Tietosuojaseloste Jäsenet, luottamushenkilöt ja vapaaehtoistoimijat

Transkriptio

1 Tietosuojaseloste Jäsenet, luottamushenkilöt ja vapaaehtoistoimijat Tämä on henkilötietolain (523/1999) 10 :n ja 24 :n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Sport Club Vantaa ry:n (SC Vantaa) työntekijöille. Hei! kiitos että olet tai olet ollut toiminnassamme mukana. Toiminnan toteuttamiseksi tarvitsemme muutamia tietoja sinusta ja huoltajastasi mikäli olet alaikäinen. Käsittelemme näitä tietoja kuin omiamme: haluamme olla luottamuksen arvoisia. Tässä tietosuojaselosteessa pyrimme kertomaan mahdollisimman avoimesti ja läpinäkyvästi, miten käsittelemme tietojasi. Tutustu rauhassa ja ole rohkeasti yhteydessä, jos sinulla herää jotain kysyttävää. 1. Rekisterinpitäjä Sport Club Vantaa ry Tavitie Vantaa Yhteystiedot tietosuoja@scvantaa.fi 2. Rekisteröidyt SC Vantaan nykyiset jäsenet Alaikäisen jäsenen huoltaja Entiset jäsenet Vapaaehtoistoimijat ja luottamushenkilöt Koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneet

2 3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste Käsittelyn tarkoitus Käsittelyperuste Jäsenrekisterin ylläpito Lakisääteiset velvoitteet Luottamushenkilöiden rekisteröinti Lakisääteiset velvoitteet Uudet jäsenet ja verkkosivuston käyttäjät mm. verkkosivuston kautta lähetetyt tiedot Suostumusta vaativien tietojen käsittely valokuva Arkaluonteisten tietojen käsittely terveyttä koskevat tiedot Oikeutettujen etujen toteuttaminen Suostumus Suostumus Jäsenviestintä Markkinointiviestintä Tilastointi Elintärkeiden etujen suojaus Elintärkeä etu

3 4. Rekisteriin tallennettavat tiedot Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja: Henkilökohtaiset tiedot Nimi Postiosoite Puhelinnumero Syntymäaika Ikä Sukupuoli Kansalaisuus (kansainvälisesti kilpailevat) Passin tiedot (kansainvälisesti kilpailevat) Sähköpostisoite Kuvat ja niiden käyttäminen Terveystiedot Muu tallennettava tieto Kilpailuihin osallistuminen Tapahtumiin osallistuminen Leireille ja koulutuksiin osallistuminen Mahdolliset luvat Koulutushistoria Testitulokset (kilpailevat) Vaatekoko (kilpailevat) 5. Käsittelyn kesto Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin se sopimus, jonka hoitamiseksi tarvitsemme tietoja, on voimassa. Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin saamme ne rekisteröidyltä itseltään ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle. Henkilötietojen säilytysaika Jäsentiedot Sopimukseen perustuvat Suostumus Niin kauan kuin henkilö on jäsen tai lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Sopimuksen voimassaoloajan sekä sen päättymisestä 10 vuoden ajan. Suostumukseen peruuttamiseen saakka ja kuitenkin enintään kolme vuotta.

4 6. Oikeutesi Sinulla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat oikeudet tulee tehdä Rekisteröidyn henkilön oikeudet Tarkastusoikeus Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi. Oikeus tietojen oikaisemiseen Poisto-oikeus Rekisteröidyllä on oikeus vaatia oikaisemaan häntä itseään koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot sekä oikeus saada puutteelliset tiedot täydennettyä. Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Sinulla on myös oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli tiedon käsittelyyn ei ole muuta laillista perustetta. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (ohjeet valituksen tekemiseen). Oikeus käsittelyn rajoittamiseen Sinulla on oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä mikäli tiedot eivät pidä paikkaansa, niiden käsittely on lainvastaista tai tiedolle ei ole tarvetta. Vastustamisoikeus Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi. Kielto-oikeus Sinulla on oikeus koska tahansa kieltää markkinointimateriaalin lähettäminen. Valitusoikeus Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen).

5 7. Säännönmukaiset tiedonlähteet Sinua koskeva tieto kerätään, eli tulee meille: rekisteröidyltä itseltään valmentajalta tai ohjaajalta kouluttajalta tai leiriohjaajalta valokuvaajilta 8. Tietojen luovutukset ja siirto Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten, kilpailuiden tai muiden samankaltaisten tilaisuuksien järjestäjille Henkilötietoja säilytetään SC Vantaan omissa rekistereissä. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa ulkopuolisen yhteistyökumppanin ylläpitämään mm. jäsen-, tapahtumien tai lisenssien hallintajärjestelmään. Henkilötietoja voidaan siirtää muille osapuolille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa. Palkkahallinnossa tietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisen palkkahallinto- ja kirjanpitotoimiston käyttöön. Henkilötietoja voidaan joidenkin IT järjestelmien ja ohjelmien myötä siirtää EU ja Euroopan talousalueen alueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan siirtää EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolisiin kilpailuihin osallistuvien henkilöiden osalta. Näissä tapauksissa SC Vantaa vastaa henkilötietojen siirtämisestä ja niiden oikeanmukaisesta käsittelystä. 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja turvallisesti. Turvallisuuden varmistamiseksi SC Vantaa noudattaa seuraavia suojatoimia: Järjestelmiin sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt ryhmät (tiimit) jotka muodostuvat työntekijöistä sekä vapaaehtoistoimijoista. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin. Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

6 10. Muutokset tietosuojaselosteeseen Tätä Tietosuojaselostetta työntekijöille voidaan päivittää tarvittaessa, esimerkiksi lainsäädännön tai toimialan käytänteiden muuttuessa.

7 Suostumus kuvien käytöstä ja terveyttä koskevien tietojen käsittelystä Sport Club Vantaa ry (yhdistys) Suostumus kuvien käyttöön toiminnan esittelyssä Suostun minusta otettujen kuvien käyttämiseen yhteystietojen yhteydessä sekä muussa toiminnan esittelyssä. Kuvat voidaan antaa myös kolmannen osapuolen käyttöön samassa tarkoituksessa. Kyllä Ei Suostumus kuvien käyttöön markkinointitarkoituksessa Suostun minusta otettujen valokuvien käyttämiseen yhdistyksen toiminnan markkinointitarkoituksessa. Kuvat voidaan antaa myös kolmannen osapuolen käyttöön samassa tarkoituksessa. Kyllä Ei Suostumus terveyttä koskevien tietojen käsittelystä Suostun minua koskevan terveyttä koskevien tietojen käsittelyyn yhdistyksen toimesta. Tieto voidaan tarpeen vaatiessa välittää kolmannen osapuolen käyttöön samassa tarkoituksessa. Kyllä Ei Oikeudet Minulla on milloin tahansa, oikeus pyytää kuvieni poistamista, jolloin kuvat poistetaan viipymättä niistä sähköisistä medioista, joista ne voi poistaa aiheuttamatta kohtuuttomia kustannuksia tai haittaa. Huomioin kuitenkin, että internettiin ladatut voivat joutua ulkopuolisen kolmannen osapuolen haltuun, joihin yhtiöllä ei ole mahdollisuutta vaikuttaa. Allekirjoitus Olen ymmärtänyt kuvieni sekä terveyttä koskevien tietojeni käyttötarkoituksen ja annan suostumukseni niiden käyttöön ja käsittelyyn Sport Club Vantaalle:lle. Päiväys Jäsenen tai alaikäisien jäsenen huoltajan allekirjoitus Nimenselvennys