Etelä-Karjalan Hankintapalvelut, Tullitie 7 D, LAPPEENRANTA

Transkriptio

1 1 Aika klo Paikka Etelä-Karjalan Hankintapalvelut, Tullitie 7 D, LAPPEENRANTA Saapuvilla olleet jäsenet Muut saapuvilla olleet Poissa Junnonen Juha Pylkkö Osmo Konttinen Tuula Mikkonen Pauli Turku Satu Hakala Kai Olkkonen Eila Husu-Tuuliainen Tarja Huttunen Matti Laitinen Jukka-Pekka Mikkonen,Turku puheenjohtaja varapuheenjohtaja jäsen jäsen ei paikalla jäsen ei paikalla varajäsen läsnä varajäsen ei paikalla varajäsen ei paikalla varajäsen läsnä varajäsen ei paikalla Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Asiat 1-11 Pöytäkirjan tarkastajat Pöytäkirjan allekirjoitus Pöytäkirjan tarkastus Kokouksen pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Matti Huttunen ja Tuula Konttinen Juha Junnonen puheenjohtaja Osmo Pylkkö pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi. Lemi Matti Huttunen, Tuula Konttinen Pöytäkirja on pidetty yleisesti nähtävänä Kunnanvirastossa Hallintojohtaja

2 2 Sisällysluettelo nro Liite Asia Sivu 1 Tarkastuslautakunnan esittelijän valinta 3 2 Tarkastuslautakunnan sihteerin valinta 3 3 Tarkastuslautakunnan valmistelutehtävien hoito 3 4 Tarkastuslautakunnan kokousaika ja -paikka vuonna Tarkastuslautakunnan kokouskutsujen toimittaminen vuonna Tarkastuslautakunnan kokouspöytäkirjojen tarkastaminen vuonna Tarkastuslautakunnan pöytäkirjojen nähtävänä pitäminen vuonna Tarkastuslautakunnan jäsenten esteellisyydet 5 9 Lautakunnan tietojensaantioikeus ja jäsenille säännönmukaisesti 5 toimitettavat asiakirjat 10 JHTT -tilintarkastajayhteisön valinta vuosiksi Muut asiat 7

3 3 Tarkastuslautakunnan esittelijän valinta Tarkastuslautakunta 1 Kunnanvaltuuston hyväksymän tarkastussäännön 32 :n mukaan lautakunta päättää esittelijästä. Esittelyn tarkastuslautakunnalle voi suorittaa tarkastuslautakunnan puheenjohtaja, toisen kunnan viranhaltija, kunnan muun toimielimen alainen viranhaltija tai kunnan tilintarkastaja. Riippumattomuus tilivelvollisista on esittelyn kannalta suotavaa. Tarkastuslautakunta päättää, että tarkastuslautakunnan esittelijänä toimii lautakunnan puheenjohtaja ja hänen esteellisenä ollessa varapuheenjohtaja. Muista mahdollisista esittelijöistä päätetään tarvittaessa. Tarkastuslautakunnan sihteerin valinta Tarkastuslautakunta 2 Tarkastuslautakunta päättää valita sihteerin(pöytäkirjanpitäjän) kokouskohtaisesti. Tarkastuslautakunnan valmistelutehtävien hoito Tarkastuslautakunta 3 Tarkastuslautakunta päättää, että tarkastuslautakunnan valmistelusta vastaa puheenjohtaja ja hänen esteellisenä ollessaan varapuheenjohtaja ja häntä avustavat lautakunnan jäsenet ja tilintarkastaja. Tarkastuslautakunnan kokousaika ja -paikka vuonna 2013 Tarkastuslautakunta 4 Kunnanvaltuuston hyväksymän hallintosäännön 3 :n mukaan kunnan toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. päättää, että tarkastuslautakunnan kokoukset pidetään vuonna 2013 tarvittaessa kunnanvirasto I:n valtuustosalissa, kunnanvirasto II:n kokoushuoneessa, parakissa tai jossain muussa erikseen sovittavassa paikassa.

