SOSIAALIPALVELUJEN OMAVALVONTASUUNNITELMA

Transkriptio

1 SOSIAALIPALVELUJEN OMAVALVONTASUUNNITELMA PALVELUNTUOTTAJAA KOSKEVAT TIEDOT (4.1.1) Palveluntuottaja Yksityinen palvelujentuottaja Nimi: Kirkkonummen perusturvan sosiaalipalvelut Palveluntuottajan Y-tunnus: Kunnan nimi: Kirkkonummi Kuntayhtymän nimi: Sote -alueen nimi: Toimintayksikön nimi Sosiaalipalvelut (aikuissosiaalityö, lastensuojelu, perhepalvelut ja velkaneuvonta) Toimintayksikön sijaintikunta yhteystietoineen Kirkkonummi Palvelumuoto; asiakasryhmä, jolle palvelua tuotetaan; asiakaspaikkamäärä Sosiaalipalveluiden asiakkaat (aikuissosiaalityö, lastensuojelu, perhepalvelut, velkaneuvonta) Toimintayksikön katuosoite Ervastintie 2 Postinumero Toimintayksikön vastaava esimies Sirkku Pekkarinen-Keto Postitoimipaikka Kirkkonummi Puhelin , Sähköposti sirkku.pekkarinen-keto@kirkkonummi.fi Toimintalupatiedot (yksityiset sosiaalipalvelut) Aluehallintoviraston/Valviran luvan myöntämisajankohta (yksityiset ympärivuorokautista toimintaa harjoittavat yksiköt) Palvelu, johon lupa on myönnetty Kunnan päätös ilmoituksen vastaanottamisesta Ilmoituksenvarainen toiminta (yksityiset sosiaalipalvelut) Aluehallintoviraston rekisteröintipäätöksen ajankohta Alihankintana ostetut palvelut ja niiden tuottajat kirjaamo@valvira.fi PL 210, Helsinki Lintulahdenkuja 4, Helsinki Faksi Puhelin Koskenranta 3, Rovaniemi Faksi

2 TOIMINTA-AJATUS, ARVOT JA TOIMINTAPERIAATTEET (4.1.2) Toiminta-ajatus Valtio ohjaa kuntien toimintaa lakien ja asetusten avulla. Kunnilla on kuitenkin mahdollisuus järjestää toimintansa ja hallintonsa järkevimmäksi näkemällään tavalla. Kirkkonummen kunnan kunnanvaltuusto ohjaa asettamalla strategisia päämääriä ja tekemällä voimavarojen käyttöä koskevia valintoja. Kunnanvaltuusto on myös hyväksynyt Kirkkonummen vuoteen 2017 ulottuvan kuntastrategian ja siihen kirjatut vision ja toiminta-lupaukset päätöksentekoa ja toimintaa ohjaaviksi periaatteiksi. Toimintayksikkö perustetaan tuottamaan palvelua tietylle asiakasryhmälle tietyssä tarkoituksessa. Toiminta-ajatus ilmaisee, kenelle ja mitä palveluita yksikkö tuottaa. Toiminta-ajatus perustuu toimialaa koskeviin erityislakeihin kuten lastensuojelulaki, laki toimeentulotuesta, sosiaalihuoltolaki, laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta sekä laki talous- ja velkaneuvonnasta. Sosiaalipalveluiden tarkoituksena on edistää ja ylläpitää yksilöiden, perheiden sekä yhteisön sosiaalista turvallisuutta ja toimintakykyä. Sosiaalihuollon palveluilla pyritään auttamaan kuntalaisia mahdollisimman varhaisessa vaiheessa elämän pulmatilanteissa, kuten taloudellisissa vaikeuksissa, lasten huolto- ja tapaamisasioissa, lastensuojelukysymyksissä ja lasten tilapäiseen hoitoon liittyvissä asioissa. Arvot ja toimintaperiaatteet Arvot liittyvät läheisesti työn ammattieettisiin periaatteisiin ja ohjaavat valintoja myös silloin, kun laki ei anna tarkkoja vastauksia käytännön työstä nouseviin kysymyksiin. Yksikön arvot kertovat työyhteisön tavasta tehdä työtä. Ne vaikuttavat päämäärien asettamiseen ja keinoihin saavuttaa ne. Yksikön toimintaperiaatteet kuvaavat yksikön päivittäisen toiminnan tavoitteita ja asiakkaan asemaa yksikössä. Toimintaperiaatteita voivat olla esimerkiksi yksilöllisyys, turvallisuus, perhekeskeisyys, ammatillisuus. Yhdessä arvojen kanssa toimintaperiaatteet muodostavat yksikön toimintatapojen ja -tavoitteiden selkärangan ja näkyvät mm. asiakkaan ja omaisten kohtaamisessa. Sosiaalipalvelut vastaavat mahdollisimman hyvin kuntalaisten palvelutarpeita, ovat asiakaslähtöisiä ja vaikuttavia. Tiedolla johtamista, tiedon avoimuutta ja sähköisiä palveluja lisätään. Kunnan palveluverkon kehittämisessä noudatetaan kiinteistöstrategiassa tarkemmin esitettyä välimallia ja huomioidaan vaikuttavuus sekä asiakas- ja laatunäkökulma. Asiakaslähtöisyys Vastuullisuus Uudistuminen ja yhteistyö asiakkaan osallistaminen varhainen tuki ja ennaltaehkäisevä työote RISKINHALLINTA (4.1.3) Omavalvonta perustuu riskinhallintaan, jossa palveluun liittyviä riskejä ja mahdollisia epäkohtia huomioidaan monipuolisesti. Riskit voivat aiheutua esimerkiksi fyysisestä toimintaympäristöstä (kynnykset, vaikeakäyttöiset laitteet), toimintatavoista, asiakkaista tai