6. KESÄKUUTA 2017 Kunnanhallitus 6.6.2017 175 Valtuusto 14.6.2017 67 UTAJÄRVEN KUNNAN HALLINTOSÄÄNTÖ Arja Rantanen, hallintojohtaja
Sisällysluettelo I OSA HALLINNON JA TOIMINNAN JÄRJESTÄMINEN... 6 1 luku Yleiset määräykset... 6 1 Hallintosäännön soveltaminen... 6 2 Luku Kunnan johtaminen... 6 2 Kunnan johtamisjärjestelmä... 7 3 Kunnanhallituksen lakisääteiset tehtävät... 7 4 Kunnanhallituksen puheenjohtajan tehtävät... 7 5 Valtuuston puheenjohtajan tehtävät... 8 6 Kunnan viestintä... 8 3 Luku Toimielinorganisaatio... 8 7 Valtuusto... 8 8 Kunnanhallitus, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan jaosto... 9 9 Tarkastuslautakunta... 9 10 Lautakunnat ja toimielimet... 9 11 Muut johtokunnat... 10 12 Vaalitoimielimet... 10 13 Vaikuttamistoimielimet... 10 4 Luku Henkilöstöorganisaatio... 10 14 Henkilöstöorganisaatio... 10 15 Kunnanjohtaja... 11 16 Toimialajohtajat... 11 17 Toimialojen organisaatio ja tehtävät... 11 18 Vastuualueiden ja yksiköiden organisaatio... 12 5 luku Konserniohjaus... 12 19 Konsernijohto... 12 20 Konsernijohdon tehtävät ja toimivallan jako... 12 6 luku Sopimusten hallinta... 13 21 Kunnanhallituksen tehtävät... 13 7 Luku Toimielinten tehtävät ja toimivallan jako... 14 22 Valtuuston tehtävät... 14 23 Kunnanhallituksen tehtävät ja toimivalta... 14 24 Toimivalta asiakirjan antamisesta päättämisessä... 15 25 Asian ottaminen kunnanhallituksen käsiteltäväksi... 15 26 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen... 15 8 Luku Toimivalta henkilöstöasioissa... 16 27 Luvun määräysten soveltaminen... 16 1
28 Kunnanhallituksen yleistoimivalta... 16 29 Työnjohtovallan käyttäminen... 16 30 Viran perustaminen ja lakkauttaminen sekä virkanimikkeen muuttaminen... 16 31 Virkasuhteen muuttaminen työsuhteeksi... 16 32 Kelpoisuusvaatimukset... 16 33 Virkasuhteeseen ottaminen ilman hakumenettelyä... 17 34 Haettavaksi julistaminen... 17 35 Virkaan ottaminen virkaan valitun irtisanouduttua ennen virantoimituksen alkamista.. 17 36 Henkilöstövalinnat ja palkan määrääminen... 17 37 Harkinnanvaraiset palkanosat... 17 38 Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen... 17 39 Sivutoimet... 18 40 Viranhaltijan työ- ja toimintakyvyn selvittäminen... 18 41 Virkavapaan myöntäminen kunnanjohtajalle ja sijaisen ottaminen... 18 42 Virka- ja työvapaan myöntäminen ja sijaisen ottaminen... 18 43 Virantoimituksesta pidättäminen... 18 44 Virkasuhteen ja työsuhteen muuttaminen osa-aikaiseksi... 18 45 Lomauttaminen... 19 46 Palvelussuhteen päättyminen... 19 47 Menetettyjen ansioiden korvaaminen... 19 48 Palkan takaisinperiminen... 19 9 luku Asiakirjahallinnon järjestäminen... 19 49 Kunnanhallituksen asiakirjahallinnon tehtävät... 20 50 Asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävät... 20 51 Lautakunnan/toimialan asiakirjahallinnon tehtävät... 20 II OSA TALOUS JA VALVONTA... 20 10 luku Taloudenhoito... 20 52 Talousarvio ja taloussuunnitelma... 21 53 Talousarvion täytäntöönpano... 21 54 Toiminnan ja talouden seuranta... 21 55 Talousarvion sitovuus... 21 56 Talousarvion muutokset... 21 57 Omaisuuden luovuttaminen ja vuokraaminen... 22 58 Poistosuunnitelman hyväksyminen... 22 59 Rahatalouden hoitaminen... 22 60 Maksuista päättäminen... 22 61 Asiakirjojen ja tietojen antamisesta perittävät maksut... 23 11 Luku Hallinnon ja talouden tarkastus... 23 2
62 Ulkoinen ja sisäinen valvonta... 23 63 Tarkastuslautakunnan kokoukset... 23 64 Tarkastuslautakunnan tehtävät ja raportointi... 24 65 Tilintarkastusyhteisön valinta... 25 66 Tilintarkastajan tehtävät... 25 67 Tarkastuslautakunnan antamat tehtävät... 25 68 Tilintarkastuskertomus ja muu raportointi... 26 12 Luku Sisäinen valvonta ja riskienhallinta... 26 69 Valtuuston tehtävät... 26 70 Kunnanhallituksen tehtävät... 26 71 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan jaoston tehtävät... 27 72 Toimielinten tehtävät... 27 73 Viranhaltijoiden tehtävät... 27 74 Sisäisen tarkastuksen tehtävät... 27 III OSA VALTUUSTO... 28 13 luku Valtuuston toiminta... 28 75 Valtuuston toiminnan järjestelyt... 28 76 Valtuustoryhmän muodostaminen ja valtuustoryhmän nimi... 28 77 Muutokset valtuustoryhmän kokoonpanossa... 28 78 Istumajärjestys... 29 14 luku Valtuuston kokoukset... 29 79 Valtuuston päätöksentekotavat... 29 80 Sähköinen kokous... 29 81 Kokouskutsu... 29 82 Esityslista... 29 83 Esityslistan julkaiseminen yleisessä tietoverkossa... 30 84 Sähköinen kokouskutsu... 30 85 Jatkokokous... 30 86 Varavaltuutetun kutsuminen... 30 87 Kunnanhallituksen ja kunnanjohtajan läsnäolo... 30 88 Nuorisovaltuuston edustajan läsnäolo... 30 89 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus... 30 90 Kokouksen johtaminen... 31 91 Puheenjohdon luovuttaminen varapuheenjohtajalle... 31 92 Tilapäinen puheenjohtaja... 31 93 Esteellisyys... 31 94 Asioiden käsittelyjärjestys... 31 95 Puheenvuorot... 32 3
96 Pöydällepano ja asian palauttaminen valmisteltavaksi... 32 97 Ehdotukset ja keskustelun päättäminen... 32 98 Päätöksen toteaminen... 33 99 Äänestykseen otettavat ehdotukset... 33 100 Äänestystapa... 33 101 Äänestysjärjestys... 33 102 Toimenpidealoite... 33 103 Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen... 34 104 Päätösten tiedoksianto kunnan jäsenille... 34 15 luku Enemmistövaali ja suhteellinen vaali... 34 105 Vaaleja koskevat yleiset määräykset... 34 106 Valtuuston vaalilautakunta... 35 107 Ehdokaslistojen jättäminen ja vaalitoimituksen nimenhuuto... 35 108 Ehdokaslistojen laatiminen... 35 109 Ehdokaslistojen tarkastus ja oikaiseminen... 35 110 Ehdokaslistojen yhdistelmä... 35 111 Suhteellisen vaalin toimittaminen... 36 112 Vaalin tuloksen toteaminen... 36 113 Suljettu lippuäänestys ja äänestyslippujen säilyttäminen... 36 114 Vaalitoimituksen avustajat... 36 16 luku Valtuutetun aloite- ja kyselyoikeus... 36 115 Valtuutettujen aloitteet... 36 116 Kunnanhallitukselle osoitettava kysymys... 37 117 Kyselytunti... 37 IV OSA PÄÄTÖKSENTEKO- JA HALLINTOMENETTELY... 37 17 luku Kokousmenettely... 37 118 Määräysten soveltaminen... 38 119 Toimielimen päätöksentekotavat... 38 120 Sähköinen kokous... 38 121 Sähköinen päätöksentekomenettely... 38 122 Kokousaika ja -paikka... 38 123 Kokouskutsu... 38 124 Esityslistan julkaiseminen yleisessä tietoverkossa... 39 125 Sähköinen kokouskutsu... 39 126 Jatkokokous... 39 127 Varajäsenen kutsuminen... 39 128 Läsnäolo kokouksessa... 39 129 Kunnanhallituksen edustaja muissa toimielimissä... 40 4
