytysarvon määrittely Tarpeettoman aineiston hävittäminen Säilymistä Asiakirjat laaditaan arkistokelpoisia menetelmiä käyttäen Säilytetään tiloissa, joissa ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä Eheyttä Tiedon muodon säilyttäminen tahattomalta tai lainvastaiselta muuttamiselta Asiakirjojen käsittelyketjujen luotettavuus ja aukottomuus Suojaamista Varautuminen poikkeusoloihin koko asiakirjan elinkaaren ajan 20 Maaret Botska

21 3.2 Asiakirjahallinnan vastuiden jako omassa organisaatiossa Arkistotointa johtava (ArkL 831/1994, 9 ) - vastaa kunnallisen organisaation arkistoimen hoidosta ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista Arkistovastuuhenkilöt (arkistonmuodostajan vastuu, 8.1 ) - Arkistonmuodostaja vastaa oman tehtävä-alueen arkistotoimesta yhteistyössä arkistotointa johtavan kanssa Tietosuojavastaava (asiakastietolaki 20.3 ) - tehtävänä on Tehtävistä ja organisoinnista lisätietoja saa tietosuojavaltuutetun kotisivulta Maaret Botska

22 3.3 Lakisääteinen arkistonmuodostussuunnitelman laadinta (AMS), ArkL 8 arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty Ohjeita AMS:n laatimiseksi annetaan arkistolaitoksen AMS-oppaassa ja sen eams-osiossa sekä eams:n käyttöönottosuunnitelmaohjeessa Arkistonmuodostaja ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA (ams) laati/pv: TIEDONHALLINNAN SUUNNITELMA Nro ja päätehtävä - arkistolaki 8 tarkisti ja hyväksyi: Nro ja tehtävä - julkisuuslaki, henkilötietolaki, sähköinen asiointilaki Nro ja tehtävän alatehtävä vahvisti käyttöön: Tehtävän käsittelyn Syntyvät tiedot/asiakirja- Rekisteröinti/ Julkisuus Henkilö- Säilytysaika Säilytys- Säilytys- Käsittelijä/ Suojelu- Arkisto- Lisätietoja kulun kuvaus= kokonaisuus/ tietojärjes- tieto työpiste kokonais muoto järjestys Säilytyksen luokka tunnus käsittelyvaiheet asiakirjan nimi= telmä vastuuhenkilö/ asiakirjallinen tieto säilytyspaikka Maaret Botska

23 AMS:n sisältö ja rakenne Asiakirjallisen tiedon käsittely ja hallinta suunnittelu, prosessit ja ohjeet Hyvän tiedonhallintatavan vaatimusten mukaisesti viranomainen kartoittaa tehtävänsä ja laatii niistä kuvaukset asiankäsittelyprosessit (työnkulun kuvaukset) mm. arkistonmuodostuksen suunnittelua varten. Tehtäväkohtaiset prosessit kuvataan asian vireille tulosta aina päätöstoimenpiteisiin saakka. Asiankäsittelyprosessiin liitetään käsittelyvaiheissa käsitellyt asiakirjat ja asiakirjalliset tiedot. Asiakirjaprosessien kuvaus sisältää asiankäsittelyssä asiakirjoille tehtävien toimenpiteiden lisäksi myös asiakirjojen hävittämiseen ja arkistointiin liittyvät toimenpiteet SÄHKE 2 /JHS 176 kuva asianhallinnan prosessista pelkistettynä: AMS:sta käy ilmi asiankäsittelyprosessit, asiakirjat sekä toimenpiteet, joita tehdään prosessin aikana asiakirjoille. Lisäksi merkitään kaikki ne toimijat, jotka liittyvät asiankäsittelyyn sekä heidän oikeutensa asiankäsittelyprosessissa. AMS ja sen sisältämät prosessikuvaukset pidetään ajan tasalla ja ylläpito tulee vastuuttaa. AMS antaa kokonaiskuvan organisaation eri toimenpiteiden tuloksena syntyvistä eri prosessien asioiden käsittelystä, toimijoista, toimenpiteistä ja toimenpiteiden seurauksena syntyvistä asiakirjoista ja asiakirjojen käsittelystä. Maaret Botska

