TIETOSUOJASELOSTE Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24

Transkriptio

1 Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja Tietojärjestelmän/ rekisterin nimi (tietojärjestelmä/rekisteri ja sen tietoryhmät) 2. Rekisterinpitäjä (osoite, käyntiosoite ja puhelinnumero) 3. Tietojärjestelmän/ rekisterin sijainti LUPA- JA VALVONTA-ASIOIDEN REKISTERI, joka muodostuu seuraavista tietoryhmistä; 1. Rajavartiolaitoksen lupatiedot 2. Rajavartiolaitoksen ilmoitustiedot 3. meriliikenteen ja talousvyöhykkeen valvontatiedot 4. maa- ja merirajan valvontatiedot 5. rajaliikenteen henkilötiedot 6. säilöön otettujen ulkomaalaisten tiedot 7. rajatarkastustiedot 8. Schengenin rajasäännöstön liitteessä II mainitut tiedot Rajavartiolaitoksen esikunta Sisäasiainministeriö, rajavartio-osasto Panimokatu Helsinki PUH /VAIHDE Rajavartiolaitoksen esikunta 4. Rekisteriasioista vastaava henkilö (virka-asema ja puhelinnumero) 5. Tietojärjestelmän/ rekisterin pitämisen peruste Majuri Ilkka Herranen Sisäasiainministeriö, rajavartio-osasto, puh Henkilötietolaki (523/1999) Laki henkilötietojen käsittelystä rajavartiolaitoksessa (579/2005) Rajavartiolaki (578/2005) Poliisilaki (493/1995) Ulkomaalaislaki (301/2004) 6. Käyttötarkoitus Lupa- ja valvonta-asioiden rekisteri on rajavartiolaitoksen valtakunnalliseen käyttöön tarkoitettu henkilörekisteri, joka voi sisältää tietoja, joita on tarpeen käsitellä poliisilain 1 :n 3 momentissa tarkoitettujen rajavartiolaissa tai muualla laissa rajavartiolaitokselle säädettyjen tehtävien suorittamiseksi. Tietoryhmiä käytetään seuraaviin tarkoituksiin: 1. Rajavartiolaitoksen lupatietoja käytetään rajavyöhykelupaa, rajanylityslupaa ja muuta rajavartiolaitoksen annettavaa lupaa koskevan hakemuksen, luvan, lausunnon, ilmoituksen ja päätöksen kirjaamiseksi. 2. Rajavartiolaitoksen ilmoitustietoja käytetään rajavartiolaitokselle tehtävien rajavartiolaissa tarkoitettujen rajavyöhykeilmoituksien ja muiden ilmoituksien kirjaamiseksi. 3. meriliikenteen ja talousvyöhykkeen valvontatietoja käytetään rajavartiolaitoksen merellä suoritettavaksi säädettyjä valvontatehtäviä varten. 4. maa- ja merirajan valvontatietoja käytetään rajavartiolaitoksen rajoilla suoritettavaksi säädettyjä valvontatehtäviä varten. 5. rajaliikenteen henkilötietoja käytetään maahantulon ja maastalähdön valvomiseksi sekä liikenteenharjoittajan seuraamusmaksun määräämiseksi.

