KANSALAISFOORUMIN KURSSITUKI JA SKAFNET. Ohje kurssin järjestäjälle

Transkriptio

1 KANSALAISFOORUMIN KURSSITUKI JA SKAFNET Ohje kurssin järjestäjälle

2 MIHIN KANSALAISFOORUMIN KURSSITUKEA SAA? Kansalaisfoorumi voi tukea kursseja, joille osallistuu vähintään kahdeksan 15 vuotta täyttänyttä henkilöä ja joiden kesto on vähintään neljä opintotuntia (1 opintotunti = 45 minuuttia). Tukeen oikeuttavia kuluja ovat muun muassa: o o o o o Kouluttajan palkkiot ja työnantajan sivukulut Kouluttajan matka- ja majoituskulut sekä päivärahat Kurssin ilmoitus- ja kopiointikulut Kurssitilojen ja opetusvälineiden vuokrakulut Kurssin osallistujien matka- ja majoituskulut. Matkakustannukset voivat olla enintään 20 % kaikista tukeen oikeuttavista kuluista. Tukea maksetaan kurssituntien määrän ja kurssin kulujen mukaan. Tuki voi olla korkeintaan 50 prosenttia tukeen oikeuttavista kuluista. Lisätietoa kurssituen määristä löydät osoitteesta kansalaisfoorumi.fi/kurssituki. Kurssin järjestäjällä tulee olla kirjanpidossaan kuitti kaikista kuluista. Ensisijaisesti tuemme jäsenjärjestöjemme piirissä tapahtuvaa koulutusta

3 MUISTA! Kurssituen saaminen edellyttää, että kaikissa kurssin tiedotusmateriaaleissa on maininta Koulutus järjestetään Kansalaisfoorumin tuella. sekä Kansalaisfoorumin logo. Voit ladata Kansalaisfoorumin logon sekä sähköisiin että painettaviin/tulostettaviin materiaaleihin osoitteesta kansalaisfoorumi.fi/logot.

4 SKAFNET TUTUKSI SkafNet on Kansalaisfoorumin sähköinen palvelu, jota käytetään kurssituen hakemiseen ja tilittämiseen. Jotta pääset käyttämään palvelua, sinun on rekisteröidyttävä sen käyttäjäksi. Löydät lisätietoja rekisteröitymisestä osoitteesta: kansalaisfoorumi.fi/skafnet. Seuraavilla sivuilla on kattava ohjeistus SkafNetin käytöstä ja tarvittavien liitelomakkeiden täyttämisestä. Löydät SkafNetin täyttöohjeita myös kun olet kirjautuneena SkafNetjärjestelmään: vie hiiri lomakkeen täydennettävään kenttään, niin info-ikkuna aukeaa.

5 SKAFNET KIRJAUTUMINEN JA SALASANAN VAIHTAMINEN Kirjaudu SkafNetiin osoitteessa: SkafNetin sisäänkirjautuminen-sivulla kirjoita saamasi tunnus ja salasana niille varattuihin kenttiin ja valitse joko kirjaudu kursseihin tai kirjaudu opintoryhmiin. Salasanan vaihtaminen: Klikkaa oman nimesi oikealla puolella olevaa nuolta. Klikkaa avautuvaa Vaihda salasana -painiketta. Kirjoita avautuvaan ikkunaan uusi salasanasi. Klikkaa Talleta-painiketta.

6 KURSSIN VARAUS JA MUUTOKSET HYVÄKSYTTYYN VARAUKSEEN Klikkaa Uusi varaus -painiketta ja Kurssin varaus -lomake avautuu. Täytä lomakkeessa kysytyt tiedot. Jos haluat jättää varauksen Luonnos/Kesken-tilaan paina Talleta-painiketta. Tällöin voit myöhemmin muokata tietoja Muuta varausta -painikkeesta. Lähetä lomake Lähetä-painikkeesta, jolloin kurssivaraus siirtyy opintokeskuksen käsiteltäväksi. Tämän jälkeen et voi enää muuttaa tietoja Kurssin varaus -tilassa. Kun kurssi on hyväksytty ja haluat muuttaa kurssin tietoja: Ota yhteyttä tai Avaa ko. kurssin tilityslomake painamalla Tilitys-painiketta. Voit muuttaa kurssin nimeä ja päivämääriä, mutta et sille varattuja tunteja. Klikkaa Talleta-painiketta niin muutokset tallentuvat.