24 LAADINTAPROSESSIN VAIHEET 1 Tehtävät ja käsittelyprosessit 2 Asiakirjaryhmät tietoaineistot 3 Rekisteröinti ja tietojärjestelmä 4 Julkisuus-, salassapito- ja henkilötietoluonne 5 Säilytysaikojen määrittely 6 Säilytysmuoto 7 Säilytysjärjestys (paperiasiakirjat) 8 Vastuuhenkilöiden/-organisaatioiden määrittely 9 Suojeluluokat 10 Arkistotunnukset 11 AMS hyväksyminen ja käyttöönotto 12 AMS säilyttäminen 13 AMS ylläpito AMS = tietojärjestelmässä tai ympäristössä Arkistolaitoksen ohje: 24 Maaret Botska

25 1) Tehtävät ja käsittelyprosessit Arkistolaki Julkisuuslainsäädäntö Sähköisen asioinnin lainsäädäntö Hallintolaki Toimialakohtainen Erityislainsäädäntö Arkistolaitoksen määräykset, ohjeet, suositukset, oppaat Julkisen hallinnon suositukset, JHS Valtiovarainministeriön ohjeet ja suositukset, VAHTI Kartoitetaan organisaation tehtävät ja kuvataan käsittelyprosessit Tehtävien ja toimintaprosessien kartoituksen perustaksi tarvitaan: organisaatiota koskevat lait, asetukset ja ohjesäännöt (kunnallishallinnossa useimmiten johtosäännöt, taloussääntö, hallintosääntö), toimintastrategiat, laatukäsikirjat, toimintakertomukset ja työjärjestykset mahdolliset valmiit prosessikuvaukset ja työnkulut -- Julkisen hallinnon suositus JHS 152 Prosessien kuvaukset: Yleinen rakenne, esitysmuoto ja käsitteet. Organisaation tehtävistä laaditaan luokitus, jonka pohjalle arkistonmuodostussuunnitelma rakentuu - Päätehtävät, tehtävät ja alatehtävät - Selkeät kokonaisuudet Suunnitellaan ja kuvataan tehtävien käsittelyyn liittyvät vaiheet ja toimenpiteet 25 Maaret Botska

26 Tehtäväluokituksen hierarkkinen rakenne - koskee sekä päämäärätehtäviä että tukitoimintoja Tehtäväluokitus Päätehtävä Toimiala Tehtävä Tehtävä Tehtävä Alatehtävä Alatehtävä Alatehtävä Alatehtävä Palvelumuodot ja palveluprosessit Päätehtävä Päätehtävä palvelun käsittelykuvaukset Päätehtävä Maaret Botska

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo

Lisätiedot

Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen

Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen Sosiaali- ja Terveydenhuollon ATK-päivät 2015 Tampere Pia-Liisa Heiliö Neuvotteleva virkamies 12.5.2015

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 17.1.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT

Lisätiedot

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste

Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN

Lisätiedot

Rekisteri kuntaan yksityisesti sijoitetuista lapsista

Rekisteri kuntaan yksityisesti sijoitetuista lapsista Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö 18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa

Lisätiedot

Ottolapsineuvonnan asiakasrekisteri

Ottolapsineuvonnan asiakasrekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA

SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA Päivitetty 15.09.2010 www.tietosuoja.fi 2 SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA Tämän ohjeen tarkoituksena on antaa suosituksia sähköpostin

Lisätiedot

MÄNTSÄLÄN KUNTA Mustijoen perusturva Laadittu 27.10.2015. sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ

MÄNTSÄLÄN KUNTA Mustijoen perusturva Laadittu 27.10.2015. sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja - Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä Mäntsälän kunta, Heikinkuja 4 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Lisätiedot

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL Järvenpää p. keskus

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL Järvenpää p. keskus 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Lasten

Lisätiedot

Sisällysluettelo. 1 JOHDANTO Irma Pahlman... 11

Sisällysluettelo. 1 JOHDANTO Irma Pahlman... 11 Sisällysluettelo 1 JOHDANTO Irma Pahlman... 11 2 KÄSITEMÄÄRITTELYT JA LÄHTEET Irma Pahlman... 13 2.1 Käsitemäärittelyt... 13 2.2 Oikeuslähteet... 16 2.2.1 Henkilötietodirektiivi (Euroopan parlamentin ja.

