Ajankäytön hallinta Riitta Tihinen 2011
Sisältö 1. Itsetuntemus, oman tasapainon ja hyvinvoinnin löytäminen 2. Ajankäytön hallinta - mistä oikein on kysymys? Oman ajankäytön arviointi Ajanhallintamatriisi Johtajan monet roolit 3. Työn ja levon suhteesta 4. Käytännön vinkkejä ym. pohdittavaa
Informaatio Ratkaisu Agenda Läsnäolo Yhteys Tavoitettavuus Vaikuttaminen Priorisointi Tuloksellisuus Hyvinvointi Menestys Onnellisuus Kuuntelu Jaksaminen
Minä TIETOISUUS Keho Mieli Tunteet Arvot Työ ravinto liikunta lepo uni rentoutuminen ajattelu muisti oppiminen luovuus havainnointi tunteiden hallinta positiivisuus ihmissuhteet harrastukset yhteisöllisyys arvot päämäärät merkitys henkiset virikkeet tasapaino Uudistuminen: itsetuntemus, itseluottamus ja reflektio Sydänmaanlakka 2006 avaintehtävät tavoitteet osaaminen palaute kehittyminen
Ajankäytön hallinnan keinot Tehosta toimintaa Vähennä töitä Uusien työtapojen kehittäminen sekä organisaation, ryhmien, että yksilöiden osalta Omien tehtävien seurannan tehostaminen (esim. tehtävälistat) Löydä lisää aikaa Priorisointi: tehdään vain ne työt, joilla on todellista vaikuttavuutta Vaatii uuden työskentelytavan omaksumista, jossa myös yksilötasolla koko ajan puntaroidaan tehtävien keskinäistä vaikuttavuutta Delegoi tai siirrä muualle Löytyykö sellaista piilossa olevaa aikaa, jolloin voisi tehdä jotain hyödyllistä tai jonka voisi käyttää omaan rentoutumiseen Matkustaminen Odottelu Edellyttää luottamusta siihen, että muutkin osaavat ja erilaisuuden (erilailla tekemisen) hyväksymistä Esimiesasemassa tarkoittaa, että on hyvä kyky sparrata ja tukea alaisten työtä
Things which matter most must never be at the mercy of things which matter least Goethe
Tehtävä 1. Mikä yksi asia, jota et nykyisellään tee, mutta voisit tehdä ja jos alkaisit tehdä niin säännöllisesti, saisi aikaan merkittävän myönteisen muutoksen henkilökohtaisessa elämässäsi? 2. Mieti mikä olisi vastaavanlainen asia työssäsi
Mihin käytät aikasi päivittäin? Sekä työ- että vapaa-ajan 0:00 12:00 12:00 24:00
Miten voisit paremmin käyttää aikaasi päivittäin? 0:00 12:00 12:00 24:00
Onko tämä se mitä haluan? Jos ei, niin mitä pitäisi muuttaa? Voinko itse vaikuttaa ajankäyttööni? Hyväksynkö sen mihin en voi vaikuttaa vai olenko jatkuvasti tyytymätön asioista, joille en voi mitään?
