1 Tarkastuslautakunta 2009 2012 PÖYTÄKIRJA 1/2012 TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOUS KOKOUSAIKA 27.1.2012 klo 9.00 13.35 KOKOUSPAIKKA Lopen kunnantalo, kokoushuone II LÄSNÄ Ukkola Marja puheenjohtaja Tuomi Vilho varapuheenjohtaja, :t 1-2, 4-8 Ahlqvist Leila jäsen Laukkanen Jarmo jäsen Lähde Aarno jäsen Mikkola Tapio jäsen Naakka Tommi varajäsen Vanamo Teppo varajäsen, 3 Ruuskanen Raija pöytäkirjanpitäjä, tilintarkastaja POISSA Vuorimies Kristiina jäsen MUUT Leppänen Pekka talousjohtaja, :t 1-2 Alho Aimo teknisen lautakunnan pj., 3 Rahikainen Timo tekninen johtaja, 3 ALLEKIRJOITUKSET Marja Ukkola puheenjohtaja Raija Ruuskanen pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi. Lopella / 2012 Tommi Naakka Leila Ahlqvist Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet:
2 Tarkastuslautakunta 2009 2012 PÖYTÄKIRJA 1/2012 1 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS, PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT JA TYÖJÄRJESTYS Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Kutsun antaa puheenjohtaja ja siinä on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Asioista päätetään puheenjohtajan esittelyn ja selostuksen pohjalta. Tarkastussäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Tarkastuslautakunta on 8.9.2009 5 päättänyt, että lautakunnan kokouskutsu / asialista lähetetään paperitulosteena jäsenille noin viikkoa ennen kokousta ja kokouksessa valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokouksen työjärjestys on esityslistan mukainen. Kokouksen pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan Tommi Naakka ja Leila Ahlqvist. Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokouksen työjärjestys on esityslistan mukainen. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Tommi Naakka ja Leila Ahlqvist. 2 AJANKOHTAISKATSAUS JA TALOUSTILANNE Talousjohtaja Pekka Leppänen on kutsuttu kokoukseen kertomaan kunnan ajankohtaisista asioista, tämänhetkisestä taloustilanteesta ja tilinpäätöksen 2011 ennusteesta. Tarkastuslautakunta merkitsee talousjohtajan esitykset tiedoksi. Merkittiin talousjohtajan esitykset tiedoksi. Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota vuoden 2011 henkilöstökulujen kasvuun. Lautakunta pyytää selvityksen Vojakkalan koulun lakkauttamisesta saaduista säästöistä. Lisäksi kiinnitetään huomiota koulukuljetusten kustannuksiin ja toivotaan rehtorien ottavan huomioon kuljetusten ajoituksen lukujärjestysten laatimisessa ja aloittavien ryhmien muodostamisessa. Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet:
3 Tarkastuslautakunta 2009 2012 PÖYTÄKIRJA 1/2012 3 TEKNISET PALVELUT SEKÄ LIIKENNEVÄYLÄT JA YLEISET ALUEET Tarkastuslautakunnan kokoukseen on kutsuttu teknisen lautakunnan puheenjohtaja Aimo Alho ja tekninen johtaja Timo Rahikainen kertomaan vastuualueensa palvelutoiminnasta, tavoitteista ja niiden toteutumisesta. Teknistä johtajaa on pyydetty ennen kokousta täyttämään arviointilomake, joka ovat esityslistan liitteenä 1. Kokouksen yhteydessä tehdään tutustumiskäynti kunnan varikolle. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi arviointilomakkeen liitteineen, liite 1 sekä kuullut esittelyt ja käydyt keskustelut. Merkittiin tiedoksi kuullut esitykset. Tarkastuslautakunta pitää tärkeänä, että toimintojen prosessit kuvataan riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan tehostamiseksi sekä toiminnan kehittämiseksi. Talousarviossa esitetyt vuodelle 2011 asetetut sitovat ja toiminnalliset tavoitteet ovat teknisen toimen osalta toteutuneet. Keskustaajaman kiinteistöjen kunnossapidon siirtyminen teknisen toimen tehtäväksi on tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan onnistunut ja rakennusautomaatioon panostamisessa on saavutettu kustannussäästöjä. Asiakaspalvelun kehittäminen jatkuvan palautteen keräämisellä esim. palautelaatikoilla ja sähköpostin välityksellä on tarkastuslautakunnan mielestä tärkeää. Teknisen lautakunnan puheenjohtaja Aimo Alho nosti esiin hankintojen kilpailuttamisen osaamisen ja esitti, että talousalueen yhteistyötä ja asiantuntemusta voitaisiin hyödyntää entistä tehokkaammin. 4 TARKASTUSLAUTAKUNNAN JÄSENTEN HAVAINNOT Lautakunta ottaa keskusteluun jäsentensä tekemät havainnot kunnan toimielinten ja viranhaltijoiden toiminnasta. Lautakunnan edellisessä kokouksessa Aarno Lähde esitti, että pyydetään selvitys kunnan alueella olevien vesiosuuskuntien tasapuolisesta kohtelusta. Tekninen johtaja on antanut liitteen 2 mukaisen selvityksen asiasta. Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet:
4 Tarkastuslautakunta 2009 2012 PÖYTÄKIRJA 1/2012 Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi selvityksen vesiosuuskuntien kohtelusta, liite 2 ja jäsenten havainnot. Merkittiin tiedoksi teknisen johtajan selvitys vesiosuuskuntien kohtelusta ja palataan tähän asiaan vielä lautakunnan seuraavassa kokouksessa. Tarkastuslautakunta keskusteli Läyliäisten räjähdysainevarastosta. 5 ILMOITUSASIAT Merkitään ilmoitusasiat tiedoksi. Ei ollut ilmoitusasioita. 6 SEURAAVA KOKOUS Tarkastuslautakunnan seuraava kokous pidetään aikaisemmin hyväksytyn työohjelman mukaisesti perjantaina 24.2.2012 alkaen klo 9.00. Kokouksessa käsitellään ajankohtaisten asioiden ja taloustilanteen lisäksi rakennusten huoltoon ja jätehuoltoon liittyviä toimintoja sekä vesi- ja viemärilaitoksen toimintaa. Kokoukseen kutsutaan tehtäväalueiden vastuuhenkilöt tekninen johtaja, LVI-teknikko ja siivouspäällikkö. Ehdotuksen mukainen. Jäsen Vilho Tuomi ilmoitti esteellisyytensä seuraavaan kokoukseen teknisen toimen osalta. 7 MUUT ASIAT Tilintarkastaja antaa suullisen raportin tehdyistä tarkastuksista. Merkittiin tiedoksi tilintarkastajan raportointi syyskauden tarkastuksista. Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet:
5 Tarkastuslautakunta 2009 2012 PÖYTÄKIRJA 1/2012 8 OIKAISUVAATIMUS JA VALITUSOSOITUS Pöytäkirjaan liitettävässä oikaisuvaatimusohjeessa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Ohjeet oikaisuvaatimuksesta, valitusosoitus sekä muutoksenhakukielto liitetään pöytäkirjaan. Tämän kokouksen päätöksistä ei voi tehdä oikaisuvaatimusta tai valitusta, koska päätökset koskevat valmistelua ja täytäntöönpanoa (KuntaL 91 ). Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet: