Muut tietojärjestelmät, jotka on otettava huomioon arkaluonteisten asiakas- ja potilastietojen suojaamisen kannalta

Transkriptio

1 Henkilötietojen käsittely seloste Työterveys Virta Oy Hallituskatu 36 B, 3 krs Oulu Työterveys Virta Oy toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, jotka ovat työterveyshuollon asiakkaita. Rekisterinpitäjä on vastuussa sille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelyistä. Tietosuojassa on kyse luottamuksesta sekä henkilötietojen että yksityisyyden suojaamisesta. Käsittelemme henkilö- ja terveystietoja EU:n tietosuojaasetuksen (2016/679) ja Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) mukaisesti. Yhteyshenkilö Tietosuojavastaava Susanna Väisänen tietosuoja@työterveysvirta.fi p Rekisterin nimi Työterveys Virta Oy:n asiakasrekisteri Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Työterveys Virran asiakkaan ja Työterveys Virran välinen asiakas-/potilassuhde. Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka rekisterinpitäjän asiallisten yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Muut tietojärjestelmät, jotka on otettava huomioon arkaluonteisten asiakas- ja potilastietojen suojaamisen kannalta Henkilö- ja terveystietoja käsitellään voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (2016/679) ja laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992).

2 Potilastietojärjestelmän lisänä on käytössä Oulun Omahoito, joka on potilaan ja Työterveys Virta Oy:n välinen tietoturvallinen viestintäkanava. Asiakaspalveluun tulevat puhelut nauhoitetaan palvelutapahtumien todentamiseksi, oikeusturvan ja turvallisuuden sekä laadun varmistamiseksi. Puhelun alussa asiakasta informoidaan puhelun nauhoittamisesta. Jokainen asiakaspalvelun puhelintyötä tekevä työntekijä voi tarvittaessa kuunnella itsensä vastaanottamat puhelut. Pääkäyttäjällä on oikeudet kuunnella kaikkien työntekijöiden puhelut. Puheluita säilytetään kolmen kuukauden ajan, jonka jälkeen ne poistuvat automaattisesti tallenteista. Asiakaspalautteet Asiakaspalautteita kerätään ja vastaanotetaan eri muodoissa laadun parantamisen ja toiminnan arvioinnin vuoksi sekä asiakaskokemuksen mittaamiseen. Paperiset palautteet sekä nettisivujen kautta tulleet palautteet käsitellään tapauskohtaisesti asianomaisen kanssa sekä annetaan vastine palautteen antajalle jos yhteystiedot on merkitty. Palautteet säilytetään kansiossa, joka on asianmukaisesti lukittuna, yhden vuoden ajan. Tämän jälkeen ne toimitetaan tietosuojahävitykseen. Palautetta kerätään myös palautepäätelaitteen avulla, jossa palautetta säilytetään kolmekymmentä vuorokautta, jonka jälkeen pääkäyttäjä poistaa yhteystiedot raportointi-käyttöliittymästä. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidystä seuraavia henkilötietotyyppien ryhmiä - työterveyshuollon asiakkaat o henkilötiedot ja yhteystiedot (osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite) o Työnantajatiedot (palvelusuhteen alkamis ja päättymisaika, esimies, o Terveys- ja asiakastiedot (terveyteen liittyvät käynnit (potilastiedot) sekä palvelutapahtumat) o muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot

3 o asiakaspalvelun puheluiden taltiointi (kts. Muut tietojärjestelmät) Tietojen säilytysaika Työterveys Virta Oy säilyttää käyttäjien tietoja voimassaolevan potilastietojen säilyttämiseen liittyvän lainsäädännön mukaisesti. Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992). Potilasasiakirjojen laatiminen ja käsittely. Opas terveydenhuollolle. Henkilötietojen käsittelijät Työterveys Virran työntekijät Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa myös kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Työterveys Virta käyttää myös ulkopuolista palveluntarjoajia sopimuksen mukaisten palveluiden, kuten esimerkiksi tietoteknisten palveluiden, laboratoriopalveluiden ja laskutuksen toteuttamiseksi. Tietojensiirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Rekisterinpitäjä ei luovuta rekisteröidyn tietoja ilman rekisteröidyn erillistä, kirjallista lupaa. Työntekijän terveys- ja asiakastietoja ei luovuteta työnantajalle. Henkilötietojen käsittelyssä on noudatettava tietosuojalainsäädännön mukaisia tietosuojaperiaatteita. Tällöin Työterveys Virta Oy siirtää henkilötietoja palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Työterveys Virran lukuun käsittelijöinä. Työterveys Virta Oy luovuttaa henkilötietoja Vakuutusyhtiöille tapaturmiin liittyvät tiedot Kelalle Sairauspäiväraha- ja työkykyyn liittyvät lausunnot Kevalle Työkykyyn liittyvät lausunnot

4 Poliisilaitos Ajokorttitodistukset Työterveyslaitos Merimiestodistukset Yksityiset terveyspalvelujen tuottajat (esim. Mehiläinen, Terveystalo, NordLab) Erikoislääkäripalvelut, kuvantaminen Edellä mainitut toimivat luovutettujen tietojen osalta itsenäisinä rekisterinpitäjinä. Rekisteröidyn tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin eikä käytetä muihin markkinointitarkoituksiin. Tekniset ja organisatoriset turvatoimet Rekisterin henkilö- ja terveystiedot ovat potilastietojärjestelmässä, digitaalisesti tallennettuna tietokannassa, joka on palomuurein ja salasanoin suojattu. Rekisterin käsittely edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista järjestelmään sekä tietojen käsittelystä ja muokkaamisesta tulee logi merkintä. Paperiset potilastiedot säilytetään lainsäädännön ja Työterveys Virta Oy:n arkistointisuunnitelman mukaisesti määrätyn ajan, lainmukaisessa arkistossa. Työterveys Virta Oy:n henkilökunnalle pidetään säännöllisesti tietosuojaan liittyvää koulutusta ja tietosuojan toteutumista valvotaan tietyn väliajoin. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevia tallennettuja tietoja Työterveys Virran asiakasrekisteriin. Tarkastusoikeus tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen Työterveys Virta Oy, Ylilääkäri Silja Komulainen, Hallituskatu 36 B, Oulu Työterveys Virta Oy voi tarvittaessa pyytää täsmentämään tarkistuspyyntöä kirjallisesti sekä varmentamaan rekisteröiden henkilöllisyyden.

5 Rekisteröidyn tai käyttäjän tulee ilman aiheetonta viivästystä, saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaista, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Rekisteröidyn tulee tehdä kirjallinen korjauspyyntö Työterveys Virta, Ylilääkäri Silja Komulainen, Hallituskatu 36 B, Oulu Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle rekisterinpitäjän noudattamattomuudesta tietosuojalainsäädäntöä. Valvontaviranomaisen yhteystiedot löytyvät osoitteesta