Pre-departure orientation for Fulbright Center Pre-Doctoral Research Fellows, Junior & Senior Scholars, MCPDs, and FAI 2015-2016 Sonja Kuosmanen 12.5.2015 Fulbright Center
Fulbright Centerin stipendiohjelmat Fulbright-ohjelmat ASLA-Fulbright Graduate Grants ASLA-Fulbright Grant for a Junior Scholar ASLA-Fulbright Grant for a Senior Scholar ASLA-Fulbright Pre-Doctoral Research Fellows Program Fulbright-Technology Industries of Finland Grants Finnish Language and Culture Teaching Assistant Program (FLTA) Mid-Career Professional Development Grants Fulbright Grant in Photojournalism sponsored by Patricia Seppälä Foundation Distinguished Fulbright Awards in Teaching Muita ohjelmia Fulbright Arctic Initiative Research Award Fulbright Center Undergraduate Grants Fulbright Scholar-in-Residence Program Fulbright-Schuman Program New Century Scholar Program International Fulbright Science and Technology Award*
Fulbright-ohjelman osapuolet Fulbright Center Council for International Exchange of Scholars (CIES) Institute of International Education (IIE) US Department of State (USDOS) J. William Fulbright Foreign Scholarship Board (FSB)
Hyödyllistä tietoa: Fulbright Centerin Orientaatio-opas suomalaisille stipendiaateille: www.fulbright.fi/fi/orientaatio-opas Myös yhteystietolomakkeet, linkit palautelomakkeisiin CIES:n Visiting Scholars intranet: www.cies.org/grantees Hyödyllistä tietoa Yhdysvalloista
Vastuunjako: Vastuu stipendiaateista on jaettu Fulbright Centerin ja CIES:n välillä näin: Ennen astumista Yhdysvaltojen maaperälle: Fulbright Center Yhdysvaltoihin saapumisen jälkeen: CIES Takaisin Suomessa: Fulbright Center
Yhteysorganisaatio USA:ssa CIES Tukiorganisaationne USA:ssa Apua ongelmatilanteissa Enrichment Viisumisponsorinne SEVIS Kirjoittaa DS-2019-lomakkeen Raportointi, esim. matkustaminen Ensisijainen kontaktihenkilö: Ongelmatilanteissa pitäkää FC:n Sonja cc:nä kirjeenvaihdossa
Viisumin hakemiseen tarvittavat lomakkeet Dokumentit: mitä aiemmin, sitä parempi! Lähetä FC:lle 1. Lääkärintodistus (max. 6kk ennen lähtöä), ladattavissa FC:n sivuilta Orientaatio-oppaasta 2. Vapaamuotoinen selvitys oleskelusta Yhdysvalloissa viimeisen 12 kk:n aikana 3. Kopiot passista (tai passeista). HUOM: Passin tulee olla voimassa 6kk viimeisen stipendipäivämäärän jälkeen. 4. Rahoitustodistukset stipendikauden muusta rahoituksesta (tiedossa oleva rahoitus merkataan DS-kaavakkeeseen!) 5. Grant Authorization allekirjoituksineen Liitteiden tulee olla englanninkieliset! Nämä tarvitaan DS-2019-kaavakkeeseen.