130 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus... 40 131 Tilapäinen puheenjohtaja... 40 132 Kokouksen johtaminen ja puheenvuorot... 40 133 Kokouskutsussa mainitsemattoman asian käsittely... 40 134 Esittely... 41 135 Kokouksen julkisuus... 41 136 Esteellisyys... 41 137 Pöydällepano ja asian palauttaminen valmisteltavaksi... 41 138 Ehdotukset ja keskustelun päättäminen... 41 139 Päätöksen toteaminen... 42 140 Äänestykseen otettavat ehdotukset... 42 141 Äänestys ja vaali... 42 142 Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen... 42 143 Päätösten tiedoksianto kunnan jäsenelle... 43 18 Luku Muut määräykset... 43 144 Aloiteoikeus... 43 145 Aloitteen käsittely... 44 146 Aloitteen tekijälle annettavat tiedot... 44 147 Asiakirjojen allekirjoittaminen.... 44 148 Todisteellisen tiedoksiannon vastaanottaminen... 45 V OSA LUOTTAMUSHENKILÖIDEN TALOUDELLISTEN ETUUKSIEN PERUSTEET 45 Yleisperustelut... 45 Hallintosäännön sitovuus ja voimaantulo... 46 5
Utajärven kunnan hallintosääntö Hyväksytty 14.6.2017 valtuustossa. Hallintosääntö tulee voimaan heti. Aikaisemmat säännöt kumotaan tällä hallintosäännöllä. I OSA HALLINNON JA TOIMINNAN JÄRJESTÄMINEN 1 luku Yleiset määräykset 1 Hallintosäännön soveltaminen Utajärven kunnan hallinnon ja toiminnan järjestämisessä noudatetaan tämän hallintosäännön määräyksiä. Hallintosäännössä määrätään toimielimistä ja johtamisesta toimivallasta ja tehtävistä konserniohjauksessa ja sopimusten hallinnassa kunnan viranomaisten muista tehtävistä ja toimivallan jaosta taloudesta sekä ulkoisesta ja sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta valtuuston toiminnasta ja kokouksista toimielinten kokouksista sekä päätöksenteko- ja hallintomenettelystä luottamushenkilöiden taloudellisten etuuksien perusteista. Hallintosäännössä toimielimellä tarkoitetaan valtuustoa, kunnanhallitusta, lautakuntia ja valiokuntia. Viranomaisilla tarkoitetaan toimielimiä sekä luottamushenkilöitä ja viranhaltijoita, joille on hallintosäännössä annettu toimivaltaa ja määrätty tehtäviä. Henkilöstöllä tarkoitetaan kuntaan virka- ja työsuhteessa olevia. 2 Luku Kunnan johtaminen Tämän luvun määräyksiin on otettu keskeiset kuntalain 7 luvussa säädetyt johtamiseen liittyvät tehtävät. Lisäksi määrätään kunnanjohtajan ja kunnanhallituksen puheenjohtajan muista tehtävistä sekä valtuuston puheenjohtajan tehtävistä. Kuntalaissa sääntelyn kohteena on kunnan toiminta, joka käsittää kunnan ja kuntakonsernin toiminnan lisäksi kunnan osallistumisen kuntien yhteistoimintaan sekä kunnan muun omistukseen, sopimukseen tai rahoittamiseen perustuvan toiminnan. Johtamisessa on kysymys laajemman kokonaisuuden eli kunnan toiminnan johtamisesta. Kunnan toimintaa johdetaan valtuuston hyväksymän kuntastrategian mukaisesti. 6
Kuntalaki mahdollistaa erilaiset johtamis- ja organisaatiomallit. Kunnan johtaminen jakaantuu poliittiseen johtamiseen ja ammattijohtamiseen. Poliittiseen johtamiseen kuuluu tavoitteenasettelu sekä päätöksentekoa ohjaavien linjausten tekeminen. Ammatillinen johtaminen on poliittisen päätöksenteon apuna toimivan valmistelu- ja täytäntöönpano-organisaation johtamista. Kunnan ylimmän johdon muodostavat valtuusto, kunnanhallitus ja kunnanjohtaja. 2 Kunnan johtamisjärjestelmä Kunnan johtaminen perustuu kuntastrategiaan, taloussuunnitelmaan, talousarvioon sekä muihin valtuuston päätöksiin. Valtuusto vastaa kunnan toiminnasta ja taloudesta, käyttää kunnan päätösvaltaa ja siirtää kunnan päätösvaltaa hallintosäännön määräyksillä. Kunnanhallitus johtaa kunnan toimintaa, hallintoa ja taloutta. Konsernijohtajana toimii lähtökohtaisesti kunnanhallitus ja kunnanjohtaja sekä erikseen hallintosäännössä mainitut tahot. Kunnanjohtaja johtaa kunnanhallituksen alaisena kunnan hallintoa, taloudenhoitoa ja muuta toimintaa. Kunnanjohtaja toimii kunnanhallituksen esittelijänä ja vastaa asioiden valmistelusta kunnanhallituksen käsiteltäväksi. 3 Kunnanhallituksen lakisääteiset tehtävät Kunnanhallitus vastaa kunnan toiminnan yhteensovittamisesta ja omistajaohjauksesta sekä kunnan henkilöstöpolitiikasta ja huolehtii kunnan sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnan järjestämisestä. Kunnanhallitus vastaa valtuuston päätösten valmistelusta, täytäntöönpanosta ja laillisuuden valvonnasta. 4 Kunnanhallituksen puheenjohtajan tehtävät Kunnanhallituksen puheenjohtaja 1. johtaa poliittista yhteistyötä, jota kunnanhallituksen tehtävien toteuttaminen edellyttää, käymällä asioiden käsittelyn edellyttämiä keskusteluja poliittisten ryhmien kanssa sekä pitämällä sopivin tavoin yhteyttä kunnan asukkaisiin ja muihin sidosryhmiin 2. johtaa kuntastrategian toteuttamisen edellyttämää poliittista yhteistyötä pitämällä yhteyttä valtuustoryhmiin ja seuraamalla kunnan viranomaisten päätösten laillisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta 3. johtaa kunnanjohtajan johtajasopimuksen valmistelua ja huolehtii kunnanhallituksen ja valtuuston kytkemisestä valmisteluprosessiin tarkoituksenmukaisella tavalla 4. käy kunnanjohtajan kanssa vuosittain tavoite- ja arviointikeskustelut 7
5 Valtuuston puheenjohtajan tehtävät Valtuuston puheenjohtaja Valtuusto valitsee keskuudestaan puheenjohtajan. Samassa tilaisuudessa valitaan myös varapuheenjohtaja tai useita sellaisia. Valtuusto päättää varapuheenjohtajien lukumäärän. Puheenjohtajan valinta tapahtuu vaaleilla. Valtuuston ollessa yksimielinen siitä, kuka valtuutetuista olisi sopivin puheenjohtajaksi, ei erikseen vaaleja tarvitse järjestää. Lähtökohtaisesti puheenjohtaja valitaan valtuuston koko toimikauden ajaksi eli neljäksi vuodeksi kerrallaan. Valtuuston puheenjohtaja voi toimia lautakunnan tai toimikunnan puheenjohtajana. 6 Kunnan viestintä Kunnan viestintää ja tiedottamista kunnan toiminnasta johtaa kunnanhallitus. Kunnanhallitus hyväksyy yleiset ohjeet viestinnän ja tiedottamisen periaatteista sekä nimeää viestinnästä vastaavat viranhaltijat. Kunnan viestinnässä noudatetaan kunnanhallituksen hyväksymää viestintäohjetta. 