Sivu 1 (8) Tietosuojaseloste: Opiskelijatietojärjestelmä Turun yliopiston opiskelijatietojärjestelmän tietosuojaseloste 14.11.2017. Henkilötietolain (523/99) 10 ja 24 mukainen tietosuojaseloste 1. Rekisterinpitäjä TURUN YLIOPISTO Opiskelun tuki 20014 Turun yliopisto Puhelin: (02) 333 51 (vaihde) 2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Päivi Rahkonen-Ellä Opintoasiainsuunnittelija Opiskelun tuki 20014 TURUN YLIOPISTO Puh. +358 50 406 2163 Sähköposti: opsu@utu.fi 3. Rekisterin nimi Turun yliopiston opiskelijatietojärjestelmä 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Turun yliopiston opiskelijatietojärjestelmä sisältää Turun yliopiston tutkinto- ja erillisopiskelijoiden henkilöja opintotiedot. Järjestelmä ei sisällä täydennyskoulutuksen opintoja. Koulutusviennin opinnot ovat mukana 1.1.2017 alkaen. Opintohallinnollisten tehtävien hoitaminen ja opetuksen ja oppimisen suunnittelu edellyttävät rekisterin olemassaoloa. Esimerkkejä opintohallinnollisista tehtävistä, joissa rekisteriä käytetään: opiskeluoikeuden toteaminen opintosuoritusten tarkistaminen esim. tutkintotodistusta tai kokonaisuusmerkintää annettaessa opetuksen ja opintojen seuranta ja suunnittelu: opiskelija voi seurata omia suorituksiaan oman otteensa avulla, yliopiston laitokset, tiedekunnat ja muut yksiköt saavat tilastoja opiskelijoista ja opintosuorituksista opintojen suunnittelua ja opetuksen arviointia varten. Opiskelijatietojärjestelmän tehtävänä on myös arkistointi (esim. opintosuoritustietojen arkistointi). Opiskelijatietojärjestelmän palvelut on toteutettu Opsun ja Nettiopsun nimellä. Kirjautuminen tapahtuu Turun yliopiston tietohallinnon myöntämällä käyttäjätunnuksella. 4.1. Rekisterin pitämisen perusteet Yliopistolaki 645/1997 Laki yliopistolain muuttamisesta 556/2005 Laki yliopistolain muuttamisesta 715/2004 Yliopistoasetus 115/1998 Valtioneuvoston asetus yliopiston tutkinnoista 794/2004 Valtioneuvoston asetus yliopiston tutkinnoista 678/1998
Sivu 2 (8) Valtioneuvoston asetus erikoishammaslääkärin tutkinnoista 316/2003 Ylioppilaskunta-asetus 116/1998 Turun yliopiston opintojohtosääntö 1.8.2010 5. Rekisterin tietosisältö 5.1. Opiskelijan henkilötiedot opiskelijanumero syntymäaika henkilötunnus sukunimi etunimet kutsumanimi osoite puhelinnumero sukupuoli kansalaisuus kieli (suomi/ruotsi/muu) kotikunta kirjoilletulopäivämäärä lukuvuosittaiset läsnä-/poissaolotiedot opintojen määräaikainen keskeyttäminen (työttömyysturva) jäsenyys ylioppilaskunnassa ylioppilaslehden tilausmaksu aiempi koulutus tietojen luovuttamista koskeva lupa tieto vuosikurssista sähköpostiosoite 5.2. Opiskeluoikeudet opiskelijan tavoitetutkintoa, tiedekuntaa, koulutusohjelmaa ja suuntautumisvaihtoehtoa sekä pääainetta koskevat tiedot aloitusaikoineen opiskeluoikeuden päättymispäivä opiskeluoikeuden asema opinnoissa (pää-/sivuopiskeluoikeus) erillisopiskelijan ainekohtaiset oikeudet voimassaoloaikoineen opiskeluoikeudesta luopuminen 5.3. Opiskelija- ja harjoittelijavaihdon tiedot, kotimainen harjoittelu (lähtevät opiskelijat) kohdemaa kohdeyliopisto vaihto-ohjelma opiskelijavaihdon alkupäivä, loppupäivä, kesto ja luonne Erasmusala-koodit apurahat työharjoittelu 5.3.1. Opiskelijavaihtoon hakeminen opiskelijan valitsemat hakukohteet kielitaito aiemmat opiskelut/harjoittelut ulkomailla apurahat motivaatiokirje
