Yrittäjyysmyönteiset julkiset hankinnat ja ryhmittymänä tarjoaminen. Elinkeino- ja kilpailuasioiden päällikkö Satu

Transkriptio

1 Yrittäjyysmyönteiset julkiset hankinnat ja ryhmittymänä tarjoaminen Elinkeino- ja kilpailuasioiden päällikkö Satu

2 Yrittäjien oma järjestö Paikallisyhdistykset 393 Jäseniä kuntien valtuustoissa Aluejärjestöt 20 Toimialajärjestöt 62 Luottamushenkilöitä yli Jäseniä kuntien valtuustoissa yli Jäsenyrityksiä

3 Yritysrakenne Suomessa ,2 % Suuryritykset (250 hlöä) 591 1,0 % Keskisuuret yritykset ( hlöä) ,6 % Pienyritykset (10 49 hlöä) ,2 % Mikroyritykset (1 9 hlöä) Yhteensä yritystä, pois lukien maa-, metsä- ja kalatalous Lähde: Tilastokeskus 2017

4 Työpaikat syntyvät pk-yrityksiin Nettolisäys: h h h h h h > 1000 h Pienet yritykset, alle 50 h: Keskisuuret yritykset h: Suuryritykset 250 h: Pk-yritykset: Suuryritykset: Lähde: Tilastokeskus. Työllisten määrän muutos erikokoisissa yrityksissä vuosina Henkilömäärät muunnettu kokopäiväisiksi työpaikoiksi, pl. maa-, metsä- ja kalatalous.

5 TARKOITUS: Mahdollisimman hyvä paikka yrittää STRATEGIA: Vaikuttaa, verkostoi ja välittää

6 Kilpailun puute aiheuttaa noin 20 % hyvinvointitappion Kunnan sitoumukset voivat myös aiheuttaa markkinoiden toimimattomuutta

7 Markkinoiden toimivuutta pitää vaalia muutoin se keskittyy Avata tietoisesti markkinaa Kilpailuttaa myös ilman pakkoa Keskittyä järjestäjän rooliin, ei tuotantoon Valita useita toimittajia (esim. strateginen ja täydentävä) Kantaa vastuuta markkinoiden toimivuudesta ja verovarojen käytöstä Laskea oman tuotannon kustannukset JHSmallilla

8 Hankinnan perusperiaatteet - lisää hintakilpailua ja kilpailua - markkinoilla parempi tieto halutuista palveluista ja hinnoista - avoimuus lisää luottamusta hankintojen hoitoon - eri paikkakunnilla olevia ehdokkaita tai tarjoajia kohdellaan samalla tavoin kuin oman kunnan yrityksiä - hankinnalle asetetut tavoitteet eivät saa olla paikallisia, tiettyä aluetta suosivia tai syrjiviä

9 Hankinnan perusperiaatteet - hankintamenettelyn vaatimukset oikeassa suhteessa tavoiteltavaan päämäärään - kelpoisuusehtojen asettelussa huomioitava hankinnan luonne ja arvo - tarjouspyyntö laadittava siten ettei hankinnan kohteen määrittely aseta tarjoajia epätasa-arvoiseen asemaan - markkinavuoropuhelu ei saa johtaa siihen, että tarjouspyyntö räätälöidään 9

10

11 Kolme askelta fiksuun hankintaan 1. Valmistelu Panosta siihen Selvitä hankintatarve Selvittele markkinoita Keskustele potentiaalisten tarjoajien kanssa (tarjoajien osaaminen käyttöösi)

12 Kolme askelta fiksuun hankintaan 2. Jaa hankinta osiin Ellei niin - rajataan pieniä ja keskisuuria tarjoajia ulos - erityisosaaminen jätetään käyttämättä - Piristysruiske alueen elinvoimalle - Osa hankintaan käytetyistä varoista lähialueen hyödyksi uudet innovaatiot, työpaikat, taloudellinen hyvinvointi ja verotulot

13 Kolme askelta fiksuun hankintaan 3. Käy vuoropuhelua Tilaajan ja toimittajan yhteistyötä yhteisten päämäärien saavuttamiseksi yrityksiltä saatava ajantasainen tieto auttaa hankinnan suunnittelussa yrittäjät saavat tietoa miten tuotteita ja palveluita kannattaa kehittää vuoropuhelu ei pääty hankinnan toteuttamiseen vaan jatkuu kohti seuraavaa hankintaa

14 Markkinavuoropuhelun vaiheet Kunnan talousarvio Onko markkinapuute? Millaisiin osiin jaan? Montako tarjoajaa mukaan? Lopullinen tarjouspyyntö Hankintakalenteri Tietopyyntö Miten puututaan sopimusrikkomuksiin? Luonnoksen kommenttikierros tarjoajille

15 Kun myyt, pyri aina monopoliin. Kun ostat, pyri aina hajottamaan monopoli - Rakennusyrittäjä Bertel Ekengren, EKE-yhtiöiden perustaja

16 Onnistunut hankinta vaatii johtamista Ongelmat: 1. Ostetaan muulta kuin kilpailutuksen voittajalta 2. Ei tiedetä, kuka päättää ostoista ja millä mandaatilla tai budjetilla 3. Ei tiedetä, milloin ja millaisia hankintoja on tulossa 4. Ei tiedetä, millaisen prosessin lopputuloksena päädyttiin ostokseen Haitat: 1) Luottamusvaje kuntaa kohtaan, 2) viranhaltijan esimiehen mahdotonta käyttää työnjohto-oikeuttaan, jos selkeitä työohjeita ei ole

17 Onnistunut hankinta vaatii johtamista Ratkaisut: 1. Seurataan tarjousten määrää ja ostojen kohdistumista 2. Ostot aina avoimen kilpailutuksen kautta, järjestelmään jää jälki 3. Laaditaan hankintakalenteri vähintään strategisten hankintojen osalta 4. Käydään aina aito markkinavuoropuhelu Hyödyt: 1) Saadaan prosessi avoimeksi ja riippumattomaksi henkilöstä, 2) noudatetaan kuntalakia ja 3) saadaan aikaan kilpailua

18 Onnistunut hankinta vaatii strategiaa Ongelma: Kaikissa hankinnoissa pyritään edistämään innovaatioita, markkinoiden toimivuutta, sosiaalista vastuullisuutta, kestävää kehitystä ja eettisyyttä Haitat: Kun ollaan strategisia kaikessa, ei oikeasti olla missään

19 Onnistunut hankinta vaatii strategiaa Ratkaisuesimerkkejä: 1. Toiminnanohjauspalveluhankinnoissa tavoitellaan innovatiivisuutta 2. Jos on paikallisia tarjoajia, tavoitellaan markkinoiden toimivuutta 3. Työvoimaintensiivisissä, suorittavaa työtä sisältävissä hankinnoissa toteutetaan sosiaalista vastuullisuutta 4. Liikkumis- ja logistiikkahankinnoissa kestävää kehitystä Hyödyt: Saadaan painopiste toteutumaan

20 Onnistunut hankinta vaatii suunnittelua Ongelma: Tarjoajat kuulevat hankinnasta vasta kun se julkaistaan Hilmassa Haitat: 1. Tarjoajat eivät ehdi tehdä ryhmittymää 2. Innovaatio ei mahdu spekseihin 3. Nykyinen toimittaja saa etumatkaa 4. Kunta ei saa uutta eikä varmaan säästöjäkään

21 Onnistunut hankinta vaatii suunnittelua Ratkaisu: 1. Suunnittelun ottaa vastuulleen taho, jolla on valtaa edellyttää suunnitelmaa noudatettavan käytännön hankintatoimessa 2. Määritellään strategiset hankinnat 3. Vähintään näistä hankinta-aie julki 6-12 kk aiemmin 4. Hankintaohjeen päivitykseen yrittäjäjärjestö mukaan 5. Markkinavuoropuheluun hankintaneuvoja tai hankintaasiamies mukaan Yrittajat.fi/hankintaneuvonta

