TIETOSUOJASELOSTE 5/2018 yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja

Transkriptio

1 1 TIETOSUOJASELOSTE 5/2018 yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/79 1. Rekisterinpitäjä Nimi Loviisan kaupunki / Perusturvakeskus PL 88, Loviisa puh. (019) Rekisteriasioita hoitava henkilö ja yhteyshenkilö johtava lääkäri Tero Taipale Pegasos terveydenhuollon yhteyshenkilö: Karola Ollas, arkistovastaava johtava hammaslääkäri Laura Saarioinen Mediatri - suun terveydenhuollon yhteyshenkilö: Eija-Liisa Joas, hammashoitaja 3. Rekisterin nimi Potilasrekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Loviisan terveyskeskus, Öhmaninkatu 4, Loviisa puh. (019) etunimi.sukunimi(at)loviisa.fi Terveydenhuoltolain 2. luvussa määritellään kunnan terveyden ja hyvinvoinnin edistämiseen kuuluvat tehtävät: terveysneuvonta ja terveystarkastukset (13. ) seulonnat (14. ) neuvolapalvelut (15. ) kouluterveydenhuolto (16. ) opiskeluterveydenhuolto (17. ) työterveyshuolto (18. ). Terveydenhuoltolain 3. luvussa määritellään kunnan järjestämä sairaanhoito: sairaanhoito (24. ) kotisairaanhoito (25. ) suun terveydenhuolto (26. ) mielenterveystyö (27. ) päihdetyö, joka annetaan osana terveydenhuoltoa (28. ) lääkinnällinen kuntoutus (29. ). Laissa ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista (980/2012) määritellään kunnan velvollisuudet terveyden ja hyvinvoinnin edistämiseen ikääntyneiden osalta (kumoutuneen terveydenhuoltolain 20. :n tilalla).

2 2 Potilasrekisterin käyttötarkoituksena on terveydenhuoltolain 2. ja 3. luvussa sekä ikääntyneiden terveyspalveluita koskevassa laissa tarkoitettujen potilaan neuvontaan, hoitoon ja tutkimukseen liittyvien tehtävien toteuttaminen. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä opetus- ja tutkimustarkoituksiin. Loviisan kaupungin perusturvakeskuksen potilasrekisteri on osa terveydenhuoltolain 9. :ssä tarkoitettua sairaanhoitopiirin (Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri) alueen julkisen terveydenhuollon yhteistä potilastietorekisteriä. Loviisan kaupungin perusturvakeskus on rekisterinpitäjänä omassa toiminnassa syntyneiden potilastietojen ja potilasasiakirjojen osalta. Rekisterin pitämisen peruste: Potilassuhde Keskeinen lainsäädäntö: Suomen perustuslain yksityiselämän suojaa koskeva säännös(731/1999) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta /1999) Terveydenhuoltolaki (1326/2010) Kansanterveyslaki, 3. luku (66/1972) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista, 1. luku (785/1992) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) Laki sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007) Mielenterveyslaki (1116/1990) Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994) Arkistolaki (831/1994) Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä (298/2009) 5. Rekisterin tietosisältö Sähköisesti tallennetut tiedot 1. Pegasos-potilastietojärjestelmään ja suun terveydenhuollon Mediatripotilastietojärjestelmään tallennetut tiedot Potilaan perustiedot nimi, syntymäaika, henkilötunnus, kotikunta, yhteystiedot, huoltajan yhteystiedot. Potilaan terveyttä ja sairautta koskevat välttämättömät ja tarpeelliset tiedot: yhteydenotto ja hoidon tarpeen arviointi hoitotiedot: hoidon suunnittelu, toteutus ja arviointi terveysneuvonta laboratorio- ja röntgentutkimuspyynnöt ja -vastaukset lääketieteelliset riskitiedot toimintakykyyn liittyvät tiedot lähetteet, hoitopalautteet ja konsultaatiot todistukset, lausunnot ja päätökset apuvälinelainaus.