henkilökunnasta. Usein riskit ovat monien virhetoimintojen summa. Riskinhallinnan edellytyksenä on, että työyhteisössä on avoin ja turvallinen ilmapiiri, jossa sekä henkilöstö että asiakkaat ja heidän omaisensa uskaltavat tuoda esille laatuun ja asiakasturvallisuuteen liittyviä epäkohtia? Riskinhallinnan järjestelmät ja menettelytavat Riskinhallinnassa laatua ja asiakasturvallisuutta parannetaan tunnistamalla jo ennalta ne kriittiset työvaiheet, joissa toiminnalle asetettujen vaatimusten ja tavoitteiden toteutuminen on vaarassa. Riskinhallintaan kuuluu myös suunnitelmallinen toiminta epäkohtien ja todettujen riskien poistamiseksi tai minimoimiseksi sekä toteutuneiden haittatapahtumien kirjaaminen, analysointi, raportointi ja jatkotoimien toteuttaminen. Palveluntuottajan vastuulla on, että riskinhallinta kohdistetaan kaikille omavalvonnan osa-alueille. Riskinhallinnan työnjako Johdon tehtävänä on huolehtia omavalvonnan ohjeistamisesta ja järjestämisestä sekä siitä, että työntekijöillä on riittävästi tietoa turvallisuusasioista. Johto vastaa siitä, että toiminnan turvallisuuden varmistamiseen on osoitettu riittävästi voimavaroja. Heillä on myös päävastuu myönteisen asenneympäristön luomisessa turvallisuuskysymyksiä kohtaan. Riskinhallinta vaatii aktiivisia toimia myös muulta henkilöstöltä. Työntekijät osallistuvat turvallisuustason ja -riskien arviointiin, omavalvontasuunnitelman laatimiseen ja turvallisuutta parantavien toimenpiteiden toteuttamiseen. Riskinhallinnan luonteeseen kuuluu, ettei työ ole koskaan valmista. Koko yksikön henkilökunnalta vaaditaan sitoutumista, kykyä oppia virheistä sekä muutoksessa elämistä, jotta turvallisten ja laadukkaiden palveluiden tarjoaminen on mahdollista. Eri ammattiryhmien asiantuntemus saadaan hyödynnetyksi ottamalla henkilöstö mukaan omavalvonnan suunnitteluun, toteuttamiseen ja kehittämiseen. 2

3 Sosiaalipalveluissa pyritään riskinhallinnan toimenpiteiden avulla ennakoimaan, tunnistamaan ja ennaltaehkäisemään toiminnan laatua heikentäviä tekijöitä. Toiminnan eri vaiheisiin liittyy riskitekijöitä Riskit ja kriittiset työvaiheet voidaan ryhmitellä: Palvelun toteuttamiseen liittyvät riskit Tiloihin ja laitteisiin liittyvät riskit Tietosuojaan liittyvät riskit Asiakkaista liittyvät riskit Henkilöstöön liittyvät riskit Riskitilanteiden kartoitusta tehdään seuraamalla toiminnassa tapahtuvia haittatapahtumia ja läheltä piti tilanteita. Toimitiloissa tehdään säännöllisesti palotarkastukset. Henkilökunta arvioi säännöllisesti työ työyksikkönsä vaaroja ja haittoja Toimintaan ja tiloihin liittyvät poikkeamat tunnistetaan ja analysoidaan, poikkeamatilanteet käsitellään ja tehdään tarvittavat muutokset toimintaprosesseihin. Palveluun liittyvien riskien ennaltaehkäisy: Asukkaiden kunnioittava ja hyvä kohtelu ja itsemääräämisoikeuden kunnioittaminen Tiloihin ja laitteisiin liittyvien riskien tunnistaminen ja ennaltaehkäisy Työpaikkaselvityksessä kartoitetaan työpaikan rakenteellisia yms. riskejä yhdessä työterveyshuollon edustajien kanssa Henkilöstöön liittyvien riskien tunnistaminen ja ennaltaehkäisy Rekrytointiin liittyvät toimintakäytännöt on ohjeistettu ja lisäksi on järjestetty rekrytointiosaamisen koulutusta Henkilökunnan ammattitaitoa pidetään yllä lisää ja täydennyskoulutuksella Henkilöstö perehdytetään ja koulutetaan Uudet työntekijät käyvät työhöntulotarkastuksessa Uusien toimintatapojen käyttöönottoon liittyen järjestetään koulutusta ja ohjausta Tietosuojaan liittyviä riskejä Noudatetaan kunnanhallituksen hyväksymää tietoturvallisuuden hallintapolitiikkaa. Politiikkaa noudatetaan kaikissa viranomais- ja palvelutoiminnassa ja se koskee kaikkia kunnan palveluksessa olevia henkilöitä sekä luottamushenkilöitä. On laadittu henkilötietolain mukaiset tietosuojaselosteet Noudatetaan organisaation tietosuojaohjeistusta, tietosuojasitoumuksen allekirjoittaminen. Asiakkaiden palveluun liittyvät tiedot on tallennettu asiakastietojärjestelmään. Tietoja käsitellään tietosuojaan liittyvien ohjeiden mukaisesti. Lokitietoja seurataan lokivalvontasuunnitelman mukaisesti Salassa pidettävää tietoa sisältävä materiaali hävitetään ohjeistusten mukaisesti Säännölliset henkilökunnan tietoturva-/tietosuojakoulutukset