Käyttöönottotyöryhmä

Käyttöönottotyöryhmä

Työpajan tavoitteet Hyväksytään datahubin käyttöönoton ja käyttöönottosuunnitelman tavoitteet jatkovaiheiden pohjaksi Muodostaa yhteinen näkemys käyttöönoton merkittävimmistä riskeistä, minkä pohjalta voidaan laatia käyttöönottosuunnitelmaan riskienhallintasuunnitelman ensimmäisen versio Tunnistaa käyttöönoton vaiheet ja olennaiset tehtävät toimialan näkökulmasta ensimmäisen projektisuunnitelman laatimiseksi sekä jatkovaiheiden tehtävien pohjaksi 2

Riskienhallintasuunnitelma riskilista Kotitehtävän vastauksena yhteensä 104 tunnistettua riskiä, joista 14 liittyi aikatauluun 13 resursseihin 11 datahub-järjestelmään 9 migraatioihin ja datan laatuun 7 testauksiin Analyysin ja yhdistelemisen jälkeen jäljelle jäi yhteensä 44 riskiä, jotka on luokiteltu 19 riskikategoriaan Tod.näk. (P), Vaikutus (I), # Kategoria Riskin nimi / kuvaus I x P Riskienhallinnan keinot 1,0-5,0 1,0-5,0 Aloitetaan valmistelut riittävän ajoissa Samanaikaisten tehtävien priorisointi (hankkeeseen kuuluvat ja muut samanaikaiset projektit) Tehtävien välisten riippuvuuksien ja aikakriittisten tehtävien huomiointi 1 Aikataulu Markkinaosapuolet eivät pysy aikataulussa 4,5 4,0 18,0 Resurssien joustavuus ja lisäresurssit sekä resurssivaraukset Riittävät tuki- ja neuvontapalvelut: datahub-operaattorit, datahub-järjestelmän toimittaja,... Suunnitelmien katselmointi 2 Aikataulu Markkinaosapuolten järjestelmätoimittajat eivät pysy aikataulussa 4,5 3,5 15,8 Riittävät sanktiot Yksityiskohtainen ja realistinen aikataulu Tehtävien välisten riippuvuuksien ja aikakriittisten tehtävien huomiointi Riittävät ja riittävän ajoissa aloitetu testaukset 3 Aikataulu Datahub-järjestelmäprojekti viivästyy FG:stä / datahub-toimittajasta johtuvista syistä 3,5 4,0 14,0 Tarkka poikkeamien seuranta Resurssien joustavuus ja lisäresurssit sekä resurssivaraukset Mahdollisista aikataulumuutoksista tiedotetaan ajoissa Määrittelytyön laatu hankinnasta alkaen Testaukset 4 Datahub-järjestelmä Puutteet ja virheet estävät suunnitellun käyttöönoton tai aiheuttavat virheitä 3,5 4,0 14,0 Markkinaosapuolten järjestelmien yhteensopivuuden varmistaminen Riittävät testaukset ja toimivat testausmenetelmät (esim. sprinttitestaus) Suorituskyvylle riittävät SLA:t ja sanktiot alittamisesta 5 Datahub-järjestelmä Järjestelmän epävakaa tai suorituskyky riittämätön 3,0 4,5 13,5 Riittävät sekä todellista ja äärimmäistä kuormitustilannetta kuvaavat testaukset (varmuuskertoimet) valmius nopeaan suorituskyvyn ja kapasiteetin kasvattamiseen Vaatimusmäärittelyn laatu 6 Datahub-järjestelmä Lukuisat toimitusprojektinaikaiset muutospyynnöt viivästyttävät käyttöönottoa 3,5 4,0 14,0 Toimivat hyväksymiskäytännöt Muuotostarpeiden luokittelu ja priorisointi Riittävän tarkan teknisen dokumentaation laatiminen ja toimittaminen järjestelmätoimittajille Markkinaosapuolten Puuttuvan dokumentaation