OMAISUUSSUOJELUOHJE 408: RAHOJEN JA ARVOPAPEREIDEN SÄILYTYS JA KULJETUS

Transkriptio

1 Oar 1 OMAISUUSSUOJELUOHJE 408: RAHOJEN JA ARVOPAPEREIDEN SÄILYTYS JA KULJETUS SISÄLLYSLUETTELO 0. Tarkoitus ja velvoittavuus 1. Omaisuussuojeluohjeet 2. Rahojen ja arvopapereiden säilyttäminen 3. Rahat ja arvopaperit kassakoneessa 4. Rahojen ja arvopapereiden kuljettaminen 5. Ohjeet rahojen ja arvopapereiden kuljettamista varten 6. Ohjeet arvopaperisieppauksen varalta 0 TARKOITUS JA VELVOITTAVUUS Tämä vakuutuksenottajaa velvoittava suojeluohje antaa ohjeita, joita noudattamalla voidaan ehkäistä vahinkojen syntymistä ja pienentää vahinkomääriä. Yleisten sopimusehtojen 001 kohdan 8 mukaan korvausta voidaan alentaa tai se voidaan evätä, jos vakuutuksenottaja tai muu korvaukseen oikeutettu on tahallisesti tai huolimattomuudesta, jota ei voida pitää vähäisenä, laiminlyönyt suojeluohjeiden noudattamisen. 1 OMAISUUSSUOJELUOHJEET Tämän suojeluohjeen lisäksi vakuutetun omaisuuden sijaintipaikan on täytettävä vakuutuskirjassa mainittujen omaisuussuojeluohjeiden vaatimukset. 2 RAHOJEN JA ARVOPAPEREIDEN SÄILYTTÄMINEN Seuraavat vaatimukset koskevat murto- ja palovahingon varalta vakuutettujen rahojen tai arvopapereiden säilytystä vakuutetun omaisuuden sijaintipaikassa. Rahat ja arvopaperit, joiden arvo on enintään euroa, on säilytettävä standardin SFS-EN mukaan testatussa ja hyväksytyssä, vähintään E I murtosuojaluokan kassakaapissa tai vastaavan suojan antavassa kassakaapissa. Rahoja ja arvopapereita ei saa säilyttää palo- tai dataturvakaapissa, jotka on tarkoitettu tietomateriaalin säilyttämiseen. Rahat ja arvopaperit, joiden arvo on yli euroa, on säilytettävä SFS-EN standardin tai INSTA 610 tai SFS murtostandardin mukaisesti testatussa ja hyväksytyssä kassakaapissa. Vaadittava murtosuojausluokka määräytyy säilytettävän omaisuuden mukaan. Kassakaapin paloluokan on oltava vähintään yksi tunti paperimateriaalille. Säilytettävä Vaadittava murtosuojausluokka enimmäismäärä euroa SFS-EN INSTA 610 SFS I II III

2 Oar IV V Kassakaapin, jossa suurin säilytettävä rahojen ja arvopaperien enimmäismäärä on yli euroa, sijaintipaikka on suojattava murtohälytysjärjestelmällä. Murtohälytysjärjestelmälle asetettavat vaatimukset riippuvat kassakaapissa säilytettävästä suurimmasta mahdollisesta rahojen ja arvopaperien enimmäismäärästä. Murtohälytysjärjestelmä on oltava suunniteltu ja asennettu Finanssialan Keskusliitossa laaditun murtohälytysjärjestelmää koskevan ohjeen mukaisesti. Jäljempänä edellytettävät murtohälytysjärjestelmän taso ja murtohälytysjärjestelmän komponenttien luokat ovat Finanssialan Keskusliiton murtohälytysjärjestelmää koskevan ohjeen mukaiset. Murtohälytysjärjestelmän asentavan liikkeen on oltava Finanssialan Keskusliiton hyväksymä. Murtohälytysjärjestelmän ilmaisimien on oltava omaisuuden sijaintipaikkaa rajoittavien rakenteiden ovissa siten, että sisään tunkeutuminen havaitaan. Lisäksi tilassa, jossa suojattava omaisuus sijaitsee ja tiloissa, joissa murtautuja joutuu liikkumaan (käytävät ja portaat), on oltava ilmaisimet siten, että tiloissa tapahtuva liike havaitaan. Murtohälytysjärjestelmä on oltava kytkettynä päälle, kun tiloissa ei ole henkilökuntaa paikalla. Murtohälytysjärjestelmän on oltava vähintään tason 2 mukainen, kun kassakaapissa säilytettävä rahojen ja arvopaperien enimmäismäärä on euroa. Tällöin ilmaisimien on oltava hyväksytty vähintään luokkaan 2 murtohälytysjärjestelmän keskuksen on oltava hyväksytty vähintään luokkaan 2 ilmoituksensiirto on oltava toteutettu yhdellä seuraavista tavoista: valvottu siirtoyhteys, jonka yhteyden katkaisu tai häirintä havaitaan välittömästi kahdella eri tekniikalla toteutettu ilmoituksensiirto robottipuhelin radiotaajuinen siirto, esimerkiksi gsm-modeemi murtohälytysjärjestelmän antama hälytys on oltava johdettu hyväksyttyyn vartioimisliikkeen hälytyskeskukseen tai hyväksyttyyn ympärivuorokauden miehitettyyn vartioimisliikkeeseen hälytyskeskuksen tai vartioimisliikkeen on hälytettävä kohteeseen vartioimisliikkeen vartija murtohälytysjärjestelmän on annettava paikallishälytys. Murtohälytysjärjestelmän on oltava vähintään tason 3 mukainen, kun kassakaapissa säilytettävä rahojen ja arvopaperien enimmäismäärä on yli euroa. Tällöin ilmaisimien on oltava hyväksytty vähintään luokkaan 3 murtohälytysjärjestelmän keskuksen on oltava hyväksytty vähintään luokkaan 3 kassakaappi on oltava varustettu kohdeilmaisimella ilmoituksensiirto on oltava toteutettu toisella seuraavista tavoista: valvottu siirtoyhteys, jonka yhteyden katkaisu tai häirintä havaitaan välittömästi kahdella eri tekniikalla toteutettu ilmoituksensiirto murtohälytysjärjestelmän antama hälytys on oltava johdettu hyväksyttyyn vartioimisliikkeen hälytyskeskukseen vartioimisliikkeen hälytyskeskuksen on hälytettävä kohteeseen kohdekoulutettu vartioimisliikkeen vartija murtohälytysjärjestelmän on annettava paikallishälytys.