Lisätiedot

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.

Lisätiedot

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille

Lisätiedot

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) 019 264 5000 puhelin (vaihde) 019 264 5000

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) 019 264 5000 puhelin (vaihde) 019 264 5000 TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja - Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä Mäntsälän kunta, Heikinkuja 4 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Lasten

Lisätiedot

Sosiaalihuollon tiedonhallinta - valmistautuminen Kansaan Case Kallio PPKY 06.10.2015 Merja Hauhtonen, tietohallintopäällikkö

Sosiaalihuollon tiedonhallinta - valmistautuminen Kansaan Case Kallio PPKY 06.10.2015 Merja Hauhtonen, tietohallintopäällikkö Sosiaalihuollon tiedonhallinta - valmistautuminen Kansaan Case Kallio PPKY 06.10.2015 Merja Hauhtonen, tietohallintopäällikkö Sosiaalihuollon tiedonhallinnan nykytilasta Sosiaalipalvelut pääsääntöisesti

Lisätiedot

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista

Lisätiedot

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT

Lisätiedot

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013 Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi Marja Lehtisaari 11.2.2013 Arkistoinnin lainsäädäntö Perustuslaki 73/1999 Arkistolaki 831/1994 Julkisuuslaki 621/1999 Muutos 23.6.2005 495/2005, voimaan 1.10.2005

Lisätiedot

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24 1 TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24 Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidyille annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä (HetiL

Lisätiedot

Laitoshuollon rekisteri

Laitoshuollon rekisteri Tietosuojaseloste 1/6 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Vanhus- ja vammaispalvelujen johtaja

Lisätiedot

Rekisteri- ja tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24

Rekisteri- ja tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Rekisteri- ja tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidylle annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä

Lisätiedot

Lapsen elatuksen rekisteri

Lapsen elatuksen rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste

Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) 019 264 5000

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) 019 264 5000 TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja - Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä Mäntsälän kunta, Heikinkuja 4 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Lisätiedot

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö HÄMEENKYRÖN KUNTA REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Perusturva Terveyspalvelut 15.4.2014 1. Terveydenhuollon toimintayksikkö (rekisterinpitäjä) 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö Rekisteriasioiden

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän

Lisätiedot

Henkilötietolaki 10 ja 24 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11.3, 12-13, 20.2 ja 21.1. Ikäihmisten lautakunta

Henkilötietolaki 10 ja 24 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11.3, 12-13, 20.2 ja 21.1. Ikäihmisten lautakunta REKISTERISELOSTE JA ASIAKKAAN INFORMOINTI Henkilötietolaki 10 ja 24 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11.3, 12-13, 20.2 ja 21.1 Päivitetty: 19.1.2015 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä

Lisätiedot

Nimi: Perusturvajohtaja Mari Antikainen, puh. 044 718 6401. Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Nimi: Perusturvajohtaja Mari Antikainen, puh. 044 718 6401. Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 1/2015 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Nimi: Kuopion

Lisätiedot

Päiväkotipalvelujen palveluntuottajien hyväksyminen edellyttää seuraavien vaatimusten täyttymistä:

Päiväkotipalvelujen palveluntuottajien hyväksyminen edellyttää seuraavien vaatimusten täyttymistä: Nastolan kunta Varhaiskasvatus Palveluseteli lasten päivähoidossa PALVELUNTUOTTAJIEN HYVÄKSYMISEN EDELLYTYKSET Päiväkotipalvelujen palveluntuottajien hyväksyminen edellyttää seuraavien vaatimusten täyttymistä:

Lisätiedot

Moniammatillisista työryhmistä ja tietojen vaihdosta lastensuojelun kentässä Jyväskylä 25.1.2013. Maria Haarajoki Lakimies, OTM Pelastakaa Lapset ry

Moniammatillisista työryhmistä ja tietojen vaihdosta lastensuojelun kentässä Jyväskylä 25.1.2013. Maria Haarajoki Lakimies, OTM Pelastakaa Lapset ry Moniammatillisista työryhmistä ja tietojen vaihdosta lastensuojelun kentässä Jyväskylä 25.1.2013 Maria Haarajoki Lakimies, OTM Pelastakaa Lapset ry Päiväys Moniammatillinen yhteistyö Lasten ja perheiden

