YMMERSTAN KOTI- JA KOULUYHDISTYS. Ymmerstan koulu Ristihaantie Espoo, opettajainhuone

Transkriptio

1 1 YMMERSTAN KOTI- JA KOULUYHDISTYS Aika Maanantaina klo PÖYTÄKIRJA Liitteet 1 kpl Paikka Ymmerstan koulu Ristihaantie Espoo, opettajainhuone Läsnä Mirja Lehtosaari Katja Tähkä Sari Ukkonen Sanna Lauslahti Päivi Lahtinen Leena Vertanen Hanna Laitinen Tuire Rasehorn Jari Kajanus Kokouksen avaus Puheenjohtaja Sanna Lauslahti avasi kokouksen. 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Sihteeriksi valittiin Mirja Lehtosaari ja pöytäkirjan tarkastajaksi Leena Vertanen. 3. Edellisen pöytäkirjan tarkistaminen Ei muutoksia edelliseen pöytäkirjaan. 4. Hallituksen kokoonpano Sanna Lauslahdelle myönnettiin ero puheenjohtajan tehtävistä. Päivi Lahtinen valittiin yksimielisesti uudeksi puheenjohtajaksi. Syyskokouksessa valitaan uusi johtokunta, joka aloittaa toimintansa tammikuussa Päivi jatkoi kokousta. 5. Ilmaisukerho Uudenmaan lääninhallitus myönsi yhdistykselle 800 kerhotoimintaa varten. Syyslukukaudella järjestetään kaksi ilmaisukerhoa. Vetäjänä toimii Ulla Nevanlinna. Kerhot on suunnattu 3-4 luokille ja 5-6 luokille. Kerhot pidetään välisenä aikana 1,5 h kerrallaan. Toiminta järjestetään ostopalveluna, alv 0%. 6. Käytännön järjestelyihin ja raha-asioihin liittyvät päätökset Kuten edellisessä pöytäkirjassa mainittiin, sähköpostin välityksellä ei tehdä yhdistyksen rahankäyttöä koskevia päätöksiä. Muita, pienempiä asioita voidaan tarvittaessa päättää sähköpostitse. Silloin jokaisen on kuitattava viesti saapuneeksi/kommentoitava. Tärkeissä ja kiireellisissä asioissa puheenjohtaja voi tarvittaessa soittaa ja pyytää vastauksen tai kommentin.