3 Luku Toimielinorganisaatio Kunnan toimielimet ovat monijäsenisiä kunnan viranomaisia. Kunnassa on oltava valtuusto, kunnanhallitus, lupa- ja valvonta-asioita käsittelevä toimielin, tarkastuslautakunta sekä vaalilaissa säädetyt vaalitoimielimet. Valtuusto asettaa lautakuntia, tai niiden sijasta toimikuntia, valiokuntia, johtokuntia sekä jaostoja kunnanhallitukseen, lautakuntaan, toimikuntaan, valiokuntaan ja johtokuntaan. Lautakunnat toimivat kunnanhallituksen alaisuudessa tarkastuslautakuntaa lukuun ottamatta. Utajärven kunnassa toimii elinvoimavaliokunta, hyvinvointivaliokunta ja sivistysvaliokunta. Alueellisten toimielinten asettaminen on valtuuston harkinnassa ja valtuusto päättää ovatko ne lautakuntia vai johtokuntia. Kunnanhallitus asettaa vaikuttamistoimielimet. Kunnassa on oltava nuorisovaltuusto/vastaava nuorten vaikuttajaryhmä, vanhusneuvosto ja vammaisneuvosto. Ne eivät ole kunnan viranomaisia, vaan toimivat edustamansa väestöryhmän osallistumis- ja vaikuttamiskanavana. Vaikuttamistoimielin voi olla myös kuntien yhteinen. 7 Valtuusto Kunnan ylin päättävä toimielin on valtuusto, joka vastaa kunnan taloudesta ja toiminnasta. Kunnanhallitus, jonka valtuusto nimittää, vastaa kunnan hallinnon ja taloudenhoidon toimeenpanosta käytännössä, valmistelee valtuustoasiat, valvoo kunnan etua sekä edustaa kuntaa. Kunnan luottamushenkilöorganisaation muodostavat valtuusto, kunnanhallitus, valiokunnat, lakisääteiset lautakunnat sekä lupa- ja valvontalautakunta ja muut hallituksen nimeämät toimikunnat. 8
Valtuustossa on 17 kunnallisvaaleilla valittua jäsentä. Valtuuston jäsenistä nimetään puheenjohtaja sekä I ja II varapuheenjohtaja. Valtuuston toimikausi on neljä vuotta. 8 Kunnanhallitus, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan jaosto Kunnanhallituksessa on 7 jäsentä, joista valtuusto valitsee kunnanhallituksen puheenjohtajan ja yhden (1) varapuheenjohtajan. Jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Kunnanhallituksen toimikausi on kaksi vuotta. Kunnanhallitukseen on mahdollista perustaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan jaosto. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan jaostoon kuuluu 3 jäsentä, joista valtuusto valitsee jaoston puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. 9 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnassa on 5 jäsentä, joista valtuusto valitsee lautakunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee olla valtuutettuja. Jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. 10 Lautakunnat ja toimielimet Lautakuntien ja alla olevien toimielinten toimikausi on valtuuston toimikausi. Lakisääteiset lautakunnat ja niiden tehtävät - Keskusvaalilautakunta 5 jäsentä, lakisääteiset tehtävät - Tarkastuslautakunta 5 jäsentä, lakisääteiset tehtävät - Vaalilautakunnat 5 jäsentä, lakisääteiset tehtävät - Lupa- ja valvontalautakunta 5 jäsentä, alla mainitut tehtävät Päättää niistä asioista, jotka lakien mukaan tulee käsitellä monijäsenisessä toimielimessä, jona ei voi toimia kunnanhallitus. Lupa- ja valvontalautakunnan tehtävät on määritelty erikseen. Valtuusto valitsee lautakuntien varsinaisista jäsenistä puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Utajärven toimintajärjestelmä uusittiin keväällä 2017. Utajärvelle perustettiin 3 valiokuntaa, jotka toimivat valmistelevina eliminä. Valiokuntia ovat - Elinvoimavaliokunta 7 jäsentä, ei varajäseniä - Hyvinvointivaliokunta 5 jäsentä, ei varajäseniä - Sivistysvaliokunta 5 jäsentä, ei varajäseniä Valiokunnilla on puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja. Valiokunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsentä on paikalla. Valiokuntien tehtävät on määritelty kunkin valiokunnan toimintasäännössä, jonka kunnanhallitus hyväksyy. 9
11 Muut johtokunnat Valtuusto voi valita johtokuntia. Valtuusto valitsee johtokuntien varsinaisista jäsenistä puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. 12 Vaalitoimielimet Keskusvaalilautakunnasta, vaalilautakunnista ja vaalitoimikunnista määrätään vaalilaissa. 13 Vaikuttamistoimielimet Kunnassa on nuorisovaltuusto, vanhusneuvosto ja vammaisneuvosto, joiden kokoonpanosta, asettamisesta ja toimintaedellytyksistä päättää kunnanhallitus. 4 Luku Henkilöstöorganisaatio Kunnanvirasto Kunnanvirasto on toimialueiden muodostama hallinnollinen kokonaisuus, jonka päällikkönä toimii kunnanjohtaja. Kunnanvirasto vastaa yhteistyössä muiden toimielinten kanssa kunnan toimintojen suunnittelusta, valmistelusta, toimeenpanosta ja valvonnasta sekä palvelujen tuottamisesta. Kunnanviraston toiminta järjestetään siten, että viraston voimavarojen tehokas käyttö ja siellä työskentelevien yhteistoiminta mahdollistavat kunnan päämäärien ja tavoitteiden saavuttamisen. Kunnan johtoryhmä Kunnanjohtaja valitsee kunnan johtoryhmän. Johtoryhmän tehtävänä on vastata tavoitteellisesta ja tuloksellisesta yhteistoiminnasta kunnan palvelujen tuottamisessa. Johtoryhmä koordinoi valiokuntien työskentelyä. Virasto- ja toimialuekokoukset (tiimikokoukset) Kunnanjohtaja kutsuu koolle virastokokouksen, kun tavoitteiden saavuttaminen tai tiedottaminen sitä edellyttää. Toimialuejohtaja kutsuu koolle toimialuekokouksen ja tulosyksikön esimies tiimikokouksen, kun työn yhteinen kehittäminen tai tiedottaminen sitä edellyttää. Yhteistyötoimikunta Yhteistoimintaelin toimii työnantajan ja henkilöstön välisenä yhteistyöfoorumina. 14 Henkilöstöorganisaatio Viran- ja toimenhaltijan tehtävät määritellään tehtäväkuvissa, jotka tarkistetaan vuosittain kehityskeskustelun yhteydessä. Tehtäväkuvat tarkistetaan myös henkilöstö-, tehtävä- tai vastuu-muutosten yhteydessä. Henkilöstösuunnitelma ja liitteet tarkastetaan tilinpäätöksen yhteydessä. Tehtäväkuvaukset vahvistaa 1. Kunnanhallitus kunnanjohtajan osalta 2. Kunnanjohtaja johtoryhmän osalta 3. Toimialueen johtaja tiimien esimiesten osalta 10