Miten prosessi etenee? FC tiedottaa valinnoistaan Yhdysvaltoihin FSB approval, eli virallinen vahvistus stipendeille (saatu!) Grant Authorization FC:stä stipendiaatille Grant Authorization takaisin allekirjoitettuna FC:lle CIES:lle DS-2019 laaditaan ja lähetetään teille tarkastettavaksi, kommentit Sonjalle CIES:lle, joka kirjoittaa lopullisen DS-2019:n ja kirjaa teidät SEVIS-järjestelmään Lopullinen DS-2019 lähetetään teille kirjatussa kirjeessä (voitte myös noutaa lomakkeen FC:stä) Nyt alkaa varsinainen viisuminhaku: U.S. Consulate in Finland
Viisumia haettaessa tarvitaan: Voimassa oleva passi (voimassa 6kk Yhdysvalloista paluun jälkeen) DS-160 Non-Immigrant Visa Application Confirmation Page (Sähköinen hakemus) Alkuperäinen DS-2019-lomake (lähetetään teille heti kun saapuu FC:hen) Todistus henkilökohtaisista varoista kuten lukee DS-2019-lomakkeessa Virkatodistus (issued within the past three months) Yhdysvaltoihin mukana tulevista puolisosta ja lapsista U.S. standardit täyttävä passikuva (ladataan DS-160-hakemukseen) Huom: Fulbright-stipendiaatit (tai perheenjäsenet) eivät maksa viisuminhakemiseen liittyviä maksuja! Haastatteluun mukaan kirjattu kirje postimerkkeineen Täytä DS-160 viisumihakemus ja Varaa aika haastatteluun: lähetä sähköpostia osoitteeseen helsinkiniv@state.gov, Fulbright otsikkokenttään! (Muut kuin Fulbright-stipendiaatit varaavat haastatteluajan sähköisen varausjärjestelmän kautta. Älkää luoko omaa profiilia varausjärjestelmään.) Lisätietoa U.S. Embassyn sivuilta: www.ustraveldocs.com/fi/
J-1 / J-2 viisumit Fulbright-stipendiaatit saavat J-1 viisumin Research Scholar -statuksella J-2 viisumi yleensä puolisoille, mahdollisuus työntekoon (haetaan Yhdysvalloissa) Avopuoliso hakee turistiviisumia, jos oleskelu yli 3kk. Maahantulo- ja lähtöpäivämäärät tarkat, 30 day grace period In-status / out of status? (CIES valvoo, että olette In-status) Viisumin päivämäärien vaihtaminen erittäin hankalaa sen jälkeen kun DS-2019 on kirjoitettu Two-year home country residency requirement (muutoksenhaku mahdollinen) 24 month bar: Odotettava 24 kuukautta ennen kuin voi mennä uudestaan Yhdysvaltoihin Research Scholar -statuksella Mutta voi tietyissä tapauksissa palata Yhdysvaltoihin J Short-Term Scholar statuksella Mikäli haluaa jatkaa oleskelua Hakemus CIES:lle, älä poistu Yhdysvalloista
Tehtävä saavuttuasi maahan CIES:lle toimitettava 10 päivän kuluessa Notification of Arrival Form kopio I-94:sta (oma + perheenjäsenten) elektronisesta järjestelmästä kopiot viisumeista (oma + perheenjäsenten) kopiot DS-2019-lomakkeista (oma + perheenjäsenten) Hyödyllistä lisätietoa CIES:n Visiting Scholar intranetistä: www.cies.org/grantees
Muu raportointi CIES:lle yhteystietojen muutokset 10 päivän kuluessa (myös FC: cc Sonja!) muutokset stipendissä ja ohjelmassa matkat USAn ulkopuolelle stipendikauden aikana: etukäteen yhteys CIES:iin (DS-2019 travel validation) muistakaa raportoida matkat haetaan lupaa työskentelyyn
CIES:n kautta haetaan myös extensions transfer of visa sponsorship Ohjeet CIES:n Visiting Scholar -intranetissä HUOM! Jos haette muutoksia viisumiin, niin älkää tehkö lentoym. muita varauksia ennenkuin olette saaneet mustaa valkoisella muutoksen toteutumisesta!
Raportointi FC:lle Yhteystietojen muutokset Epäviralliset raportit aina tervetulleita Fulbright Center News Mid-year ja Final reportit FC:lle, linkit sähköiseen lomakkeeseen orientaatio-oppaan pääsivulla (myös CIES pyytää Final reportin) Suomeen palattuanne: ilmoita itsestäsi 2 viikon kuluessa FC:lle (soitto riittää)
Stipendin maksaminen: Tutkijat Ota yhteyttä maksuaikataulun sopimiseksi On mahdollista maksaa osittain jo Suomessa Avatkaa amerikkalainen pankkitili ja lähettäkää tilitiedot Suomeen. Jos vain lyhyen aikaa Yhdysvalloissa, stipendi voidaan maksaa Suomen tilille.