4 4 Tarkastuslautakunnan kokouskutsujen toimittaminen vuonna 2013 Tarkastuslautakunta 5 Kunnanvaltuuston hyväksymän hallintosäännön 4 :n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat(asialista). Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu toimitetaan sähköpostilla jäsenille ja tilintarkastajalle, jolla on tarkastussäännön 23 :n mukaan läsnäolo- ja puheoikeus ja muille, joilla on läsnäolovelvollisuus lautakunnan niin päättäessä. päättää, että tarkastuslautakunnan kokouskutsut antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja ja että kutsut toimitetaan sähköpostilla jäsenille, tilintarkastajalle ja muille läsnäoloon velvoittamilleen luottamushenkilöille ja viranhaltijoille. Kokouskutsussa ilmoitetaan kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat(asialista). Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Tarkastuslautakunnan kokouspöytäkirjojen tarkastaminen vuonna 2013 Tarkastuslautakunta 6 Hallintosäännön 15 :n mukaan toimielin päättää, että kokouspöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Tarkastuslautakunta päättää, että tarkastuslautakunnan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kullakin kerralla sitä varten valittua jäsentä, jos ei jonkun kiireellisen asian kohdalta pöytäkirjaa päätetä tarkastaa heti kokouksessa. Jos pöytäkirjan tarkastajat eivät hyväksy pöytäkirjaa, tarkastetaan se seuraavassa kokouksessa. Tarkastuslautakunnan pöytäkirjojen nähtävänä pitäminen vuonna 2013 Tarkastuslautakunta 7 Kuntalain 63 :n mukaan lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen yleisesti nähtävänä siten kuin siitä on ennalta ilmoitettu. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Kunnanvaltuuston hyväksymän hallintosäännön 15 :n mukaan toimielimenpöytäkirja pidetään yleisesti

5 5 nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aikaisemmin on ilmoitettu. Tarkastuslautakunta päättää, että lautakunnan tarkastettu pöytäkirja kustakin kokouksesta pidetään yleisesti nähtävänä, ellei salassapitoa koskevista lainsäännöksistä muuta johdu, tarkastuspäivästä katsoen seuraavana samannimisenä viikonpäivänä kunnanvirasto I:ssä klo ; mikäli virasto on tuolloin suljettuna, siirtyy ajankohta seuraavaan viraston aukiolopäivään. Nähtävänä pidosta ilmoitetaan kunnan ilmoitustaululla vähintään yhtä päivää aiemmin. Lisäksi pöytäkirja voidaan laittaa nähtäväksi kunnan internet-sivuille. Tarkastuslautakunnan jäsenten esteellisyydet Tarkastuslautakunta 8 Kuntalain 52 :n mukaan esteellisen henkilön on ilmoitettava esteellisyydestään. Valtuuston hyväksymän hallintosäännön 13 :n mukaan toimielimen jäsen on ensisijaisesti itse velvollinen ilmoittamaan esteellisyydestään; lisäksi toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajien esteellisyydestä on voimassa, mitä hallintolain :ssä säädetään. Esteellisellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perusteltua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät esteellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiakohtaisista esteellisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen ilmetessä. Kunnanvaltuustolle annettavan kuntalain 71 :n mukaisen arvioinnin asiakirjan (arviointikertomus) esteellinen voi tarkastuslautakuntaan vaalikelpoisena kuitenkin allekirjoittaa. Tarkastuslautakunta toteaa esteellisyydet. Tarkastuslautakunta totesi seuraavat esteellisyydet: -Juha Junnonen: Eksp:n edustaja Pauli ja Paavo Talkan Muistorahastosäätiön hallituksen puheenjohtaja, Vapaaehtoisen Palokunnan hallituksen jäsen, Pelastuslautakunnan varajäsen, Uimin kyläyhdistyksen hallituksen jäsen. - Lautakunnan tietojensaantioikeus ja jäsenille säännönmukaisesti toimitettavat asiakirjat Tarkastuslautakunta 9 Kuntalain 74 :n mukaan tarkastuslautakunnalla ja tilintarkastajalla on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada kunnan viranomaisilta tietoja ja

