LAPIN MAAKUNNAN YHTEISTYÖRYHMÄN SIHTEERISTÖN TYÖJÄRJESTYS Hyväksytty: Maakunnan yhteistyöryhmän kokouksessa 18.10.2007 Voimaantulo : 18.10.2007 Tarkastettu 5 : Maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristössä 7.4.2008 Tarkastettu 6 ja 12 : Maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristössä 27.2.2009 Tarkastettu 6 ja 12 : Maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristössä 18.3.2009 I Luku Maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristö ja sen tehtävät 1 Maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristö ja sen toimikausi Lapin maakunnan yhteistyöryhmä on rakennerahasto-ohjelmien maakunnassa tapahtuvaa toimeenpanoa ja alueen kehittämiseen vaikuttavien toimenpiteiden yhteensovittamista varten perustettu toimielin. Sihteeristön tehtävänä on maakunnan yhteistyöryhmän käsittelyyn tulevien asioiden valmistelu-, esittely- ja täytäntöönpanotehtävät. Sihteeristön puheenjohtajana toimii Lapin liiton maakuntajohtaja ja hänen ollessa estyneenä tai esteellinen hänen sijaisekseen määrätty Lapin liiton palveluksessa oleva virkamies. Mikäli sekä puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja ovat esteellisiä, valitaan joku jäsenistä ao. asiakohdan ajaksi väliaikaiseksi puheenjohtajaksi. Yhteistyöryhmän ja sen sihteeristön toimikaudet jatkuvat ohjelmakauden 2007 2013 loppuun, kunnes Euroopan yhteisöjen komissio on hyväksynyt toimenpideohjelman täytäntöönpanoa koskevan loppukertomuksen. MYR voi jatkaa sihteeristön toimikautta, jos tehtävien hoitaminen sitä vaatii. 2 Sihteeristön kokoonpano Yhteistyöryhmä kutsuu sihteereikseen yhteistyöryhmässä edustettuina olevien viranomaisten palveluksessa olevia henkilöitä niin, että viranomaisten edustus tulee tasapuolisesti huomioon otetuksi. Maakunnan yhteistyöryhmä voi kutsua sihteeristöön pysyviä asiantuntijoita. Asiantuntijat eivät ota osaa päätöksentekoon. Yhteistyöryhmä voi kutsua asiantuntijan kokoukseen myös yksittäisen asian käsittelyn ajaksi. 3 Sihteeristön tehtävät Sihteeristön tehtävänä on: 1) valmistella maakunnan yhteistyöasiakirja ja sen tarkistaminen maakunnan yhteistyöryhmän hyväksyttäväksi, 2) käsitellä yhteen sovittavasti kaikki rakennerahasto-ohjelmien hankkeet lukuun ottamatta liikesalaisuuden piiriin kuuluvia yritystukihankkeita; 1
3) arvioida hankkeiden soveltuvuus rakennerahasto-ohjelmien toteuttamiseksi maakunnassa yhteistyöryhmän hyväksymien valintakriteerien perusteella; 4) arvioida hankkeiden tasa-arvovaikutukset; 5) arvioida hankkeiden ympäristövaikutukset; 6) valmistella esitykset yhteistyöryhmän käsittelyyn menevistä hankkeista; 7) valmistella muut yhteistyöryhmän käsittelyyn menevät asiat; 8) huolehtia rakennerahasto-ohjelmien toteutumisen seurannasta ja raportoinnista maakunnan yhteistyöryhmälle; 9) huolehtia tiedottamisesta yhteistyöryhmän päättämällä tavalla; 10) panna täytäntöön yhteistyöryhmän päätökset; 11) valmistella ja panna täytäntöön muut yhteistyöryhmän määräämät asiat. 