1 Käytännesäännöt ajoneuvoliikennerekisteritietojen käytöstä kyselypalveluiden tuotantoon, Tietopalvelu Versio 1.0, 29.1.2013
2 Sisällysluettelo Yleistä... 3 Kyselypalvelut - tietojenluovutusperusteet... 3 Yksittäiskyselyt... 3 Sopimuskyselyt... 3 Rekisterikyselypalveluiden tuottaminen... 4 Palvelun hyväksyttäminen... 4 Palvelutunnus... 4 Palvelun testaus, validointi ja tuotantoon otto... 5 Tietolupahakemus ja tietolupa... 5 Asiakastunnus... 5 Yleisesti rekisteristä palautuvista Tiedoista... 5 Yleisesti rekisteristä palautuvien Tietojen tallentamisesta... 6 Rekisteristä palautuvista henkilötiedoista ja niiden käytöstä... 6 Ajoneuvoliikennerekisteritietojen luovutuskiellot... 6 Henkilötietojen käsittelyoikeus... 6 Henkilötietojen tallentaminen... 6 Henkilötunnuksen käsittelyä koskevat erityisrajoitukset... 6 Omistushistoriatiedon käyttö... 7 Palveluntuotannossa huomioitavaa... 7 Loppukäyttäjien käyttäjätunnukset... 7 Rajoitustiedot... 7 Omistaja- ja haltijatiedot... 7 Tietolähdemerkintä toimitettavassa tiedossa... 7 Markkinointi... 7 Yksittäiskyselypalveluiden markkinoinnissa huomioitavaa... 7 Yksittäiskyselypalveluiden markkinoinnissa huomioitavaa... 8 Kyselypalvelun esittelykäytössä huomioitavaa... 8 Rekisteritietojen tarkastaminen ja korjaaminen... 8
3 Yleistä Ajoneuvoliikennerekisteristä on jokaisella lähtökohtaisesti oikeus saada tietoa. Tätä julkisuusperiaatetta on rajoitettu ajoneuvoliikennerekisteristä annetussa laissa (541/2003) siten, että siinä säädetään lähinnä tietosuoja- ja tietoturvasyistä tyhjentävästi ne tilanteet, joissa tietoja voidaan luovuttaa ajoneuvoliikennerekisteristä. Ajoneuvoliikennerekisteristä annetun lain 4 luvussa säännellään yleisistä periaatteista, jotka koskevat tietojen luovuttamista ajoneuvoliikennerekisteristä. Tietoja ajo- neuvoliikennerekisteristä pyydettäessä lle on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus, suojaustapa ja muut luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat. Velvollisuus ei kuitenkaan lähtökohtaisesti koske tilasto- tietoja eikä yksittäin luovutettavia tietoja. Nämä käytännesäännöt koskevat tietojen luovutusta ajoneuvoliikennerekisteristä muuta kuin viranomaistehtävien hoitamiseksi tapahtuvia kyselypalveluja varten. Kyselypalvelut - tietojenluovutusperusteet Yksittäiskyselyt Sopimuskyselyt Rekisteristä tapahtuvalle tietojen luovuttamiselle on ajoneuvoliikennerekisteristä annetussa laissa asetettu yleiset edellytykset, joiden on aina täytyttävä tietoja luovutettaessa. Näiden yleisten edellytysten mukaan tietoa ei saa luovuttaa, jos luovuttamisen voidaan perustellusta syystä epäillä vaarantavan rekisteröidyn yksityisyyden suojaa, hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka valtion turvallisuutta. Ajoneuvoliikennerekisteristä luovutettavan tiedon tulee olla tarpeellinen ilmoitettuun käyttötarkoitukseen. Tietoja ei myöskään luovuteta, jos käyttötarkoitus on muutoin sellainen, että se saattaa vaarantaa kansalaisten luottamusta ajoneuvoliikennerekisteriä kohtaan. Ajoneuvotietojen kyselyissä voidaan hakutekijänä käyttää ajoneuvon rekisteritunnusta tai valmistenumeroa. Ajoneuvoliikennerekisteristä annetun lain 14 :n 1 momentin 1 kohdan mukaan voi yksittäisen kyselyn perusteella luovuttaa tietoja rekisteristä. Tietojen hakijan ei tarvitse esittää lle tietojen käyttötarkoitusta. Luovutus voi tapahtua puhelimitse, teksti- tai multimediaviestinä tai internetin kautta. Yksittäiskyselynä pidetään tietojen luovuttamista, jos samanaikaisesti luovutetaan korkeintaan kolmen ajoneuvon tiedot. Käyttäjätunnuksellinen kysely on sopimuskysely, ei laissa tarkoitettu yksittäiskysely. Ajoneuvotietojen kyselyissä voidaan hakutekijänä käyttää ajoneuvon rekisteritunnusta tai valmistenumeroa. Ajoneuvoliikennerekisteristä annetun lain 19 :n 1 momentin mukaan Liikenteen turvallisuusvirasto voi luovuttaa yrityksille kyselypalveluna ajoneuvotietoja, jos toiminta, johon tietoja pyydetään luovutettavaksi, liittyy liikenneturvallisuuteen, ajoneuvoihin, ajoneuvoliikenteeseen tai sen aiheuttamiin ympäristöhaittoihin taikka ajoneuvon kuljettamiseen.
