TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispäivä

Transkriptio

1 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispäivä a Rekisterinpitäjä Nimi Suomen Monikkoperheet ry Osoite Ilmarisenkatu 17 A, JYVÄSKYLÄ 2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 3 Rekisterin nimi 4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) , toimisto@suomenmonikkoperheet.fi Nimi Tiina Matala, järjestösihteeri Osoite Ilmarisenkatu 17 A, Jyväskylä Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) , toimisto@suomenmonikkoperheet.fi Lehtitilaajarekisteri, Tuotetilaajarekisteri, Jäsenyhdistysten hallituskokoonpanorekisterit, Suomen Monikkoperheet ry:n hallituksen kokoonpanorekisteri, Työryhmäkokoonpanot rekisterit, Järjestön koulutuksiin osallistumisen rekisterit, Infopaketin tilaajien rekisteri, Jäseneksi liittymislomakkeen (nettisivulomake) rekisteri, Uutiskirjeen tilaajat-rekisteri, Suomen Monikkoperheet ry:n ja sen yhteistyökumppaneiden postitus- ja tiedotusrekisteri, Kuvapankki, Neuvoloiden yhteystietorekisteri, Lehtiaineistorekisteri, Lehden nettitilauslomakkeen käyttäjät -rekisteri, Tuotetilauksen nettilomakkeen käyttäjät -rekisteri. Lehti- ja Tuotetilaajarekisteri sisältää lehtitilauksen ja tuotetilauksia tehneiden henkilöiden asiakas/ laskutustiedot. Tilaajarekistereitä on kaksi erillisessä laskutusohjelmassa; Passeli+ Suomen Monikkoperheet ry (tuotetilaukset, laskutus ym.), Passeli+ Monikkoperheet-lehti/Suomen Monikkoperheet ry (lehtitilaajat). Lisäksi käsitellään erillisesti jäsenyhdistyksistä tulevat jäsenosoitelistat (excel), niiden alueyhdistysten osalta, jotka tilaavat jäsenistölleen Monikkoperheetlehden. Jäsenyhdistysrekisterin ylläpitäminen (word-tiedostoja); tiedot jäsenyhdistysten (alueelliset monikkoperheyhdistykset,17 yhdistystä) yhteyshenkilöistä=hallituskokoonpanoista sekä sähköpostiryhmät, järjestön toimintaan liittyvää tiedotusta ja yhteydenpitoa varten. Suomen Monikkoperheeet ry:n hallituksen kokoonpanorekisteri (word-lista sekä sähköpostiryhmä) sisältää hallitushenkilöiden tiedot. Tiedotusta, yhteydenpitoa ja esim. matkalaskujen maksatusta varten. Työryhmäkokoonpanot (lehtityöryhmä, vaikuttamistyöryhmä, some-tiimi, perhevalmentajat, nettivertaisohjaajat) rekistereitä/listoja (word tai excel) sekä sähköpostiryhmiä, tiedotusta ja yhteydenpitoa varten. Järjestön koulutuksiin osallistuneet listat (word tai excel sekä sähköpostiryhmät), tiedotusta ja yhteydenpitoa varten koskien koulutusta. Infopaketin tilaajat-rekisteri (vuosikohtainen, sähköpostikansio ja lomakepalvelimen tietokanta) paketin tilauksen postitusta varten sekä tiedotuksia varten (erillinen lupapyyntö tiedotuksiin lomakkeella alkaen ) Jäseneksi liittymislomakkeet- rekisteri (vuosikohtainen, sähköpostikansio ja lomakepalvelimen tietokanta), alueyhdistyksen jäsenyysasioiden tiedotusta ja yhteydenpitoa varten sekä kattojärjestön tiedotukset (kattojärjestötiedotuksien erillinen lupapyyntö lomakkeella alkaen) Uutiskirjeen tilaajat-rekisteri (sähköpostiryhmä), järjestön uutiskirjeen postitusta varten. Suomen Monikkoperheet ry:n ja sen yhteistyökumppaneiden postitus- ja tiedotusrekisteri, alkaen tiedotusta ja markkinointia varten (erillinen lupapyyntö tähän rekisteriin Infopaketin tilauslomakkeella (alk ) ja jäseneksi liittymislomakkeella (1.1.18) ). Kuvapankki: kuvamateriaalia järjestön ja sen jäsenyhdistysten käyttöön (esitteet, lehti ja muu