Pankkitilin avaaminen: Tutkijat Avaa tili USA:ssa, Grant Authorization mukaan pankkiin Jos pankki mukana Swift -järjestelmässä, tilisiirrot nopeampia Swift = kansainvälinen lajittelukoodi (international routing code), myös muut koodit esim. ABA käyvät Toimita täydelliset tilitiedot FC:iin Tilisiirto vie noin 5-7 päivää Fulbright Centerin kaikki rahaliikenne tapahtuu keskiviikkoisin
Vakuutukset ASPE: Accident and Sickness Program for Exchanges kaikille Fulbright-stipendiaateille Tarkista oman yliopistosi vaatimukset vakuutuksista Ei kata perheenjäseniä. (Perheet ovat yleensä järjestäneet pidennetyn matkavakuutuksen Suomesta stipendikaudeksi) Kattaa sairaudet ja tapaturmat matka-ajalta, ei matkatavaroita Voimassa stipendikauden ajan (DS-2019-lomakkeen päivämäärät) Ei kata aikaa USA:n ulkopuolella (esim. lomat) Vastikään muuttuneen vakuutuslainsäädännön takia ASPEvakuutuksen sopivuus kannattaa tarkistaa isäntäyliopistolta
Vakuutukset/ASPE Vakuutuskortti CIES:lta Vakuutusopas: http://usdos.sevencorners.com/ Linkki myös orientaatio-oppaassa Toinen vakuutus ASPEn lisäksi voi olla suositeltava (tutustu ASPE:n vakuutusehtoihin)
CIES:n järjestämä Enrichment Fulbright-seminaarit Metropolitan Area Enrichment Program (Boston, Chicago, Los Angeles, New York, San Francisco, Washington DC) NY Cultural Desk Fulbright Visiting Scholar Conference (sis. matkat, majoitus, ruokailu, konferenssimaksu) jokavuotinen Fulbright-seminaari on avoin kaikkialta maailmasta saapuneille Fulbright-tutkijoille Fulbright Outreach Lecturing Fund matka-apurahat stipendikauden aikaisiin luennointi-, tutkimus-, tai konferenssimatkoihin
Fulbright Outreach Lecturing Fund OLF-ohjelman luonne muuttui lukuvuonna 2014-2015: OLF-apurahaa hakee nyt kutsuva instituutio Fulbright Outreach Lecturing Fund (OLF) enables visiting Fulbright Scholars on assignment in the United States to travel to other U.S. colleges and universities for short visits to interact with students, faculty and staff and with the surrounding community, with an eye toward enhancing the host institution s internationalization efforts. Visits will be made specifically to U.S. institutions that traditionally have been underrepresented in the Fulbright Program Institutions, rather than scholars, will submit OLF applications and invitation letters to CIES for consideration. The list of Fulbright Visiting Scholars posted on the CIES website (www.cies.org/fulbright-scholars) each October serves as a roster from which institutions may select scholars they would be interested in hosting. The institutions will be instructed to email CIES OLF team at OLF@iie.org in order to request that a scholar to visit their institution. The OLF team will work to put the two parties in touch. Simultaneously, CIES will be in touch with the Visiting Scholars as they arrive in the United States, surveying them to determine their interest in participating in the OLF.
IPR (Intellectual Property Rights) Tutkimustulosten IPR:stä kannattaa jutella isäntälaitoksen ja suomalaisen kotiyliopiston kanssa ennen Yhdysvaltoihin lähtöä Useimmilla yliopistoilla lakimies, kannattaa konsultoida
Mistä apua käytännön asioihin? Iltapäivän session panelistit Muut entiset ja nykyiset stipendiaatit, esim. samalta alueelta minne olette menossa tai tutkii samaa aihepiiriä www.fulbright.fi: Orientaatio-opas CIES:in verkkosivut (www.cies.org) Suomi-Amerikka Yhdistysten Liitto (SAYL) Isäntäyliopistosi Aina saa ottaa suoraan yhteyttä FC:hen!
