Osallistuminen YVA-menettelyssä koulutus palvelumuotoiluhankkeen tulosten pohjalta

Transkriptio

1 Osallistuminen YVA-menettelyssä koulutus palvelumuotoiluhankkeen tulosten pohjalta

2 YVA-prosessin osallistumismenettelyt

3 17 Arviointiohjelmasta kuuleminen Yhteysviranomaisen on huolehdittava siitä, että arviointiohjelmasta pyydetään tarvittavat lausunnot ja varataan mahdollisuus mielipiteiden esittämiseen. Yhteysviranomaisen on varattava hankkeen vaikutusalueen kunnille tilaisuus antaa lausuntonsa arviointiohjelmasta. Laki ympäristövaikutusten arviointimenettelystä, (252/ )

4 Yhteysviranomaisen on tiedotettava ympäristövaikutusten arviointiohjelmasta kuuluttamalla siitä viipymättä mielipiteiden esittämiseen ja lausuntojen antamiseen varatun ajan sähköisesti omilla internetsivuillaan ja hankkeen todennäköisen vaikutusalueen kunnissa. Mitä julkisista kuulutuksista annetussa laissa säädetään kuulutuksen panemisesta ilmoitustaululle, sovelletaan kuulutuksen julkaisemiseen sähköisesti kunnan internetsivuilla. Lisäksi arviointiohjelmasta on tiedotettava ainakin yhdessä hankkeen vaikutusalueella yleisesti leviävässä sanomalehdessä. Kuulutuksesta on käytävä ilmi riittävät tiedot hankkeesta, miten hankkeesta ja sen ympäristövaikutuksista ja niiden arvioimisesta on mahdollista saada tietoa, ja miten niistä voi esittää mielipiteitä. Laki ympäristövaikutusten arviointimenettelystä, (252/ )

5 20 Arviointiselostuksesta kuuleminen Yhteysviranomaisen on tiedotettava ympäristövaikutusten arviointiselostuksesta noudattamalla, mitä 17 :n 2 momentissa säädetään. Kuulutuksen sisällöstä säädetään tarkemmin valtioneuvoston asetuksella. Laki ympäristövaikutusten arviointimenettelystä, (252/ )

6 Kuuleminen Arviointiohjelmasta ja -selostuksesta on tiedotettava ainakin yhdessä hankkeen vaikutusalueella yleisesti leviävässä sanomalehdessä. Kaksikielisissä kunnissa molempien kieliryhmien huomiointi. Sanomalehden lisäksi suositellaan käytettävän ilmaisjakelulehteä. Hankkeesta vastaavat, YVA-konsultit ja yhteysviranomaiset voivat yhteistyössä sopia muusta tiedottamisesta valiten hankkeeseen parhaiten sopivat tavat. Hankekohtainen tiedottaminen hankkeesta vastaavan tehtävä. YVA-yhteysviranomainen tiedottaa YVA-menettelyyn liittyvistä asioista. Tiedottamiseen suositellaan käytettäväksi lisäksi sosiaalisen median kanavia, esimerkiksi Twitteriä tai Facebookia.

7 Muu osallistuminen Sen lisäksi, mitä 17 ja 20 :ssä säädetään, hankkeesta vastaava ja yhteysviranomainen voivat sopia myös muun osallistumisen järjestämisestä. Laki ympäristövaikutusten arviointimenettelystä, (252/ )

8 Suosituksia YVA-prosessin osallistumismenettelyiksi

9 Huolellinen sidosryhmäkartoitus osallistumisen edistäjänä Huolellisella sidosryhmäkartoituksella varmistetaan vaikutusalueen keskeisten tahojen tavoittaminen ja osallistaminen. Vuorovaikutuksen suunnitteluvaiheessa voidaan käyttää esimerkiksi haastatteluja, joiden avulla voidaan selvittää, miten eri sidosryhmät haluavat osallistua. Vuorovaikutuksen kehittäminen edellyttää alueen erityispiirteiden huomioimista niin osallistumistapojen kuin niiden tavoitteiden ja esimerkiksi aikataulujen miettimisessä: tehdään sitä osallistujien ehdoilla. HUOMIOITAVAA & IDEAT Hyödynnä alueellista tietoa sidosryhmäkartoituksessa: miten vaikutusalueen osalliset tavoitetaan.

