TOIMINTAKERTOMUS Yleistä Vuosi 2016 oli yhdistyksen 19. toimintavuosi. Tampereella perustettu yhdistys on valtakunnallinen ja toimii tällä hetkellä pääosin Pirkanmaalla, Uudellamaalla, Pohjanmaalla, Varsinais-Suomessa ja Päijät-Hämeessä. Pohjanmaan ja Varsinais- Suomen alueiden aktiivisuus ja jäsenmäärät ovat viime vuosina vähentyneet muiden alueiden vastaavasti kasvaessa. Yhdistys ei kuulu mihinkään moottoripyöräalan kattojärjestöön eikä ole minkään muun yhdistyksen jäsen. Yhdistys ei pyri verkostoitumaan erilaisten moottoripyöräilyyn liittyvien edusvalvontajärjestöjen kanssa. Jäsenistö Yhdistyksen jäsenmäärä on rajoitettu 199 jäseneen. Vuoden 2016 lopussa yhdistykseen kuului 132 jäsentä + 19 kokelasta = 151 aktiivia. (2014 lopussa 141 jäsentä + 13 kokelasta = 154 aktiivia). Vuoden aikana 6 jäsenen jäsenyys yhdistyksessä päättyi erilaisista syistä johtuen. Hämeenlinnassa pidetyssä syyskokouksessa marraskuun lopulla vahvistettiin hallituksen päätökset korottaa 7 kokelasta jäseniksi. He olivat Jouko Koskinen, Martti Ranin, Jukka Leinonen, Osmo Saikkonen, Heikki Aurasmaa, Jouni Pelkonen ja Matti Purhonen. Koko jäsenmäärä jakautuu siten, että toimintavuoden lopussa jäsennumeroilla 0-100 jäseniä oli noin 17 %, numeroilla 100-200 noin 13%, numeroilla 200+ noin 60% ja kokelaita noin 10 %. Jo parin vuoden ajan uudet jäsennumerot ovat olleet +300. Pienin käytössä oleva jäsennumero on edelleen 1. Jäsenjakauma vastaa odotuksiamme ja vahva jäsenkanta ei vaadi tässä vaiheessa erityshuomiota. Hieman pidemmällä aikajaksolla jäsenistön keski-iän kasvuun tulee kiinnittää huomiota erityisesti kokelashankinnassa. Aikaisemmin vahvojen alueiden Pohjanmaan ja Varsinais-Suomen osalta jäsenistön hiipumista on ollut havaittavissa ja uusia kokelaita näiltä alueilta on tullut viime vuosina vähäisesti. Hallitus on toiminnassaan laatinut suunnitelmia ja toimenpiteitä näiden alueiden jäsenmäärän kasvattamiseksi. Jonkin verran piristymistä onkin havaittu Pohjanmaan osalta, mutta Varsinais-Suomen tilanne on erittäin huono. Uusien jäsenten valintaprosessiin ja kokelaiden profiiliin kiinnitettiin edelleen huomiota, jotta yhdistys pystyy säilyttämään nykyisen toimintamallinsa. Hallitus ja aluevastaavat osallistuivat koejäsenen valintaprosessiin aktiivisesti jo ennen koejäsentietojen keruuta ja koejäseniä tuettiin kummitoiminnalla. Vuoden 2016 Executoriksi valittiin Tapio Siik, joka perinteen mukaisesti sai Hämeenlinnassa pidetyn syyskokouksen ja pikkujoulun yhteydessä kiertopalkinnon lisäksi kunniakirjan. Kunniajäseniä ei vuonna 2016 valittu. Jo aikaisempien hallintojen aikaan on päätetty, että yhdistyksen toimineista puheenjohtajista tehdään jossain vaiheessa kunniajäseniä ja tältä osin päätöksiä ja ehdokkaita pohtivat jo aiemmin Kunniajäsen-nimityksen saaneet. Erilaisten muiden nimitysten (Vuoden Executor, uudet jäsenet jne.) osalta toimii nimityskomitea, jossa olivat vuonna 2015 mukana Vesa Alatalo ja Seppo Oksa. Näin on vakiintumassa 1 (16)
