PÖYTÄKIRJA /2013

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA PYKÄLÄ RY:N HALLITUKSEN KOKOUS Aika: Torstai Paikka: Läsnä: Yhdistyksen kerhohuoneisto Sörnäisten rantatie 33 B Suvi Syvänen, puheenjohtaja Julia Parikka, sihteeri Tommi Kolehmainen Tuomas Haavikko Britta Riipinen Eero Rapola Jaakko Laitinen Niina Karjunen 1. Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja Syvänen avasi kokouksen kello 13: Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Esityslistan hyväksyminen työjärjestykseksi Hyväksyttiin esityslista työjärjestykseksi muutoksin. (Liite 1) 4. Ilmoitusasiat Puheenjohtaja Syvänen toivotti kaikille hyvää alkanutta vuotta. Puheenjohtaja Syvänen kehotti kaikkia ottamaan ruokaa. Kiitettiin Syvästä ruoasta. Todettiin hallituksen 2012 viimeistä kokousta vietetyn. Syvänen kiitti hallituksen 2012 puheenjohtaja Tirkkosta ihanasta nuijasta. Ulkoasiainvastaava Laitinen ilmoitti alkaneensa opiskella. 5. Postin jako Päätettiin, että tiedotusvastaava Kolehmainen hakee postin toimistolta ennen kokouksia ja jakaa sen hallituksen kokousten aluksi. Yhdistyksen tiloihin tulleen postin jakamisesta vastaa taloudenhoitaja Riipinen. 1

2 6. Hallituksen järjestäytyminen PÖYTÄKIRJA Hallituksen varapuheenjohtajan valinta Keskusteltiin varapuheenjohtajan valinnasta. Valittiin hallituksen varapuheenjohtajaksi yleisvastaava Haavikko. 6.2 Nimenkirjoitusoikeuden toteaminen Todettiin nimenkirjoitusoikeuden määräytyvän yhdistyksen sääntöjen 23 :n ja hallintoohjesäännön 9 :n mukaisesti. Valittiin hallituksen keskuudesta sääntöjen 23 :n tarkoittamaksi hallituksen jäseneksi yleisvastaava Rapola, joka voi yhdessä yhdistyksen puheenjohtajan, hallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajan tai taloudenhoitajan kanssa kirjoittaa yhdistyksen nimen. 6.3 YVK:n, UAV:n, OVK:n ja yrityssuhdevaliokunnan puheenjohtajien nimeäminen Todettiin, että yhdistyksen hallinto-ohjesäännön II:n luvun mukaisesti ulkoasiainvaliokunnan puheenjohtajana toimii ulkoasiainvastaava Laitinen, opintovaliokunnan puheenjohtajana opintovastaava Karjunen ja yleisvaliokunnan puheenjohtajana toinen yleisvastaavista. Keskusteltiin yleisvaliokunnan puheenjohtajan valinnasta ja valittiin yleisvaliokunnan puheenjohtajaksi yleisvastaava Rapola. Keskusteltiin yrityssuhdevaliokunnan puheenjohtajan valinnasta ja valittiin yrityssuhdevaliokunnan puheenjohtajaksi sihteeri Parikka. 6.4 Toimikuntien ja OAVK:n toiminnasta vastaavien hallituksen jäsenten nimeäminen Päätettiin, että oikeusapuvaliokunnan toiminnasta vastaa hallituksen puheenjohtaja Syvänen. Päätettiin, että tiedotustoimikunnan toiminnasta vastaa tiedotusvastaava Kolehmainen. Päätettiin, että taloudenhoitaja Riipinen toimii hallituksen yhteyshenkilönä valmennuskurssitoimikunnan sekä spex-toimikunnan osalta. 6.5 Myöhästymis-, poissaolo- ja matkapuhelinhäiriösakko Päätettiin myöhästymissakoksi 5 euroa ja poissaolosakoksi 8 euroa. Sakolta välttyy, mikäli ilmoittaa myöhästymisestään tai poissaolostaan viimeistään kaksi tuntia ennen kokouksen alkua ja syy on pätevä. Pätevyydestä päättää hallitus tapauskohtaisesti. Myöhästymisen ajankohta määräytyy hallituksen huoneen seinällä olevasta kellosta. Velvoitettiin tiedotusvastaava Kolehmainen pitämään kellon Yleisradion aikamerkin mukaisessa ajassa. Matkapuhelinhäiriön ja muun siihen rinnastettavan häiriön aiheuttamisesta langetetaan 6 euron sakko. Hallituksen päätöksellä voidaan erikseen antaa lupa häiriön aiheuttamiseen. Velvoitettiin hallituksen sihteeri Parikka pitämään kirjaa kertyneistä sakoista. Todettiin sakoista kertyneet rahat käytettävän hallituksen viimeiseen kokoukseen. 2

