KOKKOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ KOKOUSKUTSU/ASIALISTA 3/2015 Yhteinen kirkkovaltuusto 9.6.2015 1 ( ) AIKA Tiistai 16.6.2015 klo 18.00 PAIKKA Seurakuntakeskus, Pikkusali, Kustaa Aadolfinkatu 16 KOKOUSASIAT 33 Kokouksen avaus 34 Laillisuus ja päätösvaltaisuus 35 Pöytäkirjan tarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta sekä pöytäkirjan nähtävillä pitäminen 36 Työjärjestyksen hyväksyminen 37 Marian siunauskappelin peruskorjausurakoiden hyväksyminen 38 Urakoitsijoiden valitseminen Normann-urkujen pystyttämiseen ja äänittämiseen 39 Toimintakertomus ja tilinpäätös 2014 Aimo Maijala yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja Mikäli olet estynyt osallistumasta kokoukseen, ilmoita taloustoimistoon puh. 050 3147 234. Kahvitarjoilu klo 17.30, ilmoitathan mahdollisesta ruokavaliostasi (susanna.herlevi@evl.fi).
KOKKOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 3/2015 Yhteinen kirkkovaltuusto 16.6.2015 AIKA Tiistai 16.6.2015 klo 18.00 PAIKKA Seurakuntakeskus, Pikkusali, Kustaa Aadolfinkatu 16 LÄSNÄ Maijala Aimo puheenjohtaja Snellman Hans varapuheenjohtaja Valtuutetut: Kokkolan suom. seurakunnasta: Annala Heini Finnilä Klaus Paananen Juhani Harju-Karhula Tarja Paasikivi Johannes Hautamäki Esko Paloranta Johanna - Hulkko Pekka Pensaari Paula Klemola Eero Rajaniemi Timo Kultala Raili Rytioja Antti Kuusisto Riikka Räisänen Sanna Kuusniemi Hannu Suonsyrjä Ilkka Marttila Perttu Taskila Petri Mustasaari Erkki Teerikangas Kristiina Myllymäki Tomi Urpilainen Pirjo Myllyniemi Heikki Virkkala Touko Nurmi Pekka Kokkolan ruots. seurakunnasta: Haals Benita Holmqvist Kristina Lindqvist Mikael Nilsson Carina Kaustisen ja Ullavan seurakunnasta: Kentala Jussi Kettu Terttu Linnarinne Tanja Kälviän seurakunnasta: Honkala Ville Kallinen Markku Kemppainen Ari Lohtajan seurakunnasta: Herlevi Mikko Lapinoja Antti Nyman Kurt Sandell Torbjörn Ventin Kim Myllymäki Raimo Salo Oili Salo Tuula Kivistö Irja Maunula Jukka Toskala Jouko Niemi Heikki Orjala Vuokko Poissa Varajäsen Kokkolan suom. seurakunnasta: - Hulkko Pekka Peltola Antti
3 Kokkolan ruots. seurakunnasta: Kaustisen ja Ullavan seurakunnasta: Kälviän seurakunnasta: Lohtajan seurakunnasta: Muut: Harju Veli-Pekka Jukkola Tuomo Niemelä Heikki Sirviö Jouni Stenberg Per Ahlskog Christian Björkström Aune-Inkeri Kankkonen Vilhelm Isohanni Anna-Maria Lehtiheimo Mari Lillfors Ralf Marjamaa Helinä Nissilä Juhani Yhteinen kirkkoneuvosto: Joensuu Erkki Passoja Merja kirkkoherra, Kaustinen ja Ullava kirkkoherra, Lohtaja kirkkoherra, Kälviä kirkkoherra, Kokkolan suom. kirkkoherra, Kokkolan ruots. urkuasiantuntija viestintäpäällikkö hallintojohtaja kiinteistöpäällikkö vastaava emäntä hautaustoimen päällikkö vs. hallintojohtaja pöytäkirjanpitäjä Teerikangas Juha Uusimäki Heleena 33 / 15 KOKOUKSEN AVAUS 34 / 15 LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kirkkojärjestyksen 8 luvun mukaan on kutsu asialuetteloineen lähetettävä yhteisen kirkkovaltuuston ja yhteisen kirkkoneuvoston jäsenille viimeistään viikkoa ennen kokousta sekä pidettävä seurakunnan ilmoitustaululla viikon ajan ennen kokousta. Yhteinen kirkkovaltuusto on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla.