2 6. säilöön otettujen ulkomaalaisten tietoja käytetään vapaudenmenetysaikojen seuraamiseksi ja valvomiseksi sekä säilytysturvallisuuden varmistamiseksi ja ulkomaalaisen säilöön ottamista koskevien säännösten noudattamisen valvomiseksi; 7. rajatarkastustietoja käytetään rajatarkastustehtävien suorittamiseksi ja kirjaamiseksi; 8. Schengenin rajasäännöstön liitteessä II tarkoitettuja rajanylityspaikoilla rekisteröitäviä tietoja käytetään rajanylityspaikoilla rajatarkastusviranomaisten tehtävien hoitamiseksi. Rajavartiolaitoksen henkilörekisterin tietoja saadaan käyttää muuhun kuin niitä kerättäessä tai talletettaessa olleeseen käyttötarkoitukseen, jos se on tarpeellista: 1. valtion turvallisuuden varmistamiseksi; 2. välittömän henkeä tai terveyttä uhkaavan vaaran taikka huomattavan omaisuusvahingon torjumiseksi; 3. sellaisen rikoksen ennalta estämiseksi tai selvittämiseksi, josta saattaa seurata vankeutta; 4. henkilöllisyyden selvittämiseksi suoritettaessa sellaista rajavartiolaitoksen yksittäistä tehtävää, joka välttämättä edellyttää henkilöllisyyden varmistamista; 5. päätettäessä tai annettaessa lausuntoa luvan antamisesta tai voimassaolosta, jos luvan antamisen tai voimassaolon edellytykseksi on säädetty luvanhakijan tai luvanhaltijan luotettavuus, sopivuus tai muu sellainen ominaisuus, jonka arvioiminen edellyttää luvanhakijan tai luvanhaltijan terveydentilaan, päihteiden käyttöön, rikokseen syyllistymiseen tai väkivaltaiseen käyttäytymiseen liittyviä tietoja. Rajavartiolaitoksen henkilörekisterin tietoja saa käyttää rajavartiolaitoksen tutkimus- ja suunnittelutoiminnassa sekä rajavartiolaitoksen sisäisessä koulutuksessa, jos se on koulutuksen toteuttamiseksi välttämätöntä. 7. Säännönmukaiset tietolähteet (Mitä tietoja saadaan, keneltä ja millä perusteella, esim. suostumus tai lainsäännös) Tietojärjestelmän tietoryhmien säännönmukaiset tietolähteet ovat seuraavat: 1. Rajavartiolaitoksen lupatiedot: Tiedot saadaan myönnettävien lupien käsittelyn yhteydessä. 2. Rajavartiolaitoksen ilmoitustiedot: Tiedot saadaan rajavartiolaitokselle tehdyistä ilmoituksista. 3. meriliikenteen ja talousvyöhykkeen valvontatiedot: Tietoa tuottavat Rajavartiolaitos, merenkulkulaitos, puolustusvoimat, kauppa- ja teollisuusministeriö. Havaintotietoja saadaan teknisistä valvontajärjestelmistä ja valvontayksiköiltä. 4. maa- ja merirajan valvontatiedot: Tietoa tuottavat aluevalvontaviranomaiset. Havaintotietoja saadaan teknisistä valvontajärjestelmistä ja valvontayksiköiltä. 5. rajaliikenteen henkilötiedot: Tiedot saadaan liikenteenharjoittajilta. 6. säilöön otettujen ulkomaalaisten tiedot: Tiedon saadaan säilöönottoprosessin yhteydessä.

3 7. rajatarkastustiedot saadaan rajatarkastuksista. 8. Schengenin rajasäännöstön liitteessä II mainitut tiedot saadaan rajanylityspaikkojen suorituksista ja tapahtumista. Väestötietojärjestelmästä saadaan henkilötietojen päivityksessä tarvittavia tietoja. 8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja käyttö Rajavartiolaitoksella ja sen henkilöstöön kuuluvalla on oikeus käyttää lupa- ja valvonta-asioiden rekisterin tietoja siten kuin henkilötietojen käsittelystä rajavartiolaitoksessa annetun lain 24 ja 25 :ssä säädetään. Tietojen luovuttamisesta muille viranomaisille teknisen käyttöyhteyden avulla tai konekielisessä muodossa säädetään henkilötietojen käsittelystä rajavartiolaitoksessa annetun lain 28 :ssä. Tietoja saa luovuttaa myös muille viranomaisille, yhteisöille ja yksityiselle siten kuin niiden oikeudesta tiedon saamiseen säädetään. Kansainväliseen yhteistyöhön liittyvästä henkilötietojen käsittelystä säädetään henkilötietojen käsittelystä rajavartiolaitoksessa annetun lain 38, 39 ja 39 a :ssä. Rajavartiolaitoksen henkilörekisterin tietojen luovuttamisesta päättää rekisterinpitäjä tai rekisterinpitäjän tähän tehtävään määräämä muu hallintoyksikkö. 9. Tietotyypit Rekisteriin saadaan tallettaa henkilön henkilöllisyyttä koskevista tiedoista täydellinen nimi, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus, kansalaisuudettomuus, kansallisuus, kotivaltio, siviilisääty, syntymävaltio, syntymäkotikunta, kotikunta, ammatti, osoite ja puhelinnumero tai muu yhteystieto, tieto henkilön kuolemasta, henkilön matkustusasiakirjan tiedot, kuva sekä henkilöä koskevat hänen omaan turvallisuuteensa tai rajavartiolaitoksen työturvallisuuteen vaikuttavat tiedot sekä oikeushenkilön yksilöimiseksi tarpeelliset tiedot. Rekisteriin saadaan lisäksi tallettaa poliisilain 1 :n 3 momentissa tarkoitettujen rajavartiolaissa tai muualla laissa rajavartiolaitokselle säädettyjen tehtävien suorittamiseksi hankittuja muita tarpeellisia tietoja seuraavasti: 1. rajavartiolaitokselle säädettyjen tehtävien suorittamiseksi tarpeellisia tietoja rajavartiolaissa tarkoitettua rajavyöhykelupaa, rajanylityslupaa ja muuta rajavartiolaitoksen annettavaa lupaa koskevasta hakemuksesta, luvasta, lausunnosta, ilmoituksesta ja päätöksestä (rajavartiolaitoksen lupatiedot); 2. rajavartiolaitoksen suoritettavaksi säädetyssä tehtävässä tarpeellisia tietoja rajavartiolaitokselle tehtävistä rajavartiolaissa tarkoitetuista rajavyöhykeilmoituksista ja muista ilmoituksista (rajavartiolaitoksen ilmoitustiedot); 3. rajavartiolaitoksen merellä suoritettavaksi säädettyä valvontatehtävää varten tarpeelliset tiedot meriliikenteestä ja vesikulkuneuvojen sijainnista sekä Suomen talousvyöhykkeestä annetussa laissa (1058/2004) rajavartiolaitokselle säädettyjen valvontatehtävien suorittamiseksi tarpeellisia tietoja mainitussa laissa tarkoitetuista päätöksistä, ilmoituksista ja määräyksistä (meriliikenteen ja talousvyöhykkeen valvontatiedot); 4. rajavartiolaitoksen rajoilla suoritettavaksi säädettyä valvontatehtävää