2 2 7. Talous Jari Kajanus jakoi tuloslaskelman ja kirjanpitolaskelman. Tuotot ja kulut-tili 1 406,35 euroa täsmää kirjanpidon kanssa. Rahaa tilillä 1 932,36 euroa. Jäsenmaksut 640 e. Oppilastukea on annettu 690 eurolla. Perustamiskulut on tehdyn päätöksen mukaisesti poistettu, laitettu tuloksi tuotot ja kulut-tilille, perustamiskuluihin menoksi. Kassassa on liikaa rahaa 165,07 euroa. Sari Ukkonen tarkistaa Stiinamaaria Tiisalalta onko rahat t-paidoista jotka olisi maksettu käteisellä eikä kirjattu tilille. Ylijäämä on tapahtunut ennen Osa voi olla myös kevään vanhempainillan (3.3.) tuottoja. Jos joku tietää mistä rahat ovat peräisin, ilmoita Jarille. On tehty kirjaus kassasta tilille 175,07 e (Jarin jäsenmaksu 10 e). Jäsenmaksulomakkeet laitetaan jälleen reppupostiin. Laskuun huomautus että on käytettävä uutta viitettä. Päivi tekee tiedotteesta uuden version, odottaa jäseniltä muutosehdotuksia sähköpostitse. Jari laittoi ennen kokousta sähköpostitse ehdotuksia luokkakohtaisten alatilien nimeämisestä. Päätettiin ottaa käyttöön ehdotus jossa jokaisella luokalla on oma pysyvä nimi ja viite, jotka seuraavat luokkaa ensimmäiseltä luokalta kuudennelle luokalle. Sen jälkeen nimen ja viitteen perii aloittava ensimmäinen luokka. Sari Ukkonen selvittää asiaa opettajille. Vanhempainillassa on asiasta mahdollisesti esitys. Stipendirahasto viite on koulun johtokunnan alatili stipendirahojen keräämistä varten. Oppilastuki-tililtä maksetaan mm. hymypatsaat. 8. Syksyn aktiviteeteista päättäminen Syksyn ensimmäinen vanhempainilta on alkaen klo 18. Myymme kevään harrastepäivästä jääneet arvat. Leena on järjestänyt arpajaispalkinnot kotona ja tuo ne mukanaan vanhempainiltaan. 23 pikkuvoittoa jäi vielä puuttumaan. Jos jollakin on antaa voittoja, tuo ne koululle klo Koti- ja kouluyhdistys voisi tukea muutakin kerhotoimintaa. Sari selvittää oppilasparlamentin kautta mitä lapset haluaisivat harrastaa. Selvitetään myös mahdollisuutta tilata teatteri-esitys koululle. Sari etsii koulun esitteistä sopivia ehdokkaita. Päivi kartoittaa netin kautta. Vaihtoehdot ja niiden hinnat esitetään seuraavassa kokouksessa. Kirpputori-ajatus jätetään hautumaan. 9. Kevään 2006 harrastepäivä Harrastepäivä on saatu mukaan koulun viralliseen ohjelmaan. Lauantai on koulupäivä. Uuden johtokunnan tehtävänä on alkaa harrastepäivän suunnittelu jo hyvissä ajoin syksyllä. 10. T-paitaprojekti 5 t-paitaa jäi myymättä. 4 ei lunastettu, 1 nimetön. Sari myy paidat halukkaille 10 euron hintaan, rahat siirretään kassaan ja siirtona yhdistyksen tilille. Päivi on tehnyt t-paitaprojektista case-kuvauksen joka on lähetetty s-postitse kommenttikierrokselle. Päivi ja Sanna tekevät myös harrastepäivästä koosteen. Sanna laittaa korjatun jäsentiedotteen s-postitse.

3 3 11. Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään klo Ymmerstan koulun opettajainhuoneessa. Syyskokous pidetään klo paikka ilmoitetaan myöhemmin. 12. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Pöytäkirjan tarkastaja Espoossa Leena Vertanen Jakelu Ymmerstan koti- ja kouluyhdistys Tiedoksi

4 4 Liite 1 Luokan rahojen hallinnointi Luokan rahojen hallinnointiin on havaittu tarpeelliseksi perustaa Ymmerstan Koti ja Koulu yhdistykselle (myöhemmin yhdistys) vientitilit kirjanpitoon. Vientitilien tarkoitus on toimia siten, että yhdistyksen tiliä voisi käyttää luokkien varojen talletuksiin ja nostoihin. Tällä tavoin saadaan vältettyä tilanne, jossa jokaiselle luokalle on perustettava oma tili kaikkine kuluineen, ja ne voidaan jakaa tasaisemmin kaikille luokille. Yhdistys voi myös toimia sponsorina ja hoitaa tilien kulut tukena (vaatinee johtokunnan päätöksen). Tilien hallintaa varten on jokaiselle luokalle valittava rahastosta vastaava henkilö, jonka henkilötiedot tiedotetaan yhdistyksen varainhoitajalle. Talletus: Tilille talletetaan rahaa 1. suorana talletuksena tilille kassalta tai talletuspussilla 2. viitteellisenä tilisiirtona, esimerkiksi työasemalta 3. käteisenä rahana varainhoitajalle tai muulle yhdistyksen nimenkirjoitusoikeuden haltijalle 1. Suora talletus kassalla tai talletuspussilla Suoran talletuksen voi tehdä kassalla vain henkilö, jolla on tilin käyttöön oikeus (pankille ilmoitettu nimenkirjoitusoikeus). Tällöin kyseisen henkilön on oltava mukana talletusta tehtäessä tai vähintäänkin allekirjoitettava talletuskuitti. Rahaa voi tallettaa käyttämällä talletuspussia, joita voi hakea pankin ala-aulasta Kauniaisista (tai muista Nordean konttoreista). Pussiin merkitään tilinumero ja talletettava summa. Pussin sisälle kirjoitetaan kuitti, joka tulee varustaa yhdistyksen allekirjoitusoikeuden haltijan nimikirjoituksella. Kopio kuitista on toimitettava yhdistyksen varainhoitajalle kirjanpitoa varten. Pussi jätetään pankin määräämään paikkaan, joka on yleisimmin pussin talteenottomekanismilla varustettu laatikko. Raha tulee tilille muutaman pankkipäivän kuluessa. 2. Viitteellinen tilisiirto Rahaa voi siirtää omalta tililtä viitteellisellä maksulla. Tällöin Nordea veloittaa maksusta voimassaolevan hinnaston mukaisen viitteellisen siirron palvelupalkkion. Viitteellistä siirtoa on järkevää käyttää silloin, kun rahaa kerätään esim. vanhemmilta luokan käytettäväksi. Tuolloin on luotava lasku, joka on kopioitava yhdistyksen varainhoitajalle kirjanpitoa varten.