Asiakkaisiin liittyvien riskien ennaltaehkäisy Poikkeama tilanteet käydään läpi jälkikäteen ja pohditaan miten jatkossa voitaisiin välttää vastaavanlaiset tilanteet. Riskien tunnistaminen Henkilökunta ilmoittaa läheltä piti - tilanteista. Vaaratilanteiden kirjaamisella pyritään tuomaan esille epäkohdat ja niihin johtaneet käytänteet ja toimintatavat. Kartoittaminen mahdollistaa puuttumisen tekijöihin jotka ovat vaikuttaneet vaaratilanteiden ja läheltä piti tilanteiden syntyyn. Näin voidaan muuttaa käytäntöjä ja toimintatapoja. Välittömän asiakaspalautteen avulla saadaan riskitilanteet ja riskialttiit toimintatavat henkilökunnan tietoon. Tietosuojaan liittyviä riskejä tunnistetaan: lokivalvonnan suorittaminen sekä tarkastuksissa mahdollisesti havaittujen tietosuojarikkomusten käsittely. Lokivalvontaa suoritetaan sekä asiakaslähtöisesti sekä lokivalvontasuunnitelman mukaisesti (pistokokeet). Miten henkilökunta tuo esille havaitsemansa epäkohdat, laatupoikkeamat ja riskit? Henkilökuntaa on ohjeistettu ottamaan havaitsemansa epäkohdat ja riskit puheeksi oman lähiesimiehen kanssa. Väkivaltaan liittyvistä uhkatilanteista on neuvottu tekemään raportti työsuojeluvaltuutetulle sekä raportoimaan tilanteesta omalle esimiehelle. Riskien käsitteleminen Haittatapahtumien ja läheltä piti tilanteista tehdyt ilmoitukset käsitellään esimiehen tai muun yksikössä nimetyn työntekijän johdolla. Tapahtumaa käydään läpi yksikön palavereissa ja kirjataan mitä toimenpiteitä sen pohjalta tehdään. 3

4 Lokitietojen perusteella havaitut rikkeet käsitellään rekisteristä vastuussa olevan viranhaltijan kanssa. Miten yksikössä käsitellään haittatapahtumat ja läheltä piti -tilanteet ja miten ne dokumentoidaan? Haittatapahtumat ja läheltä piti tilanteet käsitellään sosiaalipalveluiden viikoittain kokoontuvassa johtoryhmässä. Sosiaalipalveluiden tulosalueen johtaja arkistoi raportit. Korjaavat toimenpiteet Laatupoikkeamien, läheltä piti -tilanteista ja haittatapahtumista keskustellaan siinä työyksikössä, missä se on tapahtunut. Työyksikön viikkopalaverissa mietitään, miten toimintaa tulee muuttaa, jotta nämä tilanteet voidaan jatkossa välttää. Työ- ja menettelyohjeiden muutoksella pyritään toteutuneiden epäkohtien ja riskien minimointiin. Epäkohtien korjaus on osittain perehdyttämistä, koulutusta ja asioiden varmistamista sopimuksiin. Miten yksikössänne reagoidaan esille tulleisiin laatupoikkeamiin, läheltä piti -tilanteisiin ja haittatapahtumiin? Johtoryhmässä ja työyksiköiden tiimipalavereissa etsitään aktiivisesti ratkaisua vastaavien tilanteiden ja tapahtumien ennaltaehkäisemiseksi. Muutoksista tiedottaminen Henkilökuntaa informoidaan korjaavista toimenpiteistä suusannallisesti erilaisissa palavereissa ja lisäksi tarvittaessa kirjallisesti. Jos toimenpiteet vaativat uudenlaisia toimintatapoja, järjestetään perehdytystä ja koulutusta. Jos toiminnan muutos vaikuttaa yhteisötyötahoon, ilmoitetaan siitä yhteistyötahon vastaaville henkilöille jotka puolestaan informoivat omissa organisaatioissaan työskenteleviä. OMAVALVONTASUUNNITELMAN LAATIMINEN (3) Omavalvonnan suunnittelusta vastaava henkilö tai henkilöt Sosiaalityön päällikkö Sirkku Pekkarinen-Keto Ervastintie Kirkkonummi , Omavalvontasuunnitelma laaditaan toimintayksikön johdon ja henkilökunnan yhteistyönä. Omavalvonnan eri osa-alueilla voi olla myös omat vastuuhenkilöt. Omavalvonta suunnitelman laadintaa varten koottiin työryhmä Suunnitelma laadittiin sosiaalipalveluiden johtoryhmän yhteistyönä ja asiantuntijoina käytettiin Stig-Göran Löfmania ja Marika Kinnusta hallintotiimistä. Kinnunen toimii sosiaalipalveluiden tietosuojavaltuutettuna. Omavalvonnan suunnittelusta ja seurannasta vastaavan henkilön yhteystiedot: Sirkku Pekkarinen-Keto Ervastintie Kirkkonummi Omavalvontasuunnitelman seuranta (määräyksen kohta 5) Omavalvontasuunnitelma työryhmä jatkaa työskentelyään vuoden 2016 aikana. Työryhmän tehtävänä on täsmentää suunnitelmaa ja koota siihen kuuluvat ohjeistukset yhteen. Jatkossa omavalvontasuunnitelmaa päivitetään kerran vuodessa siltä osin kun toiminta muuttuu. Miten yksikössä huolehditaan omavalvontasuunnitelman päivittämisestä? Omavalvontasuunnitelma päivitetään joka vuosi sosiaalipalveluiden joryn toimesta vuoden ensimmäisessä kokouksessa. Sosiaalityön päällikkö on vastuussa päivityksestä. Omavalvontasuunnitelman julkisuus Omavalvontasuunnitelma on nähtävillä yksiköiden ilmoitustauluilla ja internetissä ja ne on käännetty ruotsinkielelle. 4