4. Tiimien esimies alaistensa osalta Kunnan organisaatio jakautuu hallintopalvelujen toimialaan, hyvinvointipalvelujen toimialaan, elinvoimapalvelujen toimialaan, sivistyspalvelujen toimialaan ja teknisten palvelujen toimialaan. Toimialueiden toimintaa johtavat virkamiesjohtajat. He muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden, joka johtoryhmän nimikkeellä toimii kunnanjohtajan alaisuudessa. Hallintopalvelujen toimialaan kuuluvat keskushallinnon palvelut, hankinta-asiat, henkilöstöpalvelut, talouspalvelut, strateginen suunnittelu, tietohallinto-palvelut, työsuojelu, työhyvinvointi, viestintä, arkistotoimen hoito, laatutyöstä vastaaminen ja muut kunnanhallituksen määräämät tehtäväalueet Hyvinvointipalvelujen toimialaan kuuluvat hyvinvointikertomus, etsivä nuorisotyö, turvallisuus, yleisten järjestysasioiden hoito, kuntalaisten hyvinvoinnin edistäminen, yhteisöllisyyden ja osallisuuden edistäminen, verkostoituminen alueellisiin ja kansallisiin HYTE-verkostoihin, Oulunkaaren sosiaali- ja terveyspalvelut ja työllisyyspalvelut ja muut kunnanhallituksen määrittelemät tehtäväalueet. Elinvoimapalvelujen toimialaan kuuluu elinvoiman strateginen kehittäminen, elinkeinohankkeet, kuntamarkkinointi, yritystoiminnan kehittäminen, maaseutupalvelut, liikenteen logistiikka, ja muut kunnanhallituksen määräämät tehtäväalueet. Sivistyspalvelujen toimialaan kuuluvat varhaiskasvatus, esi- ja perusopetus, lukio, kansalaisopisto, kirjasto, kulttuuri, vapaa-aika, liikunta ja nuorisotyö ja muut kunnanhallituksen määrittelemät tehtäväalueet. Teknisten palvelujen toimialaan kuuluvat asumisen edistäminen, ympäristöpalvelut, yhdyskuntasuunnittelupalvelut, kunnallistekniset palvelut, vesi- ja lämpöhuolto, tilapalvelut, puhtaus- ja ruokapalvelut, kunnan omaisuus, rakentajien palvelut, kaavoitus, maapolitiikka ja muut kunnanhallituksen määrittelemät tehtäväalueet. 15 Kunnanjohtaja Kunnanjohtajan tehtävistä ja toimivallasta määrätään kuntalaissa sekä useissa hallintosäännön luvuissa. Kunnanjohtajan sijaisen kunnanjohtajan ollessa poissa tai esteellinen määrittelee kunnanhallitus. 16 Toimialajohtajat Toimialajohtajat vastaavat toimialansa toiminnasta sekä johtavat ja kehittävät toimialoja kunnanhallituksen ja kunnanjohtajan alaisuudessa. Kunnanhallitus määrää kullekin toimialajohtajalle sijaisen, joka hoitaa toimialajohtajan tehtäviä tämän ollessa poissa tai esteellinen. 17 Toimialojen organisaatio ja tehtävät Kunnanhallitus päättää toimialojen välisestä tehtäväjaosta siltä osin kuin hallintosäännössä ei ole asiasta määrätty. 11
18 Vastuualueiden ja yksiköiden organisaatio Kunnanjohtaja, toimialajohtaja, vastuualuejohtaja sekä palveluyksikön ja toimintayksikön esimies päättävät johtamansa yksikön organisaatiosta, siltä osin kuin sitä ei ole määrätty hallintosäännössä, sekä yksikön työvoiman käytöstä. 5 luku Konserniohjaus Kuntakonsernin muodostavat kunta ja sen tytäryhteisöt. Tytäryhteisöjä ovat yhtiöt, joissa kunnalla on kirjanpitolain mukaisesti määräysvalta. Talousarvio laaditaan ottaen huomioon kuntakonsernin vastuut ja velvoitteet. Talousarviossa asetetaan toiminnan ja talouden vuosittaiset tavoitteet. Kuntakonsernia tulee johtaa kokonaisuutena kuntakonsernin kokonaisedun näkökulmasta ja strategisten tavoitteiden mukaisesti. Valtuusto päättää osana kuntastrategiaa omistajapolitiikasta, omistajaohjauksen periaatteista ja konserniohjeesta. Tytäryhtiöt luokitellaan strategisen ja taloudellisen merkityksen sekä riskien perusteella. Omistajaohjauksella huolehditaan siitä, että tytäryhteisöjen toiminnassa otetaan huomioon kuntakonsernin kokonaisetu. Valtuuston hyväksymä konserniohje on omistajaohjauksen keskeinen väline. Konserniohjeen vähimmäissisällöstä säädetään kuntalain 47 :ssä. Konserniohjetta sovelletaan kunnan tytäryhteisöjen sekä soveltuvin osin osakkuusyhteisöjen omistajaohjaukseen. Konsernivalvonta on tytäryhteisöjen toiminnan tuloksellisuuden ja taloudellisen aseman seurantaa, analysointia ja raportointia sekä riskienhallintajärjestelmien toimivuuden seurantaa. Konsernijohto vastaa kunnassa omistajaohjauksen toteuttamisesta ja konsernivalvonnan järjestämisestä valtuuston päätösten mukaisesti. Hallintosäännössä määritellään konsernijohto ja määrätään konsernijohdon tehtävistä ja toimivallan jaosta konsernijohtoon kuuluvien välillä. 19 Konsernijohto Kunnan konsernijohtoon kuuluvat kunnanhallitus ja kunnanjohtaja. 20 Konsernijohdon tehtävät ja toimivallan jako Kunnanhallitus 1. vastaa omistajapolitiikan, omistajaohjauksen periaatteiden ja konserniohjeen kehittämisestä ja valmistelusta valtuustolle 2. määrää konsernijohtoon kuuluvien viranhaltijoiden tytäryhteisö- ja osakkuusyhteisökohtaisesta työnjaosta 3. antaa valtuustolle raportin yhtiöiden tavoitteiden toteutumisesta ja taloudellisen aseman kehittymisestä sekä arvion tulevasta kehityksestä ja riskeistä neljännesvuosittain. 12
4. arvioi vuosittain omistajaohjauksen tuloksellisuutta kuntakonsernin kokonaisedun toteutumisen, riskienhallinnan ja menettelytapojen kannalta ja teettää ulkopuolisen arvioinnin kerran valtuustokaudessa 5. käsittelee arvioinnin tulokset ja johtopäätökset valtuuston puheenjohtajiston kanssa Kunnanjohtaja Kunnanjohtajan tehtävänä on toimia konsernin johtajana ja aktiivisella omistajaohjauksella myötävaikuttaa hänen ohjattavakseen määrättyjen yhtiöiden hallintoon ja toimintaan. 6 luku Sopimusten hallinta Kuntalaissa sääntelyn kohteena on kuntaorganisaatiota laajempi kokonaisuus kunnan toiminta. Yhä suurempi osa kunnan toiminnasta on kytköksissä sopimuksiin, joten sopimusten hallinta on yhä merkittävämpi osa kunnan toiminnan ja kunnan toimialojen johtamista. Kunnan strategiset tavoitteet tulee ottaa huomioon keskeisissä sopimuksissa. Kunnan johtamisen yhtenä osa-alueena on sopimuksiin perustuva johtaminen, jossa omistajaohjaus perustuu neuvotteluihin sopimuskumppaneiden kanssa, sopimusten valmisteluun, laadittuihin sopimuksiin ja sopimusten valvontaan. Kunnan etujen turvaaminen edellyttää sopimusehtojen huolellista valmistelua. Sopimusten valmistelussa ja valvonnassa on kysymys erityisesti sopimusten riskienhallinnasta sekä kunnan päättäjien tiedonsaannin turvaamisesta. Puutteet henkilöstön sopimusosaamisessa, sopimusehtojen valmistelussa ja sopimusten valvonnassa ovat merkittäviä sopimusriskejä. Myös puutteet riskikartoitusten laatimisessa, sopimusprosesseissa, vastuuhenkilöiden asettamisessa ja tiedonkulussa voivat aiheuttaa sekä taloudellisia että imagovahinkoja. 21 Kunnanhallituksen tehtävät Kunnanhallitus vastaa sopimusten hallinnan ja sopimusvalvonnan järjestämisestä sekä 1. antaa tarkemmat ohjeet sopimushallinnasta 2. määrää sopimusten vastuuhenkilöt toimialueille Kunnanhallituksen sopimushallintaa koskevissa ohjeissa käsitellään ainakin seuraavia asioita: - sopimusten riskiarvion laatimista - sopimusten vastuuhenkilöiden tehtäviä - sopimusten valmistelua - sopimusten valvontaa - sopimushallintaan liittyvää raportointia sekä - reklamointia ja sisäistä tiedonkulkua. 13