käytäntö, että nimitysvaliokunta muodostuu puheenjohtajasta ja varapuheenjohtajasta. Nimitysvaliokunta konsultoi ja vahvistaa esityksensä nimityksistä hallituksen kanssa. Hallitus ja muut toimihenkilöt Yhdistyksen hallituksessa toimivat seuraavat jäsenet: puheenjohtaja Vesa Alatalo (Päijät-Häme), Martti Ala-Rantala (Pirkanmaa), Ari Mielty (Pirkanmaa), Mikko Nordberg (Varsinais-Suomi), Jari Perälä (Pohjanmaa), Mika Pitkälä (Uusimaa), Seppo Oksa (Uusimaa, varapuheenjohtaja) ja Juha Mattila (pääkaupunkiseutu). Aluevastaavina toimivat Mika Pitkälä Uudellamaalla, Martti Ala-Rantala Pirkanmaalla, Mikko Nordberg Varsinais-Suomessa, Vesa Alatalo Päijät-Hämeessä ja Jari Perälä Pohjanmaalla. Hallitus otti käyttöön uuden toimintatavan mukaiset vastuualueet: President strategia, hallinto, julkisuus, talous Vesa Alatalo Vice President jäsenistö ja aluetoiminta Juha Mattila Vice President turvallisuus ja koulutus, varapresidentti Seppo Oksa Vice President EXE-Shop Mika Pitkälä Projektien vastuut jakautuivat seuraavasti: Matkat, kotisivut ja graafinen ulkoasu Martti Ala-Rantala Sosiaalinen media(facebook-sivusto), valokuvat Martti Ala-Rantala Jäsenkysely Vesa Alatalo Kirjanpitäjänä toimi Joviaali Oy:stä Mari Sulunsilta, toiminnantarkastajana Kurt Källarsson #265 ja Web-masterina Pekka Ylenius. Toiminta ja tapahtumat Kerhon tärkeimmät ja näkyvimmät toimintamuodot ovat matka- ja tapahtumaohjelmat, joissa perinteisesti vuosien varrella on ollut runsas 300 osanottajaa. Vuoden 2016 aikana matkat olivat edelleen suosittuja, mutta pientä laskua osanottajamäärissä havaittiin. Syystapahtuma ja ulkomaanmatka keräsivät aiempaa vähemmän osallistujia ja myös ajokoulutuksen osallistujamäärä jäi hieman ennakoitua pienemmäksi. Vähäinen osallistujamäärä näkyi erityisesti muissa koulutustapahtumissa eli ensiapu ja tilannejohtamiskoulutuksissa. Jokeri ja Pikkujoulut vetivät väkeä mukaan aiempien vuosien malliin. Kauden tapahtumiin osallistui vuoden 2016 aikana noin 275 henkilöä mukaan lukien jäsenet ja heidän seuralaisensa. Laskua edellisvuoteen (300) oli lähes 10%. Syitä on useitakin, mutta jäsenistön hitaan ikääntymisen ohella myös tapahtumatarjonta tulee arvioida uudelleen ainakin ulkomaanmatkan ja syysajelun kohdalla. Vuonna 2011 aloitettua turvallisuuskoulutusta jatkettiin ja suoritettujen kurssien jälkeen ensiapukoulutettuja on 54 ja tilannejohtajia 44. Kesän kaikkiin matkoihin laadittiin ajosuunnitelma ja jokainen ajo toteutettiin pienryhmissä Executorsien 2 (16)
ajosuunnitelman mukaisesti. Kaikkiin matkoihin nimettiin ajovastuulliset. Vakiintunut ajotapa on saanut hyvän vastaanoton. Matkojen järjestelyissä jatkettiin pari vuotta sitten käyttöönotettua mentoritoimintaa. Kokenut Executors-matkanjärjestäjä toimii nuorempien ja uusien matkanjärjestäjien tukena ja neuvonantajana. Valtakunnalliseen ohjelmaan vuonna 2016 sisältyi seuraavat tapahtumat: 1. Koulutukset ja kevätkokous 1.1 Ensiapu- ja tilannejohtamiskoulutukset Ensiapu- ja tilannejohtamiskoulutukset järjestettiin lauantaina 2.4. Vastuujärjestäjinä toimivat Tapio Siik ja Seppo Oksa. Vuoden 2015 viimeisessä hallituksen kokouksessa tehtiin päätös, jonka mukaan jäseneksi pääsemisen edellytyksenä on jatkossa osallistuminen johonkin osioon koulutustarjonnastamme eli Ensiapu-, tilannejohtamis- tai ajokoulutukseen. Näin saadaan koulutettujen jäsenten kanta säilytettyä tulevina vuosina. 1.2. Tekniikan maailman ilta Edellisen vuoden suuren suosion saanut Tekniikan Maailman esittely- ja koulutustilaisuus uusittiin valtakunnallisena tapahtumana 10. toukokuuta. Teemana tilaisuudessa oli tutustuminen Tekniikanmaailmaan sekä rastikoulutuksena liikkuvaan kuvaamiseen, entisöintiin, käyttötestin läpivientiin ja turvallisuuteen. Vastuujärjestäjänä toimi Raimo Haapaniemi. 