s Siemens Osakeyhtiön liiketapaperiaatteet Elokuu 2014 URL / Corporate keyword 13 Compliance pt Office
Sisällys Saatesanat......................................................... 3 A. Käyttäytymistä koskevat vaatimukset.................................4 A.1. Lainkuuliaisuus.................................................4 A.2. Molemminpuolinen kunnioitus, rehellisyys ja avoimuus.................4 A.3. Vastuu Siemensin maineesta......................................5 A.4. Johtaminen, vastuu ja ohjaus......................................5 B. Toimiminen liikekumppaneiden ja kolmansien osapuolten kanssa..........6 B.1. Reilu kilpailu ja kilpailulainsäädäntö.................................6 B.2. Korruptionvastaisuus: etuuksien tarjoaminen ja antaminen...............7 B.3. Korruptionvastaisuus: etuuksien vaatiminen ja vastaanottaminen..........8 B.4. Poliittiset lahjoitukset, hyväntekeväisyyslahjoitukset ja sponsorointi........8 B.5. Julkiset hankinnat...............................................9 B.6. Rahanpesun vastustaminen.......................................9 B.7. Vientivalvonta.................................................10 B.8. Toimittajien kanssa työskenteleminen..............................10 C. Eturistiriitojen välttäminen........................................11 C.1. Kilpaileva toiminta.............................................11 C.2. Sivutyö......................................................11 C.3. Osuus ulkopuolisessa yrityksessä..................................11 D. Yrityksen omaisuuden käyttö.......................................12 E. Informaation käyttö...............................................13 E.1. Asiakirjat ja taloudellinen eheys...................................13 E.2. Salassapito...................................................13 E.3. Tietosuoja, yksityisyyden suoja ja tietoturvallisuus.....................13 E.4. Sisäpiirisäännökset.............................................14 F. Ympäristö, turvallisuus ja terveys....................................15 F.1. Ympäristö ja tekninen turvallisuus.................................15 F.2. Työturvallisuus.................................................15 G. Valitukset ja huomautukset........................................16 H. Implementointi ja seuranta........................................16 Lisätietoja........................................................ 17 Liite - Kansainvälisten järjestöjen sopimuksia ja suosituksia..............18 2 Liiketapaperiaatteet, 08-2014
Saatesanat Jokaisen Siemensin työntekijän on siis tunnettava nämä periaatteet ja säännöt, ja noudatettava niitä sitovina määräyksinä kaikkialla maailmassa. Kaikkien johtajien tulee varmistaa, että niitä noudatetaan ja toimia itse roolimalleina liiketapaperiaatteiden suhteen. Tämän vuoksi heidän täytyy tuntea liiketapaperiaatteet, kertoa niistä työntekijöilleen ja toimia hyvinä esimerkkinä. Liiketapaperiaatteet painottavat kansainvälisten ja yleisesti hyväksyttyjen ihmisoikeuksien kunnioittamista tai korruption torjuntaa koskevien yleissopimusten sekä lakisääteisten määräysten noudattamista. Liiketapaperiaatteet (Business Conduct Guidelines) ovat Siemensillä keskeisessä asemassa. Ne sisältävät perusperiaatteet ja pelisäännöt, joissa kerrotaan miten toimimme yrityksen sisällä ja suhteessa kumppaneihimme ja yleisöön. Niistä muodostuvat puitteet, joissa teemme päätöksiä koko yrityksenä ja yksittäisinä työntekijöinä. Siemens on perustamisestaan lähtien edustanut oikeudenmukaisuutta ja rehellisyyttä, insinööritaitoa, laatua ja innovatiivisuutta. Yhdessä kestävän kehityksen ja vastuullisuuden kanssa nämä arvot jatkossakin kertovat, miten toimimme tulevaisuudessa, koska nimenomaan yrityksen kulttuuri ja arvot tekevät siitä omalaatuisen. Joe Kaeser Hallituksen puheenjohtaja ja pääjohtaja Maaliskuu 2014 Liiketapaperiaatteet, 08-2014 3
A. Käyttäytymistä koskevat vaatimukset A.1. Lainkuuliaisuus Lakien ja muiden säädösten noudattaminen kaikissa maissa on Siemensin 1 toiminnan perusperiaate. Jokainen työntekijä on velvollinen noudattamaan toimintaympäristönsä lakeja ja säädöksiä sekä Siemensin sisäisiä ohjeita. Niiden rikkominen on kiellettyä kaikissa olosuhteissa. Lakisääteisten rangaistusten lisäksi lakia tai työnantajan ohjeita rikkonutta työntekijää kohtaavat yrityksen sisäiset, kurinpidolliset seuraamukset. A.2. Molemminpuolinen kunnioitus, rehellisyys ja avoimuus Arvostamme jokaista ihmistä, hänen yksityisyyttään ja oikeuksiaan. Työskentelemme eri etnistä taustaa, kulttuureita, uskontoja, ikää, rotua, seksuaalista suuntautumista, maailmankatsomusta ja sukupuolta edustavien ihmisten kanssa. Noudattaen yrityksemme sisäisiä periaatteita ja usean maan työlainsäädäntöä emme salli minkäänlaista syrjintää, joka perustuu johonkin yllämainittuun seikkaan tai mitään muutakaan ahdistelua tai loukkaavaa käytöstä, oli se sitten seksuaalista tai muuten henkilökohtaista. Nämä periaatteet koskevat sekä yrityksen sisäistä yhteistyötä että käyttäytymistämme ulkopuolisia liikekumppaneitamme kohtaan. Teemme päätöksemme yhteistyökumppaneistamme kuten henkilökunta, toimittajat, asiakkaat ja liikekumppanit perustuen pelkästään asialliseen harkintaan. Syrjintä, pakottaminen tai muut epäasialliset keinot eivät kuulu toimintatapoihimme. Olemme avoimia ja rehellisiä, ja ymmärrämme vastuumme. Kumppaneina olemme luotettavia emmekä anna lupauksia, joita emme pysty täyttämään. Odotamme myös työntekijöidemme toimivan samalla tavalla. 1 Viittaukset Yritykseen tai Siemensiin tarkoittavat Siemens AG:tä ja sen tytäryhtiöitä. 4 Liiketapaperiaatteet, 08-2014
A.3. Vastuu Siemensin maineesta Siemensin maine riippuu olennaisesti siitä, kuinka jokainen meistä toimii ja esiintyy. Yhdenkin työntekijän epäasiallinen tai lainvastainen käyttäytyminen saattaa aiheuttaa yritykselle suurta vahinkoa. Jokaisen siemensläisen tulee huolehtia Siemensin hyvästä maineesta kaikkialla ja toimia työssään niin, että yrityksen saavuttama hyvä maine ja kunnioitus säilyvät. A.4. Johtaminen, vastuu ja ohjaus Rehellisyyden ja sääntöjen noudattamisen kulttuuri yrityksessä lähtee johdosta. Kaikkien esimiesten on täytettävä organisointi- ja valvontavelvollisuutensa. Jokainen esimies kantaa vastuun alaisistaan. Esimiehen tulee ansaita alaistensa arvostus osoittamalla hyviä sosiaalisia taitoja, käyttäytymällä esimerkillisesti ja avoimesti sekä saavuttamalla hyviä työtuloksia. Jokaisen esimiehen tulee korostaa sääntöjen noudattamisen ja eettisen käyttäytymisen merkitystä ja tehdä näistä asioista osa jokapäiväistä liiketoimintaa sekä edistää niitä henkilökohtaisen ohjauksen ja koulutuksen keinoin. Jokaisen esimiehen tulee myös asettaa selkeät, kunnianhimoiset ja realistiset tavoitteet sekä johtaa omalla esimerkillään. Esimiehen tulisi sallia alaisilleen mahdollisimman paljon henkilökohtaista vastuunottoa ja toimintavapautta. Samalla hänen on tehtävä selväksi, että lakeja ja sisäisiä ohjeita on aina noudatettava. Esimiehen tulee olla helposti tavoitettavissa, jos alaiset haluavat keskustella hänen kanssaan compliance-asioista, muista työasioista tai henkilökohtaisista asioista. Esimiehen vastuu ei vapauta työntekijää omasta vastuusta. Meidän täytyy kaikkien työskennellä yhdessä noudattaaksemme voimassaolevia lakeja ja Siemensin sisäisiä ohjeita. Erityiset esimiehen velvollisuudet on listattu alla, jotta työntekijöillä olisi parempi käsitys siitä, millaista ohjausta ja tukea he voivat esimieheltään odottaa. Jokaisen esimiehen tulee huolehtia siitä, ettei hänen vastuualueellaan tapahdu sellaisia lainvastaisuuksia, jotka olisi voinut asianmukaisella valvonnalla estää. Vastuu säilyy esimiehellä myös silloin, kun hän on delegoinut tehtäviään toiselle henkilölle. Jokaisen esimiehen tulee erityisesti: 1. valita alaisensa huolellisesti heidän henkilökohtaisten ominaisuuksiensa ja työtaitojensa sekä sopivuutensa perusteella. Oikean valinnan tekeminen on sitä merkittävämpää, mitä vaativampia työtehtäviä alainen saa hoitaakseen (valinnan tekemisen vastuu), 2. selvittää alaisilleen heidän velvollisuutensa täsmällisesti, tyhjentävästi ja kiistattomasti, erityisesti silloin, kun ne liittyvät lakien noudattamiseen (ohjeiden antamisvelvoite), 3. huolehtia siitä, että lain noudattamista valvotaan jatkuvasti (seurantavastuu) 4. selvittää työntekijöilleen rehellisyyden ja lain noudattamisen tärkeys jokapäiväisessä liiketoiminnassa sekä viestittää, että lain rikkomista ei sallita ja että rikkomuksista aiheutuu vaikutuksia työsuhteeseen (viestimisvelvoite). Liiketapaperiaatteet, 08-2014 5
B. Toimiminen liikekumppaneiden ja kolmansien osapuolten kanssa B.1. Reilu kilpailu ja kilpailulainsäädäntö Vain vilpittömällä ja oikeudenmukaisella kilpailulla markkinat voivat kehittyä vapaasti. Tämä reiluuden periaate pätee myös kilpailussa markkinaosuuksista. Jokainen työntekijä on velvollinen noudattamaan reilun kilpailun periaatteita. Kilpailunrajoitustapausten arviointi saattaa olla vaikeaa, koska säännöt vaihtelevat maasta ja tapauksesta toiseen. Monessa maassa sovelletaan esimerkiksi erityisiä suuria yrityksiä koskevia kilpailusäännöksiä. Alla on esimerkkejä sellaisesta käyttäytymisestä, joka voi olla kilpailulainsäädännön vastaista. Työntekijät eivät saa: keskustella kilpailijoiden kanssa hinnoista, tuotannosta, kapasiteetista, myynnistä, tarjouksista, tuotosta, voittomarginaalista, kustannuksista, jakelujärjestelyistä tai muista Siemensin kilpailukäyttäytymiseen vaikuttavista tekijöistä tavoitteenaan samansuuntaistaa kilpailijan käyttäytymistä sopia kilpailijan kanssa kilpailematta jättämisestä, ostamisen rajoittamisesta, fiktiivisten tarjousten esittämisestä tai asiakkaiden, myyntialueiden tai tuotanto-ohjelmien jakamisesta millään tavalla vaikuttaa asiakkaiden jälleenmyyntihintoihin tai yrittää rajoittaa asiakkaiden Siemenstuotteiden vientiä tai tuontia. Lisäksi työntekijät eivät saa vastaanottaa kilpailutekijöitä koskevaa tietoa yritysvakoilun, lahjonnan, varkauden tai elektronisen salakuuntelun keinoin tai tietoisesti välittää väärää tietoa kilpailijasta tai sen tuotteista ja palveluista. 6 Liiketapaperiaatteet, 08-2014