10 Yhteistyöryhmä tiedonvaihdon edistäjänä YVA-hankkeissa on suositeltavaa harkita yhteistyöryhmän perustamista. Yhteysviranomaisen on suositeltavaa osallistua puolueettomana asiantuntijana YVA-menettelyn osalta. Yhteistyöryhmään voi viranomaistahojen lisäksi kutsua mm. alueen järjestöjen, asukkaiden ja maanomistajien edustajia, tai yhteistyöryhmä voi kutsua heitä kokouksiin. Näitä on ollu aika monissa hankkeissa, et se on ennemmin semmonen tiedonvaihtokanava ja tiedottamiskanava ollu. HUOMIOITAVAA & IDEAT Yhteistyöryhmää perustettaessa on hyvä huomioida alueen sidosryhmät kattavasti. Suurimman hyödyn yhteistyöryhmästä voi saada kokoontumalla YVA-ohjelma- ja selostusvaiheiden asiakirjojen luonnosvaiheissa.

11 Onnistunut tiedottaminen mahdollistaa osallistumisen.

12 Tiedottaminen kaikissa kanavissa Hankkeesta vastaavan lehdistötiedote heti hankkeen alkuvaiheessa auttaa yleisöä saamaan tiedon hankkeesta lehdistön uutisoidessa siitä. Kokeilukulttuuri tiedottamisessa: uusien keinojen hyödyntäminen ja kartoittaminen. Ilmaisjakelulehti yhdessä tilattavan sanomalehden kanssa voi saavuttaa laajemman yleisön. Sosiaalisen median kanavien hyödyntäminen. Myös maksetun mainonnan käyttö. Lähivaikutusalueen asukkaiden ja maanomistajien tavoittaminen postitse henkilökohtaisella kirjeellä. Koulujen viestivälineiden mukaanotto mahdollisuuksien mukaan vanhempien ja nuorten tavoittamiseksi, kun hankkeen vaikutusalue koskettaa koulujen lähiympäristöä. Koskaan ei voi tehdä liikaa osallistamista ja tiedottamista. Käyttämällä eri tiedonvälityskanavia samaan aikaan. Somenäkyvyyttä voi lisätä rahalla, jos tilin seuraajat ovat liian homogeeninen ihmisjoukko.

13 Hanketyyppi vaikuttaa, mutta ei ratkaise.

14 Osallistumismenettelyt valitaan hankkeen mukaan Kussakin hankkeessa keskeisimpien osallistumismenettelyjen valinta hankekohtaisesti. Osallistumismenettelyjen valinta hankkeen vaikutusalueen laajuuden, asukastiheyden ja ympäristövaikutusten laadun mukaisesti. Osallistumisen tapoja voi olla suositeltavaa kohdentaa, esimerkiksi työpajat tietylle ryhmälle, maastokävelyt ja some-kanavat taas toiselle. Itse nään tärkeenä sen et yhteystyössä yhteisviranomaisen kanssa mietitty miten tää tiedottaminen ja kuuleminen tehtäis tähän hankkeeseen parhaiten sopivaksi.

15 Tärkeintä on, että yksilölle jää olo, että hän on tullut kuulluksi.

16 Osallistumisen vaikuttavuus Vuoropuhelun mahdollistaminen Kaikki YVA-menettelyn aikana eri tavoin saatu palaute suositellaan kirjattavan ylös. Osallistumiselle täytyy saada jokin tarpeeksi nopea positiivinen vaste, muuten se ei motivoi. Osallistuvien esille nostettaviin kysymyksiin olisi hyvä saada vastaukset, niin että ne olisivat kaikkien nähtävillä. Esimerkiksi Kysymykset ja vastaukset osio hankkeesta vastaavan verkkosivuille tai Sosiaaliseen mediaan.