5 5 3. Käteinen raha varainhoitajalle tai muulle yhdistyksen nimenkirjoitusoikeuden haltijalle Käteistä rahaa voi toimittaa tositteen kera yhdistyksen nimenkirjoitusoikeuden haltijalle. Allekirjoitusoikeutta tarvitaan tilille panoa varten kassalla. Jos käytetään pussia, voi rahan antaa yhdistyksen jäsenelle, joka vie rahat pankkiin pussia käyttäen ja toimittaa kuitin varainhoitajalle kirjanpitoa varten. Toiminnassa suositellaan käytettäväksi menetelmää 1. Menetelmä 2 tulee kysymykseen varainkeruussa, jolloin suositellaan kulujen lisäämistä loppulaskuun. Menetelmää 3 suositellaan käytettäväksi vain, kun muut menetelmät eivät ole käytettävissä. Nosto: Noston voi suorittaa kolmella eri tavalla: 1. lasku 2. tilille 3. käteinen 1. Lasku Yhdistykselle voi toimittaa laskun, joka hoidetaan eräpäivään mennessä yhdistyksen tililtä. Tällöin yhdistyksen kirjanpitoon jää tosite maksusta ja sen aiheesta. Lisäksi yhdistyksen varainhoitajalla on oltava tieto luokasta, viitteestä (luokan oma) ja tilinumerosta, jolle varat siirretään. 2. Suoritus tilille Luokan rahastosta vastaava henkilö voi pyytää siirtämään rahaa henkilön omalle tilille. Tällöin on toimitettava selvitys käyttötarkoituksesta tai lasku kirjanpitoa varten. Lisäksi yhdistyksen varainhoitajalla on oltava tieto luokasta, viitteestä (luokan oma) ja tilinumerosta, jolle varat siirretään. Varojen siirtoon voidaan käyttää vain tilillä olevia ja luokalle varattuja varoja vastaava summa. 3. Käteisen toimitus Yhdistykselle voi toimittaa pyynnön käteisen rahan toimituksesta luokan rahastosta vastaavalle henkilölle tai hänen nimeämälleen vastuuhenkilölle (yleisimmin luokanvalvoja). Toimitus tehdään kirjallista pyyntöä vastaan mahdollisimman pian pyynnön saavuttua varainhoitajalle tai nimenkirjoitusoikeuden haltijalle. Lisäksi yhdistyksen varainhoitajalla on oltava tieto luokasta ja viitteestä (luokan oma) jolta varat siirretään. Raportointi: Luokan rahastosta vastaava pitää kirjaa talletuksista ja nostoista. Yhdistykseltä voi tarvittaessa pyytää raporttia tilin tilanteesta yhdistyksen varainhoitajalta. Yhdistyksen tilinpäätökset ovat julkisia dokumentteja, joita voi pyytää katseltavaksi.