Sivu 3 (8) alustava opintosuunnitelma vaihtoon esittäminen vaihtoaika tilitiedot paikan vastaanotto tai peruminen 5.4. Opiskelijavaihdon tiedot (saapuvat opiskelijat) kotiyliopisto vaihto-ohjelma opiskeluoikeuden voimassaoloaika 5.5. Opintosuoritukset suorituksen nimi ja koodi opintotyyppi opintopistemäärä ja/tai opintoviikkomäärä suorituksen päivämäärä arvosana opettaja kokonaisuus, johon suoritus sisältyy muussa oppilaitoksessa suoritetuista opinnoista: oppilaitos, päivämäärä 5.6. Tutkinnot oppilaitos, jossa tutkinto suoritettu tutkinto tiedekunta tutkinnon hyväksymispäivämäärä koulutusohjelma suuntautumisvaihtoehto pääaine tutkinnon laajuus opintoviikkoina tai opintopisteinä aineenopettajan opetettavat aineet muussa oppilaitoksessa suoritetusta tutkinnosta: oppilaitos, tutkinto, päivämäärä 5.7. Tentin perustiedot ja tenttiin ilmoittautuminen tentin opintojaksokoodi tenttipäivä tenttiin ilmoittautumisaika opettaja tenttisali opiskelijan ilmoittautuminen tiettyyn tenttiin sekä valinnaisesti tenttikirja(t) ja lisäsopimus 5.8. Henkilökohtainen opintosuunnitelma (ehops) henkilökohtainen opintosuunnitelma, hops hops-ryhmät malli-hopsit opintojakso-moduulit 5.9. Kurssin perustiedot ja kurssille ilmoittautuminen kurssin (opintojakson) opintojaksokoodi
Sivu 4 (8) ryhmän nimi kurssin aika: alku- ja loppupäivä kurssin ilmoittautumisaika kurssille valittavien lukumäärä (jos rajoitettu) valintatapa opettaja opiskelijan ilmoittautuminen tietylle kurssille tieto kurssille valinnasta 5.10. Opinto-opas (Opsi) tutkintorakenne oppiainekuvaus opintojakson tila opintojakson/kokonaisuuden koodi laajuus oppiaine kotisivuosoite vastuuhenkilö yleiskuvaus tavoitteet sisältö opetuskielet opetuksen toteutustavat opetuksen suunnitellut ajankohdat vaadittavat opintosuoritukset arviointi (asteikko) suositeltu suoritusajankohta osallistumisen edellytykset, suositukset ja tarjontatiedot oppimateriaali lisätiedot 5.11. Täydennyskoulutus (IISA) Turun kauppakorkeakoulun täydennyskoulutuksen TseEXE:n opiskelijat ei käytössä enää 2015 alkaen 5.12. Avoin yliopisto Hakijan ja opiskelijan henkilötiedot o syntymäaika o henkilötunnus o sukunimi o etunimet o kutsumanimi o osoite o puhelinnumero o sukupuoli o kansalaisuus o kieli (suomi/ruotsi/muu) o kotikunta o tietojen luovuttamista koskeva lupa o sähköpostiosoite o ammatti/pääasiallinen koulutus o maksutapa o taustatiedot tilastointia varten (aiempaa ja nykyistä koulutusta koskevat tiedot, opintojen tarkoitus, mistä saanut tiedon koulutuksesta)
