MAATALOUSYLIOPPILAIDEN YHDISTYS SAMPSA RY:N HALLINTO-OHJESÄÄNTÖ. Hyväksytty , käyttöön alkaen

Transkriptio

1 MAATALOUSYLIOPPILAIDEN YHDISTYS SAMPSA RY:N HALLINTO-OHJESÄÄNTÖ Hyväksytty , käyttöön alkaen

2 2 I YHDISTYKSEN JOHTOKUNTA 1. Yhdistyksen hallituksena toimivaan johtokuntaan kuuluvat: 1. puheenjohtaja 2. sihteeri 3. taloudenhoitaja 4. tiedottaja 5. isäntä 6. emäntä 7. opinto- ja kansainvälisyysvastaava 8. kulttuuri- ja urheiluvastaava 9. fuksivastaava 2. Johtokunta valitaan marraskuussa järjestettävässä vaalikokouksessa vuodeksi kerrallaan. Poikkeuksena on fuksivastaava, joka valitaan syyslukukauden ensimmäisessä yhdistyksen kokouksessa. Fuksivastaava valitaan ensimmäisen vuosikurssin opiskelijoiden joukosta, ja hänen toimikautensa kestää seuraavan fuksivastaavan valintaan saakka. 3. Yhdistyksen puheenjohtajan tehtävänä on 1. valvoa yhdistyksen luottamus- ja toimihenkilöiden, jaosten ja toimikuntien toimintaa sekä sääntöjen noudattamista; 2. hoitaa yhdessä sihteerin kanssa yhdistyksen kirjeenvaihtoa; 3. johtaa puhetta yhdistyksen ja sen johtokunnan kokouksissa; 4. ilmoittaa johtokunnan ja yhdistyksen kokouksista sääntöjen määräämällä tavalla; 5. allekirjoittaa pöytäkirjat yhdessä sihteerin kanssa; sekä 6. pitää luetteloa sääntöjen muutoksista ja sellaisista yhdistyksen päätöksistä, joiden tulee olla ohjeena toistaiseksi. Puheenjohtaja voi jakaa tehtäviään johtokunnan keskuudesta valittavan varapuheenjohtajan kanssa. 4. Sihteerin tehtävänä on 1. laatia yhdistyksen ja sen johtokunnan kokouksista pöytäkirjat, kirjoittaa tarkistetut pöytäkirjat puhtaiksi, sekä koota ne esityslistoineen ja liitteineen kansioon Sampsan toimistoon; 2. hoitaa yhdistyksen jäsenluetteloa; 3. hoitaa yhdessä puheenjohtajan kanssa yhdistyksen kirjeenvaihtoa; 4. antaa toimikuntien kokoonkutsujille ja muihin toimiin valituille tieto heidän vaalistaan ja heille annetuista tehtävistä; sekä 5. hoitaa yhdistyksen arkistoa. 5. Taloudenhoitajan tehtävänä on 1. hoitaa yhdistyksen käyttövarojen ja rahastojen kirjanpitoa, sekä huolehtia yhdistyksen talousasioista yhdistyksen ja sen johtokunnan päätösten mukaan;