havaitseminen riittävän ajoissa 7 Järjestelmien rajapinnat eivät ole yhteensopivia virheellisten, puuttuvien tai muuttuneiden määrittelyjen vuoksi 3,0 3,0 9,0 järjestelmät Muutostenhallinta ja viestintä Riittävät testaukset ajoissa Riittävän tarkka määrittelydokumentaatio järjestelmätoimittajille Määrittelydokumentaation toimittaminen riittävän ajoissa Markkinaosapuolten 8 Markkinaosapuolten järjestelmäprojektit epäonnistuvat tai viivästyvät tai järjestelmät otetaan käyttöön keskeneräisenä 4,0 4,5 18,0 Kehitys- tai tiedonvaihtoryhmät saman järjestelmätoimittajan asiakkaille järjestelmät Riittävät sanktiot toimitussopimuksiin Toimittajien välisen yhteistyön parantaminen Monikanavaisuus 9 Viestintä Sidosryhmäviestintä puutteellista, riittämätöntä, ei saavuta kaikkia tai muutoin epäonnistuu 3,0 3,0 9,0 Toisto Asiakasviestintä ennen käyttöönottoa vain aivan välttämättömistä asioista 10 Viestintä Asiakasviestintä epäonnistuu 1,5 2,5 3,8 Viestinnän selkeys Asiakkaalta ei edellytetä toimenpiteitä 11 Koulutus Markkinaosapuolet eivät ole sisäistäneet kaikkia datahubin aiheuttamia muutoksia 3,0 1,0 3,0 Lisää koulutusta ja kertausta Alan yhteinen koulutussuunnitelma 12 Koulutus Markkinaosapuolten henkilöstön koulutus epäonnistuu 3,0 3,0 9,0 Riittävä ohjeistus Muutostenhallinta 13 Kustannukset Käyttöönoton kustannukset ovat toimialalla ennakoitua suuremmat 3,5 2,5 8,8 Suunnitelmallinen ja hallittu toteutusprojekti Käyttöönottovalmiuden jatkuva tai reaaliaikainen seuranta Tarkastuspisteet Säännölliset kyselyt 14 Käyttöönottovalmius Kaikilla markkinaosapuolilla ei ole valmiutta käyttöönottoon suunnitelman mukaisesti 4,0 4,0 16,0 Jatkuva tiedottaminen Aikataulusuunnittelu Osapuolten käyttöönottosuunnitelmien katselmointi Valvonta 15 Käyttöönottovalmius Osapuolet eivät etene käyttöönottovalmiuden aikaansaamiseksi sovitun mukaisesti 3,0 4,0 12,0 Valtuudet puuttua lainsäädännöllisin tms. keinoin Katkoajankohdan valinta: ei vuodenvaihde, kuunvaihde, touko-kesäkuun vaihde tai elo-syyskuun vaihde Realistinen arvio katkoajasta 16 Käyttöönotto Katkoaika aiheuttaa kohtuutonta haittaa markkinaosapuolille ja/tai asiakkaille 3,5 4,5 15,8 Käyttökatkon valmistelu ja simulointi katkoajan minimoimiseksi ja puitävyyden varmistamiseksi Riittävät resurssit tukipalveluissa ja ongelmaratkaisussa 17 Käyttöönotto Markkinaosapuolten prosessit toimivat puutteellisesti tai virheellisesti katkoaikana 3,0 3,0 9,0 Vaihtoehtojen kartoittaminen Suunnitelman laatiminen 18 Käyttöönotto Käyttöönotto big bangina epäonnistuu 4,0 4,0 16,0 Big Bangin keventäminen Priorisointi mahdollisia ongelmatilanteita varten Rinnakkaisen käytön tai testikäytön mahdollisuus Suunnitelma, toimintamalli ja ohjeet keskeneräisten ja takautuvien tapahtumien purkamiseksi ja hoitamiseksi datahubiin 19 Käyttöönotto Uuden toimintamallin mukainen prosessien käynnistys epäonnistuu tiedonvaihdon jäädytyksen