4 Rekisterikyselypalveluiden tuottaminen Sekä yksittäis- että sopimuskyselypalveluiden tuottaminen edellyttää erillistä sopimusta n kanssa. Sopimukseen tulee aina liittyä n hyväksymä kuvaus palvelusta tai palveluista, jonka mukaista palvelua n sopimuskumppani, joko kyselyjälleenmyyjä tai Tilaaja tuottaa. arvioi yrityksen soveltuvuutta sopimuskumppaniksi seuraavien kriteerien perusteella: 1. Yrityksen on oltava luotettava, eikä sen luottotiedoissa saa olla maksuhäiriöitä. 2. Yrityksellä tulee olla palvelukuvaus välitettävästä palvelusta. 3. Yrityksellä tulee olla riittävät tietotekniset valmiudet kehittää palveluja ja hoitaa toiminta tehokkaasti. 4. Yrityksen tulee antaa kuvaus laatujärjestelmästä tai vastaavasta laadunhallintamenetelmästä, joka takaa riittävän palvelutason. 5. Yrityksen tulee täyttää erillisessä tietoturvaliitteessä (Tietoturvaliite tietojen kaupallinen käyttö) asetettavat vaatimukset. 6. Ympäristöjärjestelmien olemassaolo on suotavaa. 7. Jälleenmyyjä ei voi olla viranomainen. 8. Jälleenmyyjä ei voi olla yksityinen ammatinharjoittaja. Muut kuin edellä mainitut yritykset voivat saada rekisteristä tietoja sovellus-sovellus yhteydellä n sopimuskumppanina toimivan yrityksen välityksellä. Palvelun hyväksyttäminen Palvelutunnus Palvelu hyväksytetään sopimuskumppanin tai sopimuskumppaniehdokkaan toimittaman palvelukuvauksen perusteella. Kuvauksen pitää sisältää mm. seuraavat asiat: - yleinen kuvaus palvelusta (palveluketjun kuvaus sisältäen mm. käytettävät toimintatavat, tietojärjestelmät, mahdolliset alihankkijat) - palvelun kohderyhmä - rekisteritietojen käyttötarkoitus - rekisteristä luovutettavat tiedot yksilöitynä ja niiden käyttötapa. Mikäli rekisteristä pyydetään luovutettavaksi henkilötietoja, myös selvitys suunnitellun kohderyhmän oikeudesta henkilötietojen käsittelyyn (henkilötietolain (523/1999) 8 ja 13 - palvelun tekninen kuvaus sisältäen järjestelmän arkkitehtuurikuvauksen, liittymien ja käyttöympäristön kuvauksen, tietoturvan kuvauksen ja kuvauksen loppukäyttäjän liittymisestä järjestelmään sekä käyttöoikeuksien hallinnasta. Palvelukuvauksen tekoa varten on olemassa pohja, jossa on kuvattu tarkemmin tarvittavat tiedot. Palvelun hyväksynnän yhteydessä ilmoittaa sopimuskumppanille palvelutunnuksen, jonka pitää sisältyä kaikkiin ko. palvelua varten tehtäviin kyselysanomiin täsmälleen ilmoitetussa muodossa.