4 varten tarpeelliset tiedot henkilöiden ja kulkuneuvojen liikkeistä ja sijainnista rajan läheisyydessä (maa- ja merirajan valvontatiedot); 5. maahantulon ja maastalähdön valvomiseksi sekä seuraamusmaksun määräämiseksi tarpeelliset tiedot matkustajista ja miehistöstä rajat ylittävässä henkilöliikenteessä sekä tietojen antamatta jättämisestä ja seuraamusmaksun määräämisestä (rajaliikenteen henkilötiedot); 6. vapaudenmenetysaikojen seuraamiseksi ja valvomiseksi sekä säilytysturvallisuuden varmistamiseksi ja ulkomaalaisen säilöön ottamista koskevien säännösten noudattamisen valvomiseksi tarpeelliset tiedot ulkomaalaislain (301/2004) nojalla ulkomaalaisen säilöön ottamisesta (säilöön otettujen ulkomaalaisten tiedot); 7. rajatarkastustehtävien suorittamiseksi ja kirjaamiseksi tarpeellisia tietoja rajatarkastusten suorittamisesta (rajatarkastustiedot); 8. Schengenin rajasäännöstön liitteessä II tarkoitettuja rajanylityspaikoilla rekisteröitäviä tietoja (Schengenin rajasäännöstön liitteessä II mainitut tiedot), jollei niitä merkitä muuhun rekisteriin. 10. Tietojärjestelmän/ rekisterin laatu ja suojauksen periaatteet Tietojärjestelmä on rajavartiolaitoksen valtakunnalliseen käyttöön tarkoitettu pysyvä automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ylläpidettävä tietojärjestelmä, jonka luvaton käyttö on estetty. Käyttöoikeus on henkilökohtainen. 11. Säilytysaika Tiedot poistetaan tietoryhmittäin seuraavasti: Rajavartiolaitoksen lupatiedot poistetaan kymmenen vuoden kuluttua päätöksen tekemisestä, luvan raukeamisesta, päätöksessä mainitun voimassaoloajan päättymisestä tai tiedon rekisteriin merkitsemisestä, jollei tiedon säilyttäminen ole yksittäisen virkatehtävän suorittamiseksi tarpeellista. Rajavartiolaitoksen ilmoitustiedot poistetaan kymmenen vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta tai tiedon rekisteriin merkitsemisestä, jollei tiedon säilyttäminen ole yksittäisen virkatehtävän suorittamiseksi tarpeellista. Meriliikenteen ja talousvyöhykkeen valvontatiedot, maa- ja merirajan valvontatiedot, rajatarkastustiedot sekä Schengenin rajasäännöstön liitteessä II mainitut tiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua tietojen rekisteriin merkitsemisestä, jollei tiedon säilyttäminen ole yksittäisen virkatehtävän suorittamiseksi tarpeellista. Rajaliikenteen henkilötiedoista poistetaan seuraamusmaksun määräämistä koskevat tiedot kymmenen vuoden kuluttua rekisteriin merkitsemisestä. Muilta osin rajaliikenteen henkilötiedot hävitetään 24 tunnin kuluessa niiden toimittamisesta, jollei tietoja tarvita rajatarkastusviranomaisen muussa lakisääteisessä tehtävässä. Säilöön otettujen ulkomaalaisten tiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua henkilöä koskevan viimeisen tiedon merkitsemisestä. Virheelliseksi todettu tieto on merkittävä virheelliseksi. Tiedon saa säilyttää, jos se on tarpeen rekisteröidyn, muun asianosaisen tai rajavartiolaitoksen henkilöstöön kuuluvan oikeuksien turvaamiseksi. Tällaista tietoa saa käyttää ainoastaan mainitussa oikeuksien turvaamisen tarkoituksessa. Virheelliseksi todettu tieto on poistettava heti, kun tiedon säilyttäminen ei oikeuksien turvaamiseksi ole enää tarpeen, viimeistään kuitenkin viiden vuoden kuluttua tiedon poistamiselle säädetyn määräajan päättymisestä.