17 YVA-yhteysviranomaisen rooli YVA-yhteysviranomainen esiintyy hankkeen kannalta YVA-menettelyä ohjaavana puolueettomana asiantuntijana. Yleisötilaisuuksissa YVA-yhteysviranomainen huolehtii siitä, että keskustelussa pitäydytään aiheessa, ja tarvittaessa ohjaa keskustelua pysymään YVAmenettelyssä. Yhteysviranomaisen rooli niissä tulee olla puolueettomana tahona vahva, jotta tilaisuuksissa päästään keskustelemaan ja vaihtamaan tietoja. HUOMIOITAVAA & IDEAT YVA-yhteysviranomaisen puolueettomasta roolista on hyvä muistuttaa yleisötilaisuuksissa.

18 Yleisötilaisuudet Yleisötilaisuudet suositellaan pääsääntöisesti järjestettäväksi sellaisissa hankkeissa, joissa hankkeen vaikutus on ihmisille tai ympäristölle suuri. Olemassa olevan toiminnan muutoshankkeissa tai teollisuustoiminnan keskelle sijoittuvissa hankkeissa yleisötilaisuuksiin osallistuminen on kokemusten perusteella ollut vähäisempää. YVA-yhteysviranomainen toimii tilaisuuden puolueettomana puheenjohtajana. Kaikki YVA-menettelyn aikana eri tavoin saadut palautteet ja mielipiteet suositellaan kirjattavan ylös. Voisi myös olla hyvä, että tilaisuuksissa käytettäisiin enemmän toimintaa havainnollistavaa videota tms. HUOMIOITAVAA & IDEAT Reaaliaikainen suoratoisto yleisötilaisuudessa Seuraamisen mahdollistaminen Twitterissä Mahdollisuus osallistumiseen kysymysten esittämisen muodossa Chat-palvelun välityksellä.

19 Yleisötilaisuudet Vaikutusalueen lähimmät henkilöt voidaan kutsua tilaisuuteen kirjeellä. Tilaisuuden alussa lyhyt selkeä esittely hankkeesta ja YVA-asiakirjasta sekä YVA-menettelystä. Esittelyjen jälkeen suositellaan jalkautumista pienryhmissä eri aihealueiden infopisteille, joihin yleisö voi tutustua rauhassa. Pienemmässä ryhmässä on helpompi esittää mielipiteitä. Ihmiset sais jalkautuu ja kiertää ryhmässä ja olla hankevastaavan tai jonkun konsultin kanssa face-toface vähän aikaa. Ihmiset uskaltaa paremmin kysyä ja olla aktiivisia Kyllä meillä on siellä hyvät isot kartat koska siinä kartan äärellä on luonteva sitten sitä tilannetta pohtia. HUOMIOITAVAA & IDEAT YVA-menettelyn esittelyvideo Youtubessa Hankkeesta vastaavan läsnäolo voi lisätä luottamuksellista vuorovaikutusta. HYÖTY Asiakirjojen yleistajuistaminen

20 Reaaliaikainen suoratoisto Helppoa ja nopeaa, todentuntuista. Mahdollistaa osallistumisen myös niille, jotka eivät pääse paikan päälle. HYÖDYT Valmis yleisö, laajempi osallistumismahdollisuus. Paikasta ja ajasta riippumattomuus Interaktiivisuus Välitön vuorovaikutuksen mahdollisuus HUOMIOITAVAA & IDEAT Uskallus kokeilla rohkeasti Riittävän nopean yhteyden varmistaminen Suunnitelmallisuus: miten ja millä tavalla osallistuminen toteutetaan Lähetyksen nauhoittaminen Tietosuoja-asetusten huomiointi