Ajanhallintamatriisi Tärkeä Ei tärkeä Kiireellinen I (palokuntahommat) Kriisit Ongelmat, jotka eivät voi odottaa Tehtävät, joilla selvä takaraja III (lyhyt tähtäin, vaikea kontrolloida) Keskeytykset Jotkin s-postit, puhelut raportit, palaverit Ei kiireellinen II (tulosta tuottavat) Mahdollisuuksien etsiminen Suunnittelu, uudistaminen Suhteiden hoitaminen Ennalta ehkäisevä toiminta IV (muut ohjaavat) Aikaa vievää puuhastelua Viihtymistä
Johtajan roolit Roolien keskinäinen priorisointi? Rooli Tehtävät Yksityiselämän roolit: puoliso, vanhempi yms. Oma kehittyminen Tulosjohtaja Henkilöstöjohtaja Viestintäjohtaja Hallinnollinen johtaja Johtoryhmän jäsen Palvelujohtaja Kodin hoito, parisuhde, lasten harrastukset Lukeminen, seminaarit, opiskelu, valmentaminen, liikunta, harrastukset tms. toiminta Tulosraporttien seuranta, ennakoivien toimenpiteiden suunnittelu, tavoitekeskustelut Alaisten valmentaminen, kehityskeskustelut, rekrytointi, ostopalveluiden johtaminen Vuorovaikutustilanteet yksilöiden ja ryhmien kanssa, informaation dokumentointi ja jakaminen Raportointi, kuluseuranta, laskujen käsittely Aloitteet, valmistelu, delegointi, vertaiskeskustelut Asiakaskäynnit ja -tapaamiset, markkinoinnin suunnittelu
Aseta käyttämällesi ajalle rajat Asioiden tekemiseen menee se aika, mikä niille annetaan Onko oma aikasi Sinulle tärkeää entä onko muiden aika? Palaverit, keskustelut Aseta tavoitteet sille, mitä kyseisessä ajassa tulisi saada aikaan agenda tarvitaan, vaikka sitä ei olisikaan kirjallisesti, silloin se on oltava päässäsi! Aloita sovittuna aikana Lopeta sovittuna aikana
Läsnäolo ja keskittyminen Valmistautuminen ja siirtymät Näyttääkö kalenterisi tältä? vai tältä?
Ajankäytön hallinnan kannalta tärkeä havainto: Moni asia ei enää tietyn ajan jälkeen etene ilman kunnollista taukoa. Pitää ymmärtää, milloin tauko on tarpeen. Ihmisen aivot jäsentävät asioita nukkuessa. Hyvä yöuni auttaa moneen asiaan, ja siksi sitä on erityisesti vaalittava.
Selviytymistyylit ja stressinhallinta Suora toiminta Vuorovaikutus Suunnittelu Etäistäminen Huomio itseen Suoritus paranee huippusuoritus motivoitumattomuus ahdistuneisuus Stressi lisääntyy
Lisämateriaalia: vinkkejä ajankäytön hallintaan
Käytännön vinkkejä työntekoon Katso riittävän pitkälle eteenpäin, käytä visuaalisia apuvälineitä tulevan ajan hahmottamisessa Käytä viikoittain suunnitteluun noin puoli tuntia viikon alussa Tarkista suunnitelmat päivittäin ja tee korjaukset Päätä miten paljon käytät aikaa sähköisten viestimien kanssa < kasvokkain ihmisten kanssa Listaa viikoittain tärkeät asiat, tarkista lista ainakin kaksi kertaa päivässä, että olet pysynyt listan tehtävissä (väline vapaa: sähköinen, post-it lappuja, vihko tai muistikirja)
Oma toimintatyyli Työskenteletkö tehokkaammin muiden kanssa vai itseksesi? Kaipaatko omaa tilaa, vai voitko paremmin ihmisten ympäröimänä? Tarjoaako työpaikkasi joustavat mahdollisuudet tehdä työtä itselle sopivalla tavalla? Voitko itse vaikuttaa tilanteeseen?
Toimintatyylit Organisaatiokulttuuri Miten puhutaan kiireestä? Millaista käyttäytymistä ihannoidaan? Miten suhtaudumme täsmällisyyteen? Millaista kuvaa haluamme välittää muille omasta ajankäytöstämme? Tunnistatko tyypin: Myöhästelijät Viime hetken tekijät Mitä haasteita liittyy näihin tyyppeihin?
Katse eteenpäin Tähtäin Päivätasolla Viikkotasolla Kuukausitasolla Vuositasolla Strategisella tasolla Jos tiedät, mitä tavoittelet määräaikaan mennessä, Sinun on mahdollista saada se, mutta älä tavoittele liian monia asioita yhtaikaa, koska et voi myöskään olla monessa paikassa yhtaikaa. Mieti tovi, mitkä asiat työssäsi kuuluvat mihinkin tähtäimeen?
Kiitos ajastanne! Ainoa suunta, mihin voimme loputtomasti ja turvallisesti kasvaa, on sisäänpäin. Sieltä löytyy myös aika. Aikaa ei voi saada kiinni juoksemalla, vaan pysähtymällä.