7 Luku Toimielinten tehtävät ja toimivallan jako Valtuusto käyttää kunnan päätösvaltaa. Valtuusto tekee toimivallan siirtoa koskevat ratkaisut aina hallintosäännöllä. Toimivaltaa voidaan siirtää toimielimelle, luottamushenkilölle ja viranhaltijalle. Toimivaltaa viran perustamisessa ja lakkauttamisessa sekä hallinnollisen pakon käyttämisessä voidaan siirtää vain toimielimelle. Toimivallan siirtämisestä säädetään kuntalain 91 :ssä. Jos laissa määrätään, että toimivalta on valtuustolla tai muulla nimetyllä kunnan viranomaisella, valtuusto ei voi siirtää toimivaltaa. Jos erityislaissa on toimivallan siirtämistä koskevia säännöksiä, ne syrjäyttävät kuntalain 91 : n. Tähän lukuun on koottu valtuuston toimivallan siirtoa koskevat päätökset sekä valtuuston toimielimille antamat tehtävät. Tehtäviä ja toimivallan jakoa koskevia määräyksiä on asiaperustaisesti myös hallintosääntömallin muissa luvuissa. Tässä luvussa on myös otto-oikeuden käyttämiseen liittyvät määräykset. Asian ottamisesta ylemmän toimielimen käsiteltäväksi säädetään kuntalain 92 :ssä. 22 Valtuuston tehtävät Kunnassa on valtuusto, joka vastaa kunnan toiminnasta ja taloudesta sekä käyttää kunnan päätösvaltaa. Valtuuston tehtävät ovat kuntalain 410/2015 4 luvussa 14 :ssä. Kuntalain 410/2015 4 luvussa 14 :ssä on määritelty ne asiat, joita ei voi siirtää kenellekään muulle. 23 Kunnanhallituksen tehtävät ja toimivalta Kunnanhallitus johtaa kunnan toimintaa ja vastaa kuntalaissa säädetyistä tehtävistä sekä päättää seuraavista asioista 1. kiinteän omaisuuden ostamisesta ja myymisestä, noudattaen niitä ohjeita ja määräyksiä, jotka valtuusto on linjannut kiinteän omaisuuden ostamisesta ja myymisestä. 2. rakennustonttien vuokraamista tai myymistä valtuuston vahvistamien perusteiden nojalla. 3. lykkäyksen myöntämisestä tonttien ja muiden alueiden myynti- tai vuokraehtojen mukaisen rakentamis- tai muun sellaisen velvollisuuden täyttämisessä. 4. vapautuksen tai lykkäyksen myöntämisestä kunnallisten verojen sekä kansaneläke- ja sairausvakuutusmaksun suorittamisesta siten kuin siitä on säädetty. 5. vahingonkorvauksen myöntämisestä tapauksissa, joissa kunta on katsottava korvaus velvolliseksi, siltä osin, kun ratkaisu ei kuulu viranhaltijalle. 6. virka- ja työehtosopimuksen tekemisestä kunnallisen työmarkkinalaitoksen valtuutuksen nojalla ja sopimuspalkkaiseksi nimetyn viranhaltijan palkasta sopimisesta työmarkkinalaitoksen suostumuksella. 7. virka- ja työehtosopimuksen täytäntöönpanoa, virkaehtosopimuksen harkinnanvaraisten määräysten soveltamisesta, työsopimuksen tekemisestä, pääsopimuksen ja työehtosopimuksen mukaisia paikallisneuvotteluja sekä kunnan viranhaltijain neuvotteluoikeudesta annetun lain mukaisia neuvotteluja. 8. kunnan riskien vakuuttamisesta. 9. selityksen antamisesta valtuuston puolesta valtuuston päätöksestä tehdystä valituksesta, jos se voi yhtyä valtuuston päätökseen. 14
10. koulujen tuntikehyksien hyväksymisestä. 11. opetussuunnitelmien hyväksymisestä esiopetuksen, peruskoulun ja lukion osalta. 12. koulutyön alkamispäivien ja loma-aikojen hyväksymisestä. 13. periaatteet ensisijaiseen opetukseen ja oppilaaksi ottamisesta. 14. oppilaan opetuksen järjestämispaikasta tai sen vahvistamisesta, sekä oppilaaksi ottamisen perusteista ja ns. toissijaisten hakijoiden oppilaaksi oton perusteet vahvistamisesta. 15. periaatteista sivistyspalveluiden koulutuspalveluiden hankkimisesta ulkopuolelta. 16. opetussuunnitelmaan perustuvan koulukohtaisen suunnitelman hyväksymisestä. 17. maksujen määräämisestä. 18. valittamisesta kaavaa tai rakennusjärjestystä koskevasta hallinto-oikeuden kumoamis- tai muuttamispäätöksestä. 19. taloudellisen vastuun delegoinnista kunnanhallitukselta toimialajohtajille. 20. valmistelee ja tekee esitykset valtuustolle. Kunnanhallitus toimii kaikkien toimialueiden monijäsenisenä luottamuselimenä, pois lukien lupaja valvontalautakunnalle lakien mukaan kuuluvat asiat. Päätösvallan delegointi Kunnanhallitus voi oman toimivaltansa puitteissa ja sille delegoitujen asioiden osalta delegoida päätösvaltaansa muille toimielimille ja viranhaltijoille. 24 Toimivalta asiakirjan antamisesta päättämisessä Tiedon antamisesta asiakirjasta, joka on laadittu viranomaisen toimeksiantotehtävää suoritettaessa tai annettu toisen viranomaisen lukuun suoritettavaa tehtävää varten, päättää tehtävän antanut viranomainen, jollei toimeksiannosta muuta johdu. (Julkisuuslain 14 1 momentti) Julkisuuslain 14 :n mukaan asiakirjojen luovutuksen tietopyyntöjen perusteella ratkaisee hallintojohtaja. 25 Asian ottaminen kunnanhallituksen käsiteltäväksi Asian ottamisesta kunnanhallituksen käsiteltäväksi voi päättää kunnanhallituksen puheenjohtaja tai kunnanjohtaja. 26 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Kunnanhallituksen alaisen viranomaisen on ilmoitettava kunnanhallitukselle tekemistään ottokelpoisista päätöksistä lukuun ottamatta sellaisia asioita tai asiaryhmiä, joista kunnanhallitus on päättänyt, ettei se käytä otto-oikeuttaan. Päätökset niissä asioissa, joista ei tarvitse ilmoittaa, voidaan otto-oikeuden estämättä panna täytäntöön, jollei yksittäistapauksessa ole ilmoitettu asian ottamisesta kunnanhallituksen käsiteltäväksi. 15
8 Luku Toimivalta henkilöstöasioissa Kunnanhallitus edustaa kuntaa työnantajana ja vastaa kunnan henkilöstöpolitiikasta. Hallintojohtaja/Kt-yhteyshenkilö ohjaa palkkausperusteisiin liittyvissä asioissa. Laissa kunnallisesta viranhaltijasta säädetään sellaisista viranhaltijan oikeuksia ja velvollisuuksia koskevista asioista, joista täytyy päättää hallintopäätöksellä. Hallintopäätöksen tekee toimielin, luottamushenkilö tai viranhaltija. Tässä luvussa lähtökohtana on, että henkilöstöä koskevissa hallintopäätöksissä toimivaltaa laajasti delegoitaisiin esimiesasemassa oleville viranhaltijoille. Osa tämän luvun määräyksistä koskee sekä virkasuhteisia että työsuhteisia, jolloin on käytetty käsitettä palvelussuhde. Osa määräyksistä koskee yksinomaan viranhaltijoita. 27 Luvun määräysten soveltaminen Tämän luvun määräyksiä sovelletaan, jollei laissa tai hallintosäännön 7 luvussa muuta määrätä. 28 Kunnanhallituksen yleistoimivalta Mikäli toimivallasta henkilöstöasioissa ei ole säädetty laissa eikä määrätty hallintosäännössä, toimivalta on kunnanhallituksella. 29 Työnjohtovallan käyttäminen Kunnanhallituksen puheenjohtaja käyttää työnantajan työnjohtovaltaa kunnanjohtajan virkasuhdetta koskevissa asioissa, jollei kunnanhallitus ole toisin määrännyt. Lähiesimies käyttää työnantajan työnjohtovaltaa viranhaltijan ja työntekijän palvelussuhdetta koskevissa asioissa, jollei kunnanhallitus ole toisin määrännyt. 30 Viran perustaminen ja lakkauttaminen sekä virkanimikkeen muuttaminen Kunnassa tulee olla kunnanjohtajan virka kuntalain mukaan. Kunnanhallitus päättää muiden virkojen perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä virkanimikkeen muuttamisesta. 31 Virkasuhteen muuttaminen työsuhteeksi Virkasuhteen muuttamisesta työsuhteeksi kuntalain 89 :n nojalla päättää kunnanhallitus. 32 Kelpoisuusvaatimukset Kunnanjohtajan viran kelpoisuusvaatimuksista päättää valtuusto. 16