jälkeen 3,5 3,0 10,5 Rinnakkaiset järjestelmät tai järjestelyt Käyttöönoton tekninen suunnittelu Suunnitelmat ongelmatilanteiden varalle 20 Käyttöönotto Järjestelmätekniset ongelmat estävät tai viivästyttävät käyttöönottoa 3,0 5,0 15,0 Tietoliikenneyhteyksiin ja palomuureihin liittyvien sääntöjen ja vauksine etukäteissuunnittelu Etukäteistestaukset Peruutus- ja korjausprosessien määrittely etukäteen 21 Käyttöönotto Puuttuvat toimintamallit tiedonvaihtoon liittyvien virheiden käsittelemiseksi 2,0 1,0 2,0 Prosessikoulutus Koulutus datahub-järjestelmän käyttämiseksi Datahub-organisaation tukipalvelujen määrittely ja mitoitus 22 Käyttöönotto Riittämättömät käyttöönotonaikaiset tuen ja ylläpidon toimintamallit ja -prosessit markkinaosapuolille 2,5 3,5 8,8 Resurssivaraukset järjjestlmätoimittajilta Huolellinen suunnittelu 23 Käyttöönotto Puutteellinen roll-back suunnitelma 3,0 4,0 12,0 Laaja-alainen katselmointi Lainsäätäjien aktivointi sekä tarpeen konkretisointi 24 Lainsäädäntö Datahubiin käyttöönottoon liittyvät lakimuutokset viivästyvät 2,5 4,0 10,0 Toimialan yhteisen näkemyksen aikaansaaminen riittävän ajoissa käsittelyn nopeuttamiseksi 25 Lainsäädäntö Tietosuoja-asetuksen uudet tulkinnat tuovat rajoitteita datahubin käyttöönotolle tai käytölle 2,5 2,0 5,0 Tomialan ja datahub-projektin valmiudet vastata muutoksiin 26 Lainsäädäntö Lakimuutos henkilötietojen täydentämisestä massana viivästyy tai estyy 3,5 5,0 17,5 Plan B Datan laadun tarkistamisen aloittaminen riittävän ajoissa 27 Migraatiot Datahubiin lähdejärjestelmistä siirrettävä tieto on virheellistä tai puutteellista ("garbage in, garbage out") 3,5 4,5 15,8 Resursointi ja erilaisten tieteknisten työkalujen käyttö Datastandardin vakiointi riittävän ajoissa Tuotantokonversioiden validointi, testaus ja hyväksyntä 28 Migraatiot Tietokonversiot tai tietojen siirto datahubiin epäonnistuvat tuotantokäytön aloittamiseksi ("alkulataus") 2,5 4,5 11,3 Varautuminen kaikkeen mukaan lukien nopea viestintä Teknisen alustan toimivuuden varmistaminen Tunnistetaan kriittisimmät asiat 29 Muu Toistetaan Tanskan ja Norjan virheet 2,0 3,0 6,0 Järjestetään asiantuntijatapaamisia Prosessikuvausten läpikäynti eri osapuolten taholta 30 Tekniset määrittelyt Puutteelliset tai virheelliset prosessikuvaukset tai prosessit eivät toimi käytännössä 2,5 4,0 10,0 Dokumentoinnin laatu Testaukset Tarkkaan määritelty muutostenhallintaprosessi Muutosten priorisointi 31 Projektinhallinta Toimimaton käyttöönotonaikainen muutostenhallinta aiheuttaa virheitä ja viipeitä 3,0 3,0 9,0 Muutosten välttäminen lähestyttäessä käyttöönottoa Muutoksiin liittyvä viestintä Realistinen resurssiarvio Resurssisuunnittelu ja -varaukset 32 Resurssienhallinta Fingridin resurssien riittämättömyys (osaaminen ja määrä) 3,0 4,0 12,0 Back-up resurssit Resurssien koulutus riittävän ajoissa Järjestelmätoimittajan resurssien varmistaminen 3