B.2. Korruptionvastaisuus: etuuksien tarjoaminen ja antaminen Kilpailemme tilauksista avoimesti innovatiivisten tuotteidemme ja palvelujemme laadulla ja hinnalla, emme tarjoamalla sopimattomia etuuksia. Yksikään työntekijä ei saa epäsuorasti tarjota, luvata, antaa tai valtuuttaa rahan tai muun rahan arvoisen etuuden antamista virkamiehelle vaikuttaakseen tämän virkatehtäviin ja päätöksentekoon tai muuten epäasiallisesti hyötyäkseen. Sama pätee työntekijään yksityisellä sektorilla kun tämä on vastapuolena liiketapahtumassa. Kaikkien lahjojen tai muiden etuuksien, joita tarjotaan, luvataan, annetaan tai myönnetään, on noudatettava voimassaolevia lakeja ja Siemensin sisäisiä sääntöjä, eivätkä ne saa ulkopuolisen silmissä vaikuttaa sopimattomilta. Tarjousta, lupausta tai lahjaa ei saa antaa, mikäli se voidaan tulkita yritykseksi vaikuttaa virkamieheen epäasiallisesti tai mikäli se voidaan katsoa lahjukseksi yksityissektoria edustavalle liikekumppanille tarkoituksena tuoda Siemensille etua liikesuhteessa. Sana virkamies on tässä ymmärrettävä laajasti ja se käsittää kaikki virkamiehet ja työntekijät missä tahansa valtion tai muun julkisen sektorin toimessa, millä tahansa tasolla, mukaan lukien valtion omistamien yritysten ja julkisten kansainvälisten järjestöjen työntekijät. Myös ehdokkaat poliittiseen virkaan, poliittisten puolueiden toimihenkilöt ja työntekijät sekä poliittiset puolueet luokitellaan tässä virkamiehiksi. Lisäksi työntekijät eivät saa välillisesti antaa rahaa tai muuta rahanarvoista etuutta (esim. konsultille, agentille, välittäjälle, liikekumppanille tai muulle kolmannelle osapuolelle), mikäli olosuhteet osoittavat, että etuus kokonaisuudessaan tai osittain mahdollisesti ohjautuu virkamiehelle tarkoituksena vaikuttaa tämän virkatehtävän hoitoon tai saavuttaa sopimatonta etua liiketapahtumassa. Tämän takia työntekijöiden, jotka palkkaavat konsultteja, agentteja, yhteisyrityskumppaneita tai muita liikekumppaneita, on huolehdittava, että: kolmannet osapuolet ymmärtävät ja tulevat noudattamaan Siemensin lahjonnanvastaisia säännöksiä tai vastaavia muita säännöksiä; kolmansien osapuolten kelpoisuus ja maine arvioidaan; asianmukaiset Siemensiä suojaavat lausekkeet sisällytetään sopimuksiin kolmansien osapuolten kanssa. Tämä pätee erityisesti silloin, kun kolmannet osapuolet ovat Siemensin puolesta yhteydessä virkamieheen. Lopuksi jokaisen Yrityksen tekemän investointipäätöksen olipa kyseessä määräysvaltaan oikeuttavan osuuden hankinta toisessa yrityksessä tai yhteisyritys tulee perustua aiemmin tehtyyn compliancetarkastukseen. Liiketapaperiaatteet, 08-2014 7
B.3. Korruptionvastaisuus: etuuksien vaatiminen ja vastaanottaminen Yksikään työntekijä ei saa käyttää hyväkseen asemaansa vaatiakseen, vastaanottaakseen, hankkiakseen tai salliakseen itselleen minkäänlaisia etuuksia. Tämä sääntö ei koske satunnaisia ja vähäarvoisia lahjoja, joilla on puhtaasti symbolista arvoa. Tämä sääntö ei koske ateriaa tai viihdetapahtumaan osallistumista, mikäli näiden arvo on kohtuullinen ja ne ovat paikallisen tavan ja Siemensin sisäisten sääntöjen mukaisia. Kaikkien muiden lahjojen ja etuuksien vastaanottamisesta tulee kieltäytyä. B.4. Poliittiset lahjoitukset, hyväntekeväisyyslahjoitukset ja sponsorointi Siemens ei tee poliittisia lahjoituksia (lahjoitukset poliitikoille, poliittisille puolueille tai poliittisille järjestöille). Vastuullisena yhteiskunnan jäsenenä Siemens voi tehdä raha- tai tuotelahjoituksia koulutuksen ja tieteen hyväksi, taiteen ja kulttuurin sekä sosiaalisten ja humanitaaristen projektien hyväksi. Sponsorointia, josta Siemens saa vastineeksi mainontaa, ei katsota lahjoitukseksi, eikä avustuksia teollisuusjärjestöille eikä jäsenmaksuja sellaisille järjestöille, joihin kuuluminen palvelee Siemensin liiketoimintaa. Tietyntyyppiset lahjoitukset ovat aina kiellettyjä. Kiellettyjä ovat muun muassa (1) lahjoitukset yksityishenkilöille tai voittoa tuottaville yhteisöille, (2) yksityisille tileille maksetut lahjoitukset, (3) lahjoitukset järjestöille, joiden päämäärät ovat yhteensopimattomat Siemensin periaatteiden kanssa sekä (4) sellaiset lahjoitukset tai avustukset, jotka voisivat vahingoittaa Siemensin mainetta. Kaikkien lahjoitusten tulee olla läpinäkyviä. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että lahjoituksen saajan henkilöllisyys ja lahjoituksen todellinen käyttötarkoitus tulee olla tiedossa ja lahjoituksen tarkoitus pitää olla aiheellinen ja dokumentoitu. Rahakorvaus tai muu suoritus, jonka arvo ylittää huomattavasti siitä vastineeksi saadun palvelun (näennäislahjoitus) on kielletty. Jos korvauksen ja suorituksen välillä vallitsee merkittävä epäsuhta, korvaus voidaan käsittää jossakin peitellyssä tarkoituksessa annetuksi tueksi, mikä ei täytä läpinäkyvyyden periaatetta. Sponsorointi tarkoittaa Siemensin tekemää rahallista tai muunlaista avustusta, joka kohdistuu ulkopuoliseen tahoon, jossa Siemens-brändi saa vastineeksi näkyvyyttä. Näkyvyys voi toteutua Siemenslogon muodossa, mutta voi olla myös esim. maininta puheessa tai osallistuminen paneelikeskusteluun tai lippuja järjestettävään tilaisuuteen. 8 Liiketapaperiaatteet, 08-2014
Kaiken sponsoroinnin on oltava läpinäkyvää ja sen pitää perustua kirjalliseen sopimukseen. Lisäksi sponsoroinnin taustalla tulee olla oikeutettu kaupallinen peruste ja se pitää suhteuttaa siitä saatavaan hyötyyn. Avustusta ei saa luvata, tarjota tai antaa sopimattomassa tarkoituksessa, esim. jotta Siemens saavuttaisi kilpailuetuuden sopimattomalla tavalla, eikä sponsorointi saa kohdistua henkilöihin tai järjestöihin, joiden päämäärät eivät ole yhteensopivia Siemensin periaatteiden kanssa tai jotka muuten voisivat vahingoittaa Siemensin mainetta. B.5. Julkiset hankinnat Siemens kilpailee maailmanlaajuisesti sopimuksista julkishallinnon yksiköiden ja julkisessa omistuksessa olevien yritysten kanssa. Valtioiden ja julkishallinnon kanssa toimimme läpinäkyvästi, rehellisesti ja huolellisesti. Julkisissa hankinnoissa noudatamme kaikkia niitä koskevia voimassaolevia lakeja ja määräyksiä, mukaan lukien määräykset, jotka kieltävät yritykset vaikuttaa virkamiehiin sopimattomalla tavalla. B.6. Rahanpesun vastustaminen Rahanpesu tarkoittaa rikollisesta toiminnasta (esim. terrorismi, huumekauppa tai lahjonta) saadun rahan yhdistämistä liiketoiminnan rahavirtaan niin, että sen alkuperää ei voida tunnistaa. Rahanpesun tarkoituksena on saada rikollisuuden kautta saatu raha näyttämään lailliselta. Siemens toimii yhteistyössä hyvämaineisten asiakkaiden, konsulttien ja liikekumppaneiden kanssa. Nämä yhteistyökumppanit harjoittavat laillista liiketoimintaa, jonka varat tulevat laillisista lähteistä. Me emme edesauta rahanpesua. Kaikkien työntekijöiden on noudatettava rahanpesua koskevaa lainsäädäntöä ja Siemensin sisäisiä menettelytapoja (esim. finavigate ), jotka ovat suunniteltu paljastamaan ja ehkäisemään epäilyttäviä maksutapoja, asiakkaita tai liikekumppaneita. Rahanpesuun liittyvien ongelmien välttämiseksi työntekijöiden on oltava valppaana ja ilmoitettava asiakkaiden, konsulttien tai liikekumppaneiden epäilyttävästä käyttäytymisestä. Työntekijöiden on myös noudatettava käteissuoritusten sekä muiden transaktioihin ja sopimuksiin liittyvien suoritusten hallinnassa ja kirjaamisessa kaikkia kirjanpitoon, raportointiin ja tilitykseen liittyviä vaatimuksia. Liiketapaperiaatteet, 08-2014 9
B.7. Vientivalvonta Siemens noudattaa voimassaolevia vientivalvontaa koskevia säännöksiä ja yleistä tullilainsäädäntöä sekä muita määräyksiä kaikkialla, missä se harjoittaa yritystoimintaa. Vientivalvonta koskee yleisesti tavaran, palveluiden, ohjelmistojen tai teknologian siirtoa kansallisten rajojen yli, mukaan lukien sähköpostitse. Vientivalvontalainsäädäntö voi tulla sovellettavaksi suoran tai epäsuoran viennin tai tuonnin yhteydessä, kun se kohdistuu maahan tai osapuoleen, joka on pakotteen alainen esim. johtuen kansallisesta turvallisuudesta tai osallisuudesta rikolliseen toimintaan. Näiden lakien ja määräysten rikkominen voi johtaa vakaviin sanktioihin, kuten sakkoihin ja helpotetun tullausmenettelyn epäämiseen (jatkuvien toimitusten keskeytyminen). Työntekijöiden, jotka ovat tuotteiden, palvelujen, IT-laitteiden, ohjelmistojen tai teknologian viennin ja tuonnin kanssa tekemisissä, on noudatettava voimassaolevia rajoitteita (kuten vientirajoituksia tai kauppasaartoja), vientivalvonta- ja tullilainsäädäntöä ja määräyksiä sekä toimialan mahdollisia erityismääräyksiä. B.8. Toimittajien kanssa työskenteleminen Siemens edellyttää toimittajiensa toimivan yhtiömme arvojen mukaisesti ja noudattavan voimassaolevaa lainsäädäntöä. Lisäksi Siemens odottaa toimittajiltaan seuraavien periaatteiden noudattamista niin ympäristöä kuin muita tahoja kohtaan: voimassaolevien lakien noudattaminen, korruption ehkäiseminen, työntekijöiden ihmisoikeuksien kunnioittaminen, lapsityövoiman kieltävän lainsäädännön noudattaminen, työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä huolehtiminen, kansainvälisen ja kansallisen ympäristölainsäädännön ja muiden normien noudattaminen, Siemensin Code of Conduct for Suppliers (eettiset ohjeet toimittajille) noudattamisen edistäminen omien toimittajien keskuudessa. 10 Liiketapaperiaatteet, 08-2014