3 3 Hallinnolliset ja potilaslaskutukseen liittyvät tiedot: ajanvaraustiedot, lähetteen saapumistiedot maksun määräämiseen liittyvät tiedot. 2. Pegasos-potilastietojärjestelmään integroidut Loviisan kaupungin perusturvakeskuksen käyttämät hoitoon, laboratoriotuloksiin, viestinvälitykseen ja tilastointiin liittyvät järjestelmät: Navitas Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin yhteisrekisteri; viitetietojärjestelmä Weblab Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin laboratoriojärjestelmä Kanta-palvelut - kansallinen potilastiedon arkisto ja reseptikeskus pdrg-tuotteistus Pegasos sähköinen asiointi Pegasos tietovarasto Pegasos mukana -toiminnanohjausjärjestelmä. 4. Pro Consona sosiaalityön asiakastietojärjestelmään tehtävät päihdehuollon päätökset: nimi henkilötunnus osoite ja puhelinnumero asuinkunta ja kotikunta perhesuhde ammatti. 5. Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin Radu-röntgenjärjestelmään ja Weblab-laboratoriojärjestelmään tallennetut tiedot: Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiriltä ostopalveluna hankitut laboratorio- ja röntgenpalvelut, joista syntyvistä osarekisteritiedoista on Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin tekemät rekisteriselosteet. 6. Digifundus-silmänpohjakuvausjärjestelmä: Digifundukselta ostopalveluna hankitut silmänpohjakuvaukset, joista syntyvistä osarekisteritiedoista on Digifunduksen tekemät rekisteriselosteet. 7. Erilliselle palvelimelle tai työasemalle tallennetut tiedot: esimerkiksi endoskopiakuvat. Manuaalinen aineisto Potilaskohtaisissa kansioissa säilytetään mm. manuaalisesti allekirjoitetut todistusjäljennökset ja potilaan suostumukset sekä EKG-käyrät ja muut paperimuodossa olevat potilasasiakirjat. TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS Tiedot ovat salassa pidettäviä 6. Säännönmukaiset Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään potilaan ja/tai hänen edustajansa

4 4 tietolähteet ilmoittamien tietojen sekä hoitoyksikössä syntyvien tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko potilaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietoja tulee aina ensisijaisesti pyytää potilaalta itseltään. Potilaalla tulee olla tieto, mikäli tiedot hankitaan nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Terveydenhuoltolain 9. :n mukaan yhteisessä potilastietorekisterissä (Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri) olevia eri toimintayksiköiden potilastietoja saadaan ilman potilaan antamaa erillistä suostumusta käyttää potilaan hoidon edellyttämässä laajuudessa sen jälkeen, kun potilasta on informoitu yhteisestä potilastietorekisteristä ja kun potilaalla on hoitosuhde Loviisan kaupungin perusturvakeskukseen. Lisäksi edellytetään, että potilas ei ole kieltänyt tietojensa käyttöä toisessa toimintayksikössä. Potilas saa tehdä ja peruuttaa kiellon milloin tahansa. Mikäli tietoja hankitaan teknologisen käyttöyhteyden avulla muista kuin Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin potilasrekistereistä, tulee tähän saada potilaan lupa. Uudenmaan alueella on käytössä aluetietojärjestelmä (Navitasviitetietohakemisto). Sen kautta saadaan tietoja Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin yhteisestä potilastietorekisteristä sekä potilaan suostumuksella yhteiseen potilastietorekisteriin kuulumattomilta terveydenhuollon palvelujen antajilta. Potilastietoja saadaan myös potilastietojärjestelmässä potilaan hoitosuhteeseen liittyen Kansaneläkelaitoksen potilastietoarkiston kautta, jollei potilas ole Kanta-palvelujen informoinnin jälkeen kieltänyt tietojen luovutusta. Kanta-informoinnin potilas saa terveydenhuollossa asioidessaan tai Kansaneläkelaitoksen Omakana-sivujen kautta. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Loviisalaisten ja lapinjärveläisten asukkaiden/potilaiden henkilö- ja osoitetietoja saadaan väestörekisteristä viikoittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään. Muut tarvittavat perustiedot kirjataan järjestelmään hoitosuhteen alkaessa. Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 13. :n mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille potilaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Terveydenhuoltolain 9. :n mukaan yhteisessä potilastietorekisterissä (Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri) olevia eri toimintayksiköiden potilastietoja saa luovuttaa ilman potilaan antamaa erillistä suostumusta sen jälkeen kun potilasta on informoitu yhteisestä potilastietorekisteristä ja kun potilaalla on hoitosuhde tietoja tarvitsevaan terveydenhuollon toimintayksikköön. Lisäksi edellytetään, että potilas ei ole kieltänyt tietojensa käyttöä. Potilasrekisteriin kirjatut tiedot ovat katsottavissa Uudenmaan aluetietojärjestelmän (Navitas -viitetietohakemiston) kautta. Muissa hoitoyksiköissä