22 Hankintaohje yrittäjyysmyönteiseksi näillä Onko markkinavuoropuhelu aina pakollinen? Ilmoitetaanko kutsu markkinavuoropuheluun riittävän avoimesti? Ilmoitetaanko myös pienhankinnat aina avoimesti? (yli ) Onko hankintojen osiin jakaminen kantava periaate? Onko myös linjattu, että ei sallita saman toimittajan voittaa kaikkia osia? Onko linjattu, että ne hankinnat, joissa on tarjontaa paikallisesti, hankitaan itse Onko linjattu, ettei tarjoajalle tule asettaa älyttömän korkeita vähimmäisvaatimuksia? Onko selvästi sanottu, ettei tarjoajilta estetä muuta liiketoimintaa? ((esim. kielletään kaluston käyttö muualla, estetään alihankinta, painostetaan myymään koko tuotanto itselle, rajoitetaan työskentelyaikaa ja samalla vaaditaan yksinoikeutta) Seurataanko sitä, saadaanko aikaan kilpailua? (esim. kasvaako tarjouspyyntökohtainen jätettyjen tarjousten lukumäärä) Sopimusaika: miten seurataan, että epäonnistumisiin puututaan, ja että onnistumiset voidaan huomioida?

23 Laatu Tarjoajaa koskevat vähimmäisehdot: Kyllä/ei Kohdetta koskevat vähimmäisehdot: Kyllä/ei Kohteen lisälaatu: vertaillaan Sopimusehdot, laadun mittaus sopimuskaudella

24 Kokonaistaloudellinen edullisuus on oletus Kokonaistaloudellinen edullisuus: 1. Halvin hinta 2. Edullisimmat kustannukset 3. Paras hinta-laatusuhde Hankintayksikön tulee ilmoittaa käyttämänsä kokonaistaloudellisen edullisuuden peruste sekä mahdolliset vertailuperusteet hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Jos valitset voittajan muulla perusteella, oltava perustelut (EU) Usean toimittajan valinta tai asiakkaan vapaus valita toteuttavat kokonaistaloudellista edullisuutta Tarjouspyyntö sitoo hankintayksikköä kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointitapa kannattaa keskusteluttaa ennalta

25 Pienhankinnoilla ja palveluseteleillä luodaan tai syrjäytetään yrittäjyyttä

26 Miksi on tyhmää pitää pienhankintojen kilpailuttamisraja korkealla? Otetaan riski hankintalain periaatteiden vastaisuudesta Jos sähköinen pienhankintajärjestelmä on hankittu, se on hukkainvestointi, jos ei käytetä Kunnan voitava vastata kuntalaisten kysymyksiin veroeurojensa käytöstä. On vaikea perustella miksi johonkin toimittajaan on päädytty, jos sitä ei ole kisassa todettu parhaaksi Viranhaltijan työnantajan on vaikea käyttää työnjohto-oikeuttaan, jos ohjeilla sallitaan vapaat kädet (korruptioepäilyt) maineriski kunnalle Kuntalain oikaisu- ja valitusmenettelyn alaiset päätökset tulee antaa tiedoksi yleisessä tietoverkossa (kuntalaki 140 ). valitusoikeus kunnan jäsenillä Koskee myös hankintalain soveltamisalan ulkopuolella olevia pienhankintoja koskevia päätöksiä Sähköinen pienhankintajärjestelmä hyvä tiedonantotapa

27 Miksi on tyhmää pantata palveluseteliä Koska setelin antamatta jättäminen on julkisen toimijan suosimista Kun setelijärjestelmä on luotu ja pystytetty, on hukkainvestointi, jos sitä ei käytetä Yritykset alkavat panostaa muihin asiakkaisiin kilpailun väheneminen Lisäbudjetointi kesken vuoden ei ole vaikeaa, sillä vähentää palveluntarvetta muualla Alan ammattilaiset alkavat harkita yrittäjyyttä usein silloin, kun palveluseteli on käytössä Osa laadunvalvonnasta toteutuu asiakkaiden/omaisten reaktioiden johdosta

28 Miksi monituottajuus eikä monopoli? Pienempään hankintaan tarjoaa pienempi yritys. Isompaan hankintaan tarjoaa isompi yritys Hankinta vain yhdeltä, itseä isommalta toimittajalta johtaa kunnan/kuntayhtymän alisteiseen neuvotteluasemaan Näin käy myös, jos otetaan omaksi tuotannoksi Sopimuksesta vaikea irtaantua, jos kilpailevat toimittajat jo lopettaneet