5 Palvelun testaus, validointi ja tuotantoon otto Uusien palveluiden ja hyväksyttyjen palveluiden muutosten testaamista varten on olemassa testausympäristö. Testausta ei saa suorittaa tuotantoympäristössä. Testauksesta on erikseen sovittava n yhteyshenkilöiden kanssa. Kunkin palvelun tai palvelumuutoksen testaamista varten Liikenteen turvallisuusvirasto laatii testaussuunnitelman, joka sisältää tiedot suunnitellusta aikataulusta, yhteyshenkilöistä ja testitapauksista. Sopimuskumppani vastaa omasta järjestelmätestauksestaan, ja testaus voidaan n puolesta päättää, kun sopimuskumppani ilmoittaa suorittaneensa kaikki testitapaukset onnistuneesti. tarkastaa kaikkien tuotantoon otettavien uusien palveluiden ja palvelumuutosten tietosisällön. Tämä palvelun validointi suoritetaan testausympäristössä ja laatii tarkastuksesta erillisen pöytäkirjan. Kun palvelu on validoitu ja hyväksytty tuotantoon siirrettäväksi, voidaan tuotantoyhteydet avata. Ennen palvelun varsinaista tuotantokäyttöä, tarkastetaan palvelun tuotantoympäristöstä palautuvat tiedot käyttöönottotestauksessa. Tietolupahakemus ja tietolupa Asiakastunnus Sopimuskyselykäytössä tulee Tietojen luovutukselle ajoneuvoliikennerekisteristä olla n antama tietojenluovutuspäätös, tietolupa. Kyselyjälleenmyyjän tulee tehdä tietojenluovutuslupahakemus Loppukäyttäjän puolesta n sähköistä lomaketta käyttäen suoraan viraston asiointijärjestelmään. toimittaa päätöksen kyselyjälleenmyyjälle ja kyselyjälleenmyyjän tulee toimittaa kopio päätöksestä Loppukäyttäjälle. Jokaisella Loppukäyttäjällä on oltava voimassaoleva tietolupa ennen kuin Loppukäyttäjälle voidaan myöntää palvelun käyttöoikeus. Luvat haetaan käyttäjäyritykselle tai yhteisölle, eri toimipaikoille ei ole välttämätöntä hakea erillisiä lupia. Mikäli lupaa ei haeta erikseen kyselykäytön aloittavalle toimipaikalle, tulee sopimuskumppanin huolehtia siitä, että kyseisen yrityksen tietolupa on toimitettu tiedoksi ko. toimipaikalle. Sopimuskyselykäyttäjien tietoluvat voidaan myöntää joko määräajaksi esim. 1-2 vuodeksi tai toistaiseksi voimassaoleviksi. Uuden Loppukäyttäjän asiakastunnus tulee ilmoittaa tietolupahakemuksen Lisätietoja -kentässä. Asiakastunnuksen tulee sisältää vähintään kahdeksan merkkiä, ja tunnuksen kolmen ensimmäisen merkin tulee olla samoja kuin palvelutunnuksessa. Sopimuskyselypalveluita varten tehtäviin kyselysanomiin tulee aina sisältyä kyselyn tehneen loppukäyttäjäyrityksen tai -yhteisön asiakastunnus täsmälleen samassa muodossa kuin se on ilmoitettu tietolupahakemuksella. Yleisesti rekisteristä palautuvista Tiedoista Palveluissa saa Loppukäyttäjälle näyttää tai ilmoittaa rajapinnasta palautuvista tiedoista vain kyseiseen käyttötarkoitukseen tarvittavat tiedot, jotka on palvelukuvauksessa hyväksytty välitettäväksi. Palvelukuvauksesta tulee ilmetä, minkä kyselylajin kyselyitä palvelun tuottamiseksi tehdään sekä mitä tietoja palautuvasta tietosisällöstä palvelussa käytetään ja miten kyseisiä tietoja käytetään.