4 35 / 15 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA SEKÄ PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄ PITÄMINEN Tarkastettu pöytäkirja on nähtävillä 25.6. 25.7.2015 taloustoimistossa. 36 / 15 TYÖJÄRJESTYS 37 / 15 MARIAN SIUNAUSKAPPELIN PERUSKORJAUSURAKOIDEN HYVÄKSYMINEN Yhteinen kirkkoneuvosto 8.6.2015 / 82 Marian siunauskappelin peruskorjaukseen liittyvien urakkatarjousten sisäänjättöaika päättyi 26.5. klo 15 ja tarjousten avauskokous pidettiin seuraavana päivänä klo 8.00. Urakkatarjouksia saatiin yhteensä 18 kpl, liite A/ 82 tarjousten avauspöytäkirja Edullisimpien tarjousten yhteenlaskettu summa on 780.096,40 e. Projektiin on kuluvan vuoden talousarviossa varattu 800.000 euron investointimääräraha. Lisäksi on varauduttava rakennuttajan kustannuksiin n. 60.000 e, rakennuttajan omiin hankintoihin n. 150.000 euroa ja arvaamattomiin menoihin n. 100.000 e. Rakennuskohteen kokonaisbudjetiksi arvioidaan 1.100.000 euroa ilman irtokalustusta ja urkuja. Yhteinen kirkkoneuvosto 21.4.2015 / 57 Marian siunauskappelin peruskorjaussuunnitelmia esiteltiin kirkkovaltuuston edellisen kokouksen jälkeen. Seurakuntaneuvostoilta tulee pyytää lausunnot suunnitelmista, jotka tuodaan kesäkuun valtuustoon. Lausunnot pyydetään jo tässä vaiheessa, vaikka suunnitelmat ja laskelmat tulevat kirkkoneuvostoon vasta kesäkuussa. 17.6.2014 yhteinen kirkkoneuvosto on 85 mukaan hyväksynyt Marian siunauskappelin tilaohjelman. Pyydetään seurakuntaneuvostoilta lausunnot Marian siunauskappelin peruskorjaussuunnitelmista 5.6.2015 mennessä. Pyydetään lausunnot siunauskappelin peruskorjaussuunnitelmista 5.6.2015 mennessä.
5 Saadut lausunnot: Kokkolan suom. seurakuntaneuvostossa esittelijä ehdotti, että Marian kappelin peruskorjaussuunnitelman hyväksytään, mutta kappelin kahviossa säilytetään mahdollisuus pieniin muistotilaisuuksiin. Äänestyksen jälkeen päätettiin hyväksyä Marian kappelin peruskorjaussuunnitelma. Kokkolan ruots. seurakuntaneuvosto puoltaa korjaussuunnitelmia, jotka ovat ulkonäöltään hyvät ja toimivat. Koska sekä lapset ja nuoret käyttävät siunauskappelia, on tärkeää, että heidän tarpeensa otetaan huomioon, kun tiloja sisustetaan omaisille. Kaustisen ja Ullavan seurakuntaneuvosto merkitsi peruskorjaussuunnitelmat tiedoksi. Kälviän seurakuntaneuvosto puoltaa Marian siunauskappelin peruskorjaussuunnitelmien toteuttamista ja toteaa, ettei sillä ole huomauttamista esitettyihin suunnitelmiin. Lohtajan seurakuntaneuvostolla ei ole huomauttamista suunnitelmiin. Yhteinen kirkkoneuvosto 21.4.2015 / 64 Hannu Kuusniemi jätti Marian kappelin peruskorjaukseen liittyvän aloitteen, joka merkittiin tiedoksi ja valmisteluun. Marian siunauskappelin suunnittelutyöryhmä on kokouksessaan 26.5.2015 käsitellyt aloitetta: Lausunto Marian kappelin peruskorjausta koskevaan aloitteeseen Todettiin, ettei ole aihetta muuttaa työryhmän aiemmin tekemää esitystä yhteiselle kirkkoneuvostolle. Työryhmän esittämä vaihtoehto A oli ilman keittiö- ja tarjoilutiloja (suunnittelutyöryhmän kokous 4.4.2014). Hautaustoimen isomman mittakaavan suunnitelmissa on mukana krematorion rakentaminen, missä yhteydessä tullee mietittäväksi myös Kokkolan hautaustoimen osalta