Salon kaupunki Pöytäkirja 4/ Salon kaupungintalo, kokoustila Haapa, Tehdaskatu 2, Salo

Transkriptio

1 Salon kaupunki Pöytäkirja 4/ Tarkastuslautakunta Aika klo 16:00-18:40 Paikka Salon kaupungintalo, kokoustila Haapa, Tehdaskatu 2, Salo Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 22 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 23 Pöytäkirjan tarkastaminen sekä tiedoksi antaminen kunnan jäsenille 24 Asioiden käsittelyjärjestyksen hyväksyminen 5 25 Ennakkotiedot vuoden 2018 tilinpäätöksestä ja investointien toteutumisesta 26 Tilintarkastuspalveluiden hankinta Selvitys sisäisen tarkastuksen toiminnasta vuonna Vuoden 2018 arviointikertomuksen valmistelun käynnistäminen 9 4 6

2 Salon kaupunki Pöytäkirja 4/ Osallistujat Nimi Klo Tehtävä Lisätiedot Läsnä Friberg Osmo 16:00-18:40 puheenjohtaja Kymäläinen Pekka 16:00-18:40 1. varapuheenjohtaja Kanerva Tauno 16:00-18:40 2. varapuheenjohtaja Halme Martti 16:00-18:40 jäsen / pöytäkirjantarkastaja Kirves-Järvinen Taina 16:00-18:40 jäsen / pöytäkirjantarkastaja Hägerth Jarmo 16:00-18:40 jäsen Lannermaa Kirsti 16:00-18:40 jäsen Tuominen Marita 16:00-18:40 jäsen Pohjola Timo 16:00-18:40 varajäsen Poissa Seitz Elina jäsen Muu Laurila Hannu 16:00-17:28 tilintarkastaja Laakso Sari M 16:00-18:40 asiantuntija Läsnä :t 22,23,24,25,26, 28 Laine-Laurila Merja 16:00-18:40 pöytäkirjanpitäjä Inna Lauri 16:00-17:26 asiantuntija Järvi Anna-Kristiina 16:00-17:26 asiantuntija Mannervesi Mika 16:00-16:44 asiantuntija Kohvakka Päivi 17:30-17:54 asiantuntija Pöytäkirja nähtävillä Tarkastettu pöytäkirja on nähtävillä 29. maaliskuuta 2019 alkaen yleisessä tietoverkossa.

3 Salon kaupunki Pöytäkirja 4/ Tarkastuslautakunta Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarkastuslautakunta Kuntalain 103 :n mukaan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Esityslista on lähetetty toimielimen päättämällä tavalla neljä päivää ennen kokousta. Tarkastuslautakunta toteaa kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Tarkastuslautakunta totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Jäsen Elina Seitz oli estynyt osallistumaan kokoukseen. Varajäsen Timo Pohjola oli paikalla. Tarkastuslautakunta piti tauon pykälän 26 käsittelyn jälkeen klo

4 Salon kaupunki Pöytäkirja 4/ Tarkastuslautakunta Pöytäkirjan tarkastaminen sekä tiedoksi antaminen kunnan jäsenille Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan päätöksen mukaan pöytäkirja tarkastetaan tarkastuslautakunnan seuraavassa kokouksessa ja sen tarkastaa kaksi kokouksessa tehtävään nimettyä jäsentä. Tarkastettu pöytäkirja julkaistaan kaupungin yleisessä tietoverkossa kuntalain 140 :n mukaisesti. Pöytäkirja tarkastetaan ja tarkastettu pöytäkirja julkaistaan kaupungin tietoverkossa Tarkastuslautakunta valitsee tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajiksi jäsenet Taina Kirves-Järvinen ja Martti Halme. Tarkastuslautakunta hyväksyi päätösehdotuksen.