21 Esimerkkejä reaaliaikaisen suoratoiston toteutuksesta

22 Chat-palvelu Hankkeesta vastaavan tai YVA-konsultin järjestämä palvelu. Reaaliaikainen keskustelu asiantuntijan kanssa. Helppo, nopea ja vaivaton tapa osallistua. Nettisivut, missä asiantuntija vastaa yleisön kysymyksiin ja ottaa vastaan palautetta olisi kiva, koska siinä tulisi tunne että mielipide kuullaan. Mahdollistaa osallistumisen myös niille, jotka eivät pääse paikan päälle. Tarjoaa asukkaille mahdollisuuden kysyä hankkeeseen liittyviä kysymyksiä. HUOMIOITAVAA & IDEAT Vastuuhenkilöiden nimeäminen Palvelutilanteiden ennakointi ja suunnittelu Vaatii resursseja HYÖDYT Reaaliaikaisuus Välitön vuorovaikutuksen mahdollisuus

23 Tavoitetyöpajat Hankkeesta vastaavan tai YVA-konsultin järjestämää toimintaa hankkeen suunnitteluvaiheessa. Tavoitetyöpajassa esitellään alustavat vaihtoehdot, joita osallistujat arvioivat pienryhmissä. Kerätään palautetta ja kehitysehdotuksia toteutusvaihtoehtoihin. HYÖDYT Työpajoista voi saada hyödyllistä paikallistietoa. Työpajoista saatua aineistoa hyödynnetään suunnittelussa ja vaikutusten arvioinnissa. HUOMIOITAVAA & IDEAT Alueellisesti laajoissa hankkeissa, kuten tuulivoima-, voimajohto- sekä tie-, rata- ja väylähankkeissa Hankkeissa, joihin liittyy paljon erilaisia intressejä.

24 Työpajat Hankkeesta vastaavan tai YVA-konsultin järjestämää toimintaa. Voidaan järjestää kohdennettuja keskustelupajoja tietylle ryhmälle, esimerkiksi maanomistajille, metsästäjille. Maanomistajilla on mahdollisuus tarkastella vaihtoehtojen suunnitelmia oman kiinteistönsä kannalta, tarkentaa lähtötietoja sekä antaa palautetta hankkeeseen ja sen vaihtoehtoihin liittyen. Lyhyt intro asiaan ja sen jälkeen ollaan kaikki yhdessä samassa tilassa karttojen kanssa ja ihmiset saa tulla kertomaan asioita, osoittaa sormella karttaa et täällä mä metsästän täällä on ollu niitä ja niitä asioita. Pienet ryhmät mahdollistavat keskusteluyhteyden syntymisen. HUOMIOITAVAA & IDEAT Alueellisesti laajoissa hankkeissa, kuten tuulivoima-, voimajohto- sekä tie-, rata- ja väylähankkeissa Hankkeissa, joihin liittyy paljon erilaisia intressejä.

25 Asukaskysely Hankkeesta vastaavan tai YVA-konsultin tiedonkeruuta vaikutusten arviointiin. Kyselyillä voidaan selvittää hankealueen nykyistä käyttöä sekä asukkaiden arvioita hankkeen aiheuttamista vaikutuksista mm. viihtyvyyteen, elinkeinojen harjoittamiseen ja virkistäytymiseen. Kyselyn mukana on hyvä toimittaa havainnollistavia kuvia ja mahdollisia aluekarttoja. Voidaan toteuttaa posti- ja/tai verkkokyselynä. Täytyy huomioida, että verkkokysely rajaa osan asukkaista pois. Kysely, jossa on useampi kysymys ja ehkä vähän lisätietoa tueksi. Pelkkä "kerro mielipiteesi" ja yksi avoin vastauskenttä ei houkuttaisi. HUOMIOITAVAA Hyvän kyselyn laatiminen vaatii asiantuntemusta. Kysymysten tulee olla selkeitä ja yksiselitteisiä. Kyselyn tekijän objektiivisuus. Kysymysten ei tulisi olla johdattelevia. IDEAT Kyselyä voidaan jakaa asukastilaisuuksissa tai julkisissa kohtaamispaikoissa. Vastaajien motivointi voi edistää osallistumista ja kattavampien tulosten saantia.