C. Eturistiriitojen välttäminen Siemensin työntekijöiden velvollisuutena on tehdä liiketoimintapäätöksiä Siemensin edun, ei oman etunsa mukaisesti. Eturistiriitoja syntyy, kun työntekijät ajavat omia etujaan Siemensin edun kustannuksella. Jokaisen työntekijän on ilmoitettava esimiehelleen mahdolliset henkilökohtaiset intressit, jotka ovat sidoksissa hänen työtehtäviensä hoitoon. Työntekijöiden ei ole sallittua tehdä henkilökohtaisia sopimuksia tai tilauksia yrityksiltä, joiden kanssa he toimivat työtehtävissään ja voisivat siten saada epäasiallisella tavalla henkilökohtaista hyötyä. Tämä pätee varsinkin, jos työntekijä käyttää tai jos hän voisi käyttää suoraa tai epäsuoraa vaikutusvaltaa siihen, saako kyseinen yritys sopimuksen Siemensin kanssa. Eturistiriita voi ilmetä eri muodoissa, kuten liikesuhteena tai osuutena Siemensin kanssa kilpailevassa yrityksessä tai asiakasyrityksessä tai sellaisen sivutyön tekemisenä, joka estää työntekijää suorittamasta työntekijän velvollisuuksiaan Siemensiä kohtaan. On tärkeää, että kaikki työntekijät oppivat tunnistamaan ja välttämään eturistiriitoja sekä tilanteita, joissa voi olla eturistiriita heidän toimiessaan Siemensin työntekijöinä. C.1. Kilpaileva toiminta Siemensin työntekijä ei saa toimia tai avustaa yritystä, joka kilpailee Siemensin kanssa eikä osallistua mihinkään Siemensin kanssa kilpailevaan toimintaan. C.2. Sivutyö Työntekijät eivät saa tehdä sellaista sivutyötä, joka kilpailee Siemensin kanssa. Ennen kuin työntekijä aloittaa korvausta vastaan tehtävän muun sivutyön, hänen suositellaan varmistavan esimieheltään, että sivutyön tekeminen ei ole liiketapaperiaatteiden vastaista. Satunnaista kirjoitustyötä, luennointia ja vastaava toimintaa ei katsota sivutyöksi. Siemens voi kieltää sivutyön tekemisen, mikäli siitä on haittaa Siemensin toiminnalle. Sivutyö voidaan kieltää, jos työntekijä Siemensin toimessaan on tekemisissä sivutyötä tarjoavan yrityksen kanssa. Aiemmin hyväksytty sivutyö voidaan myöhemmin kieltää samoin perustein. C.3. Osuus ulkopuolisessa yrityksessä Työntekijän, joka suoraan tai välillisesti omistaa tai hankkii osuuden kilpailevasta yrityksestä, on ilmoitettava tästä henkilöstöosastolle, mikäli osuus antaa hänelle mahdollisuuden vaikuttaa kyseisen yrityksen johtoon. Yleisenä sääntönä voidaan pitää, että vaikutusmahdollisuus on olemassa, kun omistus on 5 % tai enemmän kilpailevan yrityksen kokonaisosakepääomasta. Työntekijän, joka suoraan tai välillisesti omistaa tai hankkii osuuden Siemensin liikekumppanista tai yrityksestä, jossa myös Siemens omistaa osakkeita, on ilmoitettava asiasta henkilöstöosastolle, jos hän työntekijäroolissaan Siemensillä toimii kyseisen yrityksen kanssa tai jos hänellä on asema tässä toisessa yrityksessä. Pörssinoteeratuissa yrityksissä tämä pätee vain, jos omistusosuus ylittää 5 % yrityksen kokonaisosakepääomasta. Kun ilmoitus osuudesta ulkopuolisessa yhtiössä on tehty työnantajalle, Siemens voi ryhtyä asianmukaisiin toimiin eturistiriidan poistamiseksi. Liiketapaperiaatteet, 08-2014 11
D. Yrityksen omaisuuden käyttö Siemens tarjoaa työtehtävien hoitamiseksi IT-työvälineitä 2, joita käytetään työtehtävien hoitamiseen, ei yksityiseen tarkoitukseen. Poikkeuksia ovat henkilökohtainen työsähköposti, puhelin, monitoimilaite, internet-yhteys ja etätyöyhteys. ITtyövälineitä on käytettävä IT- ja tietoturvaohjeiden mukaisesti. Siemensin resurssien, mukaan lukien IT-työvälineiden, käyttö ei saa kokaan: aiheuttaa riskiä Siemensin informaatioteknologialle, infrastruktuurille tai tietoturvallisuudelle, olla Siemensin tietoturvaohjeiden tai IT-käyttöohjeistuksen vastaista, millään tavalla vaarantaa tai vahingoittaa henkilötietoja koskevaa tietosuojaa tai yksityisyyden suojaa, liittyä laittomaan toimintaan, aiheuttaa eturistiriitaa tai näyttää eturistiriidalta tai johtaa huomattavaan kustannusten nousuun, Siemensin toiminnan keskeyttämiseen tai muuhun yrityksen kannalta haitalliseen lopputulokseen, mukaan lukien työntekijän omien työtehtävien tai muiden työntekijöiden tehtävien hoidon häiriytyminen. Aina on kiellettyä hakea, välittää tai levittää sellaista tietoa tai tiedostoa, joka ihannoi, edesauttaa tai kannustaa rasistiseen, väkivaltaiseen tai muuten laittomaan toimintaan taikka sisältää sukupuolisesti loukkaavaa materiaalia. Toiminnassa on otettava huomioon myös kulttuurisidonnaiset erot siinä, mikä koetaan loukkaavaksi. 2 IT -työvälineillä tarkoitetaan tässä yhteydessä: tietokoneita, palvelimia ja muita IT-laitteita (kuten muistivälineitä, muistitikkuja, PDA-laitteita), ohjelmistoja, sovelluksia, puhelimia, verkkolevyjä ja -yhteyksiä, IT-palveluita ja muita IT-resursseja, joita Siemens tarjoaa. 12 Liiketapaperiaatteet, 08-2014