Riskienhallintasuunnitelma Riskikategoriat Aikataulu Datahub-järjestelmä Johtaminen ja vastuut Koulutus Kustannukset Käyttöönotto Käyttöönottovalmius Lainsäädäntö Markkinaosapuolten järjestelmät Migraatiot Projektinhallinta Resurssienhallinta Sitoutuminen Tekniset määrittelyt Testaukset Tietoturva Ulkoiset tekijät Viestintä Muu 4

Lähes Merkityksetön Vaikuttavuus Erittäin vakava Riskimatriisi Riskit painottuivat vielä yhdistelyn jälkeenkin odotetusti koilliseen Erittäin epätodennäköinen Todennäköisyys Lähes varma 5

Esimerkkejä arvioiduista riskeistä: # Riskin nimi / kuvaus Tod.näk. (P), 1,0-5,0 Vaikutus (I), 1,0-5,0 I x P Riskienhallinnan keinot 1 Markkinaosapuolet eivät pysy aikataulussa 4,5 4,0 18,0 Aloitetaan valmistelut riittävän ajoissa Samanaikaisten tehtävien priorisointi (hankkeeseen kuuluvat ja muut samanaikaiset projektit) Tehtävien välisten riippuvuuksien ja aikakriittisten tehtävien huomiointi Resurssien joustavuus ja lisäresurssit sekä resurssivaraukset Riittävät tuki- ja neuvontapalvelut: datahub-operaattorit, datahub-järjestelmän toimittaja,... Suunnitelmien katselmointi 2 Markkinaosapuolten järjestelmätoimittajat eivät pysy aikataulussa 4,5 3,5 15,8 Riittävät sanktiot 6 33 34 Markkinaosapuolten resurssien riittämättömyys (osaaminen ja määrä) Järjestelmätoimittajien resurssien riittämättömyys (osaaminen ja määrä) 4,0 4,0 16,0 4,5 4,5 20,3 Realistinen resurssiarvio Resurssisuunnittelu ja -varaukset Back-up resurssit Resurssien koulutus riittävän ajoissa Järjestelmätoimittajan resurssien varmistaminen Selkeä työohjeistus suomeksi ja englanniksi Samanaikaisten tietojärjestelmä- ja kehitysprojektien koordinointi Kumppanuusverkotojen rakentaminen Osaamisen jakaminen Tilapäiset henkiöstöjärjestelyt (esim. vuokratyövoima, diplomityöntekijät) Realistinen resurssiarvio Resurssisuunnittelu ja -varaukset Back-up resurssit Uusien resurssien koulutus riittävän ajoissa

# Riskin nimi / kuvaus Tod.näk. (P), 1,0-5,0 Vaikutus (I), 1,0-5,0 I x P Riskienhallinnan keinot 8 14 16 Markkinaosapuolten järjestelmäprojektit epäonnistuvat tai viivästyvät tai järjestelmät otetaan käyttöön keskeneräisenä Kaikilla markkinaosapuolilla ei ole valmiutta käyttöönottoon suunnitelman mukaisesti Katkoaika aiheuttaa kohtuutonta haittaa markkinaosapuolille ja/tai asiakkaille 4,0 4,5 18,0 4,0 4,0 16,0 3,5 4,5 15,8 18 Käyttöönotto big bangina epäonnistuu 4,0 4,0 16,0 Riittävän tarkka määrittelydokumentaatio järjestelmätoimittajille Määrittelydokumentaation toimittaminen riittävän ajoissa Kehitys- tai tiedonvaihtoryhmät saman järjestelmätoimittajan asiakkaille Riittävät sanktiot toimitussopimuksiin Toimittajien välisen yhteistyön parantaminen Käyttöönottovalmiuden jatkuva tai reaaliaikainen seuranta Tarkastuspisteet Säännölliset kyselyt Jatkuva tiedottaminen Aikataulusuunnittelu Osapuolten käyttöönottosuunnitelmien katselmointi Katkoajankohdan valinta: ei vuodenvaihde, kuunvaihde, touko-kesäkuun vaihde tai elo-syyskuun vaihde Realistinen arvio katkoajasta Käyttökatkon valmistelu ja simulointi katkoajan minimoimiseksi ja puitävyyden varmistamiseksi Riittävät resurssit tukipalveluissa ja ongelmaratkaisussa Vaihtoehtojen kartoittaminen Suunnitelman laatiminen Big Bangin keventäminen Priorisointi mahdollisia ongelmatilanteita varten Rinnakkaisen käytön tai testikäytön mahdollisuus 7