26 Karttapohjainen tiedonkeruu Internetpohjaisella karttapalautepalvelulla hankkeesta vastaava tai YVA-konsultti voi esitellä suunnitelmia sekä kerätä palautetta. Kartalle voi tiettyyn kohtaan kirjoittaa tietojaan ja havaintojaan paikasta sekä näkemyksiään vaikutuksista. Henkilölle tulee tunne osallistumisen vaikuttavuudesta: kartalla näkyvät myös muiden käyttäjien kommentit, joiden kanssa voi olla samaa tai eri mieltä sekä jatkokommentoida asiaa. Monelle hyvä työkalu myös sen hankkeen katselemiseen vaikkei halua palautetta jättää. Karttapalautepalvelujärjestelmästä näkee miltä se tilanne tulee siellä maastossa näyttämään. HUOMIOITAVAA & IDEAT Alueellisesti laajoissa hankkeissa, kuten tuulivoima-, voimajohto- sekä tie-, rata- ja väylähankkeissa Karttapalautepalvelusta muistettava tiedottaa

27 Maasto- ja laitoskävelyt Hankkeesta vastaavan tai YVA-konsultin organisoimia. Maasto- tai laitoskävelyn tarkoituksena on hahmottaa muutosten vaikutuksia tarkemmin. Asukkaat ja hankkeen toteuttajat ovat yhdessä paikan päällä kohteessa, jolloin vaikutukset on helpompi hahmottaa ja keskustelu luonnollisempaa. Keskustelut suositellaan kirjaamaan ylös. HUOMIOITAVAA & IDEAT Alueellisesti paikallisissa ja laajennushankkeissa. Tehdyistä havainnoista ja esiin nousseista aiheista suositellaan tehtävän yhteenveto.

28 Info- tai tiedotuspiste tapahtumissa Hankkeesta vastaavan tai YVA-konsultin organisoimia. Vaikutukseltaan laajoissa hankkeissa kannattaa olla näkyvillä ihmisten arjessa, jotta tietoisuus hankkeesta kasvaa. Kansalaisten arjessa näkyminen, esimerkiksi erilaisille markkinoille, tapahtumiin tai ostoskeskuksiin mukaan meneminen ja tiedottaminen hankkeesta lisää vuorovaikutuksen tunnetta. Liikutaan siellä missä ihmiset liikkuvat. HUOMIOITAVAA & IDEAT Infopiste esimerkiksi kirjastossa. Kaikki materiaalit esillä, henkilö paikalla tiettyinä aikoina viikosta. HYÖDYT Näkyvyys Tiedottaminen Jatkuva vuorovaikutus

29 Jos YVA sattuu olemaan käynnissä, niin yritetään bongata kunnasta heille tyypillinen tilaisuus esim elonkorjuumarkkina. Mennään sinne pitämään standiä, tai jos on messuja. Vähän niinkun kunnan omaan arkeen ja rytmiin jalkautumista, siellä oloa. Tuomalla YVA-osallistamistapahtumat (esim. messuständin muodossa) sinne, missä nuoret muutoinkin liikkuvat, kuten kouluihin, ostoskeskuksiin, harrastepaikkoihin jne.

30 Sosiaalinen media Hankekohtainen tiedottaminen hankkeesta vastaavan tehtävä. YVA-yhteysviranomainen tiedottaa esim. YVA-menettelyn etenemisestä. Sosiaalista mediaa suositellaan hyödynnettävän hankkeen tunnettavuuden lisäämisessä. Järjestetyistä tapahtumista, esimerkiksi yleisötilaisuuksista tai asukaskyselyistä kannattaa informoida Facebookissa ja Twitterissä. Monipuolinen vuorovaikutus: toimitaan siellä missä kansalaiset ovat. Some entistä vahvemmin + perinteiset menetelmät (posti). HUOMIOITAVAA & IDEAT Viranomainen esiintyy puolueettomana tahona myös sosiaalisessa mediassa. Vaatii resursseja.