E. Informaation käyttö E.1. Asiakirjat ja taloudellinen eheys Avoin ja tehokas tiedonkulku edellyttää virheetöntä ja totuudenmukaista raportointia. Tämä pätee niin sijoittajien, työntekijöiden, asiakkaiden ja liikekumppaneiden välisiin toimiin kuin myös suhteisiin valtion ja viranomaisten kanssa. Siemensin täytyy huolehtia prosesseista ja kontrolleista niin, että transaktiot toteutuvat hyväksymäsääntöjen mukaisesti. Siemensin tulee myös ehkäistä ja havaita yhtiön varojen luvaton käyttö. Kaikkien työntekijöiden on huolehdittava siitä, että kirjanpitoaineisto, jota he tuottavat tai joista he muuten ovat vastuussa: on täydellistä, on luotettavaa, peilaa totuudenmukaisesti jokaista tapahtumaa tai menoa, ja on oikea-aikaista ja voimassaolevien kirjanpitolakien ja säännösten sekä hyvän kirjanpitotavan mukaista riippumatta siitä, tuleeko tieto sisältymään julkaistavaan dokumenttiin tai raporttiin tai annetaanko se viranomaiselle. Hyvän kirjanpitotavan mukaan kaikkien tietojen ja asiakirjojen tulee olla asianmukaisia, oikeita ja tarkoituksenmukaisia sekä sisältää kaiken tiedon, sertifioinnin sekä muun kirjallisen materiaalin. Oikeellisuusvaatimus pätee myös matkalaskuihin ja muihin kuluveloituksiin. E.2. Salassapito Salassapitovelvollisuus koskee kaikkia yrityksen sisäisiä asioita, joista ei ole annettu tietoa julkisuuteen. Lain ja sopimusvelvoitteiden vaatimalla tavalla on myös suojattava ei-julkista tietoa koskien toimittajia, asiakkaita, työntekijöitä, agentteja, konsultteja ja muita kolmansia osapuolia sekä sellaista ei-julkista tietoa, joka tulee yllämainituilta tahoilta. Salassa pidettävä tieto voi pitää sisällään erityisesti: yrityksen organisaatiota ja omaisuutta koskevia yksittäisiä tietoja, tietoja hinnoista, myynnistä, voitosta, markkinoista, asiakkaista tai muista liiketoimintaan liittyvistä seikoista, yrityksen tuotanto-, tutkimus- ja kehitystoimintaan liittyviä seikkoja, sekä yrityksen sisäisten raporttien sisältämiä tietoja. Salassapitovelvollisuus jatkuu senkin jälkeen, kun kyseinen suhde päättyy. Salassa pidettävän tiedon vuotaminen voi vahingoittaa Siemensin liiketoimintaa tai asiakkaita riippumatta siitä, koska se paljastetaan. E.3. Tietosuoja, yksityisyyden suoja ja tietoturvallisuus Pääsy Intra- ja Internetiin, maailmanlaajuinen sähköinen tietojen vaihto ja kommunikointi, sähköiset liiketoimet jne. ovat välttämättömiä edellytyksiä tehokkaalle liiketoiminnalle ja yrityksemme menestykselle. Sähköisen viestinnän etuihin liittyy kuitenkin aina myös riskejä, jotka koskevat henkilökohtaisen yksityi- Liiketapaperiaatteet, 08-2014 13
syyden suojaa ja tietoturvaa. Näiden riskien tiedostaminen ja ennakointi on tärkeä osa IT-johtamista ja esimiestoimintaa. Riskien olemassaolo asettaa vaatimuksia meidän jokaisen toiminnalle. Henkilötietoja saa kerätä, käsitellä ja käyttää vain ennakkoon määriteltyihin, selviin ja lainmukaisiin tarkoituksiin. Lisäksi henkilötietoja tulee säilyttääsäilyttää Siemensin tietoturvaohjeiden mukaisesti ja tarvittavat varotoimet on otettava huomioon tietoja välitettäessä. Yhtiön on luotava selkeät toimintamallit sen varmistamiseksi, että kerätyt tiedot ovat sisällöltään oikeita ja että tiedot on suojattu asiattomalta käytöltä esim. teknisin keinoin. Niiden henkilöiden, joiden tietoja käsitellään, tulee olla tietoisia tietojensa keräämisestä ja käsittelystä. Heillä on lakiin perustuva oikeus saada tietoa, saada oikaista tietojaan ja tarvittaessa saada esittää oma näkemyksensä tiedoistaan sekä vaatia tietojensa käytön kieltämistä tai poistamista. Joissain maissa (kuten myös EU:ssa) on tiukat lait ja asetukset koskien henkilötietojen keräämistä ja käyttämistä, mukaan lukien esim. asiakkaiden ja liikekumppaneiden tiedot. Kaikkien työntekijöiden tulee noudattaa näitä lakeja ja suojata muiden yksityisyyttä. Henkilötietojen tietosuojan ja yksityisyyden suojan varmistamiseksi ja Siemensin omistamien tietojen ja tietojärjestelmien luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden ja kiistämättömyyden turvaamiseksi on tärkeää, että tarvittavat toimenpiteet tietoturvan ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi tehdään. Tämän vuoksi Siemensin tietoturvallisuusohjeet sekä tietosuojasta ja yksityisyyden