3 7. Virkailijoiden ja muiden luottamushenkilöiden nimeäminen PÖYTÄKIRJA Inter Vivoksen päätoimittaja ja taittaja Valittiin Inter Vivoksen päätoimittajan ehdotuksesta uudeksi päätoimittajaksi Mikko Rudanko ja taittajaksi Annika Solehmainen. 7.2 Vuosijuhlatoimikunta Todettiin, että vuosijuhlatoimikunnan toiminnasta vastaa sen puheenjohtajana toimiva sihteeri Parikka. Valtuutettiin Parikka kokoamaan toimikunta. Velvoitettiin tiedotusvastaava Kolehmainen hoitamaan hakukuulutus kaikkiin Pykälä-viikon toimikuntiin. 7.3 Ansiomerkkitoimikunta Nimitettiin inspehtori Heikki Pihlajamäki ansiomerkkitoimikunnan puheenjohtajaksi ja jäseniksi yhdistyksen puheenjohtaja Mikko Heinonkoski ja hallituksen puheenjohtaja Suvi Syvänen. Nimitettiin muiksi jäseniksi Kristiina Lindholm, Kaisa Kortesmaa ja Lotta Niemelä. 7.4 Pykäläviikkotoimikunta ja sillistoimikunta Todettiin, että yleisvastaavat vastaavat Pykäläviikko- ja sillistoimikuntien toiminnasta. Päätettiin nimittää toimikunnan jäsenet myöhemmin heidän esityksestään. 7.5 KV-viikkotoimikunta Nimitettiin ulkoasiainvastaava Laitinen KV-viikkotoimikunnan puheenjohtajaksi. Päätettiin nimittää toimikunnan muut jäsenet myöhemmin hänen esityksestään. 7.6 Taloustoimikunta Nimitettiin yhdistyksen puheenjohtaja Mikko Heinonkoski taloustoimikunnan puheenjohtajaksi ja hallituksen taloudenhoitaja Britta Riipinen toimikunnan sihteeriksi. Keskusteltiin muiden jäsenten toimikausista ja vapautuvien paikkojen täyttämisestä. Päätettiin siirtää asian käsittely myöhempään ajankohtaan. 8. Edustajaehdokkaiden nimeäminen tiedekunnan toimielimiin Keskusteltiin ehdokkaiden nimeämisestä. Päätettiin siirtää asian käsittely myöhempään ajankohtaan. 9. Edustajaehdokkaiden nimeäminen Suomen Lakimiesliitto ry:n elimiin 9.1 Opiskelijavaliokunta Päätettiin esittää Suomen Lakimiesliitto ry:n opiskelijavaliokunnan jäseniksi Jenna Tirkkosta ja Suvi Syvästä. Valittiin Tirkkosen henkilökohtaiseksi varajäseneksi Britta Riipinen ja Syväsen henkilökohtaiseksi varajäseneksi Eero Rapola. 10. Talous 10.1 Taloudenhoitajan valtuudet hyväksyä laskuja 3

4 PÖYTÄKIRJA Todettiin, ettei taloudenhoitaja Riipisellä ole valtuutta hyväksyä epäselviä laskuja. Valtuutettiin taloudenhoitaja hyväksymään selviä laskuja 2000 euroon asti sekä valmennuskurssien laskuja euroon asti. Päätettiin, että tätä suuremmista laskuista päätetään hallituksen kokouksissa Taloudenhoitajan tilinkäyttöoikeudet Oikeutettiin taloudenhoitaja Riipinen ja toimistosihteeri Sanna Vasama käyttämään seuraavia tilejä ja tallelokeroa (Nordea Senaatintori): APK Nordea tallelokero 1795 Päätettiin Helsingin arvopaperikeskuksen tiliä koskevien toimien vaativan kuitenkin aina hallituksen päätöksen. Valtuutettiin yleisvastaavat Tuomas Haavikko ja Eero Rapola käyttämään yhdistyksen tiliä Päätettiin samalla poistaa Jenna Tirkkoselta, Mikko Murrolta ja Kristian Krootilalta kaikki edellä mainitut vastaavat valtuudet. Valtuutettiin taloudenhoitaja Riipinen lakkauttamaan vanhoja tilejä ja avaamaan uusia. Valtuutettiin taloudenhoitaja Riipinen käyttämään tallelokeroa, lakkauttamaan tallelokero sekä hankkimaan uusi tallelokero. Tehtiin kaikista edellä mainituista asioista valtakirja Yhdistyksen pankkikorttien käyttöoikeus Valtuutettiin taloudenhoitaja Riipinen käyttämään yhdistyksen pankkikorttia yhdistyksen asioita hoitaessaan. Valtuutettiin puheenjohtaja Syvänen sekä yleisvastaavat Haavikko ja Rapola käyttämään yhdistyksen pankkikorttia yhdistyksen asioita hoitaessaan. Päätettiin, että tavanomaista suurempien ostosten tekemisestä päättää hallitus etukäteen. Asetettiin korteille käteisnostoraja 250 euroa päivässä kutakin korttia kohti. Päätettiin poistaa Jenna Tirkkoselta, Mikko Murrolta ja Kristian Krootilalta oikeudet käyttää yhdistyksen pankkikorttia Taloudenhoitajan palkkio Todettiin, ettei taloudenhoitaja Riipinen osallistu kohdan käsittelyyn. Keskusteltiin taloudenhoitajan palkkiosta. Päätettiin taloudenhoitajan palkkioksi 2400 euroa, josta viimeiset 600 euroa maksetaan ehdollisena tilinpäätöksen hyväksymisen jälkeen. 4