Yhdysvaltalaisen yliopiston kampuspalvelut, esimerkiksi: Learning Center Women s Center Career Center Writing Center Disability Resource Center Study Abroad Office Financial Aid office Housing Office Concierge Services Campus Police, escort services Children s Center
Jotta kaikki sujuu hyvin: Noudata FC:n terms and conditions -sopimusta Ilmoittaudu Yhdysvalloissa sijaitsevaan Suomen suurlähetystöön ja tee matkustusilmoitus https://matkustusilmoitus.fi Tallenna ICE-numero puhelimeesi ja laita se lompakkoosi Ilmoita FC:lle kaikki omat paikalliset yhteystietosi mukaan lukien perheenjäsenten ja akateemisen yhdyshenkilön yhteystiedot ja niiden mahdolliset muutokset Ilmoita aina ulkomaanmatkat CIES:lle Fulbright-kauden aikana sekä matkan aikaiset yhteystietosi, FC cc:ssä Jos paikkakunnallasi tapahtuu jotain, ilmoita oma-aloitteisesti meille että olet OK! (Jos ilmoitat CIES:lle, FC:lle cc) Lue ASPE-vakuutusopasta tiedot siitä miten toimia Yhdysvalloissa sairastapauksissa
Fulbright-lähettilään rooli Kerro Fulbright-mahdollisuuksista sekä suomalaisille että yhdysvaltalaisille Muista kertoa, että olet fulbrighteri, Fulbright-ohjelman stipendiaatti Toimi kontaktihenkilönä stipendinhakua harkitseville ja osallistu Suomeen palattuasi Fulbright Centerin infotilaisuuksiin Kerro kollegoillesi, kirjoita blogissasi, jaa stipendiohjelmalinkkiämme soveltuvilla keskustelufoorumeilla, jaa FC:n Facebook-sivua eteenpäin tms. Pidä infotilaisuus isäntäyliopistosi/kotiyliopistosi kampuksella Fulbrightmahdollisuuksista Suomeen/Yhdysvaltoihin ja jaa tietoa Suomen korkeakoulutuksesta Käy isäntäyliopistosi kv.toimistossa kertomassa Fulbright-ohjelmasta Suomeen, vie esitteitä
Toimi yhteyshenkilönä uusille suomalaisille stipendiaateille (voivat olla kiinnostuneita esim. yhdysvaltalaisesta isäntäyliopistostasi tai alasi opinnoista Yhdysvalloissa) Kirjoita omasta Fulbright-kokemuksestasi Fulbright Center Newsiin / Fulbright Centerin nettisivulle (esim. henkilökohtainen blogi) Lisäksi sinulla on mahdollisuus toimia Suomessa yhdysvaltalaisen Fulbright-stipendiaatin buddy-henkilönä Liity Fulbrightin Alumnijärjestön (ASLA-Fulbright Alumni Association) jäseneksi ja toimi siinä aktiivisesti
Sosiaalivakuuttaminen Apuraha alle 4 kk Ei Melan Myel-vakuutusta Ilmoita Eläketurvakeskukseen ja MELA:an ulkomaille muutosta ja tilapäisestä, enintään vuoden kestävästä, ulkomailla oleskelusta. (Perheenjäsenet ilmoittavat Kelaan.) Täytä vakuutushakemus Melan sivuilla Hae samalla Suomen sosiaaliturvaan kuulumista (ETK). Ohjeet ja linkit MELA:n sivuille ja lomakkeisiin orientaatio-oppaassa: www.fulbright.fi/fi/orientaatio-opas/tapaturma-ja-sosiaalivakuuttaminen Jos ulkomailla oleskelu jatkuu apurahakauden jälkeen, ilmoitus ulkomailla oleskelusta tehdään Kelalle.