2 tiedotusmateriaali) Neuvoloiden yhteystietorekisteri: Jäsenyhdistysten monikkoperhevalmennuksista tiedottamiseen ja muuhun tarpeenmukaiseen järjestön ammattilaisille suunnattuihin tiedotuksiin. Lehtiaineistorekisteri: Käytetään Monikkoperheet-lehden tekemiseen. Lehtiaineistosta tulee julkaisu neljä kertaa vuodessa. Lehden nettitilauslomakkeen käyttäjät rekisteri: Kyselytyökalun Surveypal kautta tuleva lomake, jolla henkilö tilaa Monikkoperheet-lehden, käytetään tilaajatietojen saamiseen ja tilauksen käynnistämiseen. Tuotetilauksen nettilomakkeen käyttäjät -rekisteri: Nettisivujen kautta tuleva lomake, jolla henkilö tilaa järjestön tuotteita esim. oppaita. Käytetään tilaajatietojen saamiseen ja tuotetilauksen käsittelyyn. 5 Rekisterin tietosisältö Lehtitilaajarekisteri: Henkilön nimi, alueyhdistyksen nimi, johon hän kuuluu jäseneksi, postiosoite (laskutus/toimitus), puhelinnumero, sähköpostiosoite. Tilaajakortti säilytetään vähintään niin kauan kuin tilaajalla on tilaus voimassa. Asiakkaalta tulleen peruutuksen yhteydessä asiakaskortti hävitetään. Niiden tilaajien osalta, joista ei ole peruutusta tullut, lasku on jätetty maksamatta tai tilaus on siirtynyt jäsenyhdistyksen organisoimaksi, säilytetään asiakaskorttitietoja kaksi kalenterivuotta, jotta mahdolliseen asiakastiedusteluun voidaan vastata ja tilauksen katkaisusyy selvittää. Tilaajarekisteri: Henkilön nimi, postiosoite (laskutus/toimitus), puhelinnumero, sähköpostiosoite. Tuotetilaajarekisterin asiakastiedot säilytetään tietokannassa, niin kauan kuin ko. ohjelma on järjestöllä käytössä. Asiakaskortti poistetaan asiakkaan niin pyytäessä. Jäsenyhdistyksistä tulevat osoitelistat lehden postitukseen (excel): Nimi, postiosoite. Säilytetään 1 vuosi, jonka jälkeen tiedot hävitetään. Jäsenyhdistysrekisteri: Yhdistyksen nimi, kotisivuosoite, sähköpostiosoite, hallitushenkilöiden nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, tehtävän kuvaus. Säilytetään 15 vuotta mm. kunniakirjaselvitysten vuoksi. Suomen Monikkoperheet ry:n hallituksen kokoonpanorekisteri: henkilön nimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tilinumero, sotu ja monikkoperheellisyyden tieto. Hallituksen jäsenen päättäessä hallituskautensa, hänen tunnistetiedot poistetaan. Nimilistat (etunimi, sukunimi) säilytetään hallituksen kokoonpanot -historiatiedoissa. Työryhmäkokoonpanot sisältävät henkilön nimen, postiosoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen. Tietoja säilytetään 15 vuotta (kunniakirjakäytännön seuraamista varten), tämän jälkeen kokoonpanolistat hävitetään. Järjestön koulutuksiin osallistuneet: Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, alueyhdistystieto sekä tarvittaessa postiosoite ja syntymäaika (syntymäaika vain laivaristeily-tilaisuuksissa). Osallistujarekisterit säilytetään 2,5 vuotta (tietoja käytetään osallistujamäärä tilastointeihin, rahoittajan raportteihin ymv.). Kun kaikki tarpeellinen raportointi on tehty, tiedot hävitetään. Infopaketin tilaajien rekisteri: Nimi, postiosoite, sähköposti, sekä halutessa puhelinnumero, taustatieto (oletko odottaja, alle puolivuotiaiden monikkolasten vanhempi, vai muu taho). Tietoja säilytetään tilaajatietokannassa 2 vuotta, jotta mm. kokonaistilaajamäärä saadaan toimintakertomukseen ja rahoittajan selvityksiin, jonka jälkeen ne hävitetään. Jäseneksi liittymislomake rekisteri: Nimi, puolison nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, monikkolasten syntymävuosi tai laskettu aika/tieto onko odottaja, halutessaan myös lisätietoa perhetaustasta sekä toiveita toiminnalle/jäsenyydelle. Tietokanta (wordpress) tyhjennetään kerran vuodessa. Sähköpostikansioon tallentuvia liittymislomakkeita säilytetään kaksi vuotta (tiedusteluihin vastaaminen), jonka jälkeen ne hävitetään. (Alueyhdistyksellä lomake säilyy niin kauan kuin henkilön jäsenyys on voimassa.) Uutiskirjeen tilaajat: Nimi ja sähköpostiosoite. Henkilötieto poistetaan, kun henkilö itse ilmoittaa uutiskirjeen peruutuksesta.