Sivu 5 (8) Hakukohteet o hakukohteen nimi o jakso- tai kokonaisuuskoodi, johon liittyy o hakukohteen kuvaus o edeltävät opinnot o valintatapa o kiintiö o laajuus o toteutustapa o toimipiste o järjestämisajankohta o hakuaika o laskutustiedot, opintomaksu Opinto-oikeudet o opiskelijan opinto-oikeutta koskevat tiedot o voimassaoloaika o maksutiedot Opintosuoritukset o suorituksen nimi ja koodi o opintotyyppi o opintopistemäärä o suorituksen päivämäärä o arvosana o opettaja o opinto-oikeus, johon suoritus liittyy o kokonaisuus, johon suoritus sisältyy o muussa oppilaitoksessa suoritetuista opinnoista: oppilaitos, päivämäärä 5.13. Koulutusvienti Koulutusviennin opiskelijat ja opinnot kirjataan rekisterin opintojen luonteen mukaisesti joko tutkintoon johtavaan tilauskoulutukseen tai koulutusviennin erillisopintoihin. Kirjaukset tapahtuvat kuten muissakin vastaavissa opinnoissa. Koulutusvientiin liittyvä maksullisuus ei ole tallennettuna opiskelijatietojärjestelmässä. Koulutusviennin opiskelijat ja opinnot kirjataan järjestelmään 1.1.2017 alkavista koulutuksista lähtien. 6. Säännönmukaiset tietolähteet valtakunnallisesta hakija- ja opinto-oikeusrekisteristä (v.2015 alkaen Opintopolku, v.2014 saakka HAREK) tiedot opiskelupaikan vastaanottaneista perustutkinto-opiskelijoiden kirjoittautumistietoja varten. vaihto-opiskelijoiden kirjoittautumistiedot vaihto-opiskelijoiden hakutietokannasta (Väinö) erillisopiskelijoiden ja jatko-opiskelijoiden kirjoittautumistiedot opiskelijalta itseltään ylioppilaskunnan jäsenmaksutiedot pankilta päivittäin läsnä/poissaolotiedot opiskelijan ilmoittautumisen perusteella. Vanhojen opiskelijoiden lukuvuosiilmoittautumiset Nettiopsun kautta opiskelijalta itseltään. Uusien opiskelijoiden lukuvuosiilmoittautumiset Oili-maksupalvelun sekä pankista saatavien jäsenmaksutietojen avulla opiskeluoikeuksia ja tutkintoja koskevat tiedot tiedekunnista opintosuoritustiedot tiedekunnista, laitoksilta, oppiaineista henkilötietojen muutokset opiskelijan oman ilmoituksen mukaan sähköpostiosoitteet yliopiston käyttäjätunnusrekisteristä tenttien perustiedot tiedekunnista, laitoksilta, oppiaineista tenttiin ilmoittautuminen Nettiopsun kautta opiskelijalta itseltään kurssien perustiedot tiedekunnista, laitoksilta, oppiaineista tenttiin ilmoittautuminen Nettiopsun kautta opiskelijalta itseltään yhteystietojen- ja kotikunnan muutos sekä tietojen luovutusluvan muutos Nettiopsun kautta opiskelijalta itseltään opinto-opastiedot tiedekunnasta
Sivu 6 (8) ehops-tiedot opiskelijalta ja hops-ohjaajalta Åbo Akademista JOO-sopimuksen mukaan sivuaineopiskeluun liittyvät suoritustiedot viisi kertaa vuodessa vaihtoon hakevilla vaihtosopimukset Väinöstä ja opiskelijan valitsemat hakukohteet, kielitaito, aiemmat opiskelut/harjoittelut ulkomailla, apurahat, motivaatiokirje, alustava opintosuunnitelma, vaihtoaika, tilitiedot ja paikan vastaanotto tai peruminen opiskelijalta itseltään 7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Korkeakoulun opiskelijatietorekisterin tiedot ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä. Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 ja 16 :n ja henkilötietolain (523/1999) edellytysten mukaisesti. Korkeakoulujen opiskelijatietorekistereiden opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustietoja kootaan keskitettyä säilytystä ja käyttöä varten valtakunnalliseen tietovarantoon (VIRTA), jonka kautta tämä sisältö tarjotaan tietoturvallisesti teknisellä käyttöyhteydellä opiskelijavalintarekisterin ja korkeakoulujen yhteisten opiskelijavalintapalveluiden käyttöön (Laki 1058/1998 1 a luku). Korkeakoulu luovuttaa