kaikkia kolmea hautausmaata palveleva yhteinen muistotila. Yhteinen kirkkoneuvosto 8.6.2015 / 82 Kokouksessa asiaa esittelemässä ja kysymyksiin vastaamassa on kiinteistöpäällikkö Anna-Maria Isohanni, hautaustoimenpäällikkö Ralf Lillfors ja vastaava emäntä Mari Lehtiheimo. Yhteinen kirkkoneuvosto ehdottaa, että yhteinen kirkkovaltuusto 1. hyväksyy Marian siunauskappelin peruskorjauksen Arkkitehtitoimisto ParkArk Oy:n, sekä hankkeen muiden suunnittelijoiden suunnitelmien mukaisesti,
6 2. hyväksyy hankkeen urakkatarjoukset liitteen A/ 82 mukaisesti, urakoiden arvonlisäverollinen yhteissumma 780.096,40 e, 3. myöntää luvan hankkeen käynnistämiseen, 4. lakkauttaa hakkeesta vastaavan suunnittelutyöryhmän, 5. nimittää rakennustoimikunnan, jonka tehtävänä on toteuttaa rakennushanke, ja nimittää rakennustoimikunnan puheenjohtajaksi Juha Teerikankaan sekä jäseniksi Oiva Isolankilan, Stig-Gustav Kvikantin, Jukka Ridanpään, Ritva Göösin, Anna-Maria Isohannin, Ralf Lillforsin ja Helinä Marjamaan. Ennen päätöstä kiinteistöpäällikkö esitteli peruskorjaussuunnitelmia. Yhteinen kirkkovaltuusto 16.6.2015 / 37 Keskustelun jälkeen päätösehdotuksen kohdat 1 5 hyväksyttiin yksimielisesti. Liite A/ 37 Liite B/ 37 tarjousten avauspöytäkirja piirustuksia Kokouksessa asiaa esittelemässä ja kysymyksiin vastaamassa on kiinteistöpäällikkö Anna-Maria Isohanni, hautaustoimenpäällikkö Ralf Lillfors ja vastaava emäntä Mari Lehtiheimo. Yhteinen kirkkoneuvosto ehdottaa, että yhteinen kirkkovaltuusto 1. hyväksyy Marian siunauskappelin peruskorjauksen Arkkitehtitoimisto ParkArk Oy:n, sekä hankkeen muiden suunnittelijoiden suunnitelmien mukaisesti, 2. hyväksyy hankkeen urakkatarjoukset liitteen A/ 82 mukaisesti, urakoiden arvonlisäverollinen yhteissumma 780.096,40 e, 3. myöntää luvan hankkeen käynnistämiseen, 4. lakkauttaa hakkeesta vastaavan suunnittelutyöryhmän, 5. nimittää rakennustoimikunnan, jonka tehtävänä on toteuttaa rakennushanke, ja nimittää rakennustoimikunnan puheenjohtajaksi Juha Teerikankaan sekä jäseniksi Oiva Isolankilan, Stig-Gustav Kvikantin, Jukka Ridanpään, Ritva Göösin Anna-Maria Isohannin, Ralf Lillforsin ja Helinä Marjamaan.
7 38 / 15 URAKOITSIJOIDEN VALINTA NORMANN-URKUJEN PYSTYTTÄMISEEN JA ÄÄNITTÄMISEEN Yhteinen kirkkoneuvosto 8.6.2015 / 83 Yhteinen kirkkoneuvosto päätti 18.2.2014, että historialliset Normann-urut kunnostetaan Marian siunauskappeliin. Projektin kokonaiskustannusten arvioitiin olevan 180.000 200.000 euroa, josta noin 30.000 euroa kuuluu remonttiprojektiin. Ulkopuolisiin rahoitushakemuksiin tarvittiin omistajan päätös urkujen restauroinnista. Sen vuoksi yhteinen kirkkoneuvosto teki 17.6.2014 ehdollisen päätöksen Normann-urkujen restauroinnista. Päätöksessä todettiin, että Normann-urut kunnostetaan ja sijoitetaan Marian siunauskappeliin peruskorjauksen yhteydessä, jos rahoitus järjestyy. Samalla päätettiin esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle 100.000 euron määrärahaa Normann-urkuremontiin, kun ulkopuolinen rahoitus, suuruudeltaan vähintään 80.000 euroa, on varmistettu. Investointisuunnitelmassa on varattu tälle vuodelle 10.000 euroa ja ensi vuodelle 90.000 euroa. Kokkolan seurakuntayhtymän urkutyöryhmä