Oulun Hyvinvointistudion asiakasrekisterin, potilasrekisterin ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Transkriptio

1 Oulun Hyvinvointistudion asiakasrekisterin, potilasrekisterin ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen. 1. Rekisterinpitäjä Oulun Hyvinvointistudio Ratakatu Oulu Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa: Oulun Hyvinvointistudio Ratakatu Oulu info@oulunhyvinvointistudio.fi Tietosuojavastaavan yhteystiedot: Emma Mälkiä Ratakatu Oulu emma@oulunhyvinvointistudio.fi 2. Rekisteröidyt Rekistereitä on neljä erilaista. Potilasrekisteriin rekisteröidään Oulun Hyvinvointistudion terveydenhuoltopalveluiden, kuten fysioterapia ja hieronta, asiakkaat. Asiakasrekisteriin rekisteröidään Oulun Hyvinvointistudion muita palveluita, kuten liikuntapalveluita, käyttävät asiakkaat. Ajanvarausrekisteriin rekisteröidään Oulun Hyvinvointistudion sähköistä ajanvarausta käyttävät asiakkaat. Markkinointirekisteriin rekisteröidään Oulun Hyvinvointistudion asiakkaat tai potentiaaliset asiakkaat. Nämä rekisterit ovat yhteiskäytössä Oulun Hyvinvointistudion palveluntuottajien kanssa. Palveluntuottajat toimivat ammatinharjoittajina ja ovat tehneet palveluntuottosopimuksen Oulun Hyvinvointistudion kanssa, jossa velvoitetaan palveluntuottajia toimimaan vastuullisesti ja tietoturvallisesti lainsäädännön mukaan. Kukin erillinen Oulun Hyvinvointistudion yhteisrekisteriin liittynyt ammatinharjoittaja on itse vastuussa omalta osaltaan yhteisen rekisterin laillisesta, turvallisesta ja huolellisesta ylläpidosta. Potilasrekisteriä koskien asiakas voi milloin tahansa kieltää muun, kuin kirjauksen tehneen ammattilaisen, nähdä tehdyt kirjaukset.

2 3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus Potilasrekisterin pitämisen peruste on lakisääteinen (laki potilaan asemasta ja oikeuksista). Rekisteriä tulee lain mukaan pitää kaikista terveydenhuoltoon tulleista asiakkaista. Rekisterin käyttötarkoitus on: fysioterapiajaksojen rekisteröinti ja kirjaaminen fysioterapiapalautteiden ja -lausuntojen kirjaaminen Kela-korvausten hakeminen ja käsittely terveydenhuollon palveluiden toteuttaminen asiakassuhteen ylläpitäminen laskutus ja maksuliikenteen seuraaminen tilastointi asiakkaan suostumusten rekisteröinti Asiakasrekisterin peruste on Oulun Hyvinvointistudion ja asiakkaan välinen asiakkuussuhde, joka syntyy asiakkaan ostaessa Oulun Hyvinvointistudion palveluita. Rekisterin käyttötarkoitus on: palvelujen toteuttaminen laskutus ja maksuliikenteen seuraaminen asiakastapahtumien varmentaminen ryhmätunneille osallistumisen varmentaminen asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen tilastointi asiakkaiden informointi asiakkaan suostumusten rekisteröinti Ajanvarausrekisterin peruste on sähköinen ajanvaraus. Peruste syntyy, kun asiakas varaa ajan sähköisestä ajanvarauksesta, puhelimitse tai henkilökohtaisesti. Rekisterin käyttötarkoitus on: ajan varaaminen Markkinointirekisterin peruste on Oulun Hyvinvointistudion palveluista tiedottaminen ja asiakkaiden informointi. Tiedot tallennetaan markkinointirekisteriin vain asiakkaan suostumuksella. Rekisterin käyttötarkoitus on: Oulun Hyvinvointistudion ja yhteistyökumppaneiden palveluista tiedottaminen markkinoinnin kohdentaminen asiakkaalle palveluiden ja markkinoinnin kehittäminen asiakkaiden toiveiden huomioiminen ja asiakaspalvelun kehittäminen analysointi ja tilastointi jälleenmarkkinointi