29 Osiin jakaminen on myyjän monopolin hajottamista Kun valitaan useita toimittajia, intressi riitauttaa on pienempi Saadaan kokemusta useita toimittajista, jonka voi ottaa kriteeriksi hankintaa seuraavan kerran kilpailutettaessa Tilaajan koordinointi- ja hallinnointikyky kehittyy Jos yksi ei pysty toimittamaan, voidaan joustavammin ostaa muilta ilman että ollaan pian laittomassa suorahankinnassa Saadaan enemmän ja parempia tarjouksia Edistetään tarjoajien välistä luottamusta, ja madalletaan kynnystä yhteistarjoukselle Osa laadunvalvonnasta toteutuu muiden toimittajien reaktioiden ansioista

30 Osiin jakaminen 1. Alue- tai kiinteistökohtaisesti 2. Euromääräisesti 3. Tuoteryhmäkohtaisesti 4. Ensisijainen/strateginen toimittaja ja täydentäjä 5. Aikaperusteisesti (puitesopimuksen sijaan) 6. Työvaihekohtaisesti 7. Tavara ja palvelu erikseen 8. Dynaamiset mallit

31 Yrittäjän CHECKLIST Hankintamenettely ryhmittymä/yhteenliittymä tarjoamisen näkökulmasta

32 Hankintayksikkö pohtii: Hankitaanko osina vai ryhmittymältä? Vastaamme, että: 1. Hankintalaki vaatii, että EU-hankinnat jaetaan osiin 2. Markkinat toimivat paremmin, kun saadaan enemmän tarjouksia 3. Kun valitaan useampia toimittajia, hankinta ei riitaudu niin helposti 4. Mahdollisuus paikallisille yrittäjille. Lisää alueen elinvoimaa ja parantaa yrityksen toimintaedellytyksiä 5. Yrityksille mahdollisuus referensseihin Antaako hankintayksikkö kuskin paikan tuottajalle, vai pitääkö itsellään?

33 Jos hankintayksikkö haluaa avaimet käteen Ryhmittymä Tarjouskilpailuun osallistuminen ryhmittymänä Tarkoittaa toimittajien yhteistyötä hankintasopimuksen saamiseksi Kutsutaan myös yhteenliittymiksi Kannattaa käyttää erityisesti mittavissa, eri alojen ammattitaitoa tai resursseja edellyttävissä hankinnoissa Ryhmittymänä tarjoaminen voi mahdollistaa pienten yritysten pääsyn laajempiin hankintoihin 33

34 Hankintalaki 61 Tarjouskilpailuun osallistuminen ryhmittymänä ja muiden tahojen voimavarojen käyttö Toimittajat saavat tehdä tarjouksia tai ilmoittautua ehdokkaaksi ryhmittymänä. Hankintayksikkö ei saa edellyttää ehdokkaiden tai tarjoajien ryhmittymältä tiettyä oikeudellista muotoa tarjouksen tai osallistumispyynnön tekemistä varten Mutta: Voidaan edellyttää tiettyä oikeudellista muotoa sopimusaikana, jos se on tarpeen hankintasopimuksen asianmukaiseksi toteuttamiseksi. Voi käyttää muiden voimavaroja riippumatta niiden välisten suhteiden oikeudellisesta luonteesta. Ryhmittymä voi käyttää toteuttamiseen ryhmittymään kuuluvien tai muiden tahojen voimavaroja. Ryhmittymän on osoitettava hankintayksikölle taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevien sekä muiden vaatimusten täyttyminen. Näyttönä voidaan käyttää esimerkiksi yritysten välisiä sopimuksia tai muita sitoumuksia, joilla osoitetaan, että vaaditut edellytykset täyttävät voimavarat ovat ehdokkaiden tai tarjoajien taikka ryhmittymän käytettävissä. 34

35 Näyttövelvollisuus on ryhmittymällä Hankintayksikkö arvioi näytön riittävyyden

36 Sopimus Näytöksi soveltuvuudesta ja käytettävissä olevista voimavaroista esimerkiksi sopimus Käytävä ilmi, että toinen taho on sitoutunut asettamaan voimavaransa ehdokkaan tai tarjoajan vapaaseen käyttöön ja hallintaan hankinnan toteuttamiseksi. Hankintalaki ei puutu sopimuksen sisältöön. Se, miten ryhmittymän pitää käytännössä toimia sopimuskaudella ja mitkä ovat ryhmittymän jäsenten väliset vastuut, kannattaa sopia 36