on valmistellut Normannurkuhanketta vuodesta 2012 lähtien. Hankintailmoitus urkujen restauroinnista, pystyttämisestä ja äänittämisestä julkaistiin Hilma-tietokannassa 10.3.2015, tarjousten viimeinen jättöpäivä oli 15.5.2015. Määräaikaan mennessä tuli seuraavat tarjoukset: Normann-urkujen restauroiminen ja pystyttäminen - Urkurakentamo Sotkamon Urkurakentajat Oy - Kriisa Oreliehitus Oy - OÜ Olev Kentsi orelitöökoda Normann-urkujen äänitys ja viritys - Sotkamon Urkurakentajat Oy (Hannu Junttila) - Kalevi Mäkinen & Helmuth Gripentrog - Urkurakentamo Martti Porthan Oy (Martti Porthan) - Orgelwerkstatt Christian Scheffler GmbH (Tino Herrig) Urkutyöryhmä on tutustunut tarjoajien ilmoittamiin referenssikohteisiin ja vertaillut tarjouksia. Ulkopuolisena asiantuntijana työryhmässä on toiminut Christian Ahlskog. Yksityiskohtaisen tarjouspyynnön ansiosta saatujen tarjousten perusteellinen vertaileminen oli mahdollista. Vertailuissa käytetyt valintakriteerit käyvät ilmi valintadokumenteista. Valinnan lähtökohtana on ollut kokonaistaloudellinen edullisuus, liite A/ 83 liite B/ 83 tarjousten käsittely ja vertailu pisteytystaulukot Urkujen restauroimisesta ja pystyttämisestä on kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen verollinen hinta 180 792 euroa, joka jakautuu kolmelle vuodelle seuraavasti: v. 2015: 9.030,60 euroa ja 45.198 euroa, v. 2016: 54.237,60 ja 36.158,40 euroa ja v. 2017: 36.158,40 euroa. Kuluvalle vuodelle on
8 varattu rahaa budjetissa 10.000 euroa ja kulttuuri- ja opetusministeriöltä on saatu avustusta 50.000 euroa. Ensi vuoden budjettiin on varattu 90 000 euroa. Vuoden 2017 kustannuksiin on parhaillaan menossa liitteen rahoitussuunnitelman mukaiset toimenpiteet, liite C/ 83 rahoitussuunnitelma Tarjoajan mukaan urkujen uusien osien valmistus ja olemassa olevien restauroiminen valmistuu syksyyn 2016 mennessä. Urkujen äänitys ja viritys tehdään Marian kappelissa tammi-maaliskuussa 2017. Työ valmistuu maaliskuun loppuun mennessä 2017. Yhteinen kirkkoneuvosto ehdottaa, että yhteinen kirkkovaltuusto 1. hyväksyy Normann-urkujen restaurointiin ja pystyttämiseen OÜ Olev Kentsi orelitöökoda-urkurakentamon ja urkujen äänitykseen Urkurakentamo Martti Porthan Oy:n hintaan 180.792 euroa (sis. alv 24 %), 2. edellyttää urkutyöryhmän laatiman rahoitussuunnitelman mukaisia toimenpiteitä kattamaan kokonaisrahoituksen puuttuvan osan vuodelle 2017. Ennen päätöstä Christian Ahlskog esitteli tarjousvertailua ja valintapisteytystä. Yhteinen kirkkovaltuusto 16.6.2015 / 38 Keskustelun jälkeen päätösehdotuksen kohdat 1 ja 2 hyväksyttiin yksimielisesti. Liite A/ 38 Liite B/ 38 Liite C/ 38 tarjousten käsittely ja vertailu pisteytystaulukot rahoitussuunnitelma Kokouksessa on asiaa esittelemässä ja kysymyksiin vastaamassa Christian Ahlskog. Yhteinen kirkkoneuvosto ehdottaa, että yhteinen kirkkovaltuusto 1. hyväksyy Normann-urkujen restaurointiin ja pystyttämiseen OÜ Olev Kentsi orelitöökoda-urkurakentamon ja urkujen äänitykseen Urkurakentamo Martti Porthan Oy:n hintaan 180.792 euroa (sis. alv 24 %), 2. edellyttää urkutyöryhmän laatiman rahoitussuunnitelman mukaisia toimenpiteitä kattamaan kokonaisrahoituksen puuttuvan osan vuodelle 2017.