7 Varaustiedot ovat jatkuvasti näkyvissä. KURSSIN VARAUS Kun Vaihe-pudotusvalikosta on valittuna Varaus ja Tila-pudotusvalikosta Kaikki, tulevat näkyviin kaikki varaukset: Tila: Luonnos = Varaus on ainoastaan talletettu. Opintokeskus ei vielä käsittele varausta! Tila: Lähetetty = Varaus on lähetetty opintokeskukseen. Tila: Käsittely = Varaus on tullut opintokeskukseen, mutta tunteja ei ole vielä myönnetty. Tila: Myönnetty = Myönnetyt-sarakkeeseen merkityt tunnit ovat kurssijärjestäjän käytössä.

8 TILITTÄMINEN Tee kurssitilitys SkafNetissä viimeistään kuukauden kuluessa kurssin päättymisestä. Poikkeuksena joulukuun kurssit, joissa tilitysaikaa vain seuraavan vuoden saakka. Kirjaudu kursseihin. Klikkaa hiirellä haluamasi kurssi aktiiviseksi listalta. Klikkaa Tilitys-painiketta, jolloin tilityslomake aukeaa ja pääset tekemään kurssin tilityksen. Tositteet: Kurssin kulujen tulee olla maksettuna tilitystä tehtäessä. (Kouluttajien palkkojen sivukulut voi maksaa vasta eräpäivänä. Tällöin ne lasketaan ja ilmoitetaan lisäämällä bruttopalkkaan 23 %.) Menotositteita ei tarvitse liittää tilitykseen, jos ne sisältyvät rekisteröityneen yhdistyksen kirjanpitoon ja ne voi sieltä tarkistaa. Tarkistamme pistokokein tilityksissä ilmoitettujen kulujen paikkansa pitävyyden. Kurssitilitykseen liitetään aina ohjelmalomake ja osanottajalomake. Ajantasaiset lomakkeet löydät osoitteesta kansalaisfoorumi.fi/kurssituki. Mikäli kurssille on haettu opintosetelitukea, kurssilaisten allekirjoittamat henkilökohtaiset opintosetelianomukset liitetään myös kurssitilitykseen. Tuen piiriin ei hyväksytä esitys- tai konserttitunteja, vaikka kurssilla olisikin esiintymistä valmisteltu ja konserttitunnit ohjelmassa näkyvät.

9 Täytä Kululaskelma ja lisää opintotuntien määrä Valtionosuuslaskelman Opintotuntejakenttään. Täytä osallistujatiedot. Osallistujaprofiilin täyttävät kurssilla kaikki jotka osallistuvat ensimmäistä kertaa vuonna 2019 kaikki Kansalaisfoorumin tukemalle kurssille. Kurssitilitykseen kirjataan yksittäisistä opiskelijaprofiileista kootut tilastoluvut kohdassa opiskelijaprofiili. Tilitykseen EI LIITETÄ yksittäisiä opiskelijaprofiililomakkeita. Liitelomakkeet Liitä aina tilitykseen kurssin ohjelmalomake ja osanottajalomake. Tarvittaessa mukaan liitetään *)kouluttajan palkkio- ja matkalaskulomake sekä opintosetelikursseilla henkilökohtaiset opintosetelianomukset. Liitelomake haetaan omalta koneelta klikkaamalla Liitä tiedosto -painiketta. Tiedostoselain aukeaa. Etsi haluamasi tiedosto ja aktivoi se. Klikkaa Avaa-painiketta, jolloin liitetiedosto siirtyy tilityksen liitteeksi. Jos et vielä ole ladannut liitelomakkeita omalle koneellesi, nouda ne osoitteesta kansalaisfoorumi.fi/kurssituki. Sen jälkeen tallenna alkuperäiset liitelomakkeet omiin tiedostoihisi. Täytä lomakkeet, nimeä uudelleen ja tallenna. TILITTÄMINEN Palkkiolaskut ja kouluttajan palkkion maksu Jos palkkiot veloitetaan laskulla, laskun maksaa aina kurssin järjestäjä. Jos palkkioita maksetaan palkkana (verokortilla), Kansalaisfoorumi voi hoitaa maksamisen. *)Tässä tapauksessa skannaa kouluttajan allekirjoittama palkkiolasku ja verokortti, ja lataa ne kurssitilityksen liitteiksi SkafNetiin tai postita ne kurssin SkafNet-tunnuksella merkittynä Kansalaisfoorumin keskustoimistolle Tikkurilaan Vantaalle. Palkkiot ehtivät maksuun kuukauden 7. päivä, kun tilitys on SkafNetissä viimeistään edellisen kuukauden viimeinen päivä. Poikkeuksena on heinäkuu, jolloin toimistomme on suljettu. Tilitiedot Yhdistyksenne tilitietoja et pääse itse muuttamaan, ilmoita tilitietomuutoksista joko tai SkafNetin Viestit-kentässä samalla kun tilität kurssia. Mikäli yhdistyksellenne on ilmoitettu useampi tilinumero, valitse tilityksen yhteydessä, mille tilille tuki maksetaan. Seuraavilta sivuilta löydät ohjeita liitelomakkeiden täyttämiseen.

