AKEn suoramarkkinointikumppanien koulutustilaisuus. Yleistä

Transkriptio

1 AKEn suoramarkkinointikumppanien koulutustilaisuus Yleistä Ajoneuvoliikennerekisteristä on jokaisella lähtökohtaisesti oikeus saada tietoja. Laissa ajoneuvoliikennerekisteristä (541/2003) on säädetty tietosuoja- ja tietoturvasyistä ne tilanteet, joissa tietoja voidaan rekisteristä luovuttaa. Tietojen luovutuspyynnön yhteydessä ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus, suojaustapa ja muut tarvittavat tiedot. Ei koske yksittäin luovutettavia tietoja eikä tilastotietoja. Suoramarkkinointikumppaneiden palveluissa tiedot luovutetaan ALR-lain 19 perusteella. 2 Yleistä Suoramarkkinointipalvelut Osoitepoiminnat suoramarkkinointiin ja mielipide- sekä markkinatutkimuksiin Asiakasrekisteripäivitykset Yrityksen ajoneuvokantapoiminta suoramarkkinointi- ja myynninedistämistarkoituksiin Analyysipalvelut 3 1

2 Tietojen luovutus rekisteristä suoramarkkinointipalveluihin Luonnollisten henkilön tietoja voidaan näihin tarkoituksiin luovuttaa, kun toiminta, johon tietoja pyydetään luovutettavaksi, liittyy liikenneturvallisuuteen, ajoneuvoihin, ajoneuvoliikenteeseen tai sen aiheuttamiin ympäristöhaittoihin. 4 Sallitut poimintakriteerit Henkilötiedot (ALR-laki 19 ) henkilön osoite tai muu yhteystieto kotikunta ikä sukupuoli äidin- tai asiointikieli ajokorttiluokka ja sen myöntämisajankohta ajoneuvoon liittyvä tieto lisäksi yksi muu henkilöön liittyvä tunnistetieto 5 Sallitut poimintakriteerit Ajoneuvoon liittyvät tiedot (valtioneuvoston asetus 1116/2003) ajoneuvon yksilöintitiedot tekniset tiedot tyyppihyväksyntätiedot rekisteröintitiedoista haltijuussuhteen laatu, maahantuontitapa, rekisteröinti- ja käyttöönottopäivämäärä, käyttötarkoitus, liikennevakuutusyhtiö katsastuslaji, -paikka ja päivämäärä lisäksi yksi muu tunnistetieto 6 2

3 Kielletyt poimintakriteerit Poiminnan tulos ei saa vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa, etuja tai oikeuksia taikka valtion turvallisuutta. Kiellettyjä poimintakriteereitä ovat esimerkiksi anastustiedot takavarikkotiedot kiinnitystiedot invalidiajoneuvot verotiedot vakuutuksen maksutiedot tarkka syntymäaika. 7 Poimintakriteereistä Kirjeissä tai materiaalissa ei saa viitata käytettyihin poimintakriteereihin niin, että vastaanottajat saattaisivat kokea yksityisyyttään loukatun. vaihtotarjoukset vertaileva mainonta optikon näkötarkastukset Voidaan viitata ajoneuvon merkkiin ja malliin. Tarvittaessa voidaan lupa antaa myös ajoneuvon tarkempaan yksilöintiin, esim. takaisinkutsujen yhteydessä. 8 Ikä poimintakriteerinä Vaikka ikä on sallittu poimintaperuste, tarkan syntymäajan perusteella ei voida tehdä/rajata poimintaa, mutta voidaan kuitenkin poimia esim. kuukauden sisällä vuosia täyttävät. Merkkipäivään ja ikään ei saa viitata markkinointikirjeessä. 9 3

4 Ikä poimintakriteerinä 15-vuotta täyttäneet voidaan ottaa mukaan poimintaan, kun markkinoidaan tuotteita tai tehdään markkinatutkimusta tuotteista, joiden ostamisesta henkilö voi itse päättää hankkimillaan rahoilla ja joita hän on oikeutettu käyttämään. Heille voidaan myös lähettää yhteiskunnalliseen tiedottamiseen liittyvää materiaalia. Alaikäisille suunnatussa suoramarkkinointimateriaalissa ei saa markkinoida rahoitusmahdollisuutta. Yli 75-vuotiaita ei saa poimia telemarkkinoinnin kohderyhmään. 10 Markkinointimateriaali: Autoilu ja alkoholi Kontrollikirjeiden perusteella rekisterin yhteystietoja on käytetty kampanjoissa, joissa esim. koeajolahja on ollut viinipullo/olutta. Alkoholilain mukaan alkoholin käyttöä ei saa yhdistää ajoneuvolla ajamiseen. Alkoholilaki 5. luku 33 : miedon alkoholijuoman ja vähintään 1,2 tilavuusprosenttia etyylialkoholia sisältävän juoman mainonta, epäsuora mainonta ja kuluttajiin kohdistuva muu myynninedistämistoiminta sekä sen liittäminen muun tuotteen tai palvelun mainontaan ja myynninedistämistoimintaan on kielletty, jos: 1).. 2) siinä yhdistetään alkoholin käyttö ajoneuvolla ajamiseen 3).. 11 Markkinointimateriaali: Autoilu ja alkoholi Tuotevalvontakeskuksen nettisivuilta löytyy asiasta lisätietoja, mm. alkoholijuoman käyttämisestä muun hyödykkeen oheistuotteena myynninedistämisessä. Sen lisäksi, että alkoholin ja autolla ajamisen yhdistäminen on alkoholilain vastaista, on alkoholin yhdistäminen autoiluun ongelmallista myös liikenneturvallisuuden näkökulmasta. AKE ei ole viranomainen, joka tällaista markkinointia valvoo. Asia kannattaa kuitenkin tarvittaessa ottaa esille asiakastapaamisissa. 12 4