9 39 / 15 TOIMINTAKERTOMUS JA TILINPÄÄTÖS 2014 Yhteinen kirkkoneuvosto 31.3.2015 / 42 Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös on laadittava kolmen kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tilinpäätöksen on annettava oikeat ja riittävät tiedot toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tilinpäätös sisältää 1) tuloksen muodostumisen kuvaavan tuloslaskelman; 2) tilinpäätöspäivän taloudellista asemaa kuvaavan taseen; 3) tuloslaskelman ja taseen liitteenä ilmoitettavat tiedot (liitetiedot); sekä toimintakertomuksen, jossa annetaan tiedot toiminnan ja talouden kehittymistä koskevista tärkeistä seikoista. Kaikki tilinpäätöksen osat sisältyvät liitteenä lähetettävään tasekirjaan. Toiminnallisia tuloksia ja asetettujen tavoitteiden toteutumista on toimintakertomuksessa arvioitu kunkin sitovuustason osalla. Koska käyttötalouskulut on voitu pitää alhaalla, ne ovat noin kolmekymmentätuhatta euroa pienemmät kuin vuonna 2013, on se sekä ilon aihe että suurten ponnistelujen ja kovan työn tulos. Kaikki kustannuspaikat ovat osaltansa vaikuttaneet siihen, että sekä henkilöstö- että muut kustannukset ovat vähentyneet. Tulevaisuuden haaste on hallita kustannusten nousua. Tuotot ja erityisesti jatkuvat tuotot (verotulot ja maksutuotot) tulevat tulevaisuudessa pikemminkin laskemaan kuin kasvamaan. Vuoden 2014 kaltaisia suuria myyntivoittoja ei ole näköpiirissä. Siksi on erityisen tärkeää, että jatkuvat menot rahoitetaan jatkuvilla tuloilla. Taloudellinen tilanne on moniselitteinen. Käyttötalous on hallinnassa, vuosikate on enemmän kuin tyydyttävä. Vuosikatetavoite on puolitoista kertaa poistojen suurus, eli noin 1,3 milj. euroa. Vuoden 2014 oikaistu vuosikate oli noin 1,9 milj. euroa. Seurakuntayhtymän tase luo toisaalta syyn tarkkaan seurantaan. Ensimmäistä kertaa moneen vuoteen, rahavarat ovat hieman suuremmat kuin yhteenlasketut velat. Tämä tarkoittaa sitä, että seurakuntayhtymällä ei ole rahaa, mikäli käyttötalous huononee tai tulee odottamattomia suuria kiinteistöjen korjauksia. Yksinkertaisin tapa parantaa tasetta, on hyvä vuosikate. Kirkollisverotulot laskivat 12.000 euroa eli 0,1 %. Myös osuus yhteisöveron tuotosta kasvoi 36.000 euroa eli 3,4 %. Verotulojen kertymä oli lopulta myös tänä vuonna budjetoitua parempi eli yhteensä vajaa 11,7 milj. euroa. Summa on noin 24.000 euroa suurempi kuin edellisenä vuonna ja ylittää budjetin 507.000 eurolla. Yhteisöverotuottojen osuus kokonaisverotulosta oli 9,4 prosenttia, kun se edellisvuonna oli 9,2 prosenttia. Toimintakate, eli toimintatuottojen ja -kulujen erotus, oli noin miinus 8,9 milj. euroa. Toimintakate on 459.000 euroa budjetoitua parempi ja 321.000 euroa parempi kuin vuonna 2013. Vuosikate oli 2.163.104 euroa eli noin 1.188.000 euroa arvioitua parempi.
10 Tilikauden tulos muodostui yli 855.000 euron poistojen jälkeen 2.153.411 euroa ylijäämäiseksi. Yksityiskohtaiset tilinpäätöstiedot ilmenevät oheisesta tilinpäätösmateriaalista, liite A/ 42 tasekirja Yhteinen kirkkoneuvosto 1. päättää hyväksyä ja allekirjoittaa vuoden 2014 tilinpäätöksen ja antaa sen tilintarkastajille tarkastettavaksi, 2. ehdottaa, että yhteinen kirkkovaltuusto vahvistaa tilinpäätöksen ja sen, että tilikauden ylijäämä 2.153.411,43 euroa kirjataan ylija alijäämätilille taseen omaan pääomaan, 3. ehdottaa, että yhteinen kirkkovaltuusto päättää vastuuvapaudesta, 4. oikeuttaa taloustoimiston tekemään toimintakertomukseen ja tilinpäätökseen tarvittaessa pieniä korjauksia ja tarkistuksia. Ennen päätöstä hallintojohtaja esitteli tilinpäätöstä. Yhteinen kirkkovaltuusto 16.6.2015 / 39 Keskustelun jälkeen päätösehdotuksen kohdat 1 4 hyväksyttiin yksimielisesti. Liite A/ 39 Liite B/ 39 tasekirja tilintarkastuskertomus Yhteinen kirkkoneuvosto ehdottaa, että yhteinen kirkkovaltuusto 1. hyväksyy toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen vuodelta 2014, 1. vahvistaa tilinpäätöksen ja sen, että tilikauden ylijäämä 2.153.411,43 euroa kirjataan yli- ja alijäämätilille taseen omaan pääomaan, 2. päättää vastuuvapaudesta.