5 ASIAKKAAN ASEMA JA OIKEUDET (4.2) Palvelutarpeen arviointi Oikeus hyvään palveluun ja asioiden käsittelyyn lain määräämien määräaikojen puitteissa. TILANNEARVIO, PALVELUSUUNNITELMA Hoidon ja palvelun tarvetta arvioidaan yhdessä asiakkaan ja tarvittaessa hänen omaisensa, läheisensä tai laillisen edustajansa kanssa. Arvioinnin lähtökohtana on henkilön oma näkemys voimavaroistaan ja niiden vahvistamisesta. Palvelutarpeen selvittämisessä huomion kohteena ovat toimintakyvyn palauttaminen, ylläpitäminen ja edistäminen sekä kuntoutumisen mahdollisuudet. Palvelutarpeen arviointi kattaa kaikki toimintakyvyn ulottuvuudet, joita ovat fyysinen, psyykkinen, sosiaalinen ja kognitiivinen toimintakyky. Lisäksi arvioinnissa otetaan huomioon toimintakyvyn heikkenemistä ennakoivat eri ulottuvuuksiin liittyvät riskitekijät kuten terveydentilan epävakaus, heikko ravitsemustila, turvattomuus, sosiaalisten kontaktien vähyys tai kipu. Miten hoito- ja palvelusuunnitelma laaditaan ja miten sen toteutumista seurataan? Laki sääteisesti asiakkaan palveluista pitää olla laadittuna ajantasainen kirjallinen suunnitelma, joka perustuu luotettavaan, virheettömään tietoon. Asiakas osallistuu oman palvelu suunnitelman laadintaan. Asiakkaan kohtelu Itsemääräämisoikeuden vahvistaminen Asiakkaiden mielipide pyritään selvittämään ja se huomioidaan. Jos asukas ei itse kykene kertomaan sitä, pyritään se selvittämään muulla keinon (omaiset/läheiset). Asiakkaan kohtelu Kohtelemme asiakkaita sanallisesti, psyykkisesti, henkisesti ja fyysisesti kunnioittavasti, kauniisti ja loukkaamatta. Jokainen asukas on arvokas eikä hänen koulutuksensa, ammattinsa tai sairautensa vaikuta hänen kohteluunsa. Asiakkaan osallisuus Asiakkaiden ja omaisten osallistuminen yksikön laadun ja omavalvonnan kehittämiseen Eri-ikäisten asiakkaiden ja heidän perheidensä ja läheistensä huomioon ottaminen on olennainen osa palvelun sisällön, laadun, asiakasturvallisuuden ja omavalvonnan kehittämistä. Koska laatu ja hyvä hoito voivat tarkoittaa eri asioita henkilöstölle ja asiakkaalle, on systemaattisesti eritavoin kerätty palaute tärkeää saada käyttöön yksikön kehittämisessä. Palautteen kerääminen Kerätään asiakaspalautetta vastaanottoaulassa olevaan palautelaatikkoon. Palautetta kerätään myös asiakaskäyntien yhteydessä tai otetaan vastaan puhelimitse. Asiakasta ohjataan tekemään muistutus tai oikaisupyyntö silloin, kun hän kokee, että päätös tai kohtelu ei ole ollut oikeanlainen. Asiakas ohjataan myös tarvittaessa ottamaan yhteyttä sosiaaliasiamieheen. Palautteen käsittely ja käyttö toiminnan kehittämisessä Asiakaspalaute otetaan huomioon palveluiden suunnittelussa ja kehittämisessä. Palautteet käsitellään sosiaalipalveluiden johtoryhmässä säännöllisesti. Asiakkaan oikeusturva Asiakas voi ottaa halutessaan yhteyttä sosiaaliasiamieheen. Asiakkaalla on oikeus asioidessaan sosiaalipalveluissa ottaa mukaan tukihenkilö tai avustaja. a) Muistutuksen vastaanottaja Muistutuksia ottavat vastaan ja käsittelevät sekä johtavat sosiaalityöntekijät että sosiaalityön päällikkö. b) Sosiaaliasiamiehen nimi ja yhteystiedot sekä tiedot hänen tarjoamistaan palveluista Birgitta Gran puh neuvoo asiakkaita asiakaslain soveltamiseen liittyvissä asioissa. Hän avustaa asiakasta muistutuksen tekemisessä ja tiedottaa asiakaan oikeuksista. Hän toimii asiakkaan oikeuksien edistämiseksi ja toteuttamiseksi ja seuraa heidän oikeuksien ja aseman kehitystä kunnassa. Hän antaa selvityksen tehdyistä muistutuksista ja kanteluista vuosittain kunnanhallitukselle. Sosiaaliasiamies toimii asiakkaiden edunvalvojana sosiaalihuollon palveluita koskevissa kysymyksissä. Hän ohjaa ja neuvoo 5