opiskelijatietoja teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) kautta opiskelijavalintarekisterin käyttöön (Laki 1058/1998 6 d ). Opetus- ja kulttuuriministeriö tuottaa korkeakoulun opiskelijatietorekisterin tiedoista koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin sekä muun seurannan ja ohjauksen edellyttämiä tietoaineistoja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) kautta (Laki 1058/1998 6 d ). Korkeakoulu luovuttaa opiskelijatietorekisterinsä tietoja teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) kautta Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valviran (Laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä L559/1994, A 564/1994) käyttöön. Korkeakoulu luovuttaa opiskelijatietorekisterinsä tietoja Tilastokeskukselle (Tilastolaki 280/2004 15 ) teknisenä tallenteena suoraan ja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) kautta. Korkeakoulu voi käyttää tietovarantoa (VIRTA) myös muussa toiminnassaan ja luovuttaessaan tietoa viranomaisille ja muille korkeakouluille (Laki 1058/1998 1 a luku). Rekisteristä luovutetaan tietovarannon (VIRTA) kautta teknistä käyttöyhteyttä käyttäen tietoja University Admission Finland konsortiolle sekä konsortion tietojärjestelmän yhdistämiseen niin, että opintotiedot ovat hyödynnettävissä konsortiokorkeakoulujen hakemustenkäsittelyprosesseissa. Rekisteristä luovutetaan tietovarannon (VIRTA) kautta tietoja Ylioppilaisen terveydenhoitosäätiölle, YTHS, palvelujen tuottamiseen. Rekisteristä voidaan luovuttaa tietovarannon (VIRTA) kautta tietoja kansalliselle LUMAtutkimushankkeelle. Rekisteristä voidaan luovuttaa tietovarannon (VIRTA) kautta tietoja oppijan seurantakyselyille seuranta-, tilastointi- ja tutkimuskäyttöön. Opetusministeriön KOTA-tietokanta ja Vipunen tilastointipalvelu Tilastokeskus (TilastoL 280/2004) Kansaneläkelaitos (OpintotukiL 65/1994 41 ) Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö YTHS (KansanterveysL 66/1972 ja Lääkintöhallituksen ohjeet opiskelijaterveydenhuollosta, Ohjekirje 3/1986) Opetushallituksen kansainvälistymispalvelut (v.2016 saakka Kansainvälisen henkilövaihdon keskus keskus CIMO) (opiskelijavaihtoa koskevat tiedot VIRTA-tietovarannon kautta) Turun yliopiston ylioppilaskunta TYY (YlioppilaskuntaA 116/1998) (ylioppilaskunnan vaaliluettelot, ylioppilaslehden tilaajia koskeva osoitetiedosto) Opiskelijakorttia varten tiedot ylioppilaskunnan jäsenistä Oy Frank Students AB:lle Turun yliopiston kirjaston tietojärjestelmä (uusien opiskelijoiden nimi- ja osoitetiedot sekä vanhojen opiskelijoiden muuttuneet tiedot päivittäin) Turun yliopiston tietokoneresurssien käyttäjätunnusrekisteri (yliopiston tietokoneresurssien käyttöoikeuden tarkistus päivittäin) Turun yliopiston intranetin henkilöhaku