4 Työryhmät Sihteeristö voi asettamiskirjeellä nimittää rahoittajaorganisaatioiden edustajista koostuvia toimiala- tai teemakohtaisia työryhmiä. Työryhmien tehtävänä on tukea rakennerahastohankkeiden koordinointia ja yhteen sovittamista sekä toimia informaatiokanavana hankevalmistelijoiden kesken. Työryhmät myös seuraavat alansa kehitystä ja rakennerahastohankkeiden toteutumista, tuloksia ja vaikuttavuutta. Hankekohtaiset rahoituspäätösesitykset tekee kukin valmistelija virkavastuulla. Työryhmille asetetaan jäsenet ja kokoonkutsujat. Ohjelmakauden alkaessa sihteeristö asettaa työryhmät seuraaviin teemoihin - matkailu - innovaatiopalvelut ja -järjestelmät - luovat toimialat; sisällöntuotanto, kulttuuri sekä käsi- ja taideteollisuus - hyvinvointi; sote-palvelut, syrjäytymisen ehkäiseminen, työssä jaksaminen ja työhyvinvointi Työryhmiä voidaan tarvittaessa lakkauttaa tai perustaa lisää. Sihteeristöllä on myös suunnittelutyöryhmä. Sen tehtävänä on valmistella sihteeristön käsittelyyn tulevia hankkeiden yhteensovitusta, ohjelman toimeenpanoa, tiedottamista, hankekoulutusta ja seurantaa koskevia asioita sekä muita sihteeristön sille antamia tehtäviä. Suunnittelutiimi valmistelee mm. vuotuiset teemahaut, tiedotusohjelman ja koulutussuunnitelman sekä järjestää tiimien yhteiskokouksia. 5 Hankehaut Rakennerahasto-ohjelmissa on jatkuva haku. Lisäksi sihteeristö päättää kahdesta vuosittain toimeenpantavasta rakennerahasto-ohjelmiin liittyvästä teemahausta. Haut ovat vuosittain samaan aikaan: - 10.1.-25.2., rahoituspäätökset pyritään tekemään 30.6. mennessä - 10.8.-25.9., rahoituspäätökset pyritään tekemään 31.12. mennessä. Kullakin teemahaulla on Lapin kehittämisstrategioihin liittyvät erityiset painotukset. Painotukset määritellään sihteeristössä pääpiirteissään edellisenä vuonna ja ne hyväksytään yhteistyöryhmässä edellisen toimintavuoden lopussa. Sihteeristö voi tarvittaessa päättää kahta päähakua täydentävien hakukierrosten toteuttamisesta. 2
6 Hankkeiden käsittely Hankkeet käsitellään yhteen sovittavasti sihteeristön asettamissa työryhmissä. Hanke viedään työryhmäkäsittelyyn silloin, kun se kuuluu jonkun työryhmän toimialaan. Työryhmäkäsittelyn jälkeen hanke päätösesityksineen tuodaan sihteeristön käsittelyyn. Sihteeristö painottaa käsittelyssään hankkeiden vaikuttavuuden ja strategisuuden arviointia. Sihteeristö antaa hankkeista lausuntonsa sekä arvioi niiden ympäristö- ja tasaarvovaikutukset. Valmistelijoiden tukikelpoisiksi katsomat hankkeet voidaan käsitellä yhdellä kertaa. Erikseen sihteeristö käsittelee yhteistyöryhmään menevät hankkeet. MYR käsittelee hankkeet silloin, kun - hanke on aluekehityksen kannalta merkittävä - aiheutuu merkittävä muutos yhteistyöasiakirjassa sovittuihin linjauksiin - yksittäiselle hankkeelle esitetty EU:n rahoitusosuus ylittää - kehittämishankkeessa 300 000 euroa - koulutushankkeessa 500 000 euroa - investointihankkeessa 500 000 euroa - rahoittajataho, sihteeristön puheenjohtaja tai maakunnan yhteistyöryhmän puheenjohtajat sitä esittävät. Ao. rahoittajataho ei voi myöntää hankkeelle rakennerahaston tukea, jos sihteeristö tai yhteistyöryhmä ei ole lausunnossaan hanketta puoltanut. Myönteinen lausunto ei sido rahoittajatahoa, jos siihen on painavia syitä. Jos rahoittajataho aikoo myönteisestä lausunnosta huolimatta tehdä poikkeavan rahoituspäätöksen, sen tulee antaa yhteistyöryhmälle tästä tieto ja perustelut. Liikesalaisuuden piiriin kuuluvia tietoja sisältäviä yritystukihankkeita ei käsitellä sihteeristössä. 