6 Vastaussanoman palauttamaa tietosisältöä ei saa sellaisenaan näyttää loppukäyttäjälle. Yleisesti rekisteristä palautuvien Tietojen tallentamisesta Lähtökohtaisesti rekisteristä välitettäviä Tietoja ei saa tallentaa. Mikäli tietojen tallentaminen on palvelukuvauksessa hyväksytty, voidaan ne tallentaa palvelukuvauksessa Loppukäyttäjän tietojärjestelmiin hyväksytyksi ajaksi. Jälleenmyyjän on huolehdittava, että tallennetut tiedot poistetaan ko. ajan jälkeen. Rekisteristä palautuvista henkilötiedoista ja niiden käytöstä Ajoneuvoliikennerekisteritietojen luovutuskiellot Rekisteriin merkityt tietojenluovutuskiellot koskevat vain luonnollisia henkilöitä. Turvakiellollisen henkilön henkilötietoja ei kyselyillä luovuteta. Osoitteenluovutuskiellon tehneiden henkilöiden osoitteita ei kyselyillä luovuteta. Jos henkilöllä on osoitteenluovutuskielto, ei kyselypalveluissa saa sopimuskumppani tarjota mahdollisuutta osoite- tai yhteystietojen hakuun muusta rekisteristä. Palveluissa ei saa antaa tietoja tietojenluovutuskiellosta tai sen laajuudesta. Mikäli tietojenluovutuskielto rajoittaa tietojen luovutusta, pitää palvelussa ko. tiedon kohdalla saa näyttää tai ilmoittaa Tieto tai tiedot eivät ole saatavissa. Ajoneuvon tiedot luovutetaan aina turva- tai osoitteenluovutuskiellosta huolimatta. Henkilötietojen käsittelyoikeus Ajoneuvon tietoihin sisältyvien henkilötietojen käsittely on mahdollista vain, jos henkilötietolain edellytykset tiedon käsittelylle täyttyvät. Henkilötietojen tallentaminen Mikäli henkilötietoja on tarkoitus tallentaa Loppukäyttäjän tietojärjestelmiin, on huomioitava, että tiedoista muodostuu henkilötietolain mukainen henkilörekisteri, josta rekisterinpitäjän on laadittava rekisteriseloste. Henkilötietojen käsittelyn pitää olla perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta ja ennen henkilörekisterin muodostamista on rekisterinpitäjän suunniteltava henkilötietojen käsittely (käyttötarkoitukset, mistä henkilötiedot hankitaan ja mihin niitä mahdollisesti luovutetaan). Henkilötunnuksen käsittelyä koskevat erityisrajoitukset Henkilötunnus voidaan luovuttaa rekisteristä ainoastaan sopimuskyselypalveluissa ja silloin, kun 1) luovutuksensaajalla on jo henkilötunnus henkilötietolain tai erityislainsäädännön nojalla laillisesti käytössään ja 2) henkilötunnuksen luovuttaminen on kyseisessä palvelussa tarpeen henkilön yksilöimiseksi. Henkilötunnustiedon luovutusmahdollisuus palvelua varten arvioidaan palvelukuvauksen hyväksymisen yhteydessä ja erikseen kunkin Loppukäyttäjän osalta tietoluvan käsittelyn yhteydessä.
7 Omistushistoriatiedon käyttö Lähtökohtaisesti palveluissa saa näyttää tai ilmoittaa vain yhden aiemman yksilöidyn henkilöomistajan tai haltijan tiedot, kuitenkin useampi, jos ne liittyvät samaan tapahtumaan. Kuitenkin jos kyseisen omistajan/haltijan omistajuussuhde/haltijuussuhde on päättynyt yli viisi vuotta sitten, saa palvelussa ilmoittaa vain ainoastaan tiedon yksityishenkilö. Sopimuskyselyissä voidaan tarvittaessa perustellusta syystä hyväksyä myös muiden henkilöomistajien/haltijoiden yksilöinti. Kaikki aiemmat yritysomistajat ja haltijat voi yksilöidysti näyttää tai ilmoittaa palveluissa. Loppukäyttäjällä ei ole oikeutta tallentaa aiempien omistajien ja haltijoiden Tietoja. Palveluntuotannossa huomioitavaa Loppukäyttäjien käyttäjätunnukset Rajoitustiedot Sopimuskyselyissä Loppukäyttäjillä tulee olla henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Käyttäjätunnukset ja salasanat on toimitettava Loppukäyttäjille tietoturvallisella tavalla. Palveluissa ei saa näyttää tai ilmoittaa tietoja, jotka viittaavat ajoneuvon omistajan/haltijan taloudelliseen tilaan, esim. rajoituslaji 14 (muutoskielto, ulosotto/takavarikko). Omistaja- ja haltijatiedot Mikäli palvelussa on Loppukäyttäjän mahdollista saada omistajan ja haltijan tiedot, tulee huomioida seuraava - Kaikki ajoneuvon rekisteriin merkityt nykyiset omistajat ja haltijat tulee näyttää tai ilmoittaa palvelussa. - Mikäli rekisteriin merkitty omistaja on ilmoittanut myyneensä ajoneuvon (ajoneuvolla on ns. luovutusilmoitus), pitää tämä näyttää tai ilmoittaa omistajatietoja kysyttäessä tai haettaessa. - Mikäli ajoneuvon rekisteriin merkitty omistaja tai haltija on kuollut, pitää palvelussa näyttää tai ilmoittaa omistajaksi tai haltijaksi kyseisen henkilön kuolinpesä. Tieto päätellään kyselysanomassa palautuvan kuolinpäivätiedon perusteella. Kuolinpäivätietoa ei palvelussa saa näyttää tai ilmoittaa. Tietolähdemerkintä toimitettavassa tiedossa Loppukäyttäjälle toimitettavassa tiedossa tulee mainita tietolähteenä ajoneuvoliikennerekisteri ja tai ajoneuvoliikennerekisteri, Trafi. Markkinointi Yksittäiskyselypalveluiden markkinoinnissa huomioitavaa Yksittäiskyselypalvelut ovat n tarjoamia palveluita, joissa palvelun markkinointi, myynti ja tuotekehitys sekä rekisteritiedon toimittaminen loppukäyttäjille ovat sopimuskumppanin (Tilaajan) tehtäviä.