1.3 Ajokoulutus 14.-15.5. Ajokoulutus järjestettiin 14.5. Kyläkauppa Tuurin parkkialueella, joka antoikin oivat olosuhteet monipuoliselle kurssille. Kouluttajina toimivat MP69 n hyviksi havaitut Motoristi Survival-kouluttajat. Koulutus oli onnistunut ja myös vuoden 2017 koulutus päätettiin suunnitella myös MP69:n kanssa. Koulutuksen päävastuullisina järjestäjinä toimivat Seppo Oksa, Jari Salo ja Jari Perälä. Koulutuksen rakenne pidetään jatkossa samana saatujen palautteiden perusteella kaudelle 2017. 1.4 Kevätkokous 14.5. Kevätkokous pidettiin iltakokouksena ajokoulutuksen jälkeen ja näin osallistujamäärä saatiin huomattavasti suuremmaksi kuin normaalisti. Kokouksessa vahvistettiin yhdistyksen tilinpäätös. 2 Ulkomaanmatka Ruotsissa 9.-12.6. Kauden ulkomaan matka suuntautui Ruotsiin. Matka alkoi kokoontumisella Tukholmassa, josta lähdettiin liikkeelle ryhmissä kohti ensimmäistä yöpaikkaa Karlstadia. Karlstadista matka jatkui seuraavana aamuna Göteborgiin, jossa vierailimme SKF:n laakeritehtaalla. Majoittuminen tapahtui myös Göteborgissa. Kolmannen matkapäivän kohteena oli Jönköping. Jönköping toimi yhteisen matkan päätepisteenä, josta matka sitten jatkuikin seuraavana päivänä omatoimisesti kohti Tukholmaa ja Suomen lauttaa. Matkan järjestelyiden päävastuun kantoivat Juha Mattila ja Vesa Alatalo, jotka saivat oivaa apua 3 (16)
Hannu Saloselta ja Sakari Valolta. Hannu ja Sakari ajoivat reitin lävitse etukäteen ja näin varmistivat retken monien yksityiskohtien onnistumisen. 3 Jokeri 13.-15.7. Suosittu Jokeri-matka toteutettiin jälleen omakustanteisena. Hyvä joukko jäseniä eli 49 lähti matkaan, joka alkoi tällä kertaa Seinäjoelta. Läntistä Suomea kierrellen ajoimme ensimmäisenä päivänä Seinäjoelta Kyrön ja Pietarsaareen kautta Kalajoelle. Matkalla tutustuimme Napue Ginin valmistukseen Kyrö Distilleryssä sekä luksuspurjeveneiden valmistukseen. Toisena päivänä matka jatkui moottorimuseon kautta Jyväskylään ja Suomi Pop tapahtumaan. Matkan päävastuullisina järjestäjinä olivat Harri Länsipuro ja Hannu Kimiläinen. 4 Ässä 13.-15.7. Naisten Ässä toteutui tänä vuonna pienellä, mutta tehokkaalla neljän ajavan naisjäsenen ja avecin voimalla. Matka suuntautui Hankoon. Järjestelyistä vastasi Paula Blomberg ja Kaija Mäkelä. 5 Päätapahtuma 6.-7.8. Vuonna 2016 vietettiin yhdistyksen 19. päätapahtumaa vauhdin merkeissä Seinäjoen Vauhtiajojen yhteydessä. Hotelli Vaakunasta naiset lähtivät tutustumaan savitaiteilija Päivi Rintaniemen ateljeeseen ja miehet menivät tutustumaan Moto Seinäjoen toimintaan. Klo 19:00 lähdettiin yhteiskuljetuksella kohti Vauhtiajoja ja illallista joka tapahtui vanhan Pohjalaistalon miljöössä. Kaupungin tervehdyksen jälkeen luovutettiin 1500 euron arvoinen shekki Seinäjoen ammattikoulun pienkone asentaja linjalle. Shekillä ostettiin Honda moottoripyörä, jonka avulla opiskelijat pääsevät harjoittelemaan moottoripyörän korjausta. Illallisen jälkeen bussit veivät juhlijat Vauhtiajojen VIP-alueelle nauttimaan musiikista katutanssien ohessa. Seuraavaksi aamuksi oli järjestetty mahdollisuus tutustua Seinäjoen asuntomessuille. Päävastuullisina järjestäjinä tapahtumassa toimivat Aki Maijala ja Jari Perälä. 