suojasta annetut ohjeet koskevat koko henkilöstöä ja johtoa, ja kaikkien on niitä noudatettava. E.4. Sisäpiirisäännökset Jos työntekijällä on sisäpiiritietoa Siemensistä tai pörssinoteeratusta muusta yrityksestä (asiakas, toimittaja, yhteisyritys), hän ei saa käydä kauppaa kyseisten yritysten arvopapereilla eikä muilla arvopapereilla, joiden hinta välittömästi tai välillisesti riippuu kyseisten yritysten arvopapereista (sisäpiirin arvopaperi). Sisäpiiritieto on kaikki sellainen Siemensiä tai muuta sellaista arvopaperin liikkeellelaskijaa koskeva tieto, joka julki tullessaan todennäköisesti merkittävästi vaikuttaisi arvopaperin hintaan. Tällainen todennäköisyys on olemassa, jos järkevästi toimiva sijoittaja näkisi tiedon todennäköisesti vaikuttavan arvopaperin hintaan ja jos hän ottaisi sen huomioon tehdessään sijoituspäätöksiä. Sisäpiiritietoa voi saada työntekijän ominaisuudessa ja velvollisuuksia hoitamalla tai tahattomasti ja se käsittää ei-julkista tietoa mm. seuraavista asioista: taloudellinen tulos, taloudelliset suunnitelmat ja budjetit, osinkojen muutokset, huomattavat sulautumiset ja yrityskaupat, divestoinnit, erityisen tärkeät saadut sopimukset ja strategiset suunnitelmat, tekniset kehitykset ja tuotekehittely, suuret hallinnolliset muutokset, yhteisyritykset ja merkittävät yritysjärjestelyt, tai liikesuhteet. Jotta ei synny pienintäkään epäilystä sisäpiirisäännösten rikkomisesta, ylin johto ei saa suorittaa minkäänlaisia toimia Siemensin arvopapereilla aikana, joka alkaa kaksi viikkoa ennen neljännestilikauden päättymistä ja päättyy kaksi päivää neljännestilikauden tulosten julkistamisesta sekä aikana, joka alkaa kaksi viikkoa ennen tilikauden päätöstä ja päättyy kaksi päivää sen jälkeen kun päättyneen tilikauden tulos on julkistettu. Sama sääntö pätee myös kaikkiin muihin työntekijöihin, joilla on työtehtäviensä tai toimiensa vuoksi pääsy vielä julkistamattomiin tulostietoihin. Sisäpiiritietoa ei saa tuoda julki ilman lupaa. Sisäpiiritiedon julkistamiselle ei koskaan ole lupaa, jos se tehdään sisäpiiriläisen normaalien työtehtävien ulkopuolella. Tämä pätee niin Siemensin sisällä kerrottuun tietoon kuin yrityksen ulkopuolelle kerrottuun tietoon, mukaan lukien toimittajat, analyytikot, asiakkaat, konsultit, perheenjäsenet tai ystävät. Lisäksi tulee aina varmistaa, että sisäpiiritieto on suojattu ja säilytetty lukittuna niin, etteivät ulkopuoliset henkilöt pääse siihen käsiksi. Sisäpiiritietoja hallussaan pitävät henkilöt eivät myöskään saa antaa sijoittamiseen liittyviä vihjeitä kolmansille henkilöille. Esimiesasemassa oleva henkilö voi joutua henkilökohtaiseen vastuuseen vahingosta, joka aiheutuu siitä, että hänen alaisensa rikkoo sisäpiirisääntöjä, jos esimies olisi voinut estää sääntöjen rikkomisen asianmukaisella valvonnalla. Näiden ohjeiden lisäksi tulee noudattaa erityisiä sisäpiiritietoa koskevia sääntöjä ja paikallisia lakeja. 14 Liiketapaperiaatteet, 08-2014
F. Ympäristö, turvallisuus ja terveys F.1. Ympäristö ja tekninen turvallisuus Ympäristönsuojelu ja luonnonvarojen säilyminen ovat yrityksellemme tärkeitä arvoja. Vastuullisen johtamisen ja työntekijöiden sitoutumisen kautta Siemens haluaa järjestää ja jatkuvasti parantaa toimintaansa ympäristöystävällisellä tavalla. Maailmanlaajuinen ympäristönjohtamisjärjestelmä varmistaa lakien noudattamisen ja asettaa tiukat vaatimukset ympäristöystävälliselle toiminnalle. Jo tuotekehitysvaiheessa on tärkeää huomioida ympäristöystävällinen suunnittelu, tekninen turvallisuus ja terveyteen liittyvät tekijät. Jokaisen työntekijän tulee huomioida ympäristötavoitteet päivittäisessä toiminnassaan. F.2. Työturvallisuus Työntekijöiden terveydestä ja työturvallisuudesta huolehtiminen on Siemensille tärkeää. Jokaisella siemensläisellä on vastuu huolehtia siitä, että Siemensillä työskennellään turvallisesti. Vastuu työntekijöistä ja kollegoista edellyttää, että työntekijä tuntee parhaat menetelmät onnettomuuksien ja työtapaturmien välttämiseksi ja osaa soveltaa näitä menetelmiä työssään. Tämä sääntö pätee työpisteiden, laitteiden ja prosessien tekniseen suunnitteluun, turvallisuuden johtamiseen, ja henkilökohtaiseen päivittäiseen työkäyttäytymiseen. Työympäristön tulee vastata niitä vaatimuksia, joita lainsäädäntö ja muut normit asettavat turvalliselle ja riskittömälle työympäristölle. Kaikkien työntekijöiden on koko ajan otettava työturvallisuus huomioon. Liiketapaperiaatteet, 08-2014 15
