Nimi Tiina Matala Osoite Suomen Monikkoperheet ry/ Ilmarisenkatu 17 A, Jyväskylä

Transkriptio

1 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 Laatimispäivä a pitäjä Nimi Suomen Monikkoperheet ry Osoite Ilmarisenkatu 17 A, Jyväskylä 2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 3 nimi 4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) , toimisto@suomenmonikkoperheet.fi Nimi Tiina Matala Osoite Suomen Monikkoperheet ry/ Ilmarisenkatu 17 A, Jyväskylä Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) , jarjestosihteeri@suomenmonikkoperheet.fi Lehtitilaajarekisteri, Tuotetilaajarekisteri, Jäsenyhdistysrekisteri, Jäsenyhdistysten hallituskokoonpanorekisterit, Suomen Monikkoperheet ry:n hallituksen kokoonpanorekisteri, Työryhmäkokoonpanot rekisterit, Järjestön koulutuksiin osallistumisen rekisterit, Infopaketin tilaajien rekisteri, Jäseneksi liittymislomakkeen (nettisivulomake) rekisteri, Uutiskirjeen tilaajat-rekisteri, Suomen Monikkoperheet ry:n ja sen yhteistyökumppaneiden postitus- ja tiedotusrekisteri, Kuvapankki sekä Neuvoloiden yhteystietorekisteri. Lehti- ja Tuotetilaajarekisteri sisältää lehtitilauksen ja tuotetilauksia tehneiden henkilöiden asiakas/ laskutustiedot. Tilaajarekistereitä on kaksi erillisessä laskutusohjelmassa; Passeli+ Suomen Monikkoperheet ry (tuotetilaukset, laskutus ym.), Passeli+ Monikkoperheet lehti/suomen Monikkoperheet ry (lehtitilaajat). Lisäksi käsitellään erillisesti jäsenyhdistyksistä tulevat jäsenosoitelistat (excel), niiden alueyhdistysten osalta, jotka tilaavat jäsenistölleen Monikkoperheetlehden. Jäsenyhdistysrekisterin ylläpitäminen (word-tiedostoja); tiedot jäsenyhdistysten (alueelliset monikkoperheyhdistykset,17 yhdistystä) yhteyshenkilöistä=hallituskokoonpanoista sekä sähköpostiryhmät, järjestön toimintaan liittyvää tiedotusta ja yhteydenpitoa varten. Suomen Monikkoperheeet ry:n hallituksen kokoonpanorekisteri (word-lista sekä sähköpostiryhmä) sisältää hallitushenkilöiden tiedot. Tiedotusta, yhteydenpitoa ja esim. matkalaskujen maksatusta varten. Työryhmäkokoonpanot (lehtityöryhmä, vaikuttamistyöryhmä, some-tiimi, perhevalmentajat, nettivertaisohjaajat) rekistereitä/listoja (word tai excel) sekä sähköpostiryhmiä, tiedotusta ja yhteydenpitoa varten. Järjestön koulutuksiin osallistuneet listat (word tai excel sekä sähköpostiryhmät), tiedotusta ja yhteydenpitoa varten koskien koulutusta. Infopaketin tilaajat-rekisteri (vuosikohtainen, sähköpostikansio ja lomakepalvelimen tietokanta) paketin tilauksen postitusta varten sekä tiedotuksia varten (erillinen lupapyyntö tiedotuksiin lomakkeella alkaen ) Jäseneksi liittymislomakkeet- rekisteri (vuosikohtainen, sähköpostikansio ja lomakepalvelimen tietokanta), alueyhdistyksen jäsenyysasioiden tiedotusta ja yhteydenpitoa varten sekä kattojärjestön tiedotukset (kattojärjestötiedotuksien erillinen lupapyyntö lomakkeella alkaen) Uutiskirjeen tilaajat-rekisteri (sähköpostiryhmä), järjestön uutiskirjeen postitusta varten. Suomen Monikkoperheet ry:n ja sen yhteistyökumppaneiden postitus- ja tiedotusrekisteri, alkaen tiedotusta ja markkinointia varten (erillinen lupapyyntö tähän rekisteriin Infopaketin tilauslomakkeella (alk ) ja jäseneksi liittymislomakkeella (1.1.18) ). Kuvapankki: kuvamateriaalia järjestön ja sen jäsenyhdistysten käyttöön (esitteet, lehti ja muu tiedotusmateriaali)