6 Syystapahtuma 4.-6.9. Syysmatka kohdistui tänä vuonna Rymättylän Herrankukkaroon ja Uuteenkaupunkiin. Matka alkoi Turusta, josta ajeltiin hienoja mutkateitä Herrankukkaroon. Herrankukkarossa nautittiin mahtavista löylyistä savusaunassa ja saaristolais-illallisesta. Aamulla matka jatkui Laitilaan jossa pääsimme tutustumaan Laitilan Wirvoitusjuomatehtaan toimintaan ja tuotteisiin. Laitilasta matka jatkui Uuteenkaupunkiin jossa nautittiin hieno illallinen taikuriesityksen lomassa. Vastuullisena järjestäjänä toimi Mikko Nordberg. 7 Pikkujoulu ja syyskokous 26.11. Pikkujouluja vietettiin kylpylähotelli Aulangossa, Hämeenlinnassa. Ennen iltajuhlaa pidimme kerhon syyskokouksen, jossa valittiin mm. uusi hallitus. Ilta jatkui illallisen jälkeen yhteisellä tapahtumalla, jossa julkistettiin vuoden Execuuttori, Tapio Siik ja kerrottiin aveceille syyskokouksen päätöksistä kuten uudesta hallituksesta, uusista jäsenistä (7kpl) sekä ajokalenterista. Ilta jatkui tämän jälkeen Sannin konsertilla. Syyskokouksen aikana avecit pääsivät 4 (16)
maistelemaan viinejä läheisessä kartanossa. Laadukkaista järjestelyistä vastasi Ari Mielty. Pääkaupunkiseudulla, Päijät-Hämeessä ja Pirkanmaalla järjestettiin myös paikallisia ilta-ajoja. Pohjanmaalla paikallisajoja korvasivat kaikille avoimet paikalliset retket, joita Pohjanmaan Executorit ovat olleet aktiivisesti järjestämässä. Tiedotus ja viestintä EXE shoppi Yhdistyksen viestintä perustuu sähköpostiin ja omiin kotisivuihin. Toimintavuoden aikana yhdistys oli esillä lähinnä vain vuosilahjoituksen luovutustilaisuudesta tehtyjen lehtiartikkeleiden muodossa Seinäjoen paikallissanomissa sekä ajoharjoittelusta tehdyn artikkelin voimin Tuurin paikallislehdessä. Tämä julkisuus onkin juuri sitä mitä tavoittelemme, eikä kerhon toiminnan saattaminen suuren yleisön tietoisuuteen ole tavoitteemme. Haluamme lahjoituksen yhteydessä esiintyä hyvää moottoripyöräilykulttuuria edistävänä ja nuorten tai vähäosaisten tilanteita tukevana yhteisönä. Kotisivut toimivat hyvin kesän matkaohjelmien ja laskutuksen järjestelyissä ja osassa matkoista saatiin toteutettua matkakertomus. Jäsenten omien kertomusten osalta sivusto ei ole onnistunut ja käyttö oli vielä puutteellinen. Sivuston jäsenluettelo toimii hyvin jäsenrekisterinä, mutta liian harva jäsen on lisännyt profiiliin kuvauksen itsestään. Yleistä jäsentiedotusta on pyritty tehostamaan Puheenjohtajan kirjeillä, joissa sisältönä kauden aikana ajankohtaisia asioita, lyhyt tilannekatsaus sekä muistutuksia asioista, jotka vaativat jäsenten toimia. Uuden palvelutuottajan Kuvatikkauksen kanssa yhteistyö ei toiminut toivotulla tavalla. Kuvatikkaus Oy on aiemmin tehnyt alihankintana osan käyttämistämme tuotteista, kuten esim. hihamerkit, tarrat ja joitakin tekstiilejä. Exe Shopin tekstiilimyynti on ollut varsin vaatimatonta, mutta kerho tarvitsee toimittajan joillekin perustuotteille kuten hihamerkit, selkä/rintamerkit, tarrat, jne. Lisäksi olisi tärkeää saada logoilla varustettuja vaatteita ja ajovarusteita jäsenistön käyttöön. Merkeille ja tarroille löydettiin uudet toimittajat ja kerho tilasikin jokaiselle jäsenelle uudella logolla varustetut ja nimikoidut hihamerkit. Lisäksi tilattiin uudella logolla varustettuja tarra-arkkeja ja ilman nimikointia olevia hiha- ja selkämerkkejä jäsenistölle