5 Luovutuksen ja käytön ehtoja Luovutettuja tietoja saa käyttää vain luvan mukaisesti eikä tietoja saa tallentaa pysyvästi. Luvansaaja ei saa edelleenluovuttaa tietoja kolmannelle. Tietoja sähköisesti luovutettaessa on tiedot suojattava riittävän vahvalla salauksella. Poimittujen tietojen käyttöaika on yleensä enintään kaksi kuukautta, jotta tiedot ovat riittävän ajantasaisia (erityisesti tietojenluovutusrajoitusten päivittyminen). Luovutetut tiedot on hävitettävä, kun tiedot ovat käyneet tarpeettomiksi. 13 Tietojen luovutus suoramarkkinointi- tai markkinatutkimuspostituksiin Jokaisesta postituksesta tulee lähettää AKEen kontrollikirje (Soili Seppinen). Postituksessa on huomioitava, että lähetyksen päällä ei saa olla näkyvissä sekä henkilön nimi että rekisteri- tai valmistenumero. Vastaanottajana voi olla kuitenkin olla pelkästään esim. "auton abc-123 haltija". Robinson-kiellot suositellaan otettavaksi huomioon suoramarkkinointipoiminnoissa. 14 Osoitelähdemerkinnät postituksessa Osoitelähde: Ajoneuvoliikennerekisteri, Ajoneuvohallintokeskus, PL 120, Helsinki, puh (1.9. alkaen ) Tietojen tekninen toimitus: Yritys Oy, PL X, XXX Mikäli osoitteiston luontiin on käytetty lisäksi jotain muuta rekisteriä, on siitä oltava maininta osoitelähdemerkinnässä. Mikäli on tarve käyttää näistä poikkeavaa osoitelähdemerkintää, on siitä sovittava erikseen esim. lupahakemuksella. 15 5

6 Tietojen luovutus puhelinmarkkinointiin tai puhelimitse tapahtuvaan markkinatutkimukseen Lupapäätöksiin sisältyy ehto, että AKElla on oikeus keskeyttää telemarkkinointi, mikäli kampanja aiheuttaa kohtuuttomasti negatiivista palautetta AKEen. Telemarkkinoinnin kohderyhmään ei saa sisältyä yli 75-vuotiaita. Robinson-kiellot suositellaan otettavaksi huomioon suoramarkkinointipoiminnoissa. 16 Tietolähteen ilmoittaminen telemarkkinoinnissa Telemarkkinoinnissa tai puhelimitse tapahtuvassa tutkimuksessa on tietolähdettä kysyttäessä ilmoitettava, että ainoastaan nimi- ja osoitetieto on poimittu ajoneuvoliikennerekisteristä. 17 Seurantalista Luovutettavien yhteystietojen lisäksi on mahdollista luovuttaa tietoja ns. seurantalistalla. Seurantalistaa ei voida toimittaa ennen yhteystietojen luovutusta. Seurantalista soittolista (rekisteristä poimittu kohderyhmä telemarkkinointiin) Seurantalistan käyttötarkoitus on kampanjan tai tutkimuksen seuranta ja analysointi. Listalla luovutettavien tietojen on oltava tarpeellisia tämän käyttötarkoituksen kannalta. 18 6

7 Seurantalista Seurantalistan tietoja saa käyttää ainoastaan taustatietoina, ja tiedot on hävitettävä viimeistään kahden kuukauden kuluessa. Tiedot seurantalistan tiedoista ja siitä, missä muodossa ne luovutetaan, tulee ilmoittaa lupahakemuksessa. 19 Asiakasrekisterin päivitys Asiakkaan tiedoista voidaan päivittää Muuttunut nimi ja osoite Kuolintieto Asiakkaan ajoneuvotiedoista voidaan päivittää Ainoastaan sellaisia tietoja, joita rekisteri jo sisältää Asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan 20 Lupahakemukset ja -päätökset Jokaisesta tietojen luovutuksesta tulee olla lupapäätös. Lupahakemus tehdään /asiointi palvelusta löytyvällä lomakkeella. Sähköisesti allekirjoitettu lupapäätös tulee tiedoksi hakemuksella ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Kopio päätöksestä on toimitettava tiedoksi asiakkaalle. 21 7

8 Hakemuksen tiedot: tietojen käyttö Käyttötarkoitus ja mielellään lyhyt tarkempi selvitys Mielellään vain yksi käyttötarkoitus/lupa postitus, postitus+toisto telemarkkinointi postitus+telemarkkinointi weedaus, kohdentaminen, profilointi asiakasrekisterin päivitys -> ei yleislupia 22 Hakemuksen tiedot: poimintakriteerit ja luovutettavat tiedot Käytettävät poimintakriteerit henkilöihin ja ajoneuvoihin liittyvät kriteerit Luovutetaanko henkilötietoja? Mitä tietoja? nimi- ja yhteystietojen lisäksi mahdolliset seurantalistan tiedot Missä muodossa? esim. sähköisenä/tarrat/painetaan suoraan materiaaliin Tarvittaessa kenelle tiedot luovutetaan? esim. painotaloon 23 Hakemuksen tiedot: voimassaoloaika Yleensä yksittäiseen kampanjaan tai tutkimukseen annettavan lupapäätöksen voimassaolo on kolme kuukautta. Lupapäätös ei voi olla voimassa toistaiseksi, mutta esim. vuoden tai kaksi vuotta, kun tietoja luovutetaan jatkuvasti samaan käyttötarkoitukseen esimerkiksi kutsut asiakastilaisuuksiin katsastuskutsut asiakaslehden postitus 24 8