1 TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOUS KOKOUSAIKA 8.4.2011 klo 9.00 14.00 KOKOUSPAIKKA Lopen kunnantalo, kokoushuone II LÄSNÄ Ukkola Marja puheenjohtaja Tuomi Vilho varapuheenjohtaja Ahlqvist Leila jäsen Laukkanen Jarmo jäsen Nurmi Risto varajäsen Mikkola Tapio jäsen Vuorimies Kristiina jäsen Virolainen Ari pöytäkirjanpitäjä, tarkastaja POISSA Lähde Aarno jäsen MUUT Viitanen Karoliina kunnanjohtaja, 23-26 Leppänen Pekka talousjohtaja, 23-26 Ojanen Päivi henkilöstöpäällikkö, 27 Rahikainen Timo tekninen johtaja, 28 ALLEKIRJOITUKSET Marja Ukkola puheenjohtaja Ari Virolainen pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi. Lopella / 2011 Tapio Mikkola Kristiina Vuorimies
2 23 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS, PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT JA TYÖJÄRJESTYS Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Kutsun antaa puheenjohtaja ja siinä on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Asioista päätetään puheenjohtajan esittelyn ja selostuksen pohjalta. Tarkastussäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Tarkastuslautakunta on 8.9.2009 5 päättänyt, että lautakunnan kokouskutsu/asialista lähetetään paperitulosteena jäsenille noin viikkoa ennen kokousta ja kokouksessa valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokouksen työjärjestys on esityslistan mukainen. Kokouksen pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan Tapio Mikkola ja Kristiina Vuorimies. Todettiin läsnäolijat. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokouksen työjärjestystä muutettiin esityslistaan verrattuna siten, että 27 Puheenjohtajiston näkemykset siirrettiin käsiteltäväksi seuraavassa kokouksessa. Päätettiin, että 27 :n kohdalla kuullaan henkilöstöpäällikön esittely. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Tapio Mikkola ja Kristiina Vuorimies. 24 AJANKOHTAISKATSAUS Kunnanjohtaja Karoliina Viitanen kertoo ajankohtaisista asioista. Lisäksi henkilöstöpäällikkö Päivi Ojanen on kutsuttu esittäytymään tarkastuslautakunnalle ja kertomaan henkilöstöhallinnon haasteista. (klo 9.00-9.30) Tarkastuslautakunta käy keskustelun ajankohtaisista asioista ja merkitsee tiedoksi kunnanjohtajan katsauksen ja henkilöstöpäällikön esittelyn. Kuultiin kunnanjohtajan ajankohtaiskatsaus ja merkittiin se tiedoksi.
3 25 TILINPÄÄTÖKSEN 2010 ESITTELY Talousjohtaja Pekka Leppänen on kutsuttu kokoukseen kertomaan vuoden 2010 tilinpäätöksestä, tavoitteiden saavuttamisesta ja kuluvan vuoden talouden tilanteesta. (klo 9.30 10.00) Tarkastuslautakunta merkitsee talousjohtajan esittelyn tiedoksi ja arvioinnin perusteeksi. Merkittiin tiedoksi talousjohtajan esittely. 26 SISÄISEN VALVONNAN, RISKIENHALLINNAN JA KONSERNIVALVONNAN JÄRJESTELMÄ, TOIMIVUUS JA RAPORTOINTI Kunnanjohtajaa ja talousjohtajaa on pyydetty kertomaan sisäisen valvonnan ja konsernivalvonnan toimivuudesta sekä riskienhallinnasta ja sen raportoinnista. (klo 10.00 10.30) Tarkastuslautakunta merkitsee kuullut selvitykset tiedoksi. Merkittiin selvitykset tiedoksi. 27 PUHEENJOHTAJISTON NÄKEMYKSET Tarkastuslautakunta on kutsunut valtuuston ja kunnanhallituksen puheenjohtajat keskustelemaan ja esittämään näkemyksiään valtuuston kunnan toiminnalle asettamista taloudellisista ja toiminnallisista tavoitteista ja niiden toteutumisesta vuonna 2010 tarkastuslautakunnan arvioinnin hyödyntämisestä kunnanhallituksen ja valtuuston työskentelyssä sisäisen valvonnan ja konserniohjauksen kehittämisestä. (klo 10.30 11.30) Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi käydyt keskustelut ja esitetyt näkemykset. Puheenjohtajien näkemysten käsittely siirrettiin 23 :n mukaisesti seuraavaan kokoukseen ja tässä yhteydessä kuultiin henkilöstöpäällikkö Päivi Ojasen esittely. Saatiin tiedoksi henkilöstökyselyn tulokset 2010, henkilöstöraportti 2010 ja uudet henkilöstöhallinnon ohjeistukset sekä keskusteltiin henkilöstöhallinnon haasteista.