ostettavaksi. Pirkan Kello Oy:n kanssa kehitetty kerhon pinssi- ja koruvalikoiman varasto on ollut pieni, eikä varastoa ole toimintavuoden aikana kasvatettu. Kultaisen jäsenmerkin osalta noudatetaan edelleen päätöstä, jonka mukaan kultainen pinssi annetaan uudelle jäsenelle jäseneksi hyväksymisen ja julkistamisen yhteydessä. Talous Kerhon talous on ollut vakaalla pohjalla. Yhdistyksen taloutta jo 8 vuotta hyvin hoitanut tilitoimisto Joviaali Oy jatkoi yhdistyksen taloudenpitoa mallikkaasti. Jokainen jäsenmaksu ja tapahtumamaksu on hoidettu ja Joviaalin yhdistyksille toteutettu laskutusseuranta toimii tehokkaasti. Myös kaikki omat maksunsa yhdistys on maksanut ajallaan. 5 (16)
Kerhon maksut olivat vuonna 2016 entiset, vuosimaksu sekä jäsenille että koejäsenille oli 100 ja hyväksyttäessä koejäsen jäseneksi liittymismaksu oli myös 100. Syyskokouksessa nostettiin äänestyksen jälkeen vuosimaksua vuodelle 2017 150 euroon. Liittymismaksu pysyy muuttumattomana vuonna 2017 eli 100 eurossa. Yhdistyksen jäsenmaksut ovat jo pitkään perustuneet siihen, että noin puolet tuloista kuluu yhdistyksen toiminnan pyörittämiseen ja puolet käytetään matkojen ja tapahtumien tukemiseen. Yhdistys on useana tuottanut pientä voittoa ja koska yhdistys ei pyri voittoon eikä tarvitse merkittävää vararahastoa, vuodelle 2017 budjetoitiin 50 n tappio vararahastoa purkamaan. Budjetti vuodelle 2017 on aikaisempiin vuosiin verrattuna hieman suurempi johtuen kerhon 20v juhlavuodesta. Yhdistyksen toiminta budjetoitiin ja hyväksyttiin syyskokouksessa 2015 siten, että vuoden 2016 jäsenmaksutulot ovat 15.200, toiminnan kulut 9.800 ja tapahtumatuki 8.800 - muodostaen näin vuositappion 2.700. Yhdistyksen tulot ja toiminnan menot toteutuivat siten, että jäsenmaksutuotot olivat 13.900 euroa, tapahtumien tuki 5.879 euroa ja muut toiminnan kulut 6.800 euroa. Budjetoitua pienempi tulonmuodostus johtui jäsenkannassa tapahtuneista muutoksista. Kauden aikana yhdistyksestä erosi tai erotettiin yhteensä 6 jäsentä. Nettisivujen uudistamiseen budjetoitu varainkäyttö jäi arvioitua pienemmäksi. Myös joidenkin tapahtumien tuki jäi merkittävästi budjetoitua vähäisemmäksi ja näin yhdistyksen tulos muodostui voitolliseksi ollen 2.771,89 euroa. Yhdistyksen toiminnantarkastajana toimi Kurt Källarson. 6 (16)
TULOSLASKELMA TASE LUETTELO KÄYTETYISTÄ KIRJANPITOKIRJOISTA Kirjanpitokirja Päiväkirjat Pääkirjat Tasekirja Tase-erittelyt Säilytystapa Atk-tulosteina Atk-tulosteina Sidottuna kirjana Nidottuna TOSITELAJIT JA SÄILYTTÄMISTAPA Pääkirjatositteet Paperitositteina 7 (16)
8 (16)
TILINPÄÄTÖKSEN ALLEKIRJOITUS 2017 Vesa Alatalo puheenjohtaja 9 (16)
TILINPÄÄTÖKSEN ALLEKIRJOITUS 2017 Seppo Oksa varapuheenjohtaja TILINPÄÄTÖKSEN ALLEKIRJOITUS 2017 10 (16)
Mika Pitkälä PKS aluevastaava TILINPÄÄTÖKSEN ALLEKIRJOITUS 2017 11 (16)
Martti Ala-Rantala Pirkanmaan aluevastaava TILINPÄÄTÖKSEN ALLEKIRJOITUS 2017 Jari Perälä Pohjanmaan aluevastaava 12 (16)
TILINPÄÄTÖKSEN ALLEKIRJOITUS 2017 Mikko Nordberg Varsinais-Suomen aluevastaava 13 (16)
TILINPÄÄTÖKSEN ALLEKIRJOITUS 2017 Ari Mielty Pirkanmaan aluevastaava 14 (16)
TILINPÄÄTÖKSEN ALLEKIRJOITUS 2017 Juha Mattila jäsen 15 (16)
TOIMINNANTARKASTUS Toiminnantarkastus on tehty Yhdistyksen hallinto ja talous on hoidettu asianmukaisesti. Tampereella 2017 Kurt Källarsson 16 (16)