Muiden virkojen kelpoisuusvaatimuksista voidaan tarvittaessa päättää virkaa perustettaessa tai virkasuhteeseen ottava viranomainen voi päättää kelpoisuusvaatimuksista. Työsuhteiseen tehtävään vaadittavasta kelpoisuudesta päättää tarvittaessa työsuhteeseen ottava viranomainen. Henkilöstöltä vaadittavasta kelpoisuudesta pidetään erillistä luetteloa. 33 Virkasuhteeseen ottaminen ilman hakumenettelyä Virkasuhteeseen voidaan ottaa ilman julkista hakumenettelyä kunnallisen viranhaltijalain 4 :n 3 momentissa säädetyillä edellytyksillä. 34 Haettavaksi julistaminen Viran tai työsuhteen julistaa haettavaksi valinnasta päättävä viranomainen. Kun valinnasta päättävä viranomainen on valtuusto, viran tai työsuhteen julistaa kuitenkin haettavaksi kunnanhallitus. 35 Virkaan ottaminen virkaan valitun irtisanouduttua ennen virantoimituksen alkamista Jos virkaan valittu irtisanoutuu virasta ennen virantoimituksen alkamista eikä varalle ole valittu ketään, ei virkaa tarvitse julistaa uudelleen haettavaksi, vaan viranhaltija voidaan valita niiden virkaa hakeneiden joukosta, jotka ilmoittavat hakemuksensa olevan edelleen voimassa. 36 Henkilöstövalinnat ja palkan määrääminen Henkilöstöhallinnon koordinoinnista ja palkkojen synkronoinnista vakituisen henkilöstön osalta päättää toimialajohtajan esityksestä kunnanjohtaja. Kunnanjohtajan valinnasta päättää valtuusto. Toimialajohtajat valitsee kunnanjohtaja. Muiden osalta valinnasta päättää oman vastuualueensa toimialajohtaja. Valinnasta päättävä viranomainen päättää samalla palkkauksesta. 37 Harkinnanvaraiset palkanosat Virka- ja työehtosopimukseen perustuvista harkinnanvaraisista palkankorotuksista, henkilökohtaisista lisistä ja tulospalkkioista päättää palkkatoimikunta. 38 Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen Viranhaltijan siirtämisestä toiseen virkasuhteeseen kunnallisen viranhaltijalain 24 :n nojalla päättää viranomainen, jolla on toimivalta molempiin virkasuhteisiin ottamisessa. Jos toimivalta on eri viranomaisilla, siirtämisestä päättää kunnanhallitus. 17
39 Sivutoimet Sivutoimilupahakemuksen ratkaisee ja sivutoimiluvan peruuttamisesta sekä sivutoimen vastaanottamisen ja pitämisen kieltämisestä päättää se viranomainen, joka päättää virka- tai työsuhteeseen ottamisesta. Sellaisesta sivutoimesta, joka ei vaadi sivutoimilupaa, tehdään sivutoimi-ilmoitus. 40 Viranhaltijan työ- ja toimintakyvyn selvittäminen Kunnanhallituksen puheenjohtaja päättää työterveyshuoltolain ja kunnallisen viranhaltijalain 19 :n nojalla terveydentilaa koskevien tietojen pyytämisestä kunnanjohtajalta sekä kunnanjohtajan määräämisestä terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin. Muun viranhaltijan lähiesimies päättää työterveyshuoltolain ja kunnallisen viranhaltijalain 19 :n nojalla terveydentilaa koskevien tietojen pyytämisestä alaiseltaan viranhaltijalta sekä viranhaltijan määräämisestä terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin. Tehtävään valinnut viranhaltija päättää viranhaltijan toimintakyvyn selvittämisestä. 41 Virkavapaan myöntäminen kunnanjohtajalle ja sijaisen ottaminen Kunnanhallitus päättää kunnanjohtajan virkavapaan myöntämisestä sekä virkavapaan keskeyttämisestä ja peruuttamisesta. Valtuusto valitsee tarvittaessa kunnanjohtajan sijaisen ja päättää sijaisen palkkauksesta. 42 Virka- ja työvapaan myöntäminen ja sijaisen ottaminen Kunnanjohtaja päättää virka- ja työvapaan myöntämisestä toimialajohtajille sekä virka- ja työvapaan keskeyttämisestä ja peruuttamisesta. Toimialajohtaja päättää virka- ja työvapaan myöntämisestä alaiselleen viranhaltijalle ja työntekijälle sekä virka- ja työvapaan keskeyttämisestä ja peruuttamisesta. Viranhaltija, joka myöntää virka- tai työvapaan, ottaa tarvittaessa sijaisen ja päättää sijaisen palkkauksesta. 43 Virantoimituksesta pidättäminen Kunnanhallitus päättää muun viranhaltijan kuin kunnanjohtajan virantoimituksesta pidättämisestä. Kunnanjohtaja voi ennen kunnanhallituksen kokousta päättää viranhaltijan väliaikaisesta virantoimituksesta pidättämisestä. 44 Virkasuhteen ja työsuhteen muuttaminen osa-aikaiseksi Virkasuhteen ja työsuhteen muuttamisesta osa-aikaiseksi päättää palvelussuhteeseen ottava viranomainen. 18
45 Lomauttaminen Viranhaltijan ja työntekijän lomauttamisesta toistaiseksi tai määräajaksi päättää kunnanhallitus. 46 Palvelussuhteen päättyminen Palvelussuhteen päättymisestä päättää palvelussuhteeseen ottava viranomainen. 47 Menetettyjen ansioiden korvaaminen Viranhaltijalle kunnallisen viranhaltijalain 45 :n nojalla maksettavasta korvauksesta päättää toimialajohtaja. 48 Palkan takaisinperiminen Aiheettomasti maksetun palkan tai muun virkasuhteesta johtuvan etuuden takaisinperinnästä kunnallisen viranhaltijalain 56 :n nojalla päättää kunnanjohtaja. Kunnanjohtajan tehtävänä on päättää henkilöstön muista virka- ja työsuhteista johtuvista asioista. 9 luku Asiakirjahallinnon järjestäminen Tiedonhallinnalla tarkoitetaan kunnan hankkimaan, tuottamaan, käyttämään ja säilyttämään tietoon kohdistuvia toimenpiteitä. Tällaista tietoa tulee hallinnoida ja käsitellä siten, että tieto on luotettavaa, tehokkaasti hyödynnettävää ja tuottavuutta edistävää kaikissa toiminnan tarpeissa ja erilaisissa käyttötarkoituksissa. Hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän tietojenkäsittelytavan lähtökohtana on korkeatasoinen asiakirjahallinto, jonka avulla tietoaineistojen saatavuus, käytettävyys, suojaaminen ja eheys varmistetaan. Tietohallinto turvaa kunnan tehtävien hoitamisen tieto- ja viestintäteknisiä menetelmiä ja keinoja hyväksikäyttäen. Asiakirjahallinto ohjaa, valvoo ja kehittää asiakirjatietojen tuottamista, käsittelyä, säilyttämistä, hävittämistä ja arkistointia sekä pitää hakumenetelmien avulla asiakirjatiedot helposti saatavilla. Asiakirjatiedolla tarkoitetaan eri muodoissa olevia asiakirjoja ja asiakirjatietoja. Hallinnon julkisuusperiaatteen mukaan viranomaisen asiakirjat ovat julkisia ja salassapidosta säädetään lailla. Henkilötietolain velvoitteilla toteutetaan yksityisyyden suojaa henkilötietoja käsiteltäessä. 19