# Riskin nimi / kuvaus Tod.näk. (P), 1,0-5,0 Vaikutus (I), 1,0-5,0 I x P Riskienhallinnan keinot 27 36 37 42 Datahubiin lähdejärjestelmistä siirrettävä tieto on virheellistä tai puutteellista ("garbage in, garbage out") Osapuolet eivät ole aidosti sitoutuneet käyttöönoton valmisteluun riittävän ajoissa Osapuolten liityntöjen ja prosessien end-2- end testaukset eivät paljasta kaikki kriittisiä tai vakavia virheitä Epäselvistä vastuista johtuen käyttöönoton tehtäviä jää tekemättä tai ne viivästyvät 3,5 4,5 15,8 3,5 4,0 14,0 4,0 4,5 18,0 3,5 4,0 14,0 Datan laadun tarkistamisen aloittaminen riittävän ajoissa Resursointi ja erilaisten tieteknisten työkalujen käyttö Viestintä Osallistaminen Motivointi Välitön puuttuminen Mustat listat ja viranomaissankiointi Testitapausten kattavuus Testitapausten määrittely riittävän aikaisessa vaiheessa Toimialan mukaanottaminen testitapausten määrittelyyn Riittävä testausaika ja -kierrokset Selkeät vastuujakokaaviot Nopeasti toimivat päätöksentekoprosessit Toimiva ohjausmalli käyttöönotolle ja sen tehtäville Riittävä ja riittävänaikainen kommunikointi Viestinnän selkeys 8

# Riskin nimi / kuvaus Tod.näk. (P), 1,0-5,0 Vaikutus (I), 1,0-5,0 I x P 26 Lakimuutos henkilötietojen täydentämisestä massana viivästyy tai estyy 3,5 5,0 17,5 20 Järjestelmätekniset ongelmat estävät tai viivästyttävät käyttöönottoa 3,0 5,0 15,0 39 Testi- ja tuotantoympäristö eivät ole samat, mikä viivästyy käyttöönottoa tai johtaa virheisiin tuotantoympäristössä 3,0 5,0 15,0 3 Datahub-järjestelmäprojekti viivästyy FG:stä / datahub-toimittajasta johtuvista syistä 3,5 4,0 14,0 4 Puutteet ja virheet estävät suunnitellun käyttöönoton tai aiheuttavat virheitä 3,5 4,0 14,0 6 Lukuisat toimitusprojektinaikaiset muutospyynnöt viivästyttävät käyttöönottoa 3,5 4,0 14,0 5 Järjestelmän epävakaa tai suorituskyky riittämätön 3,0 4,5 13,5 15 Osapuolet eivät etene käyttöönottovalmiuden aikaansaamiseksi sovitun mukaisesti 3,0 4,0 12,0 23 Puutteellinen roll-back suunnitelma 3,0 4,0 12,0 32 Fingridin resurssien riittämättömyys (osaaminen ja määrä) 3,0 4,0 12,0 38 Testimenettelyt, virheiden käsittelytavat ja hyväksynnät sekä tyyppivirheiden tunnistaminen ja niistä viestiminen ovat toimimattomia 3,0 4,0 12,0 28 Tietokonversiot tai tietojen siirto datahubiin epäonnistuvat tuotantokäytön aloittamiseksi ("alkulataus") 2,5 4,5 11,3 9

Käyttöönoton vaiheistus

Käyttöönoton vaiheistus - tavoite Milestone / tarkistuspisteet Tehtävä Riippuvuus edeltävästä tehtävästä Testaus, migraatio Koulutus, viestintä Käyttöönottosuunnitelma Versio 1.0 valmis Vaihe 1 Käyttöönoton valmistelu Fokus tänään Vaihe 2 Käyttöönotto Syyskuun kokous Vaihe 3 Käyttöönoton jälkeen 11