10 KURSSIN OHJELMALOMAKE Ohjelmalomake löytyy sekä Word- että PDF-tiedostona osoitteesta kansalaisfoorumi.fi/kurssituki Ohjelmalomakkeen täyttäminen: KURSSIN NIMI On sama ohjelmalomakkeessa ja SkafNetin sähköisessä tilityslomakkeessa. ALOITUS- JA PÄÄTTYMISPVM Tarkista, että SkafNetin sähköisen tilityslomakkeen päivämäärät ovat samat kuin ko. lomakkeen ensimmäinen ja viimeinen kurssipäivä. OPETUSAIHEET Kerro tässä kentässä luettelomaisesti mitä opetussessiossa on opittu. Pelkkä yleinen kuvaus esim. näyttelijäntyö ei riitä, vaan erittele opetusaiheet tarkemmin, esim. yleisökontakti, improvisaatioharjoitteet, äänenkäyttö, tutustumisharjoitteet jne. Kurssiin liittyvä konsertti tai näytös eivät ole tuettavia tunteja. TYÖMUOTOSARAKKEEN KOODIT Koodi O: Opetustunnit = Opetus, johon koko ryhmä osallistuu samanaikaisesti. Tässä tapauksessa kaikki kurssilaiset opiskelevat samassa tilassa (voi sisältää myös ryhmätöitä) ja heillä on pääsääntöisesti yksi opettaja. Jos useampi opettaja työskentelee samanaikaisesti kurssilaisten kanssa, hyväksytään kaikkien opettajien kulut tuen piiriin mutta tuntimäärä pysyy samana kuin edellä. Koodi RO: RO= Pienryhmiin jaettu opetus. Jokaisessa ryhmässä tulee olla vähintään 6 opiskelijaa ja opettaja. Esim. Jos kurssilla on 12 opiskelijaa, heidät voidaan jakaa kahteen samanaikaisesti opiskelevaan ryhmään, jossa kummassakin on oma opettaja. Ohjelmaan on kirjattava ryhmien opiskeluaiheet eriteltynä. OPETUSTUNNIT Ilmoita kesto opintotunteina, 1 opintotunti = 45 min.

11 KURSSIN OSANOTTAJALOMAKE Osanottajalomake löytyy sekä Word- että PDF -tiedostona kansalaisfoorumi.fi/kurssituki Osanottajalomakkeen täyttäminen: KURSSIN NIMI On sama kuin ohjelmalomakkeessa ja SkafNetin sähköisessä tilityslomakkeessa. ALOITUS- JA PÄÄTTYMISPVM Päivämäärät ovat yhtenevät SkafNetin sähköisen tilityslomakkeen kanssa. KURSSILAISTEN MÄÄRÄ On yhtenevä SkafNetin sähköisen tilityslomakkeen kanssa. NIMI Jokaisen kurssilaisen nimi. Kurssilaisten tulee olla 15 vuotta täyttäneitä. SÄHKÖPOSTIOSOITE TAI PUHELINNUMERO Jokaisen kurssilaisen sähköpostiosoite (tai puhelinnumero.) OLEN KULUVAN VUODEN AIKANA AIEMMIN OSALLISTUNUT KANSALAISFOORUMIN KURSSILLE Valitaan KYLLÄ tai EI Jokainen Ei-valinnan tekevä kurssilainen täyttää oman opiskelijaprofiililomakkeen. profiililomakkeeseen ei laiteta nimeä.