3 6 Säännönmukaiset tietolähteet Suomen Monikkoperheet ry:n ja sen yhteistyökumppaneiden postitus- ja tiedotusrekisteri: Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero (jos tieto on), paikkakunta, lupapäivämäärä, taustatieto (jos infopaketista saatu, niin onko odottaja, vai alle puolivuotiaiden monikkolasten vanhempi tai jos jäseneksi liittymislomakkeella niin monikkolasten syntymävuosi tai odottajatieto). Excel-listalla oleva tieto säilytetään rekisterissä kirjaamispäivän jälkeen neljä vuotta. Tämän jälkeen henkilötieto poistetaan. Kuvapankki: Perheiltä saatuja valokuvia sekä järjestön henkilökunnan ottamia valokuvia, valokuvista löytyy kuvaajatieto, kuvassa esiintyvien nimet sekä perheen yhteystiedot (nimi, sähköposti ja/tai puhelinnumero sekä postiosoitetieto, jos ilmoitettu). Henkilökuvamateriaali säilytetään 10 vuotta, jonka jälkeen kuvat poistetaan. Neuvoloiden yhteystietorekisteri: Neuvolan/Terveyskeskuksen nimi, äitiysneuvolan terveydenhoitajan nimi ja sähköpostiosoite, osassa tietoja myös puhelinnumero ja postiosoite. Yhteystietolistoja päivitetään määräajoin ja yhteystiedot ovat koko ajan käytettävissä. Henkilöitä koskevat tiedot poistetaan, henkilön niin pyytäessä. Lehtiaineistorekisteri (Monikkoperheet-lehti): Sisältää haastatteluaineistot, tekstit, jutun kuvituskuvat, haastateltujen yhteystiedot, kuvituskuva-aineistoja. Lehtiaineistoa säilytetään 10 vuotta, tämän jälkeen lehtiaineistokansiot hävitetään (valmis sähköinen vedos jää lehdestä). Lehden nettitilauslomakkeen käyttäjät -rekisteri: Sisältää henkilön nimen, postiosoitteen sekä halutessaan puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen. Henkilötieto sisältää myös yhdistyksen nimen, jos henkilö kuuluu jäseneksi alueyhdistykseen. Tilauslomaketta säilytetään vuosi, jonka jälkeen tiedot hävitetään, tilaajatieto jää lehtitilaajarekisteriin. Tuotetilauksen nettilomakkeen käyttäjät -rekisteri: Sisältää henkilön nimen, postiosoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen. Tilaustietoja säilytetään vuosi, tämän jälkeen tilauslomake poistetaan sähköpostista ja lomakkeen tietokannasta (wordpress). Asiakaskortti jää laskutusohjelmaan. Lehtitilaaja- ja tuotetilaajarekisteriin tulevat tiedot saadaan suoraan asiakkaalta itseltään/hänen ilmoittamansa tiedot tulevat nettilomakkeiden, sähköpostin, postin tai puhelimessa annettujen tietojen kautta. Jäsenosoitteistot Monikkoperheet-lehden postitusta varten saadaan alueellisesta monikkoperheyhdistyksestä/ jäsenyhdistyksestä, silloin kun jäsenyhdistys tilaa lehden omaan jäsenmaksuunsa kuuluvana. Jäsenyhdistysrekisteriin tiedot saadaan alueyhdistyksiltä joko sähköposti-ilmoituksena tai sähköisen lomakkeen kautta (sähköisellä lomakkeella kysytty tietojen luovutusluvat=saako hallituksen jäsenen yhteystiedot luovuttaa ja kenelle. Samoin kysytään jäsenvastaavan yhteystiedoista, että mitkä tiedot saa julkaista lehteen, nettisivuille ja perheille). Suomen Monikkoperheet ry:n hallituksen kokoonpanorekisterin tiedot saadaan henkilöiltä itseltään sähköisen lomakkeen kautta. Työryhmäkokoonpanojen tiedot saadaan henkilöiltä itseltään sähköpostitse, nettilomakkeiden tai puhelimen kautta. Järjestön koulutuksiin osallistuneiden tiedot saadaan koulutuksiin ilmoittautumisen yhteydessä henkilöiltä itseltään nettilomakkeen, sähköpostin tai puhelimen kautta. Infopaketin tilaajien tiedot saadaan henkilöltä itseltään nettilomakkeella annetuista