5 12. Julkisuus Lupa- ja valvonta asioiden rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) Tarkastusoikeus Henkilötietolaki Laki henkilötietojen käsittelystä rajavartiolaitoksessa 41 ja 42 Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 3 luku Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeutta ei henkilötietolain 27 :n mukaan ole muun muassa silloin, jos tiedon antaminen saattaisi vahingoittaa valtion turvallisuutta, puolustusta tai yleistä järjestystä ja turvallisuutta taikka haitata rikosten ehkäisemistä tai selvittämistä. Tarkastusoikeutta ei henkilötietojen käsittelystä rajavartiolaitoksessa annetun lain 42 :n mukaan ole rajavartiolaitoksen henkilörekisterin henkilöä tai tekoa koskeviin luokitus-, tarkkailu- tai tekotapatietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Tietosuojavaltuutettu voi rekisteröidyn pyynnöstä tarkastaa rekisteröityä koskevien tietojen lainmukaisuuden. 14. Tarkastusoikeuden toteuttamistapa 15. Tietosuojaselosteen saatavillapito Rekisteröidyn on tarkastusoikeutta käyttäessään esitettävä tätä tarkoittava pyyntö henkilökohtaisesti rajavartioston tai merivartioston esikunnassa tai rekisterinpitäjän luona ja todistettava henkilöllisyytensä. Tarkastusoikeuden toteuttamisen helpottamiseksi on laadittu erillinen lomake rekisterinpitäjän toimesta. Lomakkeen käyttö ei ole ehdoton edellytys tarkastusoikeuden toteuttamiselle, pyyntö voidaan esittää myös kirjallisesti muulla asiakirjalla. Tiedot tarkastamista varten antaa rekisterinpitäjä tai sen tehtävään määräämä rekisteriasioita hoitava henkilö, joka varaa rekisteröidylle tilaisuuden tutustua tietoihinsa. Tiedot annetaan pyydettäessä kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi periä tarkastusoikeuden käyttämisen välittömistä kustannuksista kohtuullisen korvauksen mikäli edellisestä tarkastusoikeuden käyttämisestä on vähemmän kuin yksi vuosi. Tietosuojaseloste pidetään jokaisen saatavilla rekisterinpitäjän toimipaikassa ja jokaisessa hallintoyksikössä. Tietosuojaseloste on myös nähtävissä Rajavartiolaitoksen julkisessa tietoverkossa ( 16. Tietojärjestelmän käyttöönottoa ja tietosisältöä koskevat säännökset sekä rekisterinpitäjän määräykset, ohjeet ja päätökset Tietojärjestelmä on vahvistettu käyttöönotettavaksi Tietosisällöstä säädetään henkilötietojen käsittelystä rajavartiolaitoksessa annetussa lain (579/2005) 9 :ssä. Rekisterinpitäjä on antanut määräyksen tietojärjestelmän käyttöoikeuksien ja käytön hallinnoinnista (1777/53/2008, )

6 Rekisterinpitäjä on antanut ohjeen tarkastusoikeuden käyttämisestä rajavartiolaitoksen henkilörekistereihin (1040/01/2009, )