6 julkisen ja yksityisen sosiaalihuollon asiakasta sosiaalihuollon asiakaslain soveltamiseen liittyvissä asioissa ja tiedottaa asiakkaan oikeuksista. Sosiaaliasiamiehen tehtävä on neuvoa antava, hän ei tee päätöksiä eikä myönnä etuuksia. Sosiaaliasiamiehen tehtävänä on lähinnä tiedottaa asiakkaiden oikeuksista ja tarvittaessa avustaa asiakkaita muistutusten tekemisessä. Sosiaaliasiamies antaa vuosittain perusturvalautakunnalle ja kunnanhallitukselle selvityksen, jossa hän voi yleisellä tasolla puuttua sosiaalihuollon toteuttamisessa havaitsemiinsa epäkohtiin. c) Kuluttajaneuvojan nimi, yhteystiedot sekä tiedot hänen tarjoamistaan palveluista Kuluttajaneuvonta on siirtynyt kunnilta valtakunnalliseksi palveluksi, jota hoidetaan keskitetysti osoitteesta d) Miten yksikön toimintaa koskevat muistutukset, kantelu- ja muut valvontapäätökset käsitellään ja huomioidaan toiminnan kehittämisessä? Kohteluunsa tyytymätön asiakas tai potilas voi tehdä muistutuksen toimintayksikön johdolle. Mustutukset lähetetään kirjaamoon. Sosiaalityön päällikkö (Sirkku Pekkarinen-Keto) vastaa muistutuksen tekijälle kirjeitse kohtuullisessa ajassa (enintään 1kk). Muistutukseen vastataan aina kirjeitse (sähköpostiin liittyvät tietoturvariskit). Muistutus voidaan tehdä vapaamuotoisena tai valmiille lomakkeelle, joka on saatavissa sähköisessä muodossa. Muistutuksena käsitellään palautetta, jonka asiakas nimeää muistutukseksi tai jonka voi tulkita sellaiseksi. Asiakas voi tehdä kantelun Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirastoon (Valvira), Lounais-Suomen aluehallintovirastolle (AVI), eduskunnan oikeusasiamiehelle, oikeuskanslerille tai hyvinvointitoimialalle. Mikäli asiakas epäilee tietosuojaansa loukatun, hän voi täyttää käyttölokitietojen tarkastuspyyntölomakkeen, jossa on mainittu perusteltu syy ja ajanjakso joilta haluaa selvityksen saada. Lomakkeensa toimipisteestä tai asiakas voi tulostaa sen kunnan internet-sivuilta Allekirjoitettu pyyntö lähetetään kunnan kirjaamoon. Kirjaamo diarioi tietopyynnön asiahallintajärjestelmään, jonka kautta tieto välittyy rekisterissä vastuussa olevalle viranhaltijalle. Pyyntö lähetetään edelleen järjestelmän pääkäyttäjälle, joka poimii järjestelmästä pyyntöä vastaavat lokitiedot. Ellei selvityspyynnössä ilmene erityisiä perusteita, selvitys tehdään viimeiseltä kahdelta vuodelta. Pyyntöön vastataan kahden viikon kuluessa pyynnön saapumisesta. e) Tavoiteaika muistutusten käsittelylle 2 viikkoa PALVELUN SISÄLLÖN OMAVALVONTA (4.3) Hyvinvointia, kuntoutumista ja kasvua tukeva toiminta a) Asiakkaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn ja hyvinvoinnin edistäminen Sosiaalipalveluiden tarkoituksena on edistää ja ylläpitää yksilöiden, perheiden sekä yhteisön sosiaalista turvallisuutta ja toimintakykyä. Sosiaalihuollon palveluilla pyritään auttamaan kuntalaisia mahdollisimman varhaisessa vaiheessa elämän pulmatilanteissa ja edistämään heidän kokonaisvaltaista hyvinvointiaan ja toimintakykyään. b) Lasten ja nuorten liikunta- ja harrastustoiminnan toteutuminen Lasten ja nuorten liikunta- ja harrastustoimintaa tuetaan taloudellista tukea antamalla sekä aikuissosiaalityössä että lastensuojelussa. Asiakkaiden hoito- ja palvelusuunnitelmiin kirjataan tavoitteita, jotka liittyvät päivittäiseen liikkumiseen, ulkoiluun, kuntoutukseen ja kuntouttavaan toimintaan. Miten asiakkaiden toimintakykyä, hyvinvointia ja kuntouttavaa toimintaa koskevien tavoitteiden toteutumista seurataan? Asiakas- ja palvelusuunnitelmien toteutumista seurataan säännöllisesti vastuusosiaalityöntekijän/vastuuohjaajan toimesta. Yhteistyö muiden palvelunantajien kanssa Sosiaalihuollon asiakas saattaa tarvita useita palveluja yhtäaikaisesti esimerkiksi lastensuojelun asiakas voi tarvita koulun, terveydenhuollon, psykiatrian, kuntoutuksen tai varhaiskasvatuksen palveluja. Jotta palvelukokonaisuudesta muodostuisi asiakkaan kannalta toimiva ja hänen tarpeitaan vastaava, vaaditaan palvelunantajien välistä yhteistyötä, jossa erityisen tärkeää 6