7 Maakunnan yhteistyöasiakirjan (MYAK) laatiminen ja tarkastaminen Sihteeristö valmistelee MYR:n hyväksyttäväksi yhteistyöasiakirjan niin, kuin rakennerahastolaki ja MYR:n työjärjestys edellyttävät. Yhteistyöasiakirja valmistellaan vuosittain yhdessä maakuntaohjelman toteuttamissuunnitelman kanssa elokuun ja lokakuun välisenä aikana. Lapin liitto johtaa, ohjeistaa ja koordinoi valmistelun sekä toimittaa asiakirjan. Hallinnolliset käsittelyt ovat lokakuussa maakunnan yhteistyöryhmässä ja Lapin liiton hallituksessa. Valmistelussa ja sihteeristön käsittelyissä hyödynnetään sähköistä alustaa, jonka ylläpidosta vastaa Lapin liitto. ESR -varojen suuntaamisen valmistelusta vastaa Pohjois-Suomen koordinoiva TE-keskus. Yhteistyöasiakirjan tarkistaminen tehdään määrärahojen irrottamisen jälkeen. Jos asiakirjaan ei tarvita muutoksia tai ne ovat vähäisiä, voidaan tarkistaminen tehdä sähköpostikokouksessa. 8 Hankkeiden ympäristövaikutusten selvittäminen Rahoitushakemuksessa hakijalta edellytetään sanallinen ympäristövaikutusten arviointi. Hankkeen valmistelija tekee ympäristövaikutuksista oman arvionsa. 3
9 Tiedottaminen Lapin liitto tiedottaa MYR:n ja tarvittaessa sihteeristön kokouksen päätöksistä. Kukin viranomainen tiedottaa omasta rahoitustoiminnastaan, toteutuneesta rahoituksesta ja rahoitusinstrumenteista. Hankkeiden omistajat tiedottavat EU:n ohjeiden mukaisesti hankkeistaan. Suunnittelutiimi tekee vuosittain tiedotussuunnitelman. II Luku Kokousmenettely 10 Kokouksen aika, paikka ja koollekutsuminen Maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristö pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kutsu kokouksiin toimitetaan vähintään seitsemää päivää ennen kokousta. Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Esityslista lähetetään vähintään neljä päivää ennen kokousta. 11 Päätösvaltaisuus Sihteeristö on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. 12 Läsnäolo kokouksessa Läsnäolo-oikeus kokouksissa on sihteeristön varsinaisilla tai varajäsenillä, yhteistyöryhmän puheenjohtajilla, maakunnan yhteistyöryhmään nimetyllä saamelaiskäräjien edustajalla sekä kutsutulla sihteerillä. Pysyviksi asiantuntijoiksi nimetyillä edustajilla on läsnäolo-oikeus aluettaan tai asiantuntemustaan koskevien asioiden esittelyn ajan. Edustajat voivat tuolloin esittää asiaa koskevat lausuntonsa. Lisäksi rahoittajaviranomaiset voivat kutsua kokouksiin asioiden käsittelyä varten tarvittavat asiantuntijat. Kokoukset eivät ole julkisia 13 Kokousten julkisuus 14 Päätöksenteko Sihteeristön on pyrittävä päätöksenteossaan yksimielisyyteen. Jos päätöstä ei voida tehdä yksimielisesti, asia viedään maakunnan yhteistyöryhmän ratkaistavaksi. Sihteeristön päätökset eivät ole valituskelpoisia. 4
15 Pöytäkirjan laatiminen Sihteeristön kokouksista pidetään pöytäkirjaa. Pöytäkirja tarkastetaan seuraavassa kokouksessa 16 Kirjallinen menettely Asia, josta pitäisi tehdä ratkaisu ennen seuraavaa kokousta, voidaan saattaa sihteeristön hyväksyttäväksi kirjallista menettelyä käyttäen. Sihteeristön puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja lähettää sähköpostilla sihteeristön jäsenille kirjallisen menettelyn käynnistämistä koskevan päätösesityksen, johon jäsenen tulee seitsemän työpäivän kuluessa vastata, mikäli hän ei hyväksy kirjallisen menettelyn käyttöä tai päätösesitystä. Esitys on tullut hyväksytyksi, jos kirjallista menettelyä ja päätösesitystä ei ole vastustettu määräajassa. Kirjallisen menettelyn tulos ilmoitetaan sihteeristön seuraavassa kokouksessa. 5