6 6 nähtäväkseen asiakirjoja, joita tarkastuslautakunta tai tilintarkastaja pitää tarpeellisena tarkastustehtävän hoitamiseksi. Käytännössä salassa pidettävien asiakirjojen pyytäminen edellyttää lautakunnan päätöstä. Tarkastuslautakunnan arviointitehtävän kannalta on perusteltua, että sille toimitetaan säännönmukaisesti (kotiin) tehtävän kannalta keskeisiä asiakirjoja. Lautakunnan jäsenten on tarpeen tehdä tilikauden aikaisista havainnoistaan muistiinpanoja, jotka auttavat lautakunnan työskentelyä ja arviointikertomuksen laatimista. pyytää, että sille toimitetaan säännönmukaisesti mm. seuraavat asiakirjat paperiversiona tai sähköisessä muodossa, mikäli niitä ei julkaista internetissä: -talousarvio ja suunnitelma aina paperiversiona -tasekirjat aina paperiversiona -osavuosikatsaukset tai muut kunnan kokonaiskehitystä kuvaavat raportit -johto- ja toimintasäännöt ja niiden muutokset -hallituksen pöytäkirjat, liitteet Juha Junnoselle -maaseutulautakunnan pöytäkirjat, liitteet Juha Junnoselle -teknisen lautakunnan pöytäkirjat, liitteet ja rakennusluvat Juha Junnoselle -sivistystoimen lautakunnan pöytäkirjat, liitteet Juha Junnoselle -konserniyhtiöiden yhtiökokouspöytäkirjat JuhaJunnoselle JHTT -tilintarkastajayhteisön valinta vuosiksi Tarkastuslautakunta 10 Kuntalain 71 :n mukaan tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuustonpäätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Kunnanvaltuuston hyväksymän tarkastussäännön 34 :n mukaan valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten kuntalain 72 :n tarkoittaman JHTT -yhteisön. JHTT -lautakunta pitää hyväksymistään JHTT -tarkastajista ja JHTT yhteisöistä luetteloa. Luetteloon on merkitty 12 JHTT -yhteisöä. Tilintarkastuspalvelujen hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lakia. Tarjouspyynnössä tulee esittää ne asiat, jotka hinnan lisäksi otetaan huomioon tarjouksia arvioitaessa. Kansallisen verottoman kynnysarvon ennakolta ylittävistä hankinnoista tulee tehdä ilmoitus sähköisesti työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä ilmoituskanavassa HILMAssa osoitteessa Toimikaudeksi valittu tarkastuslautakunta on pyytänyt Etelä-Karjalan hankintapalvelua kilpailuttamaan tarkastuspalvelut. tutustuu annettuihin tarjouksiin sekä tarjousten perusteella laadittuun yhteenvetoon tarjousten kokonaistaloudellista edullisuutta on arvioitava tarjouspyynnössä esitetyin perustein (arviointikriteerit/pisteytys). Tarkastuslautakunta päättää ehdottaa kunnanvaltuustolle, että tilintarkastusta koskevassa tarjouspyynnössä mainituin arviointikriteerein vuosien hallinnon ja talouden tarkastajaksi valitaan Kuntatarkastajien Oy Clavis.

7 7 ( Liite, tarjousvertailu, jossa vastuunalaisen varahenkilön painoarvo pisteytyksessä puolsi valintaa) Muut asiat Tarkastuslautakunta Luottamushenkilökoulutus -Savitaipaleen kansalaisopisto järjestää yleiskoulutusta luottamusmiehille -Tarkastuslautakunnalle suunnattu koulutus: Selvitetään koulutustarjontaa. Tässä vaiheessa hyödynnetään hallussa oleva koulutusmateriaali sekä kuntaliiton ym. yhteisöjen nettimateriaali. Myös edellisen puheenjohtajan Osmo Pylkön kokemusta hyödynnetään sisäisellä koulutuksella 2. Kuntaliiton yleiskirje 10/80/2008 Salassa pidettävien asiakirjojen ja henkilötietojen käsittelystä jaetaan lautakunnalle. 3. Tarkennetaan vaitiolovelvollisuuden merkitystä Keskustellaan koulutustarpeesta ja päätettään mahdollisuuksien mukaan osallistua kansalaisopiston koulutukseen. Kuntaliiton yleiskirje 10/80/2008 merkitään tiedoksi. Lautakunnan jäseniltä pyydetään allekirjoitus vaitiolovelvollisuudesta. Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Liitetään pöytäkirjaan MUUTOKSENHAKUKIELLOT KIELTOJEN PERUSTEET Seuraavista päätöksistä ei saa tehdä kuntalain 91 :n mukaan oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa: :t: 10, 11 Koska päätöksestä voidaan tehdä kuntalain 89 :n 1 mom mukaan kirjallinen oikaisuvaatimus, seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla:

8 8 :t: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 Hallintolainkäyttölain 5 :n/muun lainsäädännon mukaan seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla: :t ja kieltojen perusteet: OIKAISUVAATIMUSOHJEET OIKAISUVAATIMUSVIRANOMAINEN JA -AIKA Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen: :t: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluttua päätöksen tiedoksisaannista. Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään ja postiosoite: Lemin kunta Tarkastuslautakunta Toukkalantie 2, LEMI OIKAISUVAATIMUKSEN SISÄLTÖ Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen, sen tekijä ja tekijän allekirjoitus.