7 on tiedonkulku eri toimijoiden välillä. Kirkkonummen kunnassa toimivat yksityiset lastensuojelulaitokset, perhekodit yms. ja niihin tehdään tarkastuskäynnit vuosittain. Muualla Suomessa olevat perhekodeissa lapsen/ nuoren vastuusosiaalityöntekijä tekee valvontakäynnin tai tarkastuksen asiakassuunnitelmaneuvottelun yhteydessä vähintään kerran vuodessa. Alihankintana tuotetut palvelut (määräyksen kohta ) Miten varmistetaan, että alihankintana tuotetut palvelut vastaavat niille asetettuja sisältö-, laatu- ja asiakasturvallisuusvaatimuksia? Alihankintana tuotettujen palveluiden kilpailutus suoritetaan huolellisesti ja palveluilta edellytetään laatua. Vastuusosiaalityöntekijä valvoo oman asiakkaansa kohdalla palveluiden laatua. Omaisten palautteisiin reagoidaan reaaliaikaisesti. ASIAKASTURVALLISUUS (4.4) Yhteistyö turvallisuudesta vastaavien viranomaisten ja toimijoiden kanssa Kunnantaloon on laadittu turvallisuussuunnitelma, joihin on koottuna turvallisuuteen liittyvät asiat. Turvallisuus ohjeista ilmenee toiminta poikkeustilanteissa ja miten minimoidaan vaaratilanteiden aiheuttamat seuraamukset. Paloturvallisuuteen liittyvät toiminta- ohjeet ja paloturvatekniikka ohjeistus: miten ennaltaehkäistään tulipalon syntyminen (=paloturvallinen käyttäytyminen ja toiminta) ja miten toimitaan tulipalon syttyessä (>hälytys, evakuointi ja alkusammutus). Miten minimoidaan syntyneet vahingot. Palosammutus koulutusta ja harjoituksia järjestetään työntekijöille. Poistumisharjoituksia järjestetään. Poistumissuunnitelma on tehty yksiköissä. Henkilöturvallisuuteen kuuluvat asiat, kuten vartiointi, hälytys ja turvahälyttimet on ohjeistettu ja niistä on laadittu ohjeet yksiköissä. Tietoturvaan liittyvä salassapito käsittää ohjeet salassa pidettävien tietojen oikeanlaisesta käsittelystä, säilyttämisestä ja hävittämisestä (koulutus, ohjeistus, toiminta-ohjeet). Henkilöstö Hoito- ja hoivahenkilöstön määrä, rakenne ja riittävyys sekä sijaisten käytön periaatteet Henkilöstösuunnittelussa otetaan huomioon toimintaan sovellettava laki, esimerkiksi lastensuojeluyksiköissä lastensuojelulaki sekä sosiaalihuollon ammatillisen henkilöstön kelpoisuuslaki. Jos toiminta on luvanvaraista, otetaan huomioon myös luvassa määritelty henkilöstömitoitus ja rakenne. Tarvittava henkilöstömäärä riippuu asiakkaiden avun tarpeesta, määrästä ja toimintaympäristöstä. Sosiaalipalveluja tuottavissa yksiköissä huomioidaan erityisesti henkilöstön riittävä sosiaalihuollon ammatillinen osaaminen. Omavalvontasuunnitelmasta pitää käydä ilmi, paljonko yksikössä toimii hoito- ja hoivahenkilöstöä, henkilöstön rakenne (eli koulutus ja työtehtävät) sekä minkälaisia periaatteista on sovittu liittyen sijaisten/varahenkilöstön käyttöön. Julkisesti esillä pidettävään suunnitelmaan ei kirjata työntekijöiden nimiä vaan henkilöstön ammattinimike, työtehtävät, henkilöstömitoitus ja henkilöstön sijoittuminen eri työvuoroihin. Suunnitelmaan kuuluu kirjata myös tieto siitä, miten henkilöstövoimavarojen riittävyys varmistetaan. Sosiaalipalveluissa tai asiakkaiden kotona työskentelee pääsääntöisesti virka-aikana (klo 8 16) sosiaalityöntekijöitä, sosiaaliohjaajia, perheohjaajia, kodinhoitajia, etuuskäsittelijöitä, velkaneuvojia, johtavia sosiaalityöntekijöitä, lastenvalvoja, sosiaalityön päällikkö sekä 1 toimistosihteeri aikuissosiaalityön vireillepanijatehtävissä. Henkilöstövahvuus on henkilöä. Henkilökunnalla on työaikajärjestelmässä liukuma aamuisin klo 7 9 ja iltapäivällä klo Sijaisia käytetään vain pidemmissä, useamman kuukauden kestävissä sijaisuuksissa. Henkilöstön turvallisuus, työsuojelu ja työhyvinvointi muodostavat yhdessä henkilöstön hyvinvoinnin ja turvallisuuden. Yhteistyössä henkilöstön, lähiesimiesten, johdon ja työterveyshuollon ja työsuojelun kanssa pyritään ennaltaehkäisemään epäkohtien syntymistä. Työtapaturmia ja vaara- ja uhkatilanteita seurataan ja jokaisesta työtapaturmasta ja vaara- ja uhkatilanteesta täytetään ilmoitus- lomake, joka käsitellään johdon ja esimiehen sekä työsuojelutoimikunnan toimesta. Työssä esiintyviä riskitekijöitä pyritään vähentämään ennakolta ja puuttumaan epäkohtiin, järjestämällä henkilöstölle ja esimiehille aiheesta koulutusta. Turvallisuusasiat huomioidaan myös perehdytyksessä. 7