3 4. Rekisteriin tallennettavat tiedot Potilasrekisteri sisältää seuraavat tiedot: nimi osoite sähköposti puhelinnumero henkilötunnus mahdolliset huoltajan tiedot lähete, ajanvaraus ja käynti- ja hoitojaksotiedot potilaskirjaukset tiedot ostetuista tuotteista / palveluista tieto maksutavasta ja -suorituksesta Kela-korvausta varten tarvittavat tiedot fysioterapiapalautteet mittaus- ja arviointitulokset tiedon rekisteriselosteen lukemisesta suostumuksen sähköpostiosoitteen käyttämisestä markkinointirekisterissä muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot: nimi ostettu palvelu tai tuote palvelutapahtuman varmentaminen tieto maksusuorituksesta ja -tavasta suostumuksen sähköpostiosoitteen käyttämisestä markkinointirekisterissä tarvittaessa laskutusta varten henkilö- ja yhteystiedot muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot Ajanvarausrekisteri sisältää seuraavat tiedot: nimi puhelinnumero sähköpostiosoite asiakkaan itse kirjaamat tiedot, esimerkiksi toiveet tai alennuskoodit Markkinointirekisteri sisältää seuraavat tiedot: etunimi sähköpostiosoite suostumus vastaanottaa sähköposteja

4 5. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet. Kun asiakas haluaa käyttää oikeuksiaan, hänen tulee henkilökohtaisesti käydä toimipaikassa henkilöllisyyden todistava asiakirja mukanaan. Mukana tulee olla myös allekirjoitettu pyyntö rekisterinpitäjälle. Pyynnössä asiakkaan tulee ilmoittaa nimensä, osoitteensa ja puhelinnumeronsa. Rekisterinpitäjä toimittaa kirjallisen vastauksen asiakkaalle. Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää rekisterinpitäjälle virheen korjaamista koskevan pyynnön. Pyynnön esittäminen edellyttää aina henkilöllisyyden todistamista. Tarkastusoikeus Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. Oikeus tietojen oikaisemiseen Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot. Vastustamisoikeus Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. Suoramarkkinointikielto Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Poisto-oikeus Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 ) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää potilasaineistoa laki potilaan asemasta ja oikeuksista -lain määrittelemän ajan. Tämän vuoksi kirjanpitoon tai potilastietoihin liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista. Asiakas voi milloin tahansa poistaa itsensä markkinointirekisteristä jokaisen sähköpostin alalaidassa olevan linkin kautta. Suostumuksen peruuttaminen Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen. Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. Valitusoikeus