Sivu 7 (8) HAKA-luottamusverkoston käyttäjätunnistusjärjestelmä Åbo Akademi (JOO-sopimuksen mukaiseen sivuaineopiskeluun liittyvät suoritustiedot neljä kertaa vuodessa) Muut suomalaiset yliopistot ja Turun alueen ammattikorkeakoulut (JOO-sopimuksen mukaiseen sivuaine-opiskeluun liittyvät suoritustiedot kerran vuodessa) JOOPAS-järjestelmä (tutkinto-opiskelijoiden henkilötiedot ja opiskeluoikeudet) Puro-palvelun avulla opiskelija voi poimia toisessa yliopistossa tekemänsä suorituksen Virtatietovarannosta ja toimittaa sen sähköisesti omaan kotiyliopistoonsa. Puro-palvelu on käytössä viidessä suomalaisessa yliopistossa (marraskuussa 2015). SoleTM (opintojaksojen tiedot) Väinö (saapuneiden vaihto-opiskelijoiden opiskelijanumerot sekä kv-tuutorien tiedot) Vilja valintatietojärjestelmä (kv-tuutorien tiedot) Aino (Turun yliopiston hallinnoimia apurahoja hakeneiden opiskelijoiden tiedot) Turun yliopiston tietovarasto tieteellinen tutkimus (JulkisuusL 621/1999 ja HenkilötietoL 523/1999). Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle asianmukainen tutkimussuunnitelma ja ilmoitettava vastuullinen tutkija. rekisteröidyn luvalla yliopisto luovuttaa opiskelijoiden nimi- ja osoitetietoja rajoitettuihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin 7.1. Tietojen luovuttaminen opiskelijatietojärjestelmästä Opiskelijoiden henkilö- ja yhteystiedot sekä opintosuoritukset talletetaan opiskelijatietojärjestelmään. Opiskelijatietojärjestelmässä olevat tiedot ovat julkisia, ja niistä on pääperiaatteen mukaan jokaisella oikeus saada tietoja. Lisäksi jokaisella on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä itsestään on talletettu opiskelijatietojärjestelmään sekä oikeus saada erilaisia itseään koskevia tulosteita rekisteristä. Viranomaisen sisäisessä käytössä voidaan luovuttaa henkilörekisteritietoja, esim. opiskelijatietojärjestelmän tietoja, jolloin esimerkiksi professorille voidaan tulostaa lista hänen aineensa opiskelijoista. Ulkopuoliselle opiskelijatietojärjestelmästä voidaan antaa vähäinen määrä julkisia tietoja suullisesti taikka antamalla asiakirja nähtäväksi ja jäljennettäväksi. Perusteluja pyynnölle tai tietojen käyttötarkoitusta eikä myöskään pyytäjän henkilöllisyyttä ole tarvetta selvittää. Näin ollen esimerkiksi opiskelijan vanhemmilla on oikeus puhelimitse tiedustella ja saada tietoja opiskelijan opintosuoritusten määrästä tai kurssien arvosanoista. Henkilötietoja opiskelijatietojärjestelmästä ei kuitenkaan anneta, koska opiskelijatietojärjestelmä ei ole olemassa tätä tarkoitusta varten, vaan kysyjät ohjataan pyytämään tietoja esimerkiksi maistraatin kautta väestötietojärjestelmästä. Kopion tai tulosteen tai tiedot sähköisessä muodossa voi antaa vain, jos luovutuksen saajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja. Opiskelijatietojärjestelmästä voidaan luovuttaa opiskelijoiden nimi- ja yhteystietoja opiskeluun liittyviin tarkoituksiin, kuten kyselyjen ja mielipidetiedustelujen toteuttamiseksi sekä opiskeluun liittyviin tutkimuksiin ja selvityksiin tai informaation postittamista varten. Tietojen luovuttamiseen edellä mainittuihin tarkoituksiin kysytään opiskelijan lupa yliopistoon ilmoittautumisen yhteydessä. Suostumuksen tietojen luovuttamiseen voi antaa tai luvan voi peruuttaa myös myöhemmin opintojen aikana. Yliopisto ei luovuta opiskelijoiden tietoja suoramarkkinointiin. Tieteellisiin tutkimuksiin opiskelijatietojärjestelmän tietoja voidaan henkilötietolain mukaan luovuttaa ilman suostumustakin, jos laissa mainitut edellytykset täyttyvät. Henkilötunnuksen käsittely ja luovuttaminen on rajoitetumpaa kuin muiden henkilötietojen. Yliopisto voi käsitellä opiskelijan henkilötunnusta, kun se on tarpeen opiskelijan yksiselitteisessä yksilöinnissä. Henkilötunnusta ei kuitenkaan saa merkitä tarpeettomasti henkilörekisterin perusteella laadittuihin tai tulostettuihin asiakirjoihin. Myöskään ilmoitustaululla olevissa tiedotteissa henkilötunnus ei saa näkyä. 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Sivu 8 (8) ei siirretä 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Henkilökunta Opiskelija käyttöoikeuden edellytyksenä on kirjallinen lupa käyttäjällä on käyttöoikeus vain siihen rekisterin osaan, jota hän tarvitsee voimassa olevan virkaja työsuhteensa aikana ylioppilaskunnan henkilökunnalla käyttöoikeus ylioppilaskunnan jäsenyystietoihin kirjautumiseen vaaditaan henkilökohtainen tunnus ja salasana salasana on voimassa vain tietyn ajan käyttöoikeudet tarkistetaan päivittäin opiskelijalla Nettiopsun kautta käyttöoikeus omiin tietoihinsa Nettiopsuun kirjautumiseen vaaditaan henkilökohtainen tunnus ja salasana salasana on voimassa vain tietyn ajan käyttöoikeudet tarkistetaan päivittäin 10. Tarkastusoikeus Opiskelijalla on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa, ks. myös kohta 7.1. Tarkastus pyydetään yliopiston opiskelijavalinta ja opintohallinnolliset palvelut -yksiköstä. Avoimen yliopiston opintojen osalta tarkastusta pyydetään avoimen yliopiston opiskelijapalveluista. 11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Opiskelijalla on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Tiedot korjaa se yksikkö, joka tiedon on vienyt järjestelmään. Tietoja ei poisteta järjestelmästä opiskelijan pyynnöstä. Yliopistoilmoittautumisien ja opiskeluoikeuksien kirjaamisesta vastaa yliopiston opiskelijavalinta ja opintohallinnolliset palvelut -yksikkö. Kurssien, tenttien ja opintosuoritusten sekä hopsien kirjaamisesta vastuussa on asianomainen oppiaine, laitos tai tiedekunta. Tutkintotietojen kirjaamisesta vastaa tiedekunta. Opiskelijavaihtojen osalta kirjaamisesta vastaa kansainväliset asiat. Avoimen yliopiston opintojen osalta vastuussa on avoimen yliopiston opiskelijapalvelut. 12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Opiskelijoiden henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin. Opiskelijalla on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen luovutus yliopiston ulkopuolisille tahoille opiskeluun liittyviin tarkoituksiin, esimerkiksi kyselyjen ja mielipidetiedustelujen toteuttamiseen tai yhdistyksille, säätiöille ja viranomaisille opiskeluun liittyvän informaation postittamista varten. Tällaisia tietojen kysyjiä ovat mm. ylioppilaskunta, ammattijärjestöt (esim. valmistuneiden tiedot). Opiskelija ei voi kieltää tietojensa käsittelyä yliopiston sisäisissä raportoinneissa tai tutkimukseen liittyvissä henkilötietojen käsittelyissä. Opiskelija voi muuttaa tietojen luovutuksen luvan Nettiopsussa tai ottamalla yhteyttä Turun yliopiston opiskelijavalinta ja opintohallinnolliset palvelut -yksikköön. Avoimen yliopiston osalta yhteyttä otetaan avoimen yliopiston opiskelijapalveluihin.