Lisätiedot

Henkilötietolaki 10 ja 24 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11.3, 12-13, 20.2 ja 21.1. Lasten ja nuorten lautakunta

Henkilötietolaki 10 ja 24 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11.3, 12-13, 20.2 ja 21.1. Lasten ja nuorten lautakunta REKISTERISELOSTE JA ASIAKKAAN INFORMOINTI Henkilötietolaki 10 ja 24 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11.3, 12-13, 20.2 ja 21.1 Päivitetty: 06.09.2013 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä

Lisätiedot

Isyyden selvittämisen rekisteri

Isyyden selvittämisen rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

Lokipolitiikka (v 1.0/2015)

Lokipolitiikka (v 1.0/2015) KYS erityisvastuualue Etelä-Savon sairaanhoitopiiri Lokipolitiikka (v 1.0/2015) Sisällys 1 JOHDANTO... 2 2 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄ LAINSÄÄDÄNTÖ... 2 3 LOKI JA LOKITIETO... 3 4 LOKITIETOJEN

Lisätiedot

Järvenpään kaupunki/ lasten ja nuorten palvelualue. Hallintokatu 2, PL 41, 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797

Järvenpään kaupunki/ lasten ja nuorten palvelualue. Hallintokatu 2, PL 41, 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 1 / 7 Tietosuojaseloste 1/6 - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 3.1.2014 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta Järvenpään kaupunki/

Lisätiedot

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 1/2015 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Katuosoite: Kuopion

Lisätiedot

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 1/2015 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Katuosoite: Kuopion

Lisätiedot

Omasote rekisteriseloste

Omasote rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste 18.6.2014 Omasote rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste 18.6.2014 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN

Lisätiedot

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) 019 264 5000

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) 019 264 5000 TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja - Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä Mäntsälän kunta, Heikinkuja 4 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Lisätiedot

Tehostetun asumispalvelun rekisteri

Tehostetun asumispalvelun rekisteri Tietosuojaseloste 1/6 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Vanhus- ja vammaispalvelujen johtaja

Lisätiedot

MALLI JULKISEN TERVEYDENHUOLLON POTILAIDEN INFORMOINNISTA

MALLI JULKISEN TERVEYDENHUOLLON POTILAIDEN INFORMOINNISTA TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO MALLI JULKISEN TERVEYDENHUOLLON POTILAIDEN INFORMOINNISTA Päivitetty 15.09.2010 www.tietosuoja.fi 2 Malli rekisterinpitäjille julkisessa terveydenhuollossa (mallia voidaan

Lisätiedot

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 1/2015 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Nimi: Katuosoite:

Lisätiedot

Henkilötietolaki 10 ja 24 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11.3, 12-13, 20.2 ja 21.1. Lasten ja nuorten lautakunta

Henkilötietolaki 10 ja 24 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11.3, 12-13, 20.2 ja 21.1. Lasten ja nuorten lautakunta REKISTERISELOSTE JA ASIAKKAAN INFORMOINTI Henkilötietolaki 10 ja 24 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11.3, 12-13, 20.2 ja 21.1 Päivitetty: 19.1.2015 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä

Lisätiedot

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 9/ 2011 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Katuosoite:

Lisätiedot

Perusopetuksen johtaja Ilkka Kalo Vantaan kaupunki / sivistystoimi Perusopetuksen tulosalue Asematie 6 A 01300 Vantaa

Perusopetuksen johtaja Ilkka Kalo Vantaan kaupunki / sivistystoimi Perusopetuksen tulosalue Asematie 6 A 01300 Vantaa 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan kaupungin opetuslautakunta Vantaan kaupunki / sivistystoimi Asematie 6 A 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perusopetuksen johtaja Ilkka Kalo Vantaan

Lisätiedot

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 1/2015 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Nimi: Katuosoite:

Lisätiedot

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava

Lisätiedot

Yksityisen terveydenhuollon potilasasiakirjat

Yksityisen terveydenhuollon potilasasiakirjat Yksityisen terveydenhuollon potilasasiakirjat 5.9.2007 1 Sisällys Yksityisen terveydenhuollon potilasasiakirjat 1 Potilasasiakirjat 1 Potilasasiakirjarekisteri 1 Rekisterinpitäjän vastuu ja velvollisuudet

Lisätiedot

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 11.2.2014 1. Rekisterinpitäjä Nimi Hevostoiminta Laukki Yksityinen elinkeinonharjoittaja, Y-tunnus 2601111-1 Yhteystiedot Puh: 040-186 2222,

Lisätiedot

HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10. Laatimispäivä: 20.9.2011

HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10. Laatimispäivä: 20.9.2011 HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispäivä: 20.9.2011 1. Rekisterinpitäjä Nimi Pieksämäen kaupungin sosiaalilautakunta. 1.1.2009 Terveyslautakunta 1.1.2010 Perusturvalautakunta

Lisätiedot

Tutkittavan informointi ja suostumus

Tutkittavan informointi ja suostumus Tutkittavan informointi ja suostumus yhdistettäessä tutkittavilta kerättyjä tietoja rekisteritietoihin Ylitarkastaja Raisa Leivonen Tietosuojavaltuutetun toimisto 9.12.2010 Kysy rekisteritutkimuksen luvista

Lisätiedot

Kasvatus- ja perheneuvonnan rekisteri

Kasvatus- ja perheneuvonnan rekisteri Tietosuojaseloste 1/6 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE. Tervon kunta 4.2.2016. Tarkoitettu asiakkaille. Henkilötietolaki (523/99) 10, 24. Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

REKISTERISELOSTE. Tervon kunta 4.2.2016. Tarkoitettu asiakkaille. Henkilötietolaki (523/99) 10, 24. Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) Tervon kunta 4.2.2016 REKISTERISELOSTE Tarkoitettu asiakkaille Henkilötietolaki (523/99) 10, 24 Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) Sisällys 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa Tietosuojaseloste 1/5 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41 Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA Johdanto Tietosuojapolitiikassa kuvataan henkilöön liittyvien henkilötietojen tai muiden luottamuksellisten tietojen käytön periaatteet ja menetelmät

Lisätiedot

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 4 /2016 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Nimi: Katuosoite:

Lisätiedot

Yhteyshenkilö Kehittämispäällikkö Marja Viljamaa

Yhteyshenkilö Kehittämispäällikkö Marja Viljamaa 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan kaupungin opetuslautakunta Vantaan kaupunki / sivistystoimi Asematie 6 A 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Nuoriso- ja aikuiskoulutuksen johtaja Paula

Lisätiedot

Yksityiset palveluntuottajat sosiaali- ja terveydenhuollossa Asiakastietojen hallinnointi, yksityiselämän suoja ja tietosuoja

Yksityiset palveluntuottajat sosiaali- ja terveydenhuollossa Asiakastietojen hallinnointi, yksityiselämän suoja ja tietosuoja Yksityiset palveluntuottajat sosiaali- ja terveydenhuollossa Asiakastietojen hallinnointi, yksityiselämän suoja ja tietosuoja Lakimies Kaisa Heino Eksoten tietosuojavastaava 12.10.2011 Asiakastiedot osa

Lisätiedot

Sairaalan talousjohtaja. 3. Rekisterin nimi Niuvanniemen sairaalan potilaslaskutusrekisteri

Sairaalan talousjohtaja. 3. Rekisterin nimi Niuvanniemen sairaalan potilaslaskutusrekisteri REKISTERISELOSTE 1 (5) 1. Rekisterin pitäjä Nimi Niuvanniemen sairaala (valtion mielisairaala) Postiosoite Niuvankuja 65 70240 KUOPIO Puhelin 0295 242 111 (vaihde) 2. Rekisteriasioita hoitava henkilö tai

Lisätiedot

TIETOSUOJASELOSTE rekisteriseloste ja asiakkaan informointi henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24

TIETOSUOJASELOSTE rekisteriseloste ja asiakkaan informointi henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 TIETOSUOJASELOSTE rekisteriseloste ja asiakkaan informointi henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Laatimispäivä: 1.3.2013 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää Kallaveden työterveyshuollon rekisterin rekisteriselosteen

Lisätiedot

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö HÄMEENKYRÖN KUNTA REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Perusturva Terveyspalvelut Laatimispäivä 24.7.2007 Päivitetty 15.4.2014 1. Terveydenhuollon toimintayksikkö (rekisterinpitäjä) 2. Rekisteriasioista