37 Ryhmittymän jäsenet sopivat vapaasti keskinäisistä vastuistaan Hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia ryhmittymän muodolle vain jos se on tarpeen sopimuksen asianmukaiseksi toteuttamiseksi Silloinkaan se ei voi määrätä miten ryhmittymän jäsenet keskenään sopivat vastuistaan 37

38 Asioita, joita tulee ottaa huomioon 1 Kuka tai ketkä ovat; Vahingonkorvausvelvollisia? Vastuussa viivästyssakoista? Yhteydessä tilaajaan, jos tulee esimerkiksi toimitusvaikeuksia? Vastuussa, jos joku ryhmittymästä jättäytyy pois? Tilaaja usein haluaa, että ryhmittymästä joku on vastuussa Vastaako poisjäänyt vai ryhmittymän pääurakoitsija Poisjääneen tilalle olisi tulossa tämän alihankkija. Tuleeko alihankkijasta ryhmittymän täysjäsen (vai muu suhde)? Esim. sopimussakko, tai jättäytyneen osapuolen velvoite huolehtia, että tilalle tulee joku samankaltaista palvelua tuottava taho. 38

39 Asioita, joita tulee ottaa huomioon 2 Muut asiat; Varottava kiellettyä kilpailunrajoittamista Kiellettyä on rajoittaa tarjontaa siten, että voidaan nostaa hintaa Ryhmittymän osakkaan A ei tarvitse tietää ryhmittymän osakkaan B katetta, saati muita liikesalaisuudeksi Lisätilaukset Kuinka näiden käsittelyssä edetään? Laskutus Suoran yhteyden vai yhteyshenkilön kautta? Verotus ja kirjanpito Perustetaanko sellainen ryhmittymä, joka on itsenäinen vero- ja kirjanpitovelvollinen? 39

40 Asioita, joita tulee ottaa huomioon 3 Käsitelläänkö palveluntuottamisessa henkilötietoja? Jos kyllä, kuka on rekisterinpitäjä? Miten tietojen huolellinen käsittely on varmistettu? Reklamaatiot ryhmittymän toimimisaikana ja sen jälkeen Miten ja kuka käsittelee? Saako ryhmittymän jäsen jättää yksinään tai muiden kanssa tarjouksia, jotka kilpailevat tämän ryhmittymän kanssa? 40

41 Älä muodosta kartellia Kilpailulain (948/2011) 5 :n mukaan sellaiset elinkeinonharjoittajien väliset sopimukset, elinkeinonharjoittajien yhteenliittymien päätökset sekä elinkeinonharjoittajien yhdenmukaistetut menettelytavat, joiden tarkoituksena on merkittävästi estää, rajoittaa tai vääristää kilpailua tai joista seuraa, että kilpailu merkittävästi estyy, rajoittuu tai vääristyy, ovat kiellettyjä. Samoin yhden tai useamman elinkeinonharjoittajan tai elinkeinonharjoittajien yhteenliittymän määräävän markkina-aseman väärinkäyttö on kiellettyä. Rajanveto kielletyn tarjouskartellin ja sallitun yhteistarjouksen välillä voi olla hankalaa. Liian pitkälle vietyä sopimista on kuitenkin vältettävä kartellin syntymisen estämiseksi. Pääsääntöisesti kilpailijoiden välinen tarjousyhteistyö on kilpailulainsäädännön valossa sallittua ainakin silloin, kun yksikään ryhmittymän jäsen ei yksin pystyisi suoriutumaan hankinnan toteuttamisesta

42 Ryhmittymänä tarjoamien vaatii enemmän valmisteluaikaa ja kunnon markkinavuoropuhelun Ryhmittymien perustaminen, sopivien kumppaneiden etsintä, vastuista sopiminen ym. tarjouksen valmistelu vaatii enemmän valmisteluaikaa tarjoajilta. Hankintayksikkö voi omalla toiminnallaan joko helpottaa tai vaikeuttaa mahdollisuutta tarjota ryhmittymänä Ennakkoinfot, markkinakartoitukset, vuoropuhelut, riittävästi aikaa ym. tekijät parantavat mahdollisuuksia perustaa ryhmittymiä ja tarjota ryhmittymänä. Tarvittaessa ulkopuolista apua; hankinta-asiamiehet, konsultaatio KKV:n kanssa 42

43