2 Neuvoloiden yhteystietorekisteri: Jäsenyhdistysten monikkoperhevalmennuksista tiedottamiseen ja muuhun tarpeenmukaiseen järjestön ammattilaisille suunnattuihin tiedotuksiin. 5 tietosisältö Lehtitilaajarekisteri: Henkilön nimi, alueyhdistyksen nimi, johon hän kuuluu jäseneksi, postiosoite (laskutus/toimitus), puhelinnumero, sähköpostiosoite Tilaajarekisteri: Henkilön nimi, postiosoite (laskutus/toimitus), puhelinnumero, sähköpostiosoite Jäsenyhdistyksistä tulevat osoitelistat (excel): Nimi, postiosoite 6 Säännönmukaiset tietolähteet Jäsenyhdistysrekisteri: Yhdistyksen nimi, kotisivuosoite, sähköpostiosoite, hallitushenkilöiden nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, tehtävän kuvaus Suomen Monikkoperheet ry:n hallituksen kokoonpanorekisteri: henkilön nimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tilinumero, sotu ja monikkoperheellisyyden tieto. Työryhmäkokoonpanot sisältävät henkilön nimen, postiosoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen. Järjestön koulutuksiin osallistuneet: Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, alueyhdistystieto sekä tarvittaessa postiosoite ja syntymäaika (syntymäaika vain laivaristeily-tilaisuuksissa) Infopaketin tilaajien rekisteri: Nimi, postiosoite, sähköposti, sekä halutessa puhelinnumero, taustatieto (oletko odottaja, alle puolivuotiaiden monikkolasten vanhempi, vai muu taho) Jäseneksi liittymislomake rekisteri: Nimi, puolison nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, monikkolasten syntymävuosi tai laskettu aika/tieto onko odottaja, halutessaan myös lisätietoa perhetaustasta sekä toiveita toiminnalle/jäsenyydelle Uutiskirjeen tilaajat: Nimi ja sähköpostiosoite Suomen Monikkoperheet ry:n ja sen yhteistyökumppaneiden postitus- ja tiedotusrekisteri: Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero (jos tieto on), paikkakunta, lupapäivämäärä, taustatieto (jos infopaketista saatu, niin onko odottaja, vai alle puolivuotiaiden monikkolasten vanhempi tai jos jäseneksi liittymislomakkeella niin monikkolasten syntymävuosi tai odottajatieto). Kuvapankki: Perheiltä saatuja valokuvia sekä järjestön henkilökunnan ottamia valokuvia, valokuvista löytyy kuvaajatieto, kuvassa esiintyvien nimet sekä perheen yhteystiedot (nimi, sähköposti ja/tai puhelinnumero sekä postiosoitetieto, jos ilmoitettu) Neuvoloiden yhteystietorekisteri: Neuvolan/Terveyskeskuksen nimi, äitiysneuvolan terveydenhoitajan nimi ja sähköpostiosoite, osassa tietoja myös puhelinnumero ja postiosoite. Lehtitilaaja- ja tuotetilaajarekisteriin tulevat tiedot saadaan suoraan asiakkaalta itseltään/hänen ilmoittamansa tiedot tulevat nettilomakkeiden, sähköpostin, postin tai puhelimessa annettujen tietojen kautta. Jäsenosoitteistot Monikkoperheet-lehden postitusta varten saadaan alueellisesta monikkoperheyhdistyksestä/ jäsenyhdistyksestä, silloin kun jäsenyhdistys tilaa lehden omaan jäsenmaksuunsa kuuluvana. Jäsenyhdistysrekisteriin tiedot saadaan alueyhdistyksiltä joko sähköposti-ilmoituksena tai sähköisen lomakkeen kautta (sähköisellä lomakkeella kysytty tietojen luovutusluvat=saako hallituksen jäsenen yhteystiedot luovuttaa ja kenelle. Samoin kysytään jäsenvastaavan yhteystiedoista, että mitkä tiedot saa julkaista lehteen, nettisivuille ja perheille). Hallituksen kokoonpanorekisterin tiedot saadaan henkilöiltä itseltään sähköisen lomakkeen kautta. Työryhmäkokoonpanojen tiedot saadaan henkilöiltä itseltään sähköpostitse, nettilomakkeiden tai

3 puhelimen kautta. Järjestön koulutuksiin osallistuneiden tiedot saadaan koulutuksiin ilmoittautumisen yhteydessä henkilöiltä itseltään nettilomakkeen, sähköpostin tai puhelimen kautta. Infopaketin tilaajien tiedot saadaan henkilöltä itseltään nettilomakkeella annetuista tiedoista. Jäseneksi liittymislomakkeen tiedot saadaan henkilöltä itseltään nettilomakkeella annetuista tiedoista. Uutiskirjeen tilaajat, nimi - ja sähköpostiosoite saadaan henkilöltä itseltään uutiskirjeen tilauksen yhteydessä (sähköpostiviesti) tai jäsenyhdistyksen hallituskokoonpanolistalla tai järjestön työryhmän kokoonpano listalle annetuista tiedoista tai infopakettien tilauslomakkeella annetuista tiedoista (erillinen lupa kysytään, vain luvan antaneiden sähköpostitietoa käytetään) tai jäseneksiliittymislomakkeelle annetuista tiedoista (erillinen lupa kysytään, vain luvan antaneiden sähköpostitietoa käytetään). Suomen Monikkoperheet ry:n ja sen yhteistyökumppaneiden postitus- ja tiedotusrekisterin tiedot saadaan Infopaketin tilauslomakkeelta tai jäseneksi liittymislomakkeelta, vain luvan antaneiden tietoja käytetään. Kuvapankki: Perheiltä on saatu tarkoituksenmukainen käyttölupa kuviin joko sähköpostitse tai kuvien käytöstä on tehty erillinen kirjallinen kuvauslupa perheen kanssa. Neuvoloiden yhteystietorekisteri: Yhteystietolistaa on kerätty omasta toimestamme kuntien/kaupunkien/kuntayhtymien tmv. nettisivuilta tai puhelinvaihteeseen soittaen.