12 OSANOTTAJIEN PROFIILITIEDOT Vuonna 2019 opetushallinto kerää kurssilaisista profiilitiedot. Jokainen osanottaja täyttää anonyyminä profiilitietolomakkeen silloin kun hän tulee ensimmäistä kertaa Kansalaisfoorumin tukemalle kurssille vuoden 2019 aikana. Kurssin vastuuhenkilö yhdistää yksilötiedot profiilitietojen koontilomakkeelle. Tältä lomakkeelta ilmoitetaan yhteissummat SkafNettilitykseen kohdassa Opiskelijaprofiili.

13 KOULUTTAJAN PALKKIO- JA MATKALASKU TILITYKSEEN Mikäli haluatte opintokeskuksen maksavan kouluttajan palkkion (tällöin opintokeskus voi maksaa myös kouluttajan matka- ja päivärahat): Kouluttaja täyttää palkkio- ja matkalaskulomakkeen ja allekirjoittaa sen. Lisää SkafNetistä kurssin tunnusnumero kouluttajan palkkio- ja matkalaskulomakkeeseen kohtaan Kurssitunnus. SkafNetissä siirrä palkkiosumma (ja matka/päivärahat) tilityslomakkeen kohtaan 2. opintokeskuksen maksettavaksi jäävät palkkiot. Skannaa täytetty ja allekirjoitettu kouluttajan palkkio- ja matkalaskulomake ja verokortti ja talleta ne omalle koneellesi. SkafNetissä lataa ne ko. kurssitilityksen liitteiksi. Mikäli skannaaminen ei onnistu lähetä kouluttajan palkkioja matkalaskulomake + kouluttajan verokortti osoitteeseen Kansalaisfoorumi, Vernissakatu 8 A Vantaa ja kirjoita viestit-kenttään "palkkiolomake tulossa postitse". Ajantasainen kouluttajan palkkio- ja matkalaskulomake löytyy osoitteesta kansalaisfoorumi.fi/kurssituki

14 OPINTOSETELIANOMUKSET Mikäli kurssi on anottu opintosetelituen piiriin, kurssilla kukin setelitukeen oikeutettu opiskelija täyttää lomakkeen Opintosetelianomus. Kaikki opintosetelianomukset liitetään kurssin SkafNet-tilitykseen kohtaan Lisää tiedosto. Jos lomakkeita ei saada skannattua pdfmuotoon, ne voidaan lähettää paperipostina osoitteeseen Kansalaisfoorumi Kulttuuritalo Laikku Keskustori Tampere. (Valokuvien liittäminen SkafNet-tilityksen liitteeksi saattaa epäonnistua, koska kuvatiedostot ovat usein suuria.) Tällöin kohtaan viestit voi kirjoittaa maininnan siitä, että opintosetelianomukset ovat tulossa postilähetyksenä.

15 TILITTÄMINEN Voit valita Vaihe- ja Tila-pudotusvalikoista haluamasi vaihtoehdot ja näin voit helposti seurata kurssin tilitysvaiheita ja -tiloja SkafNetissä: Tila: Kesken = Tilitys on ainoastaan talletettu. Tila: Lähetetty = Tilitys on lähetetty opintokeskukseen. Tila: Käsittely = Tilitys on tullut opintokeskukseen. Tila: Tarkastettu = Tilitys on lähtenyt aluetoimistosta. Tila: Hyväksytty = Tilitys on siirtynyt maksatukseen (Vaihe = Valmis). Tila: Maksettu = Tuki on maksettu.

16 TOSITE YHDISTYKSEN KIRJANPITOON Maksettu-tilassa olevasta kurssista voit tulostaa tositteen oman yhdistyksen kirjanpitoon: Aktivoi kurssiluettelosta ko. kurssi Klikkaa Kulu- ja vos -laskelmapainiketta Tulosta avautuva laskelma