3 3 2. toimia yhdistyksen rahastojen hoitajana; 3. jättää käyttövarojen ja rahastojen tilinpäätökset toiminnantarkastajien tarkastettavaksi viimeistään tai toimesta erotessaan; 4. pitää yllä luetteloa yhdistyksen irtaimesta omaisuudesta ja huolehtia irtaimistoa koskevien tarpeellisten korjausten ja uudistusten toimeenpanosta; sekä 5. toimittaa muitakin yhdistyksen määräämiä taloutta koskevia tehtäviä. 6. Isännän tehtävänä on 1. vastata yhdistyksen illanviettojen ym. tilaisuuksien järjestämisestä; 2. hankkia yhdistykselle tilaisuuksien, kuten kokousten järjestämispaikat; sekä 3. valvoa järjestystä yhdistyksen toimeenpanemissa tilaisuuksissa. Isäntä on tilivelvollinen taloudenhoitajalle. 7. Emännän tehtävänä on 1. osallistua yhdistyksen tilaisuuksien järjestämiseen ja huolehtia tarjoiluista niissä; sekä 2. vastata vuosijuhlien järjestämisestä yhdessä vuosijuhlatoimikunnan kanssa. Emäntä on tilivelvollinen taloudenhoitajalle. 8. Tiedottajan tehtävänä on 1. tiedottaa jäsenille yhdistyksen ja sen yhteistyökumppaneiden toiminnasta; 2. tallettaa lehdistössä esiintyneet yhdistystä koskevat artikkelit; 3. vastata tiedonvälityksestä ylioppilaskuntaan, aine- ja tiedekuntajärjestöihin, yliopistoon ja sidosryhmiin; 4. ylläpitää yhdistyksen sosiaalisen median tilejä ja julkaista niillä yhdistyksen toimintaan liittyvää materiaalia; sekä 5. ylläpitää yhdistyksen nettisivuja ja ladata niille yhdistyksen toimintaan liittyvää materiaalia, kuten yhdistyksen kokousten puhtaaksikirjoitetut pöytäkirjat. 9. Opinto- ja kansainvälisyysvastaavan tehtävänä on 1. johtaa opinto- ja kansainvälisyysjaoksen toimintaa ja hoitaa sen taloutta; 2. toimia yhdessä opinto- ja kansainvälisyysjaoksen kanssa opetuksen, opetusedellytysten ja kansainvälisyyden parantamiseksi; sekä 3. koordinoida yhdistyksen opinto- ja kansainvälisyysasioita koskevia asioita. 10. Kulttuuri- ja urheiluvastaavan tehtävänä on 1. johtaa kulttuuri- ja urheilujaoksen toimintaa ja hoitaa sen taloutta; 2. edistää yhdessä kulttuuri- ja urheilujaoksen kanssa jäsenistön fyysistä ja henkistä sivistystä; 3. vastata nauhaohjesäännön noudattamisesta ja Sampsan nauhaan liittyvistä asioista; sekä 4. tarvittaessa huolehtia ohjelman järjestämisestä yhdistyksen tilaisuuksiin

4 4 11. Fuksivastaavan tehtävänä on 1. johtaa apuemäntien ja -isäntien toimintaa; 2. tehdä Sampsaa ja sen toimintaa tunnetuksi fuksien keskuudessa; 3. olla vastuussa fukseille suunnattavasta tiedotuksesta (fuksiopas, ilmoitukset, lehdistö); 4. tuoda ensimmäisen vuoden opiskelijoiden näkökantoja esille Sampsan johtokunnassa; sekä 5. kuulua opinto- ja kansainvälisyysjaokseen. Fuksivastaavan valinnan yhteydessä valitaan ensimmäisen vuoden opiskelijoista apuemäntiä ja -isäntiä. Heidän tehtäviinsä kuuluu avustaa emäntää, isäntää ja fuksivastaavaa tapahtumien käytännön järjestelyissä. 12. Johtokunta valitsee joukostaan varapuheenjohtajan, ympäristövastaavan ja tasaarvovastaavan. Ympäristövastaava päivittää yhdistyksen ympäristöohjelmaa ja vastaa siitä, että yhdistys ottaa omassa toiminnassaan huomioon kestävän kehityksen periaatteet. Tasa-arvovastaava päivittää yhdistyksen tasa-arvosuunnitelmaa, jossa käydään läpi ne keinot, joilla yhdistys sitoutuu pitämään jäsenien yhdenvertaisuudesta huolta. II YHDISTYKSEN JOHTOKUNNAN KOKOUKSET 13. Johtokunnan kokousten koolle kutsujana toimii puheenjohtaja, tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Johtokunnan kokous tulee kutsua koolle, jos vähintään yksi neljäsosa (1/4) johtokunnan jäsenistä sitä vaatii, jolloin puheenjohtajan tulee järjestää kokous viikon kuluessa esityspäivästä. Kokouskutsuna toimiva alustava esityslista on toimitettava johtokunnalle vähintään kolme arkipäivää ennen kokouspäivää. Johtokunnan kokous kutsutaan koolle joko johtokunnan sähköpostilistalla tai muulla johtokunnan päättämällä tavalla. Johtokunta on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, sekä yhteensä puolet (1/2) johtokunnan jäsenistä ovat paikalla. III YHDISTYKSEN TOIMIHENKILÖT 14. Sampsan vakituisia toimihenkilöitä ovat esimerkiksi Sampsa -lehden päätoimittaja, Maatiaisen päätoimittaja, arkistontarkastaja, arkistonvaratarkastaja, Sampsan apuisännät ja -emännät, Sampsan ilmoitusvastaava, laulunjohtajat, Sampsa -lehden toimituskunnan, Maatiaisen toimituskunnan, opinto- ja kansainvälisyysjaoksen, kulttuuri- ja urheilujaoksen, vuosijuhlatoimikunnan, maakuntamatkatoimikunnan ja/tai ulkomaan excursion toimikunnan jäsenet. 15. Sekä Sampsa-lehden että Maatiaisen päätoimittajan tehtävänä on 1. huolehtia yhdessä toimituskuntansa kanssa lehden julkaisemisesta; 2. vastata lehden sisällöstä; sekä 3. hoitaa lehden taloutta.