4 (Lounas klo 11.30 12.15) 28 INVESTOINNIT VUONNA 2010 Tarkastuslautakunta on kutsunut tekninen johtaja Timo Rahikaisen kertomaan vuonna 2010 toteutetuista investoinneista ja niiden onnistumisesta. (klo 12.15 12.30) Tarkastuslautakunta merkitsee teknisen johtajan esittelyn ja käydyt keskustelut tiedoksi ja arvioinnin perusteeksi. Todettiin tarkastuslautakunnan varapuheenjohtaja Vilho Tuomi jääviksi asian käsittelyyn, koska hän toimii teknisen lautakunnan jäsenenä. Hän ei osallistunut pykälän käsittelyyn. Merkittiin investointeja koskevat esittelyt tiedoksi. 29 YHTEENVETO KYSELYSTÄ VANHEMPAINTOIMIKUNNILLE JA APULAISREHTOREILLE Sivistystoimenjohtaja Leena Yli-Halla kertoo koulujen apulaisrehtoreille ja vanhempaintoimikunnille tehdystä kyselystä ja sen tuloksista. (12.30 13.00) Tarkastuslautakunta merkitsee selvityksen tiedoksi. Merkittiin selvitys tiedoksi. 30 ARVIOINTIKERTOMUS VUODELTA 2010 Tarkastuslautakunnan kuntalain mukainen tehtävä on arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet. Arvioinnistaan lautakunta laatii valtuustolle arviointikertomuksen. Vuosien 2009 2012 arviointisuunnitelmassa lautakunta on sopinut jäsenten seurantavastuun alueista seuraavasti: Kaikki jäsenet Mikkola ja Vuorimies Ahlqvist ja Tuomi Tuomi ja Ukkola Ahlqvist ja Laukkanen Kunnanhallitus Elinkeinotoimikunta Henkilöstöasiaintoimikunta Perusturvalautakunta Sivistyslautakunta
5 Ukkola ja Vuorimies Lähde ja Mikkola Laukkanen ja Lähde Vapaa-aikalautakunta Ympäristö- ja rakennuslautakunta Tekninen lautakunta Kokouksessa jaetaan yhteenveto lautakunnan kokouksissaan käsittelemistä asioista. (klo 13.00 alkaen) Lautakunta päättää arviointikertomukseen otettavista havainnoista. Lautakunta pitää edellisen vuoden tapaan työkokouksen, jossa arviointikertomus laaditaan. Kertomuksen laatimisen avuksi sihteeri toimittaa työkokoukseen yhteenvedon kokouksissa käsitellyistä asioista ja kertomuspohjan. Sovitaan työkokouksen ajankohta. Työkokous pidetään 20.4.2011 klo 18. 31 ILMOITUSASIAT Merkitään ilmoitusasiat tiedoksi. Merkittiin tiedoksi vs. rehtori Ari Koivuluoman selvitys lukion tietokonehankinnoista ja materiaalimaksuista (ei liitetä pöytäkirjaan). Sivistystoimenjohtaja Leena Yli-Halla selvittää lukion materiaalimaksujen perimistä ja niiden perusteita. 32 SEURAAVA KOKOUS Tarkastuslautakunnan seuraava kokous pidetään työohjelman mukaisesti perjantaina 29.4.2011 alkaen klo 9.00. Kokouksen aiheina ovat tilinpäätöksen käsittely ja arviointikertomuksen laadinta. Seuraava kokous pidetään sovitun mukaisesti 29.4.2011 klo 9.00. Kokouksen aiheina ovat tilinpäätöksen käsittely ja arviointikertomuksen laadinta. Tarkastuslautakunta kutsuu kokoukseen valtuuston ja kunnanhallituksen puheenjohtajat (klo 9-10) keskustelemaan ja esittämään näkemyksiään valtuuston kunnan toiminnalle asettamista taloudellisista ja toiminnallisista tavoitteista ja niiden toteutumisesta vuonna 2010, tarkastuslautakunnan arvioinnin hyödyntämisestä kunnanhallituksen ja valtuuston työskentelyssä sekä sisäisen valvonnan ja konserniohjauksen kehittämisestä.
6 33 MUUT ASIAT Tarkastuslautakunta ottaa käsiteltäväksi mahdollisia muita asioita. Tarkastuslautakunnan tekemien havaintojen perusteella vapaaaikapalvelujen tapahtumia koskevaan tiedottamiseen ja markkinointiin paikallislehdessä tulisi kiinnittää huomiota. 34 OIKAISUVAATIMUS JA VALITUSOSOITUS Pöytäkirjaan liitettävässä oikaisuvaatimusohjeessa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Ohjeet oikaisuvaatimuksesta, valitusosoitus sekä muutoksenhakukielto liitetään pöytäkirjaan. Tämän kokouksen päätöksistä ei voi tehdä oikaisuvaatimusta tai valitusta, koska päätökset koskevat valmistelua ja täytäntöönpanoa (KuntaL 91 ).