HÄTÄKESKUSLAITOS POLIISI HALLITUS PL Pori Helsinki REKISTERISELOSTE

Transkriptio

1 HÄTÄKESKUSLAITOS POLIISI HALLITUS PL 112 PL Pori Helsinki REKISTERISELOSTE Hätäkeskuslaitoksen dnro Poliisihallituksen dnro HAK/2011 / /2010/ Ti etojärjestelm än nimi (lietojärjestelmä ja sen osarekisterit) HÄ T ÄKESKUSTI ETOJÄRJESTELMÄ 2. Tielojärjeslelmänpitäjä (osoite, käynliosoite ja puhelinnumero) Päävastuullinen rekisterinpitäjä; HÄTÄKESKUSLAITOS Postiosoite: PL 112,28131 PORI Käyntiosoite: Satakunnankatu 3-5, PORI Puhelin: (vaihde) Sähköposti: hatakeskuslaitos@112.fi Rekisterinpitäjä; POLIISIHALLITUS Postiosoite: PL 302, HELSINKI Käyntiosoite: Vuorikatu 20, HELSINKI Puhelin: (vaihde) Sähköposti: kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi

2 3. Tietojärjestelmän ja sen osarekisterien sijainti (Ytläpito, yksikkö ja osoi te) Tietojärjestelmän tuotantokannat sijaitsevat: 1) Keski-Suomen hätäkeskuksessa (Jyväskylä) Myllyjärventie 10, JYVÄSKYLÄ 2) Pohjois-Karjalan hätäkeskuksessa (Joensuu) Noljakantie 4, JOENSUU 3) Varsinais-Suomen hätäkeskuksessa (Turku) Puistokatu 5 B, TURKU 4) Lapin hätäkeskuksessa (Rovaniemi) Valtakatu 5 A, ROVANIEMI 5) Pohjanmaan hätäkeskuksessa (Vaasa) Sepänkyläntie 14 B, VAASA 6) Kaakkois-Suomen hätäkeskuksessa (Kouvola) Vuorikatu 8, KOUVOLA 7) Satakunnan hätäkeskuksessa (Pori) Satakunnankatu 5, PORI 8) Etelä-Savon hätäkeskuksessa (Mikkeli) Jääkärinkatu 18, MIKKELI 9) Pohjois-Savon hätäkeskuksessa (Kuopio) Voltlikatu 1, KUOPIO 10) Hämeen hätäkeskuksessa (Hämeenlinna) Kutalantie 1A, HÄMEENLINNA 11) Pirkanmaan hätäkeskuksessa (Tampere) Käpytie 50,33180 TAMPERE 12) Itä- ja Keski-Uudenmaan hätäkeskuksessa (Kerava) Tapulikatu 15, KERAVA 13) Länsi-Uudenmaan hätäkeskuksessa (Lohja) Harjuseläntie 4, LOHJA 14) Pohjois-Pohjanmaan ja Kainuun hätäkeskuksessa (Oulu) Pikkukankaantie 2 A, OULU 15) Helsingin hätäkeskuksessa (Kerava) Tapulikatu 15, KERAVA 16) Sisäasiainhallinnon tietotekniikkakeskuksessa (HAL TIK) Rantavitikantie 33, Rovaniemi (Poliisin paikantamisrekisteri)

3 Päävastuullinen rekisterinpitäjä: Hätäkeskuslaitos Tietohallintopäällikkö Jukka Aaltonen puh Rekisterinpitäjä: Poliisihallitus Rekisterinpitopäällikkö Jari Råman puh

4 5. Tietojärjeste!män rekisteriasioi ta hoitava henkilö rekisteriä y l! äp i~ Keski-Suomen hätä keskus lävässä yksikössä Hätäkeskuksen johtaja Jukka Jalasvuori, puh (vi rka ~asem a ja puhelinnumero) Pohjois-Karjalan hätäkeskus Hätäkeskuksen johtaja Sauli Jalonen, puh Varsinais-Suomen hätäkeskus Hätäkeskuksen johtaja Juha-Veli Frantti, puh Lapin hätä keskus Hätäkeskuksen johtaja Olavi Lampinen, puh Pohjanmaan hätäkeskus Hätäkeskuksen johtaja Kari Pastuhov, puh Kaakkois-Suomen hätäkeskus Hätäkeskuksen johtaja Helena Borisov, puh Satakunnan hätäkeskus Hätäkeskuksen johtaja Mauri Turula, puh Etelä-Savon hätä keskus Hätäkeskuksen johtaja Heidi Lepistö, puh Pohjois-Savon hätäkeskus Hätäkeskuksen johtaja Petteri Helisten, puh Hämeen hätä keskus Hätäkeskuksen johtaja Kyösti Lehtonen, puh Pirkanmaan Hätäkeskus Hätäkeskuksen johtaja Jouko Rytkönen, puh Itä- ja Keski-Uudenmaan hätäkeskus Hätäkeskuksen johtaja Vesa Seppä, puh Länsi-Uudenmaan hätäkeskus Hätäkeskuksen johtaja Jarmo Laurila, puh Pohjois-Pohjanmaan ja Kainuun hätäkeskus Hätäkeskuksen johtaja Mika Lamu, puh Helsingin hätäkeskus Hätäkeskuksen johtaja Markus Grönholm, puh Hallinnon tietotekniikkakeskus (HAL TIK) Palvelutuotannon johtaja Anne Sandberg, puh (Poliisin paikantamisrekisteri) 6. TietojärjesteJmän pi tämisen peruste (Säädös) Laki hätäkeskustoiminnasta (692/2010) 16

5 7. Tietojärjestelmän käyttötarkoitus Hätäkeskustietojärjestelmä on pelastus-, poliisi- sekä sosiaali- ja terveysviranomaisten ja Hätäkeskuslaitoksen käyttöön tarkoitettu pysyvä automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ylläpidettävä valtakunnallinen tietojärjestelmä. Hätäkeskuslaitos käyttää tietojärjestelmää suorittaessaan hätäkeskustoiminnasta annetun lain 4 :ssä säädettyjä tehtäviä. Pelastustoimen, poliisin sekä sosiaali- ja terveystoimen viranomaiset käyttävät tietojärjestelmää tallentaessaan järjestelmään hätäkeskustoiminnasta annetun lain 18 :ssä mainittuja tietoja sekä käyttäessään järjestelmää omassa johtamis- ja kenttätoiminnassaan hätäkeskustoiminnasta annetun lain 20 :n mukaisesti. Poliisin paikantamisrekisteriä käyttävät käyttöoikeuksiensa puitteissa Hätäkeskuslaitos sekä poliisi suorittaessaan hätäkeskustoiminnasta annetun lain 4 :ssä säädettyjä tehtäviä. Poliisi käyttää rekisteriä myös suorittaessaan muita poliisin toimialaan kuuluvia tehtäviä. 8. netojä~estelmän säännönmukaiset tietolähteet Hätäkeskustietojärjestelmään talletettavat, hätäkeskustoiminnasta annetun lain 17 :n mukaiset, tiedot saadaan ensisijaisesti; Hätäilmoitusten tekijöiltä, Välittömiä poliisin toimenpiteitä edellyttävien ilmoitusten tekijöiltä, Ihmisten, omaisuuden ja ympäristön turvallisuuteen liittyvien välittömiä toimenpiteitä edellyttävien ilmoitusten tekijöiltä, Kunkin toimialan tehtäviä suorittaviita yksiköiltä, Kultakin viranomaiselta hätäkeskustoiminnasta annetun lain 18 :n mukaisesti, Hätäkeskustoiminnasta annetun lain 19 :ssä säädetyistä rekistereistä. Näistä rekistereistä saaduista tiedoista tallennetaan hätäkeskustietojärjestelmään kuitenkin vain yksittäisen tehtävän kannalta tarpeelliset tiedot, ellei laissa tai kansainvälisissä sopimuksissa ole toisin säädetty.

6 9. Tietojärjestelmän tietojen säännön mukainen käyttö ja luovutus Hätäkeskustietojärjestelmää pitää ja käyttää säännönmukaisesti: Hätäkeskuslaitoksen palveluksessa olevat henkilöt vastaanottaessaan ja käsitellessään hätäpuheluja tai valvoessaan hätäkeskustoimintaa, Pelastus-, poliisi- sekä sosiaali- ja terveystoimen palveluksessa olevat henkilöt, jotka perustellusti tarvitsevat hätäkeskustietojärjestelmään tallennettuja tietoja. Kunkin toimialan palveluksessa olevat henkilöt ovat oikeutettuja näkemään ja käsittelemään teknisen käyttöyhteyden, sähköisen tiedonsiirron tai muun soveltuvan tavan avulla ainoastaan toimivaltuuksiensa rajoissa oman toimialansa tietoja ja tehtäviä Hätäkeskuslaitoksen kanssa sovittavalla tavalla kuitenkin siten, että hätäkeskustietojärjestelmään tallennetut tai sitä kautta käytettävinä olevat, hätäkeskustoiminnasta annetun lain 17 :n 1 momentin 6 kohdan mukaiset turvallisuustiedot ovat kaikille yhteisessä kyselykäytössä. Hätäkeskustietojärjestelmän tietoja voidaan luovuttaa hätäkeskustoiminnasta annetun lain 20 :n mukaisesti: sisäasiainministeriölie, sosiaali- ja terveysministeriölle sekä aluehallintovirastolle valvontatehtäviä varten välttämättömät tiedot viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) säädetyn salassapitovelvollisuuden estämättä, poliisi- tai pelastusyksikölle taikka muille yksikölle tai taholle, jonka Hätäkeskuslaitos on hälyttänyt tai jota varten tieto on pyynnöstä hankittu, salassapitovelvollisuuden estämättä voidaan luovuttaa tieto, jonka ilmaiseminen on yksittäistapauksessa tarpeen hengen tai terveyden suojaamiseksi tai huomattavan ympäristö- tai omaisuusvahingon välttämiseksi. Tiedon saajan vaitiolovelvollisuudesta säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 :ssä. Hätäkeskustoiminnasta annetun lain 21 :n mukaisesti hätäkeskustietojärjestelmästä luovutettuja tietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, johon ne on luovutettu.

7 10. Tietojärjestelmän ja osarekisterien sisältämät lietotyypit Hätäkeskustietojärjestelmään saa kerätä ja tallettaa hätäkeskustoiminnasta annetun lain 4 :ssä tarkoitettujen tehtävien kannalta tarpeellisia tietoja seuraavasti: 1) pelastus-, poliisi- sekä sosiaali- ja terveystoimen tehtäviä suorittaviin yksiköihin liittyviä tietoja, kuten valmius, viestiyhteys, kutsu, johtosuhteet, varustus, tehtäväalue, koko ja koostumus sekä muita vastaavia tietoja; 2) ilmoituksen tekoaika ja -tapa sekä sisältö puhelintunniste- ja osoitetietoineen sekä ilmoituksen nauhoite, audiovisuaaliset tai vastaavat tekniset tai muut tallenteet; 3) ilmoituksen, tehtävän tai toimenpiteen vastaanottajan ja tallettajan tiedoista nimi ja ilmoituksen, tehtävän tai toimenpiteen vastaanottanut yksikkö aikoineen; 4) ilmoitukseen, tehtävään tai toimenpiteeseen liittyvän henkilön henkilöllisyyttä koskevista tiedoista nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus, kotipaikka, osoite ja puhelinnumero tai muu vastaava tieto, liityntä asiaan ja kohteen yksilöintitiedot sekä ilmoitinlaitteiden kohdetiedot; 5) tehtävää tai toimenpiteitä koskevat tiedot, kuten tapahtuma- ja toimenpideseloste, aika, paikka, tehtävän kiireellisyysluokka ja vaarallisuus, tiedot tehtävän suorittamiseen osallistuvista ja osallistuneista henkilöistä sekä muita yksittäiseen tehtävään liittyviä tarpeellisia tietoja; 6) henkilön oman turvallisuuden tai työturvallisuuden kannalta tarpeelliset tiedot, kuten tieto kohteen tai henkilön vaarallisuudesta tai arvaamattomuudesta; henkilötiedot, jotka kuvaavat tai on tarkoitettu kuvaamaan rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta taikka henkilön terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta taikka häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia taikka tiedot sosiaalihuollon toimenpiteistä. Nämä tiedot saadaan kuitenkin tallettaa vain siltä osin kuin se on välttämätöntä henkilön oman turvallisuuden tai työturvallisuuden kannalta. 11. Ti etojärjestelmän laatu ja suojauksen periaatteel X ATK Tietojärjestelmä on pysyvä automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ylläpidettävä valtakunnallinen tietojärjestelmä (katso kohta 7), jonka ulkopuolinen käyttö on estetty. Käyttäjällä on tehtävässään rekisterinpitäjän ohjeiden mukaan myönnetty henkilökohtainen käyttöoikeus ja salasana tai järjestelmän käyttöoikeus voidaan todeta henkilökohtaisen toimikortin avulla. 12. Hakuperus teet X Henkilötunnus X Muu, mikä: Muun muassa nimi, tapahtumapaikka, vapaa tekstihaku. 13. Tietojärjestelm än koko Tietojärjestelmään talletetaan vuosittain noin 4 miljoonaa hätäilmoitusta tai muuta tehtävää.

8 14. Tietojärjestelmän tietojen säilytysa ika 15. Tietojen julkisuus Tiedot tulee poistaa henkilörekisteristä, kun se ei ole enää rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellinen, kuitenkin viimeistään viiden vuoden kuluttua ilmoituksen vastaanottamisesta. Henkilön omaan turvallisuuteen tai työturvallisuuteen liittyviä tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos tietojen edelleen säilyttäminen on todettu tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliseksi viiden vuoden kuluessa niiden tallentamisesta tai edellisestä tietojen tarpeellisuuden toteamisesta. Tietojen tarpeellisuuden toteamisesta on tehtävä merkintä. [8.:J Osittain julkinenti ill Salassa pid ettävä Säädösperusta: Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettu laki (621 /1999, jäljempänä julkisuuslaki) 24. Poliisi- sekä sosiaali- ja terveystoimeen liittyvät rekisteritiedot ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä (muun muassa julkisuuslaki , 5, 25 ja 26 kohta). Pelastustoimen tiedot ovat osittain julkisia ja osittain salassa pidettäviä tietojen luonteesta riippuen.