Lisätiedot

SOSIAALIHUOLLON ASIAKASASIAKIRJOJEN RAKENTEET

SOSIAALIHUOLLON ASIAKASASIAKIRJOJEN RAKENTEET SOSIAALIHUOLLON ASIAKASASIAKIRJOJEN RAKENTEET Terveydenhuollon ATK-päivät Jyväskylä 26.5.2009 Päivi Tossavainen Projektitutkija Shiftec-tutkimusyksikkö Kuopion yliopisto Esityksen rakenne asiakirjamääritystyön

Lisätiedot

Toimeentulotuen rekisteri

Toimeentulotuen rekisteri Tietosuojaseloste 1/6 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö 2.a. Osarekisteriasioista vastaava

Lisätiedot

Lastensuojelun asiakasrekisteri

Lastensuojelun asiakasrekisteri Tietosuojaseloste 1/6 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

Suostumuskäytännöt Suomen perustuslaki

Suostumuskäytännöt Suomen perustuslaki Suostumuskäytännöt 2..205 THL / OPER - OTK Joni Komulainen Suomen perustuslaki 6 Yhdenvertaisuus 0 Yksityiselämän suoja: Jokaisen yksityiselämä, kunnia ja kotirauha on turvattu: - Henkilötietojen suojasta

Lisätiedot

Potilas aktiivisena toimijana omassa hoidossaan

Potilas aktiivisena toimijana omassa hoidossaan Potilas aktiivisena toimijana omassa hoidossaan Suomen EDI-LEIDIT ry seminaari 27.9.2007 VR-kokouskeskus, Helsinki Synnöve Amberla varatuomari Suomen Kuntaliitto Perustuslaki Yhdenvertaisuus (6 ) Oikeus

Lisätiedot

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 1/2015 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Katuosoite: Kuopion

Lisätiedot

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24 1 TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24 Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidyille annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä (HetiL

Lisätiedot

TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16

TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16 SIHTEERITYÖN JA ASIAKIRJAHALLINNON TUTKINTOTOIMIKUNNAN INFOTILAISUUS 22.5.2013, Elinkeinoelämän keskusliito TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi,

Lisätiedot

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo

Lisätiedot

MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI

MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI Päivitetty 27.07.2010 www.tietosuoja.fi 2 Malli henkilötietojen käsittelyn/henkilörekisterin

Lisätiedot

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 1/2015 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Nimi: Kuopion

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI MUISTIO Numero 1 TALOUS- JA SUUNNITTELUKESKUS Tietotekniikkaosasto 13.11.2012

HELSINGIN KAUPUNKI MUISTIO Numero 1 TALOUS- JA SUUNNITTELUKESKUS Tietotekniikkaosasto 13.11.2012 HELSINGIN KAUPUNKI MUISTIO Numero 1 13.11.2012 HELMI-EXTRANET-KÄYTTÖPOLITIIKKA SISÄLTÖ 1 Extranet-tunnuksen käyttöpolitiikka 2 Käyttäjätunnusten myöntöperusteet 3 Salasanat Käyttäjätunnuksen hyväksyttävä

Lisätiedot

Mitä palvelusetelillä tarkoitetaan. Infotilaisuus 23.2.2012. Maritta Koskinen 1 22.2.2012

Mitä palvelusetelillä tarkoitetaan. Infotilaisuus 23.2.2012. Maritta Koskinen 1 22.2.2012 Mitä palvelusetelillä tarkoitetaan Infotilaisuus 23.2.2012 Maritta Koskinen 1 Taustaa palvelusetelille Aiemmat säädökset palvelusetelistä vuonna 2004 Laajentui vuonna 2008 Palvelusetelilaki (569/2009)

Lisätiedot

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 3/2016 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Nimi: Katuosoite:

Lisätiedot

sosiaalihuollon peruspalvelut lapsiperheiden peruspalvelut

sosiaalihuollon peruspalvelut lapsiperheiden peruspalvelut Palvelutehtävä sosiaalihuollon peruspalvelut lapsiperheiden peruspalvelut työikäisten peruspalvelut iäkkäiden peruspalvelut Sosiaaliapalvelu kasvatus- ja perheneuvonta perhetyö siivouspalvelu ateriapalvelu