5 Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: 5. Säännönmukaiset tietolähteet Toimitettavien tietojen tulisi sisältää tiedot tietolähteiden luonteesta (esim. onko kyseessä julkisesti vai yksityisesti ylläpidetty tietolähde, organisaation/toimialan/sektorin tyyppi ja tieto siitä, mistä tieto on peräisin (esim. EU tai ei-eu). Nimenomainen tietolähde tulisi pääsääntöisesti tarjota, jollei se ole mahdotonta. Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti: asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä, esimerkiksi ajanvarauksen, ryhmäilmoittautumisen tai yhteydenoton yhteydessä tai vastaanotolla asiakkaan itse mukana tuomaan tiedot, esimerkiksi lähetteet, lausunnot, kuvantamistutkimukset tutkimusten ja hoidon aikana esiin tulleet tiedot muista terveydenhuollon yksiköistä asiakkaan luvalla saadut tiedot asiakkaalta itseltään hänen ilmoittautuessaan sähköpostilistalle evästeiden tai muiden vastaavien kautta saadut tiedot 6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksessa Oulun Hyvinvointistudion ulkopuolelle. Osa palveluista on ulkoistettu, kuten tilitoimisto, potilastietokanta ja ajanvarausohjelma. Näistä kerrotaan kohdassa 8. Terveydenhuollon palveluissa voimme asiakaan suostumuksella luovuttaa tietoja eteenpäin esimerkiksi lähettäneelle lääkärille tai työterveyshuoltoon. Tietoja luovutetaan vain asiakkaan luvalla, ellei laki tai pakottava tilanne toisin määrää. Asiakkaan suostumuksella voimme luovuttaa asiakaan yhteystiedot, esimerkiksi sähköpostiosoitteen tai puhelinnumeron yhteistyökumppanille Ravitsemusterapeutti Emilialle yhteydenottoa varten. Ravitsemusterapeutti Emilia on sitoutunut noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Markkinointirekisterin uutiskirje: Palveluntarjoaja sijaitsee EU:n ulkopuolella. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia: Mailchimp 7. Käsittelyn kesto Potilastietoja säilytetään lain vaatima aika. Asiakasrekisterin tietoja säilytetään ja käsitellään pääsääntöisesti 1 kk asiakkuuden jälkeen, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Poikkeuksena laskutustiedot, jotka säilytetään kirjanpitolain ja maksuliikenteen seuraamisen edellyttämän ajan. Ajanvarausrekisteristä

6 asiakkaan yhteystietoja ei poisteta säännönmukaisesti, sillä asiakkuustarve voi uusia. Markkinointirekisteristä asiakkaat voivat poistua itse jokaisen sähköpostissa olevan linkin kautta. 8. Henkilötietojen käsittelijät Potilastietoja käsittelevät Oulun Hyvinvointistudion toimijat. Rekisteröity voi kieltää potilastietojen käsittelyn yhteisessä rekisterissä. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Ulkoistettuja palveluita ovat esimerkiksi kirjanpito, potilastietorekisteriohjelma ja ajanvarausohjelma. 9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle Pääsääntöisesti henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Poikkeus: Markkinointirekisterin tietoja siirretään säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tämä koskettaa vain markkinointirekisterin tietoja eli rekisteröidyn etunimeä ja sähköpostiosoitetta. 10. Tietojen suojaamisen periaatteet Rekistereitä käsitellään huolellisesti ja turvallisesti. Erityisesti potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja niiden käsittelyssä noudatetaan erityistä huolellisuutta. Paperiset aineistot säilytetään asianmukaisesti lukitussa tilassa, johon ei ole pääsyä ulkopuolisilla. Paperiset aineistot tarkoittavat lähinnä ryhmätuntien läsnäololistoja. Kurssin päättymisen jälkeen paperiset aineistot tuhotaan. Sähköisesti säilytettävät aineistot on suojattu vahvalla salasanalla. Tietokoneet ja mobiililaitteet on suojattu salasanalla ja riittävällä virus- ja haittaohjelmatorjunnalla sekä palomuurilla. Mitään tietoja, esimerkiksi kirjanpitoaineistoja, ei säilytetä kovalevyllä vaan salasanoilla suojatuissa pilvipalveluissa ja salasanoilla suojatuilla tallennusvälineillä. Ulkoistetuista palveluista, kuten potilastietokannasta, ajanvarauksesta ja kirjanpidosta on sovittu kirjallisesti ja tietoja säilytetään lain edellyttämällä tavalla. Tietoja käytetään ainoastaan rekisterin tarkoittamaan käyttöön. 11. Potilasasiamies Oulun Hyvinvointistudion potilasasiamiehenä toimii Ismo Saarinen, , Potilasasiamiehen tehtävänä on: neuvoa potilaita potilaan asemaan ja oikeuksiin liittyvissä asioissa

7 avustaa potilasta muistutusten ja potilasvahinkoilmoitusten tekemisessä sekä mahdollisten kurinpito- ja oikeustoimien vireille panemisessa tiedottaa potilaan oikeuksista sekä toimia muutenkin potilaan oikeuksien edistämiseksi ja toteuttamiseksi 12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.