5 5 työskentelevät terveydenhuollon ammattihenkilöt saavat nähdä asiakkaita koskevat potilastiedot viitetietohakemiston kautta, jos asiakas on antanut kirjallisen suostumuksen tietojen katseluun. Kansaneläkelaitoksen potilastietoarkistoon tallennetut potilastiedot ovat tiedot tallentaneen rekisterinpitäjän käytettävissä. Jos potilastietoja haetaan toisen rekisterinpitäjän rekisteristä, kyseessä on luovutus, johon tarvitaan potilaan suostumus. Potilaan antama suostumus on voimassa toistaiseksi ja käsittää kaikki järjestelmässä jo olevat ja myös siihen myöhemmin tallennettavat potilastiedot. Potilas voi kuitenkin rajata suostumuksen laajuutta erikseen tekemällään kiellolla. Kiellon voi kohdistaa tietyn palvelutapahtuman tai palvelujen antajan tietoihin. Potilas hallinnoi tietojensa näkymistä Kansaneläkelaitoksen Omakanta:n kautta tai ko. tiedot tallentaneen rekisterinpitäjän luona. Kanta-palvelujen hallinnointi ja rekisterinpito on Kansaneläkelaitoksen vastuulla. Rekisteritietoja luovutetaan pyynnöstä lain nojalla rekisterin tietoihin oikeuden omaaville viranomaisille. Luovutuksen pyytäjä on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyydetään. Tietoja luovutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia ja tartuntatautien seurantaa varten. (Laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä 3. ja tartuntatautilain 4. luku) Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ylläpitämiä rekistereitä ovat hoitoilmoitusrekisteri, syntyneiden lasten rekisteri, raskaudenkeskeyttämisrekisteri, steriloimisrekisteri, syöpärekisteri, epämuodostumarekisteri, näkövammarekisteri, implanttirekisteri ja tartuntatautirekisteri. Fimean ylläpitämiä rekistereitä ovat haittavaikutusrekisteri ja huumausaineseurantarekisteri. 8. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Laskutustiedot eivät ole potilasrekisterin tietoja. Potilasmaksujen laskutusaineisto siirretään taloushallinnon laskutusjärjestelmään laskutuksen toimittamista varten. Henkilötietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti potilaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelusuhteen päätyttyä. Tietoja saavat käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistosuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella. Manuaalinen aineisto

6 6 Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain mukaisesti potilaskohtaisiin kansioihin. Sähköisesti tallennettu aineisto Loviisan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet poistetaan tai passivoidaan. Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan vaitiolo/salassapito- ja käyttäjäsitoumuksen. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla. Loviisan kaupungin perusturvakeskuksessa on nimettynä tietosuojavastaava seuranta- ja valvontatehtävää varten. Tietosuojavastaavan yhteystiedot on saatavilla Loviisan kaupungin sivuilla Ostopalvelut Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta, huolehditaan tietoturvan- ja tietosuojan toteutumisesta palveluntuottajan kanssa tehtävässä sopimuksessa. 10. Rekisteröidyn informointi Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja -turvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 12 artiklan mukaan Rekisteröityä on informoitava rekisterinpidosta ja hänen oikeuksistaan rekisteritietoihin. Tämä tietosuojaseloste on luotu potilaan informointia varten. Tietosuojaseloste on saatavilla Loviisan kaupungin sivuilla Tietojen rekisteröinnistä kerrotaan myös asiakaspalvelutilanteessa potilaan ensikäynnin yhteydessä. 11. Tarkastusoikeus EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 15 perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Potilaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin hoitoyksikössä tai tieto annetaan kirjallisesti. Alaikäisellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot ja oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalle tai muulle lailliselle edustajalleen, jos hän ikäänsä, kehitystasoonsa ja asian laatuun nähden ymmärtää asian merkityksen. Huoltajalla on oikeus tarkastaa hänen lapsiaan koskevat tiedot, jos lapsen ei voida katsoa iän ja kehitystason perusteella ymmärtävän asian merkitystä. Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan, minkälainen määräys hänelle on annettu.

7 7 Tarkastuspyyntö tehdään Loviisan kaupungin verkkosivulta löytyvällä sähköisellä lomakkeella tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä rekisterinpitäjälle. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja halutaan tarkastaa. Rekisteröity voi tarkastaa tietonsa maksutta kerran kalenterivuodessa. Toistuvista ja ilmeisen perusteettomista ja kohtuuttomista tietopyynnöistä Loviisan kaupunki voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa tietosuojaasetuksen artikla 12 mukaisesti kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastus-oikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuoja-valtuutetun ratkaistavaksi Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella. 12. Tiedon korjaaminen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 16 mukaan rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Korjauspyyntö tulee tehdä Loviisan kaupungin verkkosivulta löytyvältä sähköisellä lomakkeella tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä rekisterinpitäjälle. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.