G. Valitukset ja huomautukset Havaitessaan tai epäillessään sääntöjä tai lakeja rikottavan jokaisella työntekijällä on oikeus huomauttaa tai valittaa asiasta esimiehelleen, Compliance Officerille, henkilöstöjohtajalle tai jollekin muulle vastuuhenkilölle tai -osastolle tai yrityksen sisäiselle toimielimelle. Olosuhteet, jotka viittaavat näiden Liiketapaperiaatteiden rikkomiseen tulee ilmoittaa Chief Compliance Officerille, sektorin, divisioonan, regioonan vastaavalle Compliance Officerille, Tell Us -toiminnon kautta tai Siemensin oikeusasiamiehelle. Kirjanpitoon liittyville asioille on oma valitus- ja huomautusprosessinsa. Kaikki valitukset ja huomautukset voidaan jättää luottamuksellisesti ja nimettömänä, ja kaikki valitukset ja huomautukset tutkitaan. Tarvittaessa ryhdytään toimenpiteisiin asian korjaamiseksi. Kaikki asiakirjat pidetään salassa lain sallimissa rajoissa. Kosto- tai painostustoimenpiteitä asian esille ottanutta kohtaan ei sallita. H. Implementointi ja seuranta Siemensin, sen toimialojen ja konserniyhtiöiden johdon tulee maailmanlaajuisesti aktiivisesti edistää näiden Liiketapaperiaatteiden mahdollisimman laajaa käyttöönottoa ja varmistaa, että näitä ohjeita noudatetaan. Lakien ja Liiketapaperiaatteiden noudattamista seurataan jatkuvasti kaikissa Siemensin yrityksissä maailmanlaajuisesti. Tämä tehdään paikallisten määräysten ja lainsäädännön puitteissa. Reilun ja kilpailukykyisen toiminnan turvaamiseksi Siemensin jokaisella sektori-, divisioona- ja regioonatasolla on Compliance-organisaatio, jonka tehtävänä on seurata Liiketapaperiaatteiden ja muun Compliance-ohjeistuksen noudattamista. 16 Liiketapaperiaatteet, 08-2014
Lisätietoja Kaiken toimintamme lähtökohtana on rehellisyys. Nämä Liiketapaperiaatteet määrittelevät mitä rehellisyys Siemensin liiketoiminnalle tarkoittaa. Ne eivät kuitenkaan voi kertoa kaikkea tai vastata kaikkiin kysymyksiin. Globaalit Siemens Compliance Intranet kotisivut B antavat lisätietoa mukaan lukien usein kysyttyjä kysymyksiä, koulutusmateriaalia ja muuta apua joka lisää näiden Liiketapaperiaatteiden sisältöön liittyvää yksityiskohtaista tietoa. Jos työntekijä ei ole varma miten toimia jossain yksittäisessä tapauksessa on monta tiedonlähdettä, joiden on tarkoitus auttaa, kuten oma esimies, sektorin, divisioonan, regioonan tai maayhtiön oma Compliance Officer sekä Compliance Helpdeskin Ask Us - työkalu, joka löytyy Siemens Intranetistä. B Jos työntekijä havaitsee mahdollisen väärinkäytöksen tai rikkomuksen, on hänellä monta tapaa raportoida asiasta. Näihin kuuluu työntekijän oman esimiehen ja Compliance-officerin ohella Compliance Helpdeskin Tell Us, joka on nykyään käytössä puhelimitse tai internetin kautta ympäri vuorokauden, sekä Siemensin oikeusasiamies. B Paljon tietoa aiheesta on kerätty myös Siemens Osakeyhtiön Complianceintrasivuille B Liiketapaperiaatteet, 08-2014 17
Liite Kansainvälisten järjestöjen sopimuksia ja suosituksia Jokaista maata sitovat paitsi maan oma lainsäädäntö ja muut säännökset, myös monet sopimukset ja suositukset, joita kansainväliset järjestöt ovat antaneet. Vaikka ne ovat ennen kaikkea tarkoitettu järjestöjen jäsenvaltioiden, eikä niinkään suoraan yritysten noudatettaviksi, monikansallisille yrityksille ja niiden työntekijöille ne muodostavat tärkeän periaatteellisen ohjeistuksen. Sen vuoksi Siemens korostaa, että on tärkeää globaalisti noudattaa näitä suosituksia. Siemens on mukana YK:n etiikkahankkeessa (UN Global Compact) ja katsoo, että hankkeen kymmenen periaatetta sekä kansainvälisen metallityöntekijöiden liiton (IMF) puitesopimuksessa sovitut säännöt, sitovat koko yritystä. Muutoin käytetään Siemensin sisäisiä sovittelusääntöjä. Siemens on myös sitoutunut vaikutusalueellaan, osana Siemensin strategiaa ja vankasti toimintoihin sisäänrakennettuna, omaksumaan ja tukemaan tiettyjä perusarvoja koskien ihmisoikeuksia, työstandardeja, ympäristöä ja korruptionvastaisuutta. Siemens edellyttää YK:n etiikkahankeen mukaisesti työntekijöidensä, toimittajien ja liikekumppaneiden maailmanlaajuisesti tunnustavan ja noudattavan erityisesti seuraavia sopimuksia: YK:n ihmisoikeuksien julistus, UNO (1948), ja Euroopan Neuvoston ihmisoikeussopimus, (1950) Kansainvälisen työjärjestön ILO:n monikansallisia yrityksiä ja sosiaalipolitiikkaa koskeva julistus (1977) ja työelämän perusoikeuksia ja perusperiaatteita koskeva julistus (1998), erityisesti seuraavat kohdat: lapsityövoiman käytön poistaminen, pakkotyön lakkauttaminen, syrjinnän kielto, yhdistymisvapaus sekä oikeus työehtosopimusneuvotteluihin OECD:n vahvistamat toimintaohjeet kansainvälisesti toimiville yrityksille (2000) Agenda 21 kestävästä kehityksestä (YK:n ympäristökonferenssin päätösasiakirja, Rio de Janeiro,1992) YK:n korruption vastainen sopimus (2005) 18 Liiketapaperiaatteet, 08-2014
Liiketapaperiaatteet, 08-2014 19
Julkaisija: Siemens Osakeyhtiö PL 60 02601 Espoo Lisätietoja: B Compliance intranet Copyright Siemens Osakeyhtiö, 2014 All Rights Reserved Printed in Finland