31 Meille (ELY) on tullut hyvää palautetta, kun olemme Twitterin kautta välittäneet osan yleisötilaisuudesta kaikkien saataville. Tiedottamalla asiasta kanavissa, joita nuoret käyttävät (esim. YouTuben kautta voisi tavoittaa aivan eri porukkaa kuin sanomalehti-ilmoituksilla, ja ylipäätään sosiaalisen median kanavat olisivat luultavasti hyviä tiedotuspaikkoja. Hankkeet tulee saada esille sosiaalisessa mediassa, niiden tulee olla helposti ymmärrettäviä ja vaikutukset on esitettävä selkokielellä.

32 Esimerkkejä eri viranomaisten toiminnasta Twitterissä

33 Esimerkkejä eri viranomaisten toiminnasta Facebookissa

34

35

36

37 Informatiivinen tiivistelmä edesauttaa ymmärtämistä Arviointiselostuksen tulee sisältää arviointiselostuksen tiedot sisältävä yleistajuinen ja havainnollinen tiivistelmä. Tiivistelmä suositellaan tehtäväksi myös arviointiohjelmasta. Selkeä, informatiivinen kirjoitusasu edesauttaa hankkeen ympäristövaikutusten ymmärtämistä. Tiivistelmän laatuun tulee panostaa. Merkittävimmät vaikutukset tulee esittää selkeästi. Kuvat kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. HUOMIOITAVAA & IDEAT Vaikutusten havainnollinen esittäminen tiivistelmässä Lyhyttä ja selkeää tiivistelmää on helppo jakaa sosiaalisessa mediassa Havainnollistavat kuvat auttavat ymmärtämään kokonaisuuden Eri lukujen asiat voi olla hyödyllistä tiivistää luvun loppuun yhteenvedoksi.

38 Esimerkki informatiivisestä tiivistelmästä Käytetty havainnollistavaa kuvitusta. YVA-ohjelmassa arvioitavat vaikutukset esitetty taulukkomuodossa. YVA-selostuksessa esimerkiksi arvioinnin tulokset taulukkomuodossa. HUOMIOITAVAA & IDEAT Numerotietoa on hyvä yrittää havainnollistaa kuvin.

39 M uun kuin virallisen palautteen hyödyntäminen Yhteysviranomaisen on syytä kirjata ylös myös muussa kuin virallisessa yhteydessä saatu palaute. Hankkeesta vastaava voi toimittaa muilla osallistumismenettelyillä saamansa tiedon yhteysviranomaiselle. Mikäli saatu muu kuin virallinen palaute on käsiteltävän asian kannalta merkityksellistä, tulee se viranomaisen yleisen selvittämisvelvollisuuden takia ottaa huomioon viranomaisen asiaan liittyvässä arvioinnissa. HUOMIOITAVAA & IDEAT Osallistumisen vaikuttavuus Viranomaisen yleiset neuvonta- ja selvittämisvelvollisuudet

40 Projektiryhmässä mukana: Päivi Saari, Tero Elo, Jorma Jantunen, Erika Heikkinen, Arja KoisEnen, Sanna Kolomainen, Petra Leino, Saija NiiHymäki, Anni Panula-OnHo-Suuronen, Niina PirKniemi, Leena Ruokanen, Elina Venetjoki, Mikko Viitasalo Kiitokset projekessa auhamisesta: Piia Kähkölä, Seija Rantakallio, Minna Torkkeli, Päivi Blinnikka Kiitos! Anneli Vitikainen ja Jaana Puroharju,