tiedoista. Jäseneksi liittymislomakkeen tiedot saadaan henkilöltä itseltään nettilomakkeella annetuista tiedoista. Uutiskirjeen tilaajat, nimi - ja sähköpostiosoite saadaan henkilöltä itseltään uutiskirjeen tilauksen yhteydessä (sähköpostiviesti) tai jäsenyhdistyksen hallituskokoonpanolistalla tai järjestön työryhmän kokoonpano listalle annetuista tiedoista tai infopakettien tilauslomakkeella annetuista tiedoista (erillinen lupa kysytään, vain luvan antaneiden sähköpostitietoa käytetään) tai jäseneksiliittymislomakkeelle annetuista tiedoista (erillinen lupa kysytään, vain luvan antaneiden sähköpostitietoa käytetään). Suomen Monikkoperheet ry:n ja sen yhteistyökumppaneiden postitus- ja tiedotusrekisterin tiedot saadaan Infopaketin tilauslomakkeelta tai jäseneksi liittymislomakkeelta, vain luvan antaneiden tietoja käytetään.

4 Kuvapankki: Perheiltä on saatu tarkoituksenmukainen käyttölupa kuviin joko sähköpostitse tai kuvien käytöstä on tehty erillinen kirjallinen kuvauslupa perheen kanssa. Neuvoloiden yhteystietorekisteri: Yhteystietolistaa on kerätty omasta toimestamme kuntien/kaupunkien/kuntayhtymien tmv. nettisivuilta tai puhelinvaihteeseen soittaen. Lehtiaineistorekisteri: Tiedot saadaan haastateluilta ja jutussa esiintyviltä sekä juttujen tekijöiltä/toimittajilta. Kuvituskuva-aineistoa on saatu itse kuvien ottajilta/kuvissa esiintyviltä. Lehden nettitilauslomakkeen käyttäjät -rekisteri: Tiedot saadaan henkilöltä itseltään nettilomakken kautta. Tuotetilauksen nettilomakkeen käyttäjät -rekisteri: Tiedot saadaan henkilöltä itseltään nettilomakkeen kautta.

5 7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset REKISTERISELOSTE 2 Lehtitilaajarekisterin Passeli+ Monikkoperheet- lehti asiakastiedot (nimi, postiosoite ja mahdollinen alueyhdistyksen nimi) luovutetaan luottamuksellisesti lehden postitusta (4xvuosi) varten ulkopuoliselle postituspalvelun tarjoajalle, ts. painotalo. Lehden tilaajatiedot luovutetaan pääosin sähköisenä xls-aineistona. Lehden postitus postituspalvelun/painotalon kautta tapahtuu kotimaahan. Lehtitilaajarekisterin tietoja ei muutoin luovuteta ulkopuolisille tahoille. Tuotetilaajarekisterin tietoja ei luovuteta koskaan ulkopuolisille tahoille. Jäsenyhdistysrekisterissä olevia hallitushenkilötietoja (nimi, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite) voidaan tarvittaessa, erillinen lupa kysyttäessä/tai lupa jo tiedossa, luovuttaa ulkopuoliselle tahoille aluetoiminnan tarkoituksenmukaisiin tarkoituksiin esim. yhteistyötahot, tiedotus, media, jäsenyys. Hallitushenkilötietoja voidaan tuoda tiedoksi myös toisille alueyhdistystoimijoille esim. sisäisen extranetsivuston (vaatii kirjautumistunnukset) tai suljetun Facebook-ryhmän kautta (lupa tiedossa). Kattojärjestön hallituksen kokoonpanorekisterin ja työryhmäkokoonpanojen rekisterissä olevia henkilötietoja (nimi, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite) voidaan luovuttaa ulkopuoliselle tahoille tarkoituksenmukaisissa toiminnoissa, mutta lupa erikseen kysyttäessä/tai tietojen luovutuslupa jo tiedossa. Järjestön koulutuksiin osallistuneiden tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, poikkeuksena laivayhtiölle tai majoituksesta vastaavalle taholle tarvittavat henkilötiedot. Infopaketin tilaajien tiedot tai Jäseneksi liittymislomakkeella annetut tiedot (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero (jos tieto on), paikkakunta, taustatieto (jos infopaketista saatu, niin onko odottaja, vai alle puolivuotiaiden monikkolasten vanhempi tai jos jäseneksi liittymislomakkeella niin monikkolasten syntymävuosi tai odottajatieto) voidaan luovuttaa tarpeenmukaisiin Suomen Monikkoperheet ry:n sen jäsenyhdistysten tai järjestön/yhdistysten yhteistyökumppaneiden käyttöön (tiedotusta ja markkinointia varten). Kuvapankki: Kuvapankin aineistoa ei luovuteta eteenpäin, paitsi niiden valokuvien osalta, joihin on saatu erillisessä kirjallisessa sopimuksessa lupa tai perhe on antanut sähköpostitse erillisen suostumuksen luovuttamiselle. Neuvoloiden yhteystietorekisteri: Tarkoitettu järjestön ja sen jäsenyhdistyksien käyttöön. Neuvolayhteystietoja luovutetaan jäsenyhdistyksille heidän toiminta-aluuensa mukaan (vain heidän aluettaan koskevat neuvolatiedot annetaan). Lehtiaineistorekisteri: Tietoja ei luovuteta järjestön ulkopuoliseen käyttöön. Mikäli tarve luovutukselle tulee, on asiasta jo nähtävillä lupa tai se kysytään erikseen. Lehden nettitilauslomakkeen käyttäjät -rekisteri: Tilaajan nimi ja postitusosoite luovutetaan lehtitilaajarekisterin kautta neljä kertaa vuodessa painotalolle Monikkoperheet-lehden postitusta varten. 8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 9 Rekisterin suojauksen periaatteet Tuotetilauksen nettilomakkeen käyttäjät -rekisteri: Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. A Manuaalinen aineisto Jäsenyhdistysrekisteritiedot sekä hallituskokoonpano ja mahdolliset työryhmäkokoonapanot (nimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) löytyvät manuaalisena, paperitulosteina työntekijöiden työhuoneiden fläppitauluista tai mapeista. Työhuoneet lukitaan, kun työntekijä ei ole paikalla. Mappikaapit ovat lukolliset. Muuta kattavaa manuaalista aineistoa ei ole. B ATK:lla käsiteltävät tiedot

6 ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus) Passeli+ Tilaajarekistereitä käsittelee vain Suomen Monikkoperheet ry:n henkilökunta, muilla ei ole pääsyä asiakasrekistereihin. Asiakasrekisteri on yhdellä tietokoneella, tietokoneen pääsalasanan ja Passeli+-ohjelman salasanan takana. Tallennetut rekisterit löytyvät tietokoneilta, Suomen Monikkoperheet ry:n työntekijöillä käyttöoikeudet tietokoneisiin. Tietokoneille ja niiden tietokantoihin pääsy on salasanan takana. Ulkopuolisilla ei ole pääsyä tietokoneille ja koneet on suojattu salasanoin, jotka vain toimiston henkilökunnan tiedossa. Palvelimilla olevat tietokannat (infopakettilomakkeet, lehden nettitilauslomakkeet (Surveypal), jäseneksiliittymislomakkeet, tuotetilauslomakkeet (Wordpress), koulutusilmoittautumiset, henkilötietolomakkeet, työryhmiin ilmoittautumiset (Surveypal) on myös suojattu salasanoin. Salasanat Suomen Monikkoperheet ry:n työntekijöiden tiedossa. 10 Tarkastusoikeus Jokaisella on oikeus tarkistaa henkilöstörekisteriin talletetut tiedot. Pyyntö tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen Tietopyyntöön vastataan kahden viikon kuluessa, paitsi loma-aikana vastausaika voi olla pidempi. 11 Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö Oikeus vaatia tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen tiedon korjaamista 12 Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja Muut henkilö- suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta. tietojen käsittelyyn liitty- Rekisteröidyn oikeuksista on säädetty myös Yhdistyslaissa. (Jäsenluettelo 11 ) vät oikeudet