Lisätiedot

Pro Consona vammaispalveluiden asiakasrekisterin rekisteriseloste

Pro Consona vammaispalveluiden asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Pro Consona vammaispalveluiden asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

Laukaan kunnan sosiaali- ja terveyslautakunta Henkilötietolain mukainen REKISTERISELOSTE Effica Lastenvalvoja 11.10.2007 Sivu 1/6

Laukaan kunnan sosiaali- ja terveyslautakunta Henkilötietolain mukainen REKISTERISELOSTE Effica Lastenvalvoja 11.10.2007 Sivu 1/6 Effica Lastenvalvoja 11.10.2007 Sivu 1/6 1 Rekisterin nimi Effica Lastenvalvoja (isyyden selvittämiseen liittyvät tehtävät sekä huoltajuuteen, tapaamisoikeuteen ja elatussuhteisiin liittyvät sopimukset

Lisätiedot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen

Lisätiedot

asema ja oikeudet Esitteitä 2001:1 selkokieli

asema ja oikeudet Esitteitä 2001:1 selkokieli Sosiaalihuollon asiakkaan asema ja oikeudet Esitteitä 2001:1 selkokieli Sosiaalihuollon asiakkaan asema ja oikeudet Lakia sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista kutsutaan lyhyesti asiakaslaiksi.

Lisätiedot

Parik säätiön tietosuojaseloste

Parik säätiön tietosuojaseloste Parik säätiön tietosuojaseloste Sisällysluettelo 1. Rekisterin nimi... 2 2. Rekisterinpitäjä... 2 3. Rekisterin vastuuhenkilö... 2 4. Rekisteriasioita hoitava(t) henkilö(t)... 2 5. Rekisterin käyttötarkoitus...

Lisätiedot

Tietosuoja ja tietoturva

Tietosuoja ja tietoturva Tietosuoja ja tietoturva Tietosuoja ja tietoturva Tietosuoja turvaa tiedon kohteen yksityisyyden sekä edut ja oikeusturvan. Tietoturva on käytännön toimenpiteet joilla tietosuoja pyritään toteuttamaan.

Lisätiedot

Sodankylän perusturvalautakunta Jäämerentie 1, 99600 Sodankylä. Kati Aikio-Mustonen. Johtava sosiaalityöntekijä. Puhelin 040-8409018

Sodankylän perusturvalautakunta Jäämerentie 1, 99600 Sodankylä. Kati Aikio-Mustonen. Johtava sosiaalityöntekijä. Puhelin 040-8409018 Sodankylän kunta Perusturvalautakunta 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ Lastenvalvojan asiakasrekisteri (Effica) Käyntiosoite Postiosoite Sodankylän perusturvalautakunta Jäämerentie 1, 99600 Sodankylä

Lisätiedot

REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24

REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispäivä: 6.3.2012 Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidyille annettava informaatio

Lisätiedot

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 10 / 2015 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Katuosoite:

Lisätiedot

Sosiaaliturvan asiakasrekisteri/ nuorten ja aikuisten palvelut (Effica) Sodankylän perusturvalautakunta Jäämerentie 1, 99600 Sodankylä

Sosiaaliturvan asiakasrekisteri/ nuorten ja aikuisten palvelut (Effica) Sodankylän perusturvalautakunta Jäämerentie 1, 99600 Sodankylä Sodankylän kunta Perusturvalautakunta 1. REKISTERIN NIMI Sosiaaliturvan asiakasrekisteri/ nuorten ja aikuisten palvelut (Effica) 2. REKISTERINPITÄJÄ Käyntiosoite Postiosoite Sodankylän perusturvalautakunta

Lisätiedot

Välittämisen koodi. Hyvinvoiva lapsi ja nuori Johanna Sorvettula, hallintojohtaja, varatuomari. Johanna Sorvettula 1

Välittämisen koodi. Hyvinvoiva lapsi ja nuori Johanna Sorvettula, hallintojohtaja, varatuomari. Johanna Sorvettula 1 Välittämisen koodi Hyvinvoiva lapsi ja nuori, hallintojohtaja, varatuomari 1 Miten viranomaiset voivat tehdä lakiperusteista yhteistyötä ilman asiakkaan/potilaan suostumusta? Julkisuuslaki Viranomaisen

Lisätiedot