8 Henkilöstön rekrytoinnin periaatteet Henkilöstön rekrytointia ohjaavat työlainsäädäntö ja työehtosopimukset, joissa määritellään sekä työntekijöiden että työnantajien oikeudet ja velvollisuudet. Erityisesti palkattaessa asiakkaiden kodeissa ja lasten kanssa työskenteleviä työntekijöitä otetaan huomioon erityisesti henkilöiden soveltuvuus ja luotettavuus. Tämän lisäksi yksiköllä voi olla omia henkilöstön rakenteeseen ja osaamiseen liittyviä rekrytointiperiaatteita, joista avoin tiedottaminen on tärkeää niin työn hakijoille kuin työyhteisön työntekijöille. a) Mitkä ovat yksikön henkilökunnan rekrytointia koskevat periaatteet? Kunnan strategian mukaisesti Kirkkonummen kunta on houkutteleva ja ketterä työnantaja. Rekrytointiprosessi pyritään hoitamaan viivytyksettä ja tasapuolisesti niin että haastatteluun osallistuu vähintään kaksi henkilöä. b) Miten rekrytoinnissa otetaan huomioon erityisesti asiakkaiden kodeissa ja lasten kanssa työskentelevien soveltuvuus ja luotettavuus? Jokaisella rekrytoitavalla tulee olla asianmukainen koulutus ja työkokemus tehtävään liittyen. Työntekijän luotettavuutta arvioidaan em. kriteerien lisäksi vielä haastattelutilanteessa. Kuvaus henkilöstön perehdyttämisestä ja täydennyskoulutuksesta Kunnassa on käytössä erilaiset perehdytyskansiot uusien työntekijöiden ja opiskelijoiden perehdytystä varten a) Miten yksikössä huolehditaan työntekijöiden ja opiskelijoiden perehdytyksestä asiakastyöhön, asiakastietojen käsittelyyn ja tietosuojaan? Lähiesimies on vastuussa työntekijän huolellisesta perehdyttämisestä. Perehdytysmateriaali sisältää tietopaketin tietosuojasta. b) Miten yksikössä järjestetään henkilöstön täydennyskoulutus? Henkilöstöä kannustetaan vuosittaisen määrärahan puitteissa täydennyskoulutukseen. Suuri osa täydennyskoulutuksesta järjestetään koko työyksikön koulutuksena omassa kunnassa ja mukaan pyritään saamaan myös tärkeimmät yhteistyökumppanit ko. asiassa. Näin varmistetaan yhteistyön sujuminen myös käytännön työssä. Asiakastietojen käsittely Sosiaalihuollossa asiakas- ja potilastiedot ovat arkaluonteisia salassa pidettäviä henkilötietoja. Hyvältä tietojen käsittelyltä edellytetään, että se on suunniteltua koko käsittelyn alusta kirjaamisesta alkaen tietojen hävittämiseen, joilla turvataan hyvä tiedonhallintatapa. Rekisterinpitäjän on rekisteriselosteessa määriteltävä, mihin ja miten henkilörekisteriä käsitellään ja millaisia tietoja siihen tallennetaan. Asiakkaan suostumus ja tietojen käyttötarkoitus määrittävät eri toimijoiden oikeuksia käyttää eri rekistereihin kirjattuja asiakas- ja potilastietoja. Sosiaalihuollon asiakastietojen salassapidosta ja luovuttamisesta säädetään sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetussa laissa ja terveydenhuollon potilastietojen käytöstä vastaavasti potilaan asemasta ja oikeuksista annetussa laissa. Terveydenhuollon ammattihenkilön kirjaamat sairaudenhoitoa koskevat tiedot ovat potilastietoja ja siten eri käyttötarkoitukseen tarkoitettuja tietoja, jotka kirjataan eri rekisteriin kuin sosiaalihuollon asiakastiedot. Palveluntuottajan on laadittava sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (159/2007) 19 h :n mukainen tietoturvaan ja tietosuojaan sekä tietojärjestelmien käyttöön liittyvä omavalvontasuunnitelma. Tietosuojan omavalvontaan kuuluu velvollisuus ilmoittaa tietojärjestelmän valmistajalle, jos palvelunantaja havaitsee järjestelmässä olennaisten vaatimusten täyttymisessä merkittäviä poikkeamia. Jos poikkeama voi aiheuttaa merkittävän riskin potilasturvallisuudelle, tietoturvalle tai tietosuojalle, siitä on ilmoitettava Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirastolle. Laissa säädetään velvollisuudesta laatia asianmukaisen käytön kannalta tarpeelliset ohjeet tietojärjestelmien yhteyteen. Koska sosiaalipalveluja annettaessa asiakkaiden tiedoista muodostuu henkilörekisteri tai -rekistereitä (henkilötietolaki 10 ), tästä syntyy myös velvoite informoida asiakkaita henkilötietojen tulevasta käsittelystä sekä rekisteröidyn oikeuksista. Laatimalla rekisteriselostetta hieman laajempi tietosuojaseloste toteutuu samalla myös tämä lainmukainen asiakkaiden informointi. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa tietonsa ja vaatia tarvittaessa niiden korjaamista. Tarkastuspyyntö ja korjaamisvaatimus voidaan esittää rekisterinpitäjälle lomakkeella. Jos rekisterinpitäjä ei anna pyydettyjä tietoja tai kieltäytyy tekemästä vaadittuja korjauksia, rekisterinpitäjän on annettava kirjallinen päätös kieltäytymisestä ja sen perusteista. Kun asiakkaan palvelukokonaisuus muodostuu sekä sosiaalihuollon että terveydenhuollon palveluista, on tietojenkäsittelyä suunnitellessa huomioitava erityisesti sosiaalihuollon asiakastietojen ja terveydenhuollon potilasasiakirjatietojen erillisyys. Tietojen käsittelyä suunniteltaessa on otettava huomioon, että sosiaalihuollon asiakastiedot ja terveydenhuollon tiedot kirjataan erillisiin asiakirjoihin. a) Miten varmistetaan, että toimintayksikössä noudatetaan tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvä lainsäädäntöä sekä yksikölle laadittuja asiakas- ja potilastietojen kirjaamiseen liittyviä ohjeita ja viranomaismääräyksiä? Tietosuojavaltuutettu on kouluttanut henkilökuntaa säännöllisesti ko. asioissa. b) Miten huolehditaan henkilöstön ja harjoittelijoiden henkilötietojen käsittelyyn ja tietoturvaan liittyvästä perehdytyksestä ja täydennyskoulutuksesta? ks. vastaus edellä. 8

9 c) Missä yksikkönne rekisteriseloste tai tietosuojaseloste on julkisesti nähtävissä? Jos yksikölle on laadittu vain rekisteriseloste, miten asiakasta informoidaan tietojen käsittelyyn liittyvistä kysymyksistä? d) Tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot YHTEENVETO KEHITTÄMISSUUNNITELMASTA Asiakkailta, henkilökunnalta ja riskinhallinnan kautta saadut kehittämistarpeet ja aikataulu korjaavien toimenpiteiden toteuttamisesta Yksikkökohtaista tietoa palvelun laadun ja asiakasturvallisuuden kehittämisen tarpeista saadaan useista eri lähteistä. Riskinhallinnan prosessissa käsitellään kaikki epäkohtailmoitukset ja tietoon tulleet kehittämistarpeet ja niille sovitaan riskin vakavuudesta riippuen suunnitelma, miten asia hoidetaan kuntoon. OMAVALVONTASUUNNITELMAN HYVÄKSYMINEN (Omavalvontasuunnitelman hyväksyy ja vahvistaa toimintayksikön vastaava johtaja) Paikka ja päiväys Kirkkonummella Allekirjoitus Sirkku Pekkarinen-Keto, sosiaalityön päällikkö 9

10 LOMAKKEEN LAADINNASSA ON HYÖDYNNETTY SEURAAVIA OPPAITA, OHJEITA JA LAATUSUOSITUK- SIA: Sosiaalialan korkeakoulutettujen ammattijärjestö Talentia ry, Ammattieettinen lautakunta: Arki, arvot, elämä, etiikka. Sosiaalialan ammattilaisen eettiset ohjeet. - STM:n julkaisuja (2011:15): Riskienhallinta ja turvallisuussuunnittelu. Opas sosiaali- ja terveydenhuollon johdolle ja turvallisuusasiantuntijoille - STM:n julkaisuja (2014:4): Lastensuojelun laatusuositus - STM:n julkaisuja (2013:11): Laatusuositus hyvän ikääntymisen turvaamiseksi ja palvelujen parantamiseksi - STM:n oppaita (2003:4): Yksilölliset palvelut, toimivat asunnot ja esteetön ympäristö. Vammaisten ihmisten asumispalveluiden laatusuositus pdf&title=Vammaisten_asumispalveluiden_laatusuositus_fi.pdf Potilasturvallisuus, Työsuojelurahasto & Teknologian tutkimuskeskus VTT: Vaaratapahtumista oppiminen. Opas sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiolle - Valtakunnallisia ohjeita ja suosituksia omavalvonnan suunnittelun tueksi ikäihmisten palveluissa Turvallisen lääkehoidon suunnittelun tueksi: - Turvallinen lääkehoito -opas: Valviran määräys terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden vaaratilanneilmoituksen tekemisestä: - Valviran määräys 4/2010: Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeita asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn - Rekisteri- ja tietoturvaselosteet: - Henkilötietolaki ja asiakastietojen käsittely yksityisessä sosiaalihuollossa: - Henkilotietolaki_ja_asiakastietojen_kasittely_yksityisessa_sosiaalihuollossa.pdf - Kuvaus henkilöstön perehdyttämisestä ja osaamisen varmistamisesta liittyen tietosuoja-asioihin ja asiakirja hallintoon sekä muuta lisätietoa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista: 9cc407f10e6d/Sosiaalihuollon+asiakasasiakirjat.pdf) TIETOA LOMAKKEEN KÄYTTÄJÄLLE: Lomake on tarkoitettu tukemaan palveluntuottajia omavalvontasuunnitelman laatimisessa. Se on laadittu Valviran antaman määräyksen (1/2014) mukaisesti. Määräys tulee voimaan Lomake kattaa kaikki määräyksessä olevat asiakokonaisuudet ja jokainen toimintayksikkö ottaa omassa omavalvontasuunnitelmassaan esille ne asiat, jotka toteutuvat palvelun käytännössä. Lomakkeeseen on avattu kunkin sisältökohdan osalta niitä asioita, joita kyseisessä kohdassa tulisi kuvata. Lomakkeen laatimisen yhteydessä siinä olevat ylimääräiset tekstit on syytä poistaa ja vaihtaa Valviran logon tilalle palveluntuottajan oma logo, jolloin käyttöön jää toimintayksikön omaa toimintaa koskeva omavalvontasuunnitelma. 10