4 7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset REKISTERISELOSTE 2 Lehtitilaajarekisterin Passeli+ Monikkoperheet- lehti asiakastiedot (nimi, postiosoite ja mahdollinen alueyhdistyksen nimi) luovutetaan luottamuksellisesti lehden postitusta (4xvuosi) varten ulkopuoliselle postituspalvelun tarjoajalle, ts. painotalo. Lehden tilaajatiedot luovutetaan pääosin sähköisenä xls-aineistona. Lehden postitus postituspalvelun/painotalon kautta tapahtuu kotimaahan. Lehtitilaajarekisterin tietoja ei muutoin luovuteta ulkopuolisille tahoille. Tuotetilaajarekisterin tietoja ei luovuteta koskaan ulkopuolisille tahoille. Jäsenyhdistysrekisterissä olevia hallitushenkilötietoja (nimi, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite) voidaan tarvittaessa, erillinen lupa kysyttäessä/tai lupa jo tiedossa, luovuttaa ulkopuoliselle tahoille aluetoiminnan tarkoituksenmukaisiin tarkoituksiin esim. yhteistyötahot, tiedotus, media, jäsenyys. Hallitushenkilötietoja voidaan tuoda tiedoksi myös toisille alueyhdistystoimijoille esim. sisäisen extranetsivuston (vaatii kirjautumistunnukset) tai suljetun Facebook-ryhmän kautta (lupa tiedossa). Kattojärjestön hallituksen kokoonpanorekisterin ja työryhmäkokoonpanojen rekisterissä olevia henkilötietoja (nimi, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite) voidaan luovuttaa ulkopuoliselle tahoille tarkoituksenmukaisissa toiminnoissa, mutta lupa erikseen kysyttäessä/tai tietojen luovutuslupa jo tiedossa. Järjestön koulutuksiin osallistuneiden tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, poikkeuksena laivayhtiölle tai majoituksesta vastaavalle taholle tarvittavat henkilötiedot. Infopaketin tilaajien tiedot tai Jäseneksi liittymislomakkeella annetut tiedot (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero (jos tieto on), paikkakunta, taustatieto (jos infopaketista saatu, niin onko odottaja, vai alle puolivuotiaiden monikkolasten vanhempi tai jos jäseneksi liittymislomakkeella niin monikkolasten syntymävuosi tai odottajatieto) voidaan luovuttaa tarpeenmukaisiin Suomen Monikkoperheet ry:n sen jäsenyhdistysten tai järjestön/yhdistysten yhteistyökumppaneiden käyttöön (tiedotusta ja markkinointia varten). Kuvapankki: Kuvapankin aineistoa ei luovuteta eteenpäin, paitsi niiden valokuvien osalta, joihin on saatu erillisessä kirjallisessa sopimuksessa lupa tai perhe on antanut sähköpostitse erillisen suostumuksen luovuttamiselle. Neuvoloiden yhteystietorekisteri: Tarkoitettu järjestön ja sen jäsenyhdistyksien käyttöön. Neuvolayhteystietoja luovutetaan jäsenyhdistyksille heidän toiminta-aluuensa mukaan (vain heidän aluettaan koskevat neuvolatiedot annetaan). 8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 9 suojauksen periaatteet A Manuaalinen aineisto A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen) Jäsenyhdistysrekisteritiedot sekä hallituskokoonpano ja mahdolliset työryhmäkokoonapanot (nimi, postiosoite, puhelinnumero,sähköpostiosoite) löytyvät manuaalisena, paperitulosteina työntekijöiden työhuoneiden fläppitauluista tai mapeista. Työhuoneet lukitaan, kun työntekijä ei ole paikalla. Muuta kattavaa manuaalista aineistoa ei ole. B ATK:lla käsiteltävät tiedot

5 B. ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus) Passeli+ Tilaajarekistereitä käsittelee vain Suomen Monikkoperheet ry:n henkilökunta, muilla ei ole pääsyä asiakasrekistereihin. Asiakasrekisteri on yhdellä tietokoneella, tietokoneen pääsalasanan ja Passeli+-ohjelman salasanan takana. Tallennetut rekisterit löytyvät tietokoneilta, Suomen Monikkoperheet ry:n työntekijöillä käyttöoikeudet tietokoneisiin. Tietokoneille ja niiden tietokantoihin pääsy on salasanan takana. Ulkopuolisilla ei ole pääsyä tietokoneille ja koneet on suojattu salasanoin, jotka vain toimiston henkilökunnan tiedossa. Palvelimilla olevat tietokannat (infopakettilomakkeet (Surveypal), jäseneksiliittymislomakkeet (Wordpress), koulutusilmoittautumiset, henkilötietolomakkeet, työryhmiin ilmoittautumiset (Surveypal)) on myös suojattu salasanoin. Järjestöllä on käytössään rekistereistä myös erilliset tietosuojaohjeistukset sekä tietokantojen säilytys- ja hävittämisohjeet.