49 Kunnanhallituksen asiakirjahallinnon tehtävät Kunnanhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä sekä 1. vastaa hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelyn toteuttamisesta 2. määrää kunnan asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan. 3. antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallinnon hoitamisesta ja asiakirjahallinnon johtavan viranhaltijan, toimialojen sekä toimialojen asiakirjahallinnosta vastaavien henkilöiden tehtävistä 4. päättää arkistonmuodostussuunnitelman yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta) 5. nimeää kunnan arkistonmuodostajat ja rekisterinpitäjät (viranomainen, toimiala tai tehtävä) 50 Asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävät Asiakirjahallintoa johtava viranhaltija johtaa kunnanhallituksen alaisena asiakirjahallintoa ja vastaa kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista sekä 1. vastaa kunnanhallituksen asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta 2. ohjaa ja kehittää asiakirjahallintoa osana kunnan tiedonhallintaa 3. hyväksyy kunnan arkistonmuodostussuunnitelman 4. vastaa keskusarkistosta ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista 5. laatii kunnan asiakirjahallinnon ohjeen ja valvoo, että tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti 6. huolehtii asiakirjahallintoon liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta. 51 Lautakunnan/toimialan asiakirjahallinnon tehtävät Lautakunta/toimiala huolehtii oman toimialansa asiakirjatietojen hoitamisesta annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti sekä nimeää asiakirjahallinnon vastuuhenkilön omalla toimialallaan. II OSA TALOUS JA VALVONTA 10 luku Taloudenhoito Talousarvio osana taloussuunnitelmaa on valtuuston keskeinen kunnan toiminnan ohjausväline sekä kunnan kokonaistalouden suunnitelma. Talousarvio ja -suunnitelma laaditaan siten, että ne toteuttavat kuntastrategiaa. Talousarvio laaditaan siten, että edellytykset kunnan tehtävien hoitamiseen turvataan (alibudjetointikielto). Talousarviossa ja -suunnitelmassa hyväksytään kunnan ja kuntakonsernin toiminnan ja talouden tavoitteet. 20
52 Talousarvio ja taloussuunnitelma Kunnanhallitus hyväksyy suunnittelukehykset ja talousarvion laadintaohjeet. Toimialueet laativat talousarvioehdotuksensa. Valtuusto hyväksyy talousarviossa toimialueelle sitovat toiminnan ja talouden tavoitteet sekä niiden edellyttämät määrärahat, sekä kuntakonsernin toiminnan ja talouden tavoitteet. Määräraha ja tuloarvio voidaan ottaa talousarvioon brutto- tai nettomääräisenä. Kunnanhallituksen on laadittava valtuustolle talousarvioehdotus siten, että valtuustolla on mahdollisuus käsitellä se ennen vuoden loppua. 53 Talousarvion täytäntöönpano Kunnanhallitus hyväksyy talousarvioon perustuvan käyttösuunnitelman. Kunnanhallitus hyväksyy erilliset talousarvion täytäntöönpano-ohjeet. 54 Toiminnan ja talouden seuranta Toimialueet seuraavat talousarvion toteutumista säännöllisesti. Kunnanvaltuusto ja kunnanhallitus neljännesvuosittain. Toiminnan ja talouden toteutumisesta raportoidaan toimielimille talousarvion hyväksymisen yhteydessä päätetyllä tavalla. Toimialueet raportoivat talousarvion toteutumisesta kunnanhallitukselle ja valtuustolle neljännesvuosittain. 55 Talousarvion sitovuus Talousarviosta päättäessään valtuusto määrittelee, mitkä ovat valtuuston sitovina hyväksymät toiminnan tavoitteet toimialueiden määrärahat. Talousarvion sitovat tasot ja toiminnan sitovat tavoitteet. Kunnanhallitus voi päättää sellaisen maksun suorittamisesta, joka on kuntaa sitova ja kiireellisesti maksettava, vaikka tarkoitukseen ei ole määrärahaa käytettävissä. Kunnanhallituksen on viipymättä tehtävä valtuustolle esitys määrärahan myöntämisestä tai korottamisesta. 56 Talousarvion muutokset Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle siten, että valtuusto ehtii käsitellä muutosehdotukset talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Tilinpäätöksen allekirjoittamisen jälkeen valtuustolle ei voi 21
tehdä talousarvion muutosehdotusta. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnan tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnan tavoitteita tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. Valtuusto päättää toimielinten määrärahojen ja tavoitteiden muutoksista, kun organisaatiota muutetaan talousarviovuoden aikana. Valtuuston asettamien sitovien tavoitteiden osalta muutoksista päättää valtuusto. 57 Omaisuuden luovuttaminen ja vuokraaminen Kunnan omaisuuden luovuttamisesta ja vuokraamisesta päättää kunnanhallitus valtuuston hyväksymien perusteiden mukaisesti. Irtaimen omaisuuden luovuttamisessa kunnanhallitus voi siirtää toimivaltaansa muille toimielimille ja viranhaltijoille. 58 Poistosuunnitelman hyväksyminen Valtuusto hyväksyy suunnitelmapoistojen perusteet. Kunnanhallitus hyväksyy hyödyke- tai hyödykeryhmäkohtaiset poistosuunnitelmat. Kunnanhallitus vahvistaa poistolaskennan pohjaksi pienhankintarajan. 59 Rahatalouden hoitaminen Kunnan rahatalouden tehtäviä ovat maksuvalmiuden ylläpitäminen, maksuliikenteen hoito lainarahoitus ja rahavarojen sijoittaminen. Valtuusto päättää varallisuuden hoidon ja sijoitustoiminnan perusteista. Valtuusto päättää lainan ottamisen ja lainan antamisen periaatteista. Talousarvion hyväksymisen yhteydessä valtuusto päättää antolainojen ja vieraan pääoman muutoksista. Kunnanhallitus päättää lainan ottamisesta ja lainan antamisesta noudattaen valtuuston hyväksymiä periaatteita. Kunnanhallitus voi siirtää lainan ottamiseen ja antamiseen liittyvää toimivaltaansa alaiselleen viranomaiselle. Muutoin kunnan rahataloudesta vastaa kunnanhallitus. Rahatalouden käytännön hoitamisesta vastaa hallintojohtaja. 60 Maksuista päättäminen Valtuusto päättää kunnan palveluista ja muista suoritteista perittävien maksujen yleisistä perusteista. 22