Esimerkki - tietokonversiosuunnitelma 12

Käyttöönoton vaiheistus kysymyksiä Milloin eri suunnitelmien esim. koulutus- ja viestintäsuunnitelma tulee olla valmiita vai päivitetäänkö niitä jatkuvasti? Mistä vaihe 2. käyttöönotto alkaa? Mihin se päättyy? Mitkä ovat kriteerit vaiheesta toiseen siirtymiseen? Mitä markkinaosapuolten tulee tietää, jotta voivat suunnitella omat tehtävänsä? Mikä on olennaista version 1.0 julkaisuvaiheessa? Millä tasolla tehtäviä on syytä kuvata tässä vaiheessa (esett esimerkkinä alla)? 13

Vaihe 1. Käyttöönoton valmistelu Tehtävät Käyttöönottosuunnitelman version 2.0 laatiminen Viestintä- ja koulutussuunnitelma 2.0 Käyttöönoton sekä itse go-liven yksityiskohtaisen tehtävälistan laatiminen aikatauluineen Testi- ja hyväksymismenettelyt Osapuolten käyttöönottosuunnitelmien valmistelu Datan laadun tarkastaminen ja ylläpito sekä testikonversiot Osapuolten järjestelmämuutosten toimeenpano Testaaminen - integraatio ja E2E (vaiheistus?) Muutosten hallinnan prosessi(e)n määrittely Tarkistuspisteet / milestonet Datahub-hankintapäätös tehty Testaussuunnitelma valmis Osapuolten ja datahubin väliset palvelusopimukset tehty Tarvittavat lakimuutokset tehty Tuotannollinen vastaanottotarkastus tehty Riippuvuuksien määrittely ja luokittelu Riippuvuudet voivat liittyä käyttöönoton muihin tehtäviin tai riippuvuudet voivat olla myös ulkoisia. Myös tieto siitä, että riippuvuuksia ei ole, on tärkeä. Näiden tehtävien valmistelu on mahdollista aloittaa heti. Aika-, resurssi- tai osaamiskriittisyys Jatkuvat tehtävät: koulutus, viestintä, säännölliset tapaamiset ydintiimin(?) kanssa 14

Vaihe 2. Käyttöönotto (go-live) Tehtävä Nykyisen tiedonvaihdon lakkauttaminen Alakohdat Vanha sanomaliikenne saatetaan loppuun Tietoliikennekatkon aloitus Yliheiton toteutus Tietojen poiminta, tarkistus ja lataus Selkeä vaiheistus eri osapuolien välillä Tehtävien reaaliaikainen seuranta Testaaminen (ml. security-testaus) Restlistin tuottaminen Testauksen hyväksyntä Rästilistan hyväksyntä Uuden tiedonvaihdon aloittaminen Sanomajonojen muodostus omiin järjestelmiin Päätös tiedonvaihdon aloittamisesta ja katkon päättäminen Jatkuvat tehtävät: käyttöönoton tuki, käyttöönoton tilanteen viestintä, säännölliset tapaamiset ydintiimin kanssa(?) 15

Vaihe 3. Käyttöönoton jälkeinen vaihe Tehtävä Tarkistuspisteet / milestonet Datahub-tiedonsiirron korotettu seuranta Tietojen tarkistus Virheiden kommunikointi Rästilistan siivous Tasevirheiden laskenta go live -hetkestä Järjestelmän siirto ylläpitotiimille Testaussuunnitelma valmis Karkkien ja pizzojen tilaus :) Osapuolten ja datahubin väliset palvelusopimukset tehty Jatkuvat tehtävät: Tehostettu tuki osapuolille, viestintä 16

Fingrid Datahub Oy c/o Fingrid Oyj Läkkisepäntie 21 00620 Helsinki PL 530, 00101 Helsinki Puh. 030 395 5000 Y-tunnus: 2745543-5