Co-designing Campus and New Ways of Working Päivi Hietanen, Workplace Manager 31 st May 2016
Campus in transition
Goals and Challenges Aalto s New Strategy - 100 000 m2-18 MEUR
100% Where is everybody? 90% 80% Utilisation rate all buildings weeks 17 and 23 Desk occupancy benchmark: Public sector 42% Private sector 48% 70% 60% 50% 40% 30% Hämeentie 135 - week 17 Hämeentie 135 - week 24 TUAS - week 16 TUAS - week 23 Lämpömiehenkuja 2 - week 16 Lämpömiehenkuja 2 - week 23 Tietotalo - week 16 Tietotalo - week 23 GENT - vweek 16 GENT - week 23 20% 10% 0% Utilisation rate Workstations Meeting room seats Breakout area seats
Our office looks like prison
New space culture 37% of excessive space Low occupancy Cost savings Old structures and spaces New ways of working and learning Innovations + new knowledge Crossing borders Sustainability Sharing Diversity Encounters
New ways of working Anne Kinnunen
Campus Services Cell Office Private offices Meeting rooms Breakout Supportive
iilit How do people work? Level of interaction Yhteistyössä Connectors Yhdistelijät 11 hlö (40%) käytetty aika 9 hlö (32%) Navigators Navigoijat Ankkurit Anchors 6 hlö (21%) Keräilijät Gatherers 2 hlö (7%) vähän älliköiden kanssa i näitä, ja in että tämä pätee mään vaisuuden avat tulevat aan liikkuvuuteen? paljon n tuloksena saatiin profiilit 28:sta paljon Level of mobility Aika toimistossa Assigned Nimetty työpiste desk vähän Shared Jaettu työpiste desk
Activity based office Meeting Team offices for anchors Quiet booth Meeting Project room 22 staff 5 anchors 17 navigators 15 desks 40+ stools Desk sharing 1.7 267 sqm2 (-40%) BREAKOUT Lockers Kitchen F2F Multipurpose Copier Coat racks
Most people think the new space works well (3,9/5) Better atmosphere and more interaction (4,2/5) Visitors say it s attractive and positive image boost For some it s hard to change desk and find colleagues Working together is fun and we laugh more! 15/18 satisfied with new desks (n=18, scale 1-5) No-one felt their productivity has decreased. 55% feel more productive. POE 2014, KVA Arkkitehdit Oy
New building for ARTS Verstas Architects
ARTS office concept Work café Exhibition Work cafes+drop in Shared team offices Project rooms Meeting rooms Quiet booths 25 bookable offices Anchors Campus mobiles Mobiles 550 staff 407 FTE 300 desks -52% office space Work café Floor plan: Verstas Architects
Workplace Change CAS 20 Partnership Services 40 SPA 30 SM 40 Library pilot 15 PYK 20 ARTS Deans office 50 Language center + LES 95 SM 80 ACRE 40 Built Environment 100 (started) CHEM pilot 15 Learning Center 70 Computer Science 400 (started) New main building (Dipoli) 135 Aalto ARTS 450 2014 2015 2016 2017 2018 145 persons 400 persons 1500 persons
Support for New ways of Working CRE HRD ICT
Co-designing Learning Center
Oppimiskeskus palvelumuotoilukonsepti 2013-2017 I have digital access to all services. Why should I go to library? 3.1 Haastattelut ja käyttäjäprofiilien synty Haastatellut kohderyhmät Opiskelijat Otaniemessä 73 kpl Opiskelijat Arabiassa 24 kpl Opiskelijat Töölössä 20 kpl Tutkijat 10 kpl Henkilökunta 16 kpl Alumnit 3 kpl Opettajat 12 kpl Yritysedustajat 10 kpl Vipu-tiimi (6kpl) TOST-yksikkö (20kpl) Service design teams + 200 user interviews Haastattelut toteutettiin aluksi teemahaastattelurungon avulla, toisessa vaiheessa taas workshopissa syntyneiden ideoiden ja niistä muokattujen prototyyppien perusteella. Haastattelut toteutti Kuudennen Kerroksen suunnittelutiimi yhdessä hankkeessa mukana olleiden palvelumuotoilutiimien kanssa. Haastattelutulosten perusteella muodostimme Suurin ryhmä, opiskelijat jaettiin käyttäytymisen ja la sivuilla.
User profiles and customer journeys Noudattaa rutiineja tulee tuttuun tilaan lukemaan joka päivä. Muutama ystävä kampuksella, ei tutustu uusiin ystäviin aktiivisesti. Ottaa mielellään vastaan ohjeita tuottavuuden lisäämisestä tai tehokkaammista rutiineista. Tekee omaehtoista oppimista kaiken aikaa ei kaipaa luentoja ja ryhmätöitä. Selkeä urapolku mielessä.
Novel Service Concept Information & Learning Autamme sinua hahmottamaan ja löytämään nopeasti parhaat akateemiset sisällöt. Working Tarjoamme monikäyttöiset ja inspiroivat tilat työntekoon ja oppimiseen yksin tai ryhmässä Lainaus/Palautus Käsikirjasto Kurssikirjat Kokoelmat Lehtisali Gradut Sähköiset julkaisut Tieteellisten lehtien rankinglistat Artikkelitietokannat Tutkimusmenetelmätietokannat Verkkokurssien kokoomatietokannat Tiedonhaun itseopiskelusivusto Personoitu opetus Tutkimusmaisemapalvelu Data.aalto.fi Visualisoidut e-aineistot VIsualisoidut palvelut Kirjojen jonotuslista Sähköinen helppari Vertaistukikeskustelupalsta Sähköinen palveluportfolio Tietoasiantuntijapalvelu Aloituspaketti tutkijalle Henkilökohtainen ohjaus -vierihoito Tutkijan julkaisuapu Päivystysvuoro kampuksella Tenttiakvaario Cave Room Events & Networking Learning Palvelulupaus: together Yhdessä oppiminen makes tekee us meistä best in the maailman parhaita. world Ryhmätyötilat S, M, L, XL Muokkaa oma työskentelytilasi Pitch Room Graafisen suunnittelu pop up -piste Super Data Room Visual Resources Center Video editing Personal productivity Tarjoamme kontekstin tavata ihmisiä, jotka ovat kiinnostuneita samoista asioista kuin sinä. Tiede- ja taideaukio DIY Seminaaripalvelu Emeritus Lounge Kompassi Academic Mind Sparring Autamme saamaan parempia päivittäisiä rutiineja opiskeluun tai työntekoon. Lock & Load kehon ja mielen virkistyspaja Big Hairy Audacious goal (BHAG) board
Concept for the new main building ALA Arkkitehdit
Learning Restaurant student project pata is a new replicable restaurant concept for Aalto University. This is a guide that provides instructions for increasing the use of space and activity in a restaurant. pata is like a melting pot gathering different people from different countries, cultures and disciplines to a place where they can interact, share ideas and learn from each other. Start by playing around with our spices and create your own perfect pata recipe! 3
Dipoli brand lobby design project
Dan Perjovschi