5 10.5 Hallituksen ja valiokuntien pullarahat PÖYTÄKIRJA Päätettiin hallituksen pullarahan suuruudeksi 20 euroa. Päätettiin juhlissa tarjottavaan siivousruokaan käytettävän rahan määräksi 20 euroa. UAV:n ja YVK:n pullarahan suuruudeksi päätettiin 20 euroa. Päätettiin YSV:n ja OVK:n pullarahan suuruudeksi 15 euroa. Myönnettiin Inter Vivoksen toimitukselle pullarahaa 15 euroa yhtä kokousta kohden. Helsinki Law Review n toimitukselle päätettiin myöntää pullarahaa 15 euroa yhtä kokousta kohden Tilavuokrista sopiminen Valittiin tilavuokrista vastaavaksi hallituksen jäseneksi yleisvastaava Haavikko. Yleisvastaava vastaa myös tilavuokrakalenterin ajantasaisuudesta sekä tilavuokra-anomuksien tuomisesta hallituksen kokouksiin. Päätettiin, että lähtökohtaisesti kaikilta tilaa varaavilta tahoilta vaaditaan sekä siivoussitoumuksen että vekselin allekirjoittaminen. Vekselin osalta edellä sanotusta voidaan poiketa pienimuotoisempien tilaisuuksien, kuten yhdistyksen valiokuntien tai kerhojen kokoontumisen kohdalla. Keskusteltiin tulevista tilavuokrista Muut talousasiat Keskusteltiin kulukorvauskäytännöstä. Kokoustauko alkoi kello 14:16. Kokoustauko päättyi kello 14: Opintoasiat 11.1 Seminaarivapaapaikat Todettiin, että seminaarivapaapaikkoja saataneen tänäkin vuonna. Keskusteltiin seminaarivapaapaikkojen myöntämisperusteista. Päätettiin jatkaa hyväksi havaittua käytäntöä seminaarivapaapaikkojen myöntämisen suhteen Muut opintoasiat Opintovastaava Karjunen kertoi OVK:n ensimmäisen kokouksen pidettävän to yhdistyksen kerhotiloissa. 12. Ulkoasiat 12.1 Kirjeet sisarainejärjestöille ja muille yhteistyökumppaneille Päätettiin laatia kolme erilaista esittäytymiskirjettä: yksi ainejärjestöille, yksi virallisempi asianajotoimistoille tms. yhteistyökumppaneille ja yksi kansainvälisissä yhteyksissä käytettäväksi. Velvoitettiin ulkoasiainvastaava Laitinen huolehtimaan kirjeiden laatimisesta ja lähettämisestä Vuosijuhlaedustamisen korvaaminen 5

6 PÖYTÄKIRJA Päätettiin korvata 1-3 lippua osallistujamäärän mukaan. Sisarainejärjestöjen vuosijuhlien osalta yhdistyksen kokouksen päätöksen mukaisesti korvataan hallituksen jäsenille illalliskortit sekä matkakulut halvimman järkevimmän matkustustavan mukaan Kevään KV-viikot Ulkoasiainvastaava Laitinen kertoi KV-viikkoja järjestettävän keväällä seuraavasti: - Bergen viikolla 4 - Århus viikolla 6 - Orator viikolla 7 - Lex viikolla 11 - Pykälä viikolla Matka-avustukset KV-viikoille Keskusteltiin matka-avustuksista. Velvoitettiin ulkoasiainvastaava Laitinen laatimaan esitys matkakulujen korvaamisesta Muut ulkoasiat Ulkoasiainvastaava Laitinen kertoi ulkoasiainvaliokunnan bondailuillan pidettävän maanantaina 7.1. yhdistyksen kerhotiloissa. Vastaanotettiin kutsu Bergenin vuosijuhliin. Päätettiin yhdistystä edustavan ulkoasiainvastaava Laitisen. Keskusteltiin Juristklubben Codex r.f.:n ja LKS:n kanssa järjestettävistä sitseistä. 13. Tiedotusasiat 13.1 Virkailijaluettelo Velvoitettiin tiedotusvastaava Kolehmainen laatimaan virkailijaluettelo vuodelle HYY:n kalenteri Velvoitettiin tiedotusvastaava Kolehmainen kokoamaan kalenteriin tulevat tiedot Pöytäkirjojen julkisuus Todettiin hallituksen pöytäkirjojen olevan julkisia hallinto-ohjesäännön 6.3 :n mukaisesti. Keskusteltiin pöytäkirjojen julkistamisen käytännön järjestelyistä. Velvoitettiin tiedotusvastaava Kolehmainen siirtämään tarkistetut pöytäkirjat yhdistyksen kotisivuille Sähköpostilistat Todettiin tiedotusvastaava Kolehmaisen ylläpitävän hallituksen sähköpostilistaa. 6

7 13.5 Kotisivut internetissä PÖYTÄKIRJA Velvoitettiin tiedotusvastaava Kolehmainen päivittämään yhdistyksen kotisivuja säännöllisesti ja ilmoittamaan hallituksen kokouksista kotisivuilla. Langetettiin puheenjohtaja Syväselle matkapuhelinhäiriösakko Avaimet Keskusteltiin avainkäytännöistä. Velvoitettiin tiedotusvastaava Kolehmainen poistamaan avaimenkäyttöoikeudet valmistuvilta jäseniltä. Velvoitettiin tiedotusvastaava Kolehmainen järjestämään uusien virkailijoiden avainten lunastus yhdistyksen toimistolla yhdessä toimistosihteerin kanssa. Keskusteltiin avainten pantista. Päätettiin pitää avainten pantti ennallaan Käyntikortit Keskusteltiin käyntikorttien tarpeellisuudesta. Päätettiin hankkia käyntikortit puheenjohtaja Syväselle, sihteeri Parikalle sekä yrityssuhdetoimikunnan jäsenille. Velvoitettiin tiedotusvastaava Kolehmainen tilaamaan käyntikortit Muut tiedotusasiat Tiedotusvastaava Kolehmainen kertoi päivittäneensä kotisivuja. Velvoitettiin Kolehmainen ottamaan kuvat valiokuntien virkailijoista vaihtokaronkan yhteydessä. Kokoustauko alkoi kello 15:23. Kokoustauko päättyi kello 15: Yleisasiat 14.1 Virvoitusjuoma-automaatti Velvoitetaan yleisvastaavat huolehtimaan virvoitusjuoma-automaatin toimintakuntoisuudesta ja täyttöasteesta Kerhohuoneiston vaatimat toimenpiteet ja hankinnat Keskusteltiin huoneiston vaatimista toimenpiteistä. Velvoitettiin yleisvastaavat Haavikko ja Rapola hankkimaan tarpeellisia siivousvälineitä siivousbileitä varten. Keskusteltiin tilatoimikunnasta Kerhohuoneiston käyttöoikeus 7

8 PÖYTÄKIRJA Todettiin, että yksittäisillä yhdistyksen jäsenillä on oikeus käyttää tiloja, mikäli ne eivät ole varattuina. Hallituksen lupa vaaditaan, mikäli tiloihin on tulossa yhdistyksen ulkopuolisia henkilöitä tai henkilömäärä ylittää kymmenen henkilön rajan Tapahtumat ja niiden ajankohdat Vaihtokaronkka Todettiin tapahtuman järjestettävän ke 9.1. kello 19:00 alkaen ja uusien toimijoiden infotilaisuuden alkavan kello 17:00. Keskusteltiin Vaihtokaronkan käytännön järjestelyistä ja tarjoilusta. Päätettiin ruokabudjetin olevan 4 euroa henkeä kohden Siivousbileet Päätettiin pitää siivoustalkoot hallitukselle, spex-toimikunnalle ja valmennuskurssien henkilökunnalle la kello 12:00 alkaen ja muille yhdistyksen jäsenille Siivousbileet su kello 12:00 alkaen Kevätkauden avajaiset Keskusteltiin tapahtuman ajankohdasta ja paikasta. Päätettiin tapahtuman järjestettävän to kello 22:00 alkaen. Velvoitettiin yleisvastaavat Haavikko ja Rapola selvittämään erilaisia vaihtoehtoja tapahtuman järjestämispaikaksi Laskiainen Todettiin laskiaista vietettävän ti Päätettiin järjestää sitsit mäenlaskun jälkeen yhdistyksen kerhotiloissa. Keskusteltiin Laskiaissitsien käytännön järjestelyistä Kertun kepittäjäiset Päätettiin tapahtuman ajankohdaksi to Pykälä-viikko Todettiin Pykälä-viikon järjestettävän viikolla 15 ja vuosijuhlien la Vappu Todettiin vapun olevan toukokuun alussa. Keskusteltiin vapun käytännön järjestelyistä Muut ajankohtaiset tapahtumat Vaihtarisitsit Keskusteltiin Vaihtarisitseistä. Päätettiin Vaihtarisitsien ajankohdaksi ke Ystävänpäiväsitsit Todettiin Kannunvalajien kanssa järjestettävien Ystävänpäiväsitsien ajankohdaksi to

9 PÖYTÄKIRJA Muut yleisasiat Avustushakemukset Hyväksyttiin kulttuurivastaavien joulukuun excursiota koskeva avustushakemus. (Liite 2) Hyväksyttiin Pitäiskö sun jo valmistua-sitsejä koskeva avustushakemus. (Liite 3) 15. Yrityssuhdeasiat Keskusteltiin yrityssuhdevaliokunnan toiminnasta. Todettiin hallituksen tapaavan Asianajotoimisto Castrén & Snellman Oy:n edustajia ti Todettiin hallituksen tapaavan Asianajotoimisto Hammarström Puhakka Partners Oy:n edustajia ke Yhdistyksen virkailijoiden ja toimihenkilöiden kutsuminen hallituksen kokouksiin Päätettiin kutsua vastaava kurssipäällikkö tapaamaan uutta hallitusta. Päätettiin kutsua myös OAVK:n puheenjohtaja, Inter Vivoksen päätoimittaja ja taittaja, Paragraaffi Oy:n toimitusjohtaja ja hallituksen puheenjohtaja sekä yrityssuhdetoimikunta tutustumaan vuoden 2013 hallitukseen. Päätettiin mennä tapaamaan yhdistyksen toimistosihteeriä yhdistyksen toimistolle ke kello 12: Yhdistyksen kevätkokous Päätettiin yhdistyksen kevätkokouksen ajankohdaksi alustavasti ti kello 17: Muut esille tulevat asiat 18.1 Dekaanin illallinen Päätettiin kutsua dekaani Kimmo Nuotio illalliselle yhdistyksen kerhotiloihin. Keskusteltiin illallisen ajankohdasta ja järjestelyistä Inspehtorin illallinen Päätettiin kutsua inspehtori Heikki Pihlajamäki illalliselle yhdistyksen kerhotiloihin. Keskusteltiin illallisen ajankohdasta ja järjestelyistä Yhdistyksen puheenjohtajan tapaaminen Keskusteltiin yhdistyksen puheenjohtajan tapaamisesta Codexin hallituksen tapaaminen Velvoitettiin puheenjohtaja Syvänen ottamaan yhteyttä Juristklubben Codex r.f.:n hallituksen 9

10 puheenjohtajaan keskustellakseen asiasta. PÖYTÄKIRJA Hallituksen pullavuorot Sovittiin pullavuorojen määräytymisestä ja todettiin, että ruoan tulee olla valmiina kokouksen alkaessa. Päätettiin, että laiminlyönnin seurauksena laiminlyöjä tilaa ja kustantaa hallituksen jäsenille heidän toiveidensa mukaiset pikaruoka-ateriat Arkisto Velvoitettiin kaikkia hallituksen jäseniä säilyttämään toimenkuvaansa liittyvät tarpeelliset asiakirjat ja arkistoimaan nämä seuraajiaan varten Muut asiat Keskusteltiin yhdistyksen kerhotiloissa sijaitsevan hallituksen huoneen käytöstä. 19. Seuraava kokous Päätettiin pitää seuraava kokous ti 8.1. kello 19: Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja Syvänen päätti kokouksen kello 17:07. Pöytäkirjan vakuudeksi Suvi Syvänen Hallituksen puheenjohtaja Julia Parikka Sihteeri 10