9 16. Tarkastu soikeu s 2s.J. On/rajoitettu U Ei / rajoitettu, miten: Säädösperusta: Henkilötietolaki (523/1999) 26, 27, 28 ja 29 Laki henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa (761/2003) Hätäkeskustietojärjestelmän tietojen tarkastamiseen sovelletaan henkilötietolain säännöksiä kuitenkin siten, että poliisin toimialaa koskevien tietojen osalta tulevat lisäksi sovellettavaksi lain henkilö tietojen käsittelystä poliisitoimessa säännökset. Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. (HtietoL 26 ) Tarkastusoikeutta ei kuitenkaan ole silloin, jos 1) tiedon antaminen saattaisi vahingoittaa valtion turvallisuutta, puolustusta tai yleistä järjestystä ja turvallisuutta taikka haitata rikosten ehkäisemistä tai selvittämistä; 2) tiedon antaminen saattaisi aiheuttaa vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille; 3) rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään yksinomaan historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka tilastointia varten; tai 4) rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään valvonta- ja tarkastustehtävissä ja tiedon antamatta jättäminen on välttämätöntä Suomen tai Euroopan unionin tärkeän taloudellisen tai rahoituksellisen edun turvaamiseksi (HtietoL 27 ); Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. (HtietoL 28 ) Rekisteröidyn on kuitenkin käyttäessään tarkastusoikeutta poliisin toimialaa koskeviin tietoihin esitettävä tätä koskeva pyyntö henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona tai kihlakunnan poliisilaitoksessa ja todistettava henkilöllisyytensä. (L henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa 44 ) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. (HtietoL 29 ) Poliisin toimialaan liittyvä virheellinen tieto saadaan kuitenkin säilyttää, jos se on tarpeen rekisteröidyn, muun asianosaisen tai poliisin henkilöstöön kuuluvan oikeuksien turvaamiseksi. Tällaista tietoa saa käyttää ainoastaan mainitussa oikeuksien turvaamisen tarkoituksessa. (L henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa 27 ) Rekisterinpitäjä voi periä tarkastusoikeuden käyttämisen välittömistä kustannuksista kohtuullisen korvauksen mikäli edellisestä tarkastusoikeuden käyttämisestä on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. (HtietoL 26 ) 17. Tarkaslusoikeuden toteuttami stapa X Hätäkeskustietojärjestelmässä olevat poliisin toimialaa koskevat tiedot tarkastamista varten antaa poliisiyksikön tehtävään määräämä rekisteriasioita hoitava henkilö sekä rekisterinpitäjä (Pol iisihallitus ). 18. Tietojärjestelm än kuvauksen ja sen osarekisterikohtaisten rekisteriselosteiden saatavillapito 1--- ~ X Muut kuin poliisin toimialaa koskevat tiedot antaa tarkastamista varten päävastuullinen rekisterinpitäjä (Hätäkeskuslaitos). Rekisteröidylle varataan tilaisuus tutustua tietoihinsa. Muu tapa, mikä: Tiedot annetaan pyydettäessä kirjallisesti tai sähköisessä muodossa tietoien luovuttaian harkinnan mukaan. Rekisteriseloste pidetään jokaisen saatavilla Hätäkeskuslaitoksen toimipisteissä sekä jokaisessa poliisilaitoksessa. Rekisteriseloste on myös Hätäkeskuslaitoksen ja poliisin valtakunnallisessa tietoverkossa.

10 19. IlmOitus tietosuojaval tuutetulle Henkilötietolaki 36 (Ilmoitusvelvollisuutta ei ole, koska henkilötietojen käsittelystä säädetään laissa). 20. Tietojärjestelmän X Säännös: Tietojärjestelmä on vahvistettu käyttöönotettavaksi käyttöönottoa ja lietosi- Hätäkeskuslaitoksen perustamisen yhteydessä. säilöä koskevat säännökset sekä rekisterinpitäjän määräykset, ohjeet ja päätöksel X Laki hätäkeskustoiminnasta 692/2010 Sisäasiainministeriön määräys Onro SM /Si-2, käytännesäännöt tarkastusoikeuden käyttämisestä pol iisin henkilörekistereihin, voimaan