8 Tilaajan asiakasinformaatiossa tulee ilmoittaa n toimittamat lain mukaiset tiedot rekisterinpitäjästä ja tietojen luovuttamisesta ajoneuvoliikennerekisteristä sekä kuluttajansuojalain mukaiset tiedot. Asiakasinformaatiossa on kuluttajille tietoa ajoneuvoliikennerekisteristä ja sen käytöstä. Jos informaatio on internet-sivuilla, sivulla on myös linkit Liikenteen turvallisuusviraston sivulle, joista saa lisätietoa tietojenluovutuskielloista. Kun sopimuskumppani markkinoi palvelua erillään muista palveluistaan, tulee palveluntarjoaja ja tietolähde ilmoittaa seuraavasti: Palvelu tarjotaan yhteistyössä n kanssa, tietolähde: ajoneuvoliikennerekisteri Kun palvelua markkinoidaan osana sopimuskumppanin palvelukokonaisuutta, tulee tietolähde ilmoittaa seuraavasti: Ajoneuvoliikennerekisteritiedot tarjoaa, tietolähde: ajoneuvoliikennerekisteri Kaikki yksittäiskyselypalveluita koskevat markkinointitoimenpiteet ja näihin liittyvä markkinointimateriaali on etukäteen hyväksytettävä Liikenteen turvallisuusvirastossa. Palvelun loppukäyttäjät ovat asiakkuussuhteessa on eikä sopimuskumppanilla ole oikeutta lähettää palvelua käyttäneille Loppukäyttäjille tämän muita palveluita koskevaa asiakasviestintää. Yksittäiskyselypalveluiden markkinoinnissa huomioitavaa Kyselyjälleenmyyjän rekisterikyselyjä esittelevässä materiaalissa on tietojen yhteydessä mainittava tietolähde ja tietojen tekninen toimittaja esim. seuraavassa muodossa: Tietolähde: ajoneuvoliikennerekisteri, "Tietojen tekninen toimitus: Yritys Oy, PL X, 0000 XXX" Kyselypalvelun esittelykäytössä huomioitavaa Palvelun esittelykäytössä on käytettävä muita tietoja kuin ajoneuvoliikennerekisteritietoja, joten esittelykäytössä hakuja ei saa tehdä tuotantokantaan. Rekisteritietojen tarkastaminen ja korjaaminen Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 :n mukainen oikeus tarkistaa omat rekisteritietonsa ajoneuvoliikennerekisteristä veloituksetta kerran vuodessa. Tarkastusoikeuden toteuttaminen tapahtuu rekisteröidyn Liikenteen turvallisuusvirastolle osoittamalla kirjallisella pyynnöllä, osoite: Liikenteen turvallisuusvirasto, PL 320, 00101 Helsinki. Viraston internetsivuilla (www.trafi.fi) on saatavissa omien ajoneuvotietojen tarkastus-lomake ja ajokorttiotepyyntö-lomake pdf-muodossa. korjaa henkilötietolain 29 :n edellyttämällä tavalla ajoneuvoliikennerekisterissä olevan virheellisen, puutteellisen, tarpeettoman tai vanhentuneen tiedon. Rekisterikorjauksia koskevat asiat tulee osoittaa Liikenteen turvallisuusviraston rekisteröintineuvontaan. Lisätietoa saa numerosta 029 534 5100.