Kunnanhallitus päättää tarkemmin maksujen perusteista ja euromääristä. 61 Asiakirjojen ja tietojen antamisesta perittävät maksut Pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään sivukohtainen maksu. Jos tiedon esille hakeminen vaatii erityistoimenpiteitä, tiedonhausta peritään kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan haun vaativuuden mukaan. Kopiosta ja tulosteesta peritään tällöin kiinteän perusmaksun lisäksi sivukohtainen maksu. Kunnanhallitus päättää tarkemmin asiakirjojen ja tietojen antamisesta perittävien maksujen perusteista ja euromääristä. 11 Luku Hallinnon ja talouden tarkastus Ulkoinen valvonta on riippumaton toimivasta johdosta ja muusta organisaatiosta ja sen tärkein osa on hallinnon ja talouden tarkastus eli tilintarkastus. Tilintarkastuksen tehtävänä on järjestelmällisen, asiantuntevan, riippumattoman ja eri intressitahojen edut huomioon ottavan ulkoisen valvonnan toteuttaminen. Tilintarkastajalla on oltava edellytykset riippumattoman ja riittävän laajan tilintarkastuksen toimittamiseen. Tilintarkastajan tehtävänä on myös tarkastaa, onko sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti. Hallintosäännössä on määrätty ulkoisen tarkastuksen organisoinnista eli tarkastuslautakunnan kokoonpanosta ja tehtävistä, tilintarkastusyhteisön toimikaudesta, tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajien työnjaosta ja yhteistyöstä sekä mahdollisesta tarkastushenkilöstöstä. Määräykset tarkastuslautakunnan kokoonpanosta ovat toimielinorganisaatiota koskevassa 3 luvussa. Kuntalain mukaan tilivelvollisia ovat kunnan toimielimen jäsenet sekä asianomaisen toimialueiden johtavat viranhaltijat. Tilivelvollisten luettelon hyväksyminen kuuluu valtuustolle. Tilivelvollisten määrittely kuuluu kunnan johtamis- ja hallintojärjestelmään, jonka valmistelusta vastaa kunnanhallitus. Tarkastuslautakuntaa ja tilintarkastajaa voidaan kuulla osana valmistelua. 62 Ulkoinen ja sisäinen valvonta Kunnan hallinnon ja talouden valvonta järjestetään siten, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Ulkoinen valvonta järjestetään toimivasta johdosta riippumattomaksi. Ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja kuntalain ja hallintosäännön mukaisesti. Sisäinen valvonta on johtamisen apuväline. Kunnanhallitus vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä. 63 Tarkastuslautakunnan kokoukset Tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus lautakuntien ja valiokuntien kokouksissa. Tilintarkasta- 23
jalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on läsnäolovelvollisuus lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Kunnanhallitus ei voi määrätä edustajaansa tarkastuslautakunnan kokouksiin. Tarkastuslautakunnan päätökset tehdään ilman viranhaltijaesittelyä puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Kokousmenettelyssä noudatetaan muutoin 13 luvun määräyksiä. 64 Tarkastuslautakunnan tehtävät ja raportointi Tarkastuslautakunnan tehtävät: ulkoinen tarkastus Tilintarkastajan on kuntalain 121 :n mukaan tarkastettava, onko kunnan ja kuntakonsernin sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti. Kuntalain 121 :n mukaan tilintarkastuskertomuksessa on esitettävä, voidaanko toimielimen jäsenelle ja asianomaisen toimielimen tehtäväalueen johtavalle viranhaltijalle (tilivelvollinen) myöntää vastuuvapaus. Tilintarkastuskertomuksessa tilivelvolliseen voidaan kohdistaa muistutus, mikäli kunnan hallintoa ja taloutta on hoidettuvastoin lakia tai valtuuston päätöksiä eikä virhe tai aiheutunut vahinko ole vähäinen. Lisäksi tarkastuslautakunnan on a. Seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi b. Huolehdittava siitä, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat c. tilintarkastuksen suorittamisen julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan mukaisesti d. Tehtävä aloitteita ja esityksiä lautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen valvonnan tehtävien e. yhteensovittamisesta mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Tarkastuslautakunnan kokoukset Lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Tilintarkastajalla sekä lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on velvollisuus olla läsnä lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Kokousmenettelyssä noudatetaan hallinto-säännön määräyksiä. Esittelijästä, valmistelijasta ja sihteeristä päättää lautakunta. Arviointikertomus Tarkastuslautakunta antaa valtuustolle vähintään viikkoa ennen tilintarkastuskertomuksen valtuustokäsittelyä arvionsa valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta edellisenä vuonna. Tarkastuslautakunta esittää arvionsa myös tilintarkastuskertomuksessa tehdyistä muistutuksista sekä asianomaisten niistä antamista selityksistä ja kunnanhallituksen lausunnosta. Lautakunta esittää valtuustolle ehdotuksen toimenpiteistä, joihin lautakunnan valmistelu ja tilintarkastuskertomus antavat aihetta. 24
Tilintarkastajan valinta Valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten JHTT-yhteisön. Tarkastuslautakunnan antamat tehtävät Tilintarkastaja voi ottaa lautakunnalta toimeksiantoja lautakunnan käsiteltävien asioiden valmisteluun ja täytäntöönpanoon liittyvien tehtävien suorittamisesta, mikäli ne eivät ole ristiriidassa julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan kanssa. Tilintarkastajan ilmoitukset Tilintarkastaja ilmoittaa tarkastussuunnitelman toteutumisesta ja tarkastushavainnoistaan tarkastuslautakunnalle sen määräämällä tavalla. Kuntalain 73 :n 3 momentin tarkoittamat ilmoitukset lautakunnalle tehdään kirjallisina lautakunnan puheenjohtajalle. Kunnanhallitukselle an-nettavat ilmoitukset tehdään kirjallisina kunnanhallituksen puheenjohtajalle ja kunnanjohtajalle. Tilintarkastuskertomus Tilintarkastuskertomuksessa on kuntalain 125 :ssä mainitun lisäksi esitettävä lausunto 125 :n 3 momentin mukaisista asioista. Kertomuksessa esitetään myös muut tilintarkastajan tarpeelliseksi katsomat asiat. Sen lisäksi mitä kuntalain 121 :ssä säädetään, tarkastuslautakunnan on 1. seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi, 2. huolehdittava siitä, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa, sekä 3. tehtävä aloitteita ja esityksiä tarkastuslautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen valvonnan tehtävien yhteensovittamisesta mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Arvioinnin tulokset raportoidaan vuosittain valtuustolle annettavassa arviointikertomuksessa. Ennen arviointikertomuksen valmistumista tarkastuslautakunta voi antaa valtuustolle tarpeelliseksi katsomiaan selvityksiä. Tarkastuslautakunta voi raportoida tilikauden aikana valtuustolle myös muista merkittävistä havainnoista. 65 Tilintarkastusyhteisön valinta Valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. 66 Tilintarkastajan tehtävät Tilintarkastajan tehtävistä säädetään kuntalain 123 :ssä. 67 Tarkastuslautakunnan antamat tehtävät 25