3 Oar 3 Murtohälytysjärjestelmään liittyvien hyväksyntöjen on oltava Finanssialan Keskusliiton myöntämiä. Vakuutuksenottajan on nimettävä murtohälytysjärjestelmän hoitajaksi laitteiston käyttöön perehtynyt henkilö, joka huolehtii järjestelmän käyttöön liittyvistä asioista. Murtohälytysjärjestelmä on pidettävä jatkuvasti toimintakuntoisena ja järjestelmän hoito- ja kunnossapitoohjeita on noudatettava. Tason 2 mukaisen murtohälytysjärjestelmän ilmoituksensiirtojärjestelmän kokeilut on tehtävä vähintään kaksi kertaa vuodessa ja murtohälytysjärjestelmä on huollettava vähintään joka toinen vuosi. Tason 3 mukaisen murtohälytysjärjestelmän ilmoituksensiirtojärjestelmän kokeilut on tehtävä vähintään neljä kertaa vuodessa ja murtohälytysjärjestelmä on huollettava vähintään kerran vuodessa. Kokeiluista ja huolloista on pidettävä kirjaa. Kassakaappi on kiinnitettävä lattiaan tai seinään valmistajan ohjeiden mukaisesti. Kassakaapin avainta tai lukon avauskoodia ei saa säilyttää vakuutetun omaisuuden sijaintipaikassa, kun tiloissa ei oleskella. 3 RAHAT JA ARVOPAPERIT KASSAKONEESSA Kassakoneet on tyhjennettävä ja niiden rahalokerot on jätettävä auki, kun liike on suljettu. 4 RAHOJEN JA ARVOPAPEREIDEN KULJETTAMINEN Seuraavat vaatimukset koskevat ryöstön varalta vakuutettujen rahojen tai arvopapereiden kuljetusta vakuutetun omaisuuden sijaintipaikasta rahalaitokseen tai muuhun ennalta sovittuun turvalliseen vastaanottopaikkaan. Kuljetustehtävä voidaan antaa vain yritykseen vakinaisessa työsuhteessa olevalle vähintään 18 vuoden ikäiselle luotettavalle henkilölle tai vartioimisliikkeen vartijalle. Kuljetusta suorittava henkilö on perehdytettävä tehtävään ja hänen on tutustuttava ja noudatettava tämän suojeluohjeen kohdan 5 ohjeita rahojen ja arvopapereiden kuljettamisesta. Kuljetukselta vaadittavat suojaamistoimenpiteet määräytyvät kuljetuksen arvon mukaan. Vaadittavat suojaamistoimenpiteet ja kuljetettavan omaisuuden arvon enimmäismäärä on esitetty alla olevassa taulukossa. enimmäismäärä euroa alle ei erityisiä suojaamisvaatimuksia, kuljetus aina autolla kun mahdollista, perehdyttävä ja noudatettava ohjeita kuljetuksessa mukana kaksi henkilöä; kuljetettaessa arvoomaisuus Finanssialan Keskusliiton hyväksymällä arvokuljetusyksiköllä riittää kuljetukseen yksi henkilö, kuljetettava vastaanottavan yrityksen työaikana, kuljetus aina autolla kun mahdollista, perehdyttävä ja noudatettava ohjeita yli vain vartioimisliikkeen toimesta Finanssialan Keskusliiton arvokuljetusohjeen mukaisesti

