Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 4/2013 1 Tarkastuslautakunta 05.11.2013 AIKA 05.11.2013 klo 16:45 PAIKKA KPMG:n toimist, Isokatu 32 B, Oulu KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 15 Kokouksen avaus 3 16 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 17 Perusturvajohtajan tilannekatsaus 5 18 Ajankohtaiskatsaus kunnanjohtaja/kunnansihteeri 6 19 Lautakunnalle toimitetut raportit 7 20 Tarkastussuunnitelma 8 21 Muut esille tulevat asiat 9 22 Seuraava kokous 10
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 4/2013 2 OSALLISTUJAT Nimi Tehtävä Lisätiedot LÄSNÄ Rantasuo Pirkko Puheenjohtaja Louhimaa Raili Varapuheenjohtaja Iljana Mikko Jäsen Hellén-Toivanen Paula Tilintarkastaja,KPMG Julkishallinon Palvelut Oy Rautio Juho Asiantuntija, KPMG, Julkishallinnon Palvelut Oy Karinen Tero Kunnansihteeri Mattila Pirjo Perusturvajohtaja ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä KÄSITELLYT ASIAT 15-22 PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 4/2013 3 Tarkastuslautakunta 15 05.11.2013 Kokouksen avaus Tarkltk 15
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 4/2013 4 Tarkastuslautakunta 16 05.11.2013 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarkltk 16 Kutsu kokoukseen on lähetetty 20.10.2013. Läsnä olivat lautakunnan jäsenet Pirkko Rantasuo, Mikko Iljana ja Raili Louhimaa (kokouksen sihteeri) sekä tilintarkastaja Paula Hellén-Toivanen, asiantuntija Juho Rautio, perusturvajohtaja Pirjo Mattila ja kunnansihteeritero Karinen. Pöytäkirja tarkastetaan siten, että kaikki tarkastuslautakunnan kokouksessa läsnä olleet jäsenet allekirjoittavat pöytäkirjan. Pöytäkirja julkaistaan tarkastamisen jälkeen kunnan www-sivuilla. Päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 4/2013 5 Tarkastuslautakunta 17 05.11.2013 Perusturvajohtajan tilannekatsaus Tarkltk 17 Kuultiin perusturvajohtajan Pirjo Mattilan selvitys perusturvan tilanteesta ja tulevaisuuden suunnitelmista. Käytiin vilkas keskustelu aiheesta. Päätös: Merkittiin tiedoksi perusturvajohtajan selvitys. Perusturvajohtaja Pirjo Mattila poistui kokouksesta kello 17.20.
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 4/2013 6 Tarkastuslautakunta 18 05.11.2013 Ajankohtaiskatsaus kunnanjohtaja/kunnansihteeri Tarkltk 18 Kuultiin kunnansihteeri Tero Karisen selvitys ajankohtaisista aiheista. Tarkastuslautakunnan mielestä on erittäin hyvä asia, että sisäisen valvonnan ohje ja hankintaohje ovat menossa valtuustoon. Perintäohje on valmisteilla. Kunnansihteeri toi esille hallintosäännön päivittämisen tarpeellisuuden. Keskustelussa tarkastuslautakunta toi esille henkilökunnan intranetin tarpeellisuuden. Intranet sisältö voisi koostua esim. seuraavista asiaryhmistä: ohjeet, henkilöstöasiat, talous, viestintä. Intranetissä voi olla paikka henkilökunnan sisäisille viesteille ja keskustelulle. Päätös: Merkittiin tiedoksi kunnansihteerin ajankohtaiskatsaus.
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 4/2013 7 Tarkastuslautakunta 19 05.11.2013 Lautakunnalle toimitetut raportit Tarkltk 19 Merkittiin tiedoksi tilintarkastajan raportti 1/2013 elokuun lopun tilanteesta (salainen asiakirja/julkl 24 1 mom.15 kohta), pöytäkirjan liite 1 Kunnansihteeri Tero Karinen poistui kokouksesta kello 19.14. Merkittiin pöytäkirjaan, että tarkastuslautakunnalle on toimitettu 1.11.2013 sen pyytämät tuloslaskelmat: kunta yhteensä, hallinnonalat erikseen sekä investoinnit syyskuun lopun tilanteesta (pöytäkirjan liitteet 2-7). Lautakunnan mielestä kuukausiraportointi on edistynyt, mutta vielä on kehittämisen varaa. Asiantuntija Juho Rautio poistui kokouksesta kello 19.18.
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 4/2013 8 Tarkastuslautakunta 20 05.11.2013 Tarkastussuunnitelma Tarkltk 20 Päätösesitys: Lautakunta keskustelee ja päättää vuoden 2013 arvioinnin painopistealueista ja keskustelee arvioinnin suorittamisesta. Päätös: Päätettiin siirtää vanhusten palvelujen ja perusturvan arviointi lautakunnan nelivuotiskauden myöhäisempään ajankohtaan. Vuonna 2013 arvioinnin painopistealueena on tekninen toimi.
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 4/2013 9 Tarkastuslautakunta 21 05.11.2013 Muut esille tulevat asiat Tarkltk 21 1)Tarkastuslautakunta toteaa, että kunnan päättävien elinten esityslistat ja pöytäkirjat löytyvät netistä. 2)Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden työkaluista (matkapuhelinten varustetaso, nettiyhteydet, ipad tabletit ja sähköpostiosoitteet) tulee kunnanhallituksen tehdä linjaukset. Tarvittaessa asiasta on oltava yhteydessä verottajaan
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 4/2013 10 Tarkastuslautakunta 22 05.11.2013 Seuraava kokous Tarkltk 22 Päätettiin pitää seuraava kokous 16.12.2013 klo 14.30 kunnantoimistolla. Kokous päättyi klo 20.24.
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 4/2013 11 OIKAISUVAATIMUSOHJEET MUUTOKSENHAKUKIELLOT Kunnallisasiat Kieltojen perusteet Seuraavista päätöksistä ei saa tehdä kuntalain 91 :n mukaan oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa: Pykälät:15-22 Koska päätöksestä voidaan tehdä kuntalain 89 :n mukaaan kirjallinen oikaisuvaatimus, seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla: Pykälät Oikaisuvaatimusoikeus Päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen Oikaisuvaatimusviranomanien ja -aika Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen: Pykälät: Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, osoite: Oikaisuvaatimusaika ja sen alkaminen Oikaisuvaatimuksen sisältö ja toimittaminen Pöytäkirjan nähtäväksiasettaminen Tiedoksianto asianosaiselle 1) Oikaisuvaatimuksen voi tehdä myös sähköisesti osoitteeseen: kunnanvirasto@hailuoto.fi tai telefaxilla puhelinnumeroon 08-8100 820 Oikauivaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kun-nan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimusasiakirjat toimittaa oikaisuvaatimusviranomaiselle ensim-mäisenä sen jälkeisenä arkipäivänä. Omalla vastuulla oikaisuvaatimusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin oikaisuvaatimusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Pvm: Hailuodossa Asianosainen Lähetetty tiedoksi kirjeellä (kuntalaki 95 ) Annettu postin kuljetettavaksi, pvm/tiedoksiantaja Asianosainen Luovutettu asianosaiselle Paikka, pvm ja tiedoksiantajanallekirjoitus Vastaanottajan allekirjoitus Muulla tavoin, miten 1) 1) Täytetään otteeseen, jos päätös annetaan erityistiedoksiantona tiedoksi Kunta 92 1 mom:ssa tarkoitetulle asianosaiselle.