5 5 Sekä Sampsa-lehden että Maatiaisen päätoimittajalla on puhe- ja läsnäolo-oikeus Sampsan johtokunnan kokouksissa. 16. Yhdistyksen jaokset, toimikunnat ja muut toimihenkilöt valitaan tammikuun aikana järjestettävässä toimihenkilövaalikokouksessa, tai tarvittaessa myös muissa yhdistyksen kokouksissa. Toimihenkilövaalikokouksessa valittavien toimihenkilöiden toimikausi alkaa helmikuun alussa ja kestää vuoden, ellei toimikautta erikseen määritellä. Jos toimihenkilö valitaan muussa kuin toimihenkilövaalikokouksessa, määritellään toimikausi valinnan yhteydessä. 17. Jaosten tehtävät määritellään jaosten omissa, yhdistyksen kokouksen hyväksymissä ohjesäännöissä. Toimihenkilöiden ja toimikuntien tehtävät määritellään joko ohjesäännöissä tai yhdistyksen kokouksessa valinnan yhteydessä. 18. Toimikunta valitsee keskuudestaan henkilön, joka vastaa toimikunnan taloudenhoidosta yhdessä yhdistyksen taloudenhoitajan kanssa. Toimikunnan tilikausi on kalenterivuosi. Toimikunnan talousvastaava tekee tilikauden alussa toimikunnalle talousarvion, ja tilikauden päätteeksi tilinpäätöksen. Talousvastaava esittää talousarvion ja tilinpäätöksen yhdistyksen taloudenhoitajalle, joka edelleen hyväksyttää ne johtokunnalla. Toimikuntaa varten voidaan perustaa yhdistyksen taloudenhoitajan hallinnoima pankkitili, jos toiminnan laajuus sitä vaatii. 19. Jaokset järjestäytyvät valitsemaan keskuudestaan jaokselle varapuheenjohtajan. Jaoksen puheenjohtajan estyneenä ollessa jaoksen varapuheenjohtaja hoitaa hänen tehtäviään ja ottaa osaa johtokunnan kokouksiin esittelijänä ja jaoksen puhevaltaisena edustajana. Jaoksen varapuheenjohtajalla ei ole äänioikeutta johtokunnan kokouksissa. IV YHDISTYKSEN TOIMINTASUUNNITELMA JA TOIMINTAKERTOMUS 20. Sihteeri ja tiedottaja kokoavat toimikauden alussa toimintasuunnitelman, ja jättävät sen johtokunnan tarkistettavaksi viimeistään viikkoa ennen vuosikokousta. Toimintasuunnitelman tekemiseen osallistuu koko johtokunta, ja siinä käsitellään konkreettisella ja realistisella tasolla ainakin seuraavia asioita: 1. selvitys yhdistyksen tarkoituksesta ja toiminnasta; 2. mitä tavoitteita yhdistyksellä on lyhyellä ja pitkällä aikavälillä; 3. miten toimintaa aiotaan kehittää; 4. miten toimintasuunnitelman toteutumista seurataan; 5. kommentit talousarviosta; 6. alakerhojen, jaosten, toimitus- ja toimikuntien sekä muiden hankkeiden toimintasuunnitelmat; sekä 7. ympäristöohjelma ja tasa-arvosuunnitelma. 21. Sihteeri ja tiedottaja kokoavat toimikauden päätteeksi toimintakertomuksen, ja jättävät sen johtokunnan tarkistettavaksi viimeistään viikkoa ennen vuosikokousta. Toimintakertomuksen tekemiseen osallistuu koko johtokunta, ja siihen sisältyy ainakin seuraavia asioita:

6 6 1. selvitys yhdistyksen luottamus- ja toimihenkilöistä, tunnustuksista ja jäsenmäärästä; 2. toimintakalenteri; 3. lyhyt kuvaus vuoden mittaan järjestetystä toiminnasta; 4. toiminnan arviointia kriittiseenkin sävyyn; 5. miten toimintasuunnitelmaa on onnistuttu noudattamaan; 6. onko jotain toimintasuunnitelmaan kirjattua jäänyt toteuttamatta ja miksi; 7. tuloslaskelma, tase ja kommentit yhdistyksen taloudenhoidosta; sekä 8. alakerhojen, jaosten, toimitus- ja toimikuntien, hankkeiden sekä muiden luottamus- ja toimihenkilöiden toimintakertomukset. 22. Hyväksytty toimintasuunnitelma ja toimintakertomus ladataan vuosikokouksen jälkeen Sampsan nettisivuille tai muuhun sähköiseen palveluun jäsenistön saataville. 23. Puheenjohtaja, sihteeri ja taloudenhoitaja huolehtivat yhdessä erilaisten toimintaavustusten hakemisesta, ja toimittavat tarvittavat materiaalit, kuten toimintasuunnitelman, toimintakertomuksen ja talousarvion avustusta jakaville tahoille. V YHDISTYKSEN TOIMINNAN TARKASTAMINEN 24. Toiminnantarkastajiksi valitaan kaksi (2) yhdistyksen nykyistä tai entistä jäsentä ja samoin perustein kaksi (2) varatoiminnantarkastajaa. Toiminnantarkastuskertomuksesta tulee käydä ilmi mm. että toiminnantarkastajat ovat suorittaneet seuraavat tehtävät: 1. tarkoin läpikäyneet yhdistykset käyttövarojen ja rahastojen kirjanpidot ja katsoneet, että ne välittömästi liittyvät edelliseen tilinpäätökseen; 2. todenneet, että kassaviennit ovat asianmukaisilla tositteilla varustetut; 3. todenneet, että käteinen raha tarkastuspäivänä vastaa tilien erotusta; 4. läpikäyneet ja tarkastaneet arvopaperit ja pankkitilit sekä harkinneet varojen edullisempaa sijoittamista ja sen keinoja; 5. tarkastaneet myönnettyjen lainojen velkakirjat ja antaneet lausuntonsa lainojen vakuuksista; 6. verranneet käyttövarojen tilinpäätöstä talousarvioon ja lausuneet mielipiteensä niiden kesken mahdollisesti ilmenneistä eroavaisuuksista; 7. tarkastaneet omaisuusluettelon ja vakuuttuneet siitä, että se on tehty oikeilla perusteilla; 8. tarkastaneet yhdistyksen johtokunnan ja rahastojen johtokunnan pöytäkirjat saadakseen selvityksen, että varoja on käytetty yhdistyksen ja johtokunnan kokousten päätösten mukaisesti; 9. muistutuksia tehdessään selvittäneet kuka kussakin tapauksessa on edesvastuussa; 10. antaneet lausuntonsa vastuuvapauden myöntämisestä taloudenhoitajalle ja muille vastuuvelvollisille; sekä 11. muuten tehneet kaikki ne muistutukset ja ehdotukset, joihin on saattanut olla aihetta. Toiminnantarkastajat voivat suorittaa ylimääräisen tarkastuksen, milloin he katsovat sen tarpeelliseksi tai milloin yhdistyksen kokous tai johtokunta niin määrää.

7 7 VI YHDISTYKSEN LEHDET JA JULKAISUT 25. Yhdistys julkaisee Sampsa-nimistä lehteä. Lehden ilmestymisestä huolehtii sille toimihenkilövaalikokouksessa valittava toimituskunta. Sampsa-lehden päätoimittaja vastaa lehden kirjoituksista, elleivät kirjoittajat ole niitä allekirjoittaneet. Päätoimittaja huolehtii siitä, että lehti tulee talletetuksi yhdistyksen arkistoon. 26. Yhdistys julkaisee Maatiainen-nimistä lehteä, jossa tiedotetaan ja keskustellaan vapaamuotoisesti yhdistyksen toiminnasta. Lehden ilmestymisestä huolehtii sille toimihenkilövaalikokouksessa valittava toimituskunta. Päätoimittaja huolehtii siitä, että lehti tulee talletetuksi yhdistyksen arkistoon. 27. Yhdistys voi harjoittaa myös muuta omaan toimintaansa liittyvää julkaisutoimintaa.