4 Oar 4 5 OHJEET RAHOJEN JA ARVOPAPEREIDEN KULJETTAMISTA VARTEN Yrityksen raha- ja arvopaperikuljetuksista ja niihin liittyvistä toimenpiteistä ei saa antaa tietoa kenellekään ulkopuoliselle. Rahat tai arvopaperit on pyrittävä siirtämään lähimpään rahalaitokseen päiväsaikaan. On harkittava, missä ne lasketaan ennen kuljetusta, paljonko aamulla tarvitaan vaihtorahaa ja missä se säilytetään yli yön. Kuljetuksessa on käytettävä autoa, jos se on mahdollista. Ohjeita jalan tapahtuvaksi kuljettamiseksi On laadittava kuljetussuunnitelma. Kuljetusreittejä tulee olla useampia, joita käytetään epäsäännöllisesti vaihtaen. Kuljetuksen ajankohta tulee olla epäsäännöllinen. Jos yksittäisen arvokuljetuksen arvo on yli euroa, on kuljettajia oltava kaksi henkilöä tai kuljetus tulee jakaa useammalle henkilölle tai kuljetukseen on käytettävä hyväksyttyä arvokuljetusyksikköä. Kuljetusyksikkö ei saa olla huomiota herättävä. Jos arvokuljetus viedään yösäilöön, on erityisesti tarkkailtava lähiajoneuvoja ja ihmisiä yösäilön lähettyvillä. Jos havaitaan jotain epäilyttävää, matkaa on jatkettava ja valittava seuraava yösäilö tai otettava yhteyttä poliisiin. Jos yösäilö ei aukea, arvokuljetus on vietävä toiseen säilöön, arvokuljetusta ei saa viedä takaisin työpaikalle. Ohjeita autolla tapahtuvaksi kuljettamiseksi On asioitava rahoituslaitoksessa, johon on mahdollista ajaa lähelle. Asioimisaikaa ja kulkureittiä on vaihdeltava. Kuljetusyksikkö tulee sijoittaa autoon niin, että yksikkö ei ole nähtävissä ja helposti siepattavissa. Ympäristöä on tarkkailtava ja jos havaitaan jotain epäilyttävää, ajetaan pois pysähtymättä. Jos auto menee rikki, jonkun tulee pysyä autossa, kunnes apu tulee. Kuljetuksen aikana tulee ovien olla lukittuna ja ikkunoiden suljettuna. Autoa, jossa on rahavaroja ja/tai arvopapereita, ei saa koskaan jättää ilman valvontaa. Sieppauksen/ryöstön jälkeinen toiminta Soitetaan poliisille ja annetaan lyhytsanainen ja tarkka tiedotus, jossa ilmenee ilmoittajan nimi, tapahtuma, tapahtumapaikka, tekijöiden lukumäärä ja miten ja mihin suuntaan he pakenivat. Vastataan lisäkysymyksiin, puhelinta ei suljeta ennen kuin siihen saadaan lupa. Kirjoitetaan muistiin kuvaus tekijästä ennen kuin keskustellaan tai vertaillaan havaintoja kehenkään kanssa. Käytetään tunnistuslomaketta, jos sellainen on saatavissa, merkitään siihen myös ilmoittajan henkilötiedot ja tunnistuslomake annetaan poliisille. Tapahtumaan liittyvistä asioista kerrotaan vain poliisille ja yrityksen rikostutkintaan osallistuvalle henkilölle, asiasta ei anneta tietoja ulkopuolisille. Yrityksen turvallisuusohjeita, paikalla olleiden nimiä ja myöhemmin rikostutkimusten tuloksiin liittyviä tietoja ei paljasteta.

5 Oar 5 6 OHJEET ARVOPAPERISIEPPAUKSEN VARALTA Vahingon varalta on laadittava suunnitelma, jonka mukaisesti varastetun arvopaperierän markkinointia vaikeutetaan ja rikollisten kiinnisaamista joudutetaan. Vahingon sattuessa on asiasta annettava välittömästi tieto poliisiviranomaiselle, pörssiin, pankeille ja pankkiiriliikkeille, suurimmille asiakkaille sekä vakuutusyhtiölle ennalta laaditun suunnitelman mukaisesti. Lähtevät ja tulevat kuljetettavat arvopaperit on luetteloitava.