5 Salon kaupunki Pöytäkirja 4/ Tarkastuslautakunta Asioiden käsittelyjärjestyksen hyväksyminen Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnalle on toimitettu kokouksen esityslista. Hallintosäännön 148 :n mukaan asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, ellei toimielin muuta päätä. Hallintosäännön 149 :n mukaan toimielin voi esittelijän ehdotuksesta tai jäsenen ehdotuksesta, jota on kannatettu, ottaa enemmistöpäätöksellä käsiteltäväksi asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Tarkastuslautakunta päättää käsitellä asiat ennalta jaetun esityslistan mukaisesti. Tarkastuslautakunta hyväksyi päätösehdotuksen.

6 Salon kaupunki Pöytäkirja 4/ Tarkastuslautakunta Ennakkotiedot vuoden 2018 tilinpäätöksestä ja investointien toteutumisesta 249/ /2019 Tarkastuslautakunta Valmistelija: sisäinen tarkastaja Sari Laakso, sari.m.laakso@salo.fi, puh Tarkastuslautakunta on työohjelmansa mukaisesti kutsunut kaupunginjohtaja Lauri Innan, talousjohtaja Anna-Kristiina Järven ja kaupunkikehitysjohtaja Mika Mannerveden esittelemään ennakkotietoja vuoden 2018 tilinpäätöksestä ja investointien toteutumisesta. Tarkastuslautakunta merkitsee saadun esittelyn tiedoksi. Tarkastuslautakunta hyväksyi päätösehdotuksen.

7 Salon kaupunki Pöytäkirja 4/ Tarkastuslautakunta Tilintarkastuspalveluiden hankinta / /2019 Tarkastuslautakunta Valmistelija: hankintapäällikkö Päivi Kohvakka, paivi.kohvakka@salo.fi, puh , sisäinen tarkastaja Sari Laakso, sari.m.laakso@salo.fi, puh Tilintarkastuspalveluiden hankinta on kilpailutettu vuosille sekä optiovuosille Palvelun tuottajana on ollut BDO Audiator Oy. Sopimus palveluntuottajan kanssa päättyy vuoden 2018 tilintarkastuksen suorittamisen jälkeen. Tilintarkastuspalveluiden hankinnan tarjouspyyntö on valmisteltu vuosille sekä mahdollisille optiovuosille Esityslistan liitteenä on tarjouspyyntöluonnos, jota tarkastuslautakunnan kokouksessa esittelevät hankintapäällikkö Päivi Kohvakka ja sisäinen tarkastaja Sari Laakso. Tarjouspyyntöluonnos ei ole valmisteluvaiheessa julkinen, vaan tarjouspyyntö tulee julkiseksi, kun hankintailmoitus on julkaistu. Tarkastuslautakunta käy keskustelun tarjouspyynnöstä ja antaa mahdolliset jatko-ohjeet tarjouspyynnön tarkentamiseksi. Tarjouspyyntö ja hankintailmoitus on tarkoitus julkaista heti tarkastuslautakunnan kokouksen jälkeen seuraavana päivänä. Tarkastuslautakunta hyväksyy tilintarkastuspalvelujen tarjouspyyntöluonnoksen julkaistavaksi. Pöytäkirja tarkastetaan tämän pykälän osalta heti kokouksessa. Tarkastuslautakunta hyväksyi tilintarkastuspalvelujen tarjouspyyntöluonnoksen julkaistavaksi. Pöytäkirja tarkastettiin tämän pykälän osalta heti kokouksessa. Tarkastuslautakunta piti tauon tämän pykälän käsittelyn jälkeen klo Liitteet Liite 1 Tilintarkastuksen tarjouspyyntö

8 Salon kaupunki Pöytäkirja 4/ Tarkastuslautakunta Selvitys sisäisen tarkastuksen toiminnasta vuonna / /2019 Tarkastuslautakunta Valmistelija: sisäinen tarkastaja Sari Laakso, sari.m.laakso@salo.fi, puh Salon kaupungin hallintosäännön pykälässä 90 Kaupunginjohtajan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävät on määritelty, että kaupunginjohtaja antaa tarkastuslautakunnalle vuosittain selvityksen siitä, miten sisäistä tarkastusta on ohjeistettu ja sen toimintaa seurattu ja hyödynnetty. Kaupunginjohtaja on toimittanut tarkastuslautakunnalle liitteenä olevan selvityksen sisäisen tarkastuksen toiminnasta vuonna Tarkastuslautakunta merkitsee saadun selvityksen tiedoksi. Merkittiin, että sisäinen tarkastaja Sari Laakso poistui tämän pykälän käsittelyn ajaksi klo Sari Laakso on esteellinen sisäisen tarkastuksen päällikkönä ( hallintolaki 28.1 kohta 4 ). Tarkastuslautakunta merkitsi saadun selvityksen tiedoksi. Liitteet Liite 2 Selvitys sisäisen tarkastuksen toiminnasta vuonna 2018

9 Salon kaupunki Pöytäkirja 4/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Vuoden 2018 arviointikertomuksen valmistelun käynnistäminen 543/ /2019 Tarkastuslautakunta Valmistelija: sisäinen tarkastaja Sari Laakso, sari.m.laakso@salo.fi, puh Kuntalain 121 :ssä on määritelty, että tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Tarkastuslautakunnan tehtäväksi on määritelty arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Lisäksi tarkastuslautakunnan tehtävä on arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää. Tarkastuslautakunnan jäsenille on nimetty hallinnon seurantavastuut. Hallinnon seurantavastuun lisäksi arviointikertomuksessa tulee arvioida laajasti esimerkiksi koko kuntakonsernin toimintaa, valtuuston asettamien tavoitteiden toteutumista, strategiaa, talouden tasapainottamista, konserniohjausta, riskienhallintaa, sisäistä valvontaa ja muita ajankohtaisia asioita. Tarkastuslautakunnan kevään kokouksien työohjelmassa on jokaisessa kokouksessa arviointikertomuksen valmistelu aiheena. Tarkoitus on käsitellä jäsenten laatimia tekstikokonaisuuksia kokouksissa ja työstää niitä edelleen. Arviointikertomuksen valmistelun varmistamiseksi tulee aikatauluttaa arviointikertomuksen tekstiosuuksien valmistelu ja niiden käsittelyaikataulu kevään kokouksissa. Tarkastuslautakunta päättää vuoden 2018 arviointikertomuksen valmistelun käynnistämisen käytännön toimenpiteistä, kuten arviointikertomuksen tekstiluonnosten käsittelyjärjestyksistä, aikatauluista sekä yleisesti arviointikertomuksen laatimiseen liittyvistä työskentelytavoista. Tarkastuslautakunta on päättänyt tarkastuslautakunnan jäsenten hallinnon seurantavastuut ja tarkentanut sitä

10 Salon kaupunki Pöytäkirja 4/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Seurantavastuiden päätettiin pysyvän ennallaan: kaupunginhallitus - koko tarkastuslautakunta ja vetovastuussa on Osmo Friberg kaupunkikehityslautakunta - Kirsti Lannermaa ja Martti Halme Liikelaitos Salon Vesi - Martti Halme ja Jarmo Hägerth opetuslautakunta ja rakennus- ja ympäristölautakunta - Taina Kirves-Järvinen ja Kirsti Lannermaa vapaa-ajan lautakunta - Jarmo Hägerth ja Marita Tuominen sosiaali- ja terveyslautakunta - Tauno Kanerva ja Pekka Kymäläinen Tauno Kanerva ilmoitti toimivansa omaishoitajana ja olevansa siten esteellinen arvioimaan siihen liittyviä asiakokonaisuuksia. Tarkastuslautakunta päätti työskentelyaikataulusta, että kokoukseen sisäinen tarkastus valmistelee arviointikertomuksen otsikkotasoisen rungon sekä tilastoaineistoa läpikäytäväksi. Lisäksi jokainen tarkastuslautakunnan jäsen valmistelee esimerkiksi kolme merkittävää asiaa, jotka arvioivat tärkeiksi arviointikertomuksessa esiin otettaviksi asioiksi. Nämä käsitellään tarkastuslautakunnan kokouksessa ja päätetään jatkotyöskentelystä. Aiempien vuosien arviointikertomusten toteutumatta jääneet havainnot käydään läpi ja arvioidaan niiden ajankohtaisuus. Lisäksi tarkastuslautakunta päätti, että työparit tuottavat tekstiluonnoksia omilta vastuualueiltaan niin, että niitä voidaan käsitellä kokouksessa. Tarkastuslautakunta päätti, että arviointikertomuksen luonnos käsitellään kokouksessa. Tarkastuslautakunta päätti, että puheenjohtajisto työstää yhdessä tilintarkastajan ja sisäisen tarkastajan kanssa arviointikertomustekstejä erikseen sovittavina ajankohtina. Lisäksi päätettiin, että erillisen kokouspäivän järjestäminen arviointikertomuksen valmisteluun liittyen on mahdollinen, mikäli se katsotaan työskentelyn edetessä tarpeelliseksi. Valmistelija: sisäinen tarkastaja Sari Laakso, sari.m.laakso@salo.fi, puh Tarkastuslautakunnan luottamushenkilöintraan on koottu ennalta sovitun mukaisesti arviointikertomuksen otsikkotasoinen luonnos sekä kerätty

11 Salon kaupunki Pöytäkirja 4/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta tilastoaineistoa kokouksessa läpikäytäväksi. Lisäksi sovitaan aiempien vuosien arviointikertomuksista käsittelemättä jääneiden havaintojen jatkotyöstämisestä. Edellisessä kokouksessa päätettiin, että jokainen jäsen valmistelee esimerkiksi kolme merkittävää asiaa, jotka arvioi tärkeiksi arviointikertomuksessa esiin nostettaviksi asioiksi. Kokouksessa käydään läpi tähän mennessä olevat asiakokonaisuudet. Tarkastuslautakunta jatkaa arviointikertomuksen valmistelua ja sopii seuraavista vaiheista. Tarkastuslautakunta päättää vuoden 2018 arviointikertomuksen valmistelun jatkotyöstämisestä. Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta päätti, että arviointikertomuksen jatkotyöstäminen jatkuu seuraavassa kokouksessa tilastoaineiston läpikäynnillä ja jäsenistön esiin nostamien merkittävien asioiden käsittelyllä. Tarkastuslautakunta piti tämän pykälän kohdalla tauon kello Valmistelija: sisäinen tarkastaja Sari Laakso, puh Tarkastuslautakunnan luottamushenkilöintraan on täydennetty edellisellä kerralla päätetyn mukaisesti aineistoa ja edelleen työstetty arviointikertomuksen luonnosta. Edellisessä kokouksessa päätettiin, että tässä kokouksessa analysoidaan luottamushenkilöintraan koottu tilastoaineisto ja käydään läpi jäsenistön esiin nostamat merkittävät asiakokonaisuudet. Tarkastuslautakunta jatkaa arviointikertomuksen valmistelua ja sopii seuraavista vaiheista. Tarkastuslautakunta päättää vuoden 2018 arviointikertomuksen valmistelun jatkotyöstämisestä. Tarkastuslautakunta päätti vuoden 2018 arviointikertomuksen valmistelun

12 Salon kaupunki Pöytäkirja 4/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta jatkotyöstämisestä. Puheenjohtajisto, tilintarkastaja ja sisäinen tarkastaja kokoontuvat klo käsittelemään arviointikertomukseen tulevaa aineistoa. Kaikkien ryhmien työnjaon mukaiset materiaalit sovittiin toimitettavaksi tätä ennen sisäiselle tarkastajalle.

13 Salon kaupunki Pöytäkirja 4/ OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS MUUTOKSENHAKUKIELLOT Kieltojen perusteet Seuraavista päätöksistä ei saa tehdä kuntalain 136 :n mukaan oikaisu vaatimusta eikä kun nallisvalitusta, koska päätös koskee vain val mistelua tai täytäntöönpanoa. Pykälät: 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28 Koska päätöksestä voidaan tehdä kuntalain 134 :n 1 momentin mukaan kirjallinen oikaisu vaatimus, seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla: Pykälät: Hallintolainkäyttölaki 5 1 mom./muun lainsäädännön mukaan seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla: Pykälät ja valituskieltojen perusteet: OIKAISUVAATIMUSOHJEET Oikaisuvaatimusviranomainen ja aika Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, osoite ja postiosoite Salon kaupungin tarkastuslautakunta PL 77, Salo puh käyntiosoite: Tehdaskatu 2 sähköposti: kirjaamo@salo.fi Pykälät: Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaan nista. Oikaisuvaatimuksen sisältö Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava. VALITUSOSOITUS Valitusviranomainen ja -aika Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella. Oikaisu vaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaati muksen. Mikäli pää tös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallis valituksin myös asianosainen sekä kunnan jäsen. Valitusviranomainen, osoite ja postiosoite Turun hallinto-oikeus Sairashuoneenkatu 2-4 / PL 32

14 Salon kaupunki Pöytäkirja 4/ Turku Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: Kunnallisvalitus, pykälät: Valitusaika päivää Hallintovalitus, pykälät: Valitusaika päivää Muu valitusviranomainen, osoite Pykälät Valitusaika ja postiosoite päivää Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista. Valituskirjelmä Valitus tehdään kirjallisesti. Valituskirjelmässä, joka on osoitettava valitus viranomaiselle, on ilmoitettava päätös, johon haetaan muutosta miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi; sekä perusteet, joilla muutosta vaaditaan Valituskirjelmässä on ilmoitettava valittajan tai kirjelmän muun laatijan nimi ja kotikunta sekä postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoi tukset valittajalle voi daan toimittaa. Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valituskir jelmä. Valituskirjelmään on liitettävä päätös, johon haetaan muutosta, alkuperäisenä tai jäljennöksenä todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi tai muu selvitys valitusajan alka misen ajankohdasta asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toi mitettu viranomaiselle. Asiamiehen on tarvittaessa liitettävä valtakirja (HLL 21 ) Valitusasiakirjojen toimittaminen Valitusasiakirjat on toimitettava valitusviranomaiselle valitusajan kuluessa ennen sen viimeisen päivän virka-ajan päättymistä. Jos valitusajan viimei nen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannus aatto tai arkilauantai, saa valitusasiakirjat toimittaa ensimmäisenä sen jäl keisenä arkipäivänä. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksel lä. Postiin valitus asiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille valitusajan kuluessa. Valitusasiakirjat voi toimittaa myös: nimi, osoite postinumero Pykälät Valitusasiakirjat on toimitettava 1): nimi, osoite postinumero Pykälät Oikeudenkäyntimaksu

15 Salon kaupunki Pöytäkirja 4/ Valitus markkinaoikeudelle: Valituksen käsittelystä hallinto-oikeudessa peritään oikeudenkäyntimaksu 250 euroa. Jos hallinto-oikeus muuttaa valituksenalaista päätöstä muutoksenhakijan eduksi, oikeudenkäyntimaksua ei peritä. Maksua ei myöskään peritä, jos asianosainen on laissa vapautettu maksusta. Maksuvelvollinen on asian vireillepanija ja maksu on valituskirjelmäkohtainen. Oikeudenkäyntimaksu on 2000 euroa. Jos markkinaoikeudessa käsiteltävässä julkisia hankintoja koskevassa asiassa hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa, käsittelymaksu on euroa. Jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa, käsittelymaksu on euroa. Yksityishenkilön oikeudenkäyntimaksu markkinaoikeudessa on 500 euroa. Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) sekä vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalveluiden alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1398/2016) soveltamisalaan kuuluvassa muutoksenhakuasiassa peritään markkinaoikeudessa 2 :ssä säädetyn maksun sijasta 500 euroa, jos muutoksenhakuasia poistetaan käsittelystä antamatta pääasiasta ratkaisua, se jää tutkimatta tai se jää sillensä. Lisätietoja Yksityiskohtainen oikaisuvaatimusohje/valitusosoitus liitetään pöytäkirjan